Den ultimata guiden till Kanban-projektledning (2025)

Kanban-metoden är en av de snabbast växande projektledningsmetoderna. Företag som BBC, Pixar och Spotify har använt denna projektledningsmetodik!

Kanban -metoden är lätt att lära sig!

Vad är Kanban-metoden och hur kan du implementera den?

I den här artikeln tittar vi närmare på denna projektledningsmetodik, dess viktigaste principer, kärnprocesser samt fördelar och nackdelar. Vi presenterar också flera experter som delar med sig av sina tankar om hur de implementerar Kanban-tavlor i sina projekt.

Som bonus lyfter vi också fram den bästa programvaran för Kanban-projektledning för att implementera denna metodik!

Vad är Kanban-projektledning?

Kanban är en visuell projektledningsmetod som baseras på Agile-metoden.

Vad är den agila metoden?

Agil projektledning är en projektledningsmetod där du delar upp ditt projekt i mindre utvecklingscykler som varar mellan 1 och 4 veckor.

När varje cykel är avslutad presenterar du versioner av din produkt för dina kunder och får deras feedback, som du sedan införlivar i nästa cykel.

Hur skiljer sig Agile från vanlig projektledning?

Den traditionella mjukvaruutvecklingsprocessen innefattar:

Den agila metodiken delar upp ett projekt i mindre cykler, så att du kan:

Vad är Kanban-metoden?

I Kanban-metoden visualiseras dina projektuppgifter som klisterlappar (så kallade Kanban-kort) på en tavla (så kallad Kanban-tavla).

(bildkälla: easyprojects.net )

Eftersom allt visualiseras på kort kan du se vilket arbete ditt team har i realtid. Du kan också få en inblick i potentiella flaskhalsar – vilket hjälper dig att hantera dem innan de orsakar störningar.

Varifrån kommer Kanban?

På 1940-talet utvecklade Taiichi Ohno, ingenjör hos Toyota, ett produktionssystem baserat på visuell kommunikation, ungefär som Kanban är idag.

Hur Kanban-metoden förändrade Toyota:

Tack vare dessa fördelar används Kanban idag av tusentals projektledare!

De fyra viktigaste komponenterna i Kanban-projektledningsmetoden

1. Kanban-tavla

Kanban-team är mycket beroende av en Kanban-tavla.

En Kanban-tavla är en fysisk eller digital tavla som används för att:

En grundläggande Kanban-tavla är indelad i tre kolumner:

Baserat på ditt arbetsflöde kan du ha så många kolumner som behövs för att anpassa ditt teams unika processer med en online-Kanban-tavla.

Vi har sammanställt en lista med 20 exempel på Kanban-tavlor för fler idéer.

2. Kanban-kort

Enligt Kanban-metoden måste varje arbetsuppgift eller syssla representeras av ett separat kort på tavlan.

Ett Kanban-kort kan visualiseras som en fysisk eller virtuell post-it-lapp som kan flyttas till en annan kolumn allteftersom arbetet fortskrider.

Ett Kanban-kort innehåller information om ett visst arbetsmoment, till exempel:

Om du använder Kanban-programvara kan dessa kort innehålla annan värdefull information om uppgiften, såsom deluppgifter, kommentarer och teknisk information.

3. Åtagandepunkt

Kolumnen "Att göra" innehåller uppgifter eller kundförslag som måste arbetas med.

En åtagandepunkt är det ögonblick då ett arbetsmoment eller en uppgift plockas upp från kolumnen "Att göra" och bearbetas av teamet.

Varför behöver du åtagandepoäng?

Åtagandepoäng ger ditt team och dina kunder en uppfattning om:

De är i huvudsak milstolpar som hjälper ditt team att se när saker och ting har kommit igång.

4. Leveranspunkt

Leveranspunkten är det ögonblick då produkten levereras till kunden.

Målet för varje Kanban-team är att så snabbt som möjligt flytta korten från åtagandepunkten till leveransen.

Grundprinciperna för Kanban-projektledning

Det finns fem principer som definierar Kanban-projektledningsmetoden. Låt oss ta en titt på dem alla:

1. Visualisera arbetsflödet

I Kanban är att se allt. 👀

Faktum är att ”Kanban” på japanska bokstavligen betyder ”visuell signal”!

Här är vad Kanban-metoden visualiserar:

Genom att visualisera ditt arbetsflöde kan du se vilka steg som krävs för att förvandla ditt projekt från en idé till en färdig produkt!

Denna visuella metod hjälper en Kanban-projektledare att se vad varje teammedlem arbetar med.

2. Begränsa arbetsbelastningen

Kanban-teammedlemmar förväntas arbeta i snabb takt, men det betyder inte att de måste arbeta med miljoner uppgifter samtidigt!

Det bästa sättet att stoppa detta?

Begränsa mängden arbete som ditt team kan ta sig an åt gången.

Det är därför de flesta Kanban-team har en specifik gräns för antalet saker de får arbeta med samtidigt.

3. Prioritera projektflöden

Till skillnad från andra projektledningsmetoder handlar Kanban om att leda projekt – inte människor.

Kanban-metoden bygger på att skapa och upprätthålla ett smidigt arbetsflöde.

Om arbetet flyter smidigt från ett produktionssteg till nästa kan teamet slutföra projektet snabbare. På så sätt läggs mindre fokus på enskilda teammedlemmar och mer på projektets övergripande arbetsflöde.

4. Gör processerna transparenta

För att kunna använda Kanban måste ditt team tydligt definiera alla processer som ingår i projektet.

Om du definierar alla processer kommer ditt team aldrig att fastna, eftersom de vet vad de ska göra.

Först när alla dessa villkor är uppfyllda kan ditt team säga att ni har slutfört uppgiften.

5. Upprätthåll återkopplingsloopar

Kanban-metoden uppmuntrar teammedlemmarna att säga vad de tycker.

Alexis Nicole White, certifierad senior projektledare (PMP) och scrum master (SMC) samt projektleveranskonsult på ANW Media & Consulting, använder Kanban-tavlor för samma ändamål.

”Vi har använt Kanban-tavlor för att övervaka framstegen i våra agila miljöer. Under våra dagliga stand-up-möten använder vi tavlan som ett visuellt arbetsflöde för statusen på våra uppgifter. Vi kan granska pågående arbete, diskutera eventuella hinder och identifiera åtgärder som ska vidtas i nästa steg”, säger hon.

Precis som Scrum-team håller Kanban-team korta 15-minutersmöten för att diskutera:

Genom att vara öppet och transparent kan Kanban-teamet se till att alla vet vad som händer i ett projekt. Och när hela teamet lär sig mer om projektet kan de sträva efter kontinuerlig förbättring.

Obs: Kanban-projektledaren organiserar detta möte – ungefär som Scrum-mästaren organiserar dagliga scrum-möten.

Kolla in dessa exempel på projektledning!

De tre processerna inom Kanban-projektledning

Till skillnad från andra agila projektledningsmetoder är Kanban otroligt enkelt att använda.

Så här gör du:

1. Börja med tre kolumner

Det första steget i alla Kanban-processer är att skapa kolumner.

Om du använder ett onlineverktyg för Kanban kan du använda standardkolumnerna (Att göra, Pågående, Klar) för att organisera ditt arbetsflöde eller skapa egna kolumner.

2. Lägg till Kanban-kort på tavlan

Skapa nu en uppgiftslista för projektet. När du har bestämt vilka uppgifter ditt team ska arbeta med är det dags att skriva ner dem på klisterlappar eller Kanban-kort.

Du kan sedan fästa dessa kort i relevanta kolumner.

3. Ställ in WIP-gräns

Tyvärr kan ditt team inte bara stoppa in för många kort i kolumnen "Pågående arbete".

Om du gör det kommer du att ta dig vatten över huvudet!

Kanban-projektledaren bör nu lägga till en begränsning för antalet uppgifter som kan finnas i samma kolumn.

Detta gör också att dina teammedlemmar kan fokusera på en uppgift istället för att hoppa fram och tillbaka mellan olika uppgifter.

4. Arbeta, flytta, upprepa

I Kanban är det huvudsakliga målet att flytta uppgifterna från kolumnen "Att göra" till den sista kolumnen "Klar". Så snart en teammedlem hämtar en uppgift från kolumnen "Att göra" flyttas uppgiftskortet till nästa kolumn.

När det är klart flyttas det till den sista kolumnen, ”Klar”.

Fem fördelar med Kanban-projektledning

1. Ökat fokus

Många team tror att multitasking = ökad produktivitet.

Jag menar, om du gör flera uppgifter samtidigt måste du väl vara produktiv, eller hur?

Men så är inte alltid fallet!

Multitasking kan skada din prestation och din hjärna!

Kanban-processen eliminerar multitasking och låter dig fokusera på en uppgift i taget. Det gör att du kan slutföra uppgiften mer effektivt.

Att koncentrera sig på en uppgift hindrar hjärnan från att gå på högvarv – så när du slutfört en uppgift har du energi kvar att ta itu med nästa!

2. Ökad flexibilitet

En Kanban-projektplan är förmodligen mer flexibel och agil än någon annan metod!

Kanban-teamet fokuserar endast på det arbete som för närvarande pågår.

När teammedlemmarna har slutfört ett kort tar de nästa kort som väntar på dem.

På så sätt kan Kanban -projektledaren ändra prioriteringarna utan att störa teamet.

Teammedlemmarna fokuserar endast på vad nästa kort är. De bryr sig inte om förändringarna i projektets tidsplan. Nu kan du ändra saker smidigt!

3. Ökad transparens

Grundprincipen för Kanban-ramverket är att visualisera alla uppgifter på en tavla.

Varje teammedlem kan se vad som händer med projektet och vem som arbetar med vad – vilket säkerställer att det inte finns några hemligheter inom teamet.

Alan Zucker, grundare av Project Management Essentials, berättar hur ökad transparens hjälper hans projekt.

”Genom att skapa transparens i arbetsuppgifterna, begränsa pågående arbete och skapa ett pull-system kan vi hantera alla former av arbete på ett mer effektivt sätt. Kanban-tavlorna fungerar mycket bra för att spåra arbetsflödet genom komplexa processer med flera steg”, säger han.

Zucker tillägger vidare: ”Eftersom Kanban är så visuellt är det enkelt att snabbt se vilket arbete som pågår, dess status och vad som är på gång. Programansvariga kan lägga till horisontella simbanor för att enkelt följa statusen för alla projekt de hanterar. Projektledare och projektteam kan använda Kanban för att följa leveranser och uppgifter.”

4. Förkortad cykeltid

Cykeltid är den tid som en uppgift tar i ditt projektflöde. Det är i princip tiden mellan det ögonblick då arbetet påbörjas och det ögonblick då det avslutas.

Ju kortare cykeltiden är, desto snabbare kan ditt team leverera värde till dina kunder.

Eftersom Kanban är en agil metodik är den utvecklad för att enkelt hantera kundfeedback och snabbt leverera resultat som tillfredsställer dina kunder!

5. Färre flaskhalsar

Ett annat sätt att minska cykeltiden är att eliminera flaskhalsar i projektet.

Att sätta gränser för pågående arbete hjälper till med det.

Eftersom det finns en gräns för hur många uppgifter flera teammedlemmar kan arbeta med samtidigt, kommer de inte att bli överbelastade med arbete.

Detta minskar risken för flaskhalsar som hindrar framstegen, eftersom alla fokuserar på specifika uppgifter istället för att försöka multitaska.

Heather Welch, resurschef på Ukelele Tabs, rekommenderar att man utnyttjar Kanban-tavornas visuella fördelar till fullo, eftersom de är ”enkla och intuitiva att använda tack vare dra-och-släpp-funktionen”. Identifiera eventuella flaskhalsar på tavlan och fråga ditt team hur ni kan förbättra er och vad de behöver för att utföra uppgiften snabbare.

De två begränsningarna med Kanban-projektledning

Kanban-systemet är mycket effektivt jämfört med andra projektledningsmetoder, men det har också några nackdelar.

Lyckligtvis kan dessa problem lösas med hjälp av en specialiserad projektledningsprogramvara som ClickUp!

1. Risk för dålig prioritering

När ditt team vänjer sig vid Kanban-ramverket kan de bli besatta av att försöka flytta så många uppgifter som möjligt till kolumnen "Slutfört".

Men... Alla uppgifter är inte lika!

Vissa uppgifter är viktigare än andra, och när du använder Kanban kan det lätt bli förbisedda.

ClickUp-lösning: Prioriteringar

Använd ClickUps prioriteringar för att enkelt prioritera dina projektuppgifter.

På så sätt vet ditt team hur viktig varje uppgift är och vilka som måste utföras först.

2. Potentiella kommunikationsproblem i teamet

Kanban fokuserar på arbetsflödet istället för teamet.

Kanban-team har inte tid att noggrant övervaka allas arbete för att hålla igång processen.

Därför måste ditt Kanban-team kommunicera effektivt för att säkerställa att allt går enligt plan. Utan kommunikation kommer du att stöta på massor av problem.

ClickUp-lösning: Kommentarer

Det är där ClickUp Comments kommer in i bilden.

Varje uppgift i ClickUp har en kommentarsektion för:

Du kan till och med tilldela uppgifter till dina teammedlemmar med funktionen Tilldelade kommentarer.

Med en tilldelad kommentar kan du omedelbart omvandla en kommentar till en uppgift och sedan tilldela den till dina teammedlemmar så att de inte glömmer att vidta åtgärder!

Den bästa Kanban-tavlan för 2022

ClickUp hjälper dig inte bara med ditt Kanban-arbetsflöde.

Med ClickUps Board View kan du också använda det som en online-Kanban-tavla!

Vad är ClickUps tavelvy?

Denna vy visualiserar dina projektuppgifter som en interaktiv Kanban- eller Scrum-tavla. Det är superpraktiskt att kunna se alla dina uppgifter på ett och samma ställe!

Fem skäl till varför Board View är perfekt för Kanban-metoden:

1. Dra och släpp när du har bråttom

Precis som på en fysisk tavla kan du dra och släppa dina ClickUp-uppgifter till rätt kolumner. Med ClickUp kan du flytta ett Kanban-kort på ett ögonblick!

2. Anpassade projektstatusar som passar alla arbetsflöden

I tavelvyn är ”status” namnet på Kanban-kolumnen.

Med ClickUp kan du skapa så många anpassade statusar som du behöver.

Du kan anpassa din Kanban-tavla efter typen av projekt.

För att göra statusarna mer synliga kan du färgkoda varje status.

När du har skapat dina anpassade statusar för ett visst projekt kan du spara dem som en mall för dina olika Kanban-tavleprojekt. Nu behöver du inte slösa tid på att ställa in dem för varje nytt projekt!

3. Sortera och filtrera för att organisera dina uppgifter

Kolumnerna i Kanban View är inte bara organiserade från vänster till höger som en vanlig Kanban-tavla.

Du kan sortera kolumnerna individuellt för att markera viktiga uppgifter högst upp i kolumnen så att ditt team vet vad som ska göras först.

Du kan också förbättra din uppgiftshantering genom att organisera dina uppgifter utifrån deras status, uppgiftsnamn, startdatum och mycket mer!

Här är några av de filter som ClickUp erbjuder:

4. Förlora aldrig bort en uppgift med taggar

Behöver du ännu fler funktioner som hjälper dig med uppgiftshantering?

Taggar kan göra ditt liv så mycket enklare.

Du kan omedelbart kategorisera det för att göra det mer igenkännligt.

Nu behöver du inte längre leta efter projektuppgifter.

5. Flera vyer för alla

Det är ganska sällsynt att hitta en Kanban-programvara som passar hela ditt team.

Lyckligtvis gör ClickUps flera vyer det möjligt för dina teammedlemmar att organisera sina uppgifter precis som de vill. De kan till och med växla mellan vyer för samma uppgift!

Låt oss ta en titt på de vyer som ClickUp erbjuder:

Kolla in skillnaderna mellan Kanban och Gantt-diagram.

Slutsats

Kanban är inte raketforskning!

Det är en superenkel metod för projektledning.

Oavsett om du använder en personlig Kanban-tavla för uppgiftshantering eller hanterar flera projekt samtidigt är det en metod som kan hjälpa dig att få jobbet gjort.

För att effektivt implementera Kanban behöver du Kanban-hanteringsprogramvara.

ClickUp har alla funktioner du behöver för att hantera ditt Kanban-arbetsflöde och skapa en Kanban-tavla. Det hjälper dig att hålla ditt team informerat, flytta uppgifter enkelt och snabbt anpassa dig till projektförändringar.

Registrera dig gratis idag och se till att din projektledningsprocess aldrig blir dysfunktionell!