Scrum-team: Hur man optimerar dynamiken i distansarbetande team

I kölvattnet av en global övergång till distansarbete prövas teamdynamiken som aldrig förr. Teammedlemmarna är geografiskt spridda över olika tidszoner. De arbetar hemifrån i miljöer med faciliteter och distraktioner som organisationerna inte kan kontrollera.

Detta kan vara en stor utmaning, särskilt i små scrumteam. Scrum-ramverket bygger på att självstyrande team samarbetar, innoverar och anpassar sig till förändringar. Utan rätt dynamik är distansbaserade team dömda att misslyckas.

I det här blogginlägget tar vi reda på hur man undviker det.

Vad är ett Scrum-team?

Ett scrumteam är en tvärfunktionell grupp av individer som arbetar tillsammans för att leverera mjukvaruprodukter i små steg. Ett scrumteam liknar ett idrottslag, där varje teammedlem har en specifik roll och alla arbetar mot ett gemensamt mål.

Ett typiskt agilt scrumteam är:

Tvärfunktionellt: Inkluderar UI-, UX-, DevOps- och kvalitetsspecialister, utöver produktägaren, scrummastern och utvecklingsteamet.

Litet: Ett typiskt scrumteam består av färre än tio personer. Teamen är utformade för att vara tillräckligt små för att vara lätta att hantera, men samtidigt tillräckligt stora för att kunna utföra betydande arbete i varje sprint.

Ibland, när projektet är stort, finns det dock också en möjlighet att flera scrumteam arbetar tillsammans. Eller att ett scrumteam delas upp i undergrupper med specialiserade kompetenser.

Självorganiserande: Medlemmarna i ett scrumteam är autonoma och självstyrande. De kan diskutera, vara oense och lösa konflikter sinsemellan.

Transparent: Scrum-team använder historiska data för att göra planer. De delar feedback öppet och arbetar tillsammans för att göra framsteg.

Samlokaliserade: Traditionellt sett var scrumteam samlokaliserade. I och med att distansarbete blivit populärt är detta inte längre fallet, åtminstone inte i den verkliga världen. Men för att lyckas som en enhet behöver de ett digitalt samarbetsutrymme. Vi kommer tillbaka till det senare i detta blogginlägg.

Förstå Scrum-team

Agile-scrum-filosofin har fundamentalt förändrat sättet på vilket mjukvara utvecklas. Istället för det gamla sättet, när mjukvaruutvecklingsprojekt sträckte sig över flera år och alltid höll fast vid den ursprungliga planen oavsett om den fortfarande var tillämplig eller inte, prioriterar scrum affärsvärde, kundfokus och anpassningsförmåga. Denna resa var dock inte snabb.

En kortfattad historia om Scrum

Begreppet scrum uppstod i en artikel i Harvard Business Review 1986 av Hirotaka Takeuchi och Ikujiro Nonaka. De drog paralleller mellan effektiva, snabbrörliga och tvärfunktionella agila team och rugbyspelet.

Termen ”scrum” är hämtad från rugby, där den betyder en spelsekvens när lagmedlemmarna samlas tätt ihop för att återuppta spelet.

Några år senare utvecklade Ken Schwaber och Jeff Sutherland Scrum som en formell process för mjukvaruutveckling och presenterade den för allmänheten 1995. Detta utvecklades senare till manifestet för agil utveckling.

Ken och Jeff utformade den ursprungligen för mjukvaruutveckling, men Jeff har sedan dess hjälpt team inom olika branscher och funktioner att anamma Scrum-filosofin.

Scrum-teamets struktur

Ett scrumteam har tre viktiga roller:

Vi kommer att utforska varje roll i ett kommande avsnitt av detta blogginlägg.

Grunderna för ett Scrum-team

Förutom den självorganiserande tvärfunktionella gruppen av människor finns det flera komponenter och metoder för scrumteam. De viktigaste är:

Scrum-evenemang: Samarbetsvenemang som agila team deltar i, såsom sprintplanering, dagliga scrummöten, retrospektiver etc.

Agila scrum-termer: Ett gemensamt språk för scrum-teamet, inklusive termer som sprints, epics, backlogs etc.

Artefakter: De tre viktigaste Scrum-artefakterna, dvs. produktbacklog, sprintbacklog och produktinkrement.

Verktyg: Gratis projektledningsprogramvara för att öva på Kanban, registrera användarberättelser, spåra framsteg osv.

Scrumteamets roll i utvecklingen av användningsfall

Scrums filosofi är att utveckla programvara i små steg som ger användaren mervärde. För att dela upp funktioner i logiska steg måste scrumteam förstå kundernas användningsfall.

Låt oss ta exemplet med en app för sociala medier. Om ett av användningsfallen är att kunden ska ladda upp bilder som ska delas, skulle funktionerna som ska utvecklas inom en sprint vara användarkonto > ladda upp bilder > hashtags > beskrivning > publicera.

Å andra sidan, utan användningsfallet, kan teamet dela upp detta vertikalt. Så, en sprint kan inkludera funktioner som användarprofil > användarbild > användarprofil-URL > användarverifierad status > användartips etc. Med denna metod kommer appen endast att ha användarprofilfunktioner, vilket gör den oanvändbar tills delningsfunktionen lanseras.

Båda dessa tillvägagångssätt är naturligtvis agila, men användningsfallet gör att funktionerna i sprinten kan användas när de lanseras.

Tillsammans anpassar produktägaren, scrummastern och utvecklingsteamet användningsfall till uppgifter.

Produktägaren ser till att utvecklingsteamet förstår användarnas behov och hur dessa kan omsättas i funktionell programvara.

Scrum-mästare hjälper till att prioritera och organisera användarberättelser i backloggen för effektiv sprintplanering.

Utvecklingsteamet kommer att förstå användarnas feedback och göra förbättringar under arbetets gång.

Med hjälp av användningsfall förbättrar scrumteam resultaten inom mjukvaruutveckling. Det är bara början. Medlemmarna i ett scrumteam utför flera aktiviteter dagligen för att agil mjukvaruutveckling ska bli framgångsrik. Några av de viktigaste är följande.

Roller i ett Scrum-team

Ett Scrum-team har tre huvudroller: produktägare, Scrum Master och utvecklingsteamet. Låt oss se vad de gör och hur dessa Scrum-teammedlemmar arbetar tillsammans.

1. Produktägare

Produktägaren är som en bands sångare, som sätter tonen och riktningen. De är länken mellan intressenterna och utvecklingsteamet. Deras huvudsakliga ansvarsområden är följande.

Definiera visionen

Produktägaren beskriver målen och visionen för projektet. De sätter upp scrum-ramverket och ser till att alla är överens och vet vad framgång innebär. De drar en linje mellan affärsmålen och de tekniska aktiviteterna.

Äga och hantera produktbackloggen

Produktägaren är också lite av en backlogägare. De ansvarar för produktbackloggen och prioriterar poster baserat på strategi/mål för varje sprint.

Kommunikation med intressenter

Produktägaren är affärsteamets enda kontaktpunkt. De kommunicerar med projektets sponsor/kund och levererar regelbundna rapporter.

Utvärdera feedback

Bra Scrum-team ger och tar emot feedback öppet. Det gör även affärsteam och projektsponsorer/kunder. Produktägarens roll är att samla in, utvärdera, sålla och formulera feedback för åtgärder.

2. Scrum master

En scrum master är bandets manager, den som ser till att bandet kommer i tid till spelningarna och har allt de behöver för att kunna prestera på topp.

De är mästare på scrum, inte på människor. En scrum master är alltså teamets facilitator och coach, inte en chef. En scrum masters ansvar omfattar:

Underlätta scrumceremonier

Scrum masters ansvarar för att teamet följer alla scrum-metoder. De ser till att planeringsmöten, dagliga stand-ups, granskningar och retrospektiver genomförs smidigt och är produktiva.

Undanröja hinder

Scrummastern hanterar hinder längs teamets resa. Det kan handla om allt från konflikter mellan medlemmarna i utvecklingsteamet till brist på budget för det automatiseringsverktyg de behöver. Om det uppstår ett problem, kontakta scrummastern.

Coaching och stöd

För att konsekvent följa Scrum-metoderna behövs någon som håller teamen ansvariga. Scrum-mästare hjälper teamet att hålla fokus och erbjuder stöd och vägledning för att säkerställa kontinuerlig förbättring.

3. Utvecklingsteam

Utvecklingsteamet är din grupp av bandmedlemmar, där var och en spelar sitt eget instrument men alla bidrar till låten.

Det viktigaste med ett Scrum-utvecklingsteam är att det är tvärfunktionellt och har alla nödvändiga kompetenser för att utföra arbetet, från design och utveckling till testning och implementering. Utvecklingsteamets kollektiva ansvar omfattar:

Leverera produktinkrementet

På grundläggande nivå ansvarar utvecklingsteamet för att skapa funktionella, värdefulla produktinkrement för varje sprint. De tar användarberättelsen från idé till funktion genom planering, design, utveckling, testning och distribution.

Självorganiserande

Scrum-teammedlemmarna är självständiga och har ett starkt ansvarskänsla. När vi säger ”självorganiserande” menar vi att utvecklingsteamet gemensamt beslutar hur de bäst ska utföra sitt arbete, vem som gör vad, vem som hjälper vem och hur uppgifterna ska utföras.

Kontinuerlig förbättring

Utvecklingsteamet är djupt involverat i produkten. De har därför makten att identifiera brister och möjliggöra kontinuerliga förbättringar i detalj. Efter varje sprint reflekterar utvecklingsteamet över hur de kan bli mer effektiva och anpassa sitt beteende därefter.

Även om Scrum är ett av de mest väldefinierade ramverken är det inte lätt att leda ett team. Det medför de utmaningar som vi diskuterar nedan.

Vanliga utmaningar i Scrum-teamhantering

Utmaningarna i scrumteamhantering kan vara tekniska, ledningsmässiga, kulturella eller processorienterade. Låt oss titta på några vanliga exempel.

Bristande tydlighet i rollerna: När ett team är litet och tvärfunktionellt kan ansvarsområdena överlappa varandra. Till exempel kan en UX-designer och en frontend-utvecklare utföra överlappande uppgifter. Utan en tydlig gräns mellan de två rollerna kan det uppstå onödig förvirring och konflikter.

Lösning: Denna utmaning kan hanteras med tydliga rolldefinitioner, kommunikation och uppgiftshantering.

Brist på affärsperspektiv: Produktägaren ger utvecklingsteamet affärsperspektivet. Ibland kan dock företaget hålla produktägarna i mörkret, vilket överskuggar mjukvaruutvecklingsteamen.

Lösning: Produktägaren måste ta itu med detta med ett ansvarskännande. Verktyg som enkätformulär eller upptäcktskonversationer kan vara till hjälp.

Sprintplanering: God sprintplanering innebär att man gör prognoser och uppskattningar av arbetsinsatsen. Ändå kämpar scrumteam med överåtaganden eller underskattningar av arbetsuppgifterna, vilket leder till oavslutade arbetsuppgifter eller utbrändhet.

Lösning: För att hantera denna utmaning krävs korrekta data av hög kvalitet.

Återgå till gamla metoder: När ett traditionellt mjukvaruutvecklingsteam börjar använda Scrum finns det alltid en risk att de återgår till gamla metoder – eller att de bara ytligt genomför agila aktiviteter.

Lösning: För att övervinna denna utmaning måste teamen investera i förändringshantering och utbildning. Det är inte en engångsövergång utan en kontinuerlig inlärningsprocess.

Ineffektiv kommunikation: Scrum-team trivs med kommunikation. De behöver prata med varandra i realtid och i sammanhanget.

Lösning: En bra kommunikations-/samarbetsplattform möjliggör detta.

Ständigt föränderliga prioriteringar: Anpassningsförmåga är ett Scrum-teams främsta kännetecken. Men ständigt föränderliga prioriteringar kan vara frustrerande. För att anpassa sig till dessa förändringar samtidigt som produktiviteten upprätthålls och projektets omfattning eller deadlines inte äventyras krävs en mycket flexibel och motståndskraftig teamdynamik.

Lösning: Du kan moderera förändringar med affärsteamen. Men om du arbetar för ett nystartat företag i ett tidigt skede kommer du att experimentera, och förändringar är oundvikliga. Du kan hantera denna utmaning genom ett närmare samarbete.

Hur man framgångsrikt hanterar Scrum-team

Ett framgångsrikt Scrum-team behöver verktyg och processer som underlättar agil projektledning. ClickUps agila projektledningsprogramvara är specialutvecklad för just detta. Låt oss se hur du kan använda ClickUp för att hantera alla utmaningar som diskuterats ovan.

Rollklarhet med uppgiftshantering

För att vara agila behöver scrumteam ha tydliga roller. Ett bra verktyg för uppgiftshantering kan vara till stor hjälp.

Använd ClickUp-uppgifter och skapa en scrumtavla för att hantera sprinten.

Affärsperspektiv med ClickUp Forms

En produktägares roll handlar lika mycket om att hantera affärsintressenter som om det agila teamet. Detta innebär att produktägare behöver verktyg för att kommunicera tydligt med projektets sponsor/kund.

ClickUp Forms effektiviserar informationsinsamlingen genom att ställa precisa frågor till upptagna affärsintressenter. Det skapar förutsättningar för eventuella framtida samtal som kan behövas.

ClickUp Whiteboards hjälper dig att hålla fria brainstorming-sessioner och upptäcka nya idéer samtidigt som du fångar upp viktiga punkter iterativt.

Effektiviserad sprintplanering med kvalitetsdata

ClickUps projektledningsverktyg är utformat för att utnyttja den enorma mängd data som varje sprint kan generera.

Lär dig mer om dina medarbetare: Lägg till tidsuppskattningar och spåra den tid som varje uppgift tar. Använd vyn Arbetsbelastning för att se tillgängligheten och produktiviteten för varje medlem i utvecklingsteamet så att du kan fördela resurserna därefter.

Hantera tidslinjer: Använd Gantt-diagrammet för att visualisera ditt projekt över tid. Observera beroenden och gör motsvarande planer. Dra och släpp uppgifter över tidslinjen för att justera förfallodatum.

Utnyttja data: Använd ClickUp Dashboards för att samla olika typer av data som du samlar in, till exempel uppgifter som slutförts per vecka, prioriteringar, projektstatus etc.

Håll dig till Scrum med rätt resurser

Det krävs ansträngning för att förhindra att dina team avviker från Scrum-banan. ClickUp erbjuder några verktyg för förändringshantering som möjliggör detta.

Dokumentera bästa praxis med ClickUp Docs. Skriv ner projektbeskrivningen, checklistor etc. och dela dem med hela teamet för enkel åtkomst.

Använd ClickUp Goals för att guida teamen mot en mer holistisk användning av Scrum. Sätt upp Scrum-relaterade mål, till exempel att genomföra regelbundna standup-möten eller skriva detaljerade användarberättelser.

Automatisera standardprocesser med ClickUp Automations. Ställ in enkla if-this-then-that-arbetsflöden för att ändra status när ett steg är klart eller meddela scrummastern när en uppgift är försenad.

Om du är ny inom scrum/agil teamledning kan du använda någon av de scrummallar som finns tillgängliga på plattformen. Särskilt ClickUps mall för agil scrumledning som stöder agil projektledning från början till slut.

Utmaningarna med ineffektiv kommunikation och förändrade prioriteringar löses bäst med bättre kommunikation, vilket vi diskuterar nedan.

Effektiv kommunikation och samarbete i Scrum-team

Ett team som inte kommunicerar med varandra kan inte vara framgångsrikt. Distansbaserade team behöver allt de kan få för att kunna samarbeta effektivt. ClickUps samarbetsfunktioner är utformade med detta i åtanke.

Skriv och dela med ClickUp

Om ditt team arbetar asynkront behöver de sätt att kommunicera skriftligt. E-post kan vara tråkigt för detta. Prova ClickUp Docs för att skriva ner processer, standarder, händelser etc. Du kan också skriva protokoll från dina möten och dela dem med alla intressenter för ökad transparens.

Vad är ännu coolare? Använd ClickUp AI för att korrekturläsa och sammanfatta dina texter. Du behöver inte längre oroa dig för att du inte är en skribent!

Tänk tillsammans

Scrum-team lägger mycket tid på att diskutera, brainstorma och planera sitt arbete. Detta kräver en samarbetsplattform. Med ClickUp Mind Maps kan du kartlägga arbetsflöden, skapa kopplingar och hantera uppgifter direkt från plattformen!

Om du föredrar att dokumentera saker kan du redigera ClickUp Docs som ett team i realtid. Se vem som är online med ClickUp Collaboration Detection och få dem att ansluta sig till dokumentet direkt.

Håll dig uppdaterad

Använd Scrum-verktyg som Kanban-tavlor för att visuellt följa framstegen i realtid. Anpassa aviseringar via e-post, mobilapp, datorapp eller webbläsare efter dina önskemål.

Främja en agil kultur

Se till att din organisationskultur är idealisk för agil mjukvaruutveckling. Skapa en miljö där teammedlemmarna känner sig bekväma med att dela med sig av idéer, feedback och farhågor utan rädsla för att bli dömda. Anordna regelbundna kunskapsdelningssessioner där teammedlemmarna kan dela med sig av sin expertis, lärdomar från tidigare projekt eller sina egna erfarenheter.

Scrum-teamets roll i projektledning

Det finns ingen roll som "projektledare" i ett scrumteam (även om det kan finnas). Autonoma, självorganiserande team förväntas hantera sig själva. Scrum-projektledning kan dock behöva hjälp inom följande områden

Det viktigaste är att mjukvaruutvecklingen i Scrum är nära anpassad till slutanvändarnas behov och förväntningar. Detta kräver ett nära samarbete mellan affärs- och teknikavdelningarna. Lyckligtvis finns det två specifika faktorer som underlättar detta.

Användarberättelser i Scrum

Användarberättelser är korta, enkla beskrivningar av en funktion ur användarens perspektiv som hjälper teamet att fokusera på att leverera värde till kunden. I varje sprint arbetar scrumteam med flera användarberättelser.

Scrum-teamet samarbetar för att:

Affärsanalytiker

När vi talar om ett scrumteam nämner vi sällan affärsanalytiker som en roll. Även om det finns olika åsikter om var affärsanalytiker passar in i scrumprocessen, är deras roll tydligare.

I ett Scrum-team med en affärsanalytiker hjälper denne till att förstå affärsbehoven, översätta dem till genomförbara åtgärder och säkerställa att de lösningar som utvecklas uppfyller kraven. Deras roll omfattar:

Nu när du har allt du behöver för att leda ett Scrum-team är det dags för det sista steget: att mäta resultaten.

Prestationsindikatorer för Scrum-team

För att veta om du presterar bra behöver du rätt mätvärden som mäter produktivitet, effektivitet och affärsvärde. Här är några av de mest populära nyckeltalen för Scrum-team.

Utvecklingshastighet

Den mängd arbete ett team utför under en sprint, vanligtvis uttryckt i story points eller timmar. Utvecklingshastighet är ett annat sätt att mäta produktivitet.

Burnup/burndown

Under sprinten spårar burn-up det arbete som har slutförts och burn-down det arbete som återstår. Scrum-team använder burnup-/burndown-diagram för sprints, epics eller releaser som spänner över flera sprints.

Ledtid och cykeltid

Både ledtid och cykeltid mäter tiden till färdigställande. Ledtiden är tiden från beställning till leverans. Cykeltiden är tiden från arbetsstart till färdigställande.

Kumulativt flödesdiagram

Det kumulativa flödesdiagrammet visualiserar statusen för uppgifter i olika stadier av utvecklingsprocessen. Projektledare använder detta för att identifiera flaskhalsar och flödeseffektivitet.

Felstäthet

Detta är ett mått på kvalitet som avser antalet fel som upptäcks per enhet levererat arbete.

Undvikna fel

Även detta är ett mått på kvalitet, men ett mer seriöst sådant. Undvikna fel spårar antalet buggar som når kunden och ger insikter om effektiviteten i kvalitetssäkringsprocessen.

Användar-/användningsstatistik

Beroende på vilken produkt du utvecklar kan du mäta flera användar-/användningsmått, till exempel:

Hantera Scrum-team effektivt med ClickUp

Agila scrumteam är kärnan i mjukvaruutveckling. Utöver regler, processer och ramverk handlar scrum om människor, deras samarbete och det värde de skapar tillsammans.

I takt med att världen blir allt mer digital kommer alla typer av organisationer över hela världen att utveckla stora komplexa applikationer. Detta kommer att kräva ännu större fokus på flexibilitet, anpassningsförmåga och automatisering.

Det skulle inte vara någon överraskning att se bots arbeta tillsammans med mänskliga team och utnyttja AI för ökad effektivitet. För att hantera ett team bestående av människor och AI skulle det krävas nya metoder och verktyg.

ClickUp är utformat för att anpassas. Det är mycket flexibelt för att tillgodose ett brett spektrum av användarbehov. Från byggledning till mobil utveckling använder agila scrum-team ClickUp och anpassar det efter behov.

Se hur du kan hantera dina Scrum-team med ClickUp.

Vanliga frågor om Scrum-team

1. Vad är ett scrumteam?

Ett scrumteam är en liten, tvärfunktionell grupp av individer som arbetar tillsammans för att leverera mjukvaruprodukter i små steg. Scrum användes ursprungligen inom mjukvarubranschen, men filosofin kan tillämpas på alla typer av projekt.

2. Vilka är medlemmarna i scrumteamet?

Ett scrumteam består av en produktägare, en scrummaster och utvecklingsteamet.

3. Vad står Scrum för?

Ordet scrum är inte en förkortning eller en akronym. Det är lånat från rugby, där det betyder en speluppställning där lagmedlemmarna samlas tätt för att starta om spelet.