Den ultimata guiden till scrummöten

Överväger du att införa en scrummötesprocess?

Men kanske är du osäker på hur du bäst genomför ett sådant möte.

Digital.ai State of Agile Report fann att 81 % av tekniker säger att deras organisation följer någon form av scrum. Och med en rapport från Broadcom som visar att Full Scrum-team får 250 % bättre kvalitetsbetyg än team som inte gör några uppskattningar, är det uppenbart varför det är en av de mest populära agila metoderna.

Om du försöker hoppa på scrum-tåget är det helt förståeligt. Här är vad du behöver veta för att komma igång.

Vad är scrummöten?

Scrum-möten håller intressenter, ledning och team samordnade genom koncis kommunikation och snabb strategisk planering – allt i syfte att hålla projekten på rätt spår. Det finns fem typer av scrum-möten:

Du kommer att märka att varje möte har sitt syfte direkt i namnet. Sprintplanering är för sprintplanering. Retrospektiv är retrospektiv.

Det är avsiktligt.

Scrum-möten är nämligen lite av en anti-mötesform. De är inte uppdateringsmöten, brainstorming eller långa föreläsningar från VD:n. De är inte onödiga avbrott i ditt produktarbete.

Denna process är taktisk, schemalagd vid rätt tidpunkter och utformad för att hålla teamen på samma sida för att undvika kommunikationsproblem (allt för att säkerställa att projekten inte stöter på onödiga flaskhalsar).

UM, VAD ÄR SCRUM? Scrum är ett agilt projektledningsramverk som handlar om tydliga mål, samarbete, ansvarstagande och att leverera mervärde. Det delar upp stora, komplexa projekt i mer hanterbara delar och skapar den flexibilitet som team behöver för att kunna ställa om när saker förändras mitt i projektet. Termen kommer från rugby-scrum: spel där laget samlas tätt, med huvudet nedåt, för att få tag i bollen.

Vem bör delta i scrummöten?

De flesta Scrum-möten är avsedda för utvecklingsteamet, Scrum-mästaren och produktägaren, men det finns vissa undantag. Din produktägare kanske till exempel inte deltar i dina retrospektiver. Och ytterligare intressenter kan delta i Scrum-granskningsmötet.

Idealt sett bör hela ditt scrumteam bestå av högst 10 medlemmar. Om ditt scrumteam är större delar ledningen ofta upp det i mindre grupper som arbetar mot ett gemensamt mål.

De 5 scrummöten du behöver känna till

1. Dagliga scrummöten

En av de mest populära typerna av scrummöten – enligt den tidigare nämnda State of Agile Report – är det dagliga standup-mötet, som ibland också kallas det dagliga scrummötet. Det ska vara en snabb genomgång av mål, framsteg och potentiella problem. Alla i rummet ska kunna svara på tre frågor:

Termen standup uppstod eftersom denna typ av scrum-möten är avsedda att vara korta, så många team genomförde dem stående – för dem som kunde – för att förhindra att någon blev för bekväm. Nu när många team arbetar på distans är det mindre troligt att vi står upp, men målet med mötet bör fortfarande vara att hålla det så kortfattat som möjligt.

2. Sprintplanering scrum

Målet med din sprintplanering är att identifiera vad du vill uppnå i nästa sprint och hur du ska uppnå det. Detta sprintplaneringsmöte varar vanligtvis ungefär en timme för varje vecka av den kommande sprinten (t.ex. om din sprint är två veckor lång, varar mötet två timmar eller mindre).

Det finns dock sätt att förkorta dem, till exempel genom god förberedelse och rätt verktyg för sprintspårning. Denna typ av möten hjälper till att dela upp problem i mer hanterbara delar, vilket gör listvyn i ClickUp så mångsidig.

3. Förfining av produktbackloggen

Mellan sprintbacklog- och förfiningsmötena kan du be ditt scrumteam att titta på sprintbackloggen, lägga till detaljer och notera prioriteringar och beroenden. Av de olika typerna av scrummöten är detta beroende av teamets organisation.

Om du inte håller sprintbackloggen organiserad kommer produktägare och scrummastern inte att ha mycket att använda för att planera nästa sprint.

4. Sprintgranskning

I slutet av varje sprint är det dags för teamen att presentera sitt arbete för produktägaren (och ibland andra intressenter).

Målet: feedback.

Betrakta detta möte som både en demonstration och en möjlighet för intressenter att ställa frågor och ge feedback. Denna feedback läggs sedan till i backloggen för framtida överväganden.

5. Sprintretrospektiv

Det andra mötet som Scrum rekommenderar i slutet av en sprint är retrospektivet. Men den här gången är intressenterna vanligtvis inte närvarande i rummet.

Det är bara teamen själva som diskuterar vad som gick bra, vad som inte gick bra, vad de lärde sig och hur saker och ting bör förändras i kommande sprintar.

Vi rekommenderar också retrospektiva möten i slutet av större projekt – och dessa retrospektiva möten bör inkludera ett bredare spektrum av deltagare. Ledning, marknadsföring och andra intressenter kan delta för att utvärdera varje teams bidrag till kommunikation, samordning och GTM.

Kolla in dessa mallar för sprintretrospektiv!

HOPPA INTE ÖVER RETROSPEKTIVETForskning visar att teamets prestanda ökar med hela 20 % när effektiva retrospektiv införs.

Fördelarna med Scrum-möten

1. Gör komplicerade projekt mer hanterbara

Scrum-möten handlar om två saker: kommunikation och strategi. Oavsett typ av möte bör målet alltid vara att alla är överens om mål, status och problem som behöver lösas.

Den öppna kommunikationen är det som gör att teamen hela tiden går framåt (och håller en hög hastighet) mot gemensamma mål.

Utan de strategiska kontaktpunkter som dina scrummöten ger är det mycket lättare för din scrumprojektledning att spåra ur. Ännu värre är att när ett team eller en teammedlem har spårat ur utan möten för att kontrollera läget kan de hamna ganska långt på fel spår – vilket slösar både tid och pengar och snedvrider hastighetsstatistiken för nästa sprintplaneringsmöte.

2. Resultaten är alltid högsta prioritet

Dessa strategiska kontaktpunkter bör alltid påminna teamen om vad de arbetar mot. Oavsett hur långt vi kommer i ett projekt är det denna påminnelse som håller oss på rätt spår och driver oss mot de resultat vi strävar efter.

3. Högre kundnöjdhet

Bättre resultat, snabbare leverans och nöjdare team innebär i slutändan bättre kundupplevelser och högre nöjdhetsbetyg. Att vara konsekvent är nyckeln till nöjda kunder, eftersom det samtidigt bygger upp mer förtroende.

4. Sänk kostnaderna!

Varje typ av scrummöte har en ekonomisk fördel för företaget: Retrospektiver gör teamen mer produktiva över tid. Granskningsmöten hjälper oss att snabbt införliva feedback.

Dagliga standup-möten håller projekten inom tidsramen och budgeten (eller låter oss åtminstone veta när något går snett så att vi kan åtgärda det så fort som möjligt). Och sprintplaneringsmötet kopplar allt vi gör till affärsmål med verkliga ekonomiska fördelar.

5. Håll kontakten

Den sjätte principen i det agila manifestet är att personliga möten är det bästa sättet att kommunicera information till agila team. Det är därför dessa möten är så viktiga för agila organisationer.

Och med 52 % av de anställda som säger att de kände sig frånkopplade från sina team någon gång under det senaste året är det dags att återgå till välorganiserade, strategiska scrummöten som håller teamen samordnade i allt från backlog till sprints till dagliga uppgifter.

Hur man genomför ett effektivt scrummöte

Så, hur ser du till att dina scrummöten når sina mål? Här är fyra tips från experterna:

1. Bestäm tider och håll dig till dem

Scrum-möten är viktiga. De samordnar teamen kring vad som behöver göras, av vem och när. De gör det möjligt för alla att hålla kontakten och samarbeta regelbundet. Och de prioriterar strategin.

Men det är fortfarande möten och det finns fortfarande arbete att göra. Se därför till att de är tillräckligt långa för att vara effektiva och tillräckligt korta för att hålla uppmärksamheten uppe.

Med andra ord: om du säger att mötet kommer att ta en timme, håll dig till en timme eller mindre.

2. Börja med prioritet ett

Om det finns en sak du vill att teamen ska ta med sig efter mötet, vad är det då? Oavsett vad ditt svar är, är det det du bör börja och sluta med. Låt inte informationsöverflödet överskugga dina prioriteringar.

VAD HÄNDER OM DET FINNS FLER ÄN EN PRIORITET?Vi förstår. I komplexa organisationer finns det många saker som konkurrerar om den högsta prioriteten. Men sanningen är att om du vill ha produktiva team kan du inte bara ge dem en oordnad prioriteringslista och förvänta dig att allt ska bli gjort. Det är upp till projektledare och ledningen att samlas och ordna prioriteringarna innan de går vidare till teamen.

3. Ge teamen valmöjligheter... men inte för många

Behöver teamet fatta beslut under ditt scrummöte? Ge dem alternativ... men inte för många. Studier tyder på att för många alternativ kan vara förlamande. Det är därför ledningen bör arbeta med att finslipa teamets val innan stora beslut tas upp på mötet.

4. Använd rätt verktyg

Scrum-tavlor, sprintplanering, Gantt-diagram, spårningsverktyg... Scrum-möten blir mer effektiva med verktyg som hjälper dig att spåra och dela information i realtid. Från Trello till ClickUp (naturligtvis) finns det många alternativ för att hålla teamen på samma sida och presentera information på ett hjälpsamt och visuellt intressant sätt.

FRIGÖR DINA TEAM SÅ ATT DE KAN FOKUSERA PÅ ARBETETEtt bra verktyg hjälper dig inte bara att hålla jämna steg med ditt team dagligen... det kan också förkorta dina möten avsevärt, vilket frigör tid för alla att fokusera på det arbete som ska göras. Som Alaina Maracotta från Vida Health säger om ClickUp: ”Det har varit fantastiskt att se hur mycket tid vi har sparat i möten sedan vi gick över till ClickUp. Det som tidigare tog oss tre timmar per vecka för evenemangsplanering och uppdateringar tar nu bara drygt en timme. De involverade teamen har nu mer tid att fokusera på viktigare marknadsföringsprioriteringar. ”

Kom igång med Scrum-möten

Så att du förstår vad scrummöten är, hur de fungerar och vilka bästa praxis du bör ha i åtanke...

Om du inte redan använder Full Scrum, hur kommer du dit?

Svaret – som med de flesta stora förändringar inom ett företag – kräver vanligtvis förändringar i tankesätt, processer och verktyg.

1. Få med teamen på tåget

Utan fullt deltagande från dina team kommer dessa möten inte att vara så effektiva som de skulle kunna vara. Det är därför du behöver få med dig teamen. Förklara för dina team hur denna nya struktur kommer att hjälpa dem – genom att förkorta möten, frigöra tid för kreativitet osv.

Ju bättre människor kan se slutmålet (för sig själva, sina team och verksamheten), desto mer benägna är de att satsa helhjärtat på alla förändringar, inklusive scrum.

2. Gör nödvändiga processförändringar

Titta på ditt företags befintliga processer med scrum i åtanke. Vad behöver ändras? Behöver teamen uppdatera sina framsteg i dina verktyg före mötet? Bör ledningen förbereda sig för möten på ett nytt sätt?

Bör projektledare och scrummastern rensa upp backloggen före mötet? Ju tydligare och ju tidigare du kommunicerar nödvändiga processförändringar, desto enklare blir övergången till scrum.

Detta gör också att hela ditt scrumteam kan arbeta snabbt, vilket kommer att bevisa för teamen att de löften du gav (om att frigöra tid och kreativitet, till exempel) håller.

3. Välj verktyg som stöder dig

Stöder dina nuvarande verktyg dina nya arbetssätt – eller hindrar de dig? Istället för att börja med verktygen och försöka pressa in dina nya processer i dem, börja med att fundera på vad du behöver verktygen för att stödja dig – och välj sedan scrumverktyg baserat på dessa kriterier.

Vi förstår att det kan kännas svårt att byta verktyg, men vi vet också att utan rätt verktyg kan välmenande övergångar till agila metoder fastna. Prioritera därför dina behov och fall inte för sunk cost-felaktigheten och fortsätt använda gamla, inte längre användbara verktyg.

VÄNTA... VAD ÄR SUNK COST FALLACY?Sunk cost fallacy säger att människor är mer benägna att fatta dåliga beslut när de redan har "sunkna kostnader" i dessa beslut. Det är därför människor stannar kvar i relationer som inte längre fungerar för dem ("men jag har redan lagt två år på det här!") eller fortsätter att hälla pengar i projekt som uppenbarligen har spårat ur ("men vi har redan spenderat 100 000 dollar på den här funktionen!"). Det kan också få dig att fortsätta använda verktyg som inte är till någon hjälp eftersom du "redan har spenderat pengarna". Experter säger att man när man fattar beslut ska ignorera sjunkna kostnader och fokusera på kostnaderna framöver. Kommer det att kosta dig mer eller mindre imorgon om du slänger det gamla verktyget och väljer det som passar ditt företag bättre?

Praktiska mallar för scrummöten

Enligt en nyligen genomförd kundundersökning är ClickUps mallar bland de tre mest värdefulla funktionerna vi erbjuder. Ärligt talat är vi inte förvånade. Att ha en bra mall minskar pressen.

Du vet exakt vilken information du behöver och hur du ska presentera den – ingen djupgående forskning om bästa praxis krävs. Här är två scrum-mallar som hjälper dig att komma igång med din nya praxis:

1. ClickUp-mall för scrummöten

ClickUps mall för scrummöten är utformad för att effektivisera dina dagliga standup-möten och hjälper teamen att fokusera på vad som är gjort, vad som behöver göras och vilka potentiella hinder som kan dyka upp.

2. ClickUp Agile Scrum Management Template

Perfekt att använda för sprintplaneringsmöten, retrospektiver, backlog-rensning och mycket mer. ClickUps mall för agil scrumhantering innehåller också ett dokument med instruktioner för hur man kommer igång, som hjälper scrummastern att anpassa dina möten. Ingen teammedlem ska lämnas i ovisshet!

Kom igång med ClickUp

Om du är redo att sätta igång, så hjälper vi dig.

Oavsett om du är nybörjare eller erfaren scrum master har ClickUp massor av mallar och agila funktioner som hjälper dig att få dina scrum-möten att flyta smidigt. Och vår plan som alltid är gratis är (du gissade rätt) gratis för alltid. Testa oss idag.