Hur man skapar en tidsplan i Microsoft Word (exempel och mallar)

Vill du lära dig enkla knep för att förvandla en tråkig tidsplan i Microsoft Word till en fantastisk sådan?

Den goda nyheten är att du inte behöver vara expert på grafisk design eller lägga ner extra tid för att få de professionella tidslinjer du vill ha! Med dessa små förändringar kan du skapa en iögonfallande, anpassad tidslinje från grunden som kommer att få dina kollegor att be om din tidslinjemall!

Vi går igenom inte bara en utan två handledningar: hur man skapar en grundläggande tidsplan med SmartArt och med tabeller. (För vi måste ha alternativ!)

Nu kör vi!

Vad är en tidsplan?

Ett av de mest erkända verktygen för projektledning är tidslinjen: ett diagram som hjälper människor att visualisera deadlines, statistik, händelser eller milstolpar i kronologisk ordning. Projektets tidslinjer kan vara enkla eller fyllda med detaljer för att visa en tidsperiod för ett visst projekt.

Det finns inget rätt svar på frågan om vad som bör eller inte bör finnas med i en tidsplan – varje företag och varje bransch är olika. Fråga dig istället: Vilken är den viktigaste informationen som min målgrupp bör ta med sig från denna tidsplan?

👉 Kolla in den här guiden för att utforska elementen i en projektplanering ytterligare.

Även om du troligen har skapat en tidsplan i Microsoft Word tidigare i din karriär, är det stor chans att du har fått kämpa dig igenom en massa onödiga funktioner. 😮‍💨

Vi känner alla igen den känslan. Lyckligtvis finns det ett utmärkt projektledningsverktyg som inte bara skapar tidslinjer utan också ökar produktiviteten och planeringen avsevärt. Vi kommer tillbaka till det senare. 🤓

Hur man skapar en tidsplan i Word med en SmartArt-grafik

SmartArt-grafik är en mångsidig uppsättning tidslinjelayouter (eller illustrationer) som finns tillgängliga i Word, Excel, PowerPoint och Outlook och som erbjuder olika sätt att visa koncept eller data. Eftersom vi behöver en SmartArt-grafik för att representera sekventiell information använder vi tidslinjelayouten Process (steg i en process eller tidslinje).

Med några enkla justeringar kommer din tidsplan att:

Gå från detta...

… till detta 🤩

Obs! I den här handledningen använder vi Microsoft Word för Mac version 16. 54. Stegen och funktionerna kan se annorlunda ut om du använder en annan plattform eller version.

1️⃣ Öppna ett nytt tomt dokument

2️⃣ Infoga SmartArt-tidslinjelayouten

3. Använd dialogrutan SmartArt Text Pane för att lägga till viktig information. Tryck på returtangenten för att lägga till fler textfält för viktig information och på Skift för att skapa en punktlista för detaljer under den viktiga informationen.

Tips: Om du inte kan se SmartArt-textrutan går du till verktygsfältet och väljer Textruta under fliken SmartArt-design.

4. Ändra teckensnittet genom att markera hela tabellen, gå sedan till fliken Start och ändra Teckensnitt och Teckenstorlek. I det här exemplet använder vi teckensnittet Franklin Gothic Book och storlek 16.

Nu har du en standardtidsplan som kan anses vara "färdig", men den skriker efter färg. 🎨

3️⃣ Anpassa din tidsplan

Här är en palett som vi har skapat speciellt för dig så att du kan designa enhetliga och professionella diagram och grafer. Kom ihåg att du inte behöver vara grafisk designer för att skapa vackra mönster... du behöver bara känna någon som känner någon. 😉

Nedan finns en färgpalett som är godkänd av designers och som du kan spara på din dator! ⬇️

Så hur använder vi den här färgpaletten?

3. Upprepa detta steg för de andra viktiga händelserna och punktlistorna.

Valfritt: För att få en enhetlig stil kan du ändra teckensnittsfärgen på punktlistan från svart till vit så att den matchar textfärgen för viktiga händelser.

Nu till den sista touchen: emojis! 🎉🎉🎉

Emojis ger icke-verbal kommunikation en rolig personlighet. Om du inte har några bilder eller ikoner som kan ge din tidslinje det där lilla extra, använd emojis! Så här gör du:

Är dina rutor feljusterade? Här är ett annat tips: håll ned Skift-tangenten och klicka för att markera textrutorna. Gå sedan till fliken Form Format > Ordna > Justera > Justera Mitt > använd piltangenterna för att flytta alla nyjusterade rutor till önskad plats.

Grattis, du klarade det! 🎊💃

Spara detta som en tidslinjemall för framtiden:

Hur man skapar en grundläggande tidsplan i Microsoft Word med tabeller

Det är ett komplicerat förhållande med tabeller: Allt kan gå bra tills en liten missförstånd förstör allt.

Att använda tabeller är ett annat sätt att skapa en tidsplan i Word, men det behöver inte vara komplicerat – eller tråkigt! Med några enkla justeringar kommer din tidsplan att:

Gå från detta...

… till detta 😍

Obs! I den här handledningen använder vi Microsoft Word för Mac version 16. 54. Stegen och funktionerna kan se annorlunda ut om du använder en annan plattform eller version.

1️⃣ Öppna ett nytt Word-dokument

2️⃣ Infoga och formatera tabellen

Beroende på hur många viktiga händelser och antal projektdagar som behövs, här är en matematisk guide för att bestämma hur många kolumner och rader som krävs för tidsplanen:

Kolumner: Antal dagar + fem kolumner = totalt antal kolumner

Vad betyder "fem"? Vi ska slå ihop fem celler för att skapa utrymme för text.

Rader: Antal viktiga händelser = totalt antal rader

Från och med nu behöver du inte längre räkna. 🤝

6. Markera den första raden och ändra teckenstorleken till 9.

7. Markera den första kolumnen och ändra teckenstorleken till 12.

Bonus: Programvara för projektplaner!

3️⃣ Lägg till leveranser/händelser

2. Börja från andra raden och lägg till all text om viktiga händelser i första kolumnen.

3. Lägg till datum 1–31 i den första raden i tabellen (kom ihåg att hoppa över den första kolumnen).

Tips: minska teckenstorleken så att siffrorna får plats på samma rad eller utöka tabellens bredd.

4. Justera texten för viktiga händelser i cellerna genom att markera den första kolumnen och klicka på ikonen Justera mitt under fliken Layout.

5. Upprepa steg 4 för datumen i den första raden.

4️⃣ Anpassa din tidslinjetabell

Du kan sluta här och avsluta för idag, men det finns en enkel justering vi kan göra i tabellen för att få diagrammet att se lite mindre strikt ut: justera tabellens kantlinjer.

3. Markera hela tabellen och välj en prickad linje under fliken Tabelldesign > Kantstil > Kanter > Alla kanter.

4. För att lägga till en tjockare linje för den yttre kanten markerar du alla celler utom den första raden och den första kolumnen. Under fliken Tabelldesign väljer du den heldragna linjen i Kantstil > Kanter > Yttre kanter.

Nu är du redo! 🎉🕺

Spara detta som en tidslinjemall för framtiden:

👉 Andra relaterade handledningar:

Gratis mallar för tidslinjer i Word

Visste du att Microsoft har ett onlinebibliotek med mallar? Förutom att du kan komma åt mallar direkt från Microsoft-programmen kan du också söka efter gratis- och premiummallar i onlinebutiken. Här är några gratis mallar för tidslinjer som du kan ladda ner direkt:

4 stora nackdelar med att använda Microsoft Word för att skapa tidslinjer

Även om vi hade kul när vi skapade anpassade tidslinjer med SmartArt Graphics och tabeller, kändes det inte lite... långdraget?

Även de mest grundläggande åtgärderna för att skapa en enkel tabell krävde många klick och noggrann navigering för att slutföra vår tidslinje i Microsoft Word. Microsoft Word är ett av de mest populära programmen på marknaden, men det är begränsat när det gäller kraven och förändringarna hos en modern arbetsstyrka.

Här är vad du bör veta innan du investerar tid, energi och resurser i Microsoft Word:

Det verkar som om du behöver ett alternativ till Microsoft Word.

Helhetsbilden: Skapa tidslinjer i ClickUp

Oavsett om du aldrig har hört talas om ClickUp eller funderat på att använda ClickUp som ditt projektledningsverktyg, se detta som ett tecken på att börja redan idag!

ClickUp är den ultimata produktivitetsplattformen som gör det möjligt för team att hantera projekt, samarbeta smartare och samla allt arbete i ett enda verktyg. Oavsett om du är nybörjare på produktivitetsappar eller en erfaren projektledare kan ClickUps anpassningsmöjligheter utökas till att passa team av alla storlekar för ett konsekvent samarbete.

Låt ClickUp göra allt arbete med att skapa tidslinjer så att du kan ägna mer tid åt att fatta beslut som driver dina projekt framåt.

Saker du kan göra i tidslinjevyn:

Arbetar du med flera projekt samtidigt? ClickUps Gantt-vy hjälper dig att hantera projektets milstolpar, prioriteringar och beroenden med några få klick.

Saker du kan göra i Gantt-vyn:

Färre klick, större effekt

Dina visualiseringsverktyg är viktiga projektresurser som inte bör ta mer än en timme av din vecka att skapa. För att hålla jämna steg med de förändringar i projektplanerna som chefer och företag upplever dagligen behöver de den bästa programvaran – ClickUp!

Skapa ett gratis konto i ClickUp idag och säg adjö till begränsade Word-dokument! 👋