25 Microsoft Word-tips för att optimera ditt arbete

Oavsett om du är student som gör uppgifter, professionell som skriver rapporter eller bara någon som organiserar personliga dokument, har du förmodligen använt Microsoft Word.

Microsofts verktyg är kända för sitt intuitiva gränssnitt, omfattande funktioner och universella kompatibilitet. Alla gränssnitt i Microsoft Office är enkla att använda, vilket gör arbetet enklare, snabbare och säkrare.

Men det har tagit årtionden att uppnå deras nuvarande versioner och perfekta dem. Microsoft Word lanserades 1983. Under åren har det genomgått flera uppdateringar och förbättringar, vilket har gett teknikjätten över 750 miljoner aktiva användare varje månad!

Denna framgång kan tillskrivas plattformens användarvänlighet, som gör den tillgänglig för både nybörjare och avancerade användare.

Men få människor känner till följande Microsoft Word-tips och tricks som kan spara dig mycket tid och möda!

25 Microsoft Word-tips för att bli en superanvändare

Vi vet att Microsoft Word hjälper dig att få mycket gjort. Och dessa tips gör att du kan göra ännu mer med den tid du sparar. Dessa Microsoft Word-tips fungerar bäst på en Windows-dator.

1. Använda kortkommandon för styckejustering och avstånd

Om du gillar att skriva snabbt och effektivisera ditt skrivande kommer du att älska dessa kortkommandon som hjälper dig att justera och formatera hela dokumentet efter dina behov.

Det är ett av de mest grundläggande Word-tricken.

Förutom de vanliga funktionerna kopiera/klistra in, ångra/göra om och fetstil/kursivstil kan du med följande genvägar skriva projektresuméen (eller den länge uppskjutna boken) mycket snabbare.

2. Lägga till ett lösenord till din Word-fil

Vill du inte att dina konfidentiella data ska läcka ut? Ställ in ett lösenord så att endast du eller andra behöriga personer kan komma åt filen. Så här gör du:

3. Ändra filens läs-/redigeringsbehörighet

Om du inte vill ställa in ett lösenord men ändå vill skydda ditt dokument från att manipuleras kan du ta bort redigeringsbehörigheten från filen. Detta gör filen skrivskyddad för andra användare. Du kan göra detta genom att följa dessa steg:

4. Lägga till eller ta bort vattenstämplar

Om du vill anpassa ditt dokument, ange dess syfte eller skydda dess konfidentialitet, följ dessa steg:

För att ta bort en vattenstämpel går du tillbaka till fliken "Design", väljer "Vattenstämpel" och sedan "Ingen vattenstämpel".

5. Använda Word-programmets verktyg för klippbordshistorik

När du är upptagen med att arbeta på ditt dokument behöver du förmodligen kopiera och klistra in en del. Word stöder vanliga kortkommandon som Ctrl+X, Ctrl+C och Ctrl+V, men det här smarta verktyget som kallas Office Clipboard kan lagra upp till 24 objekt (text och bilder) samtidigt.

Det är enkelt att komma åt Office-klippbordet:

När du är klar med ditt projekt kan du klicka på "Rensa allt" för att tömma urklipp. Detta håller inte bara ditt arbete privat, utan ger dig också en ny start för din nästa uppgift.

6. Exportera en Word-fil som PDF

PDF-filer är mycket praktiska för att dela filer samtidigt som layouten och formateringen behålls precis som den ursprungliga användaren avsett. Men hur konverterar du din Word-fil till PDF? Följ dessa enkla steg:

7. Importera en PDF-fil till en Word-fil

Det är enkelt att exportera en Word-fil som PDF. Men vad gör du om du vill redigera ditt arbete i en PDF-fil? Det finns många program för dokumentredigering, men du kan redigera din PDF genom att importera filen till Word.

Så här importerar du en PDF-fil till Word:

Alternativt kan du högerklicka på din PDF-fil och öppna den med Word.

Oroa dig inte för att Word varnar dig om potentiella begränsningar via en dialogruta. Redigera helt enkelt ditt dokument i Word, spara det och exportera det tillbaka till PDF om det behövs.

8. Omorganisera långa dokument

Funktionen Outline View kan vara praktisk när du arbetar med långa dokument i Word. Den ger dig en överskådlig punktlista över dokumentets innehåll utan alla bilder, och visar olika rubriknivåer och undertexter.

Det är perfekt för att förstå dokumentets innehåll utan att behöva bläddra oändligt genom flera sidor.

Följ dessa steg för att aktivera det:

9. Återställa gamla versioner av osparade filer

Det är tråkigt när datorn kraschar medan du arbetar i Word och du förlorar alla dina värdefulla data eftersom du glömt att klicka på Spara!

Men var inte rädd. Microsoft Word har en smidig filåterställningsfunktion som hjälper oss. Så här använder du den:

10. Aktivera autosparning i Word

Det finns ett annat sätt att förhindra att du förlorar ditt livsverk i Word. Du kan nu ansluta ditt Word-konto till molnet och aktivera funktionen AutoSave.

Om din dator skulle sluta fungera behöver du bara ansluta OneDrive till MS Word för att återställa data.

Eller så kan du göra detta genom att justera inställningarna för automatisk återställning:

11. Komprimera bilder i Word

Har du någonsin känt dig irriterad när du väntat på att dina Word-filer ska laddas? Du undrar varför det går så långsamt. Oftast beror det på att bilderna i dokumentet är tunga!

Om du vill att din fil ska öppnas snabbare måste du komprimera filen genom att minska storleken på bilderna. Det gör du i två enkla steg:

Tänk på att storleksändring av bilder också kan påverka deras kvalitet. Det är därför viktigt att hitta en balans!

Bonus: Konvertera Word till Excel!

12. Omorganisera snabbåtkomstverktygsfältet

Nu ska vi prata om snabbåtkomstverktygsfältet som finns precis under titelraden i Word. Det är ett av de mest använda verktygsfälten som innehåller alla dina viktigaste funktioner som Spara, Ångra, Gör om och till och med Autospar i nyare versioner av Word.

Det roliga är att du enkelt kan anpassa detta menyband för att göra dina favoritfunktioner och kommandon mer tillgängliga – klicka bara på den lilla pilen i högra hörnet av verktygsfältet.

Du kan också dra och släppa det här verktygsfältet var som helst i fönstret, till exempel precis under menyfliksområdet, för att få en mer organiserad arbetsyta.

13. Anpassa statusfältet

Har du någonsin lagt märke till fältet längst ner i Word-fönstret? Det kallas statusfältet och fungerar som din dokuments personliga assistent – det håller dig informerad om dokumentets funktioner och läslägen samtidigt som det innehåller en praktisk zoomreglage.

Här är några saker du kan göra med statusfältet:

14. Aktivera mörkt läge

Om du gillar mörkt läge eftersom det är skonsamt för ögonen har Microsoft något för dig. Med den här användbara funktionen kan du byta ut Word-dokumentets ljusa vita (och ofta bländande) bakgrund till en behaglig mörkgrå.

Här är en kortfattad beskrivning av hur du aktiverar det:

15. Växla mellan mörkt och ljust läge

Och om du känner för det kan du alltid återgå till ljusläget. Det är ganska enkelt att växla mellan lägena. Allt du behöver göra är att:

16. Få ett läsbarhetsbetyg

Vill du att dina läsare ska förstå din text bättre? Kontrollera dokumentets läsbarhetspoäng. En högre poäng är bättre och säkerställer att din text är enkel och tydlig.

Här är en snabb genomgång av hur du kan ta reda på din texts läsbarhetspoäng:

För Microsoft 365, följ dessa steg:

Denna poäng hjälper dig att förstå hur lätt det är att läsa din text.

Det finns två typer av läsbarhetspoäng i MS Word:

17. Ta bort extra mellanslag mellan texten

Fram till för några år sedan brukade ordbehandlare lägga till dubbla mellanslag för att förbättra läsbarheten i tryckta dokument. Idag, när allt sker online, har denna praxis blivit föråldrad. Trots detta håller vissa av oss fortfarande fast vid de gamla metoderna.

Men oroa dig inte! Vi kan åtgärda detta genom att följa fyra steg:

18. Ta bort extra mellanslag mellan stycken

Om du har problem med extra mellanslag efter dina stycken och vill minska dem till ett enda radmellanslag finns det ett enkelt sätt att lösa det.

Eliminera dubbla radavstånd genom att följa dessa steg:

Du kan göra detta flera gånger för att ta bort alla dubbla mellanslag tills det bara finns enkelradiga mellanslag mellan styckena.

Bonus: Lär dig hur du konverterar Word till Excel!

19. Kontrollera klistra in-alternativen

Vad gör du om du vill klistra in text från en annan fil men formateringen inte fungerar? Hur löser du detta problem? Så här gör du:

20. Utöka funktionerna för klipp, kopiera och klistra in med Spike

För de flesta av oss är Ctrl+C och Ctrl+V våra älskade kortkommandon! Men bara ett fåtal känner till den här mindre kända Word-funktionen, Spike.

Det är ett lagringsutrymme för flera snuttar som kan klistras in en eller flera gånger i din fil. Detta är ett användbart trick för att flytta separata textavsnitt när du omorganiserar en stor fil.

Så här kan du använda Spike i Word:

Om du vill se dina utdrag i Spike gör du följande:

21. Surfa på internet i Word

När du arbetar med ditt dokument behöver du inte längre öppna webbläsaren för att söka på internet. Du kan enkelt göra detta med hjälp av funktionen Smart Lookup i Word.

Så här gör du:

Ett nytt fönster öppnas på sidan med sökresultat från internet som är relaterade till den markerade texten. Du hittar allt från definitioner och förklaringar till bilder. Och det bästa är att du kan klicka på sökresultaten för att hitta mer information eller relaterat innehåll.

22. Visa dolda tecken i Word

Varje gång din Word-fil börjar krångla och textjusteringen blir fel är det troligt att det finns många dolda tecken som påverkar. För att avslöja dessa dolda mellanslag, tabbar och styckeavgränsningar i Microsoft Word, gör följande:

23. Ta bort dolda tecken i Word

Det är också möjligt att ta bort dessa dolda tecken samtidigt! Du kan använda funktionen "Sök och ersätt" för att hitta och ersätta dolda tecken. Så här gör du:

24. Lägga till ett kortkommando för ditt favoritkommando

Om det finns ett kommando som du gärna använder då och då är det bara att skapa ett kortkommando för det!

Gör så här för att tilldela ett önskat kortkommando till ditt favoritkommando i Microsoft Word:

25. Använda tangentbordet för att navigera på skärmen

Ett av de enklaste knepen i MS Word är att använda Alt-tangenten, som möjliggör snabb navigering och åtkomst till flera kommandon. Det underlättar verkligen arbetet eftersom det ökar effektiviteten i Word genom att ge snabb åtkomst till kommandon och navigeringsalternativ.

Så här gör du:

Begränsningar vid användning av Microsoft Word

Microsoft Word är visserligen ett av de bästa ordbehandlingsprogrammen, men det har fortfarande vissa begränsningar. Några av dessa är:

Framtiden för ordbehandling

Även om traditionella ordbehandlingsprogram som Microsoft Word fortfarande är populära, ligger framtiden för textproduktion i integrerade, kollaborativa och AI-drivna skrivverktyg.

Och ett av dem är ClickUp!

ClickUp Docs erbjuder olika funktioner för att skapa och redigera dokument, som du kan använda direkt i ClickUp. Det går utöver den isolerade upplevelsen hos traditionella ordbehandlingsprogram och erbjuder realtidsredigering, dokumentdelning och smidig kommunikation inom team.

ClickUp Docs är inte begränsat till enbart text. Du kan smidigt bädda in bilder, videor och andra multimediaelement och skapa rika och engagerande dokument som går utöver den statiska sidan. Denna mångsidighet gör ClickUp Docs lämpligt för olika behov av innehållsskapande, från rapporter och förslag till presentationer och marknadsföringsmaterial.

Om du till exempel förbereder ett projektförslag kan du använda inbäddade sidor för att organisera informationen på ett intuitivt sätt, lägga till uppgiftsfördelningar i dokumentet för att få praktiska insikter och till och med bifoga filer som referens.

Och när du kombinerar Docs med ClickUp Brain kan du njuta av superkrafter inom ordbehandling och brainstorming! Tänk dig smarta förslag på formuleringar, grammatik och till och med innehållsidéer som är anpassade efter din skrivstil och målgrupp. ClickUp Brain kan bli en ovärderlig assistent som förbättrar tydligheten, flytet och den övergripande kvaliteten i dina texter.

Använd ClickUp Brains AI Writer for Work för dess:

Det är ett praktiskt tekniskt skrivverktyg som hjälper dig att spara tid och fokusera på arbete som intresserar dig.

Det är uppenbart att ClickUp inte bara handlar om att skapa och redigera text – det handlar också om projektledning och teamsamarbete.

Lär dig Word

Vi vet att Word ofta är det självklara valet för både enkla skrivuppgifter och komplexa ordbehandlingsbehov. Att förstå dessa knep kan göra ditt (arbets)liv enklare och göra dig till en Microsoft Word-guru!

Men varför begränsa dig till Word när du kan integrera dokumentskapande med uppgiftshantering i ett enda verktyg? Med allt-i-ett-verktyg som ClickUp skriver du inte bara ord på en sida, utan skapar också åtgärdsbara objekt som kan spåras och hanteras inom ditt teams arbetsflöde.

Med tillgång till funktioner som en AI-skrivassistent, samarbetsredigering, mallar för brainstorming osv. kommer ditt skrivande att gå från bra till fantastiskt på nolltid.

Och det bästa av allt? Du kan låsa upp alla dessa funktioner helt gratis!

Registrera dig på ClickUp idag!

Vanliga frågor

1. Hur kan jag göra Microsoft Word mer attraktivt?

Förbättra utseendet på Word genom att välja snygga typsnitt, färgpaletter och tilltalande bilder eller diagram. Håll en snygg och konsekvent layout för ett polerat utseende.

2. Hur kan jag förbättra mina ordbehandlingsfärdigheter?

Höj din nivå genom att noggrant korrekturläsa för fel, organisera innehållet med tydliga rubriker och punktlistor och lära dig användbara kortkommandon för att arbeta snabbare.

3. Hur kan jag göra mina Word-dokument mer kreativa?

Väck din kreativitet genom att utforska unika teckensnitt, infoga former, SmartArt eller bilder och experimentera med sidkanter. Överväg att använda Word-mallar för att ge ditt dokument en distinkt och kreativ stil.