Om du har svårt att hantera flera team och projekt kan en matrisorganisationsstruktur göra hela skillnaden. Enkelt uttryckt är matrisorganisationsstrukturen bara ett sätt att förmedla information mellan alla teammedlemmar i flera avdelningar.
Till exempel rapporterar medlemmar i olika team till projekt- och funktionschefer (marknadsföring, ekonomi, produktionschefer osv.), som sedan rapporterar till verkställande direktören.
Detta förbättrar kommunikationen mellan teamen och eliminerar behovet för teammedlemmarna att samordna eller omorganisera sig varje gång ett nytt projekt startar.
Om du vill veta följande:
- Vad är en matrisorganisationsstruktur?
- Olika typer av matrisstrukturer
- Varför det är ett bättre sätt att driva projekt
- Hur du bygger din egen matris
- Några viktiga exempel från framstående företag
Då kommer du att älska denna utförliga guide.
Är du redo att gå in i matrisen? Då sätter vi igång.
Vad är en matrisorganisationsstruktur?
I den klassiska, toppstyrda organisationsstrukturen står VD högst upp, medan COO (operativ chef), CFO (ekonomichef) och avdelningschefer kommer därefter.
I en horisontell struktur rapporterar copywriters till den kreativa chefen, som rapporterar till marknadschefen, som i sin tur rapporterar till VD. Du förstår vad jag menar. Rapporteringen är linjär, och alla från marknadsföring, försäljning, design och utveckling till ekonomi- och HR-team följer samma rapporteringsstruktur.
Den traditionella topp-ned-strukturen är mindre komplex än den matrisbaserade organisationsstrukturen. Dels kan den matrisbaserade organisationsstrukturen innebära att teammedlemmar rapporterar både till sin avdelnings- och funktionschef och till projektledare som också rapporterar till sina avdelningschefer.
Det är därför den top-down-baserade organisationsstrukturen är trädliknande medan den matrisbaserade organisationsstrukturen har en rektangulär form.
Det är värt att nämna att matrisorganisationsstrukturen förenar och balanserar flera typer av organisationsstrukturer. Den ger projektledare en ny befälsordning utöver funktionella chefer, vilket är anledningen till att vissa kallar den för två-chefsmatrisen.
Projektledare som arbetar med storskaliga projekt där en mångfald av talanger ingår:
- Hantera talanger över avdelningsgränserna och skapa solida och mångsidiga projektteam.
- Maximera de resurser som redan finns till förfogande,
- Hjälp alla att inse hur viktigt teamarbete är och uppmuntra teammedlemmarna att samarbeta, kommunicera och leverera i tid och inom budget.
I slutändan bidrar detta till att skapa bättre texter, produkter och kundupplevelser. 🤝
Typer av matrisorganisationsstrukturer
Matrisorganisationer kan vara svaga, balanserade eller starka, beroende på hur makten mellan projektledare och funktionschefer fördelas.
Låt dig dock inte luras av namnen, eftersom en svag matris inte nödvändigtvis är sämre än en stark, vilket skiljer sig från projekt till projekt och från företag till företag, och dessa roller är ganska flytande.
Projektledare har mycket liten auktoritet och beslutsmakt i en svag matris. Denna typ av matris kallas svag eftersom funktionella chefer ansvarar för projektets budget och tidsplan, och projektledarnas auktoritet är mycket begränsad.
I balanserade matrisstrukturer rapporterar teammedlemmarna till avdelnings- och projektledare med lika stor makt och auktoritet. Den balanserade matrisen kan vara den bästa eftersom den eliminerar potentiella konflikter mellan ledare, håller kommunikationen öppen och gör det enkelt att nå framgångsrika projektleveranser.
Som du redan kan dra slutsatsen har projektledare i en stark matris mer befogenhet än funktionella chefer att fördela resurser på rätt sätt och planera budgetar med fria händer.
Hur fungerar en matrisorganisationsstruktur och vilka är fördelarna?
Vissa tycker att matrisstrukturen är förvirrande eller överväldigande, helt enkelt för att den vanligtvis innefattar flera befälskedjor och rapporteringsstrukturer. Sanningen är att den är mycket mindre komplicerad än den verkar vid första anblicken!
Om du skapar en genomtänkt projektplan, tilldelar och hanterar tillgångar på ett effektivt sätt och utvecklar en kommunikationsplan kommer allt att gå bra. 👌
Samarbete inom och mellan team samt gemensam resursplanering leder till högre produktivitet inom de flesta matrisorganisationer. Matrisstrukturen kompenserar för svagheterna i strukturen med en enda chef, och denna dualitet i befogenheterna kan bidra till bättre produkter eller tjänster.
Låt oss nu ta en titt på några av fördelarna med att implementera en matrisorganisationsstruktur!
Främjar kommunikation mellan avdelningar
Till skillnad från top-down-organisationer uppmuntrar matrisstrukturen kommunikation mellan teammedlemmar och deras respektive funktioner och projektledare.
Vi vet att det kan kännas lite konstigt att ha två (eller ibland ännu fler) chefer och rapportera till dem. Men att samarbeta med viktiga beslutsfattare kan faktiskt underlätta utbytet av information och expertis och förbättra relationerna inom hela organisationen.
Att schemalägga möten regelbundet är ett utmärkt sätt att stärka samordningsprocessen avsevärt.
Förbättrar medarbetarnas engagemang
Att vara en del av flera team och rapportera till flera chefer ökar medarbetarnas engagemang. Anledningen till detta är enkel. Det får dem att känna sig som en aktiv del av alla projekt. Medarbetare älskar när de kan göra skillnad och bidra till att driva projektet från start till mål.
Dessutom sparar du pengar genom att rekrytera internt, eftersom du annars skulle behöva lägga pengar på omkostnader om du anställde ny personal varje gång du skulle arbeta med en ny produkt eller tjänst.
Detta ger också dina anställda en chans att bryta monotonin i sin arbetsrutin, hjälper dem att utöka sina färdigheter, uppnå mål i snabbare takt och leverera projekt snabbare.
Gör det möjligt för ledare att sätta upp tydliga projektmål
Att rapportera framsteg till avdelningschefer och projektledare samt till ledningen bidrar till att skapa större tydlighet kring målen, stärka projektmålen och leverera snabbare.
Stärker lagarbetet
Matrisen gör det möjligt för teammedlemmarna att skapa dynamiska kopplingar mellan varandra och stimulerar utvecklingen av kreativa idéer, vilket leder till ett förbättrat och smidigt teamsamarbete.
4 användningsfall och exempel på matrisorganisationsstrukturer
I det här avsnittet går vi igenom fyra användningsfall och exempel på matrisorganisationer för att se hur andra framgångsrika företag har implementerat denna metod. Alla dessa exempel har skapats med hjälp av ClickUp Whiteboard-funktionen , där du kan börja med ett tomt canvas eller använda en av ClickUps mallar för att komma igång snabbare!
1. Exemplet med Philips
Detta exempel förklarar visuellt något som vi redan har nämnt i ett av de tidigare avsnitten. Matrisorganisationen har en ganska triangulär form, medan den top-down-baserade organisationen har en trädliknande form.
I det första exemplet kan du se att försäljnings-, ekonomi- och IT-team rapporterar till kommersiella, ekonomiska och tekniska chefer, som sedan rapporterar till både den nationella organisationen och produktdivisionen (PD). Detta förklarar de två befälskedjorna som också nämnts flera gånger i artikeln.
Det andra exemplet visar rapportering till en enda myndighet. Försäljnings-, ekonomi- och IT-team rapporterar till kommersiella, ekonomiska och tekniska chefer, som rapporterar till den nationella organisationen som rapporterar till produktdivisionen.
2. Exempel från Starbucks
Här är ett exempel på hur Starbucks tillämpar den matrisbaserade organisationsstrukturen. Vi använde Whiteboard för att visuellt återge den rapporteringsstruktur som det populäraste kaféet tillämpar i sin verksamhet. ☕
Låt oss föreställa oss att dessa fyra geografiska divisioner (Nordamerika, Asien, Latinamerika och EMEA) är projektledare.
Vi har alltså seniora vice VD:ar som rapporterar till verkställande vice VD:ar som rapporterar till koncernchefer, som i sin tur rapporterar till någon av de ovannämnda divisionerna. Slutligen rapporterar varje division till den globala enheten, som sedan rapporterar till VD:n.
3. Teknik- och marknadsavdelningen
Återigen kom Whiteboard-vyn väl till pass, och vi ville visa hur marknadsavdelningar kan tillämpa matrisorganisationen. Kort sagt – du kan enkelt skilja mellan projektledare och innehållschef, kreativ chef, chef för efterfrågan och chef för produktmarknadsföring.
Teammedlemmarna arbetar tillsammans med uppgifterna och rapporterar till projektledarna och de ovan nämnda direktörerna. Projektledarna rapporterar till projektledarens direktör, medan projektledarens direktör och andra direktörer sedan rapporterar till marknadschefen (CMO), som rapporterar till VD.
Vi kan tillämpa denna typ av organisationsstruktur på andra avdelningar inom alla ingenjörsföretag (ekonomi, drift etc.), och användning av callcenter-programvara har också visat sig vara ett värdefullt tips för att förbättra kommunikationskanalerna.
4. Exempel på reklambyrå
Sist men inte minst, här är ett exempel på hur en reklambyrå kan tillämpa matrisstrukturen i sin verksamhet.
Du kan se att olika teammedlemmar (varumärkesspecialist, bloggansvarig, videoproducent etc.) rapporterar till avdelningschefer (marknadsförings-, produktions-, kreativ- och innehållsansvariga) och två projektledare.
Projektledare två rapporterar till projektledare ett, som rapporterar till chefen för PM. Funktionella chefer rapporterar sedan till chefen för marknadsföring, produktion och redaktionschefen, medan både chefen för PM och chefen för marknadsföring, produktion och redaktionschefen rapporterar till byråns VD.
Detta är bara några exempel på matriser som du kan använda som inspiration. Det finns olika sätt att strukturera en balanserad matrisorganisation. Om du vill skapa din egen matrisorganisation kan du enkelt göra det i ClickUps whiteboard-funktion, precis som jag gjorde när jag skapade exemplen ovan.
Du kan börja med ett tomt dokument och använda dra-och-släpp-funktionen för att enkelt skapa dina ideala organisationsstrukturer. Och om du behöver hjälp att komma igång eller helt enkelt vill ha ett solidt ramverk att utgå ifrån, kan du använda mallen för organisationsschema på whiteboard som en hjälp!
Nu är det din tur att skapa din egen matrisorganisationsstruktur
Vi har redogjort för den fantastiska matrisorganisationen och försökt förklara hur du kan få den att fungera bra när du arbetar med komplexa projekt.
Du kan välja att bädda in ditt företags diagram på din webbplats för att informera kunderna om hur ditt företag fungerar.
Idén att rapportera till flera ledare förbättrar samarbetet, gör medarbetarna mer engagerade, stimulerar kreativiteten, eliminerar overheadkostnader och resulterar i bättre lösningar. För att kunna implementera matrisstrukturen behöver du dock också arbeta med ett verktyg som är lika kraftfullt som strukturen själv – ClickUp!
Börja använda den idag för att få tillgång till hundratals funktioner som hjälper hela din organisation att hantera och leverera projekt effektivt, samt verktyg som hjälper dig att skapa en effektiv matrisorganisation. 🚀
Gästskribent:
Alladdine Djaidani är digital marknadsförare och grundare av HustlerEthos.com