Hur man skapar en fantastisk projektplan för bättre teamsamarbete

Vill du skapa en projektplan för ditt team?

Sök inte längre!

Oavsett hur komplex ditt projekt är, så har vi lösningen för dig!

I den här artikeln hjälper vi dig att utforma en omfattande projektplan för bättre teamsamarbete. Vi ger dig en steg-för-steg-genomgång av vad du måste göra. Du får också några användbara mallar för projektplaner så att du kan komma igång med en modellprojektplan direkt.

Nu kör vi igång...

Vad är en projektplan?

En projektplan beskriver de steg som krävs för att slutföra ett projekt. Den identifierar projektets omfattning, resultat, mål och deadlines.

Utan en projektplan kommer du inte att ha klarhet om:

En väl utformad projektplan sparar massor av tid och pengar. Det är det mest pålitliga sättet att uppnå dina projektmål inom utsatta tidsramar.

Viktiga komponenter i en framgångsrik projektplan

1. Budget

En bra projektplan innehåller alltid en rekommenderad budget. Det är ett enkelt sätt att hålla koll på dina utgifter och se till att projektet förblir lönsamt.

2. Detaljerade arbetsuppgifter

Din projektplan bör innehålla en arbetsfördelning av alla uppgifter och deluppgifter som är kopplade till projektet.

3. Projektplan

En projektplan måste innehålla en projektplanering för att projektet ska flyta smidigt. Du bör kartlägga projektets tidsplan för att säkerställa att du håller dina deadlines.

4. Resurshantering

Din projektplan måste ta hänsyn till de resurser du har till ditt förfogande för att kunna hantera dem effektivt. Dessa resurser kan vara saker som arbetskraft, programvara, hårdvara eller tid.

5. Kommunikationssystem

Din projektplan måste tydligt kommunicera projektets mål och förväntningar. Dessutom bör det finnas programvara och system på plats så att ditt projektteam kan kommunicera enkelt.

6. Projektets omfattning

En framgångsrik projektplan beskriver tydligt projektets omfattning. Den definierar målen och vad som ingår i projektets ansvarsområde. Detta hjälper dig att undvika scope creep – vilket kan bromsa dina framsteg drastiskt.

7. Projektresultat

En projektledare kan använda projektplaner för att specificera mål, milstolpar och leverabler för varje projektfas.

Hur man skapar en fantastisk projektplan

Det är inte svårt att planera ett projekt på ett framgångsrikt sätt, men det kan ta tid om du inte är säker på hur du ska gå tillväga. För att spara tid åt dig har vi delat upp planeringsprocessen i nio enkla steg som du lätt kan följa.

Steg 1: Gör din research

Innan du skapar en projektplan måste du gå igenom all tillgänglig information. Du måste förstå vad kunden (intern eller extern) vill ha och vad de vill uppnå.

Gå igenom alla viktiga dokument och projektrelaterad kommunikation noggrant. Det kan vara diskussioner du har haft med kunden, idéer du har skrivit ner, preliminära data du har samlat in – allt.

Att använda en wiki eller ett dokumenthanteringsverktyg som ClickUp docs är det enklaste sättet att hålla all denna information organiserad på ett ställe.

Det är först när du har en grundlig förståelse för vad du ska arbeta med som du kan utforma en modellprojektplan för det.

Steg 2: Ställ dig själv rätt frågor

När du har all information på plats är det dags att börja arbeta med din projektplan. Innan du startar ett projekt är det alltid viktigt att känna sig bekväm med det.

Ställ dig själv följande frågor:

Genom att ta itu med dessa frågor i ett tidigt skede minskar risken för att oväntade problem dyker upp längre fram. Du har gjort din hemläxa och är nu redo att börja arbeta med ditt projekt.

Steg 3: Samarbeta med ditt team

De flesta projektledare involverar inte sitt team i hela projektplaneringsfasen. Teamet ansvarar för att genomföra planen, inte för att utforma den, eller hur?

Detta leder till stora problem i din arbetsfördelningsstruktur.

Eftersom du aldrig tog hänsyn till ditt teams åsikter kan de ha problem med vissa projektmål, leveranser eller milstolpar. Nu sitter du fast med en projektplan som inte stämmer överens med ditt teams kapacitet eller ambitioner. Du kan antingen börja om och utarbeta en ny plan eller fortsätta med den nuvarande planen som kommer att överskrida deadlines eller inte uppfylla dina förväntningar.

Inget av alternativen är idealiskt.

Projektledare kan undvika detta dilemma genom att involvera sitt team i projektplaneringsprocessen tidigt. De kan till exempel schemalägga ett uppstartsmöte. Det är ett enkelt steg som kan kraftigt minska risken för att projektet överskrider budgeten och slutdatumet.

Steg 4: Sätt upp mål, resultat och prioriteringar

När du har samlat ditt team kan du börja diskutera projektets omfattning. Projektets omfattning inkluderar dina mål, prioriteringar och projektresultat.

Låt oss titta på var och en av dessa delar.

A) Mål

Det första steget i denna process är att bestämma projektmålen. Förutom större projektmål som projektets slutförande och lanseringar måste du också hålla koll på mindre mål. Dessa kan omfatta projektmål relaterade till:

Kom ihåg att dessa mindre mål är viktiga i det stora hela och kommer att spela en stor roll för projektets framgång. När ditt team har en tydlig bild av vad de ska göra kan de sätta igång direkt.

B) Leveranser

Varje mål som sätts upp av en projektledare bör ha ett resultat kopplat till sig. Det är viktigt att tydligt definiera dessa resultat för ditt team innan de påbörjar sitt projekt. Detta ger dem en konkret bild av vad som förväntas av dem och hur de kan gå vidare.

Projektleveranser behöver inte bara vara konkreta saker som rapporter och filer. När du arbetar med programvara kan till exempel utvecklingen av ett färgschema betraktas som en leverans.

Allt en leverans behöver göra är att visa bevis på att ett projekt går framåt genom en fas. När du har dessa på plats kan ditt team enkelt klara av sina arbetsuppgifter.

C) Prioriteringar

Att sätta prioriteringar för dina projektmål är en annan viktig del av projektplaneringsprocessen. Att koppla prioriteringar till mål hjälper ditt team att förstå vilka uppgifter som är viktiga vid en viss tidpunkt.

Det är till exempel viktigare att se till att ett registreringsformulär samlar in data i ditt CRM-system än att hitta det perfekta färgschemat för formuläret.

Steg 5: Delegera

”Om du verkligen vill växa som entreprenör måste du lära dig att delegera.”

– Richard Branson, brittisk entreprenör

Det är förståeligt att en projektledare känner sig frestad att övervaka alla arbetsprocesser. De vill ju att allt ska gå smidigt och undvika problem, eller hur?

Problemet med den metoden är att du saktar ner allt. Genom att låta allt gå via dig skapar du stora flaskhalsar i teamets arbetsflöde.

Delegering är en viktig del av projektplaneringen. Du måste lita på att ditt team får saker gjorda, annars kommer du aldrig att utvecklas som företag.

Att inkludera ditt team i planeringsprocessen kan vara otroligt hjälpsamt här. Eftersom de känner till sina egna förmågor är de bättre rustade att förstå om de kan hantera en uppgift. Detta gör delegeringsprocessen till ett samarbete där ingen tar sig vatten över huvudet.

Steg 6: Planera din projektplan i ett Gantt-diagram

När du har bestämt mål, resultat och personal kan du börja planera projektets tidsplan i ett Gantt-diagram.

Tycker du att Gantt-diagram är föråldrade?

De har faktiskt utvecklats en hel del! Om du använder ClickUp Gantt-diagram kommer du att upptäcka hur coola de faktiskt kan vara!

Det här är ett utmärkt sätt att ge ditt team en visuell översikt över vad som väntar. Ditt Gantt-diagram innehåller varje uppgift, ansvarig person och förfallodatum. Allt ditt team behöver är en snabb blick för att veta vad som väntar härnäst.

Gantt-diagram är särskilt användbara för att kartlägga milstolpar, som kan fungera som kontrollpunkter för ditt team. Det är också ett utmärkt verktyg för att inventera dina uppgiftsberoenden och hantera dina uppgiftsprioriteringar. Om du har ont om tid kan du alltid beräkna ett projekts kritiska väg för att identifiera det snabbaste sättet att få saker gjorda.

För mer information om vad en kritisk väg är och hur du beräknar den i ClickUp, klicka här.

Steg 7: Acceptera att saker och ting inte alltid går enligt plan

Du kan inte förbereda dig för det oväntade, men du kan minimera den skada det kan orsaka projektets framsteg.

Lämna alltid lite utrymme i projektplanen för att hantera eventuella problem. Inget projekt går någonsin exakt som planerat – men det är inte nödvändigtvis något dåligt. Så länge du ser dessa vändningar som en lärprocess och anpassar dig kommer allt att gå bra.

Steg 8: Fortsätt kommunicera med ditt team

Det är viktigt att alltid ha en direkt kommunikationslinje med ditt team under ett projekt. Det ger dem en kanal för att kommunicera eventuella projektuppdateringar eller problem. Du kan enkelt göra en översikt över projektets status och rekommendera ytterligare åtgärder.

Kommunikationskanaler hjälper också ditt team att samarbeta med varandra. Ofta involverar projektuppgifter flera personer och de måste arbeta tillsammans för att få saker gjorda. Att ha en robust kommunikationskanal som kan hantera bilder, videor och filer som ClickUp-kommentarer är ett utmärkt sätt att få ditt team att samarbeta på ett smidigt sätt.

Steg 9: Genomför en granskning och analys efter projektet

Det är viktigt för projektledare att genomföra en utvärdering efter projektet. Detta hjälper dig att utvärdera hur effektiv din projektplan var och lösa eventuella problem som uppstod.

Involvera ditt team och låt dem uttrycka vad de gillade och ogillade med projektets upplägg. Det är värdefull feedback som hjälper dig att utforma en mer teamvänlig plan i framtiden.

Hur ClickUp kan hjälpa till med projektplanering

Projektplanering kan vara en komplex process, men ClickUp kan hjälpa dig att effektivisera den. Den har allt du kan önska dig av en projektledningsprogramvara:

Och det är bara början!

Här är en närmare titt på hur ClickUp kan hjälpa dig att genomföra din projektledningsplan med lätthet:

Krav nr 1 för projektplanering: Skapa en ordnad projektmiljö

En av de viktigaste delarna av projektplaneringen är att skapa en projektplats som är snygg och ordnad. Ditt team behöver ha en tydlig plats för att organisera sig och arbeta tillsammans med projektaktiviteterna. Varje projekt behöver en plats som innehåller:

ClickUp-lösning: Organiserad projekthierarki

ClickUp ger ditt team ett strukturerat utrymme för att organisera alla projektrelaterade aktiviteter. ClickUps struktur ser ut så här: Arbetsplats > Utrymme > Mappar > Listor > Uppgifter > Deluppgifter.

Här är en närmare titt på var och en av dessa nivåer:

Arbetsplats: Detta är den högsta nivån i hierarkin där du delar upp ditt företag i enskilda team.

Utrymmen: Det här är platser som är avsedda för särskilda undergrupper i ditt team, till exempel ”produktledning ” eller ”testning”.

Mappar: Här lagrar du projektrelaterade listor.

Listor: Här listas alla dina enskilda projekt.

Uppgifter: Det är här det mesta av arbetet sker. Varje uppgift har sina egna deluppgifter, detaljerade projektbeskrivningar, kommentarer och mycket mer.

Deluppgifter: Varje uppgift kan delas upp i separata deluppgifter.

Checklistor: Du kan bädda in en checklista eller att göra-lista i arbetsuppgifter eller deluppgifter. Du kan till exempel ha en checklista för kvalitetskontroll för testning av programvara.

Krav nr 2 för projektplanering: Sammanställa detaljerad projektinformation

En modellprojektplan ger ditt team tillgång till all projektrelaterad information. Detta är viktigt eftersom de kan göra en översikt över vad de arbetar med och hjälpa dig att utforma en strategi för att ta itu med ett projekt.

ClickUp-lösning: ClickUp Docs

ClickUp Docs är ett inbyggt wiki-verktyg för ditt företag. Du kan använda det som en kunskapsbas för att lagra viktig företagsinformation och projektrelaterade dokument. Eftersom dessa dokument lagras tillsammans med sina relevanta projekt kommer ditt team inte att ha några problem att komma åt dem.

Här är några användbara funktioner i Docs:

Med ClickUp Docs kan du enkelt skapa en detaljerad informationssamling som ditt team kan använda som referens.

Krav nr 3 för projektplanering: Samarbetsbaserad idéskapande

Det är viktigt att involvera ditt team i projektplaneringsfasen. Genom att inkludera deras synpunkter i dina planeringsstrategier kan du utforma en projektledningsplan som är anpassad efter deras förmågor.

ClickUp-lösning: Integrerade tankekartor

Med ClickUps tankekartor kan du inkludera ditt team i projektplaneringsfasen. De kommer att tycka att det är enkelt att skriva ner sina tankar och utarbeta en plan som fungerar bäst för dem själva och projektet.

Eftersom ClickUps tankekartor är inbyggda är det enkelt att överföra dessa idéer till ditt projektutrymme och sätta igång med dem!

Krav nr 4 för projektplanering: Prioriteringar och beroenden

Ditt projektledningsverktyg måste stödja uppgiftsprioriteringar. Detta hjälper ditt team att ta itu med de viktigaste uppgifterna först och få dem ur vägen.

En annan viktig uppgift är att se till att ditt team utför uppgifterna i rätt ordning. Ett bra sätt att göra detta är att blockera uppgifterna tills vissa tidigare uppgifter har slutförts.

ClickUp-lösning: Kraftfulla prioriteringar och beroenden

ClickUp har funktioner för uppgiftsprioritering och beroenden som säkerställer att ditt projekt alltid fortskrider smidigt. Här är en närmare titt på varje funktion:

Prioriteringar

Med ClickUp kan du lägga till prioriteringar för varje uppgift för att meddela ditt team vad som behöver göras först. Dessa prioriteringar har också ett praktiskt färgkodat system för enkel identifiering:

Eftersom denna färgkodning är standard i hela ClickUp kommer ditt team inte att ha några problem att identifiera prioriterade uppgifter, oavsett vilket projekt de arbetar med. De har också möjlighet att filtrera och sortera uppgifter efter prioritet för att göra dem lättare att hantera.

Beroenden

ClickUp ger dig massor av olika beroenden för att säkerställa att ditt team utför aktiviteterna i rätt ordning. Här är en titt på vad du får i ClickUp:

Väntar på beroende: Detta meddelar ditt projektteam att de inte ska påbörja denna uppgift förrän en tidigare uppgift är slutförd.

Blockering av beroende: Detta förhindrar att en uppgift påbörjas innan en tidigare uppgift har slutförts.

Varning om beroende: ClickUp varnar användare för att stänga en uppgift när den väntar på att en annan ska slutföras.

Avblockera aviseringar: Ditt projektteam får aviseringar när en uppgift har avblockerats så att de kan börja arbeta med den.

Med ClickUps beroenden behöver du inte oroa dig för att manuellt informera ditt team om rätt uppgiftsordning. ClickUp gör det automatiskt åt dig!

Krav nr 5 för projektplanering: Delegering

Du måste delegera uppgifter till olika teammedlemmar för att säkerställa att arbetsbelastningen fördelas jämnt. Din projektledningsprogramvara måste ge dig ett effektivt sätt att fördela uppgifter och meddela teammedlemmarna vad de ska göra.

Om du inte har en sådan måste du genomföra processen manuellt, vilket kan vara opraktiskt – särskilt när du arbetar med komplexa projekt.

ClickUp-lösning: Tilldelade kommentarer

ClickUps funktion för tilldelade kommentarer gör det otroligt enkelt att tilldela en uppgift till en teammedlem. Allt du behöver göra är att tilldela en kommentar till en person så omvandlas den till en uppgift.

ClickUp skickar också ett meddelande om detta så att det inte glöms bort. De har också möjlighet att markera en kommentar som löst när de är klara. Detta eliminerar behovet av uppföljning för att se om de har slutfört det eller inte.

Krav nr 6 för projektplanering: Schemaläggning med Gantt-diagram

Att schemalägga ditt projekt i ett Gantt-diagram är en oerhört viktig del av din planeringsprocess. Det ger ditt projektteam en visuell översikt över vad som pågår och låter dig göra snabba ändringar i schemaläggningen. Utan ett Gantt-diagram blir det svårt att se helheten och du kommer inte att kunna planera dina uppgifter lika effektivt.

ClickUp-lösning: Inbyggda Gantt-diagram

ClickUp har kraftfulla inbyggda Gantt-diagram som gör det enkelt att kartlägga ditt teams framsteg i ett projekt. ClickUps Gantt-diagram kan:

Krav nr 7 för projektplanering: Kommunikation

Kommunikation är en viktig del av alla projektledningsplaner. Du måste kommunicera med ditt team för att hålla koll på projektets framsteg. En effektiv kommunikationskanal kan också lindra eventuella farhågor som ditt team kan ha om ett projekt. Om de har några tvivel kan de enkelt uttrycka dem.

ClickUp-lösning: Kraftfulla kommentarer

ClickUp-uppgifter har inbyggda kommentarsektioner som gör det enkelt för ditt team att kommunicera med varandra under ett projekt. Här är vad du kan göra med ClickUp-kommentarer:

Mallar för projektplanering

En projektplanmall är ett utmärkt sätt att omedelbart komma igång med planeringsprocessen. Kopiera bara din projektinformation till en projektplanmall så är du redo att sätta igång!

När du börjar använda ClickUp får du tillgång till alla dessa mallar så att du kan planera ditt projekt direkt.

Mall för projektledning

Använd mall

RoadMap – Gantt View-mall

Mall för projektplan

Använd mall

RoadMap – Mall för tavelvy

Projektledning – Gantt-vy-mall

Slutsats

Att planera ett projekt är inte den enklaste uppgiften i världen. Men det behöver inte heller vara raketforskning.

Med ett bra projektledningsverktyg som ClickUp har du allt du behöver för att genomföra en effektiv projektplan!

Varför inte registrera dig på ClickUp och uppleva det själv?