5 tips för att optimera din kostnadshantering och teamets arbetsflöde

Antonio är en ordkonstnär på Tribal Credit, ett finansbolag som skräddarsyr tjänster för nystartade företag. Han har över fem års erfarenhet av att berätta historier om beslutsfattare inom offentlig verksamhet och nu även inom finans och entreprenörskap. När han inte är på jobbet och testar sin koffeintolerans tränar han muay thai eller läser skönlitteratur.

Att balansera ett företags snabba tempo med en uppgift som kräver precision, såsom kostnadshantering, blir alltmer utmanande för produktiviteten.

En rapport från SAP Concur visar att 6 av 10 anställda har lämnat in minst en felaktig utgiftsrapport och att minst 33 % har lämnat in dokument med fem eller fler fel.

För att hitta sådana felaktigheter måste medarbetarna granska varje post utan garanti för att hitta dem. Detta kan leda till höga kostnader och efterlevnadsrisker.

Idag finns det hanteringsverktyg som är särskilt avsedda för att lösa dessa problem och mäta produktiviteten för att identifiera våra möjligheter.

Så varför är detta fortfarande ett problem?

Utmaningen är inte bristen på tillgängliga verktyg, utan det ökande antalet. Ekonomichefer måste välja vilka verktyg och tjänster som är optimala för teamets prestanda, och ofta är denna uppgift i sig ett besvär.

Om ditt team behöver en liten knuff är vi här för att hjälpa dig.

Här är fem tips för att öka produktiviteten och precisionen hos ditt kostnadshanteringsteam.

Men först och främst.

Vad gör ett kostnadshanteringsteam?

Minns du din första affärsresa? Vi minns den, och vi minns också att vi tappade bort båda våra flygbiljettkvitton, så vi kunde inte lämna in dem till ekonomiavdelningen. Oundvikligen fick vi den klassiska besvikna blicken.

För att förhindra problem som de ovan nämnda kontrollerar ett kostnadshanteringsteam att alla utgifter är motiverade och ligger inom projektets budget, med hjälp av alla biljetter, fakturor eller kvitton som du samlat in under resan för att säkerställa ansvarsskyldigheten i företagets verksamhet. I grund och botten är de företagets kassaflödesväktare och deras arbete är avgörande för den finansiella hälsan!

Utan ett kostnadshanteringsteam med en så viktig funktion kan det vara skadligt för hela verksamheten. För inget företag i världen vill ju ta slut på pengar, eller hur?

Tänk dig följande: CB Insights hävdar att brist på likvida medel är den främsta anledningen till att nystartade företag misslyckas. Efter att ha analyserat över 100 efterhandsrapporter insåg de att felaktiga kostnadsprognoser var en av de främsta anledningarna till att de inte kunde säkra investerarnas deltagande i ytterligare finansieringsrundor.

Det är därför en rätt kombination av verktyg och tjänster som kan öka produktiviteten för ett kostnadshanteringsteam kan gynna hela organisationen.

Tips nr 1: Spårning i realtid

Förr i tiden, när utgifterna hanterades på papper, var en enhet som kunde visa när, var och hur pengarna spenderades i realtid den heliga graal för redovisningsavdelningar.

Företag behöver kostnadsteam som kan förutse potentiella avvikelser, eftersom det alltid är bättre att vara proaktiv och vidta åtgärder så snart som möjligt.

Baserat på jämviktspunkten för varje verksamhetsperiod kan teamen sätta ett utgiftstak och använda en instrumentpanel som gör det möjligt för dem att i realtid följa hur pengarna flödar och se eventuella problem.

Hack nr 2: Skapa en rapport med några få klick

Aberdeen Group uppskattar att hanteringen av en enda utgiftsrapport kostar små och medelstora företag i genomsnitt 35 USD.

Tycker du inte att det skulle vara billigare att dubbelkolla än att göra om det?

Spendera mindre tid på att skapa rapporter och ge ditt team utrymme att kontrollera inkonsekvenser.

Genom att använda programvarulösningar som ClickUps Dashboard och deras verktyg för att skapa rapporter kan teamet optimera sin produktivitet och minska den tid som krävs för att skapa en rapport.

Du kan också skapa ett eget kontrollcenter för hela teamet. På så sätt får du värdefull insikt i teamets arbete och kan identifiera var du kan förbättra kostnadsrapporteringsprocessen för att minska kostnaderna.

📌 Proffstips: Titta på ClickUp University: Utnyttja rapportering med instrumentpaneler

Hack nr 3: Berätta historien och bygg broar

Det är inte ovanligt att ekonomiteam (och ekonomer i allmänhet) har svårt att förmedla sina kunskaper och insikter på ett tillgängligt och övertygande sätt—åtminstone för den oinvigde.

När Edward Tufte (den som Bloomberg kallar diagrammens Galileo ) fick frågan varför grafer och diagram bara var torra sammanställningar av tråkiga statistiska uppgifter, svarade han:

Om statistiken är tråkig, då har du fel siffror.

Undvik tråkiga rapporter, inte bara för att det är roligare, utan framför allt för att det blir tydligare.

Inför visuella hjälpmedel och berättartekniker i ditt arbetsflöde, så kommer du att se hur mycket du kan förbättra kommunikationen mellan teamen.

Hack nr 4: Enkel beslutsfattande

Ekonomichefer och beslutsfattare kan fokusera nästan helt på planering och strategi om teamet kan generera insikter med kvalitetsdata i realtid* – tack vare verktyg som en instrumentpanel och rapportering med ett klick.

Enligt Gartners årliga CFO-undersökning är avancerad dataanalys den högsta prioriteringen för finanschefer under 2021.

Vikten och komplexiteten av avancerad dataanalys och digitala verktyg i omvandlingen av ekonomiavdelningar kommer att vara avgörande för att intressenterna ska kunna ta sitt arbete till nästa nivå.

Det är avgörande att ha rätt tjänsteleverantörer för att underlätta övergångsprocessen.

Bonus: Mallar för huvudbok

Hack nr 5: Investera i ditt team

En studie från AMI-Partners visade att ett ekonomiteam kan spara upp till 500 timmar per år och medarbetare genom att använda en integrerad lösning för utgifter, resor och fakturor.

Genom att integrera tjänster som är dedikerade till kostnadshantering kan de återinvestera den tid de sparar på avgörande aktiviteter, såsom:

Varje resurs du investerar i för att ge ditt team tid att fokusera på det som är viktigt, snarare än det som är brådskande, gör skillnaden mellan en ledning som ökar produktiviteten och en som inte gör det.

Och för den delen, för att öka företagets chanser att vara ekonomiskt sunt.

Framgångsrik kostnadshantering börjar här

Bron som byggts mellan projektledningsmetoder och praktiska knep med ekonomi- och kostnadshanteringsteam syftar till att optimera arbetsflöden.

Genom att samla in data och göra den tillgänglig på ett enda ställe får de allt de behöver för att kunna agera utan att behöva kämpa med överbelastning.

Det är viktigt att placera kostnadshanteringsteamet i produktivitetens framkant med rätt verktyg och toppmodern innovation.

Glöm besvikna blickar från dina kollegor på grund av saknade flygbiljetter.