Hur mäter man produktiviteten på arbetsplatsen?

Visste du att oengagerade medarbetare kostar den amerikanska ekonomin hela 1,9 biljoner dollar i förlorad produktivitet per år?

Produktiva medarbetare är en tillgång för alla företag. De hinner med mer på kortare tid, vilket ökar företagets intäkter utan att personalstyrkan behöver utökas.

Organisationer investerar betydande tid, verktyg och resurser i att mäta medarbetarnas produktivitet. Detta arbete hjälper inte bara till att identifiera högpresterande medarbetare och planera bonusar och incitament. Det gör det också möjligt för företag att hitta flaskhalsar och ineffektiva processer som påverkar medarbetarnas kollektiva produktivitetsnivåer.

Men först, vad är produktivitet? Är det antalet utförda uppgifter, arbetade timmar eller uppnådda mål? För de flesta företag är det en blandning av alla dessa element och mer därtill.

I det här blogginlägget utforskar vi olika produktivitetsmått som företag kan använda för att mäta både individuell och kollektiv produktivitet bland sina anställda.

Förstå produktivitet

Produktivitet handlar om att få ut mesta möjliga av de resurser du investerar. Därför är produktivitet och ekonomisk tillväxt nära kopplade. Konjunkturcykler, recessioner och inflationstakter har stor inverkan på produktiviteten. Recessioner kan till exempel leda till uppsägningar, vilket kan minska personalens produktivitet.

På samma sätt förbättrar en stabil makroekonomisk miljö medarbetarnas förtroende och anställningstrygghet. Din personal kommer sannolikt att fokusera på sina uppgifter med större engagemang och hängivenhet. Eftersom en ”stabil makroekonomisk miljö” vanligtvis innebär ”stabila affärsförhållanden” kan företagen dessutom upprätthålla en jämn verksamhet och undvika kostnadsbesparande åtgärder.

Vilka faktorer påverkar produktiviteten?

Här är några vanliga faktorer som påverkar medarbetarnas produktivitet:

Produktivitet är en funktion av många sammanlänkade faktorer. Därför är det viktigt att mäta rätt produktivitetsnivå för en organisation som seriöst vill förbättra sina processer och hålla sin personal frisk och nöjd.

Hur man mäter produktivitet

Det finns olika metoder och ramverk för att kvantifiera produktivitet. Dessa produktivitetsmätningar tar hänsyn till flera element, mått och grundläggande formler för att komma fram till ett mått på hur produktiv varje anställd, avdelning och funktion i organisationen är (och om det finns utrymme för förbättring i siffrorna).

De olika nivåerna av produktivitetsmätning

För att mäta produktiviteten i ett företag måste du ta hänsyn till olika nivåer – från enskilda anställda till hela organisationen. Varje nivå ger dig en annan bild av företagets verksamhet, till exempel en persons produktion, teamets resultat eller företagets totala prestanda.

Individer

Personliga produktivitetsrapporter är ett utmärkt sätt att analysera individuell effektivitet. Lyckligtvis har de flesta projektlednings- eller produktivitetsverktyg inbyggda rapporter om individers prestanda och produktivitet.

Med hjälp av ClickUps mall för personlig produktivitetsrapport kan anställda till exempel spåra sin tid på olika vecko- och månadsuppgifter.

Ladda ner den här mallen

Mallen visar data såsom:

Individer kan också använda anpassade attribut som Fakturering, Uppgiftstyp, Framsteg och Ledtid för att lagra viktiga uppgiftsdetaljer och visualisera sina produktivitetsdata mer detaljerat.

Team

Produktivitetsmätning för team börjar med att anpassa individuella insatser till gemensamma mål. Detta innebär att man sätter upp tydliga och mätbara mål för teamet och följer upp framstegen mot att uppnå dem. Detta säkerställer att teammedlemmarna arbetar mot gemensamma mål och möjliggör prestationsutvärdering baserad på kollektiv måluppfyllelse.

Detta kan översättas till mål som antalet kvalificerade leads för marknadsföringsteam och intäkter per användare för säljteam. Även här kan du utnyttja målspårningsfunktionerna i ditt projektledningsverktyg.

Med ClickUp Goals kan du till exempel sätta upp olika typer av mål för att mäta framsteg och produktivitet, till exempel:

Genom att sätta upp SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna) och regelbundet följa upp framstegen mot dessa mål kan du effektivt mäta ditt teams kollektiva produktivitet och säkerställa att du uppnår dina mål varje vecka, månad och kvartal.

Organisationer

De flesta organisationer fastställer sitt produktivitetsindex genom att granska siffror som omsättningstillväxt, vinstmarginaler och avkastning på investeringar (ROI).

I det här fallet samordnar olika avdelningar, såsom marknadsföring, försäljning och kundframgång, sina insatser och arbetar mot några strategiska mål, såsom leadgenerering, kundengagemang och årliga återkommande intäkter (ARR).

Det positiva med teamets effektivitetsgrad är att du inte behöver begränsa dig till intäkter eller vinster. Du kan också använda andra prestationsmått, såsom Net Promoter Score (NPS) och sprintgenomförandegrad.

De tre formlerna för att mäta produktivitet

Här är några vanliga formler som kan mäta produktivitetsindexet för olika branscher.

1. Arbetsproduktivitet

Det här är den enklaste av alla formler – allt du behöver göra är att dela din produktion med din insats.

Om ett tillverkningsföretag producerar 1 000 enheter av en produkt på en vecka, krävs det 100 timmars arbete för att producera dem. Produktiviteten blir då 1 000/100, vilket motsvarar 10 enheter per timme.

2. Målbaserad beräkning

Denna metod fokuserar på att utvärdera prestationer i förhållande till fördefinierade mål. Här visas tydligt om ett visst mål har uppnåtts, överskridits eller misslyckats. Du kan sedan omvärdera din strategi och planera för framtida framgångar.

Om ditt mål till exempel är att öka den månatliga intäkten med 20 % mäts din produktivitet utifrån om du:

3. 360-graders feedback

I den här metoden samlar du in feedback från olika källor, såsom kollegor, chefer, kunder och medarbetare, för att göra en omfattande bedömning av en individs eller ett teams prestationer.

Du kan samla in feedback genom enkäter och intervjuer, eller genom att betygsätta en individ eller ett team utifrån fördefinierade kriterier. Till skillnad från de andra två metoderna är 360-graders feedback mer kvalitativ än kvantitativ och kan ge dig mer nyanserad information om hur en individ eller ett team presterar.

Beräkna produktivitet och effektivitet

Produktivitet används ofta synonymt med effektivitet, men de två begreppen skiljer sig åt när de används i specifika sammanhang.

Båda måtten är viktiga för organisationens prestanda, men de ger olika perspektiv på den operativa effektiviteten.

Mäta produktivitet: Exempel från verkligheten

Slutligen, när du mäter produktivitet, se till att du inte överbetonar någon enskild faktor – vare sig det gäller individen framför teamet eller kvantitet framför kvalitet. Det handlar inte bara om siffror; du måste ta hänsyn till kvalitet, sammanhang och andra nyanser.

Att mäta produktivitet innebär att använda en blandning av kvantitativa och kvalitativa mått, sätta upp realistiska mål och främja en kultur av kontinuerlig förbättring.

Det är lika viktigt att mäta produktiviteten för dina distansarbetande team.

Mäta produktivitet vid distansarbete

Den fjärde industriella revolutionen, som kännetecknas av tekniska framsteg – artificiell intelligens (AI), blockkedjor, virtuell verklighet (VR) och automatisering – har fundamentalt förändrat vårt sätt att arbeta.

Företag hoppar inte bara på tåget med hybrid- och distansarbete, utan samarbetar också ständigt med entreprenörer, byråer och frilansare. Denna globalt spridda personalstyrka gör det riktigt besvärligt att använda korrekta produktivitetsmått.

Här kommer verktyg för arbetsplatshantering och produktivitetsuppföljning som ClickUp in i bilden. Med en omfattande uppsättning verktyg – projektledning, intern kommunikation, dokument och till och med automatiseringar – kan ClickUp hjälpa organisationer att följa upp både individuell och teamets produktivitet.

Dessutom kan dess asynkrona kommunikationsverktyg i realtid, automatiseringsfunktioner och mycket mer hjälpa till att effektivisera kommunikationen och minska arbetsbelastningen. Så här gör du:

Håll koll på projekten

Med ClickUp kan du skapa separata projekt (med uppgifter, deluppgifter och åtgärdspunkter), tilldela dem till teammedlemmar och diskutera statusuppdateringar på ett och samma ställe. Dessutom kan du använda ClickUp Board View för att organisera (och dra och släppa uppgifter) för att snabbt uppdatera deras status.

Mät produktiviteten genom att tilldela Sprint Points och prioritetsnivåer för varje uppgift eller åtgärd i ClickUp. Detta kan hjälpa dig att kvantifiera det arbete som varje anställd (och team) utför i varje sprintcykel.

Som en extra fördel kan sprintpoäng också hjälpa dig att uppskatta den tid och ansträngning som krävs för att slutföra varje uppgift, så att du kan fördela uppgifterna effektivt utan att överbelasta ditt team.

Mät framsteg med prestationsdiagram

Ett annat bra sätt att mäta din produktivitet är att sätta upp mål för varje sprint eller projekt. ClickUp ger dig tillgång till många prestationsrapporter som kan analysera ditt teams framsteg, identifiera flaskhalsar och modifiera dina produktivitetsplaner. Några diagram inkluderar:

Beräkna produktiviteten med tidrapportering

Vi har sett att det enklaste sättet att mäta produktivitet är insats kontra resultat. För kunskapsarbetare är detta den tid som läggs på en uppgift kontra de uppgifter som slutförts.

Om du har frilansare eller deltidsanställda som betalas per timme kan du använda tidrapporteringsprogramvara för att få en uppfattning om deras fakturerbara timmar.

ClickUp har till exempel en inbyggd tidsregistreringsfunktion som gör det möjligt för enskilda anställda att lägga till tidsposter för varje uppgift tillsammans med en anteckning som beskriver vad de har gjort.

Chefer kan få tillgång till enskilda medarbetares tidrapporter och utvärdera deras produktivitet och prestationsnivåer. De kan också använda kumulativ tidrapportering för att förstå hur mycket tid varje teammedlem lägger på olika uppgiftsgrupper.

Mät ditt teams produktivitet med ClickUp

Att höja produktiviteten i ditt team är viktigt för att nå dina mål och öka företagets intäkter och lönsamhet. Att prioritera produktivitetsmätning är avgörande för att driva tillväxt, innovation och framgång.

Om du är en del av den fjärde industriella revolutionen rekommenderar vi att du provar ClickUp. Det hjälper dig inte bara att spåra den individuella och kollektiva produktiviteten i din organisation, utan innehåller också en uppsättning verktyg som kan öka ditt teams produktivitet.

Tror du inte på oss? Här är vad en ClickUp-kund har att säga:

Din byrå går miste om så mycket produktivitet om du inte använder ClickUp! Utan ClickUp skulle jag behöva anställa ytterligare tre personer för att få samma saker gjorda.

Ditt team kan minska repetitiva arbetsuppgifter med ClickUps automatiserade arbetsflöden, snabbt hitta information med ClickUp Brain (dess genAI-assistent) och effektivisera kommunikationen med videoklipp, chattar och whiteboards.

Enkelt uttryckt får du ett allt-i-ett-verktyg som både ökar produktiviteten och mäter den så att du kontinuerligt kan förbättra den.

Registrera dig för ClickUp gratis idag och upptäck hur det kan hjälpa dig att övervaka ditt företags produktivitetstrender.

Vanliga frågor (FAQ)

1. Vad är det bästa sättet att mäta produktivitet?

Det finns inget enskilt bästa sätt att mäta produktivitet, men projektspecifika KPI:er kan vara användbara. De ger tydliga datapunkter som spårar framstegen mot specifika mål. Dessutom kan de anpassas för olika avdelningar, såsom utveckling, marknadsföring och försäljning.

2. Hur beräknar man produktivitet?

Det enklaste sättet att beräkna produktiviteten är att dela produktionen med den totala insatsen.

Om en säljare till exempel ringer 20 kunder på 5 timmar är deras produktivitet:

20 samtal / 5 timmar = 2 samtal per timme

3. Vilka är de tre måtten på produktivitet?

De tre vanligaste måtten på produktivitet är: