Produktivitetsmått är begrepp som fungerar som datapunkter för att mäta, analysera och presentera hur anställda eller avdelningar presterar. Med andra ord mäter de anställdas produktivitet och visar hur varje team bidrar till affärsmålen.
Genom att studera produktivitetsmått som resursutnyttjande, arbetade timmar eller övertid skapas transparens i ditt teams produktivitet. Det hjälper dig att identifiera vilka resurser som bidrar till att dina projekt stagnerar eller går framåt.
Det är ett enkelt förhållande mellan insats och resultat som visar hur ditt företags resultat påverkas av dess insatser.
Vi har skapat en guide som förklarar produktivitetsmätningars och nyckeltal (KPI) inverkan på dina interna och externa affärsprocesser. 👇
Vad är produktivitetsmått?
Produktivitetsmått är kvantifierbara mått som mäter anställdas prestationer inom specifika områden och hur deras aktiviteter bidrar till organisationens mål.
Dessa mått ger lättförståeliga numeriska och visuella insikter om områden som behöver förbättras eller helt omarbetas.
Anta till exempel att team A lägger 30 timmar på ett tre dagars projekt med 12 anställda. Team B slutför samma projekt på två dagar med två anställda mindre. Genom att bryta ner produktivitetsmått för anställda får företagsledare en annan bild av hur och varför team B presterar bättre än team A.
Varför är produktivitetsmått så viktiga?
Du måste mäta produktiviteten för att kunna utvärdera ditt teams framsteg i förhållande till dina affärsmål. Från producerade enheter och genererade intäkter till inköpsorienterade uppgifter – dessa viktiga mått ger korrekt information som hjälper teamen att undvika misslyckanden och närma sig högkvalitativ service, kundnöjdhet och förbättrade vinstmarginaler.
Förhållandet mellan produktivitetsmått och prestationsindikatorer kan ge en rad effektivitetsrelaterade datapunkter. De kan integrera kvantitativa och kvalitativa insikter och bidra till de övergripande måtten på ett företags prestanda.
Kontinuerlig övervakning och åtgärder för att öka produktiviteten bidrar till att förbättra teamets totala resultat, vilket i sin tur förbättrar företagets prestanda.
Titta nu på några av de viktigaste produktivitetsmätvärdena och nyckeltalen som hjälper dig att mäta framstegen.
15 exempel på produktivitetsmått och KPI:er
Det långa spåret av produktivitetsmått och KPI:er kan vara överväldigande. Ta dig tid att bestämma vilka av dessa vanliga produktivitetsmått som kan ta ditt företag till nästa nivå. 👇
1. Personalomsättningshastighet (ETR)
Personalomsättningen mäter andelen anställda som lämnar en organisation inom en viss period. Den uttrycks som en procentandel av personalstyrkan. Detta mått mäter också kvaliteten på dina rekryteringspolicyer och anställdas nöjdhetsnivåer.
Rapporter tyder på att personalomsättningen har varit 20 % högre efter pandemin.
Även om en personalomsättning under 10 % anses rimlig, speglar en högre personalomsättning ett negativt intryck av företagskulturen och kan tyda på en demotiverad och improduktiv personalstyrka.
👉 Så här beräknar du ETR:
Personalomsättningshastighet = [T /{(B+E)/2}] X100
Här,
T är antalet uppsägningar under en period.
B är antalet anställda i början av perioden.
E är antalet anställda vid periodens slut.
2. Intäkter per säljare
Denna produktivitetsmått beräknar hur mycket intäkter per anställd som säljteamets medlemmar genererar.
Säljteam är konkurrenskraftiga av naturen. Därför kan användning av produktivitetsmått för försäljning bidra till att främja en sund konkurrens inom ditt team.
Ge dock ambitiösa, realistiska försäljningsmål för att uppmuntra ditt team att göra det lilla extra för att generera intäkter.
Genom att jämföra varje säljares prestationer utifrån parametrar som anciennitet och uppnådda mål får du en välgrundad utgångspunkt för en rättvis utvärdering.
👉 Här är en snabb formel för att beräkna detta mått:
3. Lagerprecision
Mätvärdet för lagerprecision mäter graden av avvikelse mellan faktiskt och registrerat lager. Genom att spåra och förbättra detta mätvärde förstärker du ditt intryck som en pålitlig leverantör.
En högre lagerprecision är resultatet av noggranna bokföringsrutiner och effektiv lagerhantering. Det indikerar också effektiviteten hos ditt team på fältet som ansvarar för lagerhanteringen.
Du måste upprätthålla höga poäng i sådana kvalitetsmått för att öka kundnöjdheten och försäljningssiffrorna.
👉 Här är en formel för att beräkna lagerprecision:
4. Genomsnittlig handläggningstid (AHT)
Genomsnittlig hanteringstid mäter den genomsnittliga tid som krävs för att lösa en väntande kundfråga eller ett supportärende.
AHT används vanligtvis för att mäta produktiviteten hos kundtjänst- och supportteam. Det har fyra huvudsakliga mål:
- Identifiera de mest produktiva eller proaktiva medlemmarna i ditt team
- Identifiera medlemmar med låg prestanda och hjälp dem att förbättra sig genom utbildningssessioner.
- Förstå fluktuationer i AHT som signaler på stress eller arbetsöverbelastning i teamet.
- Säkerställ hög responsivitet gentemot kunderna för att upprätthålla kundnöjdheten.
Enkelt uttryckt mäter detta produktivitetsmått för anställda hur effektivt ditt team löser kundfrågor utan att kompromissa med servicekvaliteten (QoS).
👉 Beräkna AHT med hjälp av denna formel:
5. Uppgiftsgenomförandegrad
Uppgiftsgenomförandegraden mäter andelen slutförda uppgifter i förhållande till de uppgifter som tilldelats inom en given tid.
Denna produktivitetsmätning är ett lakmustest för operativ effektivitet. Den hjälper till att upptäcka störningar i arbetsflöden och luckor i teamets kapacitet.
Om du kämpar med en hög av uppgifter är det dags att omfördela arbetsbelastningen eller undersöka djupare liggande problem som otydlig prioritering av uppgifter, ineffektivt utnyttjande av medarbetare, överbelastning eller otillräckliga resurser.
👉 Så här beräknar du uppgiftsgenomförandegraden:
Ett smidigt sätt att hantera en lägre uppgiftsgenomförandegrad är att tilldela story points för varje uppgift. Story points är viktningspoäng som tilldelas varje uppgift baserat på svårighetsgrad och förväntad genomförandetid.
Med story points kan du i förväg analysera hur lång tid varje uppgift kommer att ta. Viktigast av allt är att det ger dig en översikt över enskilda teammedlemmars arbetsbelastning och produktivitetsnivåer.
Använd ClickUp för driftsteam för att tillgodose dina behov av uppgiftshantering. Det gör det enkelt att hantera uppgifter via anpassningsbara vyer och instrumentpaneler. Dessutom kan du använda AI för att automatiskt tilldela deluppgifter och generera sammanfattningar för kommunikationstrådar för att minska ditt teams manuella arbetsbelastning.
🎁Bonus: Överväg att skapa en produktivitetsplan med hjälp av skräddarsydda mallar och se hur ClickUp automatiskt fyller i fälten för att registrera alla framsteg med ett klick.
6. Övertidstimmar
Övertidstimmar är de extra timmar som en anställd lägger ner utöver sin normala schemalagda arbetstid.
Längre övertidstimmar indikerar dålig arbetsfördelning, en ohälsosam arbetskultur och ineffektiv teamledning. Även en enda av dessa faktorer räcker för att orsaka en minskning av den totala produktiviteten hos de anställda.
Spåra detta mått för att identifiera resursbrister och anställningsbehov. Till exempel kan fler övertidstimmar i din marknadsavdelning indikera att du behöver mer personal där.
På samma sätt kan du använda detta mått för att spåra medarbetarnas produktivitet och fördela arbetsbelastningen utifrån varje medarbetares kapacitet.
👉 Du kan beräkna övertidstimmarna genom att dividera antalet övertidstimmar med antalet ordinarie arbetstimmar.
7. Försäljningstillväxt
Försäljningstillväxt mäter ditt säljteams förmåga att öka din månatliga, kvartalsvisa eller årliga försäljningsprestanda.
Detta mått ger insikter om ditt företags intäktstillväxt. Överväg att lägga till filter för månadsperioder för att få tillgång till data på mikronivå. Detta kan ge dig information om hur enskilda säljare presterar under olika tidsperioder.
Använd detta mått för att identifiera vilka försäljningskanaler som ger högst konvertering.
👉 Så här kan du beräkna försäljningstillväxten:
8. Innovationsgrad
Även om det inte är en nyckeltal, säger innovationsgraden mycket om ditt teams kreativitet. Den låter dig beräkna frekvensen av nya idéer som initierats under en period jämfört med de som genomförts framgångsrikt.
Högre innovationsnivåer är ett tecken på ett dynamiskt team som ligger i framkant när det gäller risktagande och innovationer. Kom ihåg att högre nivåer inte alltid innebär högre produktivitet för teamet. Att omvandla idéer till verklighet eller processer är dock ett unikt mått på produktivitet.
👉 Här är en enkel formel för att mäta ditt teams innovationsgrad:
💡Tips: Använd ClickUp Brain och ClickUp Whiteboards för att genomföra idémöten och brainstorming med teamet och uppnå en högre innovationsgrad.
ClickUp Brain fungerar som din AI-assistent för att brainstorma idéer. ClickUp Whiteboards överbryggar klyftan mellan brainstorming och att få arbetet gjort.
Använd dem för att brainstorma nya idéer och planera sedan hur du ska genomföra dem med hjälp av intuitiva tankekartor och diagram.
9. Första kontaktlösning (FCR)
Denna produktivitetsmått kallas även för första samtalslösning och fungerar bäst för IT-support och callcenter-team. Den analyserar antalet kundförfrågningar som löses av en kundtjänstmedarbetare under den första kundkontakten. Syftet är att undvika tidskrävande uppföljningar och istället arbeta med att lösa mer allvarliga kundförfrågningar och problem.
Det kan vara stressande att se ditt team hantera onödiga extra samtal och eskalera överdrivna ärenden. Spåra produktiviteten med detta mått för att balansera medarbetarnas utnyttjande och företagets prestanda.
👉 Så här beräknar du FCR:
En hög FCR indikerar att ditt kundserviceteam snabbt kan lösa kundernas frågor när de kommer in. Detta sker när du kan öka befogenheterna eller beslutsrätten för enskilda medarbetare i kundorienterade team.
10. Förhållandet mellan webbplatstrafik och leads
Webbplatsens trafik-till-lead-förhållande spårar hur många besökare som vidtar önskad åtgärd efter att ha besökt webbplatsen. Dessa åtgärder kan vara allt från registreringar, köp, förfrågningar, omdirigeringar etc.
KPI:er och mätvärden som dessa ger insikter om ditt varumärkes onlinetrafik och effektiviteten i dina marknadsföringsstrategier för webbplatsen.
En ökning eller minskning av konverteringsgraden över olika tidsperioder förklarar också vad som fungerar och vad som inte fungerar.
👉Beräkna din webbplats trafik-till-lead-kvot genom att dividera antalet webbplatsbesök med antalet leads som genererats under en period:
11. Produktivitet för deltidsanställda jämfört med heltidsanställda
Detta mått mäter produktivitetsnivån hos dina deltidsanställda jämfört med heltidsanställda.
Även om du kanske anställer deltidsanställda för kontraktsprojekt eller för att fylla luckor, är de kanske inte lika produktiva som heltidsanställda. Brist på rätt verktyg eller utmaningar med att passa in i din varumärkeskultur kan äventyra deras omedelbara produktivitet. Med tiden förvärras detta, och du kan gå miste om tusentals dollar i potentiella intäkter.
Genom att mäta detta mått kan du följa medarbetarnas prestationer i olika grupper och identifiera vilka teammedlemmar som bidrar till dina organisatoriska mål.
👉 Obs: Denna mätvärde har ingen specifik formel. Ett närbesläktat mätvärde är dock heltidsekvivalent (FTE).
12. Målkonverteringsfrekvens
Målkonverteringsgraden mäter andelen av dina önskade projektmål som uppnås enligt tidsplanen.
Högre målkonverteringsgrader indikerar att dina projektplaneringsverktyg och metoder fungerar bra. Omvänt avslöjar lägre grader orealistiska projektdeadlines och scope creep.
Tänk på att dessa mål varierar avsevärt i sin natur. Och att detta mått skiljer sig helt från ”uppgiftsfullbordandegrad”. Ändå definierar ditt teams förmåga att uppnå dessa förutbestämda mål deras arbetsmoral.
👉 Här är en enkel formel för att mäta målkonverteringsgraden:
13. Förhållandet mellan leads och MQL
Marknadsföringskvalificerade leads (MQL) är potentiella kunder som granskats av marknadsföringsteamet för att bekräfta deras intresse för en produkt eller tjänst. Dessa potentiella kunder vidarebefordras sedan till säljteamet, som guidar dem genom köpprocessen.
Börja med att samla in leads via sociala medier, webbplatsers landningssidor, e-postmarknadsföring och betalda annonser. När din marknadsföringsgrupp har matchat leadsens personligheter med din målgrupp blir de MQL:er.
Högre MQL-kvoter är ett grönt ljus för dina avdelningar som arbetar med leadgenerering!
👉 Beräkna förhållandet mellan leads och MQL med denna enkla formel:
14. Rekryteringskonverteringsgrad
Detta mått definierar andelen potentiella rekryter som blir anställda i din organisation.
Rekryteringskonverteringsgraden ger en bredare bild av hur din talangpool reagerar på jobbannonsen. Den visar till exempel om investeringarna i att utrusta ditt rekryteringsteam avsevärt överstiger intäkterna från de kandidater de anställer.
👉 Här är en formel för att beräkna rekryteringskonverteringsgraden för ditt rekryteringsteam.
💡Tips: Du kan förvänta dig en högre rekryteringskonverteringsgrad om de förmåner du erbjuder är bättre än genomsnittet på marknaden. Omvänt beror en lägre rekryteringskonverteringsgrad vanligtvis på dåliga omdömen om företaget eller oförmåga att uppfylla genomsnittliga löneförväntningar.
15. Genomsnittlig investering i utbildning per anställd
Detta mått mäter den genomsnittliga kostnaden för din organisation att utbilda nya eller befintliga medarbetare. Detta inkluderar kostnaderna för att utveckla och administrera olika utbildningsprogram, såsom workshops, seminarier, certifieringar och andra initiativ för medarbetarutveckling.
Med hjälp av mätvärdet kan du bedöma effektiviteten och verkningsgraden av dina initiativ för kompetensutveckling av anställda. Och om de gynnar anställdas produktivitet över tid eller inte.
👉 Använd denna formel för att beräkna din genomsnittliga investering i personalutbildning:
Genomsnittlig investering i utbildning per anställd = (Total utbildningsinvestering / Antal utbildade anställda)
Hur man fastställer och mäter produktivitetsmått
Att mäta produktivitetsmål involverar flera variabler, såsom tid, personer i hela medarbetarhierarkin och resultatet av olika åtgärder. Du måste börja med att välja mätvärden som påverkar din affärsframgång.
1. Beakta alla produktivitetsindikatorer
Börja med att utvärdera produktiviteten holistiskt. Betrakta begreppet ur ett operativt effektivitetsperspektiv. Några exempel på dessa indikatorer är projektets slutförandegrad eller produktion per vecka.
Använd sedan ett kund- och medarbetarengagemangsperspektiv. Detta inkluderar indikatorer som retentionstakt som definierar framgången för dina engagemangsstrategier.
2. Anpassning till affärsmål
Välj produktivitetsmått som stämmer överens med ditt företags mål och mission. På så sätt kan du identifiera meningsfulla exempel på produktivitetsmått som är viktiga för ditt företag.
Kartlägg dessutom processer och mått i förhållande till specifika mål. Kommunicera denna anpassning till alla teammedlemmar för att förklara hur deras arbete måste stödja organisationens mål.
ClickUp Project Metrics Template har ett helt anpassningsbart format för att övervaka dina projektmål och förbättra samstämmigheten om projektets status mellan teamen. Du kan ställa in personliga mått med hjälp av anpassade fält och anpassade statusar, få tillgång till kategorier av projektdata och analysera resultat för att testa ditt teams produktivitet.
Mallen har fyra vyer i olika konfigurationer som ger dig flexibilitet att granska dina data på det sätt du föredrar. Prioritetsetiketter, taggar och kapslade deluppgifter gör det enklare att spåra mätvärden.
3. Definiera produktivitet i ditt team eller din organisation
Termen kan skilja sig åt för olika avdelningar, teammedlemmar och branscher. Du bör definiera ditt perspektiv i ett relevant sammanhang för att fastställa lämpliga och uppnåbara mått.
Till exempel kan produktiviteten hos teamet för prestationsbaserad marknadsföring mätas utifrån antalet genererade leads. Däremot kan IT-teamets produktivitet beräknas utifrån antalet tekniska uppgraderingar och nya funktioner som lagts till under en viss tidsperiod.
Fastställ tydliga definitioner för olika team för att säkerställa att deras fokus är synkroniserat med dina önskade resultat.
4. Använd en KPI-instrumentpanel för att hålla koll på dina framsteg
Använd en anpassningsbar KPI-instrumentpanel för att övervaka och visualisera produktivitetsmått på några minuter. Med KPI-instrumentpaneler kan du studera ditt teams prestanda under specifika perioder och på projektbasis.
Dessutom är det ett praktiskt visualiseringsverktyg för att presentera on-demand-data för relevanta intressenter i ett lättillgängligt format. Kom ihåg att lägga till en blandning av ledande och eftersläpande indikatorer för en heltäckande bild av framtida och historiska prestationsparametrar.
SaaS-produkter som ClickUp förser dig med en helt anpassningsbar ClickUp-rapporteringspanel. Du kan spåra allt via denna intuitiva panel, från statusen för deluppgifter till framstegen för pågående uppgifter.
Produktivitetsmått och målsättning
De två går hand i hand eftersom dina mål måste vara realistiska och mätbara i varje steg av uppgiften eller projektet.
Använd tidigare resultatdata som riktmärken och tillämpa SMART-målen (specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna) för att uppnå den specificitet som krävs i denna metod.
Gör det till en vana att regelbundet se över dessa mått, eftersom målsättning oftast är en iterativ process. Förstå också hur ledarskapsincitament och arbetsmiljön är avgörande för bättre produktivitet och för att sätta upp uppnåbara mål.
Ledningsincitament kan motivera anställda och öka personalbehållningen, men en bra arbetsmiljö förhindrar utbrändhet. Dessa faktorer är avgörande för höga produktivitetsmått, eftersom du proaktivt håller ditt team fokuserat på att förbättra sin produktion.
ClickUp Goals gör det möjligt för dig att fördela och övervaka sammankopplade uppgifter. Det erbjuder över 15 anpassningsbara vyer och parametrar för att spåra viktiga produktivitetsmått för olika team och projekt.
Produktivitetsmått kommer att optimera dina framtida arbetsflöden
Det är uppenbart hur tilldelningen av produktivitetsmått kan förstöra eller driva på dina affärsresultat.
Glöm inte att se över och förfina dessa mått utifrån förändringar i branschdynamiken och intern tillväxt.
Motivera dina anställda att förbättra sina analytiska färdigheter så att de också kan börja se sin individuella prestation analytiskt, vilket främjar företagets kollektiva strävan efter organisatorisk tillväxt.
Framöver kommer mätningen av produktivitet att domineras av datadrivna och AI-stödda metoder. ClickUp, med sina AI-assisterade projektledningsverktyg och intuitiva instrumentpaneler, hjälper dig att göra detta genom att ge dig tillgång till alla dina data på ett ögonblick.
Prova ClickUp gratis och börja mäta produktiviteten redan idag.
Vanliga frågor
1. Vad är produktivitetsmått?
Produktivitetsmått är siffror och datapunkter som mäter hur väl din organisation omvandlar insatser som arbetskraft, material och kapital till resultat som produkter eller tjänster. Produktivitetsmått är mer som kvantitativa mått och är KPI:er som bedömer olika teams operativa effektivitet.
2. Vilka är de tre sätten att mäta produktivitet?
För att mäta produktiviteten måste du först identifiera de mått som bäst bedömer produktiviteten för dig. Se till att det är en begränsad lista som prioriterar dina slutgiltiga affärsmål. För det andra, titta inte bara på mått på arbetsproduktivitet. För det tredje, använd projektlednings- och produktivitetsverktyg för att samla in primärdata om ekonomi, arbetstider, projektets framsteg etc.
3. Vad är KPI för arbetsproduktivitet?
Den genomsnittliga produktiviteten är ett utmärkt KPI eller produktivitetsmått för att mäta om anställdas arbetstid motsvarar deras resultat. Du kan använda ett projektledningsverktyg för att samla in numeriska och visuella data för olika anställdas aktiviteter.