Känner du någonsin att du inte får tillräckligt gjort?
Känner du att du alltid ligger efter och inte hinner med allt?
Om så är fallet kan det vara dags att skapa en produktivitetsplan. En produktivitetsplan kan hjälpa dig att ta itu med din att göra-lista, organisera dig och upprätthålla din produktivitet, utan att skapa ytterligare utbrändhet. Det är nyckeln till att få mer gjort på mindre tid utan att offra ditt välbefinnande.
Men hur ser en produktivitetsplan ut och hur skapar man en?
I den här artikeln utforskar vi begreppet produktivitetsplanering och ger dig sju steg för att skapa din egen produktivitetsplan som fungerar för dig, på samma sätt som Pomodoro-tekniken skapades från början.
När du är klar har du en gedigen plan som hjälper dig att bli mer effektiv och mindre utbränd.
Vad är en produktivitetsplan?
När de flesta människor känner sig överväldigade tar de itu med sina att göra-listor utan att tänka eller planera särskilt mycket. Det kan fungera under en kortare period, men så småningom leder det till utbrändhet.
En undersökning från CNBC visar att 50 % av arbetstagarna är utbrända och anser att produktivitetsparanoia skapar extra stress för anställda.
Här kan en produktivitetsplan vara till hjälp.
En produktivitetsplan är ett dokument som beskriver de steg du ska ta för att slutföra din att göra-lista och som innehåller strategisk planering med tidshantering och organisatoriska färdigheter för att säkerställa att alla dina dagliga uppgifter och övergripande mål uppnås.
Det kräver att du kartlägger allt du behöver arbeta med, hanterar eventuella hinder och sedan utarbetar en strategi för att ta itu med varje punkt. Det prioriterar också dina uppgifter och fungerar med dina naturliga produktivitetsrytmer för att säkerställa att du får de viktigaste sakerna gjorda.
Medan en affärsplan fokuserar på ditt företags insatser, tar en organisatorisk produktivitetsplan upp alla områden som kan påverka din totala produktivitet, inklusive taktisk, operativ och strategisk planering.
Alla kan dra nytta av att skapa produktivitetsplaner. Oavsett om du är företagare, student, upptagen förälder eller yrkesverksam kan en produktivitetsplan hjälpa dig att förbättra dina prestationer, din punktlighet, din energi och din koncentration, och bli mer effektiv och produktiv utan att offra ditt välbefinnande.
Låt oss utforska alla fördelar du kommer att uppleva när du har skapat en gedigen produktivitetsplan.
Fördelarna med produktivitetsplanering
Produktivitetsplanering kan leda till bättre fokus och koncentration, minska stress och öka medvetenheten om dina arbetsvanor.
Att skapa en produktivitetsplan kräver dessutom att du tar det lugnt och funderar över ditt arbete. Detta kan leda till mer genomtänkta tillvägagångssätt och bättre problemlösningsförmåga.
Som ett resultat kommer du inte bara att kunna få mer gjort, utan också kunna göra det bättre.
Låt oss titta närmare på var och en av dessa fördelar.
Bättre fokus och koncentration
När du är överväldigad och oorganiserad är det svårt att fokusera på en enda uppgift. Dina tankar rusar och du hoppar ständigt från en sak till en annan. Detta kan leda till misstag, dålig kvalitet på arbetet och slöseri med tid.
Produktivitetsplanering hjälper dig att undvika detta genom att ge dig en färdplan för dina uppgifter, där du kartlägger vad som behöver göras och när du kan fokusera din uppmärksamhet på en sak i taget. Detta leder till bättre fokus, koncentration och övergripande kvalitet på arbetet.
Mindre stress
Kaoset i en oorganiserad att göra-lista kan vara stressande och få dig att känna dig efter och oroa dig för att glömma något viktigt. Denna typ av stress kan leda till ångest, sömnlöshet och till och med fysiska hälsoproblem.
Produktivitetsplanering hjälper till att minska stress genom att tillhandahålla ett tydligt system för att hantera dina uppgifter. När du har en plan känner du dig mer i kontroll och mindre orolig över vad som behöver göras.
Du kan också undvika stress i sista minuten och den stress som det medför genom att samla liknande uppgifter och slutföra dem på en gång.
Ökad självinsikt
En annan fördel med produktivitetsplanering är att den hjälper dig att bli mer medveten om dina arbetsvanor. Denna process kräver att du spårar din tid, analyserar dina produktivitetsmönster och utvecklar strategier för att förbättra din effektivitet. När du gör detta får du värdefulla insikter om dina arbetsvanor.
Denna självinsikt kan hjälpa dig att identifiera områden som behöver förbättras. Du kanske till exempel inser att du lägger för mycket tid på sociala medier eller att du är mer produktiv på morgonen än på kvällen. När du har identifierat dessa mönster kan du göra ändringar i din produktivitetsplan därefter.
7 steg för att skapa en produktivitetsplan
Nu när du känner till alla fördelar med produktivitetsplanering är det dags att lära sig hur du skapar din egen produktivitetsplan. Produktivitetsplanering är inte svårt, men det kräver lite tid och ansträngning. Följ dessa sex steg för att skapa en produktivitetsplan som fungerar för dig.
Steg 1: Gör en lista över alla dina uppgifter och åtaganden
Det första steget är att göra en åtgärdslista över alla dina uppgifter och åtaganden. Många gör misstaget att hålla sin att göra-lista i huvudet och bryr sig inte om att skriva ner eller organisera den, vilket gör att de glömmer bort saker eller känner sig överväldigade.
Det är dags att arbeta smartare och skapa bättre system. Ta dig tid att sätta dig ner och skriva ner allt du behöver göra, se till att inkludera både stora och små uppgifter och notera även eventuella deadlines eller tidsbegränsade uppgifter. När du har skrivit ner allt kan du börja organisera dig därefter.
Med hjälp av ett verktyg för uppgiftshantering som ClickUp kan du hantera och hålla koll på alla dina uppgifter på ett och samma ställe. Det erbjuder flera olika sätt att lista och visa dina ClickUp-uppgifter, till exempel i list-, tavel-, kalender- och tidslinjevy, så att du kan se dina uppgifter på ett så effektivt sätt som möjligt.
Du kan också dra nytta av ClickUps mall för daglig att göra-lista – en enkel digital planeringsverktyg som hjälper dig att bygga upp vanor och hålla dina planer på rätt spår.
Steg 2: Notera dina hinder och utmaningar
Nu när du har en lista över alla dina uppgifter är det dags att titta närmare på var och en av dem. Notera eventuella hinder eller utmaningar som du kan stöta på för varje uppgift. Det kan handla om saker som brist på resurser, utmanande deadlines eller svåra samarbetspartners. Även brist på motivation bör noteras, eftersom det kan påverka din produktivitet avsevärt.
Genom att ta dig tid att förutse dessa utmaningar i förväg kan du utveckla strategier för att övervinna dem. Om du till exempel vet att du kommer att stå inför en svår deadline kan du planera att börja arbeta med uppgiften tidigare. Eller om du vet att du kommer att sakna motivation kan du dela upp uppgiften i mindre, mer hanterbara steg.
Innan du skissar på din produktivitetsplan måste du ha en tydlig förståelse för hur du för närvarande spenderar din tid. För att göra detta måste du spåra din tid i minst en vecka. Spåra tiden för varje viktig uppgift du slutför under en dag, inklusive både arbetsuppgifter och personliga uppgifter.
Steg 3: Spåra din tid
Det är också en bra idé att hålla koll på tiden du lägger på tidskrävande aktiviteter, till exempel att använda sociala medier. Detta hjälper dig att få en bättre förståelse för dina produktivitetsmönster och ger dig insikt i hur du kan använda din tid på ett klokt sätt.
Det finns flera olika sätt att hålla koll på din tid. Du kan använda en enkel penna-och-papper-metod genom att skriva ner när du började, eller använda ett produktivitetsverktyg med timer för att förenkla, automatisera och hålla processen konsekvent hela tiden.
ClickUps Global Time Tracker är ett utmärkt alternativ eftersom det är enkelt att använda och sparar rapporter om den tid du har spårat.
Steg 4: Analysera var din tid tar vägen
Hur mycket tid lägger du på dessa aktiviteter? Finns det något sätt att begränsa eller eliminera dem från din dag?
När du har spårat din tid under en vecka är det dags att analysera informationen. Titta på hur mycket tid du lägger på varje uppgift och hur den tiden fördelas över dagen. Detta ger dig en god bild av dina nuvarande produktivitetsmönster, inklusive eventuella tidsödande aktiviteter och beteenden.
Du bör också leta efter eventuella produktivitetsdippar under dagen. Tenderar du att tappa fokus på eftermiddagen? Om så är fallet, kan du flytta några uppgifter som ska slutföras under denna tid till en annan del av dagen?
Steg 5: Utveckla en strategi
Nu när du har en god förståelse för dina produktivitetsmönster är det dags att börja utveckla en strategi för att förbättra din produktivitet. Det finns många metoder du kan använda för att göra detta, så det är viktigt att hitta en som fungerar bäst för dig.
För vissa kan strategin helt enkelt vara att fokusera på en uppgift i taget eller att göra allt arbete vid en viss tidpunkt på dagen. För andra innebär det att använda en teknik för tidshantering eller ett verktyg för projektledning.
Pomodoro-tekniken
En av de mest populära metoderna för tidshantering är Pomodoro-tekniken. Denna teknik innebär att man arbetar med en uppgift i 25 minuter och sedan tar en paus på fem minuter. Efter fyra Pomodoro-sessioner tar man en längre paus på 20–30 minuter. Tanken bakom denna teknik är att man genom att ta regelbundna pauser kan hålla sig fokuserad och undvika utbrändhet.
För att använda denna teknik behöver du en timer för att hålla koll på dina arbets- och pausperioder. Det finns många Pomodoro-timers tillgängliga online, eller så kan du använda en enkel köksklocka.
Eisenhower-matrisen
Eisenhower-matrisen är en produktivitetsteknik som hjälper dig att prioritera dina uppgifter efter hur viktiga och brådskande de är. Tekniken utvecklades av den tidigare presidenten Dwight D. Eisenhower och kallas även för matrisen för brådskande och viktiga uppgifter. Den populariserades av produktivitetsexperten Stephen Covey i hans bok The 7 Habits of Highly Effective People och har sedan dess använts av miljontals människor.
För att använda denna teknik måste du först identifiera dina uppgifter. När du har gjort det kan du kategorisera dem i ett av följande fält:
🟢 Kvadrant 1: Brådskande och viktigt (Gör)
Dessa uppgifter måste slutföras omedelbart och är av yttersta vikt. Exempel på uppgifter som faller inom denna kategori är att hålla deadlines, släcka bränder etc.
🔵 Kvadrant 2: Viktigt men inte brådskande (Besluta)
Dessa är viktiga uppgifter, men behöver inte slutföras omedelbart. Det är dessa typer av uppgifter du bör fokusera på, eftersom de kan hjälpa dig att undvika kriser i framtiden. Exempel på uppgifter som faller inom denna kategori är planering, strategiarbete etc.
🟡 Kvadrant 3: Brådskande men inte viktigt (Delegera)
Detta är uppgifter som måste utföras omedelbart men som inte är viktiga. Det är i allmänhet distraktioner som kan vänta och som inte bör ta upp mycket av din tid. Exempel på uppgifter som faller inom denna kategori är att kolla e-post, ta telefonsamtal etc.
🔴 Kvadrant 4: Inte brådskande och inte viktigt (Ta bort)
Detta är uppgifter som inte är brådskande och inte viktiga. Dessa kan i allmänhet elimineras helt från din att göra-lista. Exempel på uppgifter som faller inom denna kategori är att surfa på internet, titta på TV etc.
Ivy Lee-metoden
Ivy Lee-metoden är en produktivitetsteknik som utvecklades i början av 1900-talet av effektivitetsexperten Ivy Lee. Det är en mycket enkel men effektiv teknik som går ut på att skriva ner dina sex viktigaste uppgifter för dagen och sedan fokusera på en uppgift i taget tills den är klar.
För att använda denna teknik behöver du bara skriva ner dina sex viktigaste uppgifter för dagen innan du går och lägger dig. När du vaknar börjar du sedan arbeta med den första uppgiften och går inte vidare till nästa uppgift förrän den första är klar.
Det kan verka som en enkel teknik, men den är faktiskt mycket effektiv när det gäller att hjälpa dig att fokusera och få saker gjorda. Du kan öva på den här metoden i ClickUp. Använd ClickUps mall för att få saker gjorda som utgångspunkt och anpassa den efter din arbetsstil och dina personliga preferenser.
Steg 6: Experimentera och revidera efter behov
Oavsett vilken teknik du provar är det viktigt att experimentera och justera efter behov tills du hittar den som fungerar bäst för dig. Du kommer troligen inte att hitta den perfekta strategin direkt, så det är viktigt att ha tålamod och fortsätta prova nya saker tills du hittar en produktivitetsplan som fungerar bäst för dig.
Var tålmodig, var uthållig och fortsätt experimentera tills du hittar en strategi som ökar din effektivitet och ger mer balans i ditt liv.
Steg 7: Använd projektledningsverktyg för att hålla dina uppgifter synliga och organiserade hela tiden
Lyckligtvis kan vi idag använda projektledningsverktyg för att förbättra vår produktivitet. Ett av de bästa produktivitetsverktygen är ClickUp. ClickUp kan hjälpa dig med alla sex tidigare steg, från att organisera din att göra-lista till att spåra din tid.
Projektledningsverktyg är viktiga för att hålla koll på dina uppgifter och se till att du har full kontroll över allt. Genom att använda ett verktyg som ClickUp kan du se till att dina uppgifter alltid är synliga och organiserade, vilket gör det lättare för dig att vara produktiv. Nu när du vet hur du kan bli mer produktiv är det dags att omsätta dina kunskaper i praktiken.
Du kan till exempel skapa en 2×2-produktivitetsmatris i ClickUp som hjälper dig att prioritera och organisera uppgifter. Om du har svårt att utveckla eller hålla fast vid din produktivitetsplan kan du överväga att använda ClickUps produktivitetsverktyg som hjälp.
Skapa en produktivitetsplan idag
Att skapa en produktivitetsplan är ett utmärkt sätt att öka din effektivitet och få mer gjort på kortare tid. Genom att ta dig tid att utveckla en produktivitetsplan kan du öka din koncentration, minska din stressnivå och lära dig mer om vem du är som arbetstagare.
Det kan ta lite tid och experimenterande att hitta ett system för att-göra-listor som fungerar för dig, men när du väl har hittat och tillämpat en produktivitetsteknik som fungerar bäst kommer det att hjälpa dig att känna dig mer förberedd, balanserad och ha kontroll över dina dagar.
Med hjälp av rätt verktyg för uppgiftshantering och programvara för att-göra-listor som ClickUp får du tillgång till gratis mallar som hjälper dig att komma igång och förbättra produktiviteten, samt hundratals anpassningsbara funktioner som låter dig konfigurera plattformen på ett sätt som bäst stöder ditt arbetsflöde. Verktyg som ClickUp kan hjälpa dig att skapa effektiva produktivitetsplaner, hantera dagliga uppgifter och förbättra den operativa planeringen – listan kan göras lång.
Så ge inte upp, fortsätt att prova nya saker, så kommer du så småningom att hitta en produktivitetsplan som fungerar bäst för dig.
Gästskribent:
Dave Lavinsky är vd och medgrundare av Growthink. Under de senaste 20 åren har Growthink hjälpt över 500 000 entreprenörer och företagare att starta, växa och avyttra sina företag genom våra affärsplanmallar och konsulttjänster.