För vissa team är det inte genomförandefasen som utgör problemet – det är planeringsfasen som kan vara riktigt svår. Att fundera över uppgifter och bestämma vilka som ska utföras är ofta det mest tråkiga steget i alla projekt, både personliga och professionella.
Lyckligtvis finns det en perfekt lösning för dina planeringsproblem: GTD-mallar (Getting Things Done)! Använd dem för att göra uppgiftshanteringen till en lek och fokusera på det som är viktigt i slutändan – handling.
För att hjälpa dig att hitta det mest lämpliga verktyget för uppgiftsplanering har vi skapat en lista över de 10 bästa gratis GTD-mallarna. Vi utforskar deras funktioner och visar dig hur du får ut mesta möjliga av var och en.
Vad är en GTD-mall?
Getting Things Done (GTD) är en metod för uppgiftshantering som utvecklats av David Allen, en känd produktivitetsexpert. Syftet med GTD är att hjälpa människor att övervinna uppgiftsrelaterad ångest och uppnå sina mål genom fem enkla steg:
- Samla alla uppgifter på ett ställe
- Klargöra och besluta om en uppgift är genomförbar eller kan skjutas upp
- Organisera i kategorier
- Reflektera, granska och uppdatera
- Engagemang och slutförande
En integrerad del av GTD-systemet är ett ”insamlingsverktyg”, dvs. en mall som knyter samman alla delar. GTD-mallar är fördefinierade ramverk som gör det möjligt för dig att samla, organisera och prioritera uppgifter samtidigt som du kan följa framstegen i varje steg.
Med GTD-mallar kan du planera och arbeta mer effektivt. Med en tydlig färdplan framför dig är det svårare att förbise viktiga uppgifter eller deadlines. När du vet vad du behöver göra kan du fokusera på att leverera de bästa resultaten, vare sig det gäller personlig eller professionell utveckling. ?
Vad kännetecknar en bra GTD-mall?
En bra GTD-mall har följande egenskaper:
- Funktionalitet: Stöder hela GTD-processen – från att registrera uppgifter till att följa upp framsteg.
- Enkelhet: Har en ren, överskådlig layout och är lätt att använda för en veckovis genomgång.
- Flexibilitet: Gör det möjligt att skala upp och anpassa mallen till olika scenarier.
- Tillgänglighet: Ger åtkomst på flera enheter, så att du kan redigera när du är på språng.
- Integration: Kopplas smidigt ihop med andra produktivitetsverktyg som du använder.
De 10 bästa GTD-mallarna för personlig produktivitet
Lägg inte mer tid på att fundera över uppgifter än på att utföra dem. Använd en av dessa 10 fantastiska GTD-mallar och spara dig besväret!
Oavsett om du är en erfaren GTD-användare eller nybörjare på metoden, ger dessa mallar en känsla av klarhet och kontroll över ditt dagliga arbetsflöde. De är dessutom gratis att använda!
1. ClickUp Getting Things Done-mall
Om mallar var byggnader skulle denna ClickUp Getting Things Done-mall vara en skyskrapa! Den har många nivåer av funktioner och anpassningsbara element, så att du kan hantera alla projekt och uppgifter som livet kastar på dig. ?
Det kan verka överväldigande i början, men mallen innehåller en instruktionsguide som hjälper dig att navigera. Detsamma gäller för de flesta andra mallarna på denna lista!
Som en mall på mappnivå innehåller den flera listor och vyer. Börja med att registrera och beskriva alla dina uppgifter i listan Inbox. Du kan sedan uppskatta hur lång tid de kommer att ta, betygsätta dem från ett till fem utifrån hur mycket arbete de kräver och avgöra om de är genomförbara, enligt instruktionerna från Allen, skaparen av GTD-metoden.
Nästa steg är att organisera uppgifterna i lämpliga kategorier. Du kan ge dem ett sammanhang med hjälp av taggar som arbete, hem eller en anpassad kategori. Du kan också sortera dem i andra listor, som inkluderar:
- Schemalagt: Innehåller en kalendervy för dina tidsblockerade uppgifter.
- Projektlista: Hjälper dig att dela upp och prioritera projekt, dvs. komplexa uppgifter.
- Referens: Avser material som kan vara till hjälp för framtida uppgifter.
Mallen har fyra automatiseringsalternativ som sparar tid, till exempel att flytta uppgifter från Inbox till Scheduled-listor när deras förfallodatum ändras. Och det bästa av allt – du kan alltid anpassa dem efter ditt eget GTD-arbetsflöde!
2. ClickUp Getting Things Done-tavla-mall
Mallen Getting Things Done Board från ClickUp gör dina dagliga åtaganden mindre skrämmande genom att presentera dem på ett enkelt och engagerande sätt.
Det är en nybörjarvänlig mall på listnivå med två visningslägen, dvs. vyer. Den första är en Kanban-tavla som visar uppgifter som kort. Med bilder och färgglada etiketter ger den en uppfriskande twist till en annars vardaglig process. ?
Den andra vyn innehåller samma information men är utformad i ett traditionellt format för att-göra-listor.
Att använda mallen är en stressfri produktivitetsupplevelse. Oavsett om det är i list- eller tavelvy, lägg till nya uppgifter och ange relevant information om dem, till exempel:
- Tidsuppskattningar
- Kategoritaggar för olika aspekter av livet, såsom arbete, hem och träning.
- Kontextetiketter, såsom personlig, dator, samtal och pappersarbete
- Energiklassificeringar
- Prioritetsetiketter
Som standard grupperas uppgifter efter status. För att uppdatera en uppgifts status drar du den till det avsedda gruppfältet. Du kan också anpassa grupperings- och sorteringskriterierna samt alla andra mallelement.
3. ClickUp Getting Things Done Framework-mall
Oavsett om du är en GTD-veteran eller nybörjare är denna ClickUp Getting Things Done Framework-mall din förstklassiga biljett till Produktivitetsstaden! ?
Den erbjuder många funktioner men är ändå enkel och intuitiv att använda. Det är en mall på mappnivå med fyra listor:
- Idéer: En plats där du kan lagra potentiella och övergivna uppgifter och lämna referenser för senare bruk.
- Att göra: En uppgiftslista med definierade prioritetsnivåer och beroenden
- Kalender: En lista över schemalagda uppgifter och en interaktiv kalendervy över aktiviteter.
- Projekt: En lista över kommande uppgifter i flera steg
På mappnivån hittar du huvuduppgiftslistan, som innehåller alla uppgifter från föregående vecka och andra, oavsett vilken lista de tillhör.
Mallen innehåller också ett GTD-flödesschema i whiteboard-vy. Detta praktiska diagram hjälper dig att förstå hela GTD-processen så som den ser ut i ClickUp. Det består av en serie åtgärder och frågor som du kan ställa dig själv för att bestämma vad du ska göra med varje uppgift som dyker upp. Anpassa det gärna efter ditt specifika arbetsflöde.
4. ClickUp Enkel mall för uppgiftshantering
Ibland är den enklaste lösningen den mest effektiva. ClickUps enkla mall för uppgiftshantering förkroppsligar denna filosofi med sin minimalistiska design och robusta funktioner.
Du kan välja mellan två vyer som innehåller samma information – Lista eller Tavla. Om du är van vid kalkylblad kanske du tycker att listvyn är mer praktisk, medan visuella typer vanligtvis föredrar tavelvyn.
Oavsett vem du är kan du använda mallen för att samla alla dina uppgifter och tillhörande information. Tilldela uppgifter, sätt tidsgränser och prioritera genom att ange hur brådskande de är.
Denna malls enkelhet ger dig också friheten att anpassa den efter dina behov. Lägg till nya listor eller vyer och anpassa mallen till olika sammanhang. Du kan till exempel brainstorma med hjälp av Mind Map eller Whiteboard View eller till och med bädda in Google Docs-filer och redigera dem i plattformen.
5. ClickUp-mall för arbetsuppgifter
Även om den inte helt följer GTD-metoden kan denna mall för arbetsuppgifter från ClickUp ändå öka din produktivitet. Den erbjuder ett dynamiskt och anpassningsbart system för uppgiftshantering som passar alla team och företag.
Denna mall på listnivå består av tre vyer:
- Uppgiftslista
- Veckokalender
- Månadskalender
I listvyn hittar du en omfattande lista över alla aktiviteter. De är organiserade i grupper för dagligen, veckovis och månadsvis, vilket anger den tilldelade tidsramen för slutförande. Du kan ange mer information i fälten till höger, till exempel status, förfallodatum och prioritet. I fältet för uppgiftstyp anger du vilken avdelning som ansvarar för uppgiften, till exempel marknadsföring eller IT.
I kalendervyerna kan du dra över uppgifter för att schemalägga eller omplanera dem. Om du redan har en favoritkalenderapp kan du synkronisera den för ett effektivare arbetsflöde. ?️
Även om mallen är affärsinriktad kan du enkelt anpassa den för personligt bruk. Du behöver bara ersätta uppgiftstyperna med dina egna, så är du redo att sätta igång!
6. ClickUp-kalender Mall för att göra-lista
ClickUp-kalenderns mall för att-göra-lista kombinerar smidigt uppgiftsorganisation och tidshantering. Det är ett oumbärligt GTD-verktyg för alla som kämpar med deadlines och vill optimera sin planering. ⏰
Som du kan se i vyn Schemalista är mallen utformad med chefer i åtanke, så att de kan organisera arbetet för sina anställda. Du kan dock anpassa mallen för personligt bruk genom att ersätta namn med aktiviteter och göra några andra justeringar.
Förutom de traditionella list- och kalendervyerna har mallen även en vy för mötesförfrågningar. Anpassa den och skicka den till andra, vare sig det är kollegor eller vänner. ClickUp skapar automatiskt en uppgift utifrån den angivna informationen, vilket sparar tid och arbete.
Om du planerar att använda mallen för arbete kommer du att uppskatta att den har inbyggd tidrapportering. Du hittar den här funktionen genom att klicka på en uppgift och öppna uppgiftsfältet. I fältet kan du också lägga till beroenden, deluppgifter och kommentarer.
7. ClickUp-mall för dagliga uppgifter
Ett annat verktyg som du kan använda för att hålla koll på dina dagliga åtaganden är ClickUp Daily Things To Do Template. Den må vara enkel, men den fungerar utomordentligt bra. Den hjälper dig att hålla koll på dina dagliga uppgifter och ser till att ingenting faller mellan stolarna.
Om du inte har använt något verktyg för uppgiftshantering tidigare är den här mallen ett utmärkt ställe att börja på.
Det är en mall på uppgiftsnivå som visar alla sina funktioner när du öppnar uppgiftsfältet. Den har tre checklistkategorier: Personligt, Arbete och Skola. Som vanligt kan du anpassa dem liksom nästan alla andra element.
Använd mallen genom att lista alla uppgifter i respektive checklista-kategori. Utvärdera dagens arbetsbelastning genom att välja svårighetsgrad i rullgardinsmenyn, eller lägg till filer och kommentarer för att lägga till ytterligare information. Du kan också spåra tiden för att få en inblick i hur mycket arbete vissa uppgifter kräver. Har du tankar om ett visst ämne? Skriv ner dem i kommentarerna. ?
När du slutför uppgifter markerar du respektive kryssruta. Förloppsindikatorn uppdateras automatiskt baserat på antalet dagligen slutförda uppgifter. Du kan granska alla ändringar i loggen till höger om checklistan.
8. ClickUp-mall för daglig handlingsplan
Har du ett viktigt evenemang på gång? Använd ClickUps mall för daglig handlingsplan för att organisera och hantera alla uppgifter som rör evenemanget. Det är ett mångsidigt projektledningsverktyg som hjälper dig att se igenom alla dina åtaganden.
Denna mall på listnivå har tre anpassade vyer:
- Åtgärdssteg: En listvy som innehåller alla steg i ett projekt och tillhörande information, såsom tilldelad avdelning, förfallodatum, prioritet och komplexitet.
- Mål: En översiktsvy över uppgifter och deluppgifter, organiserade efter avdelning.
- Tidslinje: En horisontell tidslinjevy som visar sekvensen av åtgärder för varje avdelning, definierad av förfallodatum, beroenden och annan information från listvyn.
Tack vare ClickUps flexibla natur kan du anpassa mallen för att passa alla typer av evenemang och projekt.
9. Excel-mall för att-göra-lista från Vertex42
Om Excel är ditt favoritverktyg kommer du att uppskatta denna Excel-mall för att-göra-listor från Vertex42. Den låter dig samla in, utvärdera och följa upp framstegen i dina dagliga uppgifter, i kalkylbladsformat!
Börja med att lista alla dina uppgifter eller projekt i den första kolumnen. I de följande kolumnerna kan du ange förfallodatum, uppdatera status, ange prioritet och lägga till anteckningar. Du kan också bedöma uppgifter utifrån PICK-modellen:
- Möjligt: Enkelt, lågt värde
- Implementera: Enkelt, högt värde
- Utmaning: Svår, högt värde
- Kill: Svårt, lågt värde
På fliken Lista kan du anpassa rullgardinsmenyn för kategorierna PICK, status och prioritet.
Det som gör denna mall så populär är dess förinställda villkorliga formateringsregler. När till exempel statusen för en uppgift ändras till slutförd blir all information grå, vilket gör den mindre framträdande bland aktiva uppgifter.
10. Google Sheets Basic Getting Things Done Template av Template. net
Trots sitt namn är denna Google Sheets Basic Getting Things Done-mall från Template.net långt ifrån grundläggande! Den innehåller allt du behöver för att implementera din GTD-strategi och planera dina projekt till perfektion.
Mallen har många flikar. Den viktigaste är Sammanfattning, som ger dig en översikt över den viktigaste informationen och den övergripande framstegen. Du kan använda de andra flikarna för olika GTD-uppgiftskategorier, till exempel:
- Inkorgen
- Väntelista
- Projektlista
- En dag/kanske-lista
Varje flik har en unik layout som är anpassad efter uppgiftskategorin. Fliken Inbox har till exempel olika kolumner avsedda för uppgiftsutvärdering, vilket är avgörande i det tidiga sorteringsstadiet.
Som ett Google Sheets-dokument sparar denna mall automatiskt dina framsteg i molnet och möjliggör samarbete i realtid med kollegor eller vänner. ??
Topp 10 GTD-mallar: En översikt
I följande tabell går vi kort igenom fördelarna med varje mall:
| Mall | Vad det är till för |
| ClickUp Getting Things Done-mall | En klassisk GTD-mall fullspäckad med funktioner och automatiseringsalternativ |
| ClickUp Getting Things Done-tavla-mall | En enklare GTD-mall med en visuellt tilltalande tavelvy över uppgifter |
| ClickUp Getting Things Done Framework-mall | En mall med alla GTD-element du behöver, inklusive ett flödesschema som förklarar processen. |
| ClickUp Enkel mall för uppgiftshantering | Ett grundläggande planeringsverktyg som ger dig stor frihet att anpassa efter dina behov. |
| ClickUp-mall för arbete som ska göras | En affärsinriktad planeringsmall med två kalendervyer |
| ClickUp-kalender Mall för att-göra-lista | En mall som är idealisk för tidshantering, kompletterad med ett formulär för mötesförfrågan. |
| ClickUp-mall för dagliga uppgifter | En checklista-baserad mall för daglig planering och uppföljning av framsteg |
| ClickUp-mall för daglig handlingsplan | En mångsidig GTD-mall för projektplanering som hjälper dig att spåra och hantera alla steg |
| Excel-mall för att-göra-lista från Vertex42 | En planeringsmall som låter dig definiera och utvärdera uppgifter baserat på PICK-modellen. |
| Google Sheets Basic Getting Things Done Template av Template. net | En omfattande GTD-mall med olika flikar, inklusive en sammanfattning av framstegen. |
Öka din produktivitet med GTD-mallar och ClickUp
Det är inte lätt att vara produktiv, särskilt i dagens värld full av distraktioner. ??️
Med hjälp av GTD-mallar kan du organisera dina uppgifter bättre och fokusera mer på dina mål. De hjälper dig att hålla fast vid dina mål, upprätthålla självdisciplin och uppnå större framgångar både privat och i yrkeslivet.