Många av oss letar efter sätt att rensa upp i röran och få mer gjort på mindre tid. Mellan deadlines, möten och oändliga aviseringar kan det kännas omöjligt att hålla koll på allt.
Det här inlägget delar med sig av tio praktiska tips som hjälper dig att arbeta smartare istället för hårdare. Det är enkla strategier som gör stor skillnad för hur mycket du kan åstadkomma på en dag.
Är du redo att förändra ditt sätt att arbeta? Då kör vi igång!
10 produktivitetstips för att bli mer produktiv på jobbet
Saken är den att det inte räcker med att bara ladda ner en Pomodoro-timer.
Utforska istället produktivitetsverktyg som är utformade för att öka din effektivitet. Det kan vara en kalenderapp, ett Chrome-tillägg, whiteboard-programvara eller en vanetracker för att mäta din produktivitet.
Eller om du använder ClickUp, så är det allt ovanstående! ⬆️
När du har valt din favoritprogramvara är det dags att sätta igång, och vi är här för att hjälpa dig med 10 av våra favoritstrategier för att skapa produktiva vanor.
1. Få ut det mesta av dina brainstorming-sessioner
Oavsett hur länge du stirrar på ett tomt papper kommer din nästa stora idé aldrig att dyka upp som genom ett trollslag.
Denna kamp upplevs ofta under idéfasen av ett nytt koncept eller under brainstorming. Vi befinner oss alla på en smärtsamt lång resa för att bryta ner våra kreativa barriärer – det är där idéskapande tekniker kommer in i bilden.
Strategier som mind mapping, storyboarding och brainwriting har skapats för att hjälpa dig att snabbare komma fram till dina bästa idéer. Många av dessa metoder fungerar bäst med hjälp av brainstormingverktyg som digital whiteboard-programvara med funktioner för att:
- Skissa upp mock-ups
- Bädda in media för ytterligare sammanhang
- Skapa diagram exempel
De bästa verktygen innehåller också en skattkista av färdiga mallar och guidar dig genom den idéstrategi du väljer.
ClickUp Whiteboards är ett perfekt exempel på detta. Med tusentals produktivitetsmallar som hjälper dig och ditt team att komma igång med kreativiteten är Whiteboards utformade för att hjälpa dig att fånga och dela dina idéer så fort inspirationen slår till.
Särskilt i de tidiga faserna av ditt projekt ger resurser som Mood Board Template från ClickUp utrymme, funktionalitet och struktur för att fördjupa dig i vilket koncept som helst.
Du har också möjlighet att omedelbart omsätta dina idéer i handling med hjälp av whiteboards i ClickUp, som har den unika förmågan att omvandla alla anteckningar, texter eller former på din tavla till en åtgärdsbar uppgift! På så sätt slösar du ingen tid på att anpassa dina nya idéer till ditt arbetsflöde för maximal produktivitet.
2. Optimera dina kommunikationsmetoder
På tal om samarbete på arbetsplatsen – det är dags att leda med effektivitet när det gäller alla former av teamkommunikation.
Jag är ledsen att behöva säga det, men e-post är troligen inte det bästa sättet att nå dina kollegor. 🫣
Tänk på hur brådskande ditt meddelande är, sammanhanget och om det ens är nödvändigt innan du trycker på skicka. Här är en kort sammanfattning av när och varför du ska använda olika kommunikationskanaler:
- Använd ClickUp Chat eller snabbmeddelanden när du behöver nå någon snabbt. Detta är också ett utmärkt alternativ om du behöver dela känslig eller personlig feedback!
- Tilldela kommentarer i uppgifter, dokument eller utkast för att dela detaljerade uppdateringar om en uppgifts framsteg eller dela feedback. Detta ger ökad transparens och ansvarsskyldighet för alla inblandade, såsom observatörer, andra uppdragstagare och projektledare!
- Skapa ett ClickUp-klipp av valfritt webbläsarfönster och lägg till en kommentar medan du spelar in. När du är klar kan du kopiera klippets URL för att dela det i kommentarer eller chattkonversationer. Du kan till och med välja att skapa en enskild uppgift för att hantera ditt klipp! Tänk på den här funktionen nästa gång du stöter på ett fel eller vill guida en teammedlem genom en process med flera steg. 🏆
📮ClickUp Insight: Nästan 20 % av våra undersökningsdeltagare skickar över 50 snabbmeddelanden dagligen. Denna höga volym kan tyda på ett team som ständigt surrar av snabba utbyten – bra för hastigheten, men också en grogrund för kommunikationsöverbelastning. Med ClickUps integrerade samarbetsverktyg, som ClickUp Chat och ClickUp Assigned Comments, är dina konversationer alltid kopplade till rätt uppgifter, vilket förbättrar synligheten och minskar behovet av onödiga uppföljningar.
3. Identifiera dina högsta prioriteringar och delegera där du kan
Att prioritera uppgifter kommer sannolikt att vara en ständig utmaning under hela din produktivitetsresa. Undvik att känna dig överväldigad av din arbetsbörda genom att identifiera sätt att dela upp dina mest tidskrävande uppgifter i mindre åtgärder – och börja med de viktigaste aktiviteterna på din att göra-lista!
Dina mest brådskande uppgifter kan kännas som de mest skrämmande att ta itu med, men genom att dela upp dem i första steg eller deluppgifter kan du lättare komma in i arbetsflödet i en bekväm takt.
Uppgiftsprioriteringar i ClickUp finns till för att stödja dig i detta arbete med visuella markeringar som skiljer dina mindre uppgifter från de mest brådskande. När du har gjort en översikt över din uppgiftslista kan du gruppera och filtrera efter högst prioriterade uppgifter i ClickUp för att snabbare komma till botten med ditt arbete.
Men prioriteringen av uppgifter slutar inte där! När du bläddrar igenom dina uppgifter, leta efter områden där du kan trimma bort det överflödiga. Fråga dig själv:
- Kan någon av dessa uppgifter delegeras till en annan teammedlem?
- Kan någon av dessa uppgifter konsolideras eller elimineras helt?
4. Befria dig från repetitiva uppgifter med automatiseringar
Arbetsflödesautomatiseringar tilldelar definierade utlösare och åtgärder till rutinuppgifter som finns för att helt enkelt flytta dina processer från en uppgift till nästa. Det är vanligtvis repetitiva uppgifter som tynger din vecka och kräver tanklösa åtgärder för att slutföras. AKA, sysselsättningsarbete.
Automatiseringar hjälper dig att sätta dessa uppgifter på autopilot, och ClickUp har en egen automatiseringsfunktion som hjälper dig att anpassa dessa åtgärder precis som du vill! Lägg till eller ändra automatiskt saker som status, ansvarig eller prioritet när en uppgift taggas, tilldelas eller uppdateras för att påskynda arbetsflödena.
5. Hitta en teknik för tidshantering som fungerar för dig
Det finns ingen tidshanteringsteknik som passar alla. Den typ av arbete du utför kanske inte ens stödjer alla tekniker! Å andra sidan är det möjligt att din optimala tidshantering ligger i en kombination av flera tekniker som staplas på varandra.
Här är några av de vanligaste teknikerna för tidshantering som du kan testa under din arbetsvecka:
Metod 1: Tidsblockering
Denna strategi för tidshantering hjälper dig att ta itu med din att göra-lista en uppgift i taget genom att dela upp din arbetsdag i tidsblock för varje uppgift eller kategori. På så sätt får varje aktivitet den odelade uppmärksamhet den förtjänar, istället för att du hoppar mellan olika uppgifter eller blir distraherad!
Om du är nybörjare på den här metoden kommer kalendervyn i ClickUp att bli din bästa vän när det gäller tidsplanering.
Använd funktionen Hem för en timme-för-timme-uppdelning av din dagliga kalender eller lägg till en kalendervy till valfri lista eller mapp för att få en översikt över dina aktiviteter under nästa vecka, månad och längre fram.
Metod 2: Pomodoro-tekniken
Pomodoro-tekniken är en förkortad version av tidsblockering. Grunderna i denna teknik innebär att man ställer in en timer på 20–25 minuter för att arbeta oavbrutet med en enda uppgift. När timern har gått ut belönas du med en fem minuters mental paus för att undvika utbrändhet!
Det här är inte bara ett effektivt sätt att planera din tid – det är också en påminnelse om att ta regelbundna pauser!
ClickUps många tidsregistreringsfunktioner kan hjälpa dig att komma igång med detta produktivitetstips med inbyggda timers för att övervaka den tid du har spenderat på specifika uppgifter, tidsuppskattningar för att prognostisera din dag och ett omfattande Chrome-tillägg för att redovisa den tid du har spenderat i andra webbläsarfönster. ⏱️
🧠 Visste du att? ”Pomodoro-tekniken” har fått sitt namn efter en tomatformad köksklocka som dess skapare använde för att mäta arbetsintervall.
Metod 3: 80/20-regeln
80/20-regeln, även kallad Pareto-principen, utgår från att 80 % av resultaten för en uppgift kommer från endast 20 % av den insats som krävs. Genom att definiera hur dessa 20 % ser ut kan du maximera din produktivitet genom att delegera, minimera eller till och med eliminera de övriga 80 %. Detta skapar en fri miljö för aktiviteter som har större inverkan på din dag.
Metod 4: Eisenhower-matrisen
Eisenhower-matrisen, som skapades av Dwight Eisenhower och blev känd genom Stephen Coveys 7 Habits of Highly Effective People, kategoriserar uppgifter efter deras betydelse och relevans för att avgöra hur du bör spendera din dag.
Detta 2×2-matrisdiagram består av fyra kvadranter:
- Kvadrant ett representerar uppgifter som ska planeras för framtiden.
- Kvadrant två representerar dina högst prioriterade uppgifter.
- Kvadrant tre representerar uppgifter som ska elimineras helt från din lista.
- Kvadrant fyra representerar din möjlighet att delegera uppgifter till andra.
Du behöver dock inte skapa din matris från grunden! Eisenhower Matrix Template från ClickUp tillämpar automatiskt ett formaterat diagram på din digitala whiteboard. Detta isolerar dina viktiga uppgifter på nolltid.
Länka uppgifter direkt till varje kvadrant för enkel åtkomst, lägg till dokument- eller webbkort för att motivera dina val och dela sedan enkelt ditt diagram med teamet. Innan du vet ordet av har alla insyn i projektets brådskande uppgifter.
📌 Bonus: Och om du behöver extra hjälp med att sätta upp din nya tidsplaneringsprocess – börja med en mall för tidrapportering!
6. Skapa ett anpassat ramverk som passar dina arbetsvanor
Man säger att jämförelser stjäl glädjen, och samma princip gäller för din maximala produktivitet! Istället för att följa någon annans ramverk för din att göra-lista, skapa din egen! Att anpassa din dagliga schemaläggning och dina personliga processer är en av de bäst bevarade hemligheterna som produktiva människor använder för att förbli effektiva.
Leta efter funktioner som flera projektvyer i din produktivitetsplattform för att visualisera dina uppgifter och framsteg på ett överskådligt sätt som passar dig. Oavsett om det är en interaktiv lista, Kanban-tavla, Gantt-diagram eller kalender finns det praktiskt taget oändliga metoder för att organisera dina aktiviteter och ta kontroll över din tid.
7. Utnyttja generativ AI för att slutföra uppgifter
AI är inte till för att ersätta dig, utan för att öka produktiviteten och göra ditt arbetsliv så mycket enklare! Använd ClickUp AI för att sammanfatta uppgifter, generera innehåll och automatisera repetitiva skriv- eller forskningsuppgifter.
ClickUp Brain använder AI för att hjälpa dig att arbeta smartare genom att omedelbart sammanfatta uppgifter och konversationer, så att du snabbt kan få uppdateringar om projektet. Det kan generera innehåll som e-postmeddelanden, dokument eller mötesanteckningar, vilket minskar den tid som läggs på manuell skrivning. Dessutom ger ClickUp Brain smarta förslag på nästa steg och automatiserar repetitiva uppgifter, vilket effektiviserar ditt arbetsflöde.
AI Notetaker transkriberar automatiskt dina möten i realtid och fångar upp allt som diskuteras utan att du behöver ta anteckningar manuellt. Efter mötet genererar det en tydlig sammanfattning av viktiga punkter och beslut, vilket gör det enkelt att granska eller dela med ditt team. Det identifierar också åtgärdspunkter och kan skapa uppgifter direkt från mötesanteckningarna, vilket säkerställer att uppföljningar aldrig missas.
8. Gör en plan och skapa att göra-listor
Att inte planera är att planera för misslyckande! Oavsett hur litet ditt projekt eller din uppgift än må verka.
Att skapa en produktivitetsplan för din arbetsdag är det första steget i att prioritera uppgifter och fördela din tid på grundläggande nivå. Genom att planera i förväg kan du förutse flaskhalsar, förseningar eller utmaningar som kan hindra dina framsteg. Det ger dig också möjlighet att avsätta extra tid för större aktiviteter innan det är för sent!
Du behöver inte skapa detaljerade planer för varje dag, men genom att sätta upp produktivitetsmål säkerställer du att du är i linje med ditt teams omedelbara mål och organisationens långsiktiga vision.
Att ha en handlingsplan uppmuntrar dig att ta ett mentalt steg tillbaka från din arbetsbörda. Detta gör att du kan fördela din energi mer effektivt och i slutändan förhindra att du känner dig överväldigad eller stressad.
Resurser som åtgärdsplanmallen från ClickUp kan till och med kopieras och återanvändas varje vecka för att inventera viktiga uppgifter som är på gång, pågår eller är slutförda.
9. Planera in pauser för att stanna upp och reflektera
Filosofen John Dewey sa en gång:
Vi lär oss inte av erfarenhet, vi lär oss av att reflektera över erfarenhet.
Vi lär oss inte av erfarenhet, vi lär oss av att reflektera över erfarenhet.
Genom att lära dig av både dina framgångar och dina misstag kommer du att kunna hålla en uppåtgående produktivitetskurva. Motgångar och utmaningar kommer alltid att uppstå, men högproduktiva människor ser varje försening som en möjlighet att växa och undvika att göra samma misstag två gånger.
På ett personligt plan kan du avsätta tid i slutet av varje dag eller i början av veckan för att reflektera över vilka produktivitetsmetoder som fungerade och vilka som inte gjorde det. Men precis som när man letar efter den perfekta brainstormingstrategin finns det flera enkla metoder för meningsfull självreflektion som du kan använda och återkomma till vecka efter vecka.
Några bästa metoder för självreflektion är:
- Skriv ner dina tankar på papper eller i en digital anteckningsapp för att fånga detaljer och bearbeta dina tankar.
- Start-Stop-Continue-diagram för att analysera ditt arbetsbeteende och justera din strategi efter behov. Se detta som ditt eget personliga retrospektiva möte för att fira dina framgångar och identifiera områden som kan förbättras.
- Gör en personlig SWOT-analys för att identifiera dina största styrkor, svagheter, möjligheter och hot mot din effektivitet.
Och underskatta förstås aldrig kraften i god gammaldags dagboksskrivande!
👍Prova detta: Använd röstanteckningar för reflektion om det känns för tidskrävande att skriva – tala bara om dina tankar i 3–5 minuter.
10. Koppla bort distraktioner och ta en paus
Sist men inte minst – kom ihåg att koppla bort dig från skärmen och ta regelbundna pauser! Att vara medveten om dina pauser kommer att ha en enormt positiv inverkan på din produktivitet på jobbet.
För att närma dig ditt arbete med ett nytt perspektiv, stimulera olika delar av din hjärna eller bara se hur du mår efter att ha rört på kroppen i några minuter. Allvarligt talat, har du rest dig från din kontorsstol idag?
Om du är en person som ofta glömmer att ta en paus från skrivbordet kan du schemalägga pauser genom att ställa in en daglig påminnelse i ClickUp för att återställa dig mentalt!
🔎 Viktig insikt: Studier visar att regelbundna 5-minuterspauser kan öka produktiviteten med upp till 30 % jämfört med att arbeta utan avbrott.
Varför är produktivitet viktigt?
Produktivitetens betydelse i ditt liv är oändlig.
Och vi pratar inte om den giftiga produktiviteten som skrämmer dig till att arbeta 12 timmar om dagen och bestämmer ditt värde utifrån antalet säljsamtal du gör.
Spoilervarning: det är inte riktig produktivitet!
Verklig produktivitet betonar vikten av balans mellan arbete och privatliv, att sätta upp SMART-mål och att skapa hälsosamma gränser för ditt arbete. Så när du är på jobbet ägnar du dig helt och hållet åt dina arbetsuppgifter. Och när arbetsdagen är över kan du stänga din bärbara dator (utan någon press att logga in efter middagen) och verkligen koppla av.
Hälsosam produktivitet hjälper dig också att utföra uppgifter effektivt. Det ger dig den kunskap du behöver för att utnyttja professionella resurser, minimera slöseri med energi och fatta snabba beslut om ditt arbetsflöde.
Målet är att dina nya produktivitetstips ska bli en självklarhet – och med tiden kommer begrepp som prioritering av uppgifter, tidshantering och stresshantering inte längre att hindra dig under veckan.
Den samlade effekten av detta skulle vara betydande, för att säga det mildt! Faktum är att American Institute of Stress har funnit att 41 % av arbetstagarna känner sig mindre produktiva när de är stressade, vilket bidrar till miljarder dollar i förlorade intäkter för den amerikanska ekonomin. 😳
Det positiva är att meningsfulla produktivitetsvanor har visat sig förbättra den mentala hälsan och hjälpa dig att få kontroll över din arbetsbelastning. Det är också kopplat till personlig utveckling, högre arbetstillfredsställelse och ökad innovation!
Allvarligt talat, alla produktivitetshack är bättre än inga produktivitetshack – så du har inget att förlora på att prova dig fram för att hitta de strategier som passar din arbetsstil.
💡Proffstips: Använd 2-minutersregeln – om en uppgift tar mindre än 2 minuter, gör den omedelbart istället för att schemalägga den till senare.
Sätt fart på din produktivitet på jobbet
Om du vill göra positiva och långsiktiga förändringar i dina arbetsvanor genom att förbättra produktiviteten, räcker det inte med att eliminera distraktioner för att hålla fokus.
Dessutom kommer inte alla produktivitetsstrategier att ha samma effekt på produktiva personer i olika team eller mellan kollegor! Det tar tid, försök och misstag samt noggrann reflektion för att identifiera de tips som passar just dig. Dessutom kan du bara öka din produktivitet till en viss gräns utan hjälp av särskild programvara för att spåra dina framsteg!
ClickUp är den enda produktivitetsplattformen som är tillräckligt kraftfull för att samla allt ditt arbete från olika appar i ett enda, samarbetsinriktat arbetsutrymme. Dess omfattande uppsättning inbyggda verktyg hjälper dig att ta kontroll över din produktivitet med funktioner för att utveckla dina bästa idéer, spåra din att göra-lista, anpassa processer, automatisera rutinmässigt arbete och mycket mer.
Och ClickUp kan göra allt detta utan kostnad! Få tillgång till massor av produktivitetsfunktioner, ett omfattande mallbibliotek och över 1 000 integrationer när du registrerar dig för ClickUp idag.