I början av detta decennium fann US Bureau of Labor Statistics att den kumulativa produktionsförlusten i den amerikanska icke-jordbrukssektorn på grund av minskad arbetsproduktivitet uppgick till hela 10,9 miljoner dollar. McKinsey kallade denna produktivitetstillväxt för ”i bästa fall anemisk”.
År senare har situationen förändrats. För första gången på flera decennier ser vi en produktivitetsökning när organisationer lär sig att utnyttja moderna verktyg för distansarbete, samarbete, artificiell intelligens och projektledning för att tillgodose sina behov.
För att upprätthålla och bygga vidare på detta nya fenomen krävs en strategisk arbetshanteringsmetod. I det här blogginlägget visar vi hur du kan använda beprövade projektledningsstrategier och toppmoderna digitala verktyg för att förbättra dina affärsresultat.
Vad är projektledningsstrategier?
Projektledningsstrategier är en samling mål, tillvägagångssätt, processer, bästa praxis och verktyg som används för att genomföra affärsprojekt. En bra projektledningsstrategi kännetecknas av:
- Helhetstänkande: Den ger en översikt över helheten, målen och visionen.
- Långsiktig syn: Den tar hänsyn till projekt över 3–5 år.
- Tillämplighet inom hela organisationen: Vanligtvis fastställs projektledningsstrategier på organisations- eller avdelningsnivå för att uppnå bättre effektivitet.
- Anpassning: Den är anpassad till organisationens mål och processer.
- Konsekvens: Dessa strategier är grundläggande och kommer sannolikt inte att förändras på kort sikt.
Projektstrategi kontra projektledningsstrategi
För att vara tydlig beskriver en projektstrategi hur projektteamet utför sitt arbete. Den är begränsad till projektnivån och beskriver vad, varför och hur saker ska göras. Projektledaren/chefen beslutar om och slutför den, med input och feedback från sponsorer.
En projektstrategi kan till exempel omfatta hur mycket buffertid som ska läggas till varje projektfas eller hur man ska reagera på ändringar i projektets omfattning under projektets gång.
Projektledningsstrategi är det sätt på vilket hela organisationen hanterar sina projekt. Detta är ofta tillämpligt på organisationsnivå, utformat av ledande befattningshavare, med betydande investeringar i projektledningsprocesser och verktyg.
I en projektledningsstrategi handlar besluten om huruvida du väljer en gratis projektledningsprogramvara, hur du etablerar övervakningssystem, fastställer granskningsrutiner osv.
Oavsett om du hanterar ett litet eller ett enormt projekt kan effektiva projektledningsstrategier göra stor skillnad. Låt oss se hur.
Vikten av effektiv projektledning
Agil mjukvaruutveckling betonar behovet av ”självstyrande team”.
Du kanske undrar: ”När jag har anställt kompetenta teammedlemmar och gett dem befogenhet att fatta beslut, varför behöver jag då projektledning?”
Så här stöder effektiv projektledning grunden för varje företag.
Förändringshantering
Företag behöver förändras. Marknaderna utvecklas. Kunderna efterfrågar nya produkter och tjänster. Den projektledningsmetodik du valde när du startade ditt företag kanske inte längre är relevant. Den kan till och med hindra dig från att utvecklas.
Effektiva projektledningsverktyg hjälper dig att följa upp det förflutna och prognostisera framtiden.
Uppgiftshantering
Ett projekt kan omfatta allt från några tiotal till flera tusen uppgifter som måste slutföras. Ännu viktigare är att dessa uppgifter är sammankopplade, att slutförandet av en uppgift påverkar nästa och påverkar den efterföljande.
Rätt projektledningsstrategi förhindrar att små detaljer faller mellan stolarna.
Personalhantering
Anställda, entreprenörer, delade resurser, seniora chefer, nyanställda, mellanchefer, konsulter, sponsorer, revisorer, kunder – många olika typer av människor är involverade i varje projekt.
Effektiv projektledning säkerställer att alla bidrar till sin roll utan konflikter med varandra.
Om du fortfarande inte är övertygad, här är de dagliga fördelarna med strategisk projektledning.
Viktiga fördelar med strategisk projektledning
Riktning: Bra projektledning ger alla i teamet en riktning. Det samlar varje teammedlem mot gemensamma mål på rätt väg.
Kontroll: Ett projekt som hanteras effektivt har större sannolikhet att slutföras i tid och inom budget. Projektledning eliminerar slöseri och förbättrar resursutnyttjandet.
Flexibilitet: När projektledaren har insyn i alla aspekter av projektet kan hen förutse risker och hantera dem på ett bättre sätt. Det gör det möjligt för teamet att anpassa sig till föränderliga situationer.
Medarbetarnas tillfredsställelse: Effektiv projektledning ger teamen tydlighet. De känner till sitt arbete och hur det bidrar till organisationen. Detta undviker förvirring och förbättrar medarbetarnas upplevelse.
Intressenternas tillfredsställelse: När ett projekt hanteras väl är det förutsägbart. Projektledare kan kommunicera med intressenterna med självförtroende.
För att uppnå allt detta och mer behöver du robusta projektledningsstrategier. Här kommer de.
Viktiga strategier för projektledning
Varje organisation är unik. Använd strategin nedan som en allmän riktlinje och anpassa den efter dina behov. För att uppnå större framgång och förbättrade resultat kan du använda ClickUp för projektledningsteam för att implementera dessa strategier. I det här avsnittet visar vi hur du gör.
1. Definiera tydliga projektmål och omfattning
”Kan du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska ta härifrån?” frågade Alice Cheshirekatten. ”Det beror mycket på vart du vill komma”, svarade katten.
”Kan du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska gå härifrån?” frågade Alice Cheshirekatten. ”Det beror mycket på vart du vill komma”, svarade katten.
Den mest grundläggande men samtidigt viktigaste strategin för projektledning är att definiera projektets mål. När du gör detta ska du fokusera på vad projektets framgång innebär för dig och definiera detta som resultatet.
Dina mål kan vara: ”utveckla en mobilapp för bokning av möten” eller ”utforma en marknadsföringskampanj för Thanksgiving”.
För att undvika projektledningsutmaningar senare, sätt upp följande mål:
- Balanserad: Var inte för vag, som i ”göra livet enklare”, vilket kan leda till analysförlamning. Var inte heller för specifik så att projektgruppen inte har utrymme för kreativitet.
- Begränsat: Beskriv omfattningen av det arbete som krävs för att uppnå nämnda mål. Dra tydliga gränser för vad som ingår och vad som inte ingår.
- SMART: Sätt upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART) mål.
När du har fastställt dina mål och definierat projektets omfattning, gör dem synliga för alla intressenter. ClickUp Goals är ett enkelt och visuellt sätt att göra detta. Skapa stora mål, sätt upp delmål, organisera dem i mappar, tilldela dem till personer, spåra framstegen i realtid och justera projekten efterhand, allt på ett och samma ställe!
Om du är osäker på vilka mål du ska sätta upp kan du ta del av några exempel på projektledning. Se hur framgångsrika organisationer sätter upp mål och låt dig inspireras av dem.
2. Utveckla en omfattande projektplan
Nu när du vet vart du ska åka är det dags att planera din resa ✈️. För alla projektledare är detta en av de mest tidskrävande delarna av arbetet. Det innebär att man måste jonglera flera olika aspekter av projektet och få ihop dem till en sammanhängande helhet.
Oroa dig inte. Vi har hjälp att erbjuda.
Börja med att tömma hjärnan
Innan du sätter dig ner för att planera, samla alla aspekter av projektet på ett ställe. Skriv ner målen, kraven, resurserna, budgetarna, framgångskriterierna och allt annat du anser vara relevant på ett och samma ställe. En bra analys av intressenterna är också till hjälp här.
Försök inte förstå allt ännu. Samla bara ihop allt för tillfället. Om du gillar ett listformat är ClickUp Docs ett utmärkt sätt att dokumentera detta. Om du är en visuell person har ClickUp Mind Maps en utmärkt canvas där du kan lägga in saker.
Organisera dina idéer
Övningen med att tömma hjärnan måste ge dig en tydligare bild av allt du behöver för att planera ditt projekt. Nu är det dags att börja organisera det. Att organisera ditt projekt hjälper dig att fatta beslut om vem som ska arbeta med vad, hur lång tid något kommer att ta osv.
Ställ in arbetet i din uppgiftshanteringsprogramvara. I ClickUp kan du skapa uppgifter direkt från dokument och tankekartor, vilket gör övergången från idé till handling smidigare. Om du föredrar att börja från noll är det inga problem. Skapa dina projekt och lägg till uppgifter allteftersom de dyker upp.
Ange detaljerna
Inkludera all nödvändig information för varje uppgift, till exempel:
- Alla deluppgifter som måste slutföras under loppet av den uppgiften
- Deadline för när det måste vara klart
- Beroenden, både uppströms och nedströms
- Användare som ansvarar för uppgiften
- Checklistor med acceptanskriterier
Använd någon av de många ClickUp-automatiseringarna för att underlätta arbetet. Du kan till exempel ange ansvariga för alla nya uppgifter på en plats, till exempel en mapp eller ett arbetsområde.
Krystallisera projektplanen
När du har fyllt i alla detaljer är det dags att se om din plan verkligen är praktiskt genomförbar. Projektledare som använder ClickUp föredrar att göra detta med kalendervyn.
ClickUp-kalendervyn ger en tydlig och visuell översikt över vad som händer och när. Om det finns överlappningar, beroenden, helgdagar osv. kan du se dem alla här. Vad mer? Du kan helt enkelt dra och släppa uppgifter eller förlänga dem för att justera dina deadlines direkt härifrån.
Passa samtidigt på att effektivisera din resursfördelning. Använd ClickUp Workload Views för att säkerställa att det team du sätter samman för detta projekt är tillgängligt.
Om det känns som att du försöker samla ihop en flock katter, så förstår vi dig. Här är några av de mest effektiva strategierna samlade i en omfattande ClickUp-mall för projektledning.
Denna avancerade mall gör det möjligt för projektledare att effektivt planera komplexa projekt som involverar tvärfunktionella team. Med flera vyer, anpassade statusar och anpassade fält utgör denna mall grunden för ett kraftfullt projektledningssystem.
Om det är för komplicerat för dig kan du prova någon av dessa andra mallar för projektledning eller projektplanering.
3. Möjliggöra effektiv kommunikation och samarbete
Varje projekt består av många rörliga delar. För att arbetet ska fungera smidigt är det viktigt att undvika kommunikationsbrister på arbetsplatsen. När du utformar din projektledningsstrategi bör du satsa på att främja positiv kommunikation och samarbete.
Processer: Upprätta tydliga kommunikationsprotokoll och installera rätt samarbetsverktyg för projektledning.
Om dina team behöver diskutera saker som rör en viss uppgift, uppmuntra dem till exempel att använda kommentarsektionen under ClickUp Tasks. Detta skapar sammanhang och underlättar kunskapsöverföringen.
För att slippa besväret med att gå till varje uppgift för att kontrollera om det finns en kommentar, använd ClickUp Chat. Samla alla meddelanden på ett ställe, redo för dina team att agera på.
Resurser: Gör alla projektresurser tillgängliga för hela teamet. Oavsett om det är kravdokument, plan, schema eller kunskap från tidigare projekt. Samla alla resurser på ClickUp Docs för enkel åtkomst.
Det betyder inte att du måste flytta alla dina data till ClickUp. Tvärtom, du kan helt enkelt integrera dina befintliga verktyg och aktivera ClickUp Connected Search!
Mindset: Detta är en viktig aspekt för att uppmuntra effektivt samarbete. Dina introverta eller blyga teammedlemmar kanske inte aktivt ber om hjälp. De kanske inte ens säger något förrän de blir tilltalade. Se till att du kollar upp dem. Uppmuntra dem att dela med sig av sina åsikter på ett sätt som de känner sig bekväma med och visa dem att du värdesätter deras åsikter.
4. Praktisera riskhantering och riskminimering
Idag löper alla projekt risk för budgetöverskridningar, förseningar, tekniska störningar, personalbrist, osäkerhet på marknaden osv. Få ett försprång genom att vidta åtgärder för att mildra effekterna eller förbereda dina svar.
Utvärdera
Gör noggranna riskbedömningar. Inkludera finansiella, operativa, organisatoriska, regulatoriska och externa riskfaktorer. När du identifierar risker ska du också kvantifiera den potentiella påverkan.
Minska
Inrätta system för att helt undvika dessa risker. Inkludera efterlevnad som en del av ditt projekt. Om du förväntar dig att pengarna kommer att ta slut mitt i projektet, sök förskottsbetalning, lån eller ytterligare investeringar.
Skapa en checklista för projektledning för att identifiera och minska risker på ett konsekvent sätt.
Planera
Vissa risker är svåra att minska, även om du vet att de kan uppstå. Till exempel är det en vanlig risk att en viktig teammedlem blir otillgänglig på grund av hälsoskäl eller personliga skäl. Men att anställa reservpersonal kan bli för dyrt.
Ha en plan för sådana situationer. Du kanske vill skapa en lista över entreprenörer att anlita eller omfördela arbetet mellan befintliga teammedlemmar. Fundera på vad du ska göra.
5. Övervakning och kontroll av projektets framsteg
En bra projektledningsstrategi täcker hela projektets livscykel – planering, genomförande och utvärdering. Som en del av din strategi bör du införa åtgärder för att övervaka och kontrollera framstegen.
Fastställ KPI:er: Inom ramen för projektmålen fastställer du nyckeltal (KPI:er) för varje individ.
Övervaka resultat: Använd ett rapporteringssystem som ClickUp Dashboards för att övervaka projektets prestanda över KPI:er i realtid.
Genomför utvärderingar: Ha regelbundna samtal med teamet om projektets framsteg. Det kan vara retrospektiva möten, sprintutvärderingar eller enskilda samtal. Använd detta för att identifiera problem och göra justeringar.
6. Utvärdering och lärande efter projektet
Projektet slutar inte vid leveransen. Ett projekt är framgångsrikt när du lär dig något meningsfullt som du kan använda i framtiden. Gör utvärderings- och inlärningsprocessen – även kallad kontinuerlig förbättring – till en del av din projektledningsstrategi.
Se siffrorna: När projektet är avslutat, gör en kvantitativ utvärdering. Ställ följande frågor och anteckna siffrorna.
- Uppnådde du dina mål?
- Levererade du i tid?
- Höll du dig inom budgeten?
- Har du förlorat någon del av budgeten på grund av oavvärjbara risker?
Hitta meningen: Sök dessutom kvalitativa synpunkter. Använd följande frågor som vägledning i samtalet.
- Är projektets sponsorer nöjda med resultatet?
- Är teammedlemmarna utbrända?
- Om de hade chansen, vad skulle de vilja göra annorlunda?
- Vad lärde de sig av detta projekt som de kan använda i framtiden?
Dokumentera dessa noggrant för senare referens. Prova ClickUp Brain för att kombinera kraften i projektledning och AI. Använd det för att få information, automatisera datafyllning, hjälp med att skriva, stavningskontroll, transkribering och mycket mer.
📖 Läs också: Geniala tips för projektledning
Spara tid och bli mer produktiv med ClickUp
Produktivitet i kunskapsarbete är en märklig sak. Framgångsrika projektledare inser att möten är en integrerad del av kunskapsarbete eftersom de hjälper till att skapa idéer och sedan förfina dem för praktiska tillämpningar.
Faktakontroll: Sedan pandemin började har möten, e-postmeddelanden och andra samarbetsaktiviteter i samband med distansarbete lett till att teamen arbetar 48 minuter extra per dag. Ändå ser de flesta möten som något som minskar produktiviteten.
I en HBR-undersökning svarade 71 % av de tillfrågade att de tycker att möten är ”oproduktiva och ineffektiva”. 64 % svarade att det kostar dem tid som de hellre skulle ägna åt djupare eftertanke.
En viktig orsak till detta är bristen på ett enkelt sätt att utnyttja sammanhanget. Problemet förvärras när man hanterar flera projekt.
Till exempel blir överlämningen mellan design och utveckling oändligt mycket mer tidskrävande på distansarbetsplatser om dokumentationen är oklar. Kvalitetsanalytikerna kan senare få problem om de inte har tillgång till hela projektets sammanhang.
ClickUp gör just det möjligt. Som en virtuell arbetsplats och ett allt-i-ett-verktyg för projektledning samlar ClickUp all din organisationskunskap på ett ställe som alla teammedlemmar kan komma åt med ett enda klick. Det erbjuder ett enda verktyg för projektledning, personalhantering, kunskapshantering och mycket mer.
Sätt dina projektledningsstrategier i praktiken i stor skala. Prova ClickUp gratis idag.