Manuell budgetplanering kan vara tidskrävande och felaktig. Tänk på all tid som går åt till att mata in finansiella data, inklusive månatliga utgifter, i en budgetplanerare eller Google Sheets.
Istället för att slösa tid på att fixa budgetkalkylblad kan du använda budgetmallar i Google Sheets som automatiserar beräkningar och ger dig användbara insikter på några minuter.
De har inbyggda formler, formatering och funktioner som klarar kraven i alla branscher och yrken. Du hittar budgetmallar i Google Kalkylark för alla dina ekonomiska behov – oavsett om du vill ha månads-, års- eller andra budgetmallar.
När du har lagt in dina transaktioner i en av mallarna kan du se hur varje dollar du spenderar påverkar din privatekonomi eller tillväxten i ditt företag.
I den här bloggen går vi igenom några populära budgetmallar i Google Sheets och deras begränsningar. Vi delar också med oss av några alternativ som gör budgeteringen enkel och samarbetsinriktad.
Vad kännetecknar en bra budgetmall i Google Sheets?
En färdig Google Sheets-mall för kassaflödesbudget ger en tydlig bild av din ekonomiska situation. Den visualiserar hela din budget på ett ställe, inklusive dina utgifter, kostnader, besparingar och investeringar.
Här är varför du bör använda budgetmallar i Google Sheets för att hålla koll på dina finanser – både privat och i arbetet:
- Spåra utgifter effektivt: Mallarna för budgetplanering har diagram, prognostiserade veckobudgetar samt månads- och årsprognoser för besparingar. De har fält för att registrera data för variabla utgifter, kassaflöde, utgifter, intäkter, omsättning och resultat.
- Markera viktig data: Gör det möjligt att markera data för att fokusera på den. Denna funktion är särskilt användbar om din revisor eller finansiella rådgivare har tillgång till din företagsbudgetmall.
- Delbar: Du kan enkelt dela denna budgetkalkyl med intressenter, spara den i Google Docs och sätta upp uppnåeliga mål för ditt småföretag.
- Förbättrad noggrannhet: Det hjälper dig att undvika kostsamma budgetmisstag i månatliga utgifter och säkerställer att du kan lita på dina budgetberäkningar.
Låt oss titta på några måste-ha-funktioner i dina kostnadsfria budgetmallar i Google Sheets:
Snabb och enkel anpassning
En bra budgetmall ska göra det möjligt att lägga till eller ta bort utgiftskategorier, uppdatera transaktioner och ändra formler utan krångel.
Du bör till exempel kunna anpassa ett kalkylblad för specifika roller, såsom försäljning, marknadsföring eller ekonomi, och formatera det efter behov. Mallarna i Google Sheets är utmärkta i dessa avseenden, med genvägar som sparar tid och arbete.
Lättsmält information genom datavisualisering
Välj en budgetmall som strukturerar inkomst- och utgiftsposter efter kategori och specifika perioder och som kan sammanfatta viktiga trender. Genom att visualisera datarader i diagram och tabeller får du en översiktlig bild av viktiga insikter.
Dina projektbudgetmallar bör till exempel ha filter och rullgardinsmenyer för att gruppera inkomst- och utgiftsposter. På samma sätt bör de automatiskt markera utgifter som överskrider en viss tröskel.
Bonus: Mallar för utgiftshantering i Google Sheets!
Sömlöst samarbete
För att teammedlemmarna ska kunna samarbeta effektivt bör en budgetmall i Google Sheets kunna delas mellan flera användare utan att bli långsam. Detta hjälper intressenterna att fatta strategiska beslut utan fördröjningar eller beroende av andra team för datautvinning.
Gott om utrymme för anteckningar och kommentarer
Varje liten detalj är viktig när du skapar ett budgetförslag. Om du till exempel har gjort vissa datastödda prognoser för vinstmarginalerna för nästa kvartal, ger denna datapunkt i budgeten nyans till ditt förslag.
Genom att lägga till kommentarer eller anteckningar i dina Excel-budgetmallar kan olika intressenter förstå dem bättre och fatta snabbare beslut.
Integrationer
Rätt budgetmall bör möjliggöra enkel import och export av data till redovisningsverktyg, programvara för affärsplanering och analys, CRM och programvara för projektbudgetering.
Tre budgetmallar i Google Sheets
Här är budgetmallar i Google Sheets som är flexibla och lätta att använda:
1. Månadsbudgetmall för Google Sheets från Template.net
Behöver du spåra inköp mot budgeterade utgifter i realtid? Med månadsbudgetmallen från Template.net kan du specificera dina transaktioner och automatiskt beräkna det totala utflödet.
Ange månad, artikelinformation och det faktiska beloppet som har spenderats. Om du anger ett tröskelvärde beräknas skillnaden och eventuella extra belopp som du har spenderat visas. Baserat på månadens trender kan du snabbt göra anteckningar om hur du kan förbättra dig nästa månad. Det finns också utrymme för att lägga till kommentarer längst ner.
Denna mall är ett värdefullt verktyg för din budgeteringsprocess eftersom den:
- Gör det enkelt att jämföra inkommande och utgående kassaflöden med en enkel layout
- Håller koll på din hushållsbudget och kan även användas som en personlig månadsbudgetmall för att hålla koll på inkomster och utgifter.
2. Mall för startbudget i Google Sheets från Template.net
De första månaderna är avgörande för alla nya startups. I början kanske du inte har tillräckligt med data för att förstå kassaflödesmönstren, vilket kan komplicera den finansiella planeringen. Startup Budget Template från Template.net kategoriserar engångskostnader, såsom licenser, och löpande kostnader, såsom löner eller hyra, under olika rubriker.
Ange den beräknade kostnaden och den faktiska kostnaden för specifika poster så beräknar utgiftsrapportmallen automatiskt skillnaden mellan de två och visar den. På så sätt visas tydligt hur varje komponent påverkar kassaflödet och hjälper dig att göra initiala budgetprognoser.
Denna budgetmall fungerar eftersom den:
- Gör det möjligt att skilja mellan omedelbara utgifter och återkommande utgifter. Det innebär att du kan fördela medel strategiskt utifrån tidigare resultat och framtida affärsbehov.
- Ger dig möjlighet att göra realistiska budgetberäkningar baserade på affärsprioriteringar och tillgängliga medel.
3. Affärsbudgetmall för Google Sheets från Template.net
Affärsbudgetmallen från Template.net beräknar automatiskt de totala utgifterna och intäkterna för att ge dig en tydlig bild av dina tillgängliga medel.
Ett praktiskt visuellt diagram visar procentuell fördelning mellan olika utgiftsposter, sparande och skulder. Det har särskilda avsnitt för att spåra och kategorisera utgifter och inkomster.
Budgetmallen fungerar eftersom den:
- Delar upp månatliga utgifter efter kategori, vilket ger beslutsfattare tydlighet.
- Prognoser för framtida kassaflöde baserat på historiska data
- Beräknar automatiskt avvikelsen mellan budgeterade och faktiska utgifter
- Hjälper dig att sätta upp realistiska månatliga budgetmål och uppnå dem
Även om dessa Google Sheets-mallar för projektledning och budgetering vanligtvis är enkla att använda, har de sina begränsningar.
Låt oss titta på utmaningarna med att använda budgetmallar i Google Sheets.
Begränsningar vid användning av Google Sheets/Docs för budgetering
Begränsade dataanalysfunktioner
Budgetmallarna i Google Sheets saknar finansspecifika funktioner som är praktiska när man skapar en budget. Om du till exempel skulle beräkna räntor eller lånebetalningar skulle du behöva klara dig utan funktioner som PPMT och IMPT.
Dessutom har pivottabeller och makron i Google Sheets färre funktioner än Excel, vilket gör att mallarna i Google Sheets är mindre lämpade för komplexa budgeteringsuppgifter.
Dålig skalbarhet
Google Sheets kan börja lagga med stora mängder data, vilket påverkar vissa funktioner. Du måste använda kalkylbladsmallar för komplexa beräkningar, vilket tar dig tillbaka till ruta ett – att exportera data manuellt, formatera den och dela den som bilagor med resten av ditt team.
För en växande organisation saknar budgetmallarna i Google Sheets responsivitet och flexibilitet.
Begränsad anpassning
Google Sheets är mindre anpassningsbart när det gäller formatering och datavisualisering. Du kanske måste nöja dig med grundläggande diagram och grafer med färre färger och stilar. Om du vill använda anpassade nummerformat för att markera utgifter som överstiger en viss tröskel erbjuder Google Sheets färre alternativ än Excel.
Dålig integration
Du behöver ett tillägg från tredje part för att integrera lönehantering, bokföring och andra verktyg med din Google Sheets-dokumentmall, vilket skapar problem med dataintegriteten. Det andra alternativet när du använder mallar för Google är att kopiera och klistra in data manuellt, vilket är opraktiskt när du arbetar med stora datamängder.
Hur ClickUp jämförs med Google Sheets som ett alternativ för budgetering
De tre budgetmallarna i Google Sheets är utmärkta för nybörjare, men deras begränsningar hindrar produktiviteten. Lyckligtvis har vi fem gratis budgetmallar i ClickUp som är övertygande alternativ till Google Sheets.
Från att hantera din personliga budget till projektbudgetar – här är vår lista över ClickUps gratis mallar för ekonomihantering.
1. Enkel budgetmall i ClickUp
Tänk dig att du har startat en bisyssla och vill hålla koll på alla dina inkomster och utgifter i ett kalkylblad. Det kan låta komplicerat, men det behöver det inte vara. Med ClickUps enkla budgetmall kan du registrera inkomster och utgifter på ett ställe och följa dem varje månad.
Den summerar månadsbeloppen för att visa hur mycket du har tjänat och spenderat sedan årets början. Som företagare kan du använda denna mall för att mäta kassaflödet, sätta upp realistiska finansiella mål och förenkla den strategiska planeringen.
Mallen har flera listvyer och anpassningsbara fält som ger dig den information du behöver:
- Budgetplanvyn visar alla transaktioner som gjorts under året och fungerar även som en årlig budgetmall.
- Inkomstvyn visar inkomster från olika källor.
- I vyn Utgifter visas alla utgifter.
Du kan använda rullgardinsmenyer för att filtrera efter specifika transaktions- eller inkomstkategorier.
2. ClickUp-mall för företagsbudget
Företagsbudgeten ger en ögonblicksbild av ett företags finansiella hälsa genom att prognostisera kostnader och intäkter. Om du är ett företag med flera försäljningsställen ger ClickUps mall för företagsbudget dig en översikt över alla företagskostnader och låter dig zooma in på enskilda butiker.
Detta hjälper dig att identifiera potentiella intäktsläckor och förstå den totala påverkan på verksamheten.
Med hjälp av olika anpassade vyer kan du också analysera försäljning kontra driftskostnader för att få en fullständig bild av ditt företags kassaflöde.
Denna mall innehåller:
- En uppdelning av intäkter och kostnader per butik som visar den totala skillnaden.
- Möjligheten att följa upp faktiska resultat mot planerade resultat
- Möjligheten att identifiera områden för optimering och kostnadsbesparingar
- Tydlighet om de områden som behöver mer utgifter
Använd denna mall som balansräkning för att följa upp ditt företags faktiska resultat jämfört med planerade mål. Denna mall för budgetförslag kan användas för att implementera kostnadsbesparande strategier och optimera utgifterna för långsiktig tillväxt.
Bonus: Denna omfattande mall organiserar dina finansiella data och hjälper dig att jämföra finansiella resultat med historiska uppgifter.
3. ClickUp -mall för budgeterad projektledning
Som projektledare hjälper ClickUps mall för budgeterad projektledning dig att uppskatta och spåra faktiska projektkostnader i olika faser och säkerställer att projektet håller sig inom budgeten.
Fliken Budget visar en uppdelning av budgeterade och faktiska kostnader för varje kategori. För att förstå potentiella flaskhalsar kan du använda fliken Projektplanering, som visar enskilda uppgifter och beroenden via ett Gantt-diagram. Du kan visa uppgiftsstatus samt viktiga milstolpar.
Fliken Aktivitetsstatus visar prioritetsnivån och ansvarsområdena för varje uppgift.
Använd denna årsbudgetmall för att få:
- Omfattande översikt över projektets leveranser och tillhörande kostnader, vilket möjliggör bättre budgetprognoser och budgethantering.
- Insyn i eventuella risker eller utmaningar för att uppskatta allmänna omkostnader och förseningar
- En tydlig förståelse för potentialen för kostnadsbesparingar och ökad effektivitet
4. ClickUp-mall för budgetrapport
Som företagare kan du med ClickUps budgetrapportmall mäta resultatet för den aktuella månaden jämfört med hela året (hittills i år) utifrån viktiga nyckeltal och affärsmål.
Den spårar prestanda i förhållande till målet och beräknar skillnaden. Du får en jämförelse med tidigare års resultat och kan omedelbart se om du är på rätt väg för att uppnå målet vid årets slut. Den låter dig skriva ner dina observationer och "lärdomar" när du granskar data.
På operativ nivå har denna mall följande funktioner:
- Hjälper dig att fatta mer välgrundade beslut och fördela resurser mer effektivt
- Gör det enklare att upptäcka potentiella problem och överkonsumtion innan de uppstår
- Ger en mer detaljerad översikt över din ekonomiska situation till intressenterna.
- Hjälper till att identifiera sätt att optimera prissättningen för att uppnå affärsmål
5. ClickUp-mall för budgetförslag
ClickUps budgetförslagsmall ger en översikt över utgifterna i varje projektfas så att alla intressenter kan bedöma dess genomförbarhet. Den hjälper dig också att klargöra prognostiserade intäkter jämfört med kostnader.
Med den här mallen kan du:
- Beräkna fasta och återkommande kostnader exakt med hjälp av inbyggda formler och funktioner
- Mata in företagsdata för att snabbt ta fram väl genomtänkta förslag. ClickUps anpassade statusar och vyer gör det enklare att samarbeta med ditt team kring viktiga aspekter.
- Förbättra uppföljningen av budgetförslag och projektledning med kommentarer, uppgiftslänkar, automatisering och inbyggda AI-verktyg för automatisering av uppgifter.
Bonus: ClickUps inbyggda AI-assistent, ClickUp Brain, fungerar som din AI-projektledare och hjälper dig att automatisera repetitiva uppgifter som att skapa projektbeskrivningar, fylla i beroenden, tilldela tidslinjer, tilldela uppgifter och skapa deluppgifter så att du kan ägna mer tid åt att analysera resultaten.
Här är några AI-prompter som hjälper dig att förbereda dig för finansiella prognoser och prognoser:
- Utveckla en detaljerad finansiell prognos och prognosmodell som inkluderar intäkter, kostnader och kassaflödesprognoser för nästa [infoga tidsram]. Säkerställ noggrannhet och tillförlitlighet genom att införliva historiska data och branschtrender: [infoga specifika affärsuppgifter]
- Upprätta en omfattande finansiell prognosrapport som beskriver intäktsmål, kostnadsfördelning och lönsamhetsprognoser för den kommande [infoga tidsram]. Markera viktiga resultatindikatorer och genomför scenarioanalyser för att bedöma olika affärsresultat: [infoga specifika finansiella data]
- Analysera historiska finansiella data och marknadstrender för att generera korrekta intäktsprognoser och utgiftsprognoser för [infoga tidsram]. Identifiera viktiga faktorer som påverkar det finansiella resultatet och ge insikter om potentiella tillväxtmöjligheter och risker: [infoga specifika projekt- eller affärsuppgifter]
Enkel finansiell planering med ClickUps mallar
För effektiv ekonomisk planering behöver du full kontroll över hur dina inkomst- och utgiftsdata specificeras, rapporteras och visualiseras.
ClickUps månatliga budgetmallar synkroniseras smidigt med dina finansiella arbetsflöden och hjälper dig att noggrant bedöma den långsiktiga effekten av dina beslut. De hjälper dig också att identifiera nya möjligheter för intäktsoptimering, kostnadskontroll, månads- eller veckovis budgetering och evenemangsbudgetering i en affärsmiljö.
Det bästa av allt: de är gratis att använda.
Kolla in ClickUps kostnadsfria mallar för finansiell planering för att göra din budgetering smidig.