Har du som projektledare någonsin ställts inför någon av dessa situationer?
- Felaktiga projektbudgetberäkningar, där små fel bidrar till den totala budgeten.
- Se hur utgifterna kryper över din beräknade totala budget.
- Överskridande av budgeten för vissa resurser och svårigheter att hitta ytterligare finansiering
Om svaret är ja, är det dags att hitta projektbudgetprogramvara som passar dina behov.
Din programvara för projektkostnadshantering måste hjälpa dig att hantera budgetar både i goda tider och under stressiga perioder. Du behöver en lösning som hjälper dig att korrigera kursen när du står inför oförutsedda utgifter och kostnadsöverskridanden och justera därefter.
Den goda nyheten är att vi har allt du behöver. Vi har undersökt vad man ska leta efter i budgethanteringsprogram, de 12 bästa verktygen som finns tillgängliga samt deras funktioner, begränsningar och priser.
Vi hjälper dig att välja en klar vinnare.
Vad ska man leta efter i en programvara för projektkostnadshantering?
Några av de grundläggande funktioner du bör leta efter i ett verktyg för projektbudgethantering är:
- Intuitivt gränssnitt: Du behöver ett användarvänligt gränssnitt och smidig navigering för att effektivisera budgetprocessen, till exempel planering och fördelning av resurser samt hantering av utgifter för att förbättra effektiviteten.
- Samarbete mellan team: Du behöver en enda källa till information för att projektteam ska kunna samarbeta och följa upp budgetar.
- Automatisering: Utnyttja automatisering för att effektivisera dina budgeteringsarbetsflöden, tilldela uppgifter och följa upp framsteg.
- Säkerhet: En molnbaserad programvara med robust kryptering och säkerhetscertifieringar skyddar känslig finansiell information.
- Tredjepartsintegration: Kontrollera om verktyget kan integreras med dina befintliga finansverktyg och redovisningsplattform. Integration med dina backend-system, inklusive redovisnings- och HR-system, ger ett tvåvägskommunikationsflöde av information så att budgetmedarbetare har tillgång till de senaste uppgifterna.
- Robust rapportering: Hantera projektbudgetar och skapa detaljerade, anpassningsbara rapporter för intressenter så att de kan fördjupa sig och bidra till omfattande finansiell analys och välgrundade beslut.
- Budgetmallar: Håll koll på dina leveranser med färdiga projektbudgetmallar.
De 12 bästa programvarorna för projektkostnadshantering
1. ClickUp
ClickUps projektledningsprogramvara toppar vår lista över budgetverktyg som används av projektledare för att enkelt följa upp projektfinansieringen. Programvaran erbjuder många funktioner som projektledare som du söker, inklusive budgetmallar, robusta samarbetsfunktioner och anpassningsbarhet.
ClickUps bästa funktioner
- Spåra budgetfördelning och utgifter i realtid med hjälp av helt anpassningsbara finansiella instrumentpaneler.
- Automatisera återkommande åtgärder på daglig eller tvåveckorsbasis, till exempel påminnelser om kommande betalningar eller fakturering av projektresurser med ClickUp-uppgifter.
- ClickUps detaljerade mall för arbetsfördelningsstruktur (WBS) gör det möjligt att dela upp komplexa projekt i mer hanterbara delar och stöder kartläggningen av aktiviteter i form av Kanban-tavlor och kostnadsberäkningar.
- ClickUp AI:s assistent för budgetplanerare hjälper till att skriva detaljerade uppdelningar av projektets omfattning och snabbt skapa dagliga arbetsplaner.
- Utför beräkningar mellan numeriska fält, datumfält och tidsfält med hjälp av enkla eller avancerade formler.
- ClickUp Goals hjälper dig att noggrant följa upp budgetmålen för projekt och visualisera framstegen för flera mål i en och samma vy.
Begränsningar i ClickUp
- Clickup AI är endast tillgängligt i betalda abonnemang.
- Begränsad möjlighet att följa projektets tidsram
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
ClickUp AI är tillgängligt i alla betalda abonnemang för 5 dollar per medlem och månad.
Betyg och recensioner för ClickUp
2. Teamwork
Om du letar efter en enkel projektledningsprogramvara för att övervaka projektkostnader och budget bör TeamWork vara ditt val.
TeamWork går ett steg längre med sin rapporteringspanel. Du kan skapa skräddarsydda paneler för att följa upp mått relaterade till projektfinanser, arbetsbelastning och mycket mer.
Du behöver dock en av de betalda planerna för att få tillgång till verktygets viktigaste funktioner.
- Hantera resurser och arbetsbelastning effektivt
- Spåra tid med hjälp av en tidsspårare för fakturering, hantering av utgifter, budgethantering och beräkning av fakturerbara kostnader.
- Organisera uppgifter och deluppgifter med hjälp av fält, taggar och versioner.
- Samarbeta med intressenter genom kommentarer, meddelanden, dokument och bevis.
- Ställ in automatisering av arbetsflöden och skapa projekt från mallar.
- Administratörer kan ha svårt att hantera åtkomst mellan flera projekt.
- Saknar stöd för chatt i realtid.
- Den kostnadsfria versionen av programvaran är mer begränsad än andra verktyg.
- Gratis
- Leverans: 13,99 $/månad per användare
- Grow: 25,99 $/månad per användare
- Skala: Anpassad prissättning
G2: 4,4/5,0 (över 1 100 recensioner)Capterra: 4,5/5,0 (över 800 recensioner)
via Workstatus
De flesta verktyg för personalhantering erbjuder funktioner för tidrapportering och produktivitet, men Workstatus utmärker sig med sina geofencing-funktioner. Oavsett om du leder ett team på distans eller övervakar fältpersonal ger Workstatus dig realtidsinformation om närvaro, aktivitetsnivåer och projektets framsteg.
Den intuitiva instrumentpanelen ger detaljerad information om medarbetarnas produktivitet, tid som läggs på uppgifter, ledig tid och mycket mer – allt på ett och samma ställe. Du kan också använda Workstatus för att skapa rapporter, automatisera tidrapporter och effektivisera lönehanteringen med minimal ansträngning.
Vi har dock märkt att det krävs ett betalt abonnemang för att få tillgång till avancerade funktioner som skärmdumpar, GPS-spårning eller produktivitetsklassificering.
- Automatiserad tidrapportering med valfria skärmdumpar, app-/URL-övervakning och inaktivitetsdetektering.
- Smart projekt- och uppgiftshantering med aktivitetsuppföljning i realtid och övervakning av deadlines.
- Anpassningsbara rapporter och fakturering baserat på spårad tid och projektbudgetar.
- Begränsade tredjepartsintegrationer jämfört med andra verktyg
- Funktionerna kan vara överväldigande för små team som bara söker grundläggande uppföljning.
- Gratisversionen erbjuder färre funktioner för teamhantering.
- Gratis plan
- Premium: 4,99 $/månad per användare
- Företag: 9,99 $/månad per användare
- Anpassade planer tillgängliga
- G2: 4,3/5,0 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,6/5,0 (över 150 recensioner)
4. RodeoDrive
RodeoDrive är ett omfattande projektledningsverktyg som stöder företag i alla projektfaser, från omfattning till prissättning. Med funktioner som spårning av projektmål, projektrapportering, resurshantering, interaktiva instrumentpaneler och effektivisering av fakturor hjälper det teamledare och ekonomiteam att hålla koll på hela projektkostnaden.
RodeoDrives bästa funktioner
- Möjlighet att jämföra budgeterade aktiviteter och projektutgifter med faktiska utgifter i realtid för att minska utgifterna.
- Låter dig sortera projekt i faser och fakturera dem separat baserat på faktiska kostnader, förskott eller procentuell färdigställandegrad för bättre planering och projektkontroll.
- Inbyggda mallar för projektets tidsplan och funktioner för kostnadsuppföljning hjälper dig att budgetera projektet på rätt sätt.
RodeoDrive-begränsningar
- Plattformen har buggar eftersom den befinner sig i ett tidigt utvecklingsskede.
- Detaljerade budgetrapporter kan inte laddas ner.
Priser för RodeoDrive
- Gratis: 0 dollar per användare och månad
- Achiever: 14,99 dollar per användare/per månad
RodeoDrive-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (6 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (3 recensioner)
5. Adobe Workfront
Adobe Workfront är en plattform för samarbetsbaserad projektledning som hjälper till att hantera budgetar, planer och faktiska utgifter. De inbyggda funktionerna gör det möjligt för alla som är involverade i budgetprocessen, från intressenter, interna team, leverantörer och nätverksteam, att hantera och följa upp hårda och mjuka kostnader, fasta utgifter, projektkostnader och resurskostnader.
Ett stort problem som marknadsförare, chefer och intressenter står inför är bristen på samstämmighet mellan projektets budget och dess genomförande.
Du behöver realtidsinsyn i budgeterade, prognostiserade och faktiska kostnader och hur de utvecklas. Kursjusteringar behövs när projektet överskrider din tilldelade budget eller faktiska timmar. Att hantera detta manuellt i kalkylblad är felbenäget och tidskrävande.
Adobe Workfronts bästa funktioner
- Realtidsöversikt över planerad, prognostiserad och faktisk budget, med aktuell prestanda i en lättillgänglig instrumentpanel.
- Hantera och följ upp planerade kostnader, uppgiftsnivåer och resursutgifter.
- Integration med Adobes produktserie hjälper till att koppla samman projektteam med andra delar av verksamheten och även effektivt tillskriva intäktseffekter.
Begränsningar i Adobe Workfront
- Programvaran kräver att användarna genomgår utbildning innan de kan använda den.
- Ingen gratis testversion
- Begränsade anpassningsmöjligheter i Workfronts instrumentpanel
Priser för Adobe Workfront
- Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Adobe Workfront
- G2: 4,1/5 (920 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (1391 recensioner)
6. Smartsheet
Smartsheet är en centraliserad plattform för arbetshantering som eliminerar gissningar från projektbudgeteringen. Den samlar ledningen och projektteamen på samma plats för planering, uppföljning, datalagring, fildelning och rapportering av projektuppgifter.
För alla nya projekt behöver du ett centralt arkiv som innehåller alla budgetkomponenter, genererar fakturor och gör det möjligt för intressenter, revisorer och projektledare att noggrant följa budgetarna och vidta korrigerande åtgärder när det behövs.
Smartsheets bästa funktioner
- Få tillgång till budgethanteringsprogramvara för att skapa och följa upp budgetar efter valuta, utgiftstyp eller valutaenhet.
- Samla stöddokument som leverantörsofferter på ett och samma ställe.
- Konsoliderade viktiga finansiella nyckeltal från flera ark i realtidsdashboards i en enda vy.
Smartsheets begränsningar
- Erbjuder inte automatisk global tidrapportering.
- Inget inbyggt e-poststöd
- Saknar listvy för omfattande visualisering av uppgiftsnivåer.
Priser för Smartsheet
- Gratis: 0 dollar per användare och månad
- Pro: 7 dollar per användare/per månad
- Företag: 25 dollar per användare/per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Smartsheet-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (15 065 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (3057 recensioner)
7. Harvest
Det är svårt att fastställa en budget för ett projekt, men en väl utformad projektbudget lägger grunden för effektiv uppföljning. Harvests projektledningsprogramvara för småföretag gör det enkelt att skapa en tracker för både timmar och avgifter.
Få insyn i den använda projektbudgeten och vad som återstår i realtid för att undvika att projektets omfattning kryper innan det blir ett problem som spårar ur. Information om kostnadshantering är avgörande för att kunna budgetera dina framtida projekt mer exakt.
Harvest tillhandahåller anpassade rapporter för att visa vilka uppgifter som tar upp ditt teams tid, tid för problemspårning och hur det påverkar de beräknade kostnaderna för att vidta korrigerande åtgärder.
Utnyttja de bästa funktionerna
- Omvandla tidrapportdata till visuella rapporter i realtid för att visualisera teamets effektivitet, minska utbrändhet och förbättra produktiviteten.
- Spåra fakturerbara arbetstimmar, överföringar och kontrollera utnyttjandet på ett ögonblick och konvertera fakturerbara timmar till fakturor.
- Integration med populära verktyg som Trello, Slack, Quickbooks och Stitch för att tillhandahålla uppdaterade data för projektlednings- och budgetteam.
Skörda begränsningar
- Programvaran kräver omfattande support i början.
- Har inte åtkomstkontroll och behörighetsfunktioner.
Harvest-prissättning
- Gratis: 0 dollar per användare och månad
- Pro: 10,80 dollar per användare/per månad
Samla in betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (790 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (572 recensioner)
8. Zoho Projects
Projektledare över hela världen vet att budgetering inte bara handlar om besparingar utan också om kontroll. Zoho expense integration gör det möjligt för dig att skapa en lönsamhetsöversikt med status för intäkter och utgifter i ditt projekt.
Projektledare är involverade i att kontrollera ekonomin genom att skapa, följa upp och prognostisera budgetar, följa upp utgifter och analysera rapporter. Att hantera alla dessa uppgifter i olika verktyg som inte synkroniseras med varandra gör övervakningsprocessen besvärlig för alla som är involverade i projektet. Få fullständig kontroll över varje steg i din budgetprocess med Zoho Projects.
Denna projektledningsprogramvara erbjuder realtidsövervakning av budgetar, varningar om tröskelvärden och överskridanden samt rapporter om planerade och faktiska kostnader.
Zoho Projects bästa funktioner
- Hantera ekonomin genom att skapa, följa upp och prognostisera budgetar, fakturera kunder, följa upp fasta och rörliga kostnader samt analysera rapporter.
- Spåra din projektbudget baserat på tilldelat belopp eller faktiska timmar som lagts ner på projekt, milstolpar och olika uppgifter via anpassade projektdashboards.
- Anpassade varningar för intressenter när budgeten överskrider den planerade gränsen.
Zoho Projects begränsningar
- Tillåter inte användare att skapa uppgifter, tilldela dem till teammedlemmar och övervaka deras framsteg.
- Ingen mobilapp
Priser för Zoho Projects
- Gratis: 0 dollar för tre användare för upp till två projekt
- Premium: 4 $ för obegränsat antal projekt, upp till 50 användare
- Premium: 9 $ för obegränsat antal projekt, ingen övre gräns för antalet användare
Betyg och recensioner av Zoho Projects
- G2: 4,3/5 (382 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (412 recensioner)
9. Hubstaff
I stora organisationer där ett team vanligtvis arbetar med flera projekt måste du fastställa budgetgränser för olika projekt och få varningar om budgeten överskrids.
Med Hubstaffs app för personalhantering kan användare ställa in budgetgränser, få realtidsaviseringar om ändringar i projektomfattning och kostnadsöverskridanden samt automatisera tidrapporteringen för resurser. Med realtidsinformation om utgifterna kan du se till att du inte tappar kontrollen över dina budgetar.
Hubstaffs bästa funktioner
- Uppskatta planerade kostnader baserat på resurshantering eller antalet timmar som läggs på ett projekt.
- Med funktionen för projektbudgetar kan du följa lönsamheten för dina projekt och få en överblick över kostnaden per projekt och användare.
- Projektbudgetrapporten förenklar budgetuppföljningen (i termer av totalt antal timmar eller total faktisk kostnad per projekt) och utnyttjandet.
Hubstaffs begränsningar
- Begränsade alternativ för uppgiftshantering
- Navigeringen är inte intuitiv.
Hubstaffs prissättning
- Startpaket: 4,99 $ per användare och månad
- Grow: 7,50 dollar per användare och månad
- Team: 10 dollar per användare och månad
- Företag: 25 dollar per användare och månad
Hubstaff-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (431 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (1432 recensioner)
10. Wrike
Budgetering av ett projekt kräver att intressenter från flera team, såsom produkt-, marknadsförings- och projektledning, ofta spridda över hela världen, arbetar tillsammans.
När dina projektteam är geografiskt spridda behöver du en programvara för projektbudgetering som kan anpassas efter valuta. För att undvika kommunikationsfördröjningar bör den lagra alla relevanta dokument på ett och samma ställe.
Tvärfunktionella team kan komma åt dessa dokument och följa framstegen för att undvika uppföljningar via e-post och andra asynkrona kommunikationskanaler.
Wrikes projektledningsprogramvara hjälper små och medelstora företag, nystartade företag och stora företag att hantera budgetavvikelser och skapa en budgetplan.
När de faktiska kostnaderna avviker från de planerade hjälper det upptagna projektledare att utreda orsakerna till avvikelsen. Projektledare kan sedan identifiera strategier för att hantera budgeten effektivt genom att omfördela resurser eller genomföra kostnadsbesparande åtgärder.
Wrikes bästa funktioner
- Anpassa budgeten med önskade valuta-inställningar och ställ in standardtimpriser för budgetplanering.
- Wrike automatiserar uppgiftsfördelning och resursfördelning för att säkerställa att budgetarna hålls.
- Integrationer med över 400 applikationer, såsom Salesforce, Hubspot, Bynder, Zoom och Slack, för att köra avancerade analyser.
Wrike-begränsningar
- Wrike har inte chatt i realtid för tvärfunktionellt samarbete.
- Du kan inte skicka eller ta emot e-post direkt från Wrike.
Wrike-priser
- Gratis: 0 dollar per användare och månad
- Team: 9,80 dollar per användare och månad
- Företag: 24,80 dollar per användare och månad
- Företag: anpassad prissättning
- Pinnacle: anpassad prissättning
Wrike-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (3499 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (2523 recensioner)
11. Birdview PSA
Birdview PSA är ett onlineverktyg för projektledning med säkerhet i företagsklass. För chefer ger en heltäckande bild av organisationens prestanda möjlighet att snabbt reagera på förändringar på marknaden. Projektledare kan följa framstegen, identifiera flaskhalsar, fördela resurser och prioritera uppgifter för att säkerställa att projektet håller sig på rätt spår.
Som projektledare på en professionell tjänsteorganisation (PSO) mäts projektets framgång utifrån slutförande och leverans till kunderna.
Vad händer om du levererar projektet till kunden före det föreslagna leveransdatumet, men budgeten överskrids med 15 %? Skulle du betrakta det som en framgång? Enligt en undersökning från Harvard Business Review har projekt av alla storlekar i genomsnitt en kostnadsöverskridning på 200 % och en tidsöverskridning på 70 %.
Det blir problem när du delar denna nyhet med dina kunder, eftersom de måste ta på sig den extra kostnaden.
Birdviews bästa funktioner
- Centraliserad dokumenthantering för att få fram siffror, tidrapporter eller projektomfattningsdata för att skapa budgeten.
- Samla all projektkommunikation och samarbete på en plattform och bjud in kunder att samarbeta via en gästportal.
- Birdviews AI-assistent hjälper till att påskynda projektledning, resursallokering och prognoser för effektiv budgetplanering.
Birdviews begränsningar
- Teamledning är inte intuitivt
- Saknar Gantt-diagram och planeringsvyer.
Birdview-prissättning
- Lite: 9 dollar per användare och månad
- Team: 24 dollar per användare och månad
- Företag: anpassad prissättning
Birdview-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (354 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (287 recensioner)
12. Runrun
För medelstora företag där kunderna tvekar att använda mer avancerade verktyg är Runrun. ett lättanvänt verktyg för projektsamarbete. Förstå dina projektdata med interaktiva vyer och Gantt-diagram och övervaka dina framsteg med en intuitiv spårare.
Kommunicera projektets framgångar till kunderna med hjälp av visuella diagram istället för långa rapporter. Med iOS-, webb- och Android-appar kan team och kunder samarbeta på denna plattform oavsett var de befinner sig.
Runruns bästa funktioner
- Smarta tavlor hjälper teammedlemmar och kunder att följa projektuppdateringar och hantera uppgifter.
- Skapa budgetförfrågningsformulär med färdiga mallar.
- Spara beslutshistorik, bilagor och konversationer med interna eller externa användare på ett ställe för bättre budgetbeslut.
Runrun. it-begränsningar
- Begränsade rapporterings- och analysfunktioner
- Kalendergränssnittet är svårt att förstå
Runrun. it-prissättning
- Gratis: 0 dollar för upp till fem användare
- Företag: 8 dollar per användare och månad
- Företag: 25 dollar per användare och månad
Runrun. it-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (1066 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (141 recensioner)
Är du redo att skapa den perfekta projektbudgeten?
Som projektledare känner du till ineffektiviteten i manuell eller kalkylbladsbaserad budgethantering.
Här är ett bättre sätt att identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar och kommunicera med dina intressenter i ett lättförståeligt format.
ClickUps programvara för projektkostnadshantering gör det enkelt att skapa en realistisk budgetplan, följa upp riskerna och justera kostnaderna efter ditt företags behov för att undvika överkonsumtion. Samla allt ditt arbete på en enda instrumentpanel med hjälp av över 100 integrationer med andra verktyg för projektledningsbudgetering.
Prova ClickUp gratis för att få tillgång till olika mallar, vyer och anpassningsalternativ.