Tråkiga, repetitiva uppgifter, som att sammanfatta samtalsdetaljer efter varje kundkontakt eller upprepade gånger svara på samma frågor, kan dra ner ditt teams motivation och påverka produktiviteten negativt.
Men med artificiell intelligens (AI) kan vi äntligen säga adjö till dessa vardagliga sysslor.
Intressant nog visade en undersökning från Gartner att upp till 80 % av cheferna tror att automatisering kan tillämpas på alla affärsbeslut. Detta visar på den enorma potentialen för organisationer som integrerar AI i sina processer.
I den här bloggen tittar vi närmare på vad AI-uppgiftsautomatisering är och hur det kan användas för att förändra hur din organisation arbetar. ⬇️
Vad är AI-uppgiftsautomatisering?
AI-automatisering innebär att man använder artificiell intelligens för att effektivisera och utföra (repetitiva) uppgifter som vanligtvis och traditionellt utförs av människor.
⭐ Utvalda mallar
Begravd i uppgifter? Skaffa ClickUps kostnadsfria Getting Things Done-mall för att hålla ordning, spara tid och fokusera på det som är viktigt. 🚀
Denna strategi hanterar kompetens- och arbetskraftsbrist samtidigt som den ökar den operativa effektiviteten. Den befriar medarbetarna från repetitiva uppgifter, så att de kan fokusera på mer värdeskapande, strategiskt arbete.
AI:s roll och fördelar inom automatisering av uppgifter
AI-automatisering kombinerar naturlig språkbehandling (NLP), robotiserad processoptimering (RPA), datorseende och andra maskininlärningsalgoritmer som effektivt automatiserar affärsprocesser.
Dessa tekniker är tränade på stora ostrukturerade datamängder och kan utföra komplexa uppgifter utan mänsklig inblandning genom att följa fördefinierade regler och anpassa sig utifrån realtidsdata.
Maskininlärningsmodeller, som tränas på data, identifierar mönster och genererar förutsägelser.
NLP-algoritmer gör det möjligt för system att förstå och generera mänskligt språk, vilket är avgörande för applikationer som chatbots. RPA-bots efterliknar mänskliga handlingar för att utföra repetitiva uppgifter, medan datorseende bearbetar visuell information för att fatta beslut baserat på bilder och videor.
Många organisationer använder AI-automatisering för affärsändamål inom olika funktioner, från marknadsföring till kundservice.
Amazon använder till exempel AI i sina distributionscenter för att upptäcka skadade varor, vilket tredubblar noggrannheten jämfört med människor. Denna AI, som har tränats på miljontals bilder, markerar felaktiga artiklar för vidare bedömning, vilket leder till återförsäljning, donation eller återanvändning istället för direkt leverans till kunden.
Fördelarna med AI-automatisering
Artificiell intelligens spelar en mångdimensionell roll när det gäller automatisering. Låt oss se hur det kan gynna ditt företag. 👀
- Öka produktiviteten: AI kan hantera repetitiva uppgifter, vilket gör att dina team kan fokusera på viktigare arbete som kräver mänsklig uppmärksamhet. Detta minskar deras arbetsbelastning och ökar deras produktivitet och kvaliteten på deras arbete.
- Stärk beslutsfattandet: Genom att förse AI med data kan du få hjälp med prognoser, identifiera framtida produkttrender och få tillgång till branschinsikter. Dessa insikter och mönster som det mänskliga ögat kanske missar hjälper dig att förbättra din beslutsprocess.
- Spara kostnader: AI-automatisering hjälper till att spara kostnader genom att minska arbetskraftskostnaderna, öka effektiviteten och minimera fel. Den optimerar resursanvändningen, förbättrar förebyggande underhåll och effektiviserar leveranskedjorna, vilket minskar logistiskt slöseri och driftstopp.
Vilka olika uppgifter kan AI automatisera?
Artificiell intelligens kan automatisera många aspekter av affärsverksamheten, från några enkla uppgifter (t.ex. statusuppdateringar) till komplexa, flerskiktade lagerprocesser.
Nedan följer fem användningsfall som hjälper dig att förstå hur det fungerar.
1. Driftsledning
På driftsidan kan AI hjälpa till att automatisera backoffice-uppgifter som fakturahantering, dokumenthantering, kontohantering, övervakning av leveranskedjan och lageruppföljning. Detta bidrar till att effektivisera driften och minska kostnaderna i leveranskedjan som uppstår till följd av felaktig lagerhantering.
Walmart använder AI för att effektivisera sin leveranskedja på olika sätt. AI hjälper till att hantera lager genom att övervaka lagernivåer och förutsäga efterfrågan, så att de undviker lagerbrist och överlager, vilket gör kunderna nöjda och minskar kostnaderna.
Det optimerar också varuflödet, sänker kostnaderna, ökar produktiviteten och påskyndar leveranserna till butikerna. När det gäller prissättningen fastställer AI priserna utifrån efterfrågan, konkurrens och kostnader, vilket hjälper Walmart att förbli konkurrenskraftigt och maximera vinsten.
2. Kundservice
Nästan 90 % av kunderna anser att ett omedelbart svar är en viktig del av kundservicen.
Det är därför kundtjänstbranschen i stor utsträckning använder AI-CRM-verktyg och AI-drivna chatbots för att svara på repetitiva kundfrågor, såsom "När öppnar butiken?" eller "Kan denna produkt returneras?".
AI-uppgiftsautomatisering befriar mänskliga medarbetare från bördan att ge sådana svar, så att de endast behöver ägna sig åt komplexa frågor. Det sparar dig också besväret med att anställa nattarbetare eller investera pengar i fler anställda i allmänhet.
Amazons framsteg inom AI, inklusive Q in Connect och Amazon Connect Contact Lens, visar hur AI används för att automatisera kundtjänsten.
”Med bara några få klick kan kontaktcenterchefer utnyttja nya funktioner som drivs av generativ AI i Amazon Connect för att förbättra de mer än 15 miljoner kundinteraktioner som hanteras på Amazon Connect varje dag.”
”Med bara några få klick kan kontaktcenterchefer utnyttja nya funktioner som drivs av generativ AI i Amazon Connect för att förbättra de mer än 15 miljoner kundinteraktioner som hanteras på Amazon Connect varje dag.”
3. Dataanalys och prediktiv analys
Många beslut baseras på stora datamängder, undersökningar och rapporter, vilket kan vara överväldigande för dina kollegor att hantera på grund av den enorma volymen. Det är här AI blir ovärderligt med sina funktioner för maskininlärning, NLP och datorseende.
AI-uppgiftsautomatisering kan noggrant analysera stora datamängder och ge nödvändiga insikter, vilket gör det möjligt för affärsteam att fokusera mer effektivt på arbete som är relevant för deras område. Naturligtvis kan man inte helt utelämna den mänskliga faktorn från beslutsprocessen, särskilt när det gäller aspekter som sentimentanalys. Så här ser kombinationen ut i praktiken:
Ett bra exempel är e-handelsföretag som använder stora mängder kunddata för att skapa användarprofiler. Dessa profiler föreslår automatiskt produkter till konsumenterna baserat på deras aktivitet och köphistorik.
AI-verktyg som Klaviyo och Attentive använder AI-baserad automatisering för avancerade funktioner för målgruppssegmentering inom e-postmarknadsföring. Dessa funktioner analyserar kundbeteende för att skapa e-postsegment för personlig marknadsföring.
Med detta kan du automatisera sorteringen av kunder baserat på vissa demografiska uppgifter, så att du inte behöver gå igenom varje kundprofil manuellt och sortera dem i en viss marknadsföringskategori.
4. Marknadsföring
AI kan automatisera marknadsföringsuppgifter som e-post- och SMS-kampanjer, hantering av inlägg på sociala medier, generering av personliga produktrekommendationer eller skapande av texter för sociala medier. Detta hjälper dig att nå fler kunder på rätt plattformar vid rätt tidpunkt, vilket i slutändan ökar försäljningen.
En färsk studie från McKinsey visar dessutom att AI kan tillföra upp till 4,4 biljoner dollar i värde till den globala ekonomin fram till 2030, där marknadsföring är en av de främsta vinnarna.
I bilden ovan ser du Heinz använda en version av Dall-E för att producera prisbelönta visuella kampanjer med hjälp av text-till-bild-AI och automatisering av den grafiska designprocessen, eller Coca-Cola använda AI-verktyg för innehållsskapande för att skapa julkort för en festlig kampanj.
5. Försäljning
Du kan använda AI för att automatisera försäljningsuppgifter som kvalificering av leads, schemaläggning av möten med potentiella kunder och automatisk generering av uppföljningsmejl med fasta intervall. Detta hjälper ditt säljteam att avsluta fler affärer och öka intäkterna.
AI och maskininlärning förändrar systemet för prospektbedömning genom att kontinuerligt förfina poängmodeller för att identifiera potentiella kunder med hög potential. Detta gör det möjligt för säljteam att engagera sig med de bästa prospekten vid rätt tillfälle, vilket ökar konverteringsgraden och intäkterna.
AI går utöver traditionella datamängder och inkluderar olika datakällor, såsom sociala medier, webbplatsinteraktioner och e-postengagemang, för att ge en heltäckande bild av potentiella kunder.
Razorpay:s ML-drivna lead scoring är ett exempel på denna effektivitet, med en 50-procentig ökning av den månatliga bruttovärdet (GMV), en 70-procentig minskning av teamets arbetsinsats och en månads kortare konverteringscykel.
Hur man automatiserar uppgifter med AI
Vi har gått igenom mycket om vad AI-uppgiftsautomatisering kan göra för dig, men nu ska vi prata om hur du faktiskt kan använda det i ditt företag.
Följ dessa steg för att komma igång med AI-automatisering.
Steg 1: Identifiera uppgifter som kan automatiseras
Det första steget är att identifiera vilka uppgifter i din verksamhet som kan automatiseras.
Fokusera på tidskrävande, felbenägna eller repetitiva uppgifter. Var medveten om vad du automatiserar. Automatisera inte för mycket på en gång, eftersom det kan vara svårt att hantera.
Om du just har börjat med automatisering kan du spara de kritiska områdena till senare, när ditt företag och dina team har vant sig vid AI-automatisering.
Steg 2: Välj rätt verktyg
Det här steget är avgörande för din resa mot AI-automatisering. Med så många AI-automatiseringsverktyg är det viktigt att välja rätt, utifrån vad du behöver och vad som passar din budget.
ClickUp och Asana är till exempel bra alternativ för att automatisera uppgifter och hantera projekt. Men om du fokuserar på AI-baserad e-postmarknadsföring och hantering kan du överväga Mailbutler eller EmailTree.
Steg 3: Konfigurera verktyget
När du har valt ett lämpligt verktyg för processautomatisering är nästa steg att konfigurera det. Detta innebär vanligtvis att förse verktyget med träningsdata och konfigurera det för att automatisera önskade uppgifter.
Du kan också prata med dina AI-tjänsteleverantörer och utveckla skräddarsydda lösningar på dina problem.
Steg 4: Kontinuerlig testning och övervakning
När du har konfigurerat AI-verktyget är det viktigt att testa och övervaka hur de automatiserade uppgifterna fungerar. Detta säkerställer att verktyget fungerar korrekt och automatiserar de önskade uppgifterna på ett effektivt sätt.
Genomför regelbundna revisioner för att säkerställa datasäkerhet, integritet och transparens.
Varför ClickUp är det bästa verktyget för AI-automatisering
Det är viktigt att välja rätt verktyg för din automatiseringsresa. Men här är grejen: nu kan du slippa huvudbryet med att välja ett annat AI-verktyg för varje uppgift.
Ja, det finns en programvara som sammanfattar alla dessa funktioner i ett snyggt litet paket: ClickUp.
Låt oss ta en titt på några av de mest spännande AI- och automatiseringsfunktionerna.
ClickUp Brain
ClickUp levereras med den banbrytande inbyggda AI-assistenten ClickUp Brain. Det är världens första neurala nätverk som integrerar uppgifter, dokument och personer i hela företagets kunskapsbas med AI.
De tre huvudfunktionerna är:
- AI Knowledge Manager: Ställ frågor och få automatiskt svar från valfri plats i ditt ClickUp-arbetsområde.
- AI-projektledare: Hantera och automatisera flera uppgifter, såsom att sammanfatta chattråd och uppdateringar för slutförande av uppgifter, tilldelning och mycket mer.
- AI Writer: Skapa innehåll och utkast till svar till kunder automatiskt med hjälp av AI Writer.
Dessutom integreras ClickUp Brain med andra verktyg, vilket underlättar smidig dataöverföring.
Du kan använda ClickUp Integrations för att enkelt integrera populära appar som HubSpot, GitHub och Twilio eller skapa anpassade webhooks för andra applikationer, vilket möjliggör sömlös automatisering i hela din digitala stack från en centraliserad plattform.
📮ClickUp Insight: Nästan 88 % av våra undersökningsdeltagare förlitar sig nu på AI-verktyg för att förenkla och påskynda personliga uppgifter. Vill du uppnå samma fördelar på jobbet? ClickUp är här för att hjälpa dig! ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, kan hjälpa dig att öka produktiviteten med 30 % genom färre möten, snabba AI-genererade sammanfattningar och automatiserade uppgifter.
ClickUp AI Builder
En unik funktion som skiljer ClickUps automatiseringsfunktioner från andra applikationer är dess intuitiva AI Builder.
Med ClickUp Brain gör AI Builder automatisering av arbetsflöden enkelt för alla team. Beskriv bara den automatisering du behöver på vanlig engelska, så konfigurerar vår integrerade AI snabbt automatisering av uppgifter i alla utrymmen, mappar eller listor.
ClickUp återkommande uppgifter
Och om du inte vill slösa för mycket tid på att manuellt automatisera enkla uppgifter som uppkommer dagligen, veckovis, månadsvis eller med något annat fast intervall, kan du använda ClickUps återkommande uppgifter. Du kan välja mellan dagliga, veckovisa, månatliga, årliga, dagar efter eller anpassade upprepningar.
Med funktionen Återkommande uppgifter kan du också skapa anpassade specifikationer för när uppgiften ska återkomma, till exempel efter att den har slutförts eller efter en viss tidsperiod. Denna funktion ger dig stor frihet, eftersom du kan upprepa uppgifter på praktiskt taget vilket sätt du vill.
ClickUp Automation Library
ClickUp har en rad automatiseringsfunktioner under ClickUp Automation. Dessa inkluderar mallar, genvägar, e-postautomatisering, revisionsloggar och integrationer som hjälper dig att snabbt beta av dina dagliga uppgifter.
När det gäller mallar erbjuder ClickUp över 100 färdiga mallar i sitt automatiseringsbibliotek. Dessa hjälper dig att snabbt automatisera repetitiva uppgifter som att tilldela uppgifter, publicera kommentarer, ändra status, flytta listor och mycket mer.
ClickUp hanterar inte bara intern automatisering – det är också en mästare på kundservice. Förbättra din kommunikationseffektivitet med ClickUps e-postautomatisering.
Hantera kundfeedback som skickas in via ClickUp Forms automatiskt, se till att partners och leverantörer hålls informerade med automatiska projektuppdateringar och mycket mer.
ClickUp-revisionsloggar
Om du är orolig för att du ska gå vilse i denna automatiseringsdjungel har ClickUp en lösning även för det.
Med ClickUps revisionsloggar kan du enkelt spåra automatiseringsstatus, åtgärder och platser. Du kan också verifiera detaljer och göra nödvändiga justeringar från en enhetlig instrumentpanel, vilket säkerställer en smidig hantering av dina automatiserade processer.
ClickUps kraftfulla projektledning i kombination med automatisering har gett våra kunder fantastiska resultat. Till exempel hjälpte ClickUp det globala säkerhetsföretaget STANLEY Security att samla alla sina distribuerade team på en enda plattform. De kunde spara över 8 timmar varje vecka och minska tiden för att generera rapporter med 50 %.
”Vi kan anpassa och automatisera ClickUp efter varje specifikt initiativ, vilket har gjort det möjligt för oss att effektivisera och förenkla våra arbetsflöden, vilket i sin tur har ökat vårt teams kapacitet exponentiellt.”
”Vi kan anpassa och automatisera ClickUp efter varje specifikt initiativ, vilket har gjort det möjligt för oss att effektivisera och förenkla våra arbetsflöden, vilket i sin tur har ökat vårt teams kapacitet exponentiellt.”
Operativa, etiska och integritetsmässiga utmaningar vid implementering av AI
Även om AI-automatisering utan tvekan signalerar framtidens ankomst, är implementeringen i företagen fortfarande inte helt utvecklad. Låt oss undersöka några av dessa utmaningar och utforska möjliga lösningar.
Operativa utmaningar
Först på vår lista står operativa utmaningar som hindrar AI:s möjligheter på arbetsplatsen. Låt oss titta närmare på detta:
- Implementeringskostnad: Detta beror på vad du använder AI till. Priset blir relativt lågt för enkel innehållsskapande eller assistans. Om du behöver analysera stora datamängder behöver du dock datorkraft för att backa upp detta. Som företag kan du drabbas av enorma kostnader för databasintegration och långvarig dataträning. Den bästa lösningen är en SaaS-tjänst med inbyggd AI-funktionalitet och andra verktyg för automatisering av arbetsflöden.
- Datakvalitet: Resultaten från AI är bara så bra som de data du matar in. Men här är haken: i många företag är data spridda överallt – de är isolerade, oorganiserade eller helt enkelt av låg kvalitet. Och det är ett stort hinder för att kunna dra nytta av fördelarna med AI. Dessa så kallade ”smutsiga data” kan vara föråldrade, felaktiga, ofullständiga eller inkonsekventa. Innan du kan göra något användbart med den måste du rensa upp den. Det innebär att rensa bort fel, fylla i saknade bitar och se till att allt är konsekvent och uppdaterat.
- Brist på teknisk kompetens: Att införa AI kräver omfattande kunskap och kompetens som många organisationer saknar. Utan den expertisen kan det vara svårt att implementera AI, vilket hindrar dess fulla potential. Men här är lösningen: den är enkel, även om den kan kräva vissa resurser – investera i att utbilda dina anställda i att hantera dessa förändringar.
- Integration med äldre system: Äldre system är ofta oförenliga med AI. Att modifiera sådana system för att anpassa dem till AI är ofta komplicerat och tidskrävande. Hindrad integration med befintliga system kan leda till ineffektivitet och ökade kostnader. Modernisera dessa system med ett effektivt operativt ramverk och avancerad teknik för att underlätta införandet av AI.
Etiska utmaningar
En undersökning från PwC visar att 85 % av alla vd:ar tror att AI kommer att förändra deras verksamhet avsevärt under de kommande fem åren, där etiska frågor är en viktig fråga.
AI står inför många etiska frågor, till exempel:
- Dataskydd och säkerhet: AI-system är starkt beroende av data, och insamling, lagring och analys av stora mängder personlig och känslig information väcker frågor om integritet och säkerhet. Att skydda dessa data enligt lokal lagstiftning och säkerställa att de används på ett ansvarsfullt sätt är avgörande för att upprätthålla förtroendet för AI-teknik.
- Bristande transparens i AI-beslutsfattande: AI-algoritmer är komplexa, och hur de kommer fram till vissa beslut kan vara oklart för personer utan teknisk kunskap. Denna bristande transparens kan väcka farhågor om partiskhet och fördomar, särskilt inom kritiska områden som hälso- och sjukvård och straffrätt.
- Förändringar på arbetsmarknaden: AI-driven automatisering har potential att omforma arbetsmarknaden. Eftersom många kunskapsintensiva arbetsuppgifter automatiseras kommer arbetstagarna så småningom att behöva vidareutbilda sig eller till och med byta karriär helt och hållet.
”Jag ser det (AI) som ett produktivitetshöjande verktyg. Det kommer att förstöra sysselsättningen inom vissa områden; jag menar att det kommer att finnas delar av arbetsmarknaden där uppgifter till viss del kan ersättas.
Men då kommer du också att hitta andra sätt att innovera och skapa fler jobb någon annanstans. Jag menar, det här är historien om ekonomisk tillväxt och innovation under hundratals år, att du har en innovation som i grunden sparar arbetskraft och minskar sysselsättningen inom vissa områden, men sedan ökar den inom andra.
”Jag ser det (AI) som ett produktivitetshöjande verktyg. Det kommer att förstöra sysselsättningen inom vissa områden; jag menar att det kommer att finnas delar av arbetsmarknaden där uppgifter till viss del kan ersättas.
Men då kommer du också att hitta andra sätt att innovera och skapa fler jobb någon annanstans. Jag menar, det här är historien om ekonomisk tillväxt och innovation under hundratals år, att du har en innovation som i grunden sparar arbetskraft och minskar sysselsättningen inom vissa områden, men sedan ökar den inom andra.
Lösningen? Ett nytt perspektiv.
Företag måste främja transparens i AI-beslutsfattandet, fastställa etiska riktlinjer för AI-användning och genomföra regelbundna granskningar för att identifiera partiskhet. Vidta åtgärder för att kompetensutveckla din personal så att det blir lättare att införa AI-automatisering.
I ett intressant samtal diskuterar Pascal Bornet, författare till IRREPLACEABLE & Intelligent Automation, en medelväg där AI och mänskliga färdigheter spelar lika stora roller för att få jobbet gjort. Han betonar vikten av att utveckla och stärka unika mänskliga förmågor, så kallade ”Humics”, som är svåra för AI att replikera.
Dessa inkluderar:
- Äkta kreativitet: Skapa originella idéer och konstnärliga uttryck baserade på mänskliga erfarenheter, känslor och intuition.
- Kritiskt tänkande: Analysera information, ifrågasätta antaganden och fatta etiska beslut baserade på mänskliga värderingar och sammanhang.
- Social autenticitet: Bygga djupa, förtroendebaserade relationer, kommunicera med empati och leda andra med emotionell intelligens.
Genom att fokusera på dessa Humics och samverka med AI kan individer öka sitt värde genom att automatisera rutinuppgifter och betona mänsklig kreativitet och interpersonella färdigheter.
Bornet råder också anställda att vara ”förändringsberedda” om de verkligen vill hänga med i en oförutsägbar och snabbt föränderlig värld.
Få AI att arbeta för dig med ClickUp
AI är framtiden, det råder det ingen tvekan om. Och att införa det i din affärsautomatisering? Det kommer garanterat att sänka kostnaderna och frigöra tid för dina anställda.
Den viktigaste avgörande faktorn är dock ditt val av programvara för automatisering av AI-uppgifter. Du kan välja en specialiserad väg och söka hjälp från olika AI-applikationer för olika uppgifter.
Men när det gäller centraliserad automatisering finns det ingen plattform som är så omfattande som ClickUp. Den är enkel att använda, kraftfull, flexibel och kostnadseffektiv. Du behöver inga kodningskunskaper för att integrera anpassad eller fördefinierad automatisering i ditt arbetsflöde.
Så, vad väntar du på? Prova ClickUp gratis idag!