Har du någonsin känt att du arbetar med ett projekt där alla är på olika sidor?
Nyckeln till framgång för alla projekt är att ditt team är samstämt och har en tydlig kommunikation internt. En projektbeskrivning hjälper dig att uppnå just det.
En detaljerad projektbeskrivning fungerar som grund för ditt projekt och säkerställer att alla inblandade är på samma sida från början.
Den beskriver vad, varför och hur, så att alla inblandade är på samma raket (eller, du vet, projekt) och strävar mot samma mål.
Denna guide visar dig hur du utformar en brief som håller alla synkroniserade och ditt projekt på rätt spår. ✅
Vad är en projektbeskrivning?
En projektbeskrivning är ett dokument som tydligt och koncist redogör för de viktigaste detaljerna i ett projekt. Den guidar intressenter, projektteam och enskilda medarbetare mot ett gemensamt mål.
Projektbeskrivningen säkerställer att du inte missar dina mål eller avviker från projektets tidsplan och hjälper dig att definiera projektets omfattning och beskriva det väsentliga:
- Vad: Vad är det vi försöker uppnå med detta projekt?
- ”Varför”: Varför är detta projekt viktigt? Vilket problem löser vi?
- Vem: Vem gör vi detta för? Vem är vår målgrupp?
- När: Hur ser tidsplanen ut? Vilka realistiska deadlines kan vi sätta upp för att alla ska hålla sig till planen? ⏱️
- Hur: Vilka är resultaten? Hur ska vi bygga eller skapa dem till slutet?
💡Exempel: Din grundare anser att din nuvarande fitnesswebbplats behöver redesignas innan den lanseras på nytt. Det innebär en fräsch, användarvänlig webbplats som visar upp ditt varumärke och bättre riktar sig till målgruppen.
Du siktar på att få 20 % fler kvalificerade leads inom sex månader.
Genom att skapa en projektbeskrivning för omdesign av en webbplats. Du:
- Definiera tydligt din målgrupp (träningsintresserade unga yrkesverksamma).
- Beskriv kampanjens mål (öka antalet kvalificerade leads med 20 % inom sex månader).
- Ange specifika resultat (engagerande design, bättre färgpalett osv.).
- Upprätta en tidsplan och klargör datum och deadlines.
Använd anpassningsbara mallar för projektbeskrivningar för att komma igång med din projektbeskrivning. De är färdiga att användas, vilket sparar tid och ger ditt projekt struktur så att du kan få saker gjorda snabbare och bättre.
Skillnaden mellan projektbeskrivningar och liknande dokument
Många förväxlar projektbeskrivningar med andra dokument. Låt oss titta på liknande dokument och se vad som skiljer dem åt:
1. Projektbeskrivning vs. kreativ beskrivning
Projektbeskrivningar och kreativa beskrivningar har många likheter. Båda är viktiga dokument i projektutvecklingen, men de behandlar olika aspekter.
En projektbeskrivning ger en helhetsbild – en översikt över projektet, vad vi försöker uppnå, vem vi gör det för och när det måste vara klart.
Kreativa briefs fokuserar däremot på den kreativa sidan av saken.
💡Exempel: Anta att du lanserar en kampanj i sociala medier för en ny fitnessapp.
Projektbeskrivningen skulle ange målgruppen (upptagna yrkesverksamma) och målet (öka antalet nedladdningar av appen).
Däremot skulle den kreativa briefen gå in på kampanjens detaljer – typen av innehåll (roliga träningstips), tonfallet (uppåt och motiverande) och eventuella specifika designelement som ska införlivas.
Projektbeskrivningen anger den övergripande inriktningen, medan den kreativa beskrivningen fokuserar på hur man når dit.
2. Projektbeskrivning kontra sammanfattning
En sammanfattning ger en översiktlig bild av ett projektförslag, medan en projektbeskrivning går djupare in på specifika detaljer för genomförandet.
💡Exempel: Om du utvecklar en app fungerar projektbeskrivningen som en detaljerad konstruktionsmanual – den innehåller all information som ingenjörerna behöver. Det är ett omfattande dokument för det team som är direkt involverat.
En sammanfattning är däremot som ett pressmeddelande för ditt projekt.
Den kommer att lyfta fram appens coola funktioner, fördelarna för användarna och den övergripande målsättningen. Det är en kortfattad översikt för chefer som behöver veta "vad" och "varför" utan att fördjupa sig i de tekniska detaljerna.
Projektbeskrivningar guidar alltså teamet som bygger rymdskeppet, medan sammanfattningar väcker investerarnas intresse för rymdäventyret.
3. Projektbeskrivning kontra projektstadga
Projektbeskrivningar och projektstadgar är grundläggande dokument inom projektledning, men de används i något olika skeden.
En projektplan formaliserar projektets start, medan en projektbeskrivning fokuserar på operativa aspekter.
💡Exempel: En projektplan godkänner ett projekt, beskriver nödvändiga resurser och utser en ansvarig projektledare för att säkerställa en smidig drift.
Projektbeskrivningen går djupare in på projektets detaljer. Den beskriver vilken typ av projekt du arbetar med, vem som kommer att samarbeta med projektledaren och en tidsram för när projektet ska vara klart.
4. Projektbeskrivning kontra projektplan
Projektbeskrivningar och projektplaner kan låta likadana, men behandlar information på olika detaljnivåer.
En projektplan beskriver specifika uppgifter, resurser och beroenden, medan en brief ger en bredare kontext.
💡Exempel: En projektbeskrivning ger en översiktlig bild av appen. Den fokuserar på mål, omfattning, resultat, tidsplan och intressenter. Syftet är att ge intressenterna en snabb överblick över projektets syfte och mål.
Projektplanen för appen kommer däremot att innehålla en detaljerad uppdelning av uppgifter, tidsplaner, resurser och risker. Den innehåller specifika åtgärder, ansvarsområden och strategier. Den fungerar som en färdplan för projektteamet för att genomföra och övervaka kampanjen på ett effektivt sätt.
Projektbeskrivningen anger alltså den initiala riktningen, medan projektplanen tar dig dit.
Element i en framgångsrik projektbeskrivning
Här är några viktiga aspekter av en bra projektbeskrivning:
1. Fastställa sammanhanget
En stark projektbeskrivning börjar med en stark grund – översikt, bakgrundsinformation och sammanhang. Den ger viktig kontext för alla inblandade.
Genom att förklara projektets historia, mål och eventuella relevanta kopplingar till organisationens övergripande mål säkerställer du att alla är på samma sida från början.
Att ha tydliga mål i din projektbeskrivning leder ditt team till framgång och ger en bild av vad den framgången innebär. Denna tydlighet hjälper till att prioritera uppgifter och fördela resurser på ett effektivt sätt.
Det gör det också möjligt för dig att fastställa mått för att följa framstegen och fira när du når dina projektmål.
2. Välj målgrupp
Det är viktigt att veta vem du skapar en projektbeskrivning för. När du förstår din målgrupp kan du anpassa projektets resultat och budskap för att nå ut till dem.
En väl definierad målgrupp säkerställer effektiv kommunikation, ökat engagemang och ett projekt som ger verkligt värde för rätt personer.
Identifiera därför vilka du försöker nå: kunder, en specifik åldersgrupp eller kanske till och med dina anställda. Vilka utmaningar har de, och hur kan ditt projekt hantera dem?
Inkludera denna information i din projektbeskrivning – tänk på det som att skicka ut riktade inbjudningar, se till att alla i teamet förstår vem de skapar för och skapa förutsättningar för ett projekt med tydligt fokus och smidig samverkan inom projektledningen.
3. Fastställa projektets tidsplan
En tydlig tidsplan sätter perfekta förväntningar. Teammedlemmarna vet när viktiga milstolpar och leveranser ska vara klara, vilket skapar transparens och undviker förvirring.
Detta möjliggör också en strategisk resursfördelning, vilket säkerställer att rätt personer är tillgängliga vid rätt tidpunkt.
Du kan identifiera potentiella hinder tidigt och justera kursen om det behövs. Dessutom håller en tydlig tidsplan alla motiverade och fokuserade på att uppnå milstolparna, och ni kan fira varje steg framåt under projektets gång.
När du utformar din beskrivning, kom ihåg att inkludera en tidsplan som beskriver de viktigaste projektfaserna, viktiga milstolpar och specifika deadlines för uppgifterna.
4. Definiera mått för att mäta framgång
Hur mäter du projektets effektivitet? Genom framgångsmätningar.
Mätvärden kan vara kvantitativa (t.ex. försäljningssiffror och användarengagemang) eller kvalitativa (t.ex. kundnöjdhet).
Med hjälp av framgångsmätningar kan du följa framstegen och fatta välgrundade beslut vid behov (tänk på webbplatstrafik eller engagemang i sociala medier). Dessutom stärker de ansvarstagandet – teammedlemmarna förstår hur deras arbete bidrar till projektmålen.
5. Intressenternas och teamens roll
Två viktiga grupper använder projektbeskrivningar: intressenter och team.
Intressenterna, projektets investerare, har ett stort intresse av att projektet lyckas. Det kan handla om kunder som finansierar projektet, företagsledare som ger riktlinjer eller till och med slutanvändarna som kommer att interagera med den färdiga produkten.
Intressenterna bidrar till utvecklingen av beskrivningen genom att definiera projektets mål, identifiera målgruppen och fastställa framgångsmått.
Projektteamet genomför planen. Det kan bestå av en projektledare som leder teamet och funktionella team som designers, utvecklare, marknadsföringsspecialister eller innehållsskapare.
Uppmuntra öppen kommunikation under hela projektet – feedback från intressenter och frågor från teamen säkerställer att alla känner sig informerade och engagerade i att uppnå projektets mål.
6. Lista viktiga leveranser med datum
En tydlig lista över leveranser med deadlines gör det tydligt för alla inblandade.
Genom att känna till deadlines kan teamen planera sitt arbete effektivt, prioritera uppgifter och undvika kaos i sista minuten.
Det finns verktyg som hjälper dig att reda ut trasslet. Dessa verktyg tillgodoser olika preferenser och behov, och det bästa av allt är att de är gratis att använda! Det är alltså enkelt och smidigt att hitta ett projektledningsverktyg som passar ditt teams behov.
Hur man skriver en omfattande projektbeskrivning
En välskriven projektbeskrivning lägger en stark grund för ett framgångsrikt projekt. Här är en steg-för-steg-guide till hur du skriver en omfattande projektbeskrivning:
Steg 1: Sammanfatta projektet och dess syfte
- Projektets titel: Ange projektets namn tydligt. Det ska vara kortfattat och informativt (t.ex. ”Projekt för omdesign av webbplats” eller ”Kampanj i sociala medier för lansering av ny produkt”).
- Bakgrund: Förklara kortfattat sammanhanget och anledningen till projektet. Svara på frågan: ”Varför gör vi detta?” Du kan nämna relevant historia, tidigare initiativ eller kopplingar till organisationens mål. Håll det kortfattat – några tydliga meningar räcker.
- Du kan nämna relevant historik, tidigare initiativ eller kopplingar till organisationens mål.
- Håll den kortfattad – några tydliga meningar räcker.
- Du kan nämna relevant historik, tidigare initiativ eller kopplingar till organisationens mål.
- Håll den kortfattad – några tydliga meningar räcker.
Steg 2: Definiera projektets syfte
- Projektmål: Definiera de specifika, övergripande mål du vill uppnå. Vad vill du åstadkomma med detta projekt? Exempel: ”Öka trafiken till webbplatsen med 20 % under nästa kvartal” eller ”Öka varumärkeskännedomen bland unga yrkesverksamma. ” Fokusera på mätbara resultat och undvik vaga formuleringar.
- Exempel: ”Öka webbplatsens trafik med 20 % under nästa kvartal” eller ”Öka varumärkeskännedomen bland unga yrkesverksamma. ”
- Fokusera på mätbara resultat och undvik vaga uttalanden.
- Framgångskriterier: Hur vet du om projektet är framgångsrikt? Definiera mätbara mått som stämmer överens med dina mål. Det kan handla om webbplatsanalyser, mått på engagemang i sociala medier, kundnöjdhetsundersökningar eller kostnadsbesparingar.
- Det kan handla om webbplatsanalyser, mätningar av engagemang i sociala medier, kundnöjdhetsundersökningar eller kostnadsbesparingar.
- Exempel: ”Öka webbplatsens trafik med 20 % under nästa kvartal” eller ”Förbättra varumärkeskännedomen bland unga yrkesverksamma. ”
- Fokusera på mätbara resultat och undvik vaga uttalanden.
- Det kan handla om webbplatsanalyser, mätningar av engagemang i sociala medier, kundnöjdhetsundersökningar eller kostnadsbesparingar.
Om du behöver ett exempel på en projektbeskrivning för marknadsföring kan ClickUps mall för marknadsföringsbeskrivningar hjälpa dig att samla all information om marknadsföringsprojekt på ett ställe så att alla kan se den.
ClickUps mall för marknadsföringsprojektbeskrivning hjälper alla att vara på samma sida när de utformar en marknadsföringsstrategi. Så här hjälper den:
- Tydlig definition av mål och syften
- Tidsplaner fastställs för varje steg i din kampanj
- Uppgifter och resurser organiserade för att hålla ditt team fokuserat
Steg 3: Skissa på OKR och leverabler
OKR (Objectives and Key Results) är ett ramverk som hjälper dig att omsätta dina mål till specifika, mätbara resultat.
- För varje mål definierar du 2–3 nyckelresultat som mäter framstegen mot målet. Exempel: Mål: Öka varumärkeskännedomen Nyckelresultat 1: Öka antalet följare på sociala medier med 15 % på 3 månader Nyckelresultat 2: Uppnå en ökning på 5 % av varumärkesomnämnanden online
- Exempel: Mål: Öka varumärkeskännedomen Nyckeltal 1: Öka antalet följare på sociala medier med 15 % på tre månader Nyckeltal 2: Uppnå en ökning på 5 % av varumärkesomnämnanden online
- Mål: Öka varumärkeskännedomen
- Nyckelresultat 1: Öka antalet följare på sociala medier med 15 % på tre månader
- Nyckelresultat 2: Uppnå en ökning på 5 % av varumärkesomnämnanden online
- Resultat: Detta är de konkreta resultaten av projektet. Vad kommer att produceras i slutändan? Lista alla resultat (rapporter, prototyper, marknadsföringsmaterial etc.) med specifika deadlines för när de ska vara färdiga. Var så detaljerad som möjligt – detta säkerställer tydlighet och undviker förvirring.
- Lista alla leveranser (rapporter, prototyper, marknadsföringsmaterial etc.) med specifika deadlines för när de ska vara färdiga.
- Var så detaljerad som möjligt – det säkerställer tydlighet och undviker förvirring.
- Exempel: Mål: Öka varumärkeskännedomen Nyckeltal 1: Öka antalet följare på sociala medier med 15 % på tre månader Nyckeltal 2: Uppnå en ökning på 5 % av varumärkesomnämnanden online
- Mål: Öka varumärkeskännedomen
- Nyckelresultat 1: Öka antalet följare på sociala medier med 15 % på tre månader
- Nyckelresultat 2: Uppnå en ökning på 5 % av varumärkesomnämnanden online
- Mål: Öka varumärkeskännedomen
- Nyckelresultat 1: Öka antalet följare på sociala medier med 15 % på tre månader
- Nyckelresultat 2: Uppnå en ökning på 5 % av varumärkesomnämnanden online
- Lista alla leveranser (rapporter, prototyper, marknadsföringsmaterial etc.) med specifika deadlines för när de ska vara färdiga.
- Var så detaljerad som möjligt – det säkerställer tydlighet och undviker förvirring.
ClickUps mall för projektrapportering har en tydlig struktur som säkerställer att du fångar upp alla nödvändiga detaljer om ditt projekt: uppgifter, utgifter och till och med lösa trådar!
Med en tydlig bild av projektets framsteg kan du upptäcka eventuella hinder som kan behöva extra uppmärksamhet.
💡 Proffstips:
Använd punktlistor, rubriker och visuella element som tabeller för att förbättra läsbarheten och organisationen i din projektbeskrivning.
ClickUp Docs är ett utmärkt verktyg för att skriva projektbeskrivningar. Det organiserar din projektbeskrivning och delar upp översikten, målen, målgruppen, leverablerna och projektets tidsplan i tydliga avsnitt.
ClickUp Docs effektiviserar också processen genom att erbjuda funktioner som redigering i realtid och integration med några av de bästa projektledningsverktygen.
Dessutom är ClickUp Brain din personliga AI-assistent som ger dig stöd under hela processen med att skapa projektbeskrivningen.
ClickUp Brain är ditt verktyg för att skapa projektbeskrivningar, brainstorma idéer och följa upp framsteg. Det sparar värdefull tid och gör hela processen snabbare och effektivare.
Vikten av projektbeskrivningar för framgångsrik projektledning
Alla är överens om projektbeskrivningen: ingen förvirring längre. Den beskriver projektets mål, målgrupp, resultat och deadlines.
Du kan skapa en gedigen plan och tilldela rätt personer rätt uppgifter, vilket eliminerar slöseri med tid och resurser. Dessutom kan alla hänvisa till briefen när frågor uppstår för att säkerställa att besluten överensstämmer med de övergripande målen. Denna ansvarsskyldighet är avgörande – den beskriver individuella roller och ansvarsområden och säkerställer att alla vet hur de kan bidra till projektets framgång.
Projektbeskrivningar hjälper till att identifiera potentiella problem i ett tidigt skede. Genom att förutse dessa hinder kan du utveckla lösningar och se till att projektet fortskrider smidigt, så att du enkelt når dina projektledningsmål.
Bästa metoder för att skriva en projektbeskrivning
- Håll den tydlig och enkel: Du behöver inte använda avancerad jargong – skriv beskrivningen så att alla kan förstå den.
- SMART-målregeln: Sätt upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål. På så sätt vet alla exakt vad framgång innebär.
- Resultat och deadlines: Lista allt som behöver produceras innan projektets slut, tillsammans med tydliga deadlines.
- Vem är vem? Identifiera alla intressenter som är involverade i projektet och deras roller.
- Håll kontakten: Skapa tydliga kommunikationskanaler så att alla hålls informerade och kan ställa frågor.
Det finns ingen magisk formel för att skriva projektbeskrivningar, men projekt med gedigna beskrivningar kommer sannolikt att nå sina mål i tid och inom budget.
Nu är det perfekt läge att utforska mallar för projektledning. Dessa mallar är färdiga ritningar som fungerar som ditt projekts bästa vän och ser till att varje detalj tas med och organiseras.
Behärska projektbeskrivningar med ClickUp
En välstrukturerad projektbeskrivning är avgörande för all framgångsrik projektledning. Den skapar tydlighet, effektiviserar kommunikationen och gör det möjligt för dig att arbeta effektivt mot gemensamma mål.
Genom att införliva de element och steg som beskrivs i denna guide kan du skapa projektbeskrivningar som lägger grunden för dina projekts framgång.
ClickUps projektledningslösning hjälper dig att hantera projekt smidigt inom plattformen. ClickUp erbjuder en centraliserad hubb för tydlig kommunikation och effektiv projektgenomförande, så att alla kan nå sina mål snabbare.
Kom igång med ClickUp gratis redan idag!
Vanliga frågor (FAQ)
1. Hur ser formatet på en projektbeskrivning ut?
Det finns inget universellt format för hur man skapar en projektbeskrivning. De mest effektiva beskrivningarna följer dock en liknande struktur och beskriver de element som nämnts tidigare (bakgrund, mål, målgrupp etc.).
2. Hur skriver man en kort beskrivning av ett projektexempel?
En kort projektbeskrivning ska vara en koncis översikt som fångar projektets essens. Ange kortfattat projektets karaktär, mål och målgrupp. Här är ett exempel på en projektbeskrivning:
Projektbeskrivning: Utveckla en ny webbplats för vårt företag för att stärka varumärkesidentiteten, förbättra användarupplevelsen och generera fler leads. Målgruppen är vår kärnkundbas inom teknikbranschen.
3. Vad är skillnaden mellan projektbeskrivningar och utvecklingsbeskrivningar?
En projektbeskrivning ger en bredare översikt över projektet och omfattar mål, målgrupp och övergripande strategi.
En utvecklingsbeskrivning, som ofta används inom mjukvaruutveckling, går djupare in på tekniska specifikationer och funktioner. Det är ett mer detaljerat dokument som är skräddarsytt för utvecklingsteamet.