Projektledare: Letar du efter ett organisationssystem för att prioritera dina uppgifter och förfrågningar? Prova Kanban-tavlor!
Kanban-tavlor är perfekta för uppmärksamhetshantering, så att du alltid vet vad som står i kö, är på gång och är klart. Dessa visuella verktyg – i rätt Kanban-programvara – fungerar både som status-tavla och rapport.
Enligt vissa källor bidrar användningen av en helt automatiserad projektstatusrapport till ökad produktivitet för alla projektmedlemmar!
För att komma igång med din organisation kan du ladda ner den kostnadsfria mallen Simple Kanban Board från ClickUp och lägga till dina uppgifter. Du sparar värdefull tid jämfört med att manuellt skapa en Kanban-tavla i Google Workspace!
Vill du välja bland andra mallar?
Vi har fler Kanban-tavlemallar som är viktiga för alla projektledare som föredrar att visualisera sitt arbete (och om du hanterar kampanjer vill du inte missa mall nr 3).
Hur man skapar en Kanban-tavla i Google Sheets
Nu till huvudattraktionen – att skapa en Kanban-tavla i Google Sheets!
Steg 1: Skapa varje statuskolumn
I den första raden lägger du till varje steg i din arbetsprocess som en egen rubrikcell: Backlog, To Do, In Progress och Done. Om det finns andra statusar i ditt arbetsflöde, se till att lägga till dem också!
Markera sedan en grupp celler (inklusive rubrikkolumnerna) och klicka på Kanter i menyraden och välj Alla kanter.
Steg 2: Formatera cellerna
Kanban-tavlan ser lite tråkig ut. Den är långt ifrån det kraftfulla visualiseringsverktyg vi vill att den ska vara, så låt oss lägga till färg för att kategorisera statusarna!
Markera dina celler (inklusive rubrikkolumnerna) och gå till fliken Format. Välj Alternating colors och välj det färgtema som passar dina önskemål.
Steg 3: Ändra bakgrundsfärgen på alla rubriker
Välj sedan en rubrikcell och klicka på Fyllningsfärg i menyraden och välj en ljus bakgrundsfärg. Upprepa detta steg för resten av dina rubrikceller.
Steg 4: Skapa ett uppgiftskort
Nu ska vi skapa en mall för uppgiftskort som du kan kopiera och klistra in för nya uppgifter! Skriv in den information som krävs i en cell utanför din Kanban-tavla, till exempel:
Uppgiftsnamn:Beskrivning:Förfallodatum:Beräknad tid:Ansvarig:Prioritet:
Proffstips: Google Sheets saknar dra-och-släpp-funktionalitet för att enkelt flytta uppgifter genom ett arbetsflöde, så använd en cell för varje uppgiftskort. Annars riskerar du att lämna kvar celler som du inte kopierat och klistrat in när du flyttar ditt uppgiftskort från en status till nästa. I Google-kalkylblad gör du så här för att lägga till en ny rad i cellen:
- Mac-kortkommando: Kommando + Enter
- Windows, Linux, Chromebook kortkommando: Ctrl + Enter
Steg 5: Spara Kanban-tavlemallen i din Google Drive
Kolumner? Klick. Uppgiftskort? Klick. Så låt oss spara detta som en mall!
Byt namn på ditt kalkylblad och lägg till ordet "Mall". Klicka på mappikonen bredvid titeln och flytta din mall till en befintlig mapp i Google Apps Drive eller skapa en ny mallmapp!
Fler relaterade resurser:
Kanban-tavlemallar för att lösa vanliga utmaningar inom projektledning
Du har skapat en bra Kanban-tavla, men är den rätt för den moderna arbetsplatsen? Chansen är stor att du vill dela tavlan med dina projektmedlemmar och kunder. Och Google-produkter som Sheets är inte utformade för avancerad projektledning.
Som projektledare är du en fyr i dimman som hjälper alla att se projektets övergripande framsteg. Men mellan att hantera förfrågningar och skapa statusrapporter flera gånger om dagen måste du ständigt hantera motstridiga prioriteringar. Att hantera projekt i Google Sheets är inte den bästa lösningen.
Och det är inte din enda lösning!
Med en projekt- och produktivitetsplattform som ClickUp behöver du bara gratisversionen för att dra nytta av kraftfulla Kanban-tavlor och få tillbaka tid som gått förlorad på grund av projektutmaningar.
Alla nämnda funktioner finns tillgängliga i ClickUp med eller utan mallen, men vi har valt ut de viktigaste Kanban-tavlorna som du måste ha i din tekniska verktygslåda!
1. Mall för agil hantering av Kanban-tavlor från ClickUp
Agil projektledning är inget nytt koncept, men det är nödvändigt för team som vill ha insyn i förbättringsmöjligheterna i sina arbetsflöden. För projektledare som skapar nya rapporter för varje enskilt teammöte... det här är något för er!
I stand-up-möten undviker människor att stirra på ett statiskt kalkylblad på sina skärmar. De föredrar att se information som är relevant för dem, och det är därför ClickUp är så användbart! Med några få klick kan du skapa Kanban-tavlor för olika målgrupper eller kriterier en gång. Dessa offentliga tavelvyer kommer sedan att fungera som en daglig resurs före, under och efter möten.
Se hur uppgifter uppdateras automatiskt i alla vyer så att dina team får realtidsinformation om status, oavsett var de befinner sig!
2. Mall för Kanban-tavla för teamförfrågningar från ClickUp
Håller du reda på alla teamförfrågningar – från allmänna arbetsuppgifter till företagets reklamartiklar? Det är musik för våra öron. Vi älskar en strömlinjeformad process för dessa små men tidskrävande uppgifter! Det är därför vi har skapat den här mallen så att du kan hålla alla uppgifter i rörligheten och förfrågaren borta från dina Slack-direktmeddelanden.
Lägg till den som begär uppgiften som observatör till sin uppgiftsbegäran och håll kommunikationen centraliserad med kommentarer. Med Kanban-tavlor i ClickUp får du en lufttät behållare för alla begäranden som du kan hantera när det passar dig!
3. Mall för Kanban-tavla för kampanjspårning från ClickUp
Kan vi prata om hur kampanjer förändras snabbare än ett barn som just lärt sig att springa? Om du inte använder någon typ av mall för kampanjhantering kommer denna ClickUp-mall att bli din första och sista! Alla de olika projektavdelningar som är involverade i din kampanj kommer att uppskatta flexibiliteten hos ClickUp Kanban-tavlor:
- Lägg till filer för att ge mer kontext till uppgiften (vi har även ClickUp-mallar för projektbeskrivningar!).
- Fäst en omslagsbild för att snabbt förhandsgranska kreativa tillgångar
- Gör uppdateringar av uppgifter i bulk med verktygsfältet för bulkåtgärder
- Flytta upp eller ner uppgiften för att ändra prioriteten.
4. Mall för projektlednings-Kanban-tavla från ClickUp
Sist men inte minst är en vanlig utmaning inom projektledning att det finns för mycket arbete som begärs eller är på gång. WIP-gränser (Work in Progress) i ClickUp är varje projektledares bästa vän för att skydda arbetsbelastningen för alla projektmedlemmar.
Så här fungerar det: Ställ in mjuka gränser och få visuella indikatorer när du når eller överskrider WIP-gränsen. ClickUp blockerar inte skapandet, flyttandet eller uppdateringen av uppgifter, även om det skulle göra att kolumnen överskrider den definierade gränsen!
Vem har nytta av att använda Kanban-tavlor?
Kanban-tavlor har blivit allt populärare de senaste åren, och många företag och organisationer har börjat använda detta visuella projektledningsverktyg. Men vem har egentligen nytta av att använda Kanban-tavlor? Här är några exempel och mallar på team som kan ha stor nytta av att använda Kanban-tavlor:
Projektledningsteam: Projektledningsteam har ofta mycket att göra, med flera projekt och uppgifter att hantera samtidigt. Kanban-tavlor ger projektledare ett tydligt och organiserat sätt att följa varje projekts framsteg och se till att alla uppgifter slutförs på ett effektivt sätt.
Marknadsföringsteam: Marknadsföringsteam brainstormar ständigt idéer, skapar kampanjer och spårar analyser. Med så mycket som pågår är det lätt att uppgifter faller mellan stolarna. En Kanban-tavla gör det möjligt för marknadsföringsteam att visuellt se alla sina projekt och uppgifter på ett ställe, vilket gör det lättare att prioritera och hålla sig på rätt spår.
Hur ClickUp Kanban-tavlor stöder team
ClickUp har hjälpt otaliga team att effektivisera sina projektledningsprocesser. Se hur dessa verkliga team har använt Kanban-tavlor i ClickUp för att uppnå sina mål:
Adhere Creative
Adhere Creative är en fullservicebyrå för B2B-varumärkesutveckling och HubSpot Platinum Partner-inboundmarknadsföring med säte i Houston, Texas. Här är vad de hade att säga om ClickUp:
”Tavlan har varit till stor hjälp eftersom den efterliknar en Kanban-tavla. Varje morgon under våra stand up-möten flyttar vi alla kundprojekt över tavlan. Det är en visuell representation av var vi befinner oss just nu och vart vi vill gå, samt en hjälpsam påminnelse för alla avdelningar.
Layouten på de enskilda fönstren för uppgifter har också varit till stor hjälp. På bara några sekunder kan vi se vilken status uppgiften har, vem den är tilldelad, hur lång tid uppgiften beräknas ta, förfallodatum, bilagor och konversationer kring projektet utan att behöva gräva eller bläddra för mycket. Vi kom tidigare från Basecamp, och där var inget av detta lättillgängligt, om ens alls. ”
5 Star Commerce
Five Star Commerce är ett marknadsföringsföretag som fokuserar på Amazon-plattformen för att hjälpa till att öka försäljningen av fysiska produkter och varumärken. Här är vad de hade att säga om ClickUp:
”På ett annat marknadsföringsföretag jag arbetade på använde vi Trello, som jag nu inte står ut med. Det passade inte alls för vår typ av företag. Det hade inga återkommande uppgifter och tavelvyn är, enligt mig, inte ett bra sätt att sortera stora mängder uppgifter. Det gjorde det mycket svårt för en anställd att se exakt vad de skulle göra varje dag och många uppgifter hamnade mellan stolarna.”