Agências globais perdem tempo quando briefings, feedback, arquivos e rastreamento de entregas ficam em ferramentas diferentes. Em diferentes fusos horários, pequenas falhas na transferência de tarefas se transformam em atrasos reais nas entregas.
Uma pesquisa da Harvard Business School descobriu que a comunicação síncrona, como chamadas telefônicas e videochamadas, diminuiu 11% quando o atraso entre colegas de trabalho aumentou em uma hora.
Neste guia, detalhamos as melhores ferramentas de produtividade em nuvem para agências globais, em que cada uma se destaca e como construir uma pilha de entrega que permaneça rápida em todos os fusos horários. Também mostraremos como o ClickUp reúne tarefas, documentos, colaboração, relatórios e IA em um único espaço de trabalho, para que equipes globais gastem menos tempo buscando informações e mais tempo entregando resultados.
As melhores ferramentas de produtividade em nuvem em resumo
Procurando uma comparação rápida das principais ferramentas de produtividade na nuvem? Aqui está um resumo das melhores ferramentas de produtividade na nuvem para agências globais e o que cada uma oferece. 📊
| Ferramenta | Melhores recursos | Ideal para | Preços |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gerenciamento de tarefas integrado, documentos, painéis, controle de tempo, ferramentas de automação e colaboração em tempo real. | Agências que desejam gerenciamento de tarefas, acompanhamento de projetos, documentos e relatórios em um só lugar | Gratuito para sempre; personalizações disponíveis para empresas. |
| Notion | Documentos e wikis, bancos de dados, visualizações de acompanhamento de projetos, colaboração em equipe, modelos | Equipes que desejam documentos flexíveis e gerenciamento de projetos leve em um único espaço de trabalho | Plano gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 12/usuário/mês. |
| Microsoft 365 | Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, compartilhamento de arquivos do OneDrive, calendários do Outlook | Agências padronizadas no Microsoft Office, além de controles administrativos de nível empresarial. | Teste gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 7,20/usuário/mês. |
| Google Workspace | Google Drive, Google Docs, Google Agenda, videochamadas Meet, unidades compartilhadas e controles administrativos | Equipes distribuídas que utilizam o Google Docs e precisam de compartilhamento rápido de arquivos e eventos de calendário. | Teste gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 8,40 por usuário por mês, cobrados anualmente. |
| Figma/FigJam | Design multijogador, prototipagem, workshops FigJam, comentários, histórico de versões | Equipes criativas e de produto que precisam de transferências de design e feedback no mesmo arquivo | Plano gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 5 por usuário por mês. |
| Adobe Creative Cloud | Aplicativos criativos, bibliotecas compartilhadas, armazenamento de ativos, histórico de versões e console de administração. | Agências que produzem ativos criativos de alto volume entre equipes e clientes | Teste gratuito disponível; preços a partir de US$ 54,99 por licença por mês, cobrados anualmente. |
| Slack | Canais, reuniões, videochamadas, compartilhamento de tela, integrações e colaboração externa via Slack Connect. | Ferramentas de comunicação para agências que precisam de transferências mais rápidas e menos longas cadeias de e-mails | Plano gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 8,75 por usuário por mês. |
| Airtable | Gerenciamento de trabalho no estilo banco de dados, visualizações, automações, formulários, permissões e recursos de relatórios. | Equipes de operações e entrega gerenciando fluxos de trabalho, recursos e solicitações de clientes em grande escala | Plano gratuito disponível; plano para equipes cobrado a US$ 24 por usuário por mês. |
| Miro | Quadros brancos visuais, modelos, workshops, videochamadas, votações, Talktracks | Equipes com foco em estratégia, pesquisa e workshops que precisam de colaboração assíncrona entre fusos horários | Plano gratuito disponível; planos pagos a partir de US$ 8 por usuário por mês. |
| Dropbox Business | Armazenamento de arquivos, compartilhamento de arquivos, controles administrativos, permissões, controle de versão, opções de recuperação | Agências que precisam de armazenamento confiável de arquivos na nuvem e acesso estruturado aos ativos dos clientes | Os planos pagos começam em US$ 19,99 por usuário por mês. |
Como analisamos softwares na ClickUp
Nossa equipe editorial segue um processo transparente, baseado em pesquisas e neutro em relação aos fornecedores, para que você possa confiar que nossas recomendações são baseadas no valor real do produto.
Aqui está um resumo detalhado de como analisamos softwares na ClickUp.
O que você deve procurar em ferramentas de produtividade em nuvem para agências globais?
Ao gerenciar projetos em várias regiões, você precisa de um software de produtividade que mantenha sua programação e suas tarefas organizadas. Você pode começar verificando se a ferramenta oferece um gerenciamento de projetos e tarefas eficiente, sem adicionar trabalho administrativo para os membros da sua equipe.
✅ Aqui está o que mais importa para a entrega de agências globais:
- Organização clara das tarefas para que você possa atribuir tarefas, acompanhar o progresso e manter o acompanhamento consistente em vários projetos
- Colaboração real em equipe com comentários, aprovações e contexto compartilhado para que você reduza os problemas de comunicação entre fusos horários.
- Compartilhamento confiável de arquivos com armazenamento, controle de versões e controles de acesso para que os ativos dos clientes permaneçam precisos e seguros.
- Rastreamento de tempo integrado e relatórios detalhados para que você possa acompanhar a produtividade, proteger as margens e melhorar a satisfação do cliente.
- Ferramentas de automação para tarefas repetitivas, para que a produtividade da sua equipe permaneça estável durante as transferências.
- Ferramentas de comunicação que oferecem suporte a chamadas de vídeo e compartilhamento de tela quando você precisa de um alinhamento rápido, além de integrações com ferramentas como Google Drive, Google Agenda e Microsoft Teams.
- Recursos de relatórios e análises avançadas que fornecem informações valiosas sobre a carga de trabalho, os riscos de entrega e o andamento dos projetos em andamento.
- Recursos empresariais, como controles administrativos, segurança e preços personalizados, para que você possa expandir o mesmo sistema em todas as regiões à medida que o número de funcionários cresce.
📖 Leia também: Melhor software de gerenciamento de projetos criativos
As melhores ferramentas de produtividade em nuvem para agências globais
Aqui está a nossa seleção das melhores ferramentas de produtividade baseadas na nuvem que você pode usar se for uma agência global que deseja gerenciar seus projetos e tarefas dentro do prazo.
1. ClickUp (ideal para reduzir a dispersão do trabalho e da IA na entrega global)
Agências globais perdem tempo quando a entrega depende de sistemas que não compartilham contexto. Briefings, aprovações, feedback e acompanhamento acabam em lugares diferentes. Essa fragmentação é chamada de dispersão do trabalho e retarda a execução entre equipes remotas.
A IA pode adicionar outra camada de complexidade quando as equipes usam várias ferramentas de IA sem contexto compartilhado. O resultado é mais alternância, mais trabalho duplicado e execução menos consistente.
O ClickUp ajuda a resolver ambas as questões, sendo um espaço de trabalho de IA convergente que reúne seus principais softwares de produtividade em um único sistema. Isso ajuda a manter a execução conectada ao contexto e ajuda você a criar um fluxo de trabalho com menos falhas de comunicação.
Aqui está um rápido passo a passo de como o ClickUp pode ajudá-lo a alcançar isso.
Mantenha as conversas conectadas à entrega com o ClickUp Chat e o ClickUp SyncUps.
Quando o chat fica fora das suas ferramentas de gerenciamento de projetos, as atualizações ficam perdidas e as ações a serem realizadas ficam esquecidas. O ClickUp Chat foi criado para conectar conversas à execução, para que você possa transformar mensagens em tarefas, manter as conversas vinculadas ao trabalho relacionado e reduzir o vaivém de mensagens.
Para alinhamento em tempo real quando você precisar, o ClickUp SyncUps oferece chamadas de áudio/vídeo integradas e compartilhamento de tela dentro do mesmo ambiente que sua equipe usa para gerenciar projetos, para que você possa passar da discussão para a atribuição sem trocar de ferramenta.
📌 Exemplo: Seu gerente de contas em Nova York publica uma solicitação de alteração do cliente no Chat, cria uma tarefa a partir da mensagem, marca o responsável pelo design da APAC e a equipe usa um breve SyncUp para confirmar o escopo antes da transferência no final do dia.
Execute um gerenciamento de tarefas e um acompanhamento de projetos confiáveis com o ClickUp Tasks.
A entrega da agência é prejudicada quando a organização das tarefas é inconsistente entre as equipes. O ClickUp Tasks facilita a padronização da forma como você atribui tarefas e mantém o acompanhamento dos projetos organizado em vários projetos. Você pode estruturar o trabalho com proprietários, prazos, status e o nível de detalhes necessário para projetos complexos, sem forçar as equipes a seguirem fluxos de trabalho rígidos.
Isso é especialmente útil quando o mesmo trabalho para um cliente envolve diferentes membros da equipe em várias regiões.
Mantenha briefings, feedbacks e decisões em um só lugar com o ClickUp Docs.
O trabalho de agências globais requer uma extensa documentação: briefings, notas de clientes, planos de campanha, direção criativa, resultados de reuniões e contexto de revisão estão espalhados por várias pastas.
O ClickUp Docs mantém a documentação próxima da entrega para que as equipes não percam tempo procurando a versão mais recente. Você pode colaborar em tempo real, comentar para revisões e manter a documentação conectada ao trabalho que ela apoia.
Isso reduz o retrabalho em equipes remotas, pois o “porquê” por trás de uma tarefa permanece disponível quando outra região a retoma horas depois.
💡 Dica profissional: use o ClickUp Docs Hub como sua “biblioteca de transferência” para cada cliente.
Quando sua equipe está espalhada por diferentes fusos horários, a maneira mais rápida de evitar retrabalho é facilitar a localização do “briefing mais recente”. O Docs Hub oferece um local centralizado para organizar, pesquisar e criar documentos e wikis, para que sua equipe da APAC (Ásia-Pacífico) não comece a trabalhar com um arquivo desatualizado que sua equipe dos EUA atualizou durante a noite.
Dê visibilidade às equipes operacionais com os painéis do ClickUp.
Os líderes de operações e gerentes de entrega precisam de relatórios rápidos e confiáveis. Os painéis do ClickUp permitem que você crie portais de clientes e visualizações de desempenho que acompanham o progresso em vários projetos sem precisar reconstruir manualmente as atualizações de status.
Se o controle de tempo é importante para as margens, os painéis do ClickUp também oferecem suporte a relatórios no estilo planilha de horas e visualizações baseadas em tempo, para que você possa responder a perguntas como “Quanto tempo levou?” com menos trabalho em planilhas.
💡 Dica profissional: use os cartões de IA do ClickUp para lidar com atualizações de status assíncronas entre fusos horários.
Adicione um cartão de atualização de projeto de IA ou resumo executivo de IA ao seu painel do ClickUp para que você possa compartilhar um instantâneo claro do andamento do projeto sem agendar chamadas extras. Você também pode apontar o cartão para uma lista, pasta ou espaço específico e, em seguida, executá-lo novamente antes de uma transferência para manter a atualização atualizada.
Reduza tarefas repetitivas com as automações do ClickUp.
Quando as transferências dependem da memória, a entrega global fica mais lenta. O ClickUp Automations ajuda a automatizar processos de fluxo de trabalho rotineiros (como atualizar status, encaminhar trabalhos, notificar revisores ou atribuir proprietários) para que ações predeterminadas possam ocorrer automaticamente quando as condições forem atendidas.
O ClickUp também oferece mais de 100 modelos de automação de fluxo de trabalho prontos para uso, a fim de acelerar a configuração. Essa é uma das maneiras mais práticas de reduzir tarefas repetitivas, mantendo a responsabilidade vinculada à execução.
Proteja suas margens com o controle de tempo e a visualização da carga de trabalho do ClickUp.
Para agências globais, o controle de tempo não é apenas uma exigência da folha de ponto. É um sinal de margem e capacidade.
O ClickUp oferece suporte ao acompanhamento do tempo gasto em tarefas por meio de cronômetros ou entradas manuais, incluindo planilhas de horas e cartões de painel, para que você possa manter os dados de tempo vinculados ao trabalho real.
E para o planejamento de capacidade, a visualização da carga de trabalho ajuda as equipes a visualizar quem está acima ou abaixo da capacidade, com opções para definir limites de capacidade e visualizar as cargas de trabalho por dia, semana ou mês.
Mantenha a IA útil com o ClickUp Brain e o ClickUp Enterprise Search.
A IA pode melhorar a velocidade, mas somente se respeitar o contexto e as permissões. O ClickUp Brain adiciona uma camada de IA às suas tarefas e projetos, conectando documentos e membros da equipe com permissões unificadas e controles de privacidade.
As políticas de IA do ClickUp também impedem que fornecedores terceirizados de IA treinem com seus dados e não permitem a retenção de dados por terceiros. Isso é importante para agências que trabalham com dados confidenciais.
Quando a questão mais importante é “Onde está a resposta mais recente?”, a Pesquisa Empresarial do ClickUp oferece suporte à pesquisa em ferramentas e aplicativos conectados (por exemplo, Drive, Slack e Gmail) a partir de um único lugar, para que as equipes possam encontrar o contexto sem precisar reabrir cinco sistemas diferentes.
💡 Dica profissional: Execute atualizações de status mais rápidas e sincronize transferências com o ClickUp Brain MAX.
O ClickUp Brain MAX ajuda você a transformar atualizações dispersas em sinais de entrega estruturados, que é exatamente o que você precisa quando equipes remotas não estão online ao mesmo tempo.
Melhores recursos do ClickUp
- Mapeie os fluxos de trabalho da campanha no ClickUp Whiteboards e converta notas adesivas ou formas em tarefas para que as oficinas se transformem em planos de projeto executáveis.
- Capture as solicitações dos clientes com os formulários do ClickUp, que criam tarefas automaticamente, aplicam modelos e atribuem responsáveis para um recebimento consistente entre equipes remotas.
- Revise os recursos criativos com o ClickUp Proofing, anotando imagens, vídeos e PDFs diretamente nos anexos das tarefas e atribuindo feedback como comentários.
- Sincronize o gerenciamento de agendas no ClickUp Calendar, que se integra ao Google Calendar e ao Outlook Calendar para que os eventos da agenda sejam exibidos junto com o trabalho de entrega.
- Reutilize etapas de entrega repetíveis com os modelos de tarefas do ClickUp para que as equipes executem tarefas consistentes mais rapidamente em vários projetos.
Limitações do ClickUp
- Os novos membros da equipe podem se sentir sobrecarregados no início, pois a plataforma oferece muitas opções de configuração.
Preços do ClickUp
Avaliações e comentários sobre o ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 11.000 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.530 avaliações)
O que os usuários reais estão dizendo sobre o ClickUp?
Um usuário do G2 compartilhou um comentário positivo sobre o ClickUp:
Gosto dos sistemas de integração e da estrutura da plataforma do ClickUp. Isso realmente torna o processo menos difícil e o simplifica. Às vezes, o layout não é muito intuitivo, e a seção de planilha de horas não mostra minhas tarefas, a menos que eu as pesquise palavra por palavra. A configuração inicial também foi demorada.
Gosto dos sistemas de integração e da estrutura da plataforma do ClickUp. Isso realmente torna o processo menos difícil e o simplifica. Às vezes, o layout não é muito intuitivo, e a seção de planilha de horas não mostra minhas tarefas, a menos que eu as pesquise palavra por palavra. A configuração inicial também foi demorada.
2. Notion (ideal para criar centros de conhecimento compartilhados e espaços de trabalho voltados para o cliente)
Quando uma agência global executa vários projetos, a maneira mais rápida de perder tempo é deixar que a “fonte da verdade” se espalhe por documentos e conversas de chat. O Notion é útil porque permite manter o contexto do projeto e a documentação de entrega juntos, para que as equipes remotas possam retomar o trabalho sem precisar procurar o briefing ou a decisão mais recente.
Para o gerenciamento de projetos, o ponto forte do Notion são seus bancos de dados. Você pode configurar um banco de dados de tarefas com status, responsável e prazos e, em seguida, visualizar esse mesmo trabalho como uma tabela, quadro, calendário ou linha do tempo, dependendo de como seus gerentes de projeto gostam de fazer o acompanhamento dos projetos.
O Notion também ajuda no gerenciamento de agendas por meio do Notion Calendar. Ele pode mostrar itens do banco de dados do Notion junto com eventos do Google Agenda, o que é útil quando você precisa alinhar prazos de tarefas com eventos da agenda em diferentes fusos horários.
Melhores recursos do Notion
- Organize tarefas e fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos usando bancos de dados que oferecem suporte a subtarefas e propriedades personalizadas para uma organização mais clara das tarefas.
- Conecte vários calendários para gerenciar eventos e cronogramas de entrega em um só lugar.
- Conecte ferramentas como Slack e Google Drive para reduzir o armazenamento manual de arquivos e manter a colaboração em andamento.
- Controle quem pode acessar o quê, o que ajuda quando você gerencia páginas voltadas para o cliente e documentos internos de entrega entre muitos membros da equipe.
Limitações do Notion
- Alguns usuários relatam que a interface pode parecer complexa no início e que a configuração leva tempo para ser aprendida por equipes maiores.
- O desempenho geralmente fica lento quando os bancos de dados e as páginas ficam muito grandes, o que pode afetar a produtividade diária da equipe.
Preços do Notion
- Gratuito
- Mais: US$ 12 por membro por mês
- Negócios: US$ 24 por membro por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Notion
- G2: 4,6/5 (mais de 9.500 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.670 avaliações)
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Notion?
Um usuário do G2 diz:
“É muito flexível para ser modificado/aproveitado desde o gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas até a cobertura das necessidades de CRM.”
“É muito flexível para ser modificado/aproveitado desde o gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas até a cobertura das necessidades de CRM.”
📖 Leia também: Ferramentas de colaboração de marketing para equipes
3. Microsoft 365 (ideal para agências que padronizam a entrega no Microsoft Teams e no Microsoft Office)
Se sua agência já elabora propostas e relatórios no Microsoft Office, o Microsoft 365 pode reduzir o atrito no fluxo de trabalho, pois o trabalho principal de redação e planilhas permanece dentro do mesmo pacote que sua equipe já conhece.
O Microsoft Teams normalmente se torna o centro da colaboração da equipe, com chat, chamadas de vídeo e compartilhamento de tela para revisões de clientes e transferências internas. Para compartilhamento de arquivos, o OneDrive e o SharePoint oferecem suporte ao armazenamento de arquivos na nuvem e controles de acesso, o que ajuda quando você está trabalhando com partes interessadas externas.
Onde o Microsoft 365 se torna mais útil para o trabalho distribuído é na coautoria. Quando os arquivos são salvos no OneDrive, SharePoint ou Teams, várias pessoas podem trabalhar no mesmo arquivo do Word, Excel ou PowerPoint ao mesmo tempo. Isso reduz os problemas de controle de versão que surgem quando as equipes trocam anexos entre fusos horários.
Melhores recursos do Microsoft 365
- Faça chamadas de vídeo e compartilhamento de tela para revisões de clientes, reuniões internas e transferências entre fusos horários.
- Colabore em arquivos do Word, Excel e PowerPoint com coautoria em tempo real quando os arquivos estiverem armazenados no OneDrive ou no SharePoint.
- Recupere-se de confusões de versões de arquivos com o histórico de versões e o controle estruturado de versões de documentos para trabalhos compartilhados.
- Automatize tarefas repetitivas, como notificações de rotina e processos simples de fluxo de trabalho, com licenciamento adicional para cenários empresariais mais amplos.
Limitações do Microsoft 365
- Requer um software de gerenciamento de projetos separado quando você precisa de um acompanhamento mais detalhado do projeto, planejamento de recursos ou suporte para projetos complexos.
- Adiciona trabalho extra de configuração quando você deseja uma governança consistente entre o Teams, o OneDrive e o SharePoint em escala.
- Depende de opções de terceiros para controle de tempo e relatórios de produtividade específicos da agência em muitas configurações
Preços do Microsoft 365
- Business Basic: US$ 7,20 por usuário por mês
- Padrão empresarial: US$ 15,00 por usuário por mês
- Business Premium: US$ 26,40 por usuário por mês
- Planos empresariais: preços personalizados
- Teste gratuito: disponível
Avaliações e comentários do Microsoft 365
- G2: 4,6/5 (mais de 5.680 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 13.980 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Microsoft 365?
Um usuário da Capterra afirma:
“O Microsoft 365 tem uma excelente relação custo-benefício, especialmente com as várias ferramentas incluídas em uma única assinatura. O compartilhamento de arquivos e o gerenciamento de documentos funcionam perfeitamente com o OneDrive e o SharePoint. A facilidade de uso é outro ponto forte, juntamente com o suporte ao cliente.”
“O Microsoft 365 tem uma excelente relação custo-benefício, especialmente com as várias ferramentas incluídas em uma única assinatura. O compartilhamento de arquivos e o gerenciamento de documentos funcionam perfeitamente com o OneDrive e o SharePoint. A facilidade de uso é outro ponto forte, juntamente com o suporte ao cliente.”
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📖 Leia também: Modelos de produtividade gratuitos no Excel e ClickUp
4. Google Workspace (ideal para agências que realizam a colaboração com clientes por meio do Google Drive, Google Docs e Google Agenda)
Para agências que realizam muitos trabalhos que exigem revisões, o Google Workspace costuma ser uma ótima opção, pois seus recursos básicos são baseados na colaboração em tempo real. O Google Drive oferece suporte ao armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem, enquanto o Google Docs facilita a edição conjunta de briefings e rascunhos de trabalho por equipes remotas, sem a necessidade de enviar versões por e-mail.
O Google Agenda também é um dos principais motivos pelos quais equipes globais adotam o Workspace. As agendas compartilhadas facilitam o gerenciamento de horários em diferentes fusos horários, já que os horários das reuniões se ajustam ao horário local e à disponibilidade de cada pessoa.
O Google Meet oferece suporte aos momentos ao vivo que ainda são importantes, como revisões criativas e check-ins com as partes interessadas, com chamadas de vídeo e compartilhamento de tela.
Melhores recursos do Google Workspace
- Controle as permissões de compartilhamento de arquivos no nível da pasta, incluindo o compartilhamento com grupos e espaços de colaboração.
- Mantenha as revisões multifuncionais em andamento com a colaboração em tempo real para membros de equipes distribuídas.
- Coordene eventos do calendário entre regiões com configurações de fuso horário projetadas para agendas globais.
- Faça chamadas de vídeo com opções de compartilhamento de tela que oferecem suporte a fluxos de trabalho de agências com muitas revisões.
- Adicione unidades compartilhadas e controle avançado de versões de documentos ao migrar para planos com preços mais altos.
Limitações do Google Workspace
- Requer ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos se você deseja gerenciamento de tarefas integrado, gráficos de Gantt ou organização de tarefas de ponta a ponta.
- Requer uma governança forte para evitar o compartilhamento externo desorganizado à medida que a colaboração entre clientes e freelancers se expande.
- Depende de complementos ou sistemas adjacentes para controle de tempo e análises avançadas além dos relatórios administrativos básicos.
Preços do Google Workspace
- Business Starter: US$ 8,40 por usuário por mês
- Business Standard: US$ 16,80 por usuário por mês
- Business Plus: US$ 26,40 por usuário por mês
- Planos empresariais: preços personalizados
- Avaliação gratuita: Avaliação gratuita de 14 dias disponível
Avaliações e comentários do Google Workspace
- G2: 4,6/5 (mais de 47.390 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 17.380 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Google Workspace?
Um usuário do Capterra disse:
“Acho que o Google Workspace é um espaço de trabalho superior para gerenciamento de equipes. É extremamente fácil navegar entre as 20 unidades compartilhadas que temos com cada uma de nossas filiais. Consigo mover documentos facilmente. A possibilidade de usar um @ especial para enviar e-mails torna a comunicação da equipe mais eficiente.”
“Acho que o Google Workspace é um espaço de trabalho superior para gerenciamento de equipes. É extremamente fácil navegar entre as 20 unidades compartilhadas que temos com cada uma de nossas filiais. Consigo mover documentos facilmente. A possibilidade de usar um @ especial para enviar e-mails torna a comunicação da equipe mais eficiente.”
5. Figma/FigJam (ideal para colaboração em tempo real em design entre fusos horários)
Quando designers e clientes trabalham em fusos horários diferentes, os ciclos de feedback podem se tornar um gargalo. O Figma ajuda porque as equipes trabalham a partir de um único arquivo na nuvem, o que reduz o problema da “versão errada” e mantém os comentários vinculados ao elemento de design exato que está sendo discutido.
O Figma também foi desenvolvido para colaboração ao vivo, dentro do arquivo. O chat do cursor permite que as pessoas digitem mensagens temporárias dentro de um arquivo de design para perguntas rápidas e confirmações durante horários de sobreposição, o que pode reduzir o número de chamadas de vídeo curtas que quebram o foco.
As permissões estão vinculadas ao acesso de visualização e edição, para que você possa convidar os membros certos da equipe sem dar a todos controle total. Para workshops e planejamento em estágio inicial, o FigJam oferece suporte a quadros colaborativos com opções de chat ao vivo, comentários e áudio.
Melhores recursos do Figma/FigJam
- Discuta comentários dentro do arquivo, sem precisar alternar entre ferramentas de comunicação.
- Controle o que os membros da equipe podem fazer com acesso View, Collab, Dev e Full.
- Ofereça suporte a grandes grupos de revisão com centenas de colaboradores em um único arquivo.
- Compartilhe o trabalho por meio de links para que as revisões permaneçam conectadas ao contexto certo.
Limitações do Figma/FigJam
- O desempenho pode ficar mais lento durante projetos complexos com arquivos mais pesados.
- A funcionalidade offline é restrita, o que pode ser um problema durante viagens.
Preços do Figma/FigJam
- Starter: Plano gratuito
- Profissional: US$ 5 (Colaboração) / US$ 15 (Desenvolvimento) / US$ 20 (Completo) por licença por mês
- Organização: US$ 5 (Collab) / US$ 25 (Dev) / US$ 55 (Full) por licença por mês
- Empresa: US$ 5 (Colaboração) / US$ 35 (Desenvolvimento) / US$ 90 (Completo) por licença por mês
Avaliações e comentários sobre o Figma/FigJam
- G2: 4,7/5 (mais de 1.400 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 840 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Figma/FigJam?
Um revisor do G2 disse:
“A colaboração com os membros da equipe é perfeita, permitindo-nos transformar ideias bem pensadas em realidade. Essa ferramenta apoia nossas atividades de pesquisa de experiência do usuário, como mapeamento de jornadas do usuário, sessões de brainstorming e realização de críticas de design. ”
“A colaboração com os membros da equipe é perfeita, permitindo-nos transformar ideias bem pensadas em realidade. Essa ferramenta apoia nossas atividades de pesquisa de experiência do usuário, como mapeamento de jornadas do usuário, sessões de brainstorming e realização de críticas de design. ”
💡 Dica profissional: se você deseja uma visão mais específica para agências sobre como o ClickUp oferece suporte a esse modelo operacional, o ClickUp para agências criativas ajuda no planejamento e na apresentação do trabalho em um único lugar.
6. Adobe Creative Cloud (ideal para gerenciar a produção criativa de marcas em grande escala)
Agências globais que enviam grandes volumes de ativos criativos frequentemente enfrentam o mesmo problema: arquivos e elementos da marca ficam espalhados, e os revisores não têm certeza de qual versão foi aprovada. O Adobe Creative Cloud para equipes foi desenvolvido para esse ambiente, combinando os principais aplicativos criativos com controles comerciais que ajudam as agências a gerenciar ativos e acessos entre os membros da equipe.
Para operações criativas do dia a dia, bibliotecas compartilhadas são importantes. Por meio do Adobe Creative Cloud, as equipes podem acessar “bibliotecas da empresa”, o que ajuda a manter os ativos da marca, como cores e componentes, consistentes em vários projetos.
No lado administrativo, os usuários têm acesso a um console de administração baseado na web, além da capacidade de recuperar ativos quando alguém sai. Isso é útil para agências com freelancers, equipes rotativas ou mudanças frequentes de pessoal, porque a propriedade e o acesso podem permanecer sob o controle da empresa, em vez de ficarem em contas pessoais.
Melhores recursos do Adobe Creative Cloud
- Armazene ativos compartilhados e paletas de cores para manter a consistência da marca em todos os projetos.
- Restaure versões anteriores de arquivos por até 180 dias.
- Gerencie licenças centralmente e recupere os ativos da empresa à medida que as funções mudam.
- Mantenha os arquivos de trabalho acessíveis na nuvem para equipes remotas
Limitações do Adobe Creative Cloud
- As equipes geralmente precisam de tempo de treinamento para se tornarem totalmente proficientes.
- Os preços podem parecer altos, especialmente para equipes pequenas com muitos usuários.
Preços do Adobe Creative Cloud
- Creative Cloud Standard: US$ 54,99 por licença por mês, cobrado anualmente
- Creative Cloud Pro: US$ 69,99 por licença por mês, cobrado anualmente
- Creative Cloud Pro para equipes: US$ 99,99 por licença por mês, cobrado anualmente
Avaliações e comentários sobre o Adobe Creative Cloud
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: 4,7/5 (mais de 7.300 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Adobe Creative Cloud?
Um avaliador do G2 disse:
“Meu trabalho diário inclui preparar aulas curtas, vídeos educativos, material de orientação para pacientes e sessões de ensino online. Eu uso (o Adobe Creative Cloud) para criar tabelas de dieta, publicações educativas para pacientes e recursos visuais relacionados à saúde para diferentes condições, que uso regularmente em orientações clínicas, publicações educativas e sessões de ensino online.”
“Meu trabalho diário inclui preparar aulas curtas, vídeos educativos, material de orientação para pacientes e sessões de ensino online. Eu uso (o Adobe Creative Cloud) para criar tabelas de dieta, publicações educativas para pacientes e recursos visuais relacionados à saúde para diferentes condições, que uso regularmente em orientações clínicas, publicações educativas e sessões de ensino online.”
📖 Leia também: Exemplos e casos de uso de automação de fluxo de trabalho
7. Slack (ideal para comunicação rápida entre canais internos e com clientes)
Quando uma agência global opera em diferentes fusos horários, o maior atraso geralmente é causado pelas lacunas entre as atualizações. As pessoas tomam decisões em um lugar, alguém perde o contexto e a próxima região passa a primeira hora perguntando “o que mudou?”.
O Slack foi projetado para comunicação não linear e assíncrona, para que as equipes possam contribuir com atualizações quando estiverem online, em vez de esperar pela “janela de sobreposição certa” ou responder a longas cadeias de e-mails.
Em vez de espalhar informações por mensagens diretas e caixas de entrada aleatórias, a abordagem do Slack incentiva discussões organizadas por projeto ou tópico, o que reduz o risco de deixar membros importantes da equipe fora do circuito. Isso pode melhorar a produtividade da equipe quando vários projetos estão ocorrendo em paralelo e as transferências acontecem diariamente. O Slack também tende a funcionar bem quando as agências precisam colaborar com partes interessadas externas.
Melhores recursos do Slack
- Colabore com clientes e parceiros em canais compartilhados sem abrir todo o seu espaço de trabalho.
- Faça chamadas de áudio e vídeo com compartilhamento de tela para aprovações e transferências rápidas.
- Mantenha mensagens, arquivos e conversas pesquisáveis para que os gerentes de projeto possam encontrar decisões rapidamente.
- Conecte mais de 2.600 aplicativos, incluindo o Google Drive, para manter o compartilhamento de arquivos vinculado às conversas.
Limitações do Slack
- O plano gratuito limita o histórico de mensagens e arquivos, o que pode reduzir a visibilidade para trabalhos de longo prazo com clientes.
- O Slack não é um software de gerenciamento de projetos, então você ainda precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas e acompanhar o progresso.
Preços do Slack
- Pro: US$ 8,75 por usuário por mês
- Business+: US$ 18 por usuário por mês
- Enterprise Grid: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Slack
- G2: 4,5/5 (mais de 37.990 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 23.975 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Slack?
Um avaliador do G2 deixou o seguinte comentário:
“Entre os softwares de comunicação que já usei, o Slack é definitivamente o mais completo, intuitivo e tem uma interface bonita. Não consigo pensar em nenhuma área que precise ser melhorada... A capacidade de criar canais com pessoas dentro e fora da minha organização é incrível!”
“Entre os softwares de comunicação que já usei, o Slack é definitivamente o mais completo, intuitivo e tem uma interface bonita. Não consigo pensar em nenhuma área que precise ser melhorada... A capacidade de criar canais com pessoas dentro e fora da minha organização é incrível!”
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Neste vídeo, você verá como construir uma base de conhecimento de IA passo a passo.
8. Airtable (ideal para fluxos de trabalho estruturados e operações de campanha)
A Airtable se posiciona como uma plataforma para a criação de aplicativos de negócios e conexão de fluxo de trabalho e dados de ponta a ponta, o que é útil para equipes de operações que precisam de um único sistema para executar processos de fluxo de trabalho recorrentes.
Para agências, a verdadeira vantagem é o controle e a consistência. Você pode padronizar a forma como o trabalho é acompanhado em todas as regiões e reduzir a confusão nos relatórios que surge quando as informações de entrega são duplicadas em várias ferramentas. Isso torna o Airtable uma ferramenta de produtividade prática para equipes que gerenciam tarefas complexas e projetos contínuos em grande escala.
A Airtable também enfatiza a governança e a segurança como parte de sua plataforma, o que é importante quando você gerencia informações de clientes e dados operacionais estruturados entre membros de equipes distribuídas.
Melhores recursos do Airtable
- Transforme bases em visualizações baseadas em funções para criativos, operações e líderes de contas.
- Automatize tarefas repetitivas, como atualizações de status, notificações e aprovações.
- Alterne entre a grade e outros layouts para dar suporte a diferentes processos de fluxo de trabalho.
- Reúna solicitações de clientes e briefings internos em um formato consistente.
Limitações do Airtable
- Alguns usuários relatam uma curva de aprendizado ao configurá-lo pela primeira vez para tarefas mais complexas.
- Os avaliadores frequentemente observam aumentos nos preços quando você precisa de recursos avançados ou mais armazenamento.
Preços do Airtable
- Equipe: US$ 24 por usuário por mês
- Negócios: US$ 54 por usuário por mês
- Escala empresarial: preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Airtable
- G2: 4,6/5 (mais de 3.180 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 2.210 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Airtable?
Um revisor no G2 disse:
“Comecei a usar o Airtable no momento em que percebi que havia esgotado tudo o que o Excel tinha a oferecer. Após inúmeras tentativas de forçar uma estrutura de banco de dados em planilhas, finalmente encontrei o Airtable e, quase dez anos depois, nunca mais olhei para trás. O Airtable é incrivelmente fácil de navegar no início.”
“Comecei a usar o Airtable no momento em que percebi que havia esgotado tudo o que o Excel tinha a oferecer. Após inúmeras tentativas de forçar uma estrutura de banco de dados em planilhas, finalmente encontrei o Airtable e, quase dez anos depois, nunca mais olhei para trás. O Airtable é incrivelmente fácil de navegar no início.”
📖 Leia também: Como melhorar a colaboração em projetos em qualquer escala
9. Miro (ideal para workshops, alinhamento e colaboração visual)
Em agências distribuídas, o trabalho de alinhamento muitas vezes se torna o projeto oculto. O Miro é construído em torno de um quadro branco online com zoom que suporta colaboração síncrona e assíncrona, o que torna mais fácil manter o trabalho de planejamento visível e reutilizável em diferentes fusos horários.
Para líderes de agências, o Miro é mais valioso quando você precisa transformar informações vagas em um plano compartilhado. As equipes o utilizam para debater ideias, mapear fluxos de trabalho e realizar workshops estruturados, o que ajuda a reduzir interpretações errôneas durante as transferências. Sua biblioteca de modelos também ajuda as equipes a começarem mais rapidamente, em vez de criar cada quadro do zero.
O Miro também se inclina para explicações assíncronas, não apenas para edições assíncronas. Com o Talktrack, as equipes podem gravar orientações que permanecem incorporadas no quadro, para que alguém em outra região possa entender as decisões e intenções sem precisar agendar outra reunião.
Melhores recursos do Miro
- Realize workshops interativos com ferramentas de facilitação, como cronômetro e votação.
- Grave orientações assíncronas com o Talktrack para que equipes em outros fusos horários possam acompanhar as decisões diretamente no quadro.
- Colabore em reuniões do Microsoft Teams com a experiência Miro no Teams.
- Organize videochamadas baseadas em quadros com compartilhamento de tela, integração com calendário e transcrição ao vivo para um Doc (beta).
Limitações do Miro
- O Miro oferece um bom suporte à colaboração, mas você ainda precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos para gerenciamento de tarefas, controle de tempo e relatórios de entrega.
- Os quadros podem se tornar difíceis de gerenciar em grande escala sem padrões de espaço de trabalho e propriedade sólidos.
Preços do Miro
- Gratuito
- Starter: US$ 8 por usuário por mês
- Negócios: US$ 16 por usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Miro
- G2: 4,7/5 (mais de 12.330 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 1.670 avaliações)
O que os usuários têm a dizer sobre o Miro?
Um revisor do G2 afirma:
“Adoro como o Miro torna fácil e natural dar vida às ideias visualmente. É como ter um quadro branco infinito onde todos podem participar. Faço muitos workshops para clientes na área de publicidade, e o Miro me ajuda a colaborar em tempo real”
“Adoro como o Miro torna fácil e natural dar vida às ideias visualmente. É como ter um quadro branco infinito onde todos podem participar. Faço muitos workshops para clientes na área de publicidade, e o Miro me ajuda a colaborar em tempo real”
📖 Leia também: Maneiras de ser mais produtivo no trabalho
10. Dropbox Business (ideal para armazenamento, compartilhamento e controle de versões de arquivos)
Agências globais movimentam muitos arquivos, e erros com arquivos custam caro. Quando equipes compartilham ativos criativos entre regiões, o problema da “versão mais recente” surge rapidamente, e um único upload incorreto pode atrasar um projeto.
O Dropbox Business é posicionado como um armazenamento em nuvem seguro para equipes de negócios, com recursos de recuperação de arquivos e histórico que ajudam a reduzir o risco de sobrescritas e exclusões acidentais durante o trabalho ativo.
Para líderes de operações, o Dropbox costuma ser uma “ferramenta de estabilidade”. Ele ajuda a manter o compartilhamento de arquivos previsível, reduz o risco de perda de ativos e oferece suporte a uma governança mais clara em relação às pastas voltadas para o cliente. Se sua agência já possui um software de gerenciamento de projetos em outro lugar, o Dropbox Business ainda pode ser a espinha dorsal para o armazenamento confiável de arquivos entre equipes remotas.
Melhores recursos do Dropbox Business
- Ofereça 5 TB de armazenamento no Standard para ativos compartilhados da agência.
- Restaure arquivos excluídos por até 180 dias no Standard, que oferece melhores práticas de controle de versão.
- Transfira arquivos de até 100 GB no Standard para entrega criativa pesada
- Gerencie o compartilhamento e as permissões da equipe para trabalhos voltados para o cliente.
Limitações do Dropbox Business
- O Dropbox ajuda você a armazenar e compartilhar ativos, mas você ainda precisa de um software de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas e acompanhar o progresso.
- Se sua agência precisa de fluxos de trabalho de revisão criativa mais aprofundados, você pode contar com o Adobe Creative Cloud ou outras ferramentas de colaboração junto com ele.
Preços do Dropbox Business
- Profissional: US$ 19,99 por mês
- Padrão: US$ 18 por usuário por mês
- Avançado: US$ 30 por usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Dropbox Business
- G2: 4,4/5 (mais de 30.850 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 21.670 avaliações)
📖 Leia também: Operações criativas para equipes
O que os usuários têm a dizer sobre o Dropbox Business?
Um revisor do G2 afirma:
“O que mais gosto no Dropbox é sua confiabilidade incomparável e a sensação de que você pode configurar e esquecer. Para mim, sua tecnologia delta-sync ainda é o padrão ouro: ela carrega apenas as partes de um arquivo que foram alteradas, o que torna as atualizações impressionantemente rápidas, mesmo quando estou trabalhando com grandes conjuntos de dados.”
“O que mais gosto no Dropbox é sua confiabilidade incomparável e a sensação de que você pode configurar e esquecer. Para mim, sua tecnologia delta-sync ainda é o padrão ouro: ela carrega apenas as partes de um arquivo que foram alteradas, o que torna as atualizações impressionantemente rápidas, mesmo quando estou trabalhando com grandes conjuntos de dados.”
📖 Leia também: As melhores ferramentas de produtividade com IA para usar
Ferramentas úteis adicionais
Se sua pilha principal estiver definida, essas três ferramentas de produtividade em nuvem podem cobrir as lacunas “intermediárias” que as agências globais enfrentam, especialmente em relação a reuniões virtuais e automação de tarefas repetitivas em várias ferramentas.
Zoom : uma ferramenta de reunião virtual útil quando as revisões dos clientes ainda precisam de orientações ao vivo. O Zoom oferece suporte a chamadas de vídeo com compartilhamento de tela, para que as equipes possam revisar uma apresentação ou um painel de relatórios juntas, sem precisar enviar várias versões de um lado para outro.
Loom: uma ferramenta de mensagens de vídeo assíncronas para transferências mais rápidas entre fusos horários. O Loom permite gravar sua tela (com ou sem câmera), compartilhar um link instantaneamente e coletar comentários, o que funciona bem para feedback criativo quando os membros da sua equipe não estão online ao mesmo tempo.
Zapier : uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho que conecta os aplicativos que sua agência já usa. O Zapier permite que você crie fluxos de trabalho automatizados usando uma configuração de gatilho e ação e oferece suporte a integrações em mais de 7.000 aplicativos, o que ajuda quando seu processo de entrega abrange ferramentas como Google Drive, Slack e planilhas.
Execute a entrega de agências globais no ClickUp
Escolher ferramentas de produtividade em nuvem para uma agência global não se resume apenas ao armazenamento de arquivos ou chamadas de vídeo. Trata-se de manter tarefas, contexto, aprovações e relatórios conectados, para que o trabalho continue avançando mesmo quando as equipes estão offline em diferentes regiões.
O ClickUp funciona bem quando você deseja reduzir a troca de ferramentas e criar um único sistema de entrega no qual as equipes possam confiar em todos os fusos horários. Você pode centralizar a execução em Tarefas, manter briefings e decisões em Documentos e compartilhar visibilidade em tempo real por meio de Painéis. As automações ajudam a garantir que as transferências ocorram de forma consistente, e o ClickUp Brain adiciona suporte de IA dentro do mesmo espaço de trabalho onde a entrega realmente acontece.
Se você está pronto para realizar entregas globais com menos lacunas e transferências mais rápidas, inscreva-se no ClickUp e crie um fluxo de trabalho que suas equipes possam adotar sem perder o contexto.