No mundo dinâmico das agências, os prazos são apertados e a comunicação é constante. Manter a produtividade dos funcionários e garantir que todos permaneçam livres de estresse em tal ambiente é um desafio e uma prioridade para os líderes.
As ferramentas de produtividade são uma excelente solução para esse problema. Ao investir nas ferramentas certas, as agências podem capacitar suas equipes para realizar suas tarefas e manter o moral elevado.
O que você deve procurar em ferramentas de produtividade?
Produtividade pode significar coisas diferentes para equipes diferentes. Pode ser um CRM abrangente para sua equipe de vendas, enquanto para gerentes de projeto, ferramentas de controle de tempo podem ser essenciais para um gerenciamento de projetos robusto.
Aqui estão alguns fatores importantes a serem considerados ao escolher ferramentas de produtividade para sua agência:
- Recursos de colaboração: escolha um software de produtividade com ferramentas integradas de colaboração e gerenciamento de projetos para facilitar a comunicação interna da equipe durante os projetos ou durante a edição de documentos e apresentações.
- Personalização: escolha uma ferramenta flexível que se adapte facilmente aos fluxos de trabalho e processos da sua agência.
- Facilidade de integração: certifique-se de que você pode integrar facilmente a plataforma de produtividade escolhida com sua pilha de tecnologia para evitar silos de dados.
- Boa experiência do usuário: selecione ferramentas com uma experiência intuitiva para minimizar a curva de aprendizado e interrupções nos fluxos de trabalho.
- Escalabilidade: priorize ferramentas de produtividade adequadas para gerenciar vários projetos para equipes de todos os tamanhos, pois isso garantirá que a ferramenta se adapte ao crescimento da agência sem que você precise trocar de plataforma.
- Conformidade: Mantenha-se em dia com as normas de conformidade (como HIPAA nos EUA, GDPR na UE e outras) para evitar obstáculos no futuro.
Ao optar por plataformas que se complementam funcionalmente, você desfruta de fluxos de trabalho sem redundâncias e com maior eficiência.
Pronto para elevar seu nível de produtividade?
Confira nossa lista selecionada das melhores ferramentas que você pode escolher em 2024!
As 10 melhores ferramentas de produtividade para agências usarem
Agora que vimos quais características procurar ao escolher ferramentas de produtividade, vamos explorar as melhores ferramentas para agências e entender como elas podem ajudar sua equipe a melhorar seu desempenho.
1. ClickUp
O ClickUp é uma plataforma multifuncional de produtividade e gerenciamento de projetos. Ele ajuda as empresas a gerenciar seus projetos, criar e armazenar documentação, lidar com campanhas de vendas e marketing e muito mais.
Isso é especialmente útil para agências que buscam uma solução simples, mas escalável, para atender às necessidades específicas da equipe e promover a colaboração entre diferentes funções.
Por exemplo, sua equipe de marketing pode elaborar e gerenciar campanhas de marketing de ponta a ponta no ClickUp Docs, enquanto seu gerente de projetos pode supervisionar projetos usando a ferramenta de gerenciamento de tarefas do ClickUp. Suas equipes de vendas e relacionamento com o cliente também não ficam para trás: permita que elas usem o ClickUp CRM para impulsionar a geração de leads e o envolvimento do cliente.
O ClickUp é mais conhecido por seus recursos de gerenciamento de projetos. A plataforma possui recursos avançados, como tarefas e subtarefas (para dividir um projeto grande), descrições de tarefas, campos personalizados, status (para adicionar detalhes relevantes, responsáveis, prazos e anexos, etc., sobre cada tarefa), acompanhamento de metas (para medir o progresso e a produtividade do seu projeto) e muito mais.
Você pode usar a ferramenta de controle de tempo do ClickUp para bloquear seu dia para um trabalho focado, definir estimativas de tempo para tarefas individuais e concluir projetos, adicionar notas às suas entradas de tempo para entender onde e como você gasta seu tempo e visualizar seus relatórios de tempo de qualquer lugar!
Você pode controlar seu tempo a partir de qualquer dispositivo, atualizar o tempo de qualquer lugar e criar e personalizar planilhas de horas trabalhadas para gerenciar suas horas de trabalho com eficácia!
E se você quiser ser ainda mais criterioso com seu tempo, use o ClickUp Automation. Você pode escolher entre mais de 100 sequências de automação integradas ou personalizá-las para colocar suas tarefas rotineiras e mundanas no piloto automático enquanto se concentra em trabalhos mais significativos e impactantes.
Usar os modelos integrados do ClickUp para vários projetos, campanhas e gerenciamento de clientes também é uma excelente maneira de realizar mais trabalho com mais rapidez, sem o incômodo de usar várias ferramentas. Usar formatos predefinidos para fluxos de trabalho repetitivos significa que você não precisa criar documentos, relatórios e outros materiais do zero. Criar modelos personalizados é muito fácil; você pode usá-los como planos para campanhas e processos futuros.
O modelo de produtividade do ClickUp oferece uma maneira simples de acompanhar as ações e os resultados em toda a sua agência. Você pode definir metas semanais e mensais para as equipes trabalharem. Em seguida, basta categorizar as tarefas de cada meta em um dos três status personalizados — a fazer, em andamento e concluída — para monitorar o progresso.
Este modelo não é útil apenas para medir a produtividade no local de trabalho — você também pode usá-lo para acompanhar sua produtividade pessoal.
Por fim, as agências podem usar o ClickUp Brain como seu parceiro de produtividade com tecnologia de IA para obter melhores resultados e reduzir os esforços manuais. O ClickUp Brain ajuda as agências de três maneiras:
- O AI Writer for Work é um parceiro criativo de brainstorming que pode escrever e editar textos atraentes a partir do zero. Basta inserir uma solicitação e receber conteúdo específico para cada função — desde resumos e posts completos para blogs até textos para páginas de destino e relatórios para clientes — em questão de minutos. Ele pode realizar verificações ortográficas e gramaticais, além de traduzir conteúdo para vários idiomas.
- O AI Knowledge Manager ajuda todos a fazer perguntas e obter respostas contextuais e completas a partir de seus documentos, tarefas e projetos.
- O AI Project Manager ajuda você a gerenciar e automatizar seu trabalho, incluindo relatórios de progresso, reuniões individuais e atualizações da equipe.
Os membros da sua equipe recebem um assistente de IA para ajudá-los a trabalhar de forma mais inteligente e rápida, garantindo que todos permaneçam produtivos!
Melhores recursos do ClickUp
- Gerencie seus projetos com facilidade: divida cada projeto do cliente em tarefas e subtarefas, defina estimativas de tempo, acompanhe suas horas de trabalho e muito mais.
- Monitore o progresso com o acompanhamento de metas: analise a produtividade da sua equipe vinculando projetos a metas e estabelecendo objetivos mensuráveis.
- Crie documentos colaborativos: crie documentos e wikis usando o ClickUp Docs, compartilhe feedback usando comentários e videoclipes e edite documentos simultaneamente.
- Trabalhe de forma mais inteligente com o ClickUp Brain: aproveite os recursos de IA generativa do ClickUp para escrever, editar e resumir conteúdo, encontrar informações úteis e muito mais.
- Tenha acesso a mais de 1000 modelos: aumente a produtividade da equipe acessando os modelos prontos do ClickUp para todas as equipes e casos de uso, em vez de criar documentos do zero.
Limitações do ClickUp
- Pode haver uma curva de aprendizado íngreme para usuários iniciantes.
- O ClickUp Brain está disponível apenas em planos pagos.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Negócios: US$ 12/usuário por mês
- Business Plus: US$ 19/usuário por mês
- Empresa: entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 9.300 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 4.000 avaliações)
2. WorkFlowy
O WorkFlowy é uma ferramenta de produtividade baseada em texto com listas aninhadas, na qual os usuários podem criar listas com marcadores e qualquer número de hierarquias. Ele oferece uma das maneiras mais diretas para toda a sua equipe fazer anotações, gerenciar projetos e acompanhar tarefas.
Sua interface de usuário (UI) minimalista e sem distrações a torna uma ótima opção para pequenas agências, sem perder tempo com processos elaborados. Alguns recursos do WorkFlowy incluem listas com marcadores, links compartilháveis sem necessidade de login e comentários. Isso facilita para suas equipes gerenciar projetos e colaborar em documentos.
Melhores recursos do WorkFlowy
- Gerencie seus projetos em um nível granular, criando vários níveis de subtarefas com prazos individuais e partes interessadas.
- Garanta a consistência do seu documento sempre que copiar e colar informações, pois o Workflowy substitui todas as instâncias dessas informações em outros locais.
- Dê aos clientes acesso aos seus documentos com um link sem login para que eles possam revisar o trabalho sem criar uma conta no Workflowy.
Limitações do WorkFlowy
- O plano gratuito vem com recursos mínimos.
- O Workflowy não oferece integrações com outras ferramentas.
- O Workflowy prioriza uma interface de usuário minimalista, o que dificulta a personalização por usuários individuais.
Preços do WorkFlowy
- Gratuito para sempre
- Pro: US$ 4,99/usuário por mês
Avaliações e comentários sobre o WorkFlowy
- G2: 4,5/5 (mais de 20 avaliações)
- Capterra: Avaliações insuficientes
3. Google Keep
Lançado em 2013, o Google Keep é um aplicativo gratuito para anotações do Google. Sua interface simples e descomplicada facilita aos usuários anotar ideias, organizar listas de tarefas e gerenciar o trabalho sem distrações.
As agências que utilizam o Google Workspace podem se beneficiar significativamente do aplicativo, pois ele se sincroniza perfeitamente com as contas do Google. Isso facilita o acompanhamento de ideias e o gerenciamento de todas as informações em um só lugar.
O Google Keep possui um aplicativo robusto para iOS e Android, facilitando para você e suas equipes fazerem anotações a qualquer hora e em qualquer lugar!
Melhores recursos do Google Keep
- Registre suas ideias usando o recurso de gravação de voz do Google Keep quando estiver em trânsito.
- Acesse suas notas de qualquer dispositivo simplesmente fazendo login na sua conta do Google.
- Organize notas com etiquetas coloridas para categorizá-las.
- Compartilhe suas notas com seus colegas e edite-as juntos para uma experiência colaborativa.
Limitações do Google Keep
- O Google Keep vem com opções limitadas de formatação de texto.
- Não há histórico de revisões.
- Recursos limitados quando comparado a outros aplicativos da categoria.
Preços do Google Keep
- O Google Keep é gratuito para uso no Google Workspace.
Avaliações e comentários do Google Keep
- G2 (Google Workspace): 4,6/5 (mais de 42.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 100 avaliações)
4. DeskTime
O DeskTime é uma ferramenta de controle de tempo que permite às empresas monitorar as atividades dos funcionários, acompanhar o tempo gasto nas tarefas e analisar as tendências de produtividade. Ele ajuda as agências a otimizar a alocação de recursos, identificar atividades que desperdiçam tempo e melhorar os processos de gerenciamento de projetos.
Ao implementar um rastreador de tempo como o DeskTime, as agências também podem aumentar a responsabilidade, promover a transparência e medir a produtividade. Isso pode ser útil se você seguir um cronograma de pagamento por hora com os prestadores de serviços.
No entanto, ferramentas como o DeskTime, que monitora constantemente o tempo dos funcionários, podem criar uma cultura de microgerenciamento. Portanto, é essencial definir metas e expectativas claras antes de incorporá-las ao seu fluxo de trabalho.
Melhores recursos do DeskTime
- Automatize o controle de tempo com o aplicativo para desktop DeskTime. Obtenha dados precisos sobre as horas de trabalho de seus funcionários sem o incômodo das planilhas manuais.
- Obtenha relatórios detalhados sobre a produtividade da equipe com uma visão geral das horas de trabalho e dos níveis de desempenho da sua equipe. Você também pode comparar as tendências de desempenho para verificar se há uma queda nos níveis de produtividade da sua equipe.
- Configure lembretes de pausas para incentivar seus funcionários a recarregarem as energias.
- Faça capturas de tela das janelas dos seus funcionários em intervalos aleatórios para obter provas do trabalho realizado e garantir que os recursos da empresa não estejam sendo usados indevidamente.
Limitações do DeskTime
- O plano gratuito oferece suporte a apenas um usuário.
- O DeskTime não oferece níveis de acesso granulares.
- As chamadas não são rastreadas, o que significa que o tempo gasto em reuniões não é calculado como tempo produtivo.
Preços do DeskTime
- Lite: Gratuito
- Pro: US$ 5/usuário por mês
- Premium: US$ 7/usuário por mês
- Empresa: US$ 14/usuário por mês
Avaliações e comentários do DeskTime
- G2: 4,6/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 500 avaliações)
5. Calendly
O Calendly é uma “plataforma de automação de agendamento” que permite que indivíduos e equipes criem links para agendar reuniões e atribuam reuniões com base na disponibilidade dos membros da equipe.
O uso de um agendador de reuniões como o Calendly economiza tempo para as agências, reduz conflitos de agendamento e garante que as reuniões (e a comunicação com os clientes) sejam coordenadas. Isso acaba aumentando a produtividade, liberando tempo valioso para tarefas mais críticas.
Melhores recursos do Calendly
- Crie uma página inicial com horários disponíveis para reuniões e compartilhe-a com seus clientes para que eles possam facilmente agendar um horário com você.
- Crie uma página de reuniões para sua equipe e atribua reuniões aos membros disponíveis quando alguém reservar um horário.
- Realize enquetes em reuniões
- Conecte o Calendly ao seu CRM, ferramenta de gerenciamento de projetos ou calendário e acompanhe suas reuniões.
Limitações do Calendly
- As páginas de agendamento de reuniões oferecem opções mínimas de personalização e branding.
- Os locais não podem ser alterados ou atualizados após a reserva de uma reunião.
- Sem fluxos de trabalho personalizados em nível organizacional
Preços do Calendly
- Gratuito: Gratuito
- Padrão: US$ 12/licença por mês
- Equipes: US$ 20/usuário por mês
- Empresa: a partir de US$ 15.000 por ano
Avaliações e comentários sobre o Calendly
- G2: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.000 avaliações)
6. Zapier
O Zapier é uma plataforma de automação líder de mercado que permite às organizações conectar e integrar seus diversos aplicativos e ferramentas sem necessidade de programação. As agências podem usar o Zapier para automatizar tarefas repetitivas, sincronizar dados entre diferentes plataformas e otimizar fluxos de trabalho em toda a organização.
Elas economizam tempo, reduzem erros manuais, aumentam a eficiência do gerenciamento de projetos, melhoram a comunicação com os clientes e facilitam as tarefas administrativas.
O Zapier vem com gatilhos e ações prontos que permitem conectar mais de 6.000 aplicativos e executar fluxos de trabalho com vários aplicativos.
Melhores recursos do Zapier
- Configure automações sem código com o construtor de arrastar e soltar do Zapier. Conecte seus aplicativos para configurar fluxos de trabalho automatizados.
- Configure fluxos de trabalho com várias ações em vários aplicativos ou plataformas para garantir fluxos de trabalho contínuos e sincronização de dados em tempo real.
- Crie automações simplesmente fornecendo comandos de texto ao bot de IA do Zapier e facilite o trabalho dos seus funcionários que não são especialistas em tecnologia.
- Adicione formulários de aprovação aos fluxos de trabalho
Limitações do Zapier
- Pode ficar caro se você executar a automação com muitos zaps, tarefas ou ações.
- Alguns fluxos de trabalho e integrações têm gatilhos e ações limitados.
- Alguns usuários relatam dificuldades em encontrar erros e depurar a automação.
Preços do Zapier
- Gratuito para sempre
- Starter: US$ 29,99 por mês
- Profissional: US$ 73,50 por mês
- Equipe: US$ 103,50 por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Zapier
- G2: 4,5/5 (mais de 1.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
7. Slack
O Slack é um aplicativo de comunicação interna popular que facilita o envio de mensagens em tempo real e a colaboração entre os membros da equipe. O Slack é especialmente útil para agências, pois permite integrar facilmente clientes e prestadores de serviços ao seu espaço de trabalho.
Ao contrário do e-mail, o Slack ajuda você a criar grupos para suas equipes e clientes, garantindo conversas contextuais nas quais ninguém fica de fora.
O Slack também vem com várias extensões de terceiros que facilitam a implementação de dicas adicionais de produtividade, como receber notificações sobre o status das tarefas e acompanhar o tempo gasto em tarefas e projetos.
Melhores recursos do Slack
- Adicione seus clientes ao seu espaço de trabalho do Slack para melhorar a colaboração e manter todas as suas conversas organizadas.
- Incentive a comunicação interna da equipe com mensagens diretas (DMs) e chamadas de áudio e vídeo.
- Integre o Slack com outras ferramentas e receba notificações com base em gatilhos predefinidos, como e-mails importantes de clientes ou atualizações de tarefas.
- Organize conversas em canais dedicados para clientes, equipes ou projetos e garanta a transparência entre todos os membros do grupo.
Limitações do Slack
- A qualidade audiovisual das chamadas no Slack não é tão boa quanto a de outros aplicativos avançados de videoconferência.
- A barra de navegação do Slack pode parecer confusa se você tiver muitos canais e mensagens diretas.
- O aplicativo pode ficar mais caro, especialmente com custos adicionais de assinaturas de extensões e integrações de terceiros.
Preços do Slack
- Plano gratuito: gratuito para sempre
- Plano Pro: US$ 8,75/usuário por mês
- Plano Business+: US$ 15/usuário por mês
- Enterprise Grid: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Slack
- G2: 4,5/5 (mais de 32.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 23.000 avaliações)
8. Asana
Outra ferramenta que pode aumentar a produtividade da sua equipe é o Asana. Essa plataforma de software de gerenciamento de projetos versátil permite que equipes (e agências) organizem, gerenciem e acompanhem seus planos diários com eficiência.
A Asana oferece 50 modelos prontos para uso, projetados para apoiar a colaboração multifuncional. Além disso, sua equipe pode usar os recursos de IA da Asana para criar metas inteligentes, receber atualizações de status das tarefas e muito mais.
Melhores recursos do Asana
- Crie projetos individuais para cada cliente e acompanhe o progresso usando tarefas e subtarefas.
- Veja um gráfico em tempo real da carga de trabalho da sua equipe e atribua novos projetos de acordo com isso.
- Defina metas e KPIs para cada cliente e combine-os com seus projetos para medir a produtividade da equipe e comemorar as conquistas.
- Economize tempo com a automação. Configure gatilhos e ações para mover tarefas, atribuir DRIs e enviar lembretes para garantir uma alocação significativa do trabalho.
Limitações do Asana
- A curva de aprendizado íngreme para novos usuários pode ser limitante para equipes grandes.
- Uma tarefa pode ser atribuída a apenas um usuário, o que torna difícil quando vários usuários estão trabalhando em uma tarefa.
- Os projetos do Asana só podem ser exportados como arquivos CSV e não como JSON ou Excel, o que pode limitar a flexibilidade.
Preços do Asana
- Pessoal: Gratuito para sempre
- Starter: US$ 13,49/usuário por mês
- Avançado: US$ 30,49/usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
- Enterprise+: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Asana
- G2: 4,3/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 12.000 avaliações)
9. Hubspot
A Hubspot é uma plataforma “tudo em um” para equipes de marketing, vendas e sucesso do cliente. Ela oferece uma variedade de ferramentas de produtividade para agências, ajudando as empresas a envolver os clientes em todas as etapas de sua jornada.
Você pode usar o Hubspot para geração de leads, execução de campanhas de marketing e gerenciamento de tickets de suporte ao cliente.
Melhores recursos do Hubspot
- Gerencie todas as suas funções de vendas, marketing e até mesmo suporte ao cliente nesta plataforma completa.
- Automatize tarefas rotineiras. Configure fluxos de trabalho automatizados para seus processos de vendas e marketing, como envio de e-mails e acompanhamento de leads.
- Use as ferramentas gratuitas da Hubspot, como CRM e assistente de campanha, para aumentar a eficiência da sua equipe e atingir suas metas de produtividade.
- Integre sua equipe facilmente com a interface de usuário moderna da Hubspot e sequências de integração elaboradas.
Limitações do Hubspot
- O Hubspot pode ser caro para equipes de pequeno e médio porte, pois os recursos principais estão disponíveis apenas no plano Professional e em outros planos de nível superior.
- Os contratos anuais da Hubspot carecem de flexibilidade
- O teste A/B não está disponível nos planos mais baratos.
- É necessário algum conhecimento técnico (como CSS) para personalizar os modelos do Hubspot.
Preços da Hubspot
- Gratuito
- Starter: US$ 20 por mês
- Profissional: US$ 800 por mês
- Empresa: US$ 3.600 por mês (cobrado anualmente)
Avaliações e comentários da Hubspot
- G2 (Hubspot Marketing Hub): 4,4/5 (mais de 10.000 avaliações)
- Capterra (Hubspot Marketing Hub): 4,5/5 (mais de 4.000 avaliações)
10. Miro
O Miro é uma popular plataforma colaborativa online de quadro branco que permite que equipes trabalhem juntas em tempo real, independentemente da localização. Com o Miro, você pode idealizar, debater, planejar e organizar suas ideias com eficiência.
O aplicativo possui várias funcionalidades colaborativas, como TalkThrough (que cria videoclipes e gravações de tela dos quadros Miro) e Modo de Apresentação Interativa (que oferece suporte à comunicação bidirecional entre usuários durante reuniões e apresentações).
Além disso, o Miro possui modelos de produtividade integrados para tudo — desde fluxos de trabalho ágeis e gerenciamento de projetos até quebra-gelos e jogos.
Principais recursos do Miro
- Realize reuniões interativas com apresentações bidirecionais e permita que os membros da sua equipe contribuam com o quadro em tempo real.
- Promova a colaboração assíncrona. Crie vídeos explicativos de seus quadros (e apresentações) com o Talktrack e permita que sua equipe colabore no horário que for mais conveniente para ela.
- Crie uma ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo Kanban usando notas adesivas, caixas de texto e formas para acompanhar os projetos visualmente.
- Faça perguntas, crie mapas mentais e muito mais com os recursos GenAI integrados do Miro.
Limitações do Miro
- Recursos limitados no plano gratuito
- Não há uma opção padrão para salvar quadros brancos personalizados como modelos.
- Alguns usuários percebem que as sessões expiram aleatoriamente, fazendo com que percam o trabalho.
Preços do Miro
- Gratuito
- Inicial: $10/usuário por mês
- Negócios: US$ 20/usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Miro
- G2: 4,8/5 (mais de 5.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 1.000 avaliações)
Aumente a produtividade da sua agência com o Clickup
Pequenas mudanças levam a grandes resultados. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de produtividade.
Para as agências, isso significa otimizar seus fluxos de trabalho e fornecer aos funcionários o suporte necessário para realizar o trabalho, seja uma ferramenta para gerenciar seus projetos, permitir a comunicação com colegas de equipe ou realizar operações diárias.
Lembre-se de escolher ferramentas de gerenciamento de projetos que ofereçam suporte às suas operações e processos. Com o ClickUp, você pode conseguir isso facilmente!
Trabalhe melhor gerenciando projetos, criando documentos colaborativos, fazendo brainstorming usando quadros brancos e até mesmo obtendo acesso a um assistente de IA inteligente — tudo isso por meio da plataforma tudo-em-um ClickUp.
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