A automação de fluxos de trabalho utiliza tecnologia para lidar com tarefas repetitivas e otimizar processos, permitindo que sua equipe se concentre em trabalhos mais estratégicos.
Por exemplo, criar um contrato para um novo cliente normalmente envolve redigir um contrato, inserir os detalhes relevantes, ajustar os termos, convertê-lo para PDF ou outro formato e enviá-lo para aprovação e assinatura.
Muitas dessas etapas estão sujeitas a erros humanos. Mas, com a automação do fluxo de trabalho, basta preencher um formulário e o sistema cuida do resto, criando o contrato, enviando-o para assinatura eletrônica e acompanhando tudo.
De acordo com uma pesquisa da McKinsey, 66% das organizações já estão testando a automação em várias unidades de negócios. A automação de fluxos de trabalho é uma parte significativa dessa tendência. Ao contrário da automação de processos de negócios, que abrange processos mais amplos, a automação de fluxos de trabalho se concentra em otimizar tarefas individuais dentro desses processos.
Para liberar o talento humano para se concentrar em tarefas mais valiosas, vamos entender as ferramentas e os exemplos que podem ajudar a automatizar seus fluxos de trabalho.
Noções básicas sobre automação de fluxo de trabalho
A automação de fluxos de trabalho pode transformar etapas manuais tediosas em processos automatizados e tranquilos, aumentando a produtividade e facilitando sua vida. Mas, com tantas maneiras de estruturar fluxos de trabalho, descobrir a melhor abordagem pode ser um verdadeiro quebra-cabeças.
Três tipos de fluxos de trabalho
- Fluxos de trabalho sequenciais: em um fluxo de trabalho sequencial, o trabalho passa de uma etapa para a próxima em uma linha reta. Por exemplo, o processamento de um pedido online envolve a verificação do pagamento, a embalagem das mercadorias e o envio delas. É simples e perfeito para tarefas rotineiras. Esses fluxos de trabalho são ideais para tarefas rotineiras, como processamento de pedidos, aprovação de faturas ou integração de funcionários, em que as etapas são fixas e o resultado geralmente é previsível.
- Fluxos de trabalho de máquina de estados: o trabalho muda de estado com base em condições específicas em um fluxo de trabalho de máquina de estados. Um ticket de suporte ao cliente, por exemplo, pode começar como “novo” e depois se tornar “atribuído”, “em andamento”, “resolvido” ou até mesmo “reaberto”. É flexível e pode lidar com cenários mais complexos
- Fluxos de trabalho baseados em regras: o trabalho é orientado com base em critérios predefinidos em um fluxo de trabalho baseado em regras. Por exemplo, um pedido de empréstimo pode ser aprovado ou negado com base na pontuação de crédito, renda e outros fatores. Como esses fluxos de trabalho são altamente adaptáveis, eles são adequados para lidar com cenários complexos com vários pontos de decisão, como detecção de fraudes, processamento de sinistros de seguros ou estratégias de preços dinâmicos.
Três componentes de um fluxo de trabalho
Um fluxo de trabalho normalmente compreende três componentes essenciais que garantem operações tranquilas e eficientes. Esses componentes são:
- Entrada: Consiste em todos os dados, informações e recursos necessários para iniciar o fluxo de trabalho. Isso pode incluir solicitações de clientes, resumos de conteúdo ou matérias-primas. A qualidade dessa entrada afeta diretamente o resultado final. Diferentes fontes de entrada exigem métodos de tratamento específicos. Por exemplo, entradas digitais podem ser processadas rapidamente, enquanto as físicas podem precisar de digitalização ou entrada manual
- Processo: refere-se à série de etapas ou ações necessárias para transformar a entrada na saída desejada. Defina a meta, divida-a em tarefas, sequencie-as, atribua responsabilidades, defina prazos e monitore o progresso. Tarefas diferentes exigem abordagens diferentes, portanto, a personalização é fundamental. Metodologias estabelecidas de gerenciamento de processos, como Lean e Six Sigma, podem ajudar a otimizar o fluxo de trabalho da empresa para obter eficiência e qualidade
- Resultado: o resultado é o produto final do fluxo de trabalho; pode ser um documento, um produto ou um projeto concluído. Certifique-se de que o resultado atenda às especificações, definindo-o claramente, revisando-o regularmente e mantendo uma comunicação e colaboração sólidas entre os membros da equipe para obter resultados de alta qualidade
Para ilustrar como os fluxos de trabalho operam, vamos examinar o diagrama de fluxo de trabalho de um processo típico de solicitação de despesas de capital (CapEx). Tudo começa quando um funcionário envia um formulário detalhando sua solicitação. Esse formulário vai primeiro para o gerente do departamento para aprovação inicial.
Depois de aprovada, a solicitação é avaliada com base nos fundos necessários para determinar o aprovador financeiro apropriado. Após receber a aprovação final, as informações solicitadas são transferidas para o sistema contábil. Isso pode acionar ações adicionais, como compras ou acompanhamento de despesas.
Este processo passo a passo garante que todas as solicitações de CapEx sejam tratadas com eficiência, estejam em conformidade com os controles financeiros e mantenham uma visibilidade clara durante todo o ciclo de aprovação.
10 exemplos de automação de fluxo de trabalho
Um fluxo de trabalho automatizado pode aumentar drasticamente a eficiência e a produtividade em vários departamentos. 66% dos profissionais do conhecimento afirmam que a automação os libera para se concentrarem em projetos mais interessantes.
Vamos explorar dez exemplos concretos de automação de fluxo de trabalho em diferentes áreas de negócios.
1. Fluxo de trabalho do ciclo de vida do produto
O ciclo de vida de um produto é a jornada que ele percorre desde a sua criação até a obsolescência. Essa jornada normalmente envolve quatro etapas: introdução, crescimento, maturidade e declínio. A automação, que executa tarefas com intervenção humana mínima, pode otimizar significativamente essas etapas.
A automação pode acelerar os testes quando um novo produto é lançado, garantindo sua funcionalidade e compatibilidade. Ela também pode gerenciar com eficiência pedidos, estoque e consultas de clientes à medida que a demanda cresce.
2. Fluxo de trabalho de suporte ao cliente
Os benefícios da automação do fluxo de trabalho são talvez mais evidentes no suporte ao cliente. Ao automatizar tarefas como encaminhamento de tickets, acompanhamento de resoluções e geração de respostas, as empresas podem resolver rapidamente os problemas dos clientes e liberar a equipe para lidar com questões mais complexas.
Você pode criar um sistema automatizado de tickets. Quando um cliente envia uma consulta, ela é instantaneamente transformada em um ticket digital, atribuída ao agente certo e até mesmo envia uma confirmação automática ao cliente. Isso acelera os tempos de resposta e garante que nenhuma questão fique sem solução.
3. Fluxo de trabalho de contas a pagar
O departamento de contas a pagar é responsável por gerenciar os pagamentos efetuados pela empresa. Isso envolve receber faturas, verificar sua exatidão, obter aprovações e pagar fornecedores. Tradicionalmente, esses processos são manuais, baseados em papel e propensos a erros, o que leva a atrasos e frustração.
Com a automação, ele é digitalizado, transformado em dados digitais e comparado automaticamente com o pedido de compra original. Se tudo estiver correto, o sistema encaminha para aprovação. Uma vez aprovado, o pagamento é gerado e enviado eletronicamente, eliminando a necessidade de verificações manuais e envelopes.
4. Fluxo de trabalho de aprovação de despesas
Analisar um relatório de despesas tem sido tradicionalmente demorado e altamente sujeito a erros humanos, muitas vezes envolvendo a entrada manual de dados e fluxos de trabalho em papel. Isso sobrecarrega as equipes financeiras, atrasa os reembolsos e prejudica a visibilidade financeira.
As organizações podem aumentar significativamente a eficiência e a precisão com um fluxo de trabalho automatizado de aprovação de despesas. Por exemplo, a implementação de regras de automação como “aprovar automaticamente despesas abaixo de US$ 50, encaminhar despesas entre US$ 50 e US$ 200 aos líderes de equipe e exigir a aprovação do gerente para valores superiores a US$ 200” pode otimizar o processo. Isso libera as equipes financeiras para se concentrarem em tarefas de maior valor e garante reembolsos oportunos aos funcionários.
5. Fluxo de trabalho para integração de novos funcionários
A integração de novos funcionários envolve a coleta de informações cruciais, a atribuição de tarefas e a garantia de uma primeira impressão positiva. Tradicionalmente, esse processo é manual, demorado e propenso a erros.
Por exemplo, quando um novo funcionário aceita uma oferta de emprego, a automação pode preencher diretamente suas informações nos sistemas de recursos humanos, finanças e TI, sem intervenção humana. E-mails de boas-vindas, incluindo as próximas etapas e a documentação necessária, são gerados e enviados automaticamente. Até mesmo o agendamento de reuniões de orientação e a designação de um mentor podem ser automatizados, liberando o RH para se concentrar em enriquecer a experiência do funcionário, atrair os melhores talentos e promover uma cultura empresarial acolhedora.
6. Fluxo de trabalho da folha de pagamento
Digamos que uma empresa tenha 500 funcionários. Tradicionalmente, o cálculo da folha de pagamento envolveria a inserção manual das horas trabalhadas, o cálculo das horas extras, a aplicação das alíquotas de impostos e a geração de holerites para cada funcionário. Isso é demorado e propenso a erros.
Para a folha de pagamento, a empresa pode usar seu software de automação de fluxo de trabalho para:
- Importe os dados de tempo dos funcionários diretamente dos sistemas de controle de ponto
- Calcule automaticamente salários, horas extras e deduções com base em regras predefinidas e tabelas de impostos
- Gere holerites e arquivos de depósito direto com um clique
- Crie relatórios sobre custos de mão de obra, obrigações fiscais e outras métricas de folha de pagamento para análise
Essa automação economiza inúmeras horas de trabalho manual, reduz erros e fornece informações valiosas sobre os dados da folha de pagamento.
7. Fluxo de trabalho de gerenciamento de leads
O gerenciamento de leads envolve capturar, pontuar e nutrir leads desde o ponto inicial de contato até a conversão. O gerenciamento manual de leads pode levar uma quantidade excessiva de tempo, prejudicando a eficiência e potencialmente perdendo oportunidades valiosas. A automação aprimora esse processo, lidando com tarefas manuais repetitivas e que exigem muito esforço. Você sabia que as empresas que se destacam na nutrição de leads geram 50% mais leads prontos para vendas a um custo 33% menor?
Vamos dar o exemplo de uma empresa de SaaS que vende software de gerenciamento de projetos. Essa empresa pode usar a automação para otimizar seu processo de geração de leads. Por exemplo, quando alguém baixa seu modelo gratuito de mapeamento de processos, suas informações são automaticamente capturadas e adicionadas ao sistema de CRM.
Com base no tipo de modelo baixado, o lead pode receber uma pontuação específica indicando seu interesse potencial. Se a pontuação for alta, ele é imediatamente encaminhado a um representante de vendas para acompanhamento e conversão. Isso economiza tempo, garante que nenhum lead seja perdido e ajuda a equipe de vendas a se concentrar na conversão de leads e no envolvimento com os clientes potenciais mais promissores.
8. Fluxo de trabalho para segmentação de assinantes
O marketing pode usar a automação para categorizar seu público em grupos de acordo com interesses, preferências ou comportamentos. Essa tática personalizada garante que suas mensagens cheguem às pessoas no momento certo, aumentando sua importância e eficácia.
Por exemplo, uma marca de produtos para a pele pode categorizar seus assinantes por tipo de pele. Pessoas com pele oleosa receberiam e-mails com produtos personalizados para controlar a oleosidade, enquanto aquelas com pele seca receberiam recomendações de hidratantes. A automação simplifica esse processo, alocando os assinantes na categoria relevante com base em suas informações, como tipo de pele ou compras anteriores. Ao fazer isso, a empresa pode enviar e-mails direcionados sem bombardear todos com promoções irrelevantes.
9. Fluxo de trabalho do pipeline de vendas
Manter o pipeline de vendas atualizado e preciso é fundamental para que os representantes de vendas se concentrem nos negócios certos no momento certo. Rastrear e atualizar manualmente o pipeline pode ser um incômodo; é como pastorear gatos, é fácil perder o controle das coisas.
Um fluxo de trabalho automatizado pode transformar esse processo caótico em uma máquina bem lubrificada. Por exemplo, imagine que um representante de vendas fecha um negócio. Em vez de atualizar manualmente os campos de estágio do negócio em seu CRM, o sistema pode mover automaticamente o negócio para a categoria “fechado-ganho” assim que o contrato for assinado eletronicamente. Isso garante precisão, economiza tempo e evita que informações cruciais sejam perdidas.
10. Fluxo de trabalho de gerenciamento do ciclo de vida do cliente (CLM)
CLM consiste em compreender a jornada do cliente, desde a descoberta da sua marca até se tornar um defensor fiel. O CLM ajuda você a mapear essa jornada, dividindo-a em etapas como conscientização, aprendizado sobre o seu produto, realização da compra, satisfação com o que foi comprado e, finalmente, recomendação a outras pessoas.
Para facilitar isso, você pode usar a automação. Por exemplo, se alguém ler seu blog e se inscrever em sua newsletter, a automação pode rotulá-lo como “novo aluno”. Se essa pessoa comprar algo posteriormente, ela pode ser movida para o estágio “cliente”. Ao acompanhar essas etapas, você pode personalizar suas mensagens e ofertas para cada cliente, construindo relacionamentos mais fortes e transformando-os em fãs entusiasmados.
Implementação da automação de fluxos de trabalho em diferentes áreas de negócios
88% das pequenas e médias empresas afirmam que a automação as ajuda a competir com empresas maiores, pois permite que elas ajam com mais rapidez. Automatizar tarefas repetitivas ajuda a aumentar a eficiência, garantir a consistência e liberar tempo para atividades mais estratégicas. Esta seção explorará como você pode aproveitar as ferramentas para automatizar fluxos de trabalho de maneira eficaz.
ClickUp: um catalisador para configurar a automação do fluxo de trabalho
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho completa para gerenciar fluxos de trabalho, projetos, equipes, tarefas, listas de verificação e documentos. Em sua essência, está um poderoso mecanismo de automação que permite aos usuários se concentrarem em trabalhos estratégicos de nível superior.
O ClickUp Automations segue o princípio: “Se isso acontecer, faça aquilo”. Ele é composto por três elementos principais:
- Gatilhos: são eventos ou ações que iniciam a automação. Por exemplo, uma tarefa é criada, uma data de vencimento se aproxima ou uma mudança específica de status ocorre
- Condições: são critérios opcionais que devem ser atendidos antes da automação ser executada. Por exemplo, a automação só pode ser executada se a tarefa for atribuída a uma pessoa específica ou pertencer a um projeto específico
- Ações: essas tarefas são realizadas automaticamente quando o gatilho e as condições são atendidos. Isso pode incluir atribuir tarefas, alterar datas de vencimento, enviar notificações ou atualizar campos personalizados
O ClickUp Brain é um construtor de automação de IA que cria automação de fluxo de trabalho personalizada com gatilhos e ações em qualquer espaço, pasta ou lista.
Veja como usar:
- Abra seu Espaço, Pasta ou Lista
- Clique em Automações
- Digite uma descrição da automação desejada. (Exemplo: quando uma tarefa estiver ativa, atribua-a a Alex)
- Clique em Criar automação
- A IA sugerirá a automação com base na sua descrição. Se não estiver perfeita, você pode modificá-la conforme necessário
- Quando estiver satisfeito, ative a automação
Exemplo: se você tiver vários status ativos, a IA pode sugerir uma ação geral do tipo “Alterar os responsáveis para Alex”. Você pode então especificar o status exato que deseja acionar a automação.
Você pode usar os mais de 100 modelos de automação de fluxo de trabalho prontos para uso do ClickUp para implementar fluxos de trabalho comuns.
Como navegar pelos modelos
- Os modelos são armazenados no menu Automações e agrupados em categorias como Mover, Status e Criação
- Aplique automações a espaços, pastas e listas
- Clique em Adicionar automação para abrir o modelo Automações
Como configurar um modelo de automação?
- Selecione uma categoria no menu à esquerda
- Clique no modelo
- Preencha as informações necessárias
- Clique em “Criar”
Com os responsáveis dinâmicos do ClickUp, você pode atribuir tarefas automaticamente com base em quem as criou, quem as está acompanhando ou quem está acionando uma ação.
Como usar atribuidores dinâmicos
- Ativar ou desativar: os administradores podem ativar ou desativar esse recurso nas configurações do ClickApps
- Adicione responsáveis: clique no avatar do responsável na visualização Tarefa e selecione outros responsáveis
- Remova responsáveis: passe o mouse sobre o avatar de um responsável e clique no ícone x
- Reatribuir: passe o mouse sobre o avatar de um responsável e clique no ícone Reatribuir
- Classificar por responsáveis: classifique as tarefas por vários responsáveis nas visualizações Lista e Quadro
- Filtrar por responsáveis: filtre tarefas por vários responsáveis nas visualizações de tarefas
A melhor parte desse recurso é que ele notifica automaticamente as equipes quando as responsabilidades mudam.
Você pode atribuir tarefas à pessoa certa e garantir que as atualizações sejam compartilhadas prontamente, predefinindo responsáveis e observadores para tarefas em um local específico por meio dos atalhos de projeto do ClickUp.
Com a automação de e-mails do ClickUp, você pode enviar e-mails automaticamente com base em ações específicas, manter os clientes informados, enviar lembretes de tarefas, informar os parceiros sobre o andamento do projeto e responder prontamente aos comentários dos clientes.
Como criar e-mails automatizados no ClickUp?
- Habilite a automação e os ClickApps por e-mail: certifique-se de que eles estejam ativados nas configurações do seu Workspace
- Navegue até o espaço, pasta ou lista: onde você deseja que a automação seja aplicada
- Crie uma nova automação: Vá para Automações>Navegar>E-mail
- Selecione um gatilho: escolha quando o e-mail deve ser enviado (por exemplo, quando uma tarefa é criada)
- Personalize o e-mail: defina o remetente, o destinatário, o assunto e o corpo. Use variáveis como nome da tarefa, data de vencimento, etc.
- Crie a automação: Salve suas configurações
Com o recurso de log de auditoria do ClickUp, você pode revisar as ações de status de automação realizadas, identificar alterações específicas com informações detalhadas de localização, fazer ajustes e manter o controle sobre seu espaço de trabalho.
Quais eventos são rastreados nos registros de auditoria?
- Registro do usuário: logins, mudanças de função, convites de usuários, etc.
- Registro de tarefas: Criação, exclusão, edições, alterações de responsáveis, etc.
Como acessar e pesquisar registros de auditoria
- Clique no avatar do seu espaço de trabalho no canto superior esquerdo
- Selecione os registros de auditoria
- Selecione a guia Usuário ou Tarefa para visualizar o registro desejado
- Use os filtros à direita para pesquisar por: Data Status do usuário (Sucesso/Falha)
- Data
- Usuário
- Status (Sucesso/Falha)
- Data
- Usuário
- Status (Sucesso/Falha)
Os registros de auditoria do ClickUp são perfeitos para acessar um histórico abrangente de todas as atividades de automação em um único local centralizado.
Outro recurso útil da automação de fluxo de trabalho com IA do ClickUp é que você pode adicionar campos personalizados gerados por IA às suas tarefas e projetos. Acione atualizações de campos personalizados com base em eventos específicos e deixe a IA preenchê-los com informações valiosas, como resumos de tarefas, atualizações de projetos, análises de dados e opinião dos clientes.
Por fim, o ClickUp oferece integrações e webhooks para conectar seus aplicativos favoritos. Você pode criar um fluxo de trabalho unificado e automatizar tarefas em plataformas como HubSpot, GitHub e Twilio. Você também pode criar webhooks personalizados para integrar com qualquer outra ferramenta.
Benefícios de usar a automação de fluxo de trabalho do ClickUp
Os recursos de automação de fluxo de trabalho do ClickUp oferecem uma combinação potente de simplicidade e poder. Sua interface amigável permite que as equipes criem processos personalizados, desde a delegação de tarefas básicas até operações complexas em várias etapas.
- A automação do ClickUp libera as equipes de tarefas rotineiras, concedendo-lhes mais tempo para trabalhos estratégicos e de alto valor, melhorando assim a eficiência
- Seus fluxos de trabalho automatizados minimizam erros e garantem a conclusão consistente das tarefas
- Com as dependências e lembretes automatizados do ClickUp, as equipes podem manter uma visão geral clara do projeto, evitando atrasos e gargalos
- A visibilidade do projeto em tempo real, as notificações automatizadas e os comentários do ClickUp mantêm todos informados, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo
- A atribuição automatizada de tarefas e o acompanhamento do progresso do ClickUp criam uma estrutura clara para as responsabilidades individuais, promovendo assim a responsabilidade dentro das equipes
Veja o que Derek Clements, gerente de marketing do BankGloucester, tem a dizer sobre o uso da automação de fluxo de trabalho do ClickUp:
Posso inserir rapidamente todas as tarefas e projetos atribuídos a mim com datas de início, datas de vencimento e notas. Em seguida, posso configurar a automação para que, sempre que uma data de início se aproxima, essa tarefa seja automaticamente adicionada à minha lista de projetos atual.
Consigo inserir rapidamente todas as tarefas e projetos atribuídos a mim com datas de início, datas de vencimento e notas. Posso então configurar a automação para que, sempre que uma data de início se aproxima, essa tarefa seja automaticamente adicionada à minha lista de projetos atuais.
Gargalos comuns na automação de fluxos de trabalho e como mitigá-los
A automação de fluxos de trabalho pode beneficiar significativamente as empresas, mas também pode ser difícil de implementar. Vamos verificar alguns dos desafios comuns e dicas para superá-los.
1. Seus funcionários podem resistir à implementação da automação do fluxo de trabalho
Isso pode ser devido ao medo de perder o emprego, à dificuldade de se adaptar a novas tecnologias ou à preferência por processos manuais familiares.
Para superar isso, você pode:
- Comunique como a automação beneficia a todos, incluindo segurança no emprego e maior eficiência
- Inclua os funcionários no processo de construção da propriedade
- Garanta que os funcionários estejam bem preparados para usar o novo sistema por meio de programas de treinamento bem elaborados
2. Integrar a automação do fluxo de trabalho aos sistemas existentes pode ser difícil
Isso geralmente se deve a formatos de dados, arquiteturas de sistema e protocolos de segurança incompatíveis.
Para superar esse desafio, você pode:
- Comece com processos menos críticos para identificar possíveis problemas
- Crie mapas de dados para garantir transferências de dados tranquilas entre sistemas
- Use conectores pré-construídos oferecidos por softwares modernos de gerenciamento de fluxo de trabalho
3. Inconsistências nos dados podem atrapalhar a automação
Quando os dados inseridos em sistemas automatizados são inconsistentes ou incorretos, isso pode levar a erros nos resultados e processos. Por exemplo, se uma ferramenta de automação de vendas se baseia em dados imprecisos do cliente, ela pode gerar relatórios defeituosos, enviar comunicações incorretas ou fazer recomendações erradas.
Para superar esse desafio, você pode:
- Defina regras para como os dados são coletados, armazenados e usados
- Corrija erros e inconsistências em seus dados
- Certifique-se de que os dados estejam precisos e completos
- Fique atento à qualidade dos dados para detectar problemas antecipadamente
4. Você pode ter que automatizar fluxos de trabalho que utilizam dados confidenciais.
Violações de dados e acessos não autorizados podem comprometer dados confidenciais em seus fluxos de trabalho automatizados.
Para superar esse desafio, você pode:
- Use medidas de segurança robustas, como criptografia e controles de acesso
- Treine os funcionários em segurança de dados
- Mantenha-se atualizado sobre ameaças à segurança e use os recursos de segurança da plataforma
Acelere os fluxos de trabalho da sua equipe com o ClickUp
A automação de fluxos de trabalho não é mais um conceito futurista; é uma ferramenta prática que pode revolucionar as operações da sua empresa. Desde a otimização de processos financeiros até a otimização de pipelines de vendas, as aplicações potenciais são vastas e os benefícios são inegáveis. Maior eficiência, redução de erros, tempos de resposta mais rápidos e insights baseados em dados são apenas o começo.
O ClickUp é uma plataforma intuitiva de automação de fluxos de trabalho que permite que empresas de todos os tamanhos criem e implementem fluxos de trabalho personalizados de acordo com suas necessidades específicas.
Lembre-se de que a automação do fluxo de trabalho permite que sua equipe alcance todo o seu potencial.
Você está pronto para transformar seus negócios com a automação de fluxos de trabalho? Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!