Seu maior cliente precisa de um anúncio para um novo produto, uma marca de comércio eletrônico está lançando uma campanha de marca e uma grande empresa de tecnologia deseja revelar seu mais recente conceito.
A agência fervilha com reuniões, brainstorming criativo e acompanhamento de prazos.
Gerenciar várias campanhas como essa significa manter todos organizados. Quando vários clientes (em diferentes setores), cronogramas e entregas se sobrepõem, é inevitável que as aprovações sejam atrasadas.
Esta publicação no blog explorará como agências como a sua podem gerenciar várias campanhas de clientes. Além disso, veremos como o ClickUp pode impedir que todas essas campanhas fiquem fora de controle. 🫡
⭐ Modelo em destaque
O modelo de relatório de status de vários projetos do ClickUp ajuda as equipes a gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Acompanhe o progresso, identifique riscos antecipadamente e forneça atualizações claras às partes interessadas, tudo a partir de um painel organizado.
De atualizações para as partes interessadas a verificações internas, este modelo facilita manter tudo (e todos) em dia.
Desafios comuns que as agências enfrentam com várias campanhas
Gerenciar vários projetos simultaneamente apresenta diferentes problemas para diferentes clientes. De prazos e recursos a consistência da marca e relatórios, as agências precisam lidar com várias variáveis.
Aqui estão alguns desafios que as agências enfrentam ao gerenciar várias campanhas de marketing:
Prazos e prioridades sobrepostos
Quando várias campanhas exigem atenção simultaneamente, a priorização se torna fundamental. Por exemplo, você pode estar preparando o lançamento de um produto para um cliente quando outro cliente solicita alterações criativas de última hora. De repente, duas campanhas de alto risco estão competindo pela atenção da mesma equipe.
Sem um sistema claro em vigor, as agências correm o risco de perder prazos, o que pode levar à insatisfação do cliente e a potenciais perdas comerciais.
🧠 Curiosidade: As agências de publicidade remontam ao século XIX, com a primeira agência de publicidade moderna fundada em 1841 na Filadélfia por Volney B. Palmer. Ele atuava como um “corretor de espaço”, vendendo espaço em jornais para anunciantes com base em comissões.
Alocação de recursos entre clientes e equipes
Os recursos são finitos, mas as demandas dos clientes não. Designers, redatores e estrategistas são frequentemente puxados em várias direções, o que pode levar a equipes sobrecarregadas e clientes frustrados.
Seu designer está dividindo seu tempo entre a renovação da marca do Cliente A e a campanha social do Cliente B, e seu estrategista está dividindo sua atenção entre três painéis de relatórios. Soa familiar?
Agências de marketing bem-sucedidas planejam com antecedência, entendem a capacidade de sua equipe e distribuem o trabalho estrategicamente para que ninguém fique sobrecarregado.
🔍 Você sabia? Na década de 1920, alguns varejistas usavam cartões perfurados para rastrear dados de clientes e padrões de compra. Essa era uma forma de informar promoções direcionadas, um precursor do marketing moderno baseado em dados.
Manter a qualidade e a voz da marca consistentes
Cada cliente tem um tom e estilo únicos, diretrizes específicas de marca a seguir e suas próprias expectativas em relação a você. Uma postagem inconsistente nas redes sociais ou um modelo de e-mail inadequado podem comprometer meses de trabalho e confiança.
As agências devem garantir que cada campanha esteja alinhada com a imagem da marca, a voz e os padrões de qualidade do cliente.
Lacunas de comunicação entre equipes internas e clientes
Por um lado, você está cobrando atualizações da sua própria equipe. Por outro, está tentando acalmar os clientes que pedem revisões da última versão. Parece uma quinta-feira comum? É uma cena comum para líderes de equipe que gerenciam várias contas de clientes.
A falta de comunicação ou falhas na comunicação são um grande obstáculo no gerenciamento de várias campanhas. Isso pode levar a mal-entendidos, atrasos nos prazos e clientes frustrados.
Acompanhamento do desempenho e relatórios em todas as campanhas
A sobrecarga de dados é real. Entre métricas personalizadas, formatos e prazos, você está afogado em relatórios enquanto as campanhas aguardam atenção.
Por exemplo, uma campanha pode medir o engajamento no Instagram, outra os cliques em e-mails e uma terceira as impressões do Google Ads. Consolidar manualmente essas métricas pode levar horas.
⚙️ Bônus: Implemente painéis analíticos que integram várias plataformas e use modelos padronizados de gerenciamento de clientes para simplificar o acompanhamento do desempenho e tornar o ROI mais claro.
Estratégias para gerenciar várias campanhas de clientes
Vamos examinar algumas estratégias para gerenciar vários clientes, centralizar campanhas, otimizar fluxos de trabalho criativos e manter todas as partes interessadas em sintonia.
Também mostraremos como o software de gerenciamento de projetos de marketing da ClickUp mantém tudo em seu fluxo de trabalho organizado, visível e dentro do prazo. Além disso, com o ClickUp para gerenciamento de projetos de agências criativas, você pode centralizar todas as campanhas dos clientes, atribuir tarefas, acompanhar prazos e colaborar de forma integrada.
É um espaço de trabalho de IA convergente que combina gerenciamento de projetos, gerenciamento de conhecimento e bate-papo com IA para ajudá-lo a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.
Planejamento centralizado de campanhas
Comece criando um único hub para cada campanha de cliente com resultados, prazos e dependências mapeados.
Por exemplo, ao planejar um lançamento multicanal, inclua:
- Datas importantes para aprovações criativas
- Cronogramas de gastos com mídia paga
- Prazos de conteúdo para publicações em redes sociais, e-mails e blogs
- KPIs da campanha
Ter todas essas informações visíveis em um único lugar evita surpresas, como perceber que o webinar do Cliente B coincide com o lançamento do produto do Cliente A. Incentive sua equipe a verificar o plano mestre do projeto diariamente para manter o alinhamento.
A Hierarquia de Projetos do ClickUp é uma excelente maneira de dividir as operações da agência de marketing em:
- Espaços para clientes de alto nível ou departamentos
- Pastas para agrupar campanhas ou projetos relacionados
- Listas para tarefas individuais da campanha
Isso facilita a visualização da posição de cada campanha no panorama geral, evitando sobreposições e confusões.
Depois de mapear as campanhas com essa estrutura, o ClickUp Tasks permite capturar todas as partes móveis de uma campanha.
Cada tarefa pode ser atribuída a um membro da equipe, receber uma data de vencimento e ser vinculada ao ClickUp Dependencies para que todos saibam o que precisa ser feito primeiro.
Você também pode anexar arquivos criativos, deixar comentários e até mesmo registrar o tempo diretamente nas tarefas, garantindo que haja uma única fonte de verdade para colaboração e responsabilidade.
Para entender todas essas informações, você pode recorrer ao ClickUp Brain, o assistente com inteligência artificial da plataforma, integrado diretamente ao seu espaço de trabalho. Ele conecta tarefas, documentos, pessoas e conhecimento organizacional.
Seu Gerente de Projetos com IA gera resumos de progresso, realiza reuniões diárias e até cria listas de tarefas com base no seu plano de projeto.
Por exemplo, digamos que você esteja gerenciando um lançamento multicanal para três clientes. Basta pedir ao assistente de IA para gerar um resumo, incluindo o progresso de cada campanha, as tarefas que precisam de atenção e quem é o responsável por cada item de ação.
🤩 Dicas bônus
- Gere um resumo do progresso de todas as campanhas em andamento nesta semana
- Crie uma lista de tarefas para o lançamento das redes sociais do Cliente A com prazos e dependências
- Prepare um resumo para a reunião de equipe de hoje com aprovações pendentes e próximos passos
Automação de tarefas e fluxo de trabalho
Tarefas repetitivas consomem tempo sem que percebamos. Automatizar aprovações, lembretes e acompanhamentos permite que sua equipe se concentre mais no trabalho criativo que realmente faz a diferença.
Aqui estão algumas funções que você pode automatizar em seu software de gerenciamento de tarefas:
- Envio de solicitações de rascunhos e faturas aos clientes em datas específicas
- Atribuição automática das próximas tarefas quando a anterior é marcada como concluída
- Notificando os membros da equipe quando os prazos mudam
📌 Exemplo: Quando um rascunho de conteúdo é enviado → ele é automaticamente movido para Revisão, atribui o editor e, uma vez aprovado, notifica o comprador de mídia para agendar a distribuição.
As automações do ClickUp ajudam nisso. Você pode definir regras como “quando o status de uma tarefa mudar para ‘Em revisão’, atribua-a ao editor” ou “quando uma data de vencimento for perdida, notifique o gerente de contas”
Essas automações funcionam silenciosamente em segundo plano, garantindo que nada seja esquecido e que verificações repetitivas não atrapalhem o trabalho da sua equipe.
🚀 Vantagem do ClickUp: Além das automações padrão, os agentes de IA do ClickUp podem agir de forma autônoma em seu nome. Eles respondem a gatilhos, publicam atualizações e até mesmo lidam com decisões rotineiras.
Por exemplo, você pode configurar um Agente Autopilot Personalizado que, quando o status de uma tarefa se tornar “Pronto para Lançamento”, publica automaticamente um resumo no canal de bate-papo da campanha.
Atribuição de equipes e funções
Seu designer está lidando com três clientes, e ninguém sabe quem é o proprietário de cada ativo. A confusão é garantida
Evite isso definindo claramente as funções de cada campanha. Você pode criar um mini “organograma” para cada projeto de cliente, especificando quem é responsável por:
- Design criativo
- Redação publicitária
- Gerenciamento de anúncios pagos
- Relatórios e análises
Isso evita a duplicação de trabalho e garante a responsabilidade. Para equipes menores, designe proprietários “primários” e “substitutos” para que sempre haja alguém responsável pelas tarefas críticas.
Uma maneira prática de manter as coisas claras é usar os comentários de atribuição do ClickUp diretamente nas tarefas.
Por exemplo, se um rascunho de texto precisar de edições, você pode deixar um comentário na tarefa e atribuí-la ao editor. Depois de concluída, eles podem resolver o comentário, mantendo o fluxo de trabalho organizado e todos cientes de suas responsabilidades.
📮 ClickUp Insight: 47% dos participantes da nossa pesquisa nunca tentaram usar IA para lidar com tarefas manuais, mas 23% dos que adotaram a IA afirmam que ela reduziu significativamente sua carga de trabalho.
Esse contraste pode ser mais do que apenas uma lacuna tecnológica. Enquanto os primeiros usuários estão obtendo ganhos mensuráveis, a maioria pode estar subestimando o quanto a IA pode ser transformadora na redução da carga cognitiva e na recuperação de tempo. 🔥
O ClickUp Brain preenche essa lacuna integrando perfeitamente a IA ao seu fluxo de trabalho. Desde resumir tópicos e redigir conteúdo até dividir projetos complexos e gerar subtarefas, nossa IA pode fazer tudo isso. Não há necessidade de alternar entre ferramentas ou começar do zero.
💫 Resultados reais: A STANLEY Security reduziu o tempo gasto na elaboração de relatórios em 50% ou mais com as ferramentas de relatórios personalizáveis do ClickUp, liberando suas equipes para se concentrarem menos na formatação e mais nas previsões.
Modelos e processos padronizados
Todas as campanhas têm uma estrutura semelhante, se não idêntica: briefing → criação → aprovações → lançamento → relatórios. A diferença entre uma campanha tranquila e uma campanha confusa é se sua equipe segue um processo repetível.
Uma das melhores maneiras de evitar estar na categoria errada é padronizar processos recorrentes usando modelos. Por exemplo, você pode usar:
- O modelo de calendário de conteúdo do ClickUp com intervalos de publicação predefinidos
- O modelo de gerenciamento de campanhas de marketing do ClickUp para acompanhar a segmentação, o orçamento e as tarefas de cópia.
- O modelo de acompanhamento de campanhas da ClickUp com KPIs e tipos de gráficos predefinidos
Para acompanhar o progresso entre departamentos ou iniciativas sem perder tempo, use o modelo de relatório de status de vários projetos do ClickUp. Com esse modelo de priorização, você pode centralizar detalhes essenciais, como integridade do projeto, prioridade, fase, orçamento, qualidade e cronogramas, em um único relatório dinâmico.
Outra excelente opção é o modelo ClickUp Marketing Agency, projetado para ajudar equipes e agências de marketing a planejar, executar e acompanhar campanhas com facilidade.
O modelo de campanha de marketing permite que você:
- Classifique o trabalho em categorias como Campanhas pagas, Contratos e Trabalho criativo.
- Acompanhe o progresso do projeto visualmente usando os status de tarefas personalizados do ClickUp, como Rascunho, Execução e Para revisão.
- Organize informações essenciais sobre os clientes com os campos personalizados do ClickUp para Conta, Tamanho do contrato e Progresso da ideação.
- Fique por dentro das prioridades com indicadores de conclusão codificados por cores, como Em dia, Em risco e Atrasado.
Veja o que Chelsea Bennett, gerente de engajamento da marca da Lulu Press, tem a dizer sobre o ClickUp:
Uma plataforma de gerenciamento de projetos é essencial para uma equipe de marketing, e adoramos o fato de ela nos ajudar a manter a conexão com outros departamentos. Usamos o ClickUp literalmente todos os dias, para tudo. Ele tem sido muito útil para nossa equipe criativa e tornou seu fluxo de trabalho melhor e mais eficiente.
Uma plataforma de gerenciamento de projetos é essencial para uma equipe de marketing, e adoramos o fato de ela nos ajudar a manter a conexão com outros departamentos. Usamos o ClickUp literalmente todos os dias, para tudo. Ele tem sido muito útil para nossa equipe criativa e tornou seu fluxo de trabalho melhor e mais eficiente.
Aqui está um exemplo de como você pode criar um plano de marketing dentro do seu software gratuito de gerenciamento de projetos:
Comunicação eficaz com o cliente
Nada prejudica mais uma campanha do que a falta de comunicação, especialmente quando os clientes se sentem excluídos ou sobrecarregados com informações demais.
Trate as atualizações como um trailer de filme: apenas informações suficientes para despertar o interesse, sem sobrecarregar. Estruture sua comunicação com práticas simples e repetíveis, como:
- Reuniões semanais com agendas claras
- Canais de feedback pré-aprovados (documentos, comentários, e-mails)
- Atualizações de status vinculadas diretamente aos resultados esperados, sem frases vagas.
Com o ClickUp Chat, você pode configurar espaços de chat dedicados exclusivamente para cada campanha de cliente e trabalhar onde você está conversando.
Qualquer comentário, nota do cliente ou mensagem de chat pode ser convertido em uma tarefa de acompanhamento para garantir que nada seja esquecido. Além disso, você pode organizar todas as suas mensagens atribuídas em um só lugar, permitindo filtrar por pessoa ou status.
Precisa discutir as coisas ao vivo? O SyncUps permite que você faça uma chamada rápida, compartilhe sua tela, atribua comentários durante a discussão e até mesmo obtenha um resumo gerado por IA com itens de ação posteriormente.
E quando você estiver ausente, o AI CatchUp mostra os destaques do que você perdeu, enquanto o AI Answers pode extrair instantaneamente insights de todo o seu espaço de trabalho para responder mais rapidamente do que se você tivesse que percorrer chats antigos.
🚀 Vantagem do ClickUp: O ClickUp Brain MAX leva os recursos do ClickUp Brain um passo adiante. O aplicativo para desktop elimina a dispersão da IA, conectando todas as suas ferramentas para que você não precise ficar alternando entre abas.
Além disso, você tem acesso a modelos de IA premium, como ChatGPT, Claude ou Gemini, em um hub unificado.
Com ele ao seu lado, você pode:
- Obtenha respostas altamente contextuais em tarefas, documentos e aplicativos conectados
- Acione fluxos de trabalho e automações em várias plataformas
- Interaja por texto ou voz para gerenciar projetos do seu jeito
- Escolha o melhor modelo de IA para cada tarefa, do ChatGPT ao Claude
Acompanhamento do desempenho em tempo real
Monitorar campanhas de vários clientes pode ser confuso. Evite o caos:
- Definindo KPIs de marketing antecipadamente para cada campanha
- Configurando painéis para comparação entre campanhas
- Analise métricas diariamente para detectar quedas de desempenho antecipadamente
O acompanhamento em tempo real permite que você mude de estratégia antes que as coisas deem errado. Você pode acompanhar as taxas de cliques, conversões e engajamento por campanha para identificar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado rapidamente.
Os painéis do ClickUp oferecem um hub central para acompanhar o desempenho de todas as campanhas dos seus clientes em tempo real. Veja o que você pode fazer com os painéis:
- Crie widgets personalizados: acompanhe os KPIs exatos que interessam aos seus clientes, como taxas de cliques, conversões, engajamento ou conclusão de tarefas
- Acompanhe tarefas e metas visualmente: use barras de progresso, gráficos circulares e rastreadores de objetivos de projeto para ter uma visão clara do que está em dia e do que precisa de atenção
- Filtre e agrupe com contexto: Categorize os dados dos seus clientes por campanha, responsável ou qualquer campo personalizado para analisar detalhes ou comparar resultados
🚀 Vantagem do ClickUp: Obtenha resumos instantâneos do andamento da campanha, alertas automáticos sobre quedas de desempenho e insights sobre tarefas atrasadas usando o ClickUp Brain. Você também pode adicionar cartões de IA aos seus painéis para fazer isso em um só lugar.
Melhores práticas para agências que gerenciam várias campanhas
Mesmo com estratégias sólidas, pequenos hábitos podem fazer uma grande diferença. Portanto, aqui estão algumas dicas aparentemente irrelevantes para você ter em mente!
- Implemente um calendário de conteúdo principal: centralize todos os cronogramas de campanha, prazos de conteúdo e datas importantes em um calendário acessível para evitar conflitos de agendamento
- Realize análises pós-campanha: Após cada campanha, realize reuniões para analisar o que funcionou, o que não funcionou e como os processos podem ser aprimorados para projetos futuros
- Priorize a segmentação de clientes: agrupe as necessidades ou setores dos clientes para otimizar o desenvolvimento de estratégias e a alocação de recursos
- Ofereça acesso e transparência aos clientes: Dê aos clientes acesso somente para visualização a cronogramas e status de tarefas, habilite feedback sobre entregas e crie painéis com KPIs relevantes
- Valorize a análise pós-campanha: trate as campanhas como um processo de ciclo completo. Compare resultados, colete feedback da equipe e documente as lições aprendidas para replicar os sucessos
- Padronize os formatos de relatórios: desenvolva modelos consistentes de gerenciamento de projetos para relatórios de desempenho e atualizações de clientes, a fim de definir expectativas claras
💡 Dica profissional: acompanhe o desempenho da campanha usando apelidos, mascotes ou emojis internos para tornar o gerenciamento de vários clientes um pouco mais divertido e memorável. Por exemplo, o lançamento de um produto para uma marca de café pode ser chamado de “Operação Expresso”
Armadilhas comuns a evitar ao gerenciar várias campanhas
Trabalhar com vários clientes abre a porta para erros que retardam o progresso ou confundem as equipes. Aqui estão alguns erros a serem evitados:
- Ignorando verificações regulares: Analise o progresso da campanha com frequência, atualize o status das tarefas e ajuste as prioridades conforme necessário
- Trate todas as campanhas da mesma forma: Personalize estratégias, cronogramas e mensagens para cada cliente, a fim de atender às suas metas específicas
- Confiar exclusivamente no e-mail: Use ferramentas de comunicação centralizadas para acompanhar mensagens, aprovações e atualizações em um único lugar
- Coletar dados sem analisá-los: analise métricas de forma consistente para identificar tendências, ajustar campanhas e melhorar o desempenho
- Ignorar o feedback do cliente: Capture, atribua e resolva todos os comentários prontamente para manter o alinhamento e a confiança
- Alterar orçamentos sem um plano: Planeje os orçamentos com antecedência, monitore os gastos e faça ajustes com base nas informações de desempenho
🧠 Curiosidade: No final da década de 1950, os executivos de publicidade de Nova York eram apelidados de verdadeiros “Mad Men”. Durante a “revolução criativa” da década de 1960, as agências começaram a usar humor, ironia e narrativas em suas campanhas, afastando-se dos anúncios enfadonhos e repletos de texto. Elas costumavam cobrar 15% ou mais do orçamento publicitário do cliente como taxa, o que significava que ganhavam mais de dezenas de milhões de dólares.
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Faça a sincronização criativa (Sink) com o ClickUp
O único ciclo em que você quer ficar preso é aquele em que ideias criativas se transformam em resultados. Todo o resto deve ocorrer sem problemas nos bastidores.
O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, é uma plataforma única criada para agências criativas.
Centralize todas as campanhas em um só lugar com o ClickUp Tasks e automatize fluxos de trabalho repetitivos com o ClickUp Automations. Além disso, o ClickUp Brain ajuda você a resumir as atualizações da campanha, redigir o conteúdo e se manter à frente.
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Perguntas frequentes (FAQs)
As agências centralizam todas as informações do projeto em uma única plataforma, como o ClickUp, com espaços separados para cada cliente. Tarefas, prazos e ativos são organizados de forma clara, enquanto recursos como dependências de tarefas, marcos e campos personalizados facilitam o acompanhamento de várias contas ao mesmo tempo.
Visualize as cargas de trabalho e distribua as tarefas aos membros da equipe com base em sua experiência e capacidade. As ferramentas de gerenciamento de recursos ajudam a equilibrar as cargas de trabalho, evitar o esgotamento e garantir que cada campanha receba a atenção adequada. Revisões regulares permitem ajustes com base no desempenho e na disponibilidade.
Sim. O ClickUp permite que as agências criem espaços de trabalho separados para cada cliente, organizem tarefas, definam prazos, automatizem ações repetitivas e acompanhem o progresso. A comunicação integrada e o compartilhamento de arquivos tornam a colaboração com equipes e clientes perfeita.
O software de gerenciamento de projetos certo, processos padronizados, diretrizes de marca e equipes dedicadas aos clientes mantêm as campanhas consistentes. Verificações regulares de qualidade, ciclos de aprovação e acompanhamento de marcos garantem que cada entrega atenda aos padrões esperados.
Modelos de planejamento de campanha, calendários de conteúdo, rastreadores de orçamento e painéis de desempenho ajudam a otimizar os fluxos de trabalho. O uso dos modelos do ClickUp garante consistência, colaboração mais fácil e visibilidade mais clara em todas as plataformas de mídia social e campanhas.