O dia inteiro de trabalho se passou e você trabalhou como um campeão, mas ainda não conseguiu realizar tudo o que deveria. Seu nível de estresse está nas alturas e o trabalho continua se acumulando, de modo que você está em um ponto em que acha que pode explodir em chamas.
Você se pergunta: "Como as outras pessoas conseguem lidar com o trabalho com tanta facilidade? Será que meus colegas de escritório, Jim e Dwight, são simplesmente mais inteligentes do que eu? A chave para o sucesso deles no trabalho está na boa organização. 💡
Você provavelmente está pensando: _'Eu sei disso, mas não consigo fazer isso. A organização não é algo que nasce com você - você pode desenvolvê-la por meio da prática.
Neste artigo, ofereceremos 15 dicas práticas sobre como ser mais organizado no trabalho e realizar mais em menos tempo.
Como a falta de organização no trabalho está afetando sua equipe?
A má organização no trabalho diminui sua produtividade e aumenta seu estresse. Em um momento ou outro, você perde o controle sobre sua carga de trabalho, perde prazos e oportunidades de crescimento e sofre de esgotamento. Isso, é claro, aumenta ainda mais os níveis de estresse, e você acaba preso em um círculo sem fim.
As coisas ficam muito piores quando se trabalha em equipe. A falta de organização de um membro pode levar a uma comunicação deficiente, injusta ou ineficiente alocação de recursos a equipe pode ter problemas de saúde, moral baixo, prazos não cumpridos, insatisfação do cliente e até mesmo conflitos.
Quando você faz parte de uma equipe, você é uma engrenagem na roda - se uma peça estiver quebrada, a roda não pode se mover. Ao aprimorar suas habilidades organizacionais, você manterá a máquina da equipe bem lubrificada e avançando em direção às suas metas. ⚙️
Organize suas anotações, listas de verificação e tarefas em um só lugar
Benefícios de ser organizado no trabalho
Uma organização de alto nível leva à redução do estresse, maior produtividade e eficiência e conclusão de tarefas em tempo hábil. Com o tempo, boas habilidades organizacionais podem lhe render promoções e oportunidades de crescimento e ajudá-lo a criar uma reputação de membro dedicado da equipe com excelente hábitos de trabalho .
Se você fizer parte de uma equipe, seus colegas de trabalho o reconhecerão como confiável e não terão medo de trabalhar com você em projetos. Além disso, você não terá problemas para se comunicar com seus colegas e concluir seu trabalho no prazo, garantindo que o projeto não fique para trás.
15 Técnicas práticas sobre como ser mais organizado no trabalho
Compilamos 15 dicas e estratégias organizacionais para aumentar suas habilidades e ajudá-lo a atingir metas relacionadas ao trabalho.
1. Centralize seu trabalho com uma plataforma de gerenciamento de documentos
Ficar pulando entre aplicativos e plataformas para encontrar as informações necessárias pode ser mentalmente desgastante e causar distração. Melhore suas habilidades de organização ao manter seu trabalho centralizado com o ClickUp Docs.
Esse excelente recurso é um hub de gerenciamento de documentos - ele permite criar, gerenciar, editar e compartilhar documentos relacionados ao trabalho. Manuais do funcionário informações sobre projetos, documentação técnica, contratos, relatórios de folha de pagamento, faturas ou registros de despesas - garanta que eles estejam seguros e protegidos no ClickUp Docs. Trabalhe com sua equipe para aprimorar os documentos existentes e criar novos documentos com o máximo de personalização.
Manter tudo em um só lugar pode reduzir o estresse e garantir que você não perca tempo procurando por arquivos importantes.
2. Divida sua carga de trabalho em tarefas
Digamos que você seja um jornalista e precise entregar um artigo enorme até o final da semana. Em vez de entrar em pânico com o número de palavras que precisa produzir, divida sua carga de trabalho em tarefas.
Digamos que você tenha 9.000 palavras para escrever em cinco dias. O artigo tem 30 subtítulos, o que significa que você pode escrever seis por dia. Ou então, você pode definir uma meta diária de contagem de palavras. Atingir essas metas diárias o ajudará a permanecer no caminho certo e a monitorar seu progresso. Tarefas do ClickUp pode ajudá-lo a organizar e gerenciar sua carga de trabalho sem se sentir sobrecarregado. O recurso é adequado para pessoas que trabalham sozinhas e em equipes. Adicionar responsáveis, definir prioridades dividir as tarefas em subtarefas, controlar e gerenciar o tempo adicionar detalhes com Campos personalizados e embarque no trem da organização. 🚂
3. Organize seus dias em um quadro Kanban
A Quadro Kanban é um Gerenciamento ágil de projetos mas o que ele tem a ver com a organização? Se você usá-lo corretamente, o quadro pode ajudar a visualizar os fluxos de trabalho e melhorar sua gerenciamento de tarefas habilidades.
Divida seu trabalho em tarefas e agrupe-as por status ou outro critério de sua escolha. Por exemplo, você pode criar três categorias:
- Tarefas
- Em andamento
- Concluído
Classifique suas tarefas na categoria correspondente e mova-as à medida que as risca da lista para manter o foco e controlar sua carga de trabalho.
oferecem uma interface de arrastar e soltar e muitas opções de personalização, portanto, você não pode errar com eles. Além disso, eles suportam colaboração em equipe e são adequados para projetos mais complexos.
Personalize seu sistema de gerenciamento de projetos organizando as colunas de acordo com suas preferências, como status, responsável, prioridades e muito mais
4. Refine a organização de sua mesa
que a desordem pode causar estresse, levando à falta de organização, procrastinação e caos. Além disso, uma
mesa bagunçada pode ser um sinal de alerta para seus colegas de trabalho
-eles podem perceber que você é desorganizado e indiferente. Limpando sua mesa não resolverá a raiz do problema. Mas certamente é o primeiro passo para voltar aos trilhos. Muitas pessoas relatam que se sentem mais produtivas quando limpam suas mesas. Isso não é nenhuma surpresa: quando você tem um ambiente de trabalho organizado, pode navegar com facilidade, tem menos distrações e se sente menos sobrecarregado. Isso também se estende aos seus dispositivos digitais. Remova a desordem digital em seu desktop e aplicativos móveis para abrir espaço para informações de alto valor.
Elimine a papelada desnecessária, organize seus documentos em gavetas com etiquetas, use contêineres de armazenamento e transforme-se em uma máquina de produtividade. 🤖
5. Visualize fluxos de trabalho com mapas mentais
Se você é do tipo visual, tente aumentar as habilidades de organização com mapas mentais - diagramas que descrevem suas ideias, pensamentos e fluxos de trabalho.
Você pode colocar seu plano no papel ou usar uma opção avançada como
. Além de permitir que você visualmente mapear seus processos esse recurso permite que você conecte tarefas, criar dependências e convide os membros da equipe para contribuir. Isso garante que você esteja sempre a par de suas atribuições atuais e futuras!
Se você não quiser ou não souber como criar mapas mentais do zero, use um dos Modelos de mapas mentais do ClickUp .
Organize várias tarefas em um mapa mental do ClickUp
6. Aumente o foco com o Pomodoro Pomodoro é um
técnica de gerenciamento de tempo que normalmente envolve trabalhar por 25 minutos e fazer um intervalo de cinco minutos, com um intervalo maior (geralmente 15 minutos) após quatro intervalos de trabalho.
Essa técnica pode ajudar a reduzir as distrações, aumentar o foco, manter a motivação e diminuir a fadiga e a exaustão mental.
Dependendo da sua linha de trabalho e do nível de foco, você pode ajustar a duração dos intervalos. Por exemplo, você pode trabalhar por 30 minutos e fazer um intervalo de sete minutos se achar que isso funciona melhor para você.
Embora o Pomodoro tenha se mostrado útil para muitas pessoas, ele não agrada a todos. Se ele não estiver funcionando para você, não o force - há muitas outras opções para aumentar a organização.
7. Use aplicativos de controle de metas
Atingir metas é satisfatório e motivador. Se você tiver problemas com organização, pode se beneficiar de aplicativos de controle de metas . Eles permitem que você divida seu dia de trabalho em metas menores e as risque de sua lista à medida que avança.
e rastreadores de tempo evitam que você se desvie do seu caminho. Use aplicativos com gráficos de progresso para manter a responsabilidade e ver como você melhorou ao longo do tempo.
A vantagem desses aplicativos, em comparação com escrever suas metas em um pedaço de papel, é sua flexibilidade. Você pode alterar rapidamente seus marcos à medida que progride e se esforça para melhorar continuamente.
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automatizado do progresso com o ClickUp Goals
8. Aprenda a priorizar
A raiz de seus problemas organizacionais pode estar na falta de priorização. A verdade é que nem tudo o que você faz tem a mesma importância. Tentar fazer malabarismos com tudo ao mesmo tempo leva a uma falta de foco e a um desperdício de energia e tempo em tarefas que você não precisa concluir imediatamente.
ClickUp e suas mais de 15 visualizações
podem ajudá-lo a priorizar as tarefas certas. Você começa elaborando uma lista de todas as suas tarefas. Depois, você:
- Compara as tarefas umas com as outras
- Determina a prioridade usando campos personalizados
- Classifica suas tarefas usando cores, tags ou escalas
- Classificá-las com base na urgência
Você pode definir prazos, determinar o esforço necessário para concluir as tarefas ou adicionar outro critério para ajudá-lo a priorizar com eficiência. Volte às suas listas de vez em quando e reorganize-as, se necessário.
9. Não tenha medo de delegar
Tentar fazer tudo sozinho e recusar a ajuda de colegas de trabalho demonstra dedicação, mas pode desgastá-lo rapidamente. Se você trabalha em uma equipe, não tenha medo de delegar tarefas a seus colegas de trabalho dividir a carga de trabalho ajudará no equilíbrio entre vida pessoal e profissional e garantirá que você tenha tempo suficiente para organizar seus dias sem se sentir sobrecarregado ou estressado.
Delegar trabalho pode ser mais desafiador se você estiver trabalhando remotamente . Felizmente, ferramentas como o ClickUp permitem que você e sua equipe trabalhem como um só e se comuniquem claramente, mesmo que não estejam no mesmo local.
Delegar tarefas e atribuir comentários de tarefas do ClickUp
10. Criar listas de tarefas Listas de tarefas são os pilares da boa organização. Quer você esteja fazendo uma lista de compras ou
resumindo sua agenda de trabalho ao fazer uma lista de tarefas, você pode passar o dia sem contratempos.
Você pode seguir o caminho tradicional - pegar uma caneta e um pedaço de papel e anotar suas tarefas para manter o foco e a organização. Ou pode pegar um modelo ClickUp com seções predefinidas para gerenciar seus fluxos de trabalho . Seja qual for sua escolha, é aconselhável priorizar as tarefas e definir um prazo para sua conclusão para evitar a procrastinação .
11. Reduzir as distrações
As distrações são seu pior inimigo - seu telefone, TV, ambiente desordenado e mídias sociais continuam desviando você do trabalho.
Se quiser manter o foco, você deve dizer adeus às distrações. É claro que isso não significa jogar seus dispositivos fora. Em vez disso, coloque seu telefone no modo DND (não perturbe), desligue a TV e pause as notificações das mídias sociais. Organize sua mesa e o espaço ao seu redor para garantir que nada atrapalhe seu foco.
12. Use um calendário para controlar suas tarefas
Se quiser melhorar sua organização, você precisa começar a pensar com antecedência e anotar as coisas em um calendário pode ser seu caminho para o sucesso. Você tem uma reunião importante em duas semanas? Anote-a para não se esquecer dela. Anote tudo, desde tarefas menores até grandes projetos e eventos.
Você também pode adicionar itens pessoais e atribuir tarefas no calendário. Dessa forma, você evitará sobreposições e confusões e terá uma ideia clara de sua disponibilidade e carga de trabalho. Visualização do ClickUp Calendar pode ajudá-lo a planejar e gerenciar cronogramas e agendas, codificar entradas por cores para facilitar a navegação e definir prioridades.
Gerencie tarefas importantes diretamente da visualização do ClickUp Calendar
13. Faça pausas regulares
Você não é uma máquina e não pode trabalhar sem parar - as pausas regulares são uma grande parte de um dia de trabalho saudável. Durante os intervalos, você tem tempo para descomprimir, reorientar o foco e descansar a mente. Além disso, você pode se alongar e tomar um pouco de ar fresco.
Quando você não faz pausas, é provável que sua concentração caia em algum momento. Você se sentirá sobrecarregado e exausto e, portanto, seu desempenho diminuirá. Suas tarefas se tornarão uma bola de neve e você perderá o controle de suas prioridades e da carga de trabalho, o que levará à desorganização.
As pausas podem parecer uma perda de tempo, mas na verdade elas aumentam sua produtividade. Programe-os com sabedoria e seja um craque em seus dias de trabalho.
14. Experimente o bloqueio de tempo
A criação de um cronograma detalhado o mantém responsável e organizado? Talvez você queira experimentar o bloqueio de tempo - uma técnica de produtividade que se baseia em dividir seu dia em intervalos de tempo dedicados a diferentes tarefas. Esse híbrido de lista de tarefas e calendário pode minimizar o desperdício de tempo e mantê-lo concentrado em suas metas.
Crie suas agendas do zero ou use uma das Modelos de bloqueio de tempo do ClickUp . Descreva todas as tarefas pessoais e relacionadas ao trabalho, adicione intervalos de tempo e aproveite a sensação de realização que você terá ao cumprir sua programação.
Mantenha o controle de reuniões ou eventos atuais, passados e futuros com o ClickUp
15. Crie uma rotina diária
Horários flexíveis e trabalho remoto lhe dão a liberdade de trabalhar quando você se sentir mais produtivo. Isso não significa ficar parado e adiar o trabalho até o último momento.
Muitas pessoas acham útil criar rotinas. Pesquisas mostram que o comportamento pode se tornar habitual quando é realizado de forma consistente. Isso significa que se você começar a trabalhar às 9 horas todos os dias, isso acabará se tornando um hábito, desde que você se atenha à programação.
Crie uma rotina que não se concentre exclusivamente no trabalho. Faça uma caminhada antes de começar seu dia de trabalho, programe intervalos e recompense-se por ter cumprido seus planos assistindo a um novo episódio daquele programa de TV que está na sua lista! 📺
3 Modelos para se manter organizado no trabalho
Modelos com seções predefinidas podem ajudá-lo a se organizar, planejar seus dias e manter o foco. Confira esses três modelos ClickUp que o transformarão em um mago da organização! 🧙
1. Modelo de plano de trabalho simples do ClickUp
Organize suas tarefas essenciais e mantenha sua equipe unida com o ClickUp
Precisa visualizar suas tarefas e cronogramas? O Modelo de plano de trabalho simples do ClickUp fornece a base para criar cronogramas detalhados, organizar sua carga de trabalho e colaborar com sua equipe.
O modelo oferece duas visualizações: Plano de Projeto e Gantt de Projeto.
A visualização Plano do projeto é onde você listará todas as suas tarefas e fornecerá informações sobre elas usando os campos personalizados. Por padrão, você obtém Responsável, Data de início e de vencimento, Prioridade, Fase do projeto, Progresso do projeto e Comentários. Você pode ser o mais detalhado possível e manter todos informados.
A visualização de Gantt do projeto visualiza a tarefa da visualização anterior em um Gráfico de Gantt . Ele ajuda você a entender os cronogramas e prevenir sobreposições, aumentando assim a organização em todos os aspectos.
2. Modelo de tarefas simples do ClickUp
Categorize tarefas urgentes, essenciais e não essenciais em uma lista do ClickUp para facilitar a visualização
Organizar e gerenciar fluxos de trabalho não é complicado quando você usa as ferramentas certas. As Modelo de tarefas simples do ClickUp é a opção perfeita para quem deseja criar resumos de tarefas fáceis de seguir.
Com esse modelo, você obtém duas visualizações de lista e uma visualização de quadro. A primeira visualização, mais geral, é Todas as tarefas, na qual você insere as suas tarefas e as da sua equipe. Você pode adicionar:
- Responsáveis
- Datas de vencimento
- Status
- Prioridade
- Comentários
A visualização categoriza automaticamente as tarefas por status (To-Do, In Progress, Blocked ou Complete) para facilitar a navegação.
Para classificar ainda mais as atribuições, a visualização Tarefas priorizadas filtra as tarefas urgentes que você marcou como de alta prioridade. Isso o ajuda a eliminar o ruído e a se concentrar nas tarefas que exigem sua atenção imediata.
A visualização Status Board é um quadro Kanban que transforma suas tarefas em cartões agrupados por status. Use a interface de arrastar e soltar do ClickUp para mover os cartões e organizar seu trabalho.
3. Modelo de planejador diário ClickUp
Mantenha o controle de suas tarefas diárias com o modelo de planejamento diário do ClickUp
Um dos modelos mais produtivas que você pode fazer para aumentar suas habilidades organizacionais é criar um plano detalhado de suas tarefas. Dessa forma, você se manterá responsável, terá o máximo de controle sobre o seu dia e minimizará o risco de algo cair na rede. A Modelo de planejamento diário do ClickUp é uma solução simples para seus problemas de organização.
Por padrão, o modelo se concentra em suas metas pessoais. A visualização All Tasks (Todas as tarefas) mostra as tarefas agrupadas em duas categorias: Habit Tracker (Rastreador de hábitos) e Personal Tasks (Tarefas pessoais). Mas, como os modelos do ClickUp são conhecidos por sua personalização, você pode alterar isso para capturar também as tarefas atrasadas.
Use os campos personalizados (como status, responsável, data de vencimento e prioridade) para fornecer detalhes sobre suas tarefas e gerenciar fluxos de trabalho com confiança.
A exibição de quadro visualiza suas tarefas em um quadro Kanban, enquanto a exibição de calendário ajuda a planejar cronogramas e programações.
Mantenha seu trabalho organizado com o ClickUp
A má organização pode impedi-lo de brilhar como a estrela que você é. ⭐
Seja qual for a causa de sua falta de organização, o ClickUp pode ajudar. Seus modelos, integrações com mais de 1.000 aplicativos , mais de 15 visualizações, opções de mapeamento de processos e ferramentas de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a permanecer no caminho certo e a se tornar um especialista em organização. Experimente a versão gratuita do ClickUp e descubra por que o mundo ficou louco por essa plataforma fácil de usar!