W miarę jak zespoły wdrażają coraz więcej narzędzi zwiększających wydajność, organizacje często stają w obliczu plątaniny nakładających się na siebie, niewykorzystanych lub niesprawdzonych aplikacji SaaS.
Zarządzanie rozrostem SaaS nie oznacza jednak hamowania innowacji. Rozwiązuje ono problem braku widoczności tego, co jest używane, co dodaje wartość, a co po cichu drenuje budżet.
Oznacza to wiedzę o tym, co jest używane, co dodaje wartość, a co po cichu drenuje budżet.
W tym blogu dowiesz się, co oznacza rozrost SaaS dla Twojej organizacji — co go powoduje, dlaczego stanowi problem i jak go wcześnie wykryć.
Czym jest rozrost SaaS?
Rozrost SaaS odnosi się do szybkiego wzrostu liczby aplikacji opartych na chmurze w organizacji, który przewyższa jej zdolność do skutecznego śledzenia, zarządzania nimi lub zapewnienia im bezpieczeństwa.
Dzieje się tak, gdy zespoły dodają kolejne narzędzia, często w dobrych intencjach. Jednak bez nadzoru narzędzia te mnożą się, nakładają na siebie i stają się trudne do zarządzania.
Jak to się dzieje? Nawet najlepsze decyzje technologiczne mogą prowadzić do chaosu, jeśli nie są skoordynowane. Rozrost SaaS ma miejsce lub zaczyna się, gdy jeden zespół rejestruje się w celu rozwiązania szybkiego problemu. Następnie robi to kolejny zespół. Wkrótce nikt nie ma pełnego widoku tego, co jest używane — ani dlaczego.
Oto niektóre z głównych przyczyn rozrostu SaaS:
- Brak scentralizowanej widoczności oznacza, że narzędzia, które straciły ważność, są zduplikowane lub nieużywane, pozostają niezauważone
- Działy kupują narzędzia niezależnie, często pomijając zatwierdzenie przez dział IT lub finansowy
- Rejestracja jest bardzo prosta, a jeszcze łatwiej zapomnieć o automatycznym przedłużeniu subskrypcji
- Wiele narzędzi zwiększających wydajność wykonuje tę samą pracę, tworząc silosy danych i marnując pieniądze
- Shadow IT pojawia się, gdy pracownicy używają niezatwierdzonych narzędzi, aby przyspieszyć pracę
I tak po prostu Twój stos SaaS zamienia się w plątaninę — kosztowną, ryzykowną i nieefektywną.
⭐ Polecany szablon
Szukasz szybszego sposobu na zarządzanie stosem technologii SaaS, aby był on sprawny i zgodny z przepisami? Szablon ClickUp do zarządzania zmianami w aplikacjach SaaS zapewnia ustrukturyzowany, powtarzalny proces organizacji zarządzania zasobami, kontroli kosztów, unikania rozrostu SaaS i cieni IT oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych.
👀 Czy wiesz, że... 56% aplikacji SaaS nie jest zarządzanych przez dział IT w szybko rozwijających się firmach. Oznacza to, że zespoły lub poszczególne osoby kupują większość narzędzi bezpośrednio. W małych, szybko rozwijających się firmach odsetek ten wzrasta do 68%, co sprawia, że rozrost SaaS jest raczej normą niż wyjątkiem.
Dlaczego rozrost SaaS stanowi problem
Rozrost SaaS to coś więcej niż tylko problem informatyczny — może prowadzić do poważnych naruszeń bezpieczeństwa danych, które mają wpływ na budżet, bezpieczeństwo, wydajność i doświadczenia pracowników. To poważny problem biznesowy, który ma wpływ na budżet, bezpieczeństwo, wydajność i doświadczenia pracowników.
Według raportu, przeciętna firma wydaje obecnie 49 milionów dolarów rocznie na aplikacje SaaS — to wzrost o 9,3% w porównaniu z poprzednimi latami. A jednak znaczna część tych wydatków jest marnowana.
Przyjrzyjmy się rzeczywistym konsekwencjom niekontrolowanego korzystania z oprogramowania SaaS:
1. Wzrost kosztów
Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, ile pieniędzy traci na oprogramowanie, dopóki nie jest za późno. Raport ujawnia, że przeciętna organizacja marnuje około 21 milionów dolarów rocznie na niewykorzystane licencje SaaS.
Takie rozproszone podejście powoduje powielanie subskrypcji, pomijanie odnowień i kosztowne nakładanie się funkcji oprogramowania.
🌻 Przykład: Wiele organizacji korzysta codziennie z kilku narzędzi AI — na przykład Claude do pisania, Gemini w ramach Google Workspace do burzy mózgów, a inne do badań lub automatyzacji. Łatwo jest skończyć z mozaiką subskrypcji i narzędzi, z których każde ma własny koszt i krzywą uczenia się.
Jeśli brzmi to znajomo, nie jesteś sam! Wiele zespołów szuka obecnie sposobów na połączenie tych funkcji w jednym miejscu, upraszczając pracę i ograniczając dodatkowe koszty. Poznanie platform łączących wiele funkcji AI może pomóc usprawnić cykl pracy i znacznie ułatwić współpracę.
Brain MAX firmy ClickUp kończy z rozrostem oprogramowania SaaS, łącząc wszystkie niezbędne narzędzia pracy — AI, wyszukiwanie i automatyzację — w jednej, zunifikowanej aplikacji komputerowej. Zamiast żonglować wieloma niepołączonymi aplikacjami i platformami, łączy się z istniejącym oprogramowaniem i centralizuje wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu.
Oznacza to:
- Komendy głosowe zapewniające wydajność bez użycia rąk
- Jeden interfejs do przeszukiwania wszystkich aplikacji i plików
- Ujednolicona pomoc AI, która działa kontekstowo, niezależnie od używanego narzędzia
- Zautomatyzowane cykle pracy obejmujące wiele platform bez konieczności przełączania zakładek
2. Ryzyko związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami
Ponieważ 33,6% narzędzi SaaS trafia do organizacji poprzez shadow IT, często z powodu zdecentralizowanego procesu zakupów, widoczność i kontrola nad przepływem danych przez nowe aplikacje SaaS są bardzo ograniczone. Takie zdecentralizowane podejście do zakupów SaaS zwiększa wyzwania związane z bezpieczeństwem, naraża poufne dane na ryzyko i zwiększa liczbę przypadków nieprzestrzegania przepisów.
3. Zmniejsz wydajność
Gdy narzędzia gromadzą się bez planu, praca staje się skomplikowana. Raport pokazuje również, że organizacje dodają średnio prawie 92 nowe aplikacje SaaS każdego roku.
Znaczne przełączanie się między niepołączonymi systemami bez proaktywnego zarządzania zmniejsza koncentrację pracowników, którzy w rezultacie zaczynają korzystać z nowych rozwiązań SaaS.
4. Słabe wrażenia użytkownika
Zagmatwany stos SaaS oznacza, że użytkownicy tracą czas na logowanie się, wyszukiwanie plików lub poruszanie się po nieznanych interfejsach.
W miarę narastania frustracji pracownicy sięgają po nieautoryzowane narzędzia SaaS, które lepiej odpowiadają ich potrzebom. W rzeczywistości wydatki na nieautoryzowane rozwiązania IT ponoszone przez pracowników wzrosły o 11,1% — to wyraźny znak, że obecny ekosystem SaaS może nie odpowiadać ich potrzebom.
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony planów komunikacji projektowej: Excel, Word i ClickUp
👀 Czy wiesz, że... Chociaż 68% firm inwestuje w szkolenia z zakresu bezpieczeństwa SaaS, tylko 51% koordynuje komunikację między zespołami ds. bezpieczeństwa a właścicielami aplikacji. Jeszcze bardziej niepokojące jest to, że tylko 33% aktywnie monitoruje połowę swojego stosu SaaS. Krótko mówiąc, większość zespołów zabezpiecza to, co widzi, ale nie widzi zbyt wiele.
Jak rozpoznać rozrost SaaS w swojej organizacji
Wczesne wykrycie i zwalczanie rozrostu SaaS ma kluczowe znaczenie dla odzyskania kontroli. Skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby wdrożyć audyty SaaS i pokonać wyzwania związane z cyfrowym miejscem pracy. Znajdź platformę do zarządzania SaaS, aby być na bieżąco z wieloma aplikacjami SaaS używanymi w Twojej organizacji.
| Kategoria | Zadanie | Kroki, które można podjąć | Dlaczego to ma znaczenie |
| 🔍 Audyt: Operacyjny | Śledź wszystkie wydatki związane z SaaS | Przeglądaj karty firmowe i rejestry zwrotów kosztów. Sprawdzaj budżety działów pod kątem niejasnych pozycji | W dziale finansowym zakupy SaaS często poprzedzają dział IT — ten krok ujawnia ukryte subskrypcje i niewykorzystane wydatki |
| Zidentyfikuj narzędzia zakupione poza procesem zaopatrzenia | Analizuj wydatki oznaczone jako subskrypcje lub opłaty cykliczne | Wykrywanie nieautoryzowanych lub ukrytych narzędzi, które zostały nabyte bez centralnej zgody lub widoczności | |
| 🔍 Audyt: techniczny | Wykorzystaj dzienniki tożsamości, aby znaleźć aktywne narzędzia | Pobierz dane dotyczące korzystania z SSO | Pokazuje narzędzia używane w całej organizacji |
| Wykrywaj nieautoryzowane integracje | Audytuj połączone aplikacje za pomocą wewnętrznych narzędzi API | Audytuj połączone aplikacje za pomocą uwierzytelniania OA lub wewnętrznych narzędzi API | |
| Sprawdź dane logowania i aktywność | Zidentyfikuj nieaktywnych użytkowników i luki w licencjach | Wykryj nieefektywność i zagrożenia bezpieczeństwa związane z nieużywanymi lub porzuconymi kontami | |
| 🔍 Audyt: Operacyjny | Przeprowadź wywiady z zespołami na temat korzystania z narzędzi | Zapytaj kierowników zespołów, jakich narzędzi używają i dlaczego | Teams często wdrażają narzędzia z konieczności — pomaga to zrozumieć uzasadnione potrzeby i bolączki |
| Dokumentuj wszystkie narzędzia używane przez zespół | Stwórz spis zawierający: nazwę narzędzia, właściciela, przypadki użycia, użytkowników, rozliczenia i datę odnowienia | Stwórz scentralizowaną, aktywną bazę danych wszystkich narzędzi, która posłuży do realizacji długoterminowej strategii zarządzania oprogramowaniem SaaS | |
| 🔍 Narzędzia do odkrywania | Wdrożenie narzędzi do wykrywania | Korzystaj z CASB, wtyczek do przeglądarek lub integracji wydatków | Wypełnia luki, które pomijają audyty, zwłaszcza w przypadku bezpłatnych wersji próbnych, narzędzi opartych na przeglądarkach lub aplikacji spoza SSO |
| Skonfiguruj powiadomienia o wdrożeniu nowych narzędzi | Włącz powiadomienia e-mail lub Slack o rejestracjach, aktywacjach wersji próbnych lub autoryzacjach udostępniania danych | Informuje Cię o pojawieniu się nowych narzędzi w środowisku, zanim staną się one zbyt rozbudowane | |
| 🔍 Sprawdź nadmiarowość | Porównaj narzędzia według funkcji | Grupuj aplikacje według zastosowań (zarządzanie projektami, komunikacja, udostępnianie plików, analityka) | Pomaga zidentyfikować nakładające się narzędzia, które służą temu samemu celowi, umożliwiając konsolidację |
| Zidentyfikuj narzędzia, które nie są już dostosowane do potrzeb biznesowych | Przejrzyj nadchodzące odnowienia i anuluj narzędzia o niskiej wartości | Unikaj płacenia za narzędzia, które nie zapewniają już wsparcia dla bieżących priorytetów | |
| 🔍 Przegląd cieni IT | Segmentuj narzędzia według ryzyka biznesowego | Kategoryzuj: wysokie ryzyko / wysoka wartość / niska wartość | Nie wszystkie ukryte rozwiązania IT są równie ryzykowne; ten krok pomaga ustalić priorytety działań w oparciu o potencjalny wpływ |
| Nawiąż współpracę z właścicielami wartościowych narzędzi, które nie są oficjalnie używane w firmie | Zaproś do sformalizowania użytkowania i oceny przed oficjalnym wdrożeniem | Zamiast blokować, twórz rozwiązania wspólnie z zespołami, które już czerpią wartość z nieautoryzowanych narzędzi |
Po zidentyfikowaniu zbędnych aplikacji kolejnym krokiem jest ograniczenie rozrostu SaaS.
Poznaj cztery sprawdzone strategie wykraczające poza regularne audyty SaaS i stwórz długoterminowy plan zarządzania SaaS.
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony do zarządzania projektami dla wszystkich rodzajów projektów
Strategie ograniczania rozrostu SaaS
Ograniczenie rozrostu SaaS to nie tylko zmniejszenie liczby narzędzi — to przede wszystkim wyeliminowanie przyczyn źródłowych: rozproszonych zakupów, izolowanych danych i niepowiązanych procesów decyzyjnych.
Inteligentniejsze podejście, wspierane przez scentralizowany system zakupów, zapewnia strukturę, widoczność i celowość wdrażania aplikacji SaaS i zarządzania nimi. Oto jak to skutecznie zrobić:
1. Skonsoliduj swoje zasoby
Zacznij od audytu obecnego wykorzystania SaaS.
Stwórz mapę wszystkich narzędzi w swoim stosie według kategorii — zarządzanie projektami, przechowywanie plików i komunikacja — i zidentyfikuj obszary, w których funkcje się pokrywają.
Te obszary są idealnymi kandydatami do konsolidacji SaaS. Zamiast zmuszać zespoły do rezygnacji z narzędzi, na których polegają, stwórz jasne wytyczne dotyczące wdrażania SaaS, które uwzględniają ich potrzeby, jednocześnie ograniczając zbędne aplikacje.
Dzięki konsolidacji naszego zestawu narzędzi z ClickUp zrezygnowaliśmy z Jira, Confluence, narzędzi PMO, Salesforce i Trello. To znacznie ułatwiło nam pracę!
Dzięki konsolidacji naszego zestawu narzędzi z ClickUp zrezygnowaliśmy z Jira, Confluence, narzędzi PMO, Salesforce i Trello. To znacznie ułatwiło nam pracę!
2. Wprowadź zasady zarządzania
Bez jasnych zasad rozrost SaaS będzie postępował. Stwórz przejrzyste, spójne ramy dla wnioskowania o nowe narzędzia, ich zatwierdzania i odnawiania. Na przykład:
- Skorzystaj ze scentralizowanego cyklu pracy związanego z zakupami, który ocenia każdą aplikację pod kątem bezpieczeństwa, kosztów, zgodności i potencjału integracyjnego
- Twórz standardowe formularze, takie jak „Prośba o nowe narzędzie” lub „Lista kontrolna odnowienia”, aby ułatwić podejmowanie decyzji
Zarządzanie powinno być czynnikiem sprzyjającym, a nie przeszkodą w odpowiedzialnym korzystaniu z SaaS.
3. Popraw widoczność i raportowanie
Roczna kontrola nie wystarczy. Aplikacje SaaS zmieniają się nieustannie, więc widoczność musi być ciągła. Wprowadź narzędzia do śledzenia w czasie rzeczywistym, które pokazują wykorzystanie licencji, terminy odnowienia i własność poszczególnych działów.
- Skonfiguruj pulpity nawigacyjne, aby wizualizować koszty i wzorce użytkowania
- Zaplanuj automatyczne raporty dla interesariuszy, aby śledzić wydatki na oprogramowanie SaaS i aktywność związaną z umowami
- Skonfiguruj alerty dotyczące niskiego wykorzystania, niespodziewanych odnowień lub niezatwierdzonych rejestracji
Dzięki temu Twój zespół zyskuje proaktywną kontrolę i zapobiega rozrostowi, zanim jeszcze się rozpocznie.
⚡️Archiwum szablonów: Szablon formularza zamówienia oprogramowania ClickUp to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zakupami oprogramowania w każdej organizacji. *
Skorzystaj z tego szablonu, aby stworzyć pulpit z niestandardowymi widżetami do śledzenia liczby przesłanych dokumentów, wskaźników zatwierdzeń, wykorzystania budżetu i analiz dostawców, co zapewni Ci ogólny przegląd całego procesu zakupów oprogramowania.
4. Edukacja zespołów
Zarządzanie rozrostem SaaS oznacza również zarządzanie sposobem myślenia. Zmień postrzeganie z „więcej narzędzi = lepiej” na „odpowiednie narzędzia = lepiej”
Szkolenie zespołów pomoże im zrozumieć wartość scentralizowanych systemów i ryzyko związane z niekontrolowanym wdrażaniem aplikacji. Buduje również zaufanie między działem IT, finansami i poszczególnymi zespołami. Aby zarządzać rozrostem oprogramowania, możesz:
- Oferuj wewnętrzny katalog zatwierdzonych narzędzi SaaS wraz z jasnymi przykładami zastosowań i szczegółowymi informacjami o licencjach
- Organizuj regularne warsztaty, podczas których działy mogą wspólnie przeglądać swoje zasoby technologiczne, identyfikować nakładające się zadania i racjonalizować wykorzystanie narzędzi
📮 ClickUp Insight: Nisko wydajne zespoły są 4 razy bardziej narażone na korzystanie z ponad 15 narzędzi, podczas gdy zespoły o wysokiej wydajności utrzymują efektywność, ograniczając swój zestaw narzędzi do 9 lub mniej platform. A co z korzystaniem z jednej platformy?
Jako aplikacja do wszystkiego w pracy, ClickUp łączy zadania, projekty, dokumenty, wiki, czat i połączenia w jednej platformie, uzupełnione o cykle pracy oparte na sztucznej inteligencji. Gotowy na inteligentniejszą pracę? ClickUp działa dla każdego zespołu, sprawia, że praca jest widoczna i pozwala skupić się na tym, co ważne, podczas gdy AI zajmuje się resztą.
Jak ClickUp pomaga zwalczać rozrost SaaS
Rozrost SaaS zaczyna się od niekontrolowanego mnożenia się wielu narzędzi, takich jak narzędzia AI do tworzenia streszczeń dokumentów, narzędzia do zarządzania projektami, boty do copywritingu oraz pulpity do raportowania i analizy. Wkrótce zaczynasz przełączać się między kilkoma aplikacjami bez scentralizowanego zarządzania.
ClickUp rozwiązuje ten problem, będąc aplikacją do wszystkiego w pracy. Pomaga organizacjom odzyskać kontrolę nad fragmentarycznymi aplikacjami SaaS poprzez konsolidację niezbędnych narzędzi w jednej platformie. Zastępuje wiele nieautoryzowanych narzędzi, usprawnia cykle pracy i umożliwia scentralizowany nadzór nad całym środowiskiem SaaS.
Zarządzanie projektami ClickUp centralizuje podstawowe funkcje biznesowe — zadania, dokumenty, cele, pulpity, śledzenie czasu i czat — w ramach jednej platformy, a wszystko to dzięki zaawansowanej sztucznej inteligencji.
Teams umożliwia zarządzanie projektami, współpracę nad dokumentami, ustalanie i śledzenie celów, wizualizację danych, komunikację z innymi zespołami oraz zadawanie AI pytań na dowolny temat — wszystko to bez konieczności przełączania się między wieloma aplikacjami.
Wykorzystaj AI, aby połączyć brakujące ogniwa w rozbudowanym systemie SaaS i zautomatyzować żmudne zadania
Następnie ClickUp Brain, wbudowany asystent AI ClickUp, może natychmiast podsumować długie dyskusje, zapewniając wszystkim zainteresowanym spójność informacji bez konieczności czytania całej historii czatu.
Załóżmy, że zespoły IT i finansowy omawiają raport dotyczący cieniowego IT. Mogą połączyć czat z powiązanym zadaniem audytowym lub podsumować dyskusję za pomocą ClickUp Brain.
Brain to pierwsza natywna dla obszaru roboczego sieć neuronowa, która rozumie kontekst, zadania, narzędzia i dokumenty Twojej organizacji. Podczas gdy inne narzędzia wymagają ręcznych podpowiedzi i kopiowania i wklejania, ClickUp Brain jest wbudowany bezpośrednio w cykle pracy.
Odpowiada na pytania jak głęboko zintegrowany, kontekstowy silnik AI do zarządzania projektami.
ClickUp Brain możesz wykorzystać do:
- Powiedz „Podsumuj ostatnie odnowienia SaaS według działów” i uzyskaj gotowe do przedstawienia kierownictwu podsumowanie, zawierające zadania, dokumenty i aktualizacje
- Zadaj pytanie „Które narzędzia są najczęściej używane przez zespół marketingowy?” i uzyskaj listę rankingową opartą na danych dotyczących aktywności
- Twórz wiadomości dla dostawców („Witam, analizujemy Państwa wykorzystanie i chcielibyśmy otrzymać wycenę anulowania”)
Aby generować zawartość, możesz również przełączać się między Claude, ChatGPT i innymi LLMS w ramach ClickUp Brain.
Oprócz generowania treści możesz zautomatyzować istniejące narzędzia za pomocą ClickUp Automations.
Całkowicie eliminuje ręczną pracę, umożliwiając tworzenie reguł, które wyzwalają działania w całym obszarze roboczym bez konieczności kodowania. Jeśli nie masz pewności, jak to skonfigurować, powiedz ClickUp Brain, co chcesz zautomatyzować. System zbuduje cykl pracy za Ciebie.
Automatyzacje ClickUp możesz wykorzystać do:
- Automatycznie przypisuj recenzje narzędzi do osób odpowiedzialnych za zakupy na 30 dni przed odnowieniem
- Zmieniaj status zadania, gdy wykorzystanie spadnie poniżej progu
- Wyzwalaj powiadomienia, gdy pojawią się nowe żądania SaaS za pośrednictwem formularzy ClickUp
- Kwartalnie przeprowadzaj kontrole zgodności licencji za pomocą cyklicznych cykli pracy
Śledź zgłoszenia dotyczące oprogramowania i zatwierdzanie za pomocą dedykowanych zadań
Dzięki zadaniom ClickUp możesz podzielić projekty na konkretne działania. Zadania te można dostosować za pomocą niestandardowych pól, kategorii, priorytetów i etykiet, aby dopasować je do każdego cyklu pracy. Możesz zautomatyzować przypisywanie zadań, aktualizacje statusu i powiadomienia, zapewniając wydajny przebieg pracy.
Zadania pozwalają planować, przypisywać i śledzić pracę w jednym miejscu, eliminując potrzebę korzystania z oddzielnych aplikacji do zarządzania zadaniami.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj relacji ClickUp, aby połączyć zadania między zespołami. Na przykład połącz zadanie oceny dostawcy z powiązanym przeglądem bezpieczeństwa, listą kontrolną dotyczącą kwestii prawnych i decyzją o przedłużeniu umowy, aby interesariusze zawsze mieli dostęp do kontekstu.
Dokumentuj wytyczne i najlepsze praktyki za pomocą scentralizowanej dokumentacji
Jeśli chodzi o dokumentację, wszystkie dane pisemne są sortowane i przechowywane w ClickUp Docs.
Dokumenty umożliwiają zespołom tworzenie treści, organizowanie ich i współpracę nad nimi bezpośrednio na platformie. Obsługują bogate formatowanie, listy kontrolne, banery, a nawet generowanie tekstu oparte na sztucznej inteligencji. Możesz przeglądać historię dokumentów, dodawać obrazy okładek, chronić poufne dokumenty i korzystać z szablonów w celu zachowania spójności.
Dokumenty można łączyć z zadaniami, grupować według funkcji lub działów, odwoływać się do nich w innych dokumentach oraz eksportować w celu udostępnienia. Dzięki tej integracji wiedza jest łatwo dostępna i możliwa do wykorzystania, co poprawia wydajność i współpracę.
Ustal cele dotyczące rozrostu SaaS i śledź postępy od początku do końca
Twoja strategia może zostać wzmocniona dzięki ClickUp Goals, gdzie cele wysokiego poziomu są podzielone na mierzalne cele — niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie wdrażania narzędzi SaaS, wycofywanie ich z eksploatacji, czy kamienie milowe w zakresie zgodności.
Cele są aktualizowane w czasie rzeczywistym wraz z postępem zadań i mogą być wyświetlane na pulpitach nawigacyjnych, zapewniając pełną widoczność.
A propos, ClickUp Dashboards oferuje konfigurowalne karty, które zapewniają wizualizację w czasie rzeczywistym wskaźników projektu, wykorzystania narzędzi SaaS, dat odnowienia i informacji o kosztach. Zespoły operacyjne i zaopatrzeniowe mogą wykorzystać te wizualizacje do monitorowania skuteczności narzędzi i średniego kosztu na użytkownika oraz dodawania lub usuwania kandydatów za jednym spojrzeniem.
Na przykład podczas przeglądu kwartalnego możesz skorzystać z pulpitu ClickUp, który pokazuje portfolio 10 najpopularniejszych narzędzi SaaS zespołu marketingowego, daty odnowienia oraz dane ostatniego logowania w zależności od dzienników użytkowania.
Aby jeszcze bardziej zwiększyć odpowiedzialność i poprawić zarządzanie budżetem, natywnie dostępna funkcja śledzenia czasu ClickUp pozwala zespołom rejestrować godziny, zarządzać czasem rozliczeniowym i raportować wydajność operacyjną — wszystko to bez opuszczania obszaru roboczego ClickUp.
Ułatw współpracę dzięki zintegrowanemu czatowi
Czy wiesz, że możesz ograniczyć rozrost SaaS, pozbywając się również aplikacji do przesyłania wiadomości i AI? ClickUp zapewnia obie te funkcje jednocześnie.
Po pierwsze, czat ClickUp został stworzony specjalnie po to, aby pomóc organizacjom wyeliminować niepołączone narzędzia do przesyłania wiadomości. Komunikacja jest w pełni zintegrowana z platformą, co pozwala zespołom współpracować tam, gdzie odbywa się praca.
Dzięki czatowi w czasie rzeczywistym możesz organizować spotkania, rejestrować elementy do wykonania i porządkować rozmowy według projektów lub tematów bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
Współpraca kontekstowa jest również dostępna poprzez komentarze i @wzmianki w zadaniach, dokumentach i pulpitach, a przypisane komentarze pomagają przekształcić informacje zwrotne w konkretne działania. Teams mogą nawet zarządzać wątkami e-mail bezpośrednio w ClickUp, dzięki czemu cała komunikacja jest scentralizowana i łatwa do prześledzenia. Każdy wątek wiadomości można również przekształcić w zadanie za pomocą jednego kliknięcia.
📮 ClickUp Insight: 21% osób twierdzi, że ponad 80% dnia pracy poświęca na powtarzalne zadania. Kolejne 20% twierdzi, że powtarzalne zadania zajmują co najmniej 40% ich dnia.
To prawie połowa tygodnia pracy (41%) poświęcona na zadania, które nie wymagają strategicznego myślenia ani kreatywności (jak np. e-maile z przypomnieniami 👀).
Agenci ClickUp AI pomagają wyeliminować tę żmudną pracę. Pomyśl o tworzeniu zadań, przypomnieniach, aktualizacjach, notatkach ze spotkań, redagowaniu e-maili, a nawet tworzeniu kompleksowych cykli pracy! Wszystko to (i wiele więcej) można zautomatyzować w mgnieniu oka dzięki ClickUp, aplikacji do pracy, która ma wszystko.
💫 Rzeczywiste wyniki: Lulu Press oszczędza 1 godzinę dziennie na każdym pracowniku dzięki automatyzacji ClickUp, co przekłada się na 12% wzrost wydajności pracy.
Skonsoliduj fragmentaryczne cykle pracy za pomocą jednej super aplikacji
Integracje ClickUp pomagają uporać się z rozrostem SaaS, łącząc ponad 1000 aplikacji SaaS — takich jak Salesforce, HubSpot i Jira — w scentralizowany cykl pracy. Synchronizuj dane, uruchamiaj wyzwalacze automatyzacji i eliminuj zbędne aplikacje bez zakłócania istniejącego środowiska SaaS.
Na przykład nowa szansa w Salesforce może automatycznie utworzyć zadanie z wypełnionymi szczegółami CRM. Dzięki elastycznym strukturom zespołów, szczegółowej kontroli dostępu i pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym dział IT może monitorować wykorzystanie SaaS, zmniejszyć ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów i bezpieczeństwem oraz efektywniej zarządzać stosem SaaS na jednej platformie.
Praktyczny przykład zapobiegania rozrostowi SaaS dzięki ClickUp
RevPartners, szybko rozwijająca się firma świadcząca usługi profesjonalne, zatrudniająca wyłącznie pracowników zdalnych, miała zbyt wiele narzędzi, ale brakowało jej spójności.
Ich zespół zrównoważył rozłączne platformy zarządzania projektami, narzędzia dokumentacyjne i aplikacje do komunikacji zespołowej, z których każda rozwiązywała jeden problem, ale tworzyła nowe.
Przełączyli się na ClickUp i oto, co się zmieniło:
- Wiele narzędzi zastąpiliśmy kompleksowym oprogramowaniem ClickUp, które łączy zarządzanie projektami, dokumentację i komunikację
- Zarządzaj wieloma projektami i wdrażaniem klientów, łącząc zadania, dokumenty, cele i tablice w jednym miejscu
- Stworzyliśmy automatyzację cyklu pracy dla procesów wewnętrznych, zmniejszając potrzebę ciągłego przełączania się między zadaniami
- Zyskaj widoczność w czasie rzeczywistym dzięki pulpitowi projektu, który usprawnia komunikację i spotkania dotyczące statusu
Oto, co osiągnęli:
- o 64% szybsza realizacja projektów klientów
- 83% skrócenie czasu planowania projektów
- 50% oszczędności kosztów dzięki wyeliminowaniu nakładających się funkcji i narzędzi
- o 36% bardziej efektywne spotkania dotyczące statusu
Matt Bolian, współzałożyciel RevPartner, mówi
Dzięki ClickUp mamy dostęp do wszystkich potrzebnych funkcji w jednym miejscu, co jest dla nas ogromną zaletą. Stawiamy na wdrażanie nowych rozwiązań, a bez naprawdę łatwej w obsłudze platformy, która to umożliwia, nie byłoby możliwe wdrożenie ich we wszystkich zespołach i wśród wszystkich klientów.
Dzięki ClickUp mamy dostęp do wszystkich potrzebnych funkcji w jednym miejscu, co jest dla nas ogromną zaletą. Stawiamy na wdrażanie nowych rozwiązań, a bez naprawdę łatwej w obsłudze platformy, która to umożliwia, nie byłoby możliwe wdrożenie ich we wszystkich zespołach i wśród wszystkich klientów.
Ogranicz przeciążenie SaaS dzięki ClickUp
Rozrost SaaS nie wynika z tego, że zespoły chcą więcej oprogramowania. Dzieje się tak, ponieważ potrzebują one większej funkcjonalności, której nie mogą znaleźć na platformie typu „wszystko w jednym”.
Dzięki ClickUp zyskujesz zarządzanie projektami, dokumenty, czat, pulpity, automatyzację i AI w jednym miejscu. Oznacza to mniej aplikacji, brak rozłączonych cykli pracy i bardziej przejrzyste środowisko SaaS.
Jeśli jesteś gotowy, aby obniżyć koszty, zaoszczędzić czas swojego zespołu i kontrolować rozrost SaaS, zacznij tutaj.