Jeśli kiedykolwiek zarządzałeś projektem, prawdopodobnie wiesz, jak stresująca może być to praca. Jako kierownik projektu, zawsze masz na głowie mnóstwo obowiązków związanych z rozwiązywaniem problemów i podejmowaniem decyzji.
A teraz wyobraź sobie, że robisz to dla całego programu - który jest niczym innym jak dużym ustawieniem aktywnych projektów. Złożoność jest większa, liczba interesariuszy zwielokrotniona, a proces decyzyjny jest znacznie bardziej krytyczny i wymagający poznawczo.
To jest właśnie miejsce, w którym program ramy zarządzania przychodzi na ratunek. 🥰
Jest to zbiór mechanizmów zarządzania, które kierują liderami i menedżerami wyższego szczebla obsługa wielu projektów **Celem jest zminimalizowanie ryzyka związanego z programem i zapewnienie, że wszystkie projekty zostaną zakończone sukcesem rezultatów projektu są wyrównane.
W tym artykule omówimy różne koncepcje dotyczące struktur zarządzania programami w celu zwiększenia wydajności organizacyjnej, zminimalizowania konfliktów i zmniejszenia ryzyka związanego z procesami. Omówimy:
- Modele zarządzania programami
- Określone role programu w ramach ładu organizacyjnego
- Kroki do ustanowienia solidnej struktury zarządzania programem
Czym jest zarządzanie programem?
Program odnosi się do grupy projektów, które wspólnie starają się osiągnąć udostępniany cel. Program sam w sobie jest traktowany jako indywidualna jednostka w organizacji, więc potrzebuje wizji, aby działać w ramach nadrzędnych celów Businessu.
W tym miejscu pojawia się zarządzanie programem. Odnosi się ono do formułowania, wdrażania i przestrzegania najlepszych praktyk i struktur, które są wspólne dla wszystkich projektów w ramach programu
Począwszy od zakresu i zamierzonych wyników każdego projektu, a skończywszy na ryzyku i ograniczeniach programu, zarządzanie programem zapewnia podstawowe ramy do rozwiązywania codziennych problemów, a także pomaga kluczowym interesariuszom wiedzieć, do czego się zobowiązują. 🤝
Zazwyczaj model zarządzania programem obejmuje pięć aspektów:
- Zakres: Charakter i zakres projektów objętych modelem zarządzania
- Kryteria powodzenia: Warunki, które muszą zostać spełnione, aby projekt został uznany za zakończony sukcesem
- Plan realizacji lub mapa drogowa: Procesy i zasady, których należy przestrzegać podczas realizacji projektów
- Role i łańcuch komendy: Role i obowiązki każdego członka rady nadzorczej oraz proces mianowania nowych członków
- Mechanizm eskalacji: Kiedy i w jaki sposób problemy związane z projektem mają być eskalowane do rozwiązania przez radę nadzorczą
Model zarządzania programem: Podstawowe korzyści
Model zarządzania programem zapewnia spójność, standaryzację procesów i przewidywalność wyników, komunikacji i podejmowania decyzji. Minimalizuje to ryzyko niepowodzenia programu, jednocześnie zwiększając wydajność każdego projektu i indywidualnego zespołu projektowego.
Inne podstawowe korzyści płynące z zarządzania programem obejmują:
- Zoptymalizowana alokacja zasobów: Pomaga zapewnić, że każdy projekt jest efektywnie zarządzany i otrzymuje sprawiedliwą część zasobów niezbędnych do jego zakończenia
- Lepsze zaangażowanie interesariuszy: Zapewnia ramy dla głębszego i sprawniejszego zaangażowania wszystkich interesariuszy
- Lepsze śledzenie odpowiedzialności za projekt: Wzarządzanie projektamitworzy mechanizm rozliczania każdego członka zespołu z jego części obowiązków
Komponenty programu i role
Podobnie jak rząd tworzy politykę dla narodu, model zarządzania programem jest wdrażany przez radę zarządzającą programem firmy lub komitet sterujący. Rada ta może składać się między innymi ze sponsora programu, indywidualnego sponsora projektu, kierowników wyższego szczebla organizacji i przedstawicieli klienta.
Inne ważne elementy programu i role obejmują:
- Zespół zarządzający programem: Obejmuje kluczowych dostawców i menedżerów portfolio, którzy dostarczają zarządowi aktualne informacje i koordynują działania w razie potrzeby
- Biuro zarządzania projektami: Może to być konkretny dział w organizacji, który zajmuje się pracami administracyjnymi związanymi z programem i przeprowadza okresowe kontrole stanu realizacji projektów
- Kluczowa dokumentacja: Odnosi się do karty projektu, zasad programu i innych udokumentowanych informacji, które ułatwiają działania w ramach programu
Relacje między zarządzaniem programem a zarządzaniem programem
Droga do lepszego zarządzanie programem przechodzi przez solidne zarządzanie programem. Powiązanie tych dwóch pojęć bardziej przypomina mapę i podróż.
Tak jak mapa pokazuje trasę dotarcia do określonego celu wraz z przewidywanym czasem i alternatywnymi trasami awaryjnymi, tak ład programowy wyznacza ścieżkę zarządzania programem i radzenia sobie z ryzykiem podczas realizacji jego celów. ✅
Bonusowa wskazówka: Szukasz łatwego sposobu na nadzorowanie wszystkich swoich programów? Możesz użyć narzędzia Szablon do zarządzania programami ClickUp do śledzenia i zarządzania postępem programu na różnych jego scenach we wbudowanym widoku Gantt. I jest całkowicie Free!
Skorzystaj z szablonu zarządzania programami ClickUp, aby uzyskać przegląd wszystkich swoich projektów i ich postępów
Różne rodzaje modeli zarządzania programami
Istnieją trzy główne typy modeli lub ram zarządzania programem, z których każdy próbuje inaczej zorganizować zasoby i zespoły.
1. Ramy zarządzania funkcjami
W tego typu modelu zarządzania zasoby i ludzie są zorganizowani wokół funkcji swoich działów. W każdym dziale jest wyznaczony szef funkcji do zarządzania operacjami, który ma ostateczną rolę w programie.
Kierownik projektu ma ograniczony autorytet nad zasobami i ludźmi w tego typu modelu zarządzania, ponieważ większość obowiązków decyzyjnych spoczywa na szefach funkcji. Jeśli kierownik potrzebuje dodatkowych zasobów dla określonej funkcji, musi zwrócić się o nie do odpowiedniego szefa. 🏬
Główną zaletą zarządzania funkcjonalnego jest to, że pozwala ono na specjalizację. Szefowie funkcji mają zakończoną kontrolę nad procesami i informacjami wewnątrz działu, co pomaga im budować bezpośrednią odpowiedzialność za zadania w ramach zarządzania.
Na wyższych szczeblach hierarchii kierownik działu może z większym zaufaniem odpowiadać na zapytania i sugerować plany zasobów.
2. Ramy zarządzania projektami
Ten model zarządzania organizuje zasoby i ludzi wokół projektów, a nie funkcji. Autorytet w zarządzaniu projektem spoczywa na kierowniku projektu, który przydziela zadania różnym członkom zespołu, w tym szefom funkcji (jeśli role takie istnieją).
Jeśli projekt jest na skraju opóźnienia, to kierownik projektu może wykorzystać swoją mądrość, aby przydzielić dodatkowe zasoby z dowolnego działu, dzięki ustawieniu współpracy krzyżowej.
**Model zarządzania projektami pozwala na większą autonomię na poziomie projektu i przyspiesza realizację cykli pracy
Może to jednak utrudniać specjalizację, ponieważ szefowie funkcji nie zawsze mają pojęcie, kiedy projekt będzie wymagał dodatkowych zasobów. Źle zorganizowane ramy mogą prowadzić do niedoinwestowanych kierowników działów, którzy mogą nie mieć jasnego obrazu przyszłych wymagań dotyczących zasobów, co zwiększa ryzyko powstawania wąskich gardeł.
3. Matryca ram zarządzania
Model zarządzania matrycowego wykorzystuje możliwości zarówno zarządzania funkcjonalnego, jak i opartego na projektach i jest często preferowany przez dalekowzrocznych menedżerów w dużych, wielofunkcyjnych teamach.
W tej strukturze zarządzania programami zasoby i ludzie należą do odpowiednich działów, a zarządza nimi kierownik funkcji. Różnica polega na tym, że istnieje również kierownik projektu lub programu, który koordynuje działania pomiędzy różnymi kierownikami funkcji i interesariuszami
Zakres autorytetu koordynatora w modelu matrycy jest subiektywny. W słabszych modelach matrycowych widzimy, że autorytet decyzyjny przechyla się w stronę kierowników działów, podczas gdy w silniejszych modelach to kierownik projektu ma większy wpływ na decyzje.
Najlepiej jest dążyć do zrównoważonego modelu zarządzania matrycą, w którym kierownicy projektów i kierownicy funkcji mają równe uprawnienia i własność decyzji. A w wydarzeniu wyzwania związane z zarządzaniem projektami lub konflikty, uruchamia się mechanizm eskalacji, w którym kierownik projektu lub kierownik funkcji eskaluje sprawę do rady ds. zarządzania projektami i programami. Tablica wysłuchuje obu stron przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Jak ustanowić strukturę zarządzania programem: 7 kroków
Ustanowienie struktury zarządzania programem to dla większości organizacji proces składający się z siedmiu kroków. Aby jednak wdrożyć go prawidłowo, potrzebne jest wsparcie wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami narzędzie takie jak ClickUp .
Narzędzia do zarządzania projektami służą jako scentralizowany hub wszystkich informacji i procesów projektowych, ułatwiając każdemu menedżerowi programu monitorowanie wszystkiego. Ponadto, oprogramowanie to odgrywa również kluczową rolę w testowaniu skuteczności wszelkich ram zarządzania projektem lub programem.
Przeanalizujmy wszystkie kroki do wdrożenia ram - zaprezentowaliśmy również kilka przydatnych funkcji w ClickUp, aby uprościć ten proces. 🌝
Krok 1: Identyfikacja kluczowych interesariuszy
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich interesariuszy w ramach programu. Każdy, na kogo program ma wpływ, jest interesariuszem i ważne jest, aby zidentyfikować go, a także poziom wpływu lub odsetki, jakie ma. Niektórzy główni interesariusze mogą obejmować sponsora i kierownika programu, a także użytkowników końcowych, właścicieli biznesowych, kierowników projektów, organy regulacyjne i partnerów zewnętrznych. Grupowanie interesariuszy projektu pomoże ci zaplanować priorytety i komunikację procesów bardziej przejrzyście. The Szablon analizy interesariuszy ClickUp jest dobrym punktem wyjścia do identyfikacji, grupowania i analizowania interesariuszy programu oraz ich wpływu na projekty w ramach programu, a także dokumentowania oczekiwanych korzyści. 📒
Skorzystaj z szablonu analizy interesariuszy od ClickUp, aby przeanalizować wpływ różnych grup i osób na Twój program lub projekt
Krok 2: Ustawienie tablicy zarządzania i zdefiniowanie poszczególnych ról i obowiązków
Po zdefiniowaniu wszystkich interesariuszy należy utworzyć główną radę programową. Liczba członków oraz indywidualne role i obowiązki zależą od złożoności portfolio.
Możesz stworzyć różne warstwy organów zarządzających, takie jak komitet sterujący do pracy nad strategią programu, rada nadzorcza do nadzorowania wdrażania najlepszych praktyk oraz dedykowany zespół programowy do zadań wykonawczych.
Kluczem jest upewnienie się, że członkowie nie są przytłoczeni obowiązkami co wpłynęłoby na ich styl pracy i zdolność do właściwego wykonywania swoich obowiązków.
Wskazówka: Możesz użyć opcji Szablon do planowania ClickUp RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) aby zdefiniować role w ramach swojej tablicy programowej.
Krok 3: Określenie standardów programu
Programy przestrzegają określonych standardów przez cały cykl życia. Standardy te są często definiowane przez sponsorów programu lub klientów. W wielu przypadkach mogą być one również wymagane przez przepisy rządowe lub branżowe. Budując model zarządzania programem, organ zarządzający musi je zdefiniować i udokumentować.
Standardy powinny dotyczyć wszystkich aspektów programu - od komunikacji i raportowania po kontrolę wyników. Niektóre standardy programowe, które można udokumentować, obejmują:
- Zakres programu
- Budżety dla różnych projektów w ramach programu
- Strategie ograniczania ryzyka
- Narzędzia zarządzania programem
- Kryteria zatwierdzania
- Wskaźniki wydajności programu
Gdy organ zarządzający programem sfinalizuje te standardy, udokumentuj je w jednym miejscu za pomocą Dokumenty ClickUp . Jest to solidna funkcja dokumentacji wbudowana w ClickUp pakiet wydajności aby pomóc Tobie i członkom Twojego zespołu projektowego wspólnie tworzyć dokumenty. Wszystkie dokumenty są przechowywane w dedykowanych przestrzeniach projektu, co ułatwia ich wyszukiwanie.
Przechowuj polityki, procedury i oceny ryzyka w widoku dokumentów ClickUp
Szukasz ustandaryzowanego formatu do dokumentowania rozpoczęcia programu? Widok Szablon propozycji programu ClickUp to idealne rozwiązanie. Zawiera on wszystkie niezbędne pola i wizualizacje, które pomogą ci zanotować kluczowe cele programu, priorytety zadań oraz alokacja zasobów polityki przy użyciu standardowego języka branżowego.
Krok 4: Ustanowienie procesów zarządzania i standardowych procedur operacyjnych (SOP)
Po zdefiniowaniu standardów przez organ zarządzający, należy rozpocząć opracowywanie procesów zarządzania, aby zapewnić ich wdrożenie na poziomie operacyjnym. Opracowane procesy powinny obejmować planowanie, realizację, monitorowanie i raportowanie. Niektóre z obszarów procesów, które warto uwzględnić na tej scenie, obejmują:
- Audyt
- Przegląd
- Cykle pracy związane z zatwierdzaniem
- Podejmowanie decyzji
Może to być najtrudniejszy krok, ponieważ należy wziąć pod uwagę przepływy procesów w całej organizacji, aby opracować zrównoważone SOP. Dlatego też duże Teams często używają Tablic ClickUp do wizualizacji przetwarzać mapy przy użyciu schematów blokowych, map aktywności i innych wizualizacji. Każdą tablicę Tablica można udostępniać i ułatwia ona współpracę - członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi danymi wejściowymi i wspólnie pracować nad mapami procesów w czasie rzeczywistym.
Wykorzystaj tablice ClickUp do zarządzania projektami
Co więcej, istnieje wiele imponujących szablonów Tablic do zarządzania programami w bibliotece ClickUp, które pomagają w modelowaniu zarządzania programem. Instancja Szablon dziennika decyzji ClickUp może być używany do prowadzenia dziennika wszystkich decyzji podjętych przez członków teamu i radę nadzorczą. Może przechowywać wszystkie informacje, takie jak kategorie decyzji, problemy i inne możliwe do prześledzenia szczegóły.
Użyj szablonu ClickUp Decision Log, aby rejestrować wszystkie decyzje podejmowane przez członków zespołu w programie i analizować je później
Po sformułowaniu swoich procesów, Automatyzacja ClickUp może pomóc w automatyzacji powtarzalnych części cyklu pracy. Możesz zautomatyzować zadania administratora, takie jak ustawienie lub aktualizacja statusów projektów, przekazywanie zadań, powiadomienia i przypomnienia. Twój Teams będzie Ci za to wdzięczny. 😀
Krok 5: Dostosowanie ram do ładu organizacyjnego i strategii
Procesy zarządzania programem powinny być zgodne z politykami zarządzania i strategiami organizacji. Bez takiego dostosowania, program może stale napotykać problemy wynikające z wewnętrznych konfliktów.
Na przykład, jeśli struktura zarządzania w Twojej organizacji oddaje ogromną część władzy w ręce szefów funkcji, to wdrożenie matrycowego modelu zarządzania może nie wyjść firmie na dobre. Teams, a zwłaszcza kierownik projektu i szefowie funkcji, będą nieustannie ze sobą skłóceni, co negatywnie wpłynie na wydajność, postęp programu, a nawet kulturę pracy.
Na tej scenie można wyznaczyć recenzenta, który sprawdzi wykonalność polityki zarządzania. Jeśli korzystasz z ClickUp, recenzent może użyć opcji Komentarze lub Sprawdzanie aby wskazać niespójności w modelu.
Krok 6: Zapewnienie mechanizmu eskalacji
Mechanizm eskalacji polega na zapewnieniu niezbędnych kanałów w hierarchii, w których znajdują się menedżerowie z odpowiednimi autorytetami do podejmowania kluczowych decyzji. Chodzi o to, aby mieć łańcuch komendy, który pozwala na rozwiązywanie problemów i zagrożeń, które stwarzają problemy na niższych szczeblach hierarchii.
Ten mechanizm eskalacji powinien być systematyczny, umożliwiając przesłanie niezbędnych informacji i plików oraz zapewniając sposób na szybkie przekazywanie rozwiązań.
ClickUp może pomóc w zbudowaniu solidnego mechanizmu eskalacji w modelu zarządzania programem. Formularz eskalacji można utworzyć za pomocą Formularze ClickUp które członkowie zespołu mogą przesyłać w celu eskalacji problemu, podając istotne szczegóły, takie jak zaangażowani interesariusze, różnice zdań, potencjalny wpływ każdego podejścia itp. Każde przesłane zgłoszenie staje się zadaniem przypisanym do członka rady programowej, który może rozwiązać dany problem.
Członkowie Tablicy mogą również używać Widoki ClickUp 15+ w tym widoki listy, tablicy i osi czasu, aby przeanalizować eskalowany problem. Instancja może na przykład użyć widoku Widok listy do sortowania eskalacji zadania na podstawie priorytetu i szybko zdecydować, którą sprawę należy rozwiązać w pierwszej kolejności.
ClickUp oferuje również funkcję na żywo ClickUp Chat funkcja umożliwiająca natychmiastową komunikację na temat problemów związanych z programem lub innych pilnych dyskusji - możesz rozmawiać z osobą lub całym zespołem bez konieczności pisania formalnych e-maili. Możesz nawet zorganizować spotkanie Zoom z poziomu obszaru roboczego ClickUp, dzięki dedykowanej funkcji Integracja z Zoom .
Komunikacja zespołowa na jednej platformie dzięki ClickUp Chat
Podobnie, widok osi czasu może pomóc kierownikowi programu zobaczyć projekty, które są opóźnione w stosunku do harmonogramu i podjąć środki zaradcze, aby przywrócić je na właściwe tory. Menedżerowie projektów mogą wykorzystać ten widok do monitorowania całego projektu cykl życia zarządzania projektami dla strategicznego podejmowania decyzji.
Analizuj zadania i projekty zagrożone opóźnieniem w widoku osi czasu w ClickUp
Krok 7: Udostępnianie struktury wszystkim zainteresowanym stronom
Po wdrożeniu struktury zarządzania programem, udostępniaj ją wszystkim interesariuszom, aby mogli zrozumieć nowe zasady i najlepsze praktyki.
Ten krok jest jednym z najważniejszych, ponieważ sposób komunikowania się i udostępniania informacji o strukturze zarządzania programem odgrywa główną rolę w bezbłędnym działaniu realizacji projektów w dół linii. Otwiera również kanał informacji zwrotnej od interesariuszy, na których zmiany mają wpływ.
Zarządzanie Programami z ClickUp: Najlepsze rozwiązanie dla kierowników projektów
Skuteczne procesy zarządzania programami są niezbędne do pomyślnego zakończenia aktywnych projektów i uzyskania stabilnego zwrotu z inwestycji. Bez odpowiednich ram, Twoje Teams projektowe będą skonfliktowane w kwestii zasobów i rozwiązywania problemów, a sprawy mogą szybko potoczyć się w niezamierzonym kierunku.
Na szczęście, dzięki naszym zalecanym krokom, możesz łatwo stworzyć tablicę zarządzania programem, a także zasady zarządzania, które doprowadzą Twoje projekty do powodzenia. ClickUp może znacznie usprawnić cały proces dzięki szablonom i funkcjom dostosowanym do potrzeb zespołów programistycznych. Zarejestruj się tutaj, aby rozpocząć . 💖