Według
Project Management Institute (PMI)
, ogólna wydajność biur zarządzania projektami jest jednym z 10 kluczowych czynników powodzenia projektu. Bez tego istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia problemów z obiektywnym dostosowaniem, wykorzystaniem zasobów i odpowiedzialnością.
Na szczęście dzięki temu poręcznemu przewodnikowi można stworzyć dostosowane ramy zarządzania PMO. Przeprowadzimy Cię przez zarządzanie PMO, dlaczego należy je wdrożyć i jakich korzyści możesz oczekiwać od skutecznej struktury. 👀
Dowiesz się o różnych elementach planu zarządzania i roli PMO w organizacji. Ponadto, zaoferujemy konfigurowalny pięciostopniowy plan ustawienia skutecznej struktury zarządzania projektami dla Twojej firmy.
Co to jest Zarządzanie PMO?
Zarządzanie biurem zarządzania projektami (PMO) to ramy procesów i praktyk, które określają sposób podejmowania decyzji, kierują sposobem obsługi projektów i oceniają powodzenie projektu. Ramy te zapewniają, że wszystkie projekty, zasady i procedury są zgodne z celami, etyką i zasadami organizacji
. 🙌
Zarządzanie projektem stanowi podstawę dla:
- Procesów decyzyjnych
- Alokacji zasobów
- Zarządzanie ryzykiem
- Ustrukturyzowanej odpowiedzialności
W zależności od struktury firmy, zarządzanie projektami może być prowadzone przez kierownika projektu, członków Tablicy lub wielu pracowników wyższego szczebla. W dużych organizacjach struktura zarządzania może obejmować wiele kontroli i równowagi ze strony starszych pracowników z różnych działów.
Przechowywanie polityk, procedur i ocen ryzyka w widoku dokumentów ClickUp
jest kluczowym elementem zarządzania projektami. Ustanawia jasne zasady i procedury, które zapewniają odpowiedzialność decydentów. Buduje również przejrzystość, zmniejsza prawdopodobieństwo błędów, które mogą wykoleić projekt i wdraża standaryzację najlepszych praktyk od kierowników projektów.
Zrozumienie PMO i jego roli w organizacji
PMO to dział, który tworzy i monitoruje standardy dla wszystkich projektów realizowanych przez firmę. Różni się od
które nadzoruje codzienne zadania przyczyniające się do osiągnięcia określonego rezultatu. Zarządzanie PMO to szersze ramy zasad i przepisów mających na celu zarządzanie wszystkimi aspektami projektów.
Rolą PMO jest standaryzacja procesów związanych z projektami, aby zapewnić ich zgodność z wartościami i celami firmy, a także zgodność z przepisami. PMO zazwyczaj ma propozycję wartości, która podsumowuje wartość, jaką firma oferuje klientom lub klientom.
Oto kilka przykładów propozycji wartości PMO:
- Airbnb: "Airbnb istnieje, aby stworzyć świat, w którym każdy może przynależeć do dowolnego miejsca, dostarczając zdrowe podróże, które są lokalne, autentyczne, różnorodne, integracyjne i zrównoważone."
- Slack: "Slack oszczędza czas, burząc silosy komunikacyjne i systemowe"
- ClickUp: "Jedna aplikacja, która zastąpi je wszystkie"
Podczas gdy tradycyjne procesy zarządzania PMO koncentrowały się wyłącznie na zapewnieniu zgodności z obowiązującymi standardami, nowoczesne PMO jest bardziej strategiczne - nazywane strategicznym PMO lub PMO dla przedsiębiorstw (EPMO). Strategiczne PMO to nie tylko przestrzeganie standardów, ale także tworzenie spójności, wspieranie zwinności i wykorzystywanie technologii do napędzania innowacji. 💡
Zamiast zawężać się do
i zarządzanie wyłącznie planami, strategiczne PMO dostosowuje zarządzanie do oczekiwań interesariuszy i szerszych celów biznesowych, mając na uwadze propozycję wartości.
W przeszłości lider PMO oceniał, czy działania w ramach projektu były zgodne z zasadą rządzącą. W nowoczesnym PMO lider wybiera obecnie projekty i cele strategiczne, które spełniają szersze cele firmy.
Ustaw cele i zadania, które są zgodne z większymi celami organizacyjnymi za pomocą ClickUp
Nowoczesne PMO jest również mniej sztywne pod względem struktury niż kiedyś. Ramy coraz częściej przyjmują zwinne metodologie, aby zapewnić projektom i liderom zespołów możliwość łatwiejszego dostosowywania się i adaptacji, bez zakłócania protokołów zarządzania. ⚖️
Wynikiem tego są struktury o bardziej wielofunkcyjnej funkcji, współpracy i elastycznych strukturach decyzyjnych.
5 komponentów zarządzania projektami
Istnieje kilka elementów zarządzania projektem - i nie jest to tylko lista zasad, których należy przestrzegać. Przyjrzyjmy się różnym komponentom zarządzania projektami, w tym modelom, zarządzaniu ryzykiem i procesom kontroli. 🏊
1. Modele zarządzania
Model lub ramy zarządzania powinny uwzględniać ludzi, strukturę i informacje w firmie. Będzie on podstawą zasad projektu, więc podejście powinno być dostosowane do konkretnych potrzeb biznesowych i projektowych.
Zacznij od zbadania i przeanalizowania swoich projektów, aby zastanowić się, jak rygorystyczny musi być twój model zarządzania. W przypadku biznesu pracującego nad wysoce bezpiecznymi projektami, model zarządzania powinien być bardziej rygorystyczny. W przypadku startupu pracującego nad innowacyjnymi produktami, które wymagają szybkich zmian, model zarządzania może wymagać większej elastyczności lub możliwości dostosowania.
Jako minimum, model zarządzania powinien:
- Uwzględniać zakres projektów
- Określać wytyczne dla oś czasu projektu
- Uwzględniać złożoność różnych projektów i cykli życia projektów
- Oceniać ryzyko i tworzyć struktury ograniczające ryzyko
- Zaangażowanie interesariuszy
Należy pamiętać, że modele zarządzania powinny być również zgodne z celami i wartościami firmy. Przykładowo, ramy zarządzania stosowane przez park rozrywki będą znacznie różnić się od tych stosowanych przez firmę podatkową.
Dlaczego? Ponieważ misja i wartości tych agencji są różne. Podczas gdy park rozrywki może koncentrować się na bezpieczeństwie odwiedzających, firma podatkowa skupi się na zgodności z przepisami. 🎡
Istnieje kilka różnych modeli zarządzania projektami, które można rozważyć, w tym:
- Model rady doradczej: Ramy, w których grupa ekspertów branżowych służy jako rada doradcza, aby pomóc dyrektorowi generalnemu lub innym liderom wyższego szczebla w podejmowaniu decyzji na różnych scenach projektu. Typowe przykłady branż korzystających z tego modelu obejmują straż pożarną, okręgi szkolne i organizacje non-profit
- Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT): Opracowany przez ISACA cOBIT jest modelem zarządzania skoncentrowanym na IT z naciskiem na regulacje, zgodność i ochronę danych 🔐
- Model zespołu zarządzającego: Powszechny w małych i średnich firmach, model ten buduje działy lub komitety sterujące z liderami, którzy wspólnie kładą podwaliny pod zarządzanie. Został zaprojektowany tak, aby wykorzystać wiedzę każdej osoby do szybszego podejmowania decyzji i wspólnej odpowiedzialności za zarządzanie w różnych działach
2. Odpowiedzialność i obowiązki
Zarządzanie PMO ustanawia role i obowiązki dla wszystkich członków zespołu projektowego. Zapewnia to lepszą rozliczalność i jasno określa, kto jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji na każdej scenie projektu
cyklu życia zarządzania projektami
. ✅
Dzięki wczesnemu ustawieniu standardów zarządzania, kierownicy projektów mogą budować lepsze cykle pracy i unikać wąskich gardeł. Eliminuje to nieporozumienia dotyczące tego, kto zajmuje się czym w projekcie. Jednocześnie ustanowienie poziomów autorytetu tworzy jasną hierarchię odpowiedzialności i ułatwia przyznawanie dostępu i uprawnień do zasobów w trakcie projektu.
3 zaangażowanie interesariuszy
Dobry model zarządzania angażuje wszystkich interesariuszy
w trakcie procesu. Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, wspólnymi interesariuszami są osoby pracujące nad projektem i
lub inwestorzy. W zarządzaniu, interesariusze to większa grupa osób - w tym wszyscy, na których projekt i jego cele mają wpływ.
Tworząc model zarządzania, należy zacząć od zidentyfikowania wszystkich potencjalnych interesariuszy. Następnie należy stworzyć plany komunikacji w celu aktualizacji wszystkich interesariuszy, protokoły zarządzania oczekiwaniami i wytyczne dotyczące tego, kto ma uprawnienia decyzyjne.
4. Zarządzanie ryzykiem i problemami
Wszystkie projekty wiążą się z nieodłącznym ryzykiem, a ramy zarządzania powinny próbować je złagodzić, zanim wykoleją projekt. Tworząc ramy zarządzania PMO, należy stworzyć system identyfikacji, klasyfikacji i priorytetyzacji ryzyk lub problemów. Struktura ta powinna być na tyle elastyczna, by uwzględniać różne rodzaje problemów, ale na tyle wyczyszczona, by prowadzić wszystkich uczestników projektu przez plan zarządzania ryzykiem.
5 Zarządzanie projektami Procesy kontroli
Nie można zbudować ram zarządzania i zakończyć projektu. Skuteczny plan musi być regularnie monitorowany i weryfikowany. Należy regularnie porównywać wyniki i wysiłki z podstawowym modelem zarządzania. Ocenić wszelkie obszary, w których protokoły nie są przestrzegane i określić, czy wynika to z niejasnych instrukcji, czy też z potrzeby zmian strukturalnych. 👨🏽💻
Podczas przeglądu należy uzyskać informacje zwrotne od decydentów i interesariuszy stosujących się do planu zarządzania. Dzięki regularnym przeglądom można zidentyfikować obszary wymagające poprawy i dostosować model zarządzania do potrzeb firmy.
Jak korzystać z PMO Governance Framework
Oto jak skutecznie stworzyć i korzystać z ram zarządzania projektami. W zaledwie pięciu krokach można stworzyć model, który będzie odpowiadał konkretnym potrzebom i wartościom firmy. 🏆
- Zidentyfikuj interesariuszy : Stwórz listę wszystkich osób, na które projekt będzie miał wpływ, w tym członków Teams i podmiotów zewnętrznych, takich jak sprzedawcy i dostawcy
- Ustalenie celów: Zidentyfikuj i nadaj priorytety celom biznesowym, misji firmy, karcie projektu i wartościom projektu
- Zaprojektowanie i wdrożenie struktury zarządzania : Stworzenie przejrzystej struktury określającej role, oczekiwania i odpowiedzialność wszystkich interesariuszy. W przypadku większych organizacji będzie to skomplikowane i może obejmować podział na różne tablice, spółki zależne lub przeglądy działów. Wyczyszczone, w jaki sposób będą podejmowane decyzje, kto będzie odpowiedzialny i jak te procesy zarządzania będą nadzorowane
- Określenie i monitorowanie postępów: Wyjaśnij, jak wygląda zgodność z ramami zarządzania PMO i regularnie monitoruj postępy na podstawie rozpoczęcia projektu do zakończenia
- Przegląd i zajęcie się wszelkimi niespójnościami: Zarządzanie jest projektem ciągłym. Należy ustanowić system przeglądu i regularnie go weryfikować, aby zapewnić zgodność i aktualizować praktyki w celu wyeliminowania wszelkich niedociągnięć w istniejących ramach zarządzania
Kroki te powinny być postrzegane jako wytyczne, a nie sztywny przewodnik "jak to zrobić". Spółki ze złożonymi
będą wymagały większej liczby kroków i mogą wymagać podzielenia tych kroków na łatwiejsze do zarządzania segmenty.
Należy pamiętać o dostosowaniu ram zarządzania do konkretnych potrzeb firmy i ponownym przeanalizowaniu modelu, zwłaszcza na wczesnym etapie, w celu wprowadzenia zmian po drodze.
Korzyści płynące z Zarządzania PMO i przyszłe trendy
Oczywiste jest, że stworzenie ładu PMO pomaga organizacji w spełnieniu zasad zgodności, ale zapewnia również wartość w sposób, którego możesz się nie spodziewać. Poświęcenie czasu na ustawienie tych zasad i wytycznych jest opłacalne, jeśli chodzi o zdolność adaptacji, wybór projektów i podejmowanie decyzji. ⚒️
Oto kilka korzyści płynących ze skutecznych ram zarządzania:
- Lepsze ukierunkowanie projektów: Dzięki jaśniejszym procesom, propozycji wartości i organom zarządzającym, liderom łatwiej jest wybierać projekty, które w największym stopniu przyczyniają się do wyników finansowych firmy
- Jaśniejsze oczekiwania i odpowiedzialność: Dzięki zasadom określającym oczekiwania i autorytety, wszyscy członkowie Teams wiedzą, kto jest za co odpowiedzialny. Oznacza to większą własność nad własną rolą i mniej nieporozumień
- Ulepszone zarządzanie ryzykiem : Zarządzanie PMO tworzy strukturę decyzyjną, która ułatwia liderom Teams ocenę ryzyka i zapobieganie mu. Wiedza o tym, kto jest odpowiedzialny za decyzje, ułatwia również eskalację - członkowie Teams wiedzą, kogo powiadomić, aby mogli podjąć szybkie działania
- Szybsza adaptacja: Dzięki innowacyjnym wytycznym liderzy mogą łatwiej dostosowywać i zmieniać projekty oraz aktualizować struktury zarządzania w celu odzwierciedlenia tych zmian
Dzięki transformacji cyfrowej tradycyjne procesy w firmie zmieniają się z prędkością światła - a zarządzanie PMO nie jest wyjątkiem. Wraz z pojawieniem się pracy zdalnej, sztucznej inteligencji i automatyzacji, PMO muszą dostosowywać się i budować struktury uwzględniające te zmiany.
Planuj, śledź i zarządzaj swoimi projektami od początku do zakończenia dzięki funkcjom zarządzania projektami ClickUp
Oto niektóre z przyszłych trendów w zarządzaniu PMO:
- Wprowadzenie cyfrowej transformacji i automatyzacji: Algorytmy AI i uczenia maszynowego zapewniają analizę predykcyjną potencjalnych zagrożeń i opóźnień projektów. Przyspieszając tę analizę, ludzie w PMO mogą budować bardziej kompleksowe zarządzanie ryzykiem iplany projektów i usprawnićzarządzanie projektami w portfolio w o połowę krótszym czasie
- Podejmowanie decyzji w oparciu o dane : Dane są królem i siłą napędową decyzji w większości codziennych ustawień Business. Coraz częściej stanowią również kluczowy element ram PMO. Zamiast wyznaczać osobę decyzyjną, modele PMO zagłębiają się w to, w jaki sposób należy podejmować decyzje, jakie wskaźniki powinny wpływać na decyzje i jakich procesów monitorowania należy przestrzegać, aby zapewnić wydajność projektu 🎯
- Nacisk na innowacje i ciągłe doskonalenie: Tradycyjnie zarządzanie PMO było procesem jednorazowym. Obecnie stale ewoluuje, a liderzy PMO uczą się na podstawie powodzeń i porażek. Ewoluujące aktualizacje napędzają innowacje i poprawiają standardowe praktyki
- Adopcja zwinnych metodologii zarządzania projektami: Ponieważ zmiana jest stałą siłą, liderzy PMO przyjmują zwinne metodologie, aby umożliwić projektom obracanie się i dostosowywanie ich celu, gdy zmienia się środowisko - bez wykolejania postępów projektu
Ustawienie skutecznych ram zarządzania PMO
Gotowy do ustawienia ram zarządzania PMO? Tutaj znajdziesz praktyczne kroki do stworzenia skutecznego planu zarządzania PMO. Każdy z nich jest poparty podstawowymi zasadami i najlepszymi praktykami, dzięki czemu każdy krok można dostosować do własnych potrzeb biznesowych.
1. Analiza istniejącej organizacji
Zanim będziesz mógł zbudować skuteczne ramy zarządzania PMO, musisz przeanalizować, w jaki sposób projekty są obecnie prowadzone w Twoim Businessie. Zastanów się, na jakich typach projektów się koncentrujesz i czy mają one jakieś istniejące ramy. Zadaj sobie pytanie, czy masz plany zarządzania zasobami projektów i czy istnieją jakieś wytyczne dotyczące alokacji zasobów. 💰
Inne rzeczy do rozważenia obejmują:
- Jak radzisz sobie ze zmianami w projektach?
- Jak wybierasz i ustalasz priorytety projektów?
- Czy projekty są zazwyczaj dostarczane na czas i co się dzieje, jeśli tak nie jest?
- Czy członkowie teamu i liderzy projektów mają do zrobienia kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) lub inne wskaźniki do oceny wydajności projektu?
Po ustaleniu, które procesy już istnieją, można je zrestrukturyzować lub zbudować nowe, które posłużą jako podstawa planu zarządzania.
2. Zdefiniuj cel i strukturę swojego PMO
PMO powinno mieć swój cel, niezależnie od tego, czy jest nim tworzenie informacji doradczych w celu spełnienia wymogów regulacyjnych, czy też budowanie procesów w celu realizacji projektów na czas i zgodnie z budżetem. Wyraźnie zdefiniuj cel swojego PMO, a następnie zbuduj podstawową strukturę, aby zrealizować te cele.
Jeśli potrzebujesz PMO do celów strategicznych, będziesz potrzebować struktury, która nakreśli cykl pracy i kroki decyzyjne prowadzące do określonego celu. Jeśli potrzebujesz doradczego PMO, Twoja struktura może obejmować tablicę lub komitet doradczy jako część struktury. Pamiętaj, że możesz mieć kilka planów PMO dla różnych celów lub na różnych poziomach, jeśli Twoja organizacja jest duża lub złożona.
Wyznaczaj cele, zarządzaj zadaniami i śledź czasy swoich projektów za pomocą rozbudowanych narzędzi ClickUp i zobacz wszystko na dobrze zorganizowanym pulpicie nawigacyjnym
Użyj narzędzia takiego jak
aby jasno zdefiniować cele, określić cykl pracy i wyróżnić kamienie milowe, aby osiągnąć pożądane wyniki. Z wbudowanymi
i mierzalne cele, łatwo jest zdefiniować i śledzić postępy w ramach PMO.
3. Zbierz odpowiednich ludzi
Ramy zarządzania PMO są tak skuteczne, jak ludzie, którzy je tworzą. Możesz zdecydować się na wykorzystanie osób już zatrudnionych w Twojej firmie lub sprowadzić osoby spoza organizacji, aby kierowały kluczowymi pozycjami w PMO. 🤝
Niezależnie od tego, jaką strukturę wybierzesz, weź pod uwagę umiejętności niezbędne do powodzenia Twojej struktury. Mogą to być umiejętności miękkie, takie jak dyplomacja lub podejmowanie decyzji, lub umiejętności twarde, takie jak certyfikaty organów regulacyjnych.
4. Wyczyszczone najlepsze praktyki
Zarządzanie PMO jest procesem zarządzania zmianą, więc jasna komunikacja i oczekiwania są kluczem do powodzenia. Zdefiniuj metodologie i najlepsze praktyki, których stosowania oczekujesz od wszystkich uczestników. Te najlepsze praktyki powinny obejmować wszystko, od budżetowania i wykorzystania zasobów po zarządzanie ryzykiem i procedury zapewnienia jakości.
Ułatw wszystkim zespołom i osobom znalezienie tych najlepszych praktyk i wdrożenie ich na każdej scenie projektu. Im bardziej przejrzyste są te wytyczne i im łatwiejsze jest ich przestrzeganie, tym większe jest prawdopodobieństwo powodzenia projektu.
5. Wdrażanie i monitorowanie planu zarządzania HPO
Po przygotowaniu wszystkich podstaw, nadszedł czas na wdrożenie i monitorowanie ram zarządzania PMO. Użyj narzędzia takiego jak
Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp
do monitorowania cykli pracy, śledzenia postępów i uzyskiwania szczegółowych widoków w całym cyklu życia projektu. 📈
Create a
niestandardowy system zarządzania projektami
do definiowania procesów, obowiązków i procedur. Dodawaj niestandardowe pola, zależności i priorytety oraz wykorzystuj filtrowane widoki, aby zagłębić się w najważniejsze informacje. Użyj go do zarządzania wszystkimi elementami zarządzania PMO od ustawienia celów do tworzenia i udostępniania informacji poprzez
.
Poznaj ClickUp, aby zarządzać swoimi projektami z mocą AI, ponad 15 widokami i automatyzacją zadań
Korzystaj z wielu
aby zobaczyć projekty i zadania jako listy, tablice lub pulpity. Dzięki ClickUp łatwo jest dostosować procesy dzięki wbudowanym
i automatyzacje, które upraszczają cykl pracy. Ponadto, wysoki stopień niestandardowego dostosowania oznacza, że możesz obracać się w razie potrzeby bez znaczącego wpływu na oś czasu realizacji projektu. ⏳
ClickUp oferuje również ponad 1000 szablonów, ułatwiając tworzenie wytycznych PMO i standardowych procedur operacyjnych (SOP). Skorzystaj z
szablony do zarządzania projektami
ustanowienie celów i procesów, które będą powiązane z planem zarządzania PMO.
6. Przegląd i aktualizacja w razie potrzeby
Zarządzanie PMO nie jest jednorazowym projektem. Stwórz i regularnie planuj krok przeglądu, aby ponownie przyjrzeć się procesom i procedurom. Stwórz system flagowania problemów i eskaluj je do właściwej osoby, aby zmiany mogły być szybko wprowadzone. 🚨
Należy pamiętać, że wymagania dotyczące PMO mogą się zmieniać wraz z rozwojem organizacji lub przenoszeniem się do nowych branż. Bądź elastyczny i proaktywny, jeśli chodzi o restrukturyzację lub tworzenie nowych PMO, gdy zajdzie taka potrzeba.
Najczęściej zadawane pytania
Nadal chcesz dowiedzieć się więcej na temat ram zarządzania PMO? Oto najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na nie.
1. Co to jest rama PMO?
Ramy PMO to zbiór zasad i przepisów, które dyktują, w jaki sposób zespoły zarządzające i poszczególne osoby powinny obsługiwać wszystkie aspekty procesu projektowego. Ramy te zazwyczaj obejmują dostosowanie zasad zarządzania do większych misji i wartości firmy. Dokładne ramy różnią się w zależności od firmy i są dostosowane do złożoności i potrzeb biznesu.
2. Do zrobienia ustawienia Zarządzania PMO ?
Aby ustawić zarządzanie PMO, należy przeanalizować istniejącą organizację, zdefiniować cele i interesariuszy oraz określić zakres modelu zarządzania. Dzięki tym informacjom wybierzesz odpowiednich ludzi, zbudujesz procesy decyzyjne i ustanowisz najlepsze praktyki i metodologie zarządzania. Po utworzeniu ładu PMO należy regularnie do niego powracać i aktualizować go w razie potrzeby.
**3. Jakie są trzy filary zarządzania projektami?
Trzy filary zarządzania projektem obejmują strukturę, ludzi i informacje. Struktura obejmuje wszystkie procesy decyzyjne, cykle pracy i zależności wraz z wyczyszczonymi wyjaśnieniami wszystkich procedur, których muszą przestrzegać członkowie zespołu. Filar ludzi reprezentuje kierownictwo zatrudniające odpowiednie osoby do każdego zadania. Filar informacyjny obejmuje plany komunikacji, które ułatwiają aktualizacje i jasne oczekiwania dotyczące dyskusji, gdy pojawiają się problemy związane z projektem.
Wdrożenie skutecznego PMO Ramy dla większej liczby Powodzeń projektów
Skuteczna struktura PMO może przyczynić się do większego powodzenia projektów. Od lepszego cyklu pracy po doradztwo wysoko wykwalifikowanych osób, PMO jest jednym ze sposobów, aby upewnić się, że wszystkie projekty przynoszą większą wartość dla firmy.
już dziś i zacznij zarządzać swoją strukturą PMO. Użyj go, aby położyć podwaliny pod swój framework z jasno wyczyszczonymi celami i zadaniami. Ponadto usprawnij procesy decyzyjne dzięki zadaniom, które przypisują odpowiedzialność w całej organizacji. Od udostępniania dokumentacji po planowanie płynniejszych procesów, ClickUp sprawia, że zarządzanie PMO jest dziecinnie proste.✨