Organizacje stoją przed wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest efektywne zarządzanie różnymi projektami przy ograniczonych zasobach.
Wyzwanie staje się jeszcze trudniejsze, gdy zdamy sobie sprawę, że każdy z projektów jest wyjątkowy i wymaga szczególnej uwagi.
Zakres projektów będzie obejmował strategiczny wzrost z wieloma czynnikami ryzyka i rutynową konserwację z prostymi zadaniami, co sprawia, że zarządzanie projektami jest balansowaniem. Nieustannie będziesz musiał określać, w które projekty inwestować i kierować zasobami, jednocześnie dostosowując projekty do swoich długoterminowych celów.
Bez jasnego procesu zarządzania portfelem projektów może dojść do konieczności podejmowania pochopnych decyzji, marnowania zasobów i niewykorzystanych szans.
Zanurzmy się głęboko w podstawowe procesy skutecznego zarządzania projektami. Poznaj podstawowe zasady, strategie i narzędzia, aby zwiększyć swoje umiejętności w zakresie PPM i zoptymalizować portfolio projektów swojej organizacji.
**Co to jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie portfelem projektów (PPM) zajmuje się podejście odgórne w celu dostosowania każdego celu projektu do celów organizacji. Koncentruje się na strategicznym wyborze, ustalaniu priorytetów i zarządzaniu zbiorem projektów oraz odpowiednim przydzielaniu zasobów.
Jego głównym celem jest zmaksymalizowanie wartości całego portfolio projektów, zapewnienie optymalnego alokację zasobów i dostosowanie do cele strategiczne . Biuro zarządzania projektami (PMO) zazwyczaj składa się z kierowników portfolio projektów, kierowników projektów i kierowników programów.
Czym różni się zarządzanie portfelem projektów od zarządzania projektami
Zarządzanie portfelem projektów nadzoruje całe portfolio projektów, co wiąże się z dostosowaniem do ewoluujących i zmieniających się priorytetów organizacyjnych na przestrzeni lat.
Z drugiej strony, zarządzanie projektami obejmuje planowanie, wykonywanie i kontrolowanie poszczególnych projektów, koncentrując się na zakończeniu ich w ramach budżetu, na czas i z pożądanym rezultatem.
Zajmuje się szczegółami zorientowanymi na zadania, w tym alokacją zasobów, harmonogramowaniem, zarządzaniem ryzykiem i realizacją zadań, a wszystko to w limitowanych ramach czasowych projektu.
Znaczenie zarządzania projektami
Zarządzanie projektami (PPM) pozwala skupić się na szerszej perspektywie i sprostać wyzwaniom spowodowanym przez wiele nakładających się projektów.
Przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z zarządzania portfelem projektów:
Strategiczne dostosowanie
PPM pomaga wybrać projekty i programy, które pasują do strategii i celów biznesowych firmy oraz w największym stopniu przyczyniają się do osiągnięcia tych celów.
Lepsze podejmowanie decyzji:
PPM zapewnia ramy do podejmowania decyzji związanych z projektami, pomagając wybrać właściwe projekty do realizacji.
Może to obejmować zaprzestanie lub zmianę priorytetów projektów, które nie są już zgodne z celami strategicznymi.
optymalizacja zasobów:
PPM pomaga w bardziej efektywnej alokacji czasu i zasobów finansowych, ludzkich i innych strategicznych inwestycji.
Zapobiega nadmiarowi zasobów i zapewnia ich dystrybucję tam, gdzie mają największy wpływ.
Zarządzanie ryzykiem:
Poprzez ocenę i zarządzanie ryzykiem na poziomie portfolio, PPM pomaga podejmować świadome decyzje.
Wiąże się to z dywersyfikacją ryzyka wielu projektach lub zmniejszenie ryzyka poprzez zajęcie się zależnościami i ograniczeniami zasobów.
Komunikacja i przejrzystość:
PPM promuje lepszą komunikację i przejrzystość z widocznością procesu wyboru i realizacji projektu, co prowadzi do akceptacji ze strony interesariuszy.
Powodzenie projektu:
Skuteczny PPM pomaga znaleźć i zainwestować w dobrze zaplanowane, dobrze wykonane i ściśle monitorowane projekty, zwiększając szanse na powodzenie projektu i maksymalizując zwrot z inwestycji.
PPM przyczynia się do długoterminowego powodzenia:
PPM wykracza poza pojedyncze projekty i koncentruje się na długoterminowym powodzeniu organizacji.
Pomaga dostosować się do zmieniających się okoliczności i zapewnia, że portfolio projektów pozostaje dostosowane do zmieniających się priorytetów strategicznych.
**Kto odnosi korzyści z efektywnego zarządzania projektami?
Korzyści płynące z zarządzania projektami (PPM) dotyczą organizacji, które obsługują wiele projektów jednocześnie. Oto kilka praktycznych przykładów:
Sektor finansowy:
Banki, firmy inwestycyjne i ubezpieczeniowe regularnie wprowadzają nowe produkty, usługi i programy dla swoich klientów. PPM pomaga we wprowadzaniu i rozwijaniu tych produktów, zarządzaniu bazami danych klientów, przetwarzaniu płatności i byciu na bieżąco z trendami rynkowymi.
Pomaga również organizacjom finansowym identyfikować, łagodzić i dywersyfikować istotne ryzyko finansowe i regulacyjne, z którym mają do czynienia.
Firmy z branży technologii informacyjnych:
Firmy z branży IT wykorzystują zarządzanie projektami do wybierania i ustalania priorytetów projektów ze swojego portfolio. PPM pomaga kontrolować różne projekty, od rozwoju oprogramowania po cyberbezpieczeństwo i zarządzanie infrastrukturą.
PPM pomaga monitorować i kontrolować wydatki na projekty, zapobiegać przekraczaniu budżetu i zapewniać efektywność kosztową.
Firmy budowlane:
Firmy budowlane obsługują duże, długoterminowe projekty, w których zespół może zboczyć ze ścieżki ze względu na zmieniające się warunki. Używają PPM do monitorowania tych projektów, kontrolowania kosztów i dotrzymywania terminów.
Prowadź rejestr codziennych zadań, materiałów, sprzętu, harmonogramów i pracowników, aby Twój biznes budowlany działał sprawnie dzięki szablonowi dziennego raportu budowlanego ClickUp
PPM pomaga również firmom budowlanym w ustalaniu priorytetów dla wielu projektów o różnej wielkości i złożoności. PPM zapewnia, że kluczowe projekty otrzymują niezbędną uwagę i zasoby.
Branża produkcyjna:
Branża produkcyjna wykorzystuje zarządzanie projektami (PPM) do obsługi różnych projektów.
Obejmują one rozwój produktów, zwiększanie wydajności procesów, usprawnianie łańcucha dostaw i zapewnianie, że produkty są dostarczane na czas.
PPM pomaga im skutecznie żonglować tymi różnymi projektami, zapewniając im konkurencyjność i realizację ich celów.
Zespoły zarządzania projektami:
Zespoły zarządzania projektami są niezbędne w każdej organizacji; nadzorują projekty, zarządzają zasobami i ściśle współpracują z kierownikami projektów.
Aby ich praca była łatwiejsza i bardziej efektywna, używają zarządzania projektami (PPM), aby zachować porządek i zapewnić zgodność projektów z celami firmy.
Sektor publiczny:
Agencje rządowe używają PPM, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie. Obejmuje to zarządzanie publicznymi bazami danych i projektami infrastrukturalnymi, wdrażanie polityk i ulepszanie usług.
PPM pomaga im mądrze przydzielać zasoby i zachować przejrzystość, aby skutecznie służyć społeczeństwu.
Sektor zdrowotny i farmaceutyczny:
Organizacje opieki zdrowotnej i firmy farmaceutyczne korzystają z PPM, aby zwiększyć swoją wydajność.
Pomaga w projektach poprawy jakości, opracowywaniu nowych leków, rozbudowie obiektów i zapewnieniu, że spełniają one potrzeby rynku. Celem końcowym jest zapewnienie lepszej opieki nad pacjentami.
Project Portfolio Management Process
Teraz, gdy omówiliśmy znaczenie zarządzania portfolio i sposób, w jaki różne branże wykorzystują PPM, podzielmy proces PPM krok po kroku:
Krok 1: Zidentyfikuj swoje cele biznesowe
Zacznij od ustawienia celów i zadań swojej organizacji. Zidentyfikuj strategiczne cele, które twój biznes chce osiągnąć i wybierz projekty, które są zgodne z tymi celami.
Połącz się z kluczowymi interesariuszami i liderami, aby zrozumieć cele firmy. Może to być zwiększenie przychodów, ekspansja na nowe rynki lub poprawa satysfakcji klientów. Następnie opracuj mapę, w jaki sposób każdy projekt w portfolio przyczynia się do realizacji tych celów.
Krok 2: Zbierz i zbadaj pomysły na projekty do swojego portfolio
Zbierz pomysły na projekty od kluczowych interesariuszy i kierowników działów, zbadaj trendy w branży i przeanalizuj opinie klientów.
Oceniaj projekty w oparciu o określone kryteria, takie jak zgodność z celami firmy, potencjalny zwrot z inwestycji, zapotrzebowanie na zasoby i czynniki ryzyka przed dodaniem ich do portfolio.
Dzięki widżetowi Portfolio w ClickUp można uzyskać szczegółowy przegląd postępów w realizacji poszczególnych inicjatyw
Użyj Pulpity ClickUp aby ustawić przestrzeń dla swojego zespołu do udostępniania pomysłów. Następnym krokiem jest zbadanie i sprawdzenie wykonalności tych pomysłów, aby sprawdzić, czy mogą one stać się projektami.
Krok 3: Weryfikacja wykonalności portfolio projektów
Przeanalizuj warunki rynkowe każdego projektu, wymagania techniczne i dotyczące zasobów, wykonalność finansową, potencjalne ryzyko i oczekiwane zyski. Następnie porównaj te czynniki z dostępnymi zasobami i budżetem.
Projekty zgodne z dostępnymi zasobami i celami strategicznymi zostaną uznane za wykonalne. Oceń swoje projekty krytycznie, aby upewnić się, że są realistyczne i osiągalne.
Krok 4: Przydziel zasoby
Łatwo twórz przeglądy alokacji zasobów dla swojego zespołu w widokach list ClickUp, aby uzyskać lepszy obraz zrobionej pracy
Alokacja zasobów to efektywne przydzielanie zasobów ludzkich, budżetów, infrastruktury i czasu do projektów.
Zdecyduj, ile każdego zasobu zostanie przydzielone do konkretnych projektów, aby zapewnić ich powodzenie. Przydziel limitowane zasoby do krytycznych projektów w oparciu o swoje priorytety.
Krok 5: Realizacja, zarządzanie i monitorowanie portfolio projektów
Ten krok obejmuje wprowadzenie planów w życie.
Przypisanie teamów i osób zarządzających projektami, ustawienie oś czasu oraz śledzenie postępów projektów . Regularne kontrole i raportowanie pomagają utrzymać się na kursie i wprowadzać zmiany w razie potrzeby.
W zarządzaniu projektami Twoją rolą jest zapewnienie, że wszystko przebiega sprawnie. Poprowadź zespół tak, aby dotrzymywał terminów, radził sobie z konfliktami, dostosowywał portfolio do zmieniających się trendów i śledził postępy projektów.
Regularne przeglądy pomagają dopracować i ulepszyć proces w oparciu o zebrane dane.
Jeśli szukasz scentralizowanej platformy do planowania, ustalania priorytetów, monitorowania i kontrolowania swoich projektów i inicjatyw, oprogramowanie do zarządzania projektami jest tym, czego potrzebujesz.
**Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów (PPM) to rozwiązanie, które pomaga uzyskać zakończony przegląd trwałości i postępu wielu projektów.
Pomaga ono menedżerom portfela projektów, takim jak Ty, efektywnie zarządzać złożonymi projektami, aby sprostać wymaganiom interesariuszy.
Niezbędne funkcje oprogramowania do zarządzania projektami
Oczekiwania wobec oprogramowania do zarządzania projektami (PPM) mogą się różnić w zależności od organizacji, więc wybierz oprogramowanie w oparciu o swoje unikalne potrzeby.
Oprogramowanie PPM zazwyczaj zawiera różne funkcje, takie jak:
- Planowanie i harmonogramowanie projektów: Ta funkcja jest niezbędna do określenia zakresu, ustalenia priorytetów zadań i oś czasu w celu poprawy wydajności projektu
- Zarządzanie zasobami: Oprogramowanie PPM upraszcza analizę, alokację i śledzenie zasobów, zapewniając ich efektywne wykorzystanie
- Zarządzanie finansami: Kluczowe jest budżetowanie i śledzenie kosztów projektu, aby nie przekroczyć zaplanowanych budżetów
- Współpraca i komunikacja: Współpraca między członkami Teams i interesariuszami jest niezbędna do dzielenia się pomysłami, przekazywania informacji zwrotnych i zapewnienia płynnej komunikacji
- Dostosowanie i skalowalność: Oprogramowanie PPM, które dostosowuje się do unikalnych wymagań firmy, umożliwiając elastyczność w miarę zmieniających się potrzeb, jest niezbędne do zarządzania portfolio projektów
Rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami
Oprogramowanie PPM dzieli się na dwie kategorie: oparte na pulpicie i w chmurze. Wybierz to, które najlepiej odpowiada potrzebom i preferencjom Twojej organizacji.
Oprogramowanie PPM na pulpit
Oprogramowanie PPM dla komputerów stacjonarnych to oprogramowanie do zarządzania projektami Portfolios które działa w trybie offline. Można z niego korzystać bez połączenia z Internetem, co jest przydatne dla firm realizujących projekty w odległych obszarach.
Jedną z kluczowych zalet jest poziom bezpieczeństwa i kontroli, jaki zapewnia. Użytkownik ma pełną własność i kontrolę nad swoimi danymi, co zmniejsza obawy o prywatność i bezpieczeństwo danych.
Oprogramowanie PPM oparte na chmurze
Oprogramowanie PPM oparte na chmurze to narzędzie do zarządzania projektami dostępne z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym. To sprawia, że jest to świetne rozwiązanie dla zespołów świadczących profesjonalne usługi, ponieważ można uzyskać dostęp do danych projektu w czasie rzeczywistym.
Członkowie Teams mogą natychmiast współpracować i udostępniać aktualizacje. Ponadto, oprogramowanie to często korzysta z modelu subskrypcji, dzięki czemu płatności dokonywane są w mniejszych ratach, co zapewnia większą elastyczność kosztową w porównaniu do jednorazowych, wysokich opłat.
**Jak korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
Funkcje Oprogramowanie PPM a kroki wymagane do korzystania z niego będą się różnić w zależności od wybranego.
My użyjemy ClickUp jako przykład w tej sekcji, ponieważ oferuje wszechstronne i przyjazne dla użytkownika narzędzia do zarządzania projektami, zapewniając doskonałe rozwiązania do zarządzania projektami .
1. Tworzenie obszaru roboczego ClickUp
Zacznij od ClickUp rejestrując się za darmo i tworząc obszar roboczy ClickUp dla swojego portfolio projektów.
2. Dodaj szablon zarządzania projektami
Szablon Project Management Portfolio umożliwia łatwe śledzenie projektów we wszystkich działach i programach przy jednoczesnym monitorowaniu ich stanu i postępów.
Po utworzeniu obszaru roboczego, dodaj ClickUp's Szablon zarządzania projektami Portfolios . Szablon oferuje dziewięć statusów: w trakcie realizacji, gotowy, zakończony i inne.
The Szablon zarządzania projektami Portfolios udostępnia również trzy widoki (Weekly Status Reports, Teams i PMO Roadmap), aby w przejrzysty sposób pokazać postępy i powodzenie projektu.
3. Niestandardowy szablon
Zarządzaj zadaniami i projektami oraz efektywnie współpracuj ze swoim zespołem za pomocą ClickUp
Niestandardowa struktura szablonów przy użyciu Przestrzeni, Folderów i List. Zadania ClickUp'a pomagają w zarządzaniu projektami. Możesz kategoryzować projekty na możliwe do zarządzania zadania w podziale na istniejące, w trakcie realizacji, nowe i przyszłe projekty.
4. Użyj widoku tabeli ClickUp, aby uzyskać przegląd swojego portfolio projektów
Poruszaj się między wszechstronnym widokiem tabeli ClickUp 3.0 i widokiem kalendarza, aby jak najlepiej wizualizować całą swoją pracę
Oprócz planowania i inicjowania projektów musisz mieć ich jasną wizję. Widok tabeli w ClickUp oferuje kilka przydatnych funkcji:
Wizualizacja danych: Prezentuje dane projektu w formacie tabeli, aby pomóc w ich uporządkowaniu i ustrukturyzowaniu w celu uzyskania lepszego widoku postępu.
Przeciągnij i upuść: Zmienia kolejność zadań, aby sortować je w oparciu o różne kryteria.
Export and Share: Natychmiastowe udostępnianie informacji o projekcie interesariuszom.
5. Użyj pulpitu ClickUp, aby uzyskać szczegółowy wgląd w swoje projekty
Pulpity nawigacyjne ClickUp
jest Twoim celem
wizualny obszar roboczy
aby uzyskać szczegółowy wgląd w projekt w celu scentralizowanego zarządzania projektami.
Wybieraj spośród ponad 50 widżetów, które możesz dodawać i rozmieszczać na swoim komputerze pulpit zarządzania programem tworząc przejrzysty i bogaty w informacje widok danych PPM.
Weźmy na przykład agencję reklamową zarządzającą wieloma kampaniami klientów. Może ona usprawnić swój proces PPM dzięki ClickUp Dashboards. Tworząc układy pulpitów, otrzymują:
- Widżet przeglądu projektu wyświetlający różne metryki projektu
- Widżet śledzenia postępów, wizualizujący stopień zaawansowania każdego projektu
- Widżet śledzenia czasu do wizualnej reprezentacji osi czasu projektu, umożliwiający efektywne planowanie projektu
Utrzymuj swoją organizację na właściwym torze dzięki zarządzaniu projektami (Project Portfolio Management)
Oprogramowanie do zarządzania portfolio projektów (PPM) jest narzędziem nawigacyjnym, które pomaga organizacji zbliżyć się do celów biznesowych.
Pomaga zidentyfikować, co wyróżnia każdy projekt w portfolio i jak stworzyć równowagę przy wyborze i realizacji projektów.
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wiele platform, czy też zdecydujesz się na ClickUp, upewnij się, że przygotowałeś się na powodzenie projektów. Zacznij od ClickUp za Free i przejmij kontrolę nad swoim portfolio projektów!