Sam fakt, że kasa fiskalna dzwoni, nie oznacza, że każdy projekt jest gwiazdą rocka. Wyniki finansowe projektu to nie tylko liczba przychodów. Aby zmierzyć sukces, należy wziąć pod uwagę takie elementy, jak wykorzystany budżet, czas ukończenia i względne korzyści.
Teraz pytanie za milion dolarów: jak skutecznie oddzielić zwycięzców od przegranych? Oczywiście poprzez wdrożenie zbilansowanego systemu rozliczania projektów.
Wyobraź sobie: wątpliwe przychody, nieuczciwy budżet i brak namacalnej historii rzeczywistych kosztów - to koszmarne rzeczy zarówno dla księgowych projektów, jak i kierowników projektów. Rachunkowość projektów koncentruje się na przekształceniu tych "finansowych nieszczęść" w "finansowe whoa" poprzez uporządkowanie codziennych operacji związanych z przychodami! 🥳
Jesteśmy tutaj, aby omówić rachunkowość opartą na projektach i pokazać, w jaki sposób może ona zmienić zasady gry dla Twojej firmy. Bez wymyślnego żargonu - po prostu prosty wgląd w:
- Koncepcja i korzyści płynące z rozliczania projektów
- Ustalone zasady i najlepsze praktyki
- Proces wdrażania księgowości projektowej
Czym jest rachunkowość projektów?
Możesz być zaznajomiony z ogólną rachunkowością finansową, ale rachunkowość projektów to zupełnie inna bestia. Mówiąc prościej, chodzi o śledzenie finansów projektu w dowolnej skali, aby zmierzyć rentowność zadania. Możesz śledzić centra kosztów i zyski dla poszczególnych projektów w swojej firmie.
W przeciwieństwie do księgowości ogólnej, która zapewnia przegląd ogólnej sytuacji finansowej firmy, księgowość projektowa zagłębia się w specyfikę kondycji finansowej każdego projektu. Jej mikroskopijny przegląd pozwala zobaczyć zawiłe szczegóły, które w przeciwnym razie mogłyby zostać utracone w szerszym krajobrazie sprawozdań finansowych. 🔬
Jako właściciel firmy zawsze szukasz metod na zwiększenie rentowności projektu, a księgowość projektu właśnie to umożliwia. Śledząc wydatki i dochody każdego projektu, można określić, które inicjatywy są najbardziej dochodowe, a które należy zweryfikować, udoskonalić, a nawet porzucić.
Ponadto, dzięki szczegółowemu zrozumieniu, w jaki sposób pieniądze są wydawane i zarabiane na każdym projekcie, można szybciej przewidywać potencjalne problemy z przepływem środków pieniężnych, skuteczniej planować zarządzanie zasobami i podejmować świadome decyzje dotyczące przyszłych projektów.
Bonusowa wskazówka: Możesz teraz używać
ClickUp do zarządzania finansami projektu
aby uzyskać pełny wgląd w rentowność swoich przedsięwzięć. Od śledzenia budżetu projektu po zarządzanie terminami płatności - obsługuj wszystko z jednej platformy. 🤠
Zarządzaj rejestrami sprzedaży, przychodami, fakturami, przewidywanymi przychodami i nie tylko dzięki ClickUp Project Finances Suite
Księgowość projektów: Zasady, których należy przestrzegać
Przestrzegając starannie sprawdzonych zasad księgowania projektów, można zapewnić sobie
i lepsze zarządzanie finansami portfela. Oto pięć głównych zasad, których należy się trzymać:
- Używaj odrębnego systemu rozliczania projektów: Rozdziel systemy księgowe na poszczególne projekty, aby uzyskać bardziej przejrzyste wskaźniki wydajności. Na przykład, Project A i Project B stosują różne metody rozpoznawania przychodów - pierwszy wykorzystuje metodę procentowego ukończenia, podczas gdy drugi oblicza zyski w oparciu o system rachunkowości memoriałowej. Dzięki oddzielnemu systemowi księgowemu dla każdego z nich, będziesz w stanie precyzyjnie śledzić koszty i przychody poszczególnych projektów
- Prognozuj swój budżet przed rozpoczęciem projektu: Wstępnie zdefiniowany budżet daje finansową mapę drogową do naśladowania, zapewniając punkty odniesienia, względem których można zmierzyć rzeczywiste koszty i uniknąć niepotrzebnych niespodzianek
- Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki wydajności (KPI):
Finansowe KPI pozwalają śledzić postępy w projektach i wcześnie sygnalizować wszelkie potencjalne problemy. Posiadanie wstępnie ustalonych liczb pozwala każdemu zespołowi projektowemu na ostrzejsze przewidywanie i ćwiczenie prewencyjnego rozwiązywania problemów - Ustanowienie kodów kosztów dla wydatków: Zasada ta wymaga wcześniejszego uwzględnienia wszystkich potencjalnych zobowiązań, w tym kar umownych. W ten sposób można łatwo zarządzać kosztami w różnych obszarach projektu, upewniając się, że wszystko jest zgodne z oczekiwaniami
- Niech to stanie się nawykiem regularne sporządzanie raportów finansowych: Konsekwentnie monitoruj status projektu i identyfikuj wszelkie pojawiające się problemy. Aby zapewnić przestrzeganie tej zasady, większość zapracowanych menedżerów deleguje obowiązki raportowania do księgowego projektu
Dlaczego księgowość projektu jest ważna?
Wciąż zastanawiasz się nad powodami, dla których warto wdrożyć księgowość projektową? Oto cztery najważniejsze korzyści, które stają się dostępne po wdrożeniu.
1. Szczegółowy wgląd w codzienne wydatki
Księgowość projektów umożliwia śledzenie zarówno na dzień, jak i skumulowanych kosztów projektu dla określonych hierarchii w działach i centrach kosztów. Dzięki radarowi finansowemu w czasie rzeczywistym dla każdego wypływu, niezwykle proste jest inteligentne
i innych decyzji menedżerskich i być o krok przed możliwymi przeszkodami.
2. Dokładne i realistyczne budżety projektów
Księgowość projektu pomaga zidentyfikować potencjalne oszczędności kosztów i umożliwia menedżerom wprowadzanie na bieżąco zmian do
zapewniając efektywne zarządzanie zasobami.
Dane budżetowe i porównanie z rzeczywistymi liczbami pomagają również w dokładniejszych prognozach fiskalnych, a także w składaniu ofert z solidnymi szacunkami dla przyszłych projektów. A jeśli chodzi o wycenę produktów i usług, rozliczanie projektów jest kodem umożliwiającym zachowanie konkurencyjności i rentowności bez przesadzania z wydatkami. 💸
3. Raportowanie finansowe w czasie rzeczywistym
Możesz generować kompleksowe raporty finansowe dla każdego projektu, oferując interesariuszom - którzy nie zawsze rozumieją zawiłości pracy księgowej projektu - krystalicznie czysty obraz wydajności projektu. Raporty mają zazwyczaj charakter porównawczy, umożliwiając śledzenie różnic fiskalnych i lokalizowanie potencjału oszczędności.
Ten poziom przejrzystości wzmacnia
w szczególności z klientami i podnosi Twoją reputację jako wiarygodnego i godnego zaufania podmiotu gospodarczego. Jest to strategiczne posunięcie, które wykracza poza liczby, demonstrując zaangażowanie w uczciwość finansową. 🌼
4. Lepsza kontrola nad kosztami i rozliczeniami projektów oraz mniejsze ryzyko niepowodzenia
Księgowość projektów to przepustka do kontrolowanych transakcji finansowych i
. Dzięki temu jesteś zawsze na bieżąco, jeśli chodzi np. o zamówienia materiałów lub terminy płatności. Wszystko działa jak w zegarku i istnieje znacznie mniejsze ryzyko wykolejenia projektu.
Jak wdrożyć skuteczny system księgowy oparty na projektach: 7 kroków
Inwestowanie czasu i zasobów w księgowość projektową i jej skrupulatne wdrażanie zwróci się wielokrotnie. Ponadto, jest to przewodnik, który pomoże ci dowiedzieć się, którzy klienci i projekty są prawdziwymi zwycięzcami, a które nie
kosztują Cię dużo czasu. Jedynym problemem dla większości kierowników projektów jest: od czego zacząć?
Podzieliliśmy standardowy cykl rozliczania projektu na siedem kroków. Zapoznaj się z nimi, przetestuj je i przekonaj się na własne oczy, jak właściwy przebieg procesu księgowania projektu może zmienić sposób zarządzania finansami projektu. 🔥
Krok 1: Zdefiniuj potrzeby w zakresie księgowości projektu i wybierz oprogramowanie do księgowości projektu
Pierwszym krokiem, i być może najważniejszym, jest ustanowienie solidnych podstaw poprzez zdefiniowanie potrzeb związanych z księgowością projektu. Pomyśl o tym jak o kamieniu węgielnym budynku - bez niego konstrukcja może nie przetrwać próby czasu.
Zbierz zespół projektowy do tego ćwiczenia, w tym kluczowe osoby, takie jak kierownik projektu, księgowy projektu i kierownicy działów. Wspólnie możecie:
- Zidentyfikować zakres projektu : Zrozumienie rozmiaru, czasu trwania i złożoności docelowych projektów. Określi to poziom szczegółowości i różnorodności wymagany w konkretnych systemach rozliczania projektów
- Określenie mierzalnych wskaźników finansowych: Zdefiniuj kluczowe wskaźniki wydajności, które musisz śledzić. Mogą to być koszty, przychody, marże lub przepływy pieniężne
- Ustalenie potrzeb w zakresie sprawozdawczości finansowej: Zdecyduj, jak często i w jakim formacie chcesz otrzymywać aktualizacje finansowe, kto tworzy raporty i jakie strony muszą być powiadamiane
- Rozważ wymagania dotyczące oprogramowania: Oceń, czy potrzebujesz oprogramowanie do księgowania projektów i jakie funkcje powinno mieć, aby spełnić Twoje potrzeby
Jeśli szukasz
oprogramowanie do zarządzania projektami
z wbudowanymi funkcjami do obsługi zadań księgowych i audytowych projektu, można rozważyć
ClickUp
. Od ustawienia mierzalnego
celów projektu
do alokacji zasobów w ramach ograniczeń czasowych, ludzkich i budżetowych - to kompleksowe rozwiązanie z narzędziami księgowymi idealne zarówno dla nowych, jak i doświadczonych kierowników projektów!
Podziel cele, zadania, punkty agile i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym ClickUp 3.0 Dashboard
Ponieważ ten krok koncentruje się na tworzeniu zarysu projektu, dlaczego nie zacząć od
Szablon propozycji projektu księgowego ClickUp
? Ten szablon jest przewodnikiem, który pomoże Ci określić co, kiedy i jak w danym projekcie. Pomaga dokładnie określić, jaki zwrot z inwestycji lub marżę zysku zamierzasz osiągnąć i ustalić zasady rozliczania projektu. ✍️
Korzystając z tego szablonu, możesz nakreślić zakres, cele i rezultaty swojego projektu
Pobierz ten szablon
Krok 2: Skonfiguruj funkcjonalny plan księgowania projektu
Po ustaleniu potrzeb w zakresie księgowania projektów, nadszedł czas na przygotowanie odpowiedniego planu, który będzie z nimi zgodny. Chodzi o to, aby dostosować systemy rachunkowości projektów do ogólnych ram rachunkowości finansowej firmy. Odpowiedz na pytania dotyczące reperkusji podatkowych i prawnych, nakładania się podatków i funduszy awaryjnych.
Rozpocznij planowanie finansowe projektów we właściwy sposób, korzystając z
ClickUp Accounting Suite
. Zawiera ponad 1000 szablonów odpowiednich dla zespołów księgowych i projektowych. 😍
Na przykład, jeśli chcesz współpracować z członkami zespołu nad planem księgowym, po prostu skorzystaj z opcji
Szablon operacji księgowych ClickUp
. Jego gotowa struktura może być wykorzystywana do organizowania i śledzenia operacji w ramach poszczególnych projektów, ułatwiając centralizację zadań księgowych.
Ten szablon, w połączeniu z ClickUp Accounting, może pomóc w skonfigurowaniu planów księgowych specyficznych dla projektu przy użyciu preferowanej metody
Inne korzyści ClickUp obejmują:
- Rozbudowane funkcje budżetowania, raportowania i śledzenia projektów
- Integracja z innymi systemami biznesowymi i aplikacjami w celu zapewnienia płynnego przepływu danych i dostępu do informacji finansowych
- An
Asystent pracy AI
,
ClickUp AI
-wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego do pomocy w wielu zadaniach projektowych, takich jak:
- Podsumowywanie planów księgowych
- Pisanie briefów projektowych, komunikacja z klientem itp.
- Burza mózgów
- Zintegrowana platforma zarządzania dokumentami- ClickUp Docs
- Przyjazny dla użytkownika interfejs, który umożliwia efektywne korzystanie z oprogramowania wszystkim członkom zespołu
Łatwo jest dodawać wartości pieniężne do zadań, aby utrzymać budżety projektów na właściwym poziomie
Chociaż inwestowanie w dobre oprogramowanie jest niezbędne, musi ono pasować do wielkości Twojego portfela. Na szczęście to oprogramowanie do zarządzania projektami jest jak para elastycznych spodni - rośnie razem z tobą! A najlepsze jest to, że jest dostarczane z darmowymi, przyjaznymi dla kieszeni i
konfigurowalne plany dla przedsiębiorstw
.
Pobierz ten szablon
Krok 3: Ustalenie kosztów projektu za pomocą dokładnych szacunków
Można w to wierzyć lub nie, ale dokładne budżetowanie i szacowanie kosztów stanowią podstawę efektywnego zarządzania projektem, zapewniając, że projekt pozostanie finansowo opłacalny i zrównoważony. Oto jak możesz to zrobić:
- Zidentyfikuj wszystkie potencjalne koszty ogólne: Rozważ wszystkie możliwe centra kosztów, od zasobów i robocizny po nieprzewidziane wydatki
- Oszacować koszty: Wykorzystanie danych historycznych, stawek rynkowych lub opinii ekspertów do ilościowego określenia tych kosztów
- Przygotowanie budżetu: Połącz szacunki kosztów w kompleksowy budżet
- Przegląd i korekta: Ciągłe monitorowanie i dostosowywanie budżetu w miarę postępów projektu
Łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale mamy dla Ciebie również część _"done". The
Szablon propozycji budżetu ClickUp
działa jak finansowy GPS. Rozbija koszty projektu na części wielkości kęsa, zapewniając Tobie i Twoim interesariuszom wiarygodną finansową mapę drogową. 🛣️
Szablon propozycji budżetowych ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w tworzeniu i śledzeniu propozycji budżetowych
Pobierz ten szablon
Krok 4: Zdefiniuj przychody
Nie wszystkie projekty firmowe od razu przynoszą zyski. Niektóre projekty, takie jak uproszczenie systemu kart czasu pracy, nie przynoszą nawet bezpośrednich zysków, ale przygotowują grunt pod większą marżę zysku w przyszłości. Z drugiej strony, projekty takie jak budowa domu, budowa drogi lub tworzenie nowego oprogramowania mogą generować przychody, które pokrywają ich koszty w określonym czasie.
Jeśli chodzi o otrzymywanie płatności za projekty, rozpoznawanie przychodów jest różne - a system księgowy projektu musi się do tego dostosować. W niektórych projektach płatność następuje po zakończeniu prac, podczas gdy w innych stosuje się metodę kosztów do kosztów i rejestruje częściowe płatności w miarę postępu prac.
Mądrze jest ustalić jasne zasady dotyczące tego, kiedy otrzymujesz zapłatę i kiedy faktycznie liczysz te pieniądze jako przychód - zrób to przed rozpoczęciem projektu. 💲
Możesz śledzić przychody i wzrost dla poszczególnych projektów za pomocą narzędzia
Szablon śledzenia KPI wzrostu przychodów ClickUp
. Utwórz kopie tego szablonu i dostosuj go za pomocą unikalnych stylów rozpoznawania przychodów i wskaźników wydajności.
Pobierz ten szablon
Krok 5: Skonfiguruj śledzenie wydatków i czasu w czasie rzeczywistym
Dlaczego warto wdrożyć śledzenie wydatków i czasu w czasie rzeczywistym? To proste: aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z budżetem i harmonogramem. Będziesz w stanie zidentyfikować
lub opóźnienia, gdy tylko się pojawią, umożliwiając podjęcie szybkich działań w celu osiągnięcia sukcesu projektu.
Możesz użyć
Śledzenie czasu projektu ClickUp
do śledzenia godzin pracy, oddzielnych kart czasu pracy i wydatków oraz uzyskiwania aktualnych informacji o postępach projektu. ⏳
Jeszcze szybszy sposób na
sprawdź
Szablon zarządzania kosztami projektu ClickUp
. Załóżmy, że zajmujesz się rozliczaniem kosztów projektu budowlanego. Ten szablon ułatwia śledzenie kosztów projektu dla różnych rzeczy, takich jak materiały, robocizna, pozwolenia i sprzęt. Zobacz, jak Twój budżet utrzymuje się w czasie rzeczywistym i aktualizuj go w przypadku skoków cen i podobnych zmian.
Śledzenie kosztów różnych rzeczy w zależności od rodzaju projektu
Pobierz ten szablon
Krok 6: Generowanie regularnych raportów z projektu
Księgowość projektu jest podobna do rachunkowości zarządczej: musisz zrozumieć, co reprezentują liczby i jak wpływają one na sukces projektu. Z
natywne opcje raportowania
w ClickUp łatwiej jest uzyskać raporty liczbowe i wizualne dla różnych parametrów projektu, w tym zasobów zespołu i ścieżek budżetowych. Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby ulepszyć swoje praktyki księgowania projektów, poprawić wydajność i zwiększyć rentowność. 💯
Dwie dodatkowe wskazówki:
- Regularnie generuj i przeglądaj te raporty, aby monitorować kondycję finansową projektu - rób to co tydzień lub co miesiąc, w zależności od ilości zadań projektowych
- Zachowaj elastyczny styl raportowania - dostosuj raporty za pomocą odpowiednich wskaźników, które zapewniają wgląd w wydajność projektu
Sprawdź alokacje budżetowe, śledź rzeczywiste wydatki i zobacz swoje zyski dzięki ClickUp
Potrzebujesz rozwiązania? The
Szablon raportowania projektu ClickUp
pozwala kierownikowi projektu przybliżyć te obszary, które wymagają nieco więcej uwagi, przedstawiając szczegółowy obraz
wskaźników KPI wysokiego poziomu
i ogólną wydajność. Pomaga śledzić kluczowe elementy, takie jak zadania projektowe, wydatki i zaległe rzeczy do zrobienia.
Pobierz ten szablon
Krok 7: Identyfikacja potencjalnych problemów i podjęcie działań naprawczych
Nie siedź tylko na skompilowanych danych; przeanalizuj je od razu. Wykorzystaj je do identyfikacji trendów, prognozowania wyników i identyfikacji ryzyka związanego z realizacją. Zwracaj uwagę na wszelkie potencjalne kwestie, które mogą wykoleić finanse projektu. Mogą to być zarówno przekroczenia kosztów i opóźnienia terminów, jak i nieprzewidziane potrzeby w zakresie alokacji zasobów.
Załóżmy, że niektóre z tych scenariuszy się spełnią. Jak byś sobie z nimi poradził? Cóż, ClickUp może podnieść poziom zarządzania problemami dzięki:
- Agile-Scrum Pulpity nawigacyjne : Uzyskaj szybki i kompleksowy widok przepływu pracy i śledź postępy zespołu w obsłudze usterek
- ClickUp Sprints : Firmy inżynieryjne mogą uprościć usuwanie błędów dzięki zwinne planowanie sprintu
- Przypisywanie zadań: Dzięki kompleksowemu Pakiet zarządzania zadaniami nie ma wątpliwości, kto się czym zajmuje
- Mapy drogowe: Mapuj najdrobniejsze szczegóły przepływu pracy naprawczej i łatwo udostępniaj je zespołowi projektowemu
- Niestandardowe statusy zadań : Stwórz spersonalizowany przepływ procesu księgowania projektu, nadając niestandardowe statusy bieżącym działaniom związanym z rozwiązywaniem problemów
- Wykresy Gantta ClickUp : Pewne zarządzanie opóźnieniami i zasobami dzięki ustalanie priorytetów zadań wymagające natychmiastowej uwagi na elastycznej osi czasu 🆘
Lista ClickUp Issue Tracker ułatwia śledzenie otwartych spraw, kto nad nimi pracuje i jaki jest status zadania - wszystko na pierwszy rzut oka
**Bądź proaktywny, ponieważ szybkie działania naprawcze mogą złagodzić negatywny wpływ na rentowność projektu
Najlepsze praktyki rozliczania projektów
Najlepsze praktyki księgowania projektów dotyczą skutecznych procesów zarządzania projektami, kontroli i procedur przy rozwiązywaniu problemów. Istnieją pewne najlepsze praktyki, których można przestrzegać przy podejmowaniu decyzji dotyczących cen, przetargów, procesów kontraktowych i postanowień umownych. Celem jest poprawa rozwoju kontroli i dokumentacji.
Oto kilka kluczowych najlepszych praktyk, których należy przestrzegać:
Prowadzenie harmonogramu wartości (SOV)
W przypadku rozliczania projektów w firmach inżynieryjnych należy prowadzić szczegółowy SOV określający koszt różnych części pracy w zakończonym kontrakcie. Umożliwia to przejrzyste obliczenie procentu ukończenia.
Przeglądanie protokołów ze spotkań i raportów z postępu prac
Regularny przegląd
i
aby wykryć odstępstwa od pierwotnej umowy i odpowiednio ostrzec zespół księgowy.
Preferuj raporty kosztów oparte na dowodach
Należy konsekwentnie sprawdzać raporty dotyczące projektu, zwłaszcza raporty kosztowe, aby upewnić się, że nie ma żadnych niepotwierdzonych transakcji finansowych. Używaj
Wniosek o udzielenie informacji (RFI)
dokumenty w celu uzupełnienia luk informacyjnych w planach, umowach, dokumentach lub specyfikacjach, gdy jest to konieczne.
Zwracanie uwagi na zlecenia zmian
Zlecenia zmian sygnalizujące zmiany w pierwotnym zestawieniu prac mogą dezorientować cały zespół i prowadzić do zakłóceń budżetu projektu oraz wstrzymania prac. Opracuj plan zleceń zmian, aby umożliwić kierownikom projektu ostrożne dostosowywanie każdego centrum kosztów.
Zawsze sprawdzaj godziny pracy i rachunki podwykonawców
Regularnie przeglądaj dokumentację roboczogodzin, potencjalnie co tydzień, aby dostosować ją do prognozy projektu. Sprawdzaj, czy wszystkie rachunki podwykonawców dotyczą zatwierdzonych opłat.
Weryfikacja harmonogramu projektu w regularnych odstępach czasu
Regularnie przeliczaj harmonogram projektu, zaczynając od poziomu zadań i przechodząc do ogólnego poziomu projektu i makro (całej firmy), upewniając się, że harmonogramy są zgodne z oczekiwaniami.
Użyj ClickUp do obsługi księgowości opartej na projektach
Wdrożenie księgowości projektowej jest koniecznością, aby firmy oparte na usługach mogły się rozwijać. Sprzyja przejrzystości, oferując kierownikom projektów niezbędny wgląd w optymalizację wyników finansowych i osiągnięcie długoterminowego sukcesu projektu.
Oprogramowanie do księgowania projektów, w odróżnieniu od tradycyjnych systemów księgowości finansowej, jest
dla organizacji usługowych w celu zwiększenia wykorzystania zasobów.
Zarówno księgowi, jak i kierownicy projektów żonglują różnymi zadaniami, często korzystając z wielu oddzielnych narzędzi. Ale dzięki
zarejestrowanie się w ClickUp
możesz płynnie zarządzać wszystkim na jednej, kompleksowej platformie do zarządzania projektami! 😎