Sprzedawcy ignorują Cię? To nie Ty - to Twoje zapytanie ofertowe. 🤷
Żaden projekt nie rozpoczyna się z całym niezbędnym sprzętem i materiałami eksploatacyjnymi już na miejscu. Aby uzyskać określony sprzęt lub nowe oprogramowanie, należy postępować zgodnie ze standardem proces zaopatrzenia który rozpoczyna się od uzyskania informacji od dostawców lub usługodawców.
Aby sformalizować ten proces, należy najpierw wysłać do dostawcy dokument Request for Information (RFI), a on na jego podstawie określi, czy chce z Tobą współpracować.
Szablony RFI są niezbędne, jeśli chcesz wywrzeć dobre wrażenie na dostawcach dzięki bardziej profesjonalnemu wyglądowi i tonowi. Posiadanie ustandaryzowanego procesu dla dokumentu RFI również ustawia Ciebie i procesy zakupowe Twoich Teams na powodzenie.
Dokumenty te mają wstępnie zaprojektowane pola do formalnego przechwytywania danych, dzięki czemu proces gromadzenia informacji jest szybki i łatwy dla obu stron. Nie wiesz, gdzie znaleźć idealny szablon? Mamy wszystko pod kontrolą!
Wybraliśmy 10 najbardziej funkcjonalnych szablonów zapytań o informacje, które sprawią, że komunikacja z dostawcami będzie łatwa jak bułka z masłem.
Co to jest zapytanie o informacje?
Zapytanie o informacje to formalny dokument wykorzystywany przez osoby zarządzające projektami i zadaniami, a także przez Teams zajmujące się planowaniem, w celu zapytania potencjalnych dostawców, czy są w stanie zapewnić niezbędne usługi lub materiały wymagane dla danego projektu.
Dokument ten może być również wykorzystany do zapytania o produkt, element lub usługę, które zostały już nabyte. Większość zapytań RFI dzieli się na pięć kategorii:
- Nazwa i dane kontaktowe firmy składającej zapytanie
- Przegląd projektu, który wymaga dostaw
- Zapytania dotyczące poszukiwanego produktu lub usługi (wydajność produktu, doświadczenie i ceny) ❓
- Termin nadsyłania odpowiedzi
- Instrukcje kontekstowe
Zazwyczaj RFI jest wysyłane do wielu dostawców i tworzone są listy dostawców w celu zebrania informacji i porównania opcji w oparciu o kryteria wyboru. Ponieważ sprzedawcy mogą odpowiadać w ramach tego samego dokumentu, służy on jako zapis wymiany informacji.
Dlaczego potrzebujesz szablonu RFI
Aby napisać idealny arkusz RFI, musisz być skoncentrowany i rzeczowy. Dlatego doświadczeni menedżerowie polegają na szablonach RFI stworzonych przez ekspertów do zrobienia. 🏋️
Szablon RFI usprawnia proces żądania informacji od dostawców. Podąża za sformalizowaną strukturą w celu wyodrębnienia informacji. Jego zdefiniowane sekcje zapewniają spójność, jasność i zwięzłość w komunikacji zewnętrznej oraz oszczędzają czas i wysiłek.
Korzystanie z szablonów zapytań o informacje oferuje liczne korzyści, w tym:
- Dostosowanie:Można je łatwo edytować, aby dopasować je do unikalnych wymagań każdego scenariusza zamówienia przy jednoczesnym zachowaniu jednolitych ram
- Łatwe porównywanie: Standardowe formaty upraszczają proces porównywania odpowiedzi od dostawców, pomagając w szybszym wyborze
- Dokumentacja: Szablony ułatwiają śledzenie wszystkich rozmów z dostawcami, służąc jako szczegółowy opis lub dowód, że wybór został dokonany uczciwie
- Redukcja kosztów: Pomagają obniżyć koszty administracyjne związane z zamówieniami poprzez usprawnienie procesu RFI
10 przydatnych szablonów i formularzy RFI do wypróbowania
W Internecie dostępnych jest wiele różnych szablonów RFI, a my zebraliśmy dla Ciebie najlepsze z nich! Mamy łatwe w użyciu opcje od wiodących dostawców, takich jak ClickUp i TemplateLab. Przyjrzyj się bliżej ich ekskluzywnym funkcjom poniżej. 👀
1. Standardowy szablon RFI ClickUp
Zachowaj porządek i śledź wszystkie wnioski o udzielenie informacji dzięki szablonowi ClickUp Standard RFI Template
Bądź skoncentrowany i zorganizowany dla każdej inicjatywy RFI lub procesu zakupowego dzięki szablonowi Standardowy szablon RFI ClickUp . Ten wszechstronny i darmowy szablon RFI pomaga zbierać dane od wszystkich rodzajów dostawców, scentralizować odpowiedzi i sprawić, że porównania będą uczciwe i bezproblemowe. ⚖️
Aby skorzystać z dokumentu, wystarczy go pobrać i utworzyć formularz RFI Ticket dla potencjalnych dostawców. Dodaj dowolną liczbę szczegółów, takich jak nazwa wnioskodawcy, dział i termin. Wyślij formularz i śledź jego statusy, takie jak Nowe żądanie, Potwierdzenie, Anulowane, Zakończone i Dostarczone. Porównaj otrzymane odpowiedzi za pomocą wielu dostosowywanych widoków.
Widok Requests List wyświetla RFI uporządkowane według kategorii, takich jak problem, sugestia i modyfikacja. Dostępny jest również widok RFI Process Tablica, który wizualnie przedstawia wnioski jako karty na tablicy Tablica Kanban . Karty te są pogrupowane według statusu i priorytetu dla lepszego wizualizacji zadań .
Przenieś zgłoszenie z jednej sceny do drugiej za pomocą prostego narzędzia "przeciągnij i upuść". Możesz też ustawić kryteria oceny dla wszystkich statusów, aby usprawnić proces.
W widoku Delivery Schedule Calendar główny nacisk kładziony jest na terminy dla każdego wniosku, co daje szybki wgląd w to, co zostało wyróżnione lub przeoczone. Terminy można zmienić, klikając przycisk Ramy czasowe na ekranie.
2. Szablon wniosku o udzielenie informacji ClickUp
Zbieraj dane RFI i prowadź przejrzysty rejestr wszystkich istotnych szczegółów z łatwością, korzystając z tego szablonu odpowiedzi ClickUp RFI stworzonego dla projektów budowlanych
Szukasz łatwego sposobu na gromadzenie danych dostawców lub wykonawców z większą przejrzystością? Nie szukaj dalej niż szablon Szablon wniosku o udzielenie informacji ClickUp potężny formularz RFI zaprojektowany specjalnie w celu stworzenia łatwego do naśladowania, ale spójnego procesu zbierania informacji. 🧐
Użyj tego szablonu, aby z łatwością zbierać dane dostawców, takie jak kwalifikacje, materiały i ceny. Możesz zarządzać danymi wielu kontrahentów za pośrednictwem jednego interfejsu i śledzenie postępów dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym, takim jak zmiany w harmonogramie , czasów reakcji lub cen.
Funkcja ta jest szczególnie korzystna w przypadku branżach takich jak budownictwo i produkcyjne, gdzie częste zmiany kosztów mogą siać spustoszenie w budżetach. Śledzenie odpowiedzi RFI za pomocą czterech przyjaznych widoków:
- Widok formularza przesłanego RFI: Pomaga dwukrotnie sprawdzić szczegóły RFI, takie jak tytuł i opis, nazwa projektu, zakres i priorytet
- Widok listy RFI: Zawiera podsumowanie wszystkich danych RFI pogrupowanych według statusu i oferuje niestandardowe pola dla odpowiedzi, zmiany kosztów i zmiany osi czasu
- Widok Tablicy Projektów:Pokazuje RFI pogrupowane według nazwy projektu, usprawniając korespondencję departamentów
- Widok tabeli zakresu RFI:Wyświetla RFI posortowane według zakresu, umożliwiając menedżerom podjęcie decyzji o wymaganym zatwierdzeniu (jeśli takie istnieje)
Zalecamy korzystanie z E-mail w ClickUp aby wysłać dokument RFI do dostawców bez przenoszenia platform.
3. Szablon zamówień ClickUp
Efektywnie nawiguj po całym procesie zamówień za pomocą tabel, list i dokumentów do różnych celów, korzystając z szablonu zamówień ClickUp
Pozyskiwanie towarów od dostawców na czas i w odpowiedniej ilości to stresujące zadanie wymagające skrupulatnego planu i współpracy. Zaufaj Szablon zamówień ClickUp aby cały proces był jak spacer po parku! 🌳
Jeśli chodzi o pozyskiwanie surowców ten szablon obszaru roboczego obejmuje wszystko, od planu i koordynacji po wykonanie zadania, przyjmowanie propozycji cenowych , nadzorowanie zapasów i standaryzacja procesu dostawy.
Zawiera osiem różnych widoków, które zapewniają kontrolę nad wszystkimi krytycznymi scenami zaopatrzenia. Przykładowo, widok dokumentu Standardowych Procedur Operacyjnych jest idealny do przypisywania ról w zespole i definiowania matrycy zatwierdzeń.
Dostępnych jest kilka widoków skoncentrowanych na dostawcach - takich jak widok Master Supplier Directory i Supplier Risk - umożliwiających kategoryzację dostawców i uwzględnienie ryzyka związanego z dostawą każdego z nich. Widok Supplier Tier pozwala sklasyfikować dostawców według krytyczności ich dostaw dla projektu.
Szablon zawiera wbudowany Intake Request Form do zbierania wewnętrznych zapytań ofertowych. Używaj statusów takich jak Otwarte, W trakcie przeglądu, Aktywne negocjacje i Wymagane wyjaśnienia, aby informować swój zespół o bieżących zadaniach związanych z zaopatrzeniem.
Dostosuj szablon do śledzenia czasu, zależnych ostrzeżeń i śledzenia kamieni milowych za pomocą opcji Konfiguracje ClickApp .
4. Szablon procesu RFP ClickUp
Szablon procesu RFP ClickUp
Gotowy, aby przyciągnąć tych propozycje projektów od chętnych oferentów? The Szablon procesu RFP ClickUp jest tutaj, aby pomóc! Ten szablon zadania usprawnia atrybuty projektu i wspólne kryteria obiektywnej oceny, dzięki czemu proces oceny propozycji staje się dziecinnie prosty. 🌬️
Request for Proposal (RFP) jest zwykle używany podczas proszenia o oferty lub propozycje od potencjalnych dostawców lub usługodawców, szczegółowo opisując, w jaki sposób planują zrealizować projekt, jeśli zostaną wybrani do pracy. Ten szablon zadania zawiera listy kontrolne, oczekiwania i pola niestandardowe, aby ułatwić płynny proces RFP i zapewnić niezawodne partnerstwo z dostawcą.
Zazwyczaj można dodać kluczowe szczegóły dotyczące projektu w pięciu domyślnych kategoriach:
- Faza procesu:Pełni funkcję rozwijanej listy umożliwiającej wybór bieżącej sceny procesu, takiej jak Drafting, Plan lub Reviewing. Sprawdź postęp swoich zadań i podzadań za pomocą opcjifunkcja automatycznego postępu2. Budżet: Określa budżet przydzielony dla całego zadania RFP lub określonego podzadania
- Attachments: Pole pliku przechowujące niezbędne dane wejściowe i/lub wyjściowe podzadania
- Data przyznania kontraktu: Pole daty określające, kiedy kontrakt zostanie przyznany
- Termin propozycji: Pole daty wskazujące ostateczny termin składania propozycji
Chociaż szablon zawiera gotową listę kontrolną, jego listy kontrolne zadań i podzadań są w pełni konfigurowalne. Gdy masz już swoje propozycje, użyj Kamienie milowe w ClickUp do negocjowania i finalizowania transakcji.
5. Szablon zapytania ofertowego ClickUp RFP Statement of Work
Stwórz podsumowanie swojego pierwszego projektu razem z dostawcą udostępniając ClickUp RFP Statement of Work Template, w pełni konfigurowalny wstępnie zaprojektowany dokument SOW
Stworzenie od podstaw dokumentu SOW (Statement of Work) to nie lada wyzwanie. Na szczęście ClickUp RFP Statement of Work Szablon pomaga błyskawicznie przygotować kompleksowe i profesjonalne oferty. ⏳
Dla niewtajemniczonych, SOW zapewnia wspólne zrozumienie projektu rezultaty i warunki płatności, dodając projektowi jasności i kierunku. Ten przyjazny dla początkujących szablon ClickUp Doc zawiera wstępnie zaprojektowane pola do łatwego napisania wysokiej jakości SOW. Zacznij od zdefiniowania mierzalnych szczegółów dotyczących wymaganej pracy, czasu jej trwania, zaangażowanych procesów i zasobów potrzebnych do osiągnięcia każdego z rezultatów.
W razie problemów z poruszaniem się po danej sekcji pomocny może być wbudowany w szablon przewodnik. Na przykład, jeśli nie masz pewności, co dodać do sekcji Authorization, dokument zasugeruje, abyś wyjaśnił, czy Twój realizacja projektu wymaga żadnych zezwoleń dotyczących sprzętu lub oprogramowania. Możesz również szukać pomocy przy włączaniu segmentów, takich jak prawa autorskie i znaki towarowe, prywatność danych i przepisy bezpieczeństwa istotne dla Twojej branży.
ClickUp AI oferuje wsparcie AI dla różnorodnych zadania pisania . Wypróbuj ClickUp AI funkcja szybkiego generowania dokumentów SOW, ofert i propozycji w określonym tonie i stylu.
Szablon ten umożliwia zarówno Tobie, jak i Twojemu dostawcy wspólną edycję zestawienia prac (SOW) i wprowadzanie poprawek w czasie rzeczywistym za pośrednictwem łącza, które można udostępniać.
6. Szablon SOP dla działu zakupów surowców ClickUp
Łatwo napisz standardową procedurę operacyjną pozyskiwania materiałów dla swojego biznesu, wypełniając gotowe sekcje za pomocą szablonu ClickUp Purchasing Raw Materials SOP Template
Szablon Szablon SOP dla działu zakupów surowców ClickUp to kolejna przyjazna zaopatrzeniu opcja na naszej liście. Pomaga utrzymywać relacje z dostawcami, zarządzać cyklem pracy związanym z zakupami i optymalizować poziomy zapasów dzięki terminowym dostawom i zarządzaniu odpadami.
Szablon ten pozwala zdefiniować standardową procedurę operacyjną (SOP) dla utrzymania stałych dostaw surowców, promocji wydajności operacyjnej przy minimalnych rozbieżnościach.
Skorzystaj z gotowych sekcji tego szablonu, aby skutecznie napisać swoją SOP. Możesz określić cel i zakres. Następnie nakreśl dokładne kroki zamawiania w sekcji Procedura.
Jeśli oddelegowane jest zadanie zaopatrzenia, zalecamy ustawienie standardów dla preferowanych dostawców, pożądanej ilości i kosztów budżetowych, aby uniknąć nieporozumień. Struktura zawiera konfigurowalną sekcję FAQ na samym końcu szablonu.
Szablon można przechowywać w folderze Dokumenty ClickUp w celu łatwego dostępu dla całego zespołu lub załączenia go do umów z dostawcami lub podwykonawcami za pomocą kilku kliknięć. Po umieszczeniu pliku zamówienie zakupu , śledzenie jego postępów na stronie Pulpity ClickUp poprzez etykiety statusu, takie jak Order Placed, Waiting Approval i Materials Received. Można użyć Automatyzacja w ClickUp aby otrzymywać powiadomienia o krytycznych scenariuszach, takich jak niski poziom zapasów i opóźnione dostawy.
7. Szablon formularza zamówienia dostawy ClickUp
Śledź zamówienia na dostawy i monitoruj terminy dostaw w jednym miejscu, korzystając z szablonu formularza zamówienia na dostawy ClickUp
Masz kilka zamówień przychodzących jednocześnie? Usprawnij proces zamawiania dostaw dzięki szablonowi Szablon formularza zamówienia dostawy ClickUp . 🎁
Szablon ten ma na celu uproszczenie obciążeń administracyjnych związanych ze złożonymi cyklami zamówień. Działa zarówno dla dostawców, jak i kupujących. Otrzymujesz przewodnik dla początkujących, który pokazuje, jak poruszać się po narzędziu z wieloma funkcjami, organizować zapasy i logistykę dostaw oraz współpracować z dostawcami.
Szablon zawiera prosty formularz zamówienia dostawy, który ułatwia wprowadzanie danych. Wypełnij pola z informacjami takimi jak numer zamówienia dostawy, dane zamawiającego i dostawcy, dział i typ dostawy.
Śledź przepływ zamówień na dostawy/zakupy za pomocą tych praktycznych etykiet statusu:
- Nowe zamówienie
- Opłacone
- Prześlij do dostawcy
- Dodano do zapasów
- Zakończone
- Odrzucono
- Otrzymana faktura
- Do zatwierdzenia
- W tranzycie
- Otrzymane dostawy
Jeśli jesteś dostawcą, otwórz Widok listy nowych zamówień na szablonie, aby zobaczyć najnowsze zamówienia pogrupowane według ich statusu. Możesz także uzyskać widoczność zamówień według działów i śledzić terminy płatności.
8. Szablon wniosku o udzielenie informacji na temat kultury bezpieczeństwa
Pisz i udostępniaj zapytania ofertowe, załączaj zdjęcia w celu uzyskania bardziej przejrzystych informacji i wybieraj dostawców bez wysiłku, korzystając z szablonu zapytania ofertowego dotyczącego kultury bezpieczeństwa
Dokumenty RFI dotyczące prac budowlanych wymagają zapytania o wiele specyfikacji i referencji z poprzednich projektów. Szablon wniosku o udzielenie informacji w zakresie kultury bezpieczeństwa może pomóc w uzyskaniu danych z odpowiednimi referencjami dotyczącymi takich elementów, jak proponowane rysunki, pozwolenia na budowę oraz kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ten łatwy w użyciu szablon zawiera domyślne pola, takie jak numer RFI, data wniosku i ID projektu, które można wykorzystać do ułatwienia współpracy z interesariuszami projektu. Oferuje on dedykowaną sekcję RFI Overview, umożliwiającą umieszczanie odniesień do obrazów i tekstów.
Jeśli chodzi o pytania RFI, możesz być tak szczegółowy, jak chcesz. Aby skorzystać z tego szablonu, należy zarejestrować się na platformie Safety Culture (dawniej iAuditor).
Po założeniu konta można łatwo zlokalizować konkretny RFI, wyszukując jego unikalny ID. Ponadto szablon RFI można wysłać jako raport w formacie PDF, wyeksportować go do Worda, Excela, Arkuszy Google i Dokumentów Google lub przypisać go zewnętrznemu odbiorcy za pośrednictwem poczty e-mail. ✉️
9. Szablon zapytania o informacje (RFI) w programie Word od TemplateLab
Użyj tego szablonu Word do tworzenia dostosowywalnych RFI dla różnych scenariuszy zapotrzebowań
Jeśli szukasz bardzo szczegółowego RFI z typowymi standardowymi sekcjami, skorzystaj z szablonu Word Request for Information Report (RFI) Template by TemplateLab.
Ten ośmiostronicowy szablon Word składa się ze standardowych sekcji wraz z nagłówkami, podtytułami, tabelą zawartości i formalnie wyglądającą stroną frontową. Wszystko, co musisz zrobić, to zastąpić tekst napisany na czerwono, aby niestandardowo dostosować szablon do swoich potrzeb.
Szablon ten służy jako przewodnik krok po kroku do napisania szczegółowego RFI. Zawiera instrukcje dotyczące najważniejszych sekcji, takich jak cel RFI, cele, dane podstawowe, opis obecnego systemu i problemu, wymagane informacje i informacje techniczne.
Jest on również w pełni konfigurowalny, umożliwiając zmianę stylu, rozmiaru i koloru czcionki, dodawanie tabel i wstawianie obrazów w celu zapewnienia przejrzystości.
10. Word Najlepszy szablon RFI od RFP360
Użyj tego szablonu Word do tworzenia dostosowywalnych RFI dla różnych scenariuszy zapotrzebowań
Jeśli nie przepadasz za długimi i rozwlekłymi szablonami, Word Best All-Around RFI Template by RFP360 może Ci się spodobać.
Niezależnie od tego, czy szukasz informacji na temat usług konsultingowych, czy też masz na myśli konkretny projekt, który wymaga pomocy, ten szablon może okazać się przydatny Szablon RFP to narzędzie do skutecznego przekazywania wymagań sprzedawcom w zwięzłym formacie.
Szablon pozwala na niestandardowe przygotowanie RFI w pięciu sekcjach:
- Informacje o firmie:Oferuj wgląd w swoją organizację lub typ branży
- Wymagania dotyczące dostawcy: Nakreśl specyfikacje/umiejętności, których szukasz u potencjalnych dostawców
- Opis projektu: Podaj szczegóły dotyczącecele projektu oraz przegląd wyzwania
- Wytyczne dotyczące przesłanych odpowiedzi: Wyraźnie określ, w jaki sposób chcesz otrzymywać i formatować odpowiedzi
- Wymagane informacje: Zadaj serię pytań, które dotyczą firmy dostawcy, jego doświadczenia, proponowanych rozwiązań i cen
Usprawnij proces zamawiania dostaw!
Jeśli działasz w konkurencyjnym środowisku zorientowanym na dostawców, wysokiej jakości RFI daje Ci strategiczną przewagę jako Business. Tworzą dobre pierwsze wrażenie i pomagają znaleźć wartościowych partnerów. Na szczęście sporządzanie i wysyłanie najwyższej jakości formularzy RFI to bułka z masłem dzięki naszym szablonom z listy.
Możesz rzucić okiem na Biblioteka szablonów ClickUp aby znaleźć ponad 1000 uniwersalnych szablonów zaprojektowanych w celu optymalizacji działań biznesowych. 🦸