Zarządzanie procesami zakupowymi wymaga radzenia sobie z trudnymi łańcuchami dostaw, radzenia sobie z dostawcami, przestrzegania zasad i żonglowania globalnym zaopatrzeniem, co nie jest łatwym zadaniem!
Skuteczna komunikacja i przejrzystość mają kluczowe znaczenie dla optymalizacji wydajności łańcucha dostaw.
Zapewnienie najlepszych warunków z dostawcami i maksymalizacja zysków wymaga dobrze przemyślanej strategii. I oczywiście posiadanie odpowiednich narzędzi zaopatrzeniowych ma kluczowe znaczenie dla przewodzenia.
Przygotuj się na kilka przydatnych wskazówek i zapoznaj się z platformą zakupową ClickUp - Twoim narzędziem do realizacji celów biznesowych. Rozwiązanie to pomoże Ci przyspieszyć cały proces jak nigdy dotąd.
Czym jest zaopatrzenie?
Zakupy odnoszą się do nabywania towarów, usług lub prac ze źródeł zewnętrznych. Jest to wieloetapowy proces obejmujący sourcing, zakupy, negocjacje i logistykę. Celem jest zabezpieczenie zasobów potrzebnych do wsparcia operacji lub projektów organizacji.
Zakupy mają kluczowe znaczenie dla obsługi kosztów, zapewnienia jakości i kultywowania relacji z dostawcami - w celu spotkania strategicznych celów firmy. Podstawowe zaopatrzenie obejmuje te początkowe kroki, ale poziom zaawansowany zagłębia się głębiej - analizując dane dotyczące zaopatrzenia, obsługując rozliczenia i opracowując przyszłe plany zaopatrzenia.
Strategia zaopatrzenia może obejmować badanie wymagań Business, śledzenie wpływów i aktualizowanie warunków płatności. Jednak u podstaw procesu zaopatrzenia leży ten sam cel, który udostępniany jest każdemu działowi zaopatrzenia: dostarczanie konkurencyjnych cenowo dostaw na czas i maksymalizacja wartości.
Kluczowe kroki w zaopatrzeniu obejmują rozpoznawanie popytu, negocjowanie i zarządzanie umowami, obsługę ofert, uzyskiwanie zatwierdzeń budżetowych, fakturowanie i prowadzenie dokumentacji. Więcej na ten temat powiemy w późniejszych sekcjach.
Rodzaje procesów zaopatrzenia
Aby lepiej zrozumieć proces zaopatrzenia, podzielmy go na różne typy:
1. Bezpośredni proces zaopatrzenia
Zaopatrzenie bezpośrednie obejmuje nabywanie towarów, usług lub surowców do produktu końcowego. Wiąże się to z pozyskiwaniem materiałów niezbędnych do produkcji lub wytwarzania podstawowych produktów lub usług firmy.
Zaopatrzenie bezpośrednie ma na celu efektywne zabezpieczenie wysokiej jakości materiałów wejściowych, negocjacje z dostawcami, zarządzanie umowami i zapewnienie terminowych dostaw w celu wsparcia cyklu produkcyjnego.
W przypadku firm produkcyjnych chodzi o uzyskanie surowców i usług potrzebnych do stworzenia produktu końcowego. Podobnie, w przypadku sprzedawców detalicznych, wiąże się to z zakupem produktów od hurtowników w celu sprzedaży klientowi końcowemu.
Ten rodzaj zaopatrzenia ma kluczowe znaczenie w branżach takich jak produkcja, gdzie jakość i terminowa dostępność materiałów ma znaczący wpływ na produkt końcowy.
2. Pośredni proces zaopatrzenia
Zamówienia pośrednie to nabywanie towarów i usług niezwiązanych bezpośrednio z wytwarzaniem produktu końcowego. Wiąże się to z zakupem towarów i usług, które stanowią wsparcie dla ogólnej działalności i funkcji firmy, ale nie stają się częścią produktu końcowego.
Pomyśl o materiałach biurowych, pomocy IT, usługach marketingowych, usługach konsultingowych, utrzymaniu obiektu i innych rzeczach, które utrzymują organizację w ruchu - to wszystko wchodzi w zakres zamówień pośrednich.
Zamówienia pośrednie zapewniają dostępność niezbędnych zasobów w celu wsparcia wewnętrznych operacji i działalności Business.
3. Strategiczny proces zaopatrzenia
Zaopatrzenie strategiczne to proces, który obejmuje opracowanie i realizację strategii zaopatrzenia dostosowanej do ogólnego celu firmy cele i zadania organizacji. Wykracza poza transakcyjne aspekty zakupu towarów i usług i koncentruje się na tworzeniu długoterminowej wartości dla organizacji.
Obejmuje współpracę różnych działów w całej firmie, aby zapewnić, że towary o odpowiedniej jakości są pozyskiwane we właściwym czasie.
W ramach zaopatrzenia strategicznego omawiamy zarządzanie relacjami z dostawcami, ocenę ryzyka, analizę rynku i współpracę z kluczowymi interesariuszami. Cel? Obniżenie kosztów, zwiększenie wydajności i pomoc organizacji w osiągnięciu sukcesu poprzez podejmowanie mądrych decyzji i budowanie solidnych, trwałych relacji partnerskich z dostawcami.
4. Operacyjny proces zaopatrzenia
Zaopatrzenie operacyjne to codzienny proces pozyskiwania towarów i usług potrzebnych do regularnej funkcji organizacji. Obejmuje on wykonywanie rutynowych zadań, takich jak zgłaszanie zapotrzebowania, zamawianie i otrzymywanie produktów lub usług.
Zaopatrzenie operacyjne polega na spotkaniu natychmiastowych potrzeb i utrzymaniu płynności - zarządzaniu transakcjami, zapewnieniu dostaw na czas i utrzymaniu odpowiedniego poziomu zapasów.
Wiąże się to z zadaniami takimi jak przetwarzanie zamówień zakupu, zarządzanie dostawcami w transakcjach i zajmowanie się rutynowymi administratorami zaopatrzenia.
5. Taktyczny proces zaopatrzenia
W ramach tego procesu zakupowego zespół realizuje określone działania i strategie w ramach szerszego procesu zakupowego. Koncentruje się on na osiąganiu krótko- i średnioterminowych celów związanych z oszczędnością kosztów, poprawą wydajności i optymalizacją procesów.
W taktycznym procesie zaopatrzenia wybiera się dostawców, negocjuje umowy i wdraża środki oszczędnościowe.
Jest to podejście reaktywne i bardziej skoncentrowane na transakcjach w porównaniu z innymi typami zakupów. Jest to również idealne rozwiązanie na spotkanie z nagłymi potrzebami Business.
Kroki w procesie zaopatrzenia
Każdy Business ma swój własny sposób do zrobienia w kwestii zakupów. Aby to uprościć, podzielmy proces na dziewięć szerokich kroków, które mają uniwersalne zastosowanie:
Krok 1: Zidentyfikuj swoje potrzeby
Identyfikacja potrzeb to proces. Najpierw porozmawiaj z odpowiednimi interesariuszami - użytkownikami końcowymi, kierownikami działów i decydentami - aby zrozumieć ich wymagania i oczekiwania.
Następnie należy przeprowadzić dokładną ocenę potrzeb, analizując bieżące poziomy zapasów, oceniając luki w wydajności lub rozważając przyszłe cele organizacyjne.
Wyraźnie zdefiniuj specyfikacje i wymagania dotyczące potrzebnych towarów lub usług, dodając szczegóły, takie jak ilość, standardy jakości, specyfikacje techniczne, oś czasu dostawy i inne istotne kryteria.
Następnie należy ocenić i zrozumieć ograniczenia budżetowe, aby ustalić realistyczne oczekiwania. Na koniec należy przeprowadzić ocenę ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych wyzwań lub zagrożeń związanych z zamówieniem.
Udokumentuj wszystkie te szczegóły w formalnym dokumencie, który posłuży jako podstawa do tworzenia zapytań ofertowych (RFP) lub ofert cenowych (RFQ) podczas komunikacji z potencjalnymi dostawcami.
Krok 2: Utworzenie i złożenie wniosku o zakup (PR)
Po zidentyfikowaniu potrzeb, nadszedł czas na złożenie wniosku o zakup.
Wniosek o zakup (PR) lub zapotrzebowanie na zakup to formalny dokument lub formularz używany w organizacji do zainicjowania procesu zaopatrzenia.
PR zawiera kluczowe szczegóły, takie jak jasny opis potrzebnych elementów lub usług, specyfikacje ilościowe, informacje budżetowe, wymagania dotyczące dostaw, preferencje dostawców i podpisy zatwierdzające.
Po zatwierdzeniu wniosku o zakup należy użyć go jako podstawy do wystawienia zamówienia zakupu wybranemu dostawcy. Dokument ten zapewnia płynną komunikację między działami i dostosowuje zakupy do potrzeb i budżetu organizacji.
Krok 3: Wybór dostawców
Teraz, gdy masz już wniosek o zakup, nadszedł czas, aby zacząć szukać dostawców, którzy oferują opłacalne usługi o maksymalnej wartości.
Po sporządzeniu krótkiej listy dostawców, poprosić o wycenę od każdego z nich. Im bardziej szczegółowa prośba o informacje tym łatwiej jest porównywać i analizować różne ceny i usługi.
Wybierając dostawcę, należy wziąć pod uwagę ceny, usługi, jakość, reputację, szybkość i niezawodność. Idealny dostawca spełnia wszystkie te kryteria. Jeśli Twoja organizacja ceni sobie odpowiedzialność społeczną, weź pod uwagę zaangażowanie dostawcy w ochronę środowiska i jego etykę.
Analiza tych czynników wskaże najbardziej odpowiednich dostawców i stworzy zarządzanie łańcuchem dostaw na potrzeby zaopatrzenia.
Krok 4: Negocjuj najlepszą ofertę
Teraz chodzi o uzyskanie najlepszej oferty spośród wybranych opcji. Porozmawiaj z różnymi dostawcami, zobacz, co mają do zaoferowania i negocjuj, aby uzyskać najlepszy produkt w ramach swojego budżetu.
Jest to krok, w którym wybierasz ostatecznego dostawcę w drodze przetargu.
Sugerujemy wybranie co najmniej trzech dostawców i negocjowanie z nimi w celu uzyskania najlepszej możliwej oferty. Po indywidualnych negocjacjach z każdym dostawcą, nadszedł czas na porównanie ich ofert.
Oceń najlepsze oferty, poświęć chwilę na refleksję, przeprowadź dokładne porównanie i uzyskaj pisemną umowę od wybranego dostawcy po dokonaniu wyboru.
Ten krok wzmacnia commit i pozwala uniknąć potencjalnych nieporozumień.
Krok 5: Inicjowanie zamówienia zakupu (PO)
Po uzyskaniu najlepszej oferty, złóż zamówienie .
Wystarczy wypełnić zamówienie i wysłać je do dostawcy. Zachowaj przejrzystość i unikaj nieporozumień, podając dokładne szczegóły podczas zakupów.
Przytocz uzgodnione ceny i specyfikacje, sprawdź wszystko dwukrotnie i zapisz wszystko na piśmie. Takie ostrożne podejście usprawnia transakcję i zmniejsza ryzyko nieporozumień.
Krok 6: Odbiór i kontrola towarów
Po otrzymaniu towarów nadchodzi chwila prawdy. Nadszedł czas, aby sprawdzić, czy dostawca dotrzymał swoich obietnic.
Sprawdź dostawy, aby ocenić jakość i wykryć wszelkie błędy lub usterki. To Twoja szansa na sprawdzenie zamówienia i upewnienie się, że jakość spełnia standardy Twojej firmy.
Twój wysiłek włożony w wybór odpowiedniego dostawcy musi zaprocentować jakością dostarczonych materiałów.
Krok 7: Przeprowadzenie trójstronnego dopasowania
Po sprawdzeniu towarów nadszedł czas na weryfikację faktury przed dokonaniem ostatecznej płatności na rzecz dostawcy.
Postępuj zgodnie z techniką trójstronnego dopasowywania, aby zweryfikować zobowiązania, porównując ze sobą zamówienie zakupu, pokwitowanie zamówienia i fakturę. Pozwoli to ujawnić wszelkie rozbieżności lub niedokładne faktury.
Centralne znaczenie tego kroku w cyklu zakupowym wynika z konieczności podwójnego sprawdzenia dokonanych płatności pod kątem wszelkich błędów lub nieprawidłowych dodatków. Jest to jeden z głównych obowiązków.
Krok 8: Opłacenie faktury
Nadszedł czas, aby nagrodzić swoich dostawców, płacąc im należną kwotę na czas i pieczętując serdeczne relacje na przyszłość.
Podobnie jak dobra jakość i niskie ceny sprawiają, że dostawca przyćmiewa wielu innych, terminowe płatności są podstawą atrakcyjnego nabywcy. Jeśli trójstronny proces dopasowywania przebiega bezbłędnie, należy przystąpić do zatwierdzania faktur i płatności za pośrednictwem zobowiązań.
Dokonywanie terminowych płatności jest zatem jednym z kluczowych czynników w nawiązywaniu dobrych relacji z dostawcami, uzyskiwaniu rabatów za terminowe płatności i wzmacnianiu reputacji firmy. Zapobiega to również opóźnieniom w opłatach i zachęca nowych dostawców do połączenia się z firmą.
Krok 9: Prowadzenie dokumentacji
Ostatnim, a zarazem najważniejszym krokiem w procesie zaopatrzenia jest prowadzenie dokumentacji.
Prowadzenie dokumentacji oznacza notatkę na każdym kroku procesu zakupowego, od wstępnych ofert cenowych i negocjacji po zamówienia zakupu i faktury.
Prowadzenie dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla planowania przyszłych zakupów, audytów i obliczeń podatkowych. To nie tylko korzyść wewnętrzna; to także cenny atut przy rozstrzyganiu sporów.
Wyzwania w zakupach
Nawet przy starannym procesie zaopatrzenia, wyzwania w całym procesie są nadal możliwe. Niektóre z najczęstszych bolączek większości teamów zakupowych w zarządzaniu łańcuchem dostaw obejmują:
1. Fragmentacja dostawców
Czy jest po prostu zbyt wiele różnorodnych produktów i usług, na które trzeba zwrócić uwagę?
Baza danych dostawców często ulega fragmentacji, obejmując wielu dostawców w różnych kategoriach, co utrudnia negocjowanie rabatów ilościowych i prowadzi do złożonych zarządzanie umowami .
Kategoryzacja i utrzymanie indywidualnych kont może wymagać niezmierzonej ilości czasu i uwagi ze strony zespołu ds. zakupów.
Rozwiązanie: Utwórz wytyczne dotyczące oceny dostawców i stale aktualizuj bazę danych dostawców, aby była aktualna. Użyj rozwiązania do zarządzania zaopatrzeniem, takiego jak ClickUp, aby usprawnić interakcje z dostawcami, skonsolidować dane i wspierać współpracę.
2. Wydatki Maverick
Nieautoryzowane lub niezgodne z przepisami zakupy dokonywane przez osoby w organizacji bez przestrzegania ustalonych zasad i procedur dotyczących zaopatrzenia są klasyfikowane jako nieuczciwe wydatki.
Pracownicy wysokiego szczebla i kierownictwo różnych działów mogą niezależnie dokonywać zakupów, omijając standardowe procedury. Może to mieć wpływ na firmę w postaci kosztownych zakupów, utraconych możliwości oszczędzania i niespójnej jakości.
Jest to strata dla firmy i stwarza wyzwania związane z prowadzeniem dokumentacji dla zespołu ds. zaopatrzenia. Budżet może się zachwiać lub zakupy mogą zostać całkowicie pominięte w dokumentacji.
Rozwiązanie: Zapobiegaj temu poprzez ustawienie dobrze zdefiniowanych zasad zakupów dla wszystkich pracowników. Użyj oprogramowanie do zarządzania zakupami_ _jak ClickUp, które pomaga centralnie zarządzać wszystkimi aspektami strategii zaopatrzenia
3. Limit strategiczny
Teams zakupowe mogą być uwikłane w codzienne potrzeby biznesu, koncentrując się wyłącznie na zakupie wymagań zakupowych podpowiedź.
Z głównym naciskiem na potrzeby operacyjne strategie takie jak konsolidacja dostawców, oszczędności kosztów i partnerstwa mogą zejść na dalszy plan. Może to służyć celom krótkoterminowym, ale stawia pod znakiem zapytania podstawową rolę zarządzania zaopatrzeniem.
Rozwiązanie: _Użyj ClickUp do tworzenia, monitorowania i strategicznego zarządzania procesem zaopatrzenia dzięki współpracy zespołu, uproszczonym widokom i wielu innym funkcjom
4. Zgodność i zarządzanie ryzykiem
Zapewnienie zgodności z przepisami i zarządzanie ryzykiem w zakupach stanowi wyzwanie. Wymaga starannego przestrzegania przepisów, rozważenia konsekwencji prawnych i wdrożenia proaktywnych rozwiązań strategii ograniczania ryzyka aby zabezpieczyć się przed nieprzewidzianymi komplikacjami.
Praca zgodnie z tymi wymogami i ograniczanie ryzyka spowodowanego naruszeniem danych lub niezgodnością sprzedawcy ma dla zespołu pierwszorzędne znaczenie. Po raz kolejny jest to proces czasochłonny i wymagający czasu.
Rozwiązanie: _Użyj ClickUp do śledzenia zgodności, wplatania protokołów zarządzania ryzykiem i centralizacji procesów zakupowych. Jest to systematyczne podejście, które zmniejsza liczbę błędów, zwiększa widoczność i zachęca do płynnej współpracy - dzięki czemu zgodność i zarządzanie ryzykiem w zaopatrzeniu jest proste
5. Ręczne wyzwania
Obsługa zapotrzebowań na zakup, faktur i zatwierdzeń płatności może być wyzwaniem dla zespołów zakupowych, które nadal opierają się na procesach ręcznych. Proces ten jest pracochłonny, podatny na błędy, czasochłonny i nieefektywny.
Poleganie na ręcznych procesach spowalnia szybkość, zmniejsza dokładność i obniża ogólną wydajność, sprawiając, że trudno jest nadążyć za szybko zmieniającymi się wymaganiami związanymi z zaopatrzeniem.
Rozwiązanie: Automatyzacja_ClickUp usprawnia wprowadzanie danych, zatwierdzanie i komunikację, pozwalając zespołowi skoncentrować się na strategii, podczas gdy on zajmuje się rutynowymi zadaniami, zwiększając dokładność i wydajność zaopatrzenia
Jak zoptymalizować proces zaopatrzenia
Potrzebujesz platformy do obsługi ponad połowy ręcznych zadań związanych z zakupami i zwiększenia ogólnej wydajności? Twoje rozwiązanie jest tutaj.
ClickUp to najlepsze rozwiązanie dla Twoich potrzeb zakupowych, z funkcją dedykowanego oprogramowania zakupowego, które łączy zadania, dokumenty, tablice, analizy, czat i wiele więcej w jednej zintegrowanej platformie.
Mając wszystko w jednym miejscu, możesz się zrelaksować i przestać żonglować między platformami nawet w przypadku najbardziej podstawowych zadań.
Pobierz szablon
Widok wykresu Gantta ClickUp Widok wykresu Gantta ClickUp umożliwia wizualizację i zarządzanie różnymi scenami procesu zakupowego jak nigdy dotąd.
Śledź zależności i zarządzaj priorytetami ze swoim zespołem za pomocą udostępnianej wizualnej osi czasu. Łatwo planuj zadania, przeglądaj postępy, zarządzaj terminami i identyfikuj wąskie gardła, a wszystko to w jednym dynamicznym widoku wykresu.
Współpracuj ze swoim zespołem, aby śledzić przebieg pracy nad projektem i zarządzać priorytetami za pomocą ClickUp Gantt Charts
Mapy myśli ClickUp Mapy myśli ClickUp pomagają wizualizować poszczególne kroki przepływu procesu zakupowego poprzez mapowanie cykli pracy za pomocą węzłów "przeciągnij i upuść" oraz rysowanie połączeń między różnymi zadaniami.
ClickUp udostępnia mapy myśli oparte na zadaniach i węzłach, aby usprawnić pracę i lepiej ją planować. Możesz również udostępniać te mapy myśli swojemu zespołowi, aby wszyscy pracowali jednocześnie nad podobnymi celami.
Rysuj połączenia między zadaniami i pomysłami, twórz mapy cykli pracy za pomocą węzłów typu "przeciągnij i upuść" i nie tylko
Automatyzacja ClickUp
Pozwól ClickUp Automatio do zrobienia ciężkich rzeczy, podczas gdy Ty skupiasz się na bardziej palących wymaganiach. Platforma oferuje ponad 100 możliwości automatyzacji w celu realizacji rutynowych zadań i usprawnienia cyklu pracy.
Możesz także skorzystać z gotowych opcji automatyzacji, aby niestandardowo dostosować je do swoich wymagań. Zmieniaj priorytety, stosuj etykiety i zmieniaj statusy, aby Twój zespół był na bieżąco informowany, a Twój operacje Business aktualne.
Szablony zamówień ClickUp Szablony zamówień ClickUp rozszerzają pomoc w standaryzacji procesów zakupowych, upraszczając i usprawniając je oraz oszczędzając czas i pieniądze. Podstawową zaletą jasnego i spójnego formatu jest zmniejszenie liczby błędów. Niektóre główne elementy ClickUp
Szablon zamówień są:
- Niestandardowe Statusy: Identyfikacja różnych scen w trakcie procesu zamówień za pomocą 21 etykiet statusów, takich jak Open, Clarification Needed, In Progress, itp.
- Widoki niestandardowe: Zbieranie informacji z 8 różnych widoków, w tym Lista, Poziom dostawcy, Ryzyko dostawcy, Krytyczni dostawcy poziomu 1 itp. w celu ułatwienia szybkiego wykonywania zadań
- Pola niestandardowe: Kategoryzuj i dodawaj atrybuty do swoich zadań, dodając wizualizacje, takie jak nazwa kontaktowa dostawcy, zatwierdzone zamówienie, e-mail kontaktowy, dostawca, wnioskodawca itp.
- Zarządzanie projektami: Dzięki wszystkim funkcjom wyróżnionym powyżej, uprość zarządzanie projektami i osiągaj swoje cele szybciej
Mamy nadzieję, że dzięki zrozumieniu rodzajów zamówień, różnych kroków i limitów będziesz mógł lepiej zarządzać tym procesem. Chociaż potrzeby wszystkich firm są różne, ogólne zrozumienie może pomóc w analizie konkretnych wymagań i wykorzystaniu cennych zasobów.
Co więcej, procesy zakupowe ClickUp mogą pomóc w błyskawicznym przejściu dzięki ich rozszerzonym funkcjom. Z wieloma korzyściami pukającymi do Twoich drzwi, zarejestruj się w ClickUp zarządzanie zakupami już dziś i szybko przejdź do wydajnych operacji!