Bent u wel eens uren bezig met repetitieve taken die zinloos lijken? Zoals het kopiëren van gegevens tussen tools, het toewijzen van taken aan de juiste eigenaren wanneer de status verandert en het versturen van herinneringen voor taken die moeten worden uitgevoerd of al te laat zijn.
Ongeveer 60% van de organisaties geeft aan dat hun teams vijf uur per week kwijt zijn aan handmatige taken en repetitieve processen. Dat is 1,5 maand per jaar! Stel je eens voor hoeveel energie deze repetitieve taken, die eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd, kosten!
Wat als uw projectmanagementsoftware repetitieve taken voor u zou kunnen opsporen en zelfs automatiseren? Klinkt dat te mooi om waar te zijn?
In deze blog bekijken we drie tools voor projectmanagement (PM) die automatisch overbodige taken identificeren en u die kostbare uren teruggeven.
Projectmanagementsoftware die overbodige taken in één oogopslag automatisch identificeert
| Naam van de tool | Meest geschikt voor | Belangrijkste functies | Prijzen* |
| ClickUp | AI-gestuurd projectmanagement, taakbeheer en samenwerking | Brain en Brain MAX, ClickUp-taakprioriteiten, automatiseringen en agents | Free Forever; aanpassingen beschikbaar voor ondernemingen |
| Motion | AI-gestuurde taakprioritering en kalenderplanning | AI-projectmanager, AI-taakbeheerder, AI-notitieboek | Betaalde abonnementen zijn beschikbaar vanaf $ 29 per maand per gebruiker. |
| Notion AI | AI-aangedreven documentatie | AI-werkruimte-assistent AI AutofillAI Q&A | Gratis; betaalde abonnementen vanaf $ 12 per maand per gebruiker. |
Hoe we software beoordelen bij ClickUp
Ons redactieteam volgt een transparant, op onderzoek gebaseerd en leveranciersonafhankelijk proces, zodat u erop kunt vertrouwen dat onze aanbevelingen zijn gebaseerd op de werkelijke productwaarde.
Hier volgt een gedetailleerd overzicht van hoe we software beoordelen bij ClickUp.
⚡ Sjabloonarchief: gratis sjablonen voor het bijhouden van meerdere projecten om afhankelijkheden te signaleren en taken te prioriteren
Waar moet u op letten bij projectmanagementsoftware die overbodige taken automatisch identificeert?
De snelste manier om overbodig werk te elimineren, is door uw projectmanagementsoftware dit te laten automatiseren. Hier zijn de mogelijkheden die automatisering mogelijk maken:
- Prioritering van taken: zoek naar flexibele vlaggen met prioriteit, aangepaste velden of ingebouwde algoritmen die aangeven welk werk eerst aandacht verdient en wat kan worden uitgesteld.
- Taakafhankelijkheid: De projectmanagementsoftware moet u in staat stellen taken aan elkaar te koppelen, zodat afhankelijke werkzaamheden duidelijk in kaart worden gebracht.
- Werkstroomautomatisering: Met de beste projectmanagementsoftware kunt u regels en triggers instellen om repetitieve taken te automatiseren zonder code te schrijven, met minimale installatie.
- Contextuele AI: Deze moet slimme logica gebruiken om te interpreteren welke taken vergelijkbaar zijn, identieke content weergeven, samenvoegingen voorstellen of taken markeren die waarschijnlijk overbodig zijn, op basis van patronen uit het verleden.
- Automatisering van terugkerende taken: Routinetaken moeten automatisch worden gegenereerd of op gezette tijden (dagelijks/wekelijks/maandelijks) worden triggerd voor projectmanagers.
- Realtime rapportage: U hebt dashboards of analyses nodig in de taakbeheersoftware om statistieken zoals achterstallige taken, resourcebelasting enz. weer te geven.
De beste software voor projectmanagement die overbodige taken automatisch identificeert
Hieronder vindt u onze selectie van de beste projectmanagementsoftware. Deze software maakt gebruik van automatisering om dubbele taken op te sporen, handmatige updates te verwijderen en uw team de ruimte te geven om zich te concentreren op zinvol werk.
1. ClickUp (het beste voor AI-gestuurd projectmanagement en samenwerking)
De meeste projectmanagementsoftware toont u alleen de taken die u zelf aanmaakt. Het kan u niet vertellen dat de taak 'herontwerp van de onboarding-werkstroom voor klanten' in de sprint van het productteam in wezen hetzelfde is als de taak 'verbetering van de ervaring voor nieuwe gebruikers' in de backlog van het marketingteam.
ClickUp pakt dit aan als 's werelds eerste Converged AI-werkruimte, waarin alle werk-apps, gegevens en werkstroomen worden samengebracht, zodat AI daadwerkelijk patronen in uw hele bedrijfsvoering kan zien.
Omdat al uw taken, projecten, documenten en teamgesprekken op één platform staan, kan de ClickUp AI herkennen wanneer meerdere mensen met vergelijkbare problemen worstelen, wanneer taakbeschrijvingen elkaar aanzienlijk overlappen of wanneer nieuwe verzoeken dubbel werk opleveren.
Zo elimineert ClickUp werkversnippering en biedt het 100% context, wat betekent dat de AI niet alleen individuele taken begrijpt, maar ook hoe deze zich tot elkaar verhouden binnen teams en tijdlijnen, waardoor redundantie wordt opgemerkt die anders verborgen zou blijven tot het te laat is.
Laten we de functies eens nader bekijken.
Stel een prioriteringssysteem op met ClickUp-taakprioriteiten en afhankelijkheden
Zonder een prioriteringssysteem is het moeilijk om te onderscheiden wat belangrijk is en wat niet. Daardoor komen er vaak taken met een lage waarde in de werkstroom terecht.
Met ClickUp-taaken worden alle taken in één centrale werkruimte beheerd, inclusief documenten, opmerkingen, subtaaken, afhankelijkheden en meer. Dit vermindert de grootste bron van redundantie: verspreid werk over verschillende tools.
Met de geavanceerde zoek- en filtertools van ClickUp kunt u snel taken vinden met overeenkomende trefwoorden, tags of aangepaste velden. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar alle taken die 'onboarding' bevatten of filteren op een specifieke tag zoals 'urgent'.
Zo kunt u gemakkelijk overlappend of herhaaldelijk werk opsporen, vooral bij grote projecten of bij meerdere teams.
De functie Taakprioriteiten en afhankelijkheden van ClickUp gaat nog een stap verder. Markeer al uw taken met vier vlaggen: Urgent, Hoog, Normaal, Laag, so zodat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren. Afhankelijkheiden kunnen u helpen bijhouden welke taak op een andere wacht. Sorteer, filter of groepeer taken op prioriteit in de lijst- of bordweergave. Vergelijkbare of minder belangrijke taken zijn direct zichtbaar en gaan niet verloren in de rommel.
Met ClickUp AI kunt u zelfs automatisch prioriteiten toewijzen op basis van uw aanwijzingen, zodat het meest impactvolle werk bovenaan komt te staan.
En dan zijn er nog de AI-kaarten van ClickUp.
U kunt deze kaarten aangepast maken door taken, subtaaken, gearchiveerde items of tijdsbereiken te filteren, waardoor u moeiteloos knelpunten of dubbele taken kunt opsporen die niet in de werkstroom thuishoren.
Krijg contextbewuste inzichten met ClickUp Brain
ClickUp Brain is uw persoonlijke AI-assistent die de context van uw werk begrijpt en inzichten naar boven haalt waar u normaal gesproken uren naar zou moeten zoeken.
ClickUp Brain analyseert uw werkruimte op taken met vergelijkbare titels, beschrijvingen of toegewezen personen en markeert mogelijke duplicaten. Het kan suggesties geven zoals: "Deze taken lijken op elkaar – overweeg ze samen te voegen of bij te werken. "
Met ClickUp Brain kunt u:
- Wijs automatisch prioriteiten toe op basis van de content van de taak.
- Tag taken nauwkeurig (Brain suggereert relevante tags om handmatig werk te verminderen)
- Vat direct samen wat er tijdens het project is veranderd.
- Genereer rapporten die laten zien waar de focus vervolgens naartoe moet verschuiven.
Dat is nog niet alles. ClickUp Brain's Enterprise Search is een AI-aangedreven tool die het ophalen van informatie op verschillende platforms, waaronder Google Drive, Notion, Slack en Gmail, samenbrengt.
Met de uniforme zoekfunctie kunt u direct documenten, taken en chats in al uw gekoppelde apps op één plek scannen, zonder dat u tussen verschillende tools hoeft te schakelen. Bovendien zorgt realtime indexering ervoor dat u altijd de meest actuele gegevens doorzoekt (zelfs als deze in verschillende lijsten of apps zijn verborgen).
⭐ Bonus: Wilt u AI die dubbel werk herkent voordat het begint? ClickUp Brain MAX begrijpt uw hele werkruimte: elke taak, elk project, elk document en elk gesprek. Zo werkt het:
- Proactieve detectie van duplicaten: wanneer een ontwerper een Taak aanmaakt voor het 'herontwerpen van de navigatie van de mobiele app', terwijl een ander team al bezig is met het 'verbeteren van de UX van het app-menu', detecteert Brain MAX de overlapping en waarschuwt het de relevante belanghebbenden.
- Zoek verder dan alleen de titel van een taak: Brain MAX doorzoekt taakbeschrijvingen, opmerkingen, bijlagen en gerelateerde gesprekken om dubbele inspanningen te vinden, zelfs als de bewoordingen verschillen.
- Zichtbaarheid tussen teams: omdat Brain MAX toegang heeft tot uw hele werkruimte, spoort het redundantie op tussen afdelingen die u nooit zou ontdekken in elkaars werk.
- Stemgestuurde dubbele controles: gebruik Talk to Text om Brain MAX te vragen of er al werk bestaat voordat u nieuwe taken aanmaakt. Zeg gewoon: "Is er iemand bezig met het verkoopdeck voor het tweede kwartaal?" en krijg direct antwoord.
- Meerdere AI-modellen die samenwerken: Brain MAX integreert ChatGPT, Claude, Gemini en andere toonaangevende AI-modellen in uw werkruimte, zodat u over de beste mogelijkheden voor verschillende taken beschikt.
Stel aangepaste regels in om repetitieve taken te automatiseren met ClickUp-automatisering
Met ClickUp Automations kunt u zonder code aangepaste regels maken of kiezen uit een bibliotheek met vooraf gemaakte sjablonen om terugkerende taken te automatiseren.
U kunt automatiseringen instellen om u te waarschuwen wanneer een nieuwe taak voldoet aan de criteria van een bestaande taak (bijvoorbeeld hetzelfde project, vergelijkbare titel of tag). Zo kunt u duplicaten al bij het aanmaken opmerken.
Als iemand bijvoorbeeld een taak aanmaakt met de naam 'Websitebanner bijwerken' en er bestaat al een soortgelijke taak, kan ClickUp u of de maker van de taak automatisch op de hoogte stellen, waardoor het risico op dubbel werk wordt verminderd.
Bovendien kunt u met de tools voor bulkacties van ClickUp deze taken in een groep samenvoegen, bijwerken of verwijderen, waardoor uw werkstroom wordt gestroomlijnd en rommel wordt verminderd.
Bekijk deze video voor meer informatie over de automatisering van uw werkstroom.
Laat Super Agents het zware werk voor u doen
De meeste AI-tools bevinden zich buiten uw werkstroom. Omdat ClickUp Agents binnen uw ClickUp-werkruimte actief zijn, kunnen ze niet alleen suggesties doen, maar ook overbodig werk verminderen.
ClickUp Agents fungeren als AI-teamgenoten aan wie u werk kunt toewijzen. Tag ze in een taak of trigger ze via een automatisering, en zij nemen repetitief of dubbel werk over, zoals:
- Taak met documenten en documenten scannen om overlappingen of duplicaties te identificeren
- Bijwerken en sluiten van taken die niet langer relevant zijn
- Het genereren van samenvattingen zodat het team statusupdates niet opnieuw hoeft te schrijven.
- Automatisch rapporten en rapporten over de voortgang maken
💡 Pro-tip: Met ClickUp kunt u aangepaste weergaven maken waarin taken worden gegroepeerd op naam, tag, toegewezen persoon of andere velden. Met deze visuele groeperingen kunt u gemakkelijk zoeken naar herhaalde of overbodige taken.
De beste functies van ClickUp
- Voortgang monitoren: Bekijk de realtime voortgang van taken, eigenaren en prioriteiten op het ClickUp-dashboard en visualiseer wat er beweegt en wat vastzit.
- Houd samenwerking contextueel: houd uw gesprekken gerelateerd aan het werk met ClickUp Chat, zodat iedereen op één lijn blijft zonder van context te wisselen.
- Stel taken in om te herhalen op basis van tijd of gebeurtenis: Plan een taak om te herhalen met elke gewenste frequentie of wanneer de status verandert met behulp van ClickUp's terugkerende taken (terugkerende taken).
- Stroomlijn projectaanvragen: verzamel aanvragen via aanpasbare ClickUp-formulieren die worden omgezet in uitvoerbare taken met toegewezen eigenaren en prioriteit.
- AI-gestuurde projectplanning: ClickUp AI plant het perfecte schema op basis van taken, gebeurtenissen en doelen met behulp van ClickUp Kalender.
- Gebruik kant-en-klare sjablonen: Standaardiseer herhaalbare werkzaamheden met aanpasbare en gratis sjablonen voor prioriteitenstelling.
Nadelen van ClickUp
- Het uitgebreide bereik aan functies kan nieuwe gebruikers overweldigen.
Voordelen van ClickUp
- Eén werkruimte voor alles, geen wisselen tussen verschillende tools
- ClickUp Brain en automatisering wijzen taken toe, detecteren belemmeringen, vatten de voortgang samen en verminderen repetitieve handelingen.
Waarom is het zo handig om overbodige taken automatisch te identificeren?
ClickUp detecteert automatisch overlappend of dubbel werk door taken te analyseren aan de hand van prioriteiten, afhankelijkheden en de contextbewuste inzichten van ClickUp Brain.
Prijzen van ClickUp
Beoordelingen en recensies van ClickUp
- G2: 4,7/5 (meer dan 10.400 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 4500 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over ClickUp?
Hier is een recensie van TrustRadius:
Deze tool is zeer effectief voor persoonlijke en professionele groei. Hiermee kunt u uw aanwezigheid markeren, uw werktijd bijhouden en uw individuele taken indelen op basis van uw behoeften. U kunt de prioriteit van de taken in uw takenlijst instellen en u kunt een herinnering instellen voor de door u vermelde deadline van uw taken.
Deze tool is zeer effectief voor persoonlijke en professionele groei. Hiermee kunt u uw aanwezigheid markeren, uw werktijd bijhouden en uw individuele taken indelen op basis van uw behoeften. U kunt de prioriteit van de taken in uw takenlijst instellen en u kunt een herinnering instellen voor de door u vermelde deadline van uw taken.
💟 Bonus: Wilt u een kalender die uw taken automatisch plant? ClickUp Kalender is precies wat u nodig hebt!
2. Motion (het beste voor AI-gestuurde taakprioritering en kalenderplanning)
Stel je voor dat je een planningsassistent hebt die je behoeften en voorkeuren leert kennen. En die zich vervolgens beter aanpast aan die vereisten. Dat is Motion AI.
Deze AI-planningsapp en projectmanagementtool plant uw dag, plant uw taken en wijst uw werklast automatisch opnieuw toe. De AI-projectmanager analyseert voortdurend deadlines, werklast en prioriteiten om een effectief dagelijks plan op te stellen.
U hoeft taken niet handmatig te reorganiseren wanneer abonnementen veranderen. Motion herschikt automatisch de planning en stelt nieuwe prioriteiten. Als twee taken elkaar overlappen of overbodig worden, markeert de AI deze, zodat u ze kunt verwijderen of samenvoegen.
U kunt taken toevoegen, urgentie aangeven en Motion bepaalt wanneer ze moeten worden uitgevoerd. De AI-kalender van Motion combineert taken en vergaderingen in één realtime planning. Het herverdeelt continu tijdsblokken wanneer prioriteiten verschuiven, waardoor er minder heen en weer gepland hoeft te worden.
De beste functies van Motion
- De AI-vergadering-assistent van Motion plant terugkerende check-ins, voorkomt dubbele afspraken in kalenders en beschermt blokken voor diepgaand werk.
- De AI-gantt-grafiek van Motion wordt in realtime bijgewerkt wanneer taken en deadlines veranderen.
- Breng verschillende taken en gebeurtenissen uit meerdere kalenders samen om verborgen overtolligheden op te sporen.
- Automatiseer het aanmaken van projecten, het delegeren van taken en het plannen met de AI-werkstroom van Motion om dubbel werk te voorkomen.
- De AI-notulist van Motion zet transcripties en samenvattingen om in uitvoerbare taken, wijst automatisch eigenaren toe, stelt de duur vast en maakt follow-ups.
Motion cons
- Biedt beperkte flexibiliteit op het gebied van projectmanagement, omdat alles aan de kalender is gekoppeld.
- Hoewel het geautomatiseerde taakplanning en agendabeheer biedt, mist het geavanceerde projectmanagementfuncties zoals aangepaste taakvelden en een gedetailleerde hiërarchie.
Motion-professionals
- Geautomatiseerde taakplanning voorkomt dubbel werk
- Real-time herplanning legt taken met een lage waarde bloot
Waarom is het zo handig om overbodige taken automatisch te identificeren?
De AI-planningapp Motion evalueert voortdurend wat er op uw agenda staat, van taken en vergaderingen tot terugkerend werk. Omdat elke taak in een reëel, tijdgebonden schema moet passen, kunnen overbodige of weinig waardevolle taken niet langer worden genegeerd.
Motion-prijzen
- Free
- Voor particulieren Pro AI: $ 49/maand per gebruiker Business AI: $ 69/maand per gebruiker
- Pro AI: $ 49 per maand per gebruiker
- Business AI: $ 69/maand per gebruiker
- Voor teams Pro AI: $ 29/maand per gebruiker Business AI: $ 49/maand per gebruiker
- Pro AI: $ 29/maand per gebruiker
- Business AI: $ 49 per maand per gebruiker
- Pro AI: $ 49 per maand per gebruiker
- Business AI: $ 69/maand per gebruiker
- Pro AI: $ 29/maand per gebruiker
- Business AI: $ 49 per maand per gebruiker
Bewegingsbeoordelingen en recensies
- G2: 4,1/5 (meer dan 120 beoordelingen)
- Capterra: 4,3/5 (meer dan 80 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Motion?
Hier is een recensie van Capterra:
Ik heb tot nu toe erg genoten van Motion. Het is een geweldige hulpbron geweest die me heeft geholpen om gefocust te blijven en zowel op het werk als thuis Taaken voor elkaar te krijgen.
Ik heb tot nu toe erg genoten van Motion. Het is een geweldige hulpbron geweest die me heeft geholpen om gefocust te blijven en zowel op het werk als thuis dingen voor elkaar te krijgen.
📮 ClickUp Insight: 24% van de werknemers zegt dat repetitieve taken hen verhinderen om zinvoller werk te doen, en nog eens 24% vindt dat hun vaardigheden onderbenut worden. Dat betekent dat bijna de helft van het personeelsbestand zich creatief geblokkeerd en ondergewaardeerd voelt. 💔
ClickUp helpt u om de focus te verleggen naar werk met een grote impact met eenvoudig in te stellen AI-agents, die terugkerende taken automatiseren op basis van triggers. Wanneer een taak bijvoorbeeld als voltooid wordt gemarkeerd, kan de AI-agent van ClickUp automatisch de volgende stap toewijzen, herinneringen versturen of de projectstatus bijwerken, zodat u geen handmatige follow-ups meer hoeft uit te voeren.
💫 Echte resultaten: STANLEY Security heeft de tijd die wordt besteed aan het opstellen van rapporten met 50% of meer verminderd dankzij de aanpasbare tools voor rapportage van ClickUp, waardoor hun teams zich minder hoeven te concentreren op formatten en meer op prognoses.
3. Notion AI (het beste voor AI-aangedreven documentatie)
Notion AI transformeert uw werkruimte in een verbonden systeem waar taken, documenten en projectinformatie naast elkaar bestaan. Omdat alles op één plek is georganiseerd, helpt het u om overbodige taken op te sporen.
Gebruik Notion AI om dubbel werk te verminderen. Het zet aantekeningen, e-mails en gesprekken om in uitvoerbare taken en controleert ook op vergelijkbare bestaande items. De functie Autofill helpt bij het invullen van velden zoals status, prioriteit, eigenaar en volgende stappen. Wanneer meerdere taken op elkaar lijken of herhaalde content bevatten, stelt Notion voor om ze samen te voegen of bij te werken om een overzichtelijke database te behouden.
De AI Q&A van Notion werkt als een zoekmachine voor uw werkruimte. Stel gewoon een vraag (Welke taken zijn deze week geblokkeerd?) en Notion toont relevante taken of pagina's.
De beste functies van Notion AI
- Herschrijf concepten in verschillende stijlen: korter, langer, professioneel, informeel of vereenvoudigd, zodat ze snel kunnen worden doorgenomen.
- Met automatiserde samenvattingen worden terugkerende statusupdates sneller en consistenter, waardoor u uren bespaart die u normaal gesproken wekelijks besteedt aan het herschrijven van dezelfde projectupdates.
- Genereer volledige documenten, zoals concurrentieanalyses of marktoverzichten, met behulp van context uit uw aantekeningen en externe bronnen.
- Slimme herinneringen passen zich aan uw agenda en prioriteiten aan.
- Vertaal volledige documenten of pagina's rechtstreeks in Notion naar meerdere talen.
Notion AI nadelen
- Werkt alleen binnen Notion, dus u kunt de AI niet buiten uw werkruimte gebruiken.
- Notion AI kan taken en samenvattingen genereren, maar automatiseert geen werkstroom (bijv. automatisch toewijzen wanneer de status verandert, automatisering triggeren wanneer een taak te laat is).
Notion AI-voordelen
- Elimineert het zoeken naar informatie, waardoor dubbele taken worden voorkomen.
- Notion AI zet aantekeningen over vergaderingen, ideeën of lange teksten direct om in taken met ingevulde velden.
Waarom is het zo handig om overbodige taken automatisch te identificeren?
Overbodige taken worden zichtbaar wanneer het systeem voldoende context heeft over projecten, taken, documenten en aantekeningen. Notion AI kan ook uw hele werkruimte doorzoeken en gerelateerde of vergelijkbare items naar voren halen, waardoor u overlappingen gemakkelijk kunt herkennen.
Prijzen van Notion AI
- Free
- Plus: $12/maand per gebruiker
- Business: $ 24/maand per gebruiker
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Notion AI-beoordelingen en recensies
- G2: Onvoldoende beoordelingen
- Capterra: 4,7/5 (meer dan 2600 beoordelingen)
Wat zeggen echte gebruikers over Notion AI?
Hier is een recensie van Capterra:
Notion komt echt tot zijn recht en toont zijn doeltreffendheid wanneer het hele team het omarmt. De samenwerkingsfuncties maken de bewerking van documenten door het team HEEL eenvoudig, wat de communicatie en werkstroom heeft verbeterd. De sjablonen en AI-schrijfhulp zijn ook geweldig om een voorsprong te nemen op het werk.
Notion komt echt tot zijn recht en toont zijn doeltreffendheid wanneer het hele team het omarmt. De samenwerkingsfuncties maken de bewerking van documenten door het team HEEL eenvoudig, wat de communicatie en werkstroom heeft verbeterd. De sjablonen en AI-schrijfhulp zijn ook geweldig om een voorsprong te nemen op het werk.
📚 Lees meer: Notion AI-alternatief voor het aanmaken van content
👀 Wist u dat? NASA verloor een Marsorbiter ter waarde van 125 miljoen dollar omdat het ene team metrische eenheden gebruikte en het andere team Engelse eenheden. Deze redundantie in gegevensinvoer, in combinatie met menselijke fouten, zorgde ervoor dat het ruimtevaartuig in de atmosfeer van Mars verbrandde.
Andere opmerkelijke vermeldingen
Naast deze drie zijn er nog enkele andere tools voor projectmanagement die u kunt gebruiken voor de automatisering van taken in uw dagelijkse werkstroom:
1. monday. com
Als u de voorkeur geeft aan een visuele manier om al uw projecten te beheren, dan is Monday de PM-tool bij uitstek. Gebruik automatiseringen om acties te triggeren, zoals automatisch toewijzen, automatisch de status bijwerken of een melding geven wanneer een taak wordt aangemaakt die lijkt op een bestaande taak.
De werklastweergave helpt bij het opsporen van overlappende verantwoordelijkheden. Als meerdere mensen taken voor hetzelfde doel aanmaken, markeert het platform overbelaste middelen en brengt het overbodig werk aan het licht. De conversie van document → taak voorkomt ook duplicatie, omdat actiepunten op hetzelfde bord staan waar taken zichtbaar zijn.
👀 Wist u dat? Gantt-diagramplanners bestaan al heel lang. In de loop der jaren hebben ze veel veranderingen ondergaan. Deze zijn voornamelijk ingegeven door de behoefte aan efficiënter projectmanagement.
In het handmatige tijdperk werden Gantt-grafieken handmatig op papier gemaakt. Ze waren statisch en het kostte veel moeite om ze bij te werken. Met de Excel-revolutie konden projectmanagers Gantt-grafieken digitaal maken en bewerken. Voor complexe projecten was het bijwerken ervan nog steeds tijdrovend.
Snel vooruitspoelen naar vandaag. Moderne Gantt-diagramsoftware plant uw taken automatisch opnieuw in wanneer u aanpassingen aanbrengt in uw projectplanning. Ze vergemakkelijken ook een betere samenwerking tussen teams door een toegankelijke gedeelde weergave van de projecttijdlijn te bieden.
2. Wrike
De projectmanagementsoftware Wrike maakt gebruik van Gantt-grafieken om afhankelijkheden gedetailleerd in kaart te brengen. Als twee taken zijn gepland met hetzelfde resultaat of afhankelijk zijn van dezelfde stap, wordt de verbinding in de grafiek gemarkeerd.
Wrike markeert overbodige of vastgelopen taken door middel van taakafhankelijkheden, kritieke padanalyse en dashboards, waardoor u gemakkelijker prioriteiten kunt stellen voor uw projecten. Met realtime projectprognoses berekent Wrike automatisch nieuwe tijdlijnen. Op dit bord kunt u zien hoe het verschuiven van één taak het projectplan beïnvloedt.
Met de aanvraagformulieren met regels voor het automatisch aanmaken van taken kunt u binnenkomende aanvragen matchen met bestaande aanvragen op basis van velden zoals project en deadline.
💡 Pro-tip: Leid al het nieuwe werk via één enkel aanvraagformulier dat wordt ingevoerd in uw projectmanagementtools. Wanneer alles op dezelfde manier in het systeem wordt ingevoerd, kan de projectmanagementsoftware duplicaten automatisch samenvoegen, aanvragen correct taggen en ervoor zorgen dat niemand twee keer aan dezelfde taak werkt – in silo's. Een kleine instellingsstap bespaart u later uren aan terugkerende taken.
3. Hive
Als u AI-gestuurde projectuitvoering wilt, heeft Hive Buzz AI om u te helpen. Buzz verzamelt updates van alle projecten, taken, goedkeuringen en berichten in één feed. Als twee teamleden vergelijkbare taken aanmaken of parallel werk starten, ziet u beide updates naast elkaar, waardoor dubbel werk zichtbaar wordt en u repetitieve taken kunt automatiseren.
👀 Wist u dat? Volgens het MIT mislukt meer dan 95% van de AI-projecten. Teleurstellend, maar niet verrassend. Hoewel generieke tools zoals ChatGPT uitstekend geschikt zijn voor individueel gebruik vanwege hun flexibiliteit, schieten ze tekort bij gebruik in ondernemingen omdat ze niet leren van of zich aanpassen aan werkstroom.
Een geconvergeerde AI-werkruimte voegt daarentegen een systeembrede laag contextuele intelligentie toe. Deze begrijpt uw taken, documenten, chats en tijdlijnen en gebruikt die context om snellere, beter bruikbare inzichten te leveren.
Hoe om te gaan met overbodige taken (tips + best practices)
Hier zijn enkele praktische manieren om dubbel werk en terugkerende drukke werkzaamheden te verminderen, zelfs voordat automatisering een rol gaat spelen.
1. Wijs één eigenaar per taak toe
Een veelvoorkomende uitdaging bij projectmanagement is het gebrek aan duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Als projectmanager wilt u dat uw teams snel werken en niet vastlopen in onduidelijkheid over wie wat doet.
✅ Oplossing: Wijs één eigenaar per taak toe. Gebruik het RACI-raamwerk om ervoor te zorgen dat teamleden geen dubbel werk doen. RACI-grafieken zijn vooral nuttig bij resourcebeheer wanneer de besluitvorming over verschillende taken is verdeeld. Ze geven bijvoorbeeld aan wie Taak X uitvoert, wie erover meebeslist en wie verantwoordelijk is voor de uiteindelijke beslissing over de taak.
2. Gebruik een tool voor taakbeheer
Wanneer taken worden beheerd via e-mails, Slack-berichten, spreadsheets en persoonlijke aantekeningen, raakt de lijst met taken rommelig.
Oude taken worden nooit gesloten, verouderd werk blijft in het ongewisse hangen en niemand weet wat nog relevant is. Omdat het makkelijker is om een nieuwe taak aan te maken dan door een rommelige achterstand te spitten, dupliceren mensen onbedoeld werk. Het resultaat? Uw team verspilt tijd met het controleren van statussen en het achterhalen van updates.
✅ Oplossing: Gebruik taakbeheersoftware. In plaats van handmatig naar taken te zoeken, kunt u met deze tool filteren op items zonder activiteit, taken zonder eigenaar of duplicaten op basis van titel of trefwoorden. U kunt oude taken in bulk sluiten of archiveren, duplicaten samenvoegen tot één taak en alles wat vastzit opnieuw toewijzen, en dat allemaal in enkele minuten.
3. Zet aantekeningen van vergaderingen om in één lijst met taken
Na een vergadering kunt u met het volgende scenario te maken krijgen. De ene persoon hoort 'deck voorbereiden', een ander schrijft 'dia's maken' en weer iemand anders noteert 'presentatieoverzicht'.
Drie verschillende mensen maken drie verschillende taken voor hetzelfde eindresultaat.
✅ Oplossing: Gebruik ClickUp AI Notetaker om deel te nemen aan de vergadering. Deze software transcribeert de discussie en zet actiepunten om in concrete taken met eigenaars en deadlines.
Niemand hoeft tijdens de projectplanning nog handmatig aantekeningen te herschrijven of taken aan te maken. U kunt zelfs vragen stellen aan ClickUp, zoals 'Wat zijn mijn openstaande actiepunten van de vergaderingen met klanten van deze week?', waarna het systeem direct antwoorden uit al uw aantekeningen haalt.
Bekijk deze video om te zien hoe u AI kunt gebruiken voor aantekeningen van vergaderingen om overbodige taaken te elimineren en processen te stroomlijnen.
Gebruik ClickUp om redundantie te identificeren en te elimineren
Laat de oude manier van handmatig projectmanagement achter u, waarbij u meer tijd besteedt aan het voortstuwen van taken dan aan het uitvoeren van het werk zelf.
Met ClickUp als uw projectmanagementsoftware krijgt u ingebouwde AI, automatiseringen en aanpasbare werkstroomautomatisering.
Of u nu meerdere projecten of één enkel project beheert, ClickUp helpt u bij het creëren van aangepaste werkstroommodellen voor uw gebruikssituatie. Het wordt het commandocentrum voor het toewijzen van middelen, het bijhouden van de voortgang van projecten en het verbeteren van de algehele projectprestaties.
Meld u gratis aan bij ClickUp om te zien hoe het overbodige taken automatisch identificeert.