Financiële transparantie is essentieel bij het beheren van afdelings- en projectbudgetten en bedrijfsuitgaven. Van marketingcampagnes van software tot reizen en nog veel meer, de kosten lopen snel op. Zonder consistent overzicht wordt het een uitdaging om de waarde te rechtvaardigen.
Een gestroomlijnd onkostentrackingsysteem is essentieel voor een duidelijke financiële rapportage. Op maat gemaakte documentatie biedt een gedetailleerd inzicht in waar geld naartoe stroomt voor uitgaven op project-, afdelings- en teamniveau. Scherpere prognoses en bewijs van ROI worden mogelijk voor grote en kleine initiatieven. 🏆
Aan de hand van stapsgewijze instructies leert u hoe u rapporten voor uitgavenbeheer kunt maken in Excel . Gebruik deze gids als basis voor gesprekken over het optimaliseren van de handhaving van het uitgavenbeleid van uw bedrijf!
Wat is nu precies een zakelijke onkostendeclaratie? Laten we eens kijken naar een aantal belangrijke kenmerken van effectieve onkostendeclaraties.
Wat is een zakelijke onkostennota?
Een zakelijke onkostendeclaratie is een document waarin de uitgaven van het bedrijf aan producten, diensten, lonen en andere kosten worden bijgehouden. Het document bevat rijen en kolommen die de datum, beschrijving, leverancier, bedrag, categorie en andere details van de uitgaven registreren.
Excel-tabbladen binnen een spreadsheet worden gebruikt om uitgaven te scheiden per afdeling, project, persoon of ander type. Formules berekenen uitgaventotalen per week, maand, kwartaal of elk opgegeven datumbereik.
Met bijgehouden uitgaven kunnen managers essentiële vragen beantwoorden die van invloed zijn op projectwerk en toewijzing van middelen : Doen projectbudgetten overeen met de werkelijke kosten? Vallen de uitgaven onder de juiste GL-codes? Welke kosten stijgen snel?
De voordelen van het gebruik van Excel voor het organiseren van uitgavenstaten zijn onder andere:
- Het budget van een afdeling bijhouden: Bekijk de uitgaven per kwartaal of jaar in vergelijking met het toegewezen budget
- Nauwkeurigheid voorspellen: Trends in uitgaven uit het verleden opsporen om toekomstige bedrijfsuitgaven te voorspellen
- Organisatie: Handhaaf één enkel, gestandaardiseerd sjabloon en systeem voor onkostendeclaraties om de controle van ontvangstbewijzen en facturen te vereenvoudigen
We hopen dat je een gezond niveau van georganiseerde gegevens bereikt, zodat je niet verrast wordt door wijzigingen in je budget op het laatste moment en een zo accuraat mogelijk financieel beeld hebt. Dit brengt ons bij het belangrijkste evenement: onkostenbeheer instellen!
Een zakelijke onkostennota maken in Excel
Voordat we beginnen, behandelen we eerst de belangrijkste onderdelen:
- Elke Excel-versie: We gebruiken de universele spreadsheetfunctionaliteit
- Onkostenbonnen en documentatie: Alle transactiegegevens om in te voeren (Waarom zou je niet alvast beginnen met je volgende onkostendeclaratie?)
- Uitgavencategorieën: Definieer een lijst met uitgaventypen die relevant zijn voor uw activiteiten
Nu je de belangrijkste gegevens hebt verzameld, hebben we alle ingrediënten om een onkostendeclaratiesjabloon in Excel aan te passen. Laten we meteen beginnen met de stap-voor-stap handleiding!
Stap 1: Download onze gratis sjabloon voor onkosten bijhouden
In plaats van een onkostentabel vanaf nul op te bouwen, kun je beter onze gratis Excel-sjabloon voor onkostentabellen gebruiken. Het bevat al de standaardvelden voor datums/leveranciers/bedragen en kant-en-klare formules om automatisch totalen per categorie op te tellen. Overschrijf de dummygegevens met je zakelijke uitgaven en behoud de ingebouwde formules. 🧪
Open gewoon het downloadbestand om de onderstaande stappen te volgen!
Het Excel-sjabloon downloaden
Stap 2: Koptekstinformatie instellen
Voer bovenaan belangrijke gegevens in om het rapport te identificeren:
- Opgesteld voor: Voeg de naam van de werknemer of afdeling toe die de kosten heeft gemaakt
- Ingediend door: Vermeld wie de onkosteninformatie en spreadsheet heeft opgesteld/aangewerkt
- Doel: Leg kort de reden voor het rapport uit (wekelijkse begrotingsvergadering, verzoek van manager, algemene activiteiten van de afdeling)
- Uitgavenperiode: Voer de begin- en einddatum in (dag, maand en 4-cijferig jaar) met een datumbereik voor alle gedocumenteerde transacties
Gebruik bladkoppen om context en duidelijkheid te geven aan beoordelaars van budgetten
Stap 3: Onkostencategorieën instellen
De vervolgkeuzelijsten in het sjabloon voor het uitgavenspreadsheet zijn niet opgenomen om de, hoe zullen we het zeggen, "kale" esthetiek van Excel te verdoezelen.
Het dient een broodnodig doel van duidelijke categorisatie en consistentie voor alle transacties binnen het bedrijf.
Dit strekt zich uit tot gegevensinvoer ook. Dropdowns zijn een garantie voor foutloze gegevensverwerking en gestroomlijnde analyse. Eén verkeerd gespelde onkostensoort of kostencode kan alles uit balans brengen. ⚖️
Hier lees je hoe je categorieën vastlegt via dropdowns:
- Klik op de regel kantoorbenodigdheden (cel B18) en het pictogram met de vervolgkeuzelijst verschijnt
- Ga naar de Menu werkbalk bovenin, klik op Gegevens > Gegevens valideren_,_en er verschijnt een pop-up venster
- Herschrijf in het tekstveld Bron de lijst zodat deze overeenkomt met de onkostencategorieën in uw bedrijf. Scheid elke categorie met een komma. (We raden aan om ze in alfabetische volgorde te zetten, zodat je gemakkelijker kunt navigeren!)
- Klik op Toepassen als je klaar bent en bekijk je nieuwe lijst door op het dropdown pijltje te klikken
- Herhaal hetzelfde proces voor de andere vervolgkeuzelijsten: Vendor, Cost Center Code, Payment Method, en Payment Status
- Om in de toekomst categorieën te bewerken, kunt u naar behoefte tekst toevoegen of verwijderen in het tekstveld Bron
De vooraf ingestelde categorieën bewerken voor consistente zakelijke onkostentrackers
Stap 4: Vul de sjabloon met regelitems
Voeg ten slotte elke afzonderlijke zakelijke uitgave toe als een eigen rij. Het zit allemaal in de details, dus neem zoveel mogelijk context op voor een duidelijke financiële documentatie.
- Uitgavedatum: De dag, de maand en het jaar waarop de uitgave is gedaan
- Uitgavencategorie: Categorie van de uitgave (marketing, reizen, honoraria)
- Vendor: De volledige wettelijke naam van de persoon of het bedrijf die overeenkomt met hun W-8 of W-9. (Val je boekhouder niet lastig met bijnamen. (Maak je accountant niet lastig met bijnamen)
- Kostenplaatscode: De interne kostenplaats uit je rekeningschema waaraan de uitgave is gekoppeld
- Uitgavenomschrijving: Een korte beschrijving van de transactie
- Bedrag: Onkostenbedrag in dollars
- Betalingsmethode: Hoe het bedrag is betaald (creditcard, contant, cheque)
- Betalingsstatus: Uitgaven betaald of in behandeling
Je zult zien dat we in totaal 7 betalingsstatusopties hebben toegevoegd. Je leveranciers kennen je ijverige financiële vrienden niet zo goed als jij, dus deze genuanceerde stadia van het terugbetalingsproces zorgen voor transparantie in tijdlijnen rond gemaakte onkosten. De extra context helpt projectmanagers bij het voeren van gesprekken met leveranciers die op betaling wachten. 💬
Kleine maar belangrijke aanpassingskeuzes veranderen je onkostenspreadsheet in een motor voor financieel inzicht. Deze documenten worden opgenomen in uw bedrijfsadministratie, dus meer attributen voegen analytische waarde toe.
Teams in staat stellen betalingen tijdens het uitgifteproces nauwkeurig te volgen
Stap 5: Totale uitgaven per categorie
Gemarkeerde cellen hebben vooraf gemaakte formules om totalen te geven voor elke uitgavencategorie. Dit maakt het mogelijk om de verdeling van uitgaven bij te houden.
Automatisch alle uitgaven per categorie optellen
Goed nieuws: Je hoeft niet te rekenen! 🤩
Slecht nieuws: Er is een probleem. 👀
We zijn nu aan het uitstellen omdat de volgende stap Jedi-niveaus van geduld vereist. Tot nu toe heb je alle posten in je uitgavenoverzicht. Vervolgens moet je bonnetjes en andere brondocumenten toevoegen.
Stap 6: Ontvangsten en relevante brondocumenten toevoegen
We zouden willen dat we je konden vertellen dat dit proces eenvoudig is in Excel, maar het toevoegen van bestanden wordt snel onhandig. Eerst moet je elk ontvangstbewijs omzetten naar een aparte PDF in plaats van een JPEG. Vervolgens moet je ze een naam geven in een formaat dat Excel gemakkelijk kan opslaan.
Om bestanden toe te voegen, heb je de geavanceerde Objects en/of Object Linking and Embedding (OLE) functies van Excel nodig. Het uitvoeren van wat een basistaak zou moeten zijn, wordt vervelend. Niet-Microsoft bestanden hebben bijvoorbeeld een ingewikkeld uploadproces. Functies op de menubalk die aanklikbaar zouden moeten zijn, zijn inactief, dus het vergt wat vallen en opstaan.
Als je al een Microsoft Excel-spreadsheet op het web gebruikt, zou de beste en meest efficiënte aanpak zijn om OneDrive van Microsoft te gebruiken. Dit zou een aantal problemen oplossen die teams waarschijnlijk zullen tegenkomen met Excel-toepassingen:
- Bestanden in een webgebaseerde bestandsopslag maken gegevens toegankelijk via de browser
- Teams hoeven Excel niet op al hun apparaten te installeren om samen te werken aan de gegevens
- Iedereen kan met gegevens werken met Excel, zelfs als ze met verschillende versies werken
Zelfs de meest geavanceerde gebruikers moeten dezelfde hoepels gebruiken om externe bestanden aan te sluiten.
Maar als je aan de Dark Side of the Force wilt staan, is een productiviteitsplatform dat verder gaat dan een eenvoudig sjabloon voor onkostendeclaraties de plek waar de strategische allianties en samenwerkingsverbanden plaatsvinden.
Zeg hallo tegen ClickUp! 👋
Maak een onkostennota met meer dan 15 weergaven en automatiseringstools van ClickUp
3 sjablonen om een geautomatiseerde toolkit voor financieel toezicht te maken
Hoewel Excel lange tijd het standaardprogramma is geweest voor het bijhouden van uitgaven, pleiten de beperkingen op het gebied van samenwerking, flexibiliteit en functionaliteit ervoor om essentiële financiële documentatie zoals onkostendeclaraties te migreren naar speciale productiviteitsplatforms zoals ClickUp.
Met aanpasbare geautomatiseerde workflows voor goedkeuringen, bewerken via slepen en neerzetten, rolgebaseerde machtigingen, AI-functionaliteit, onkostenformulieren en visualisaties van uitgaventrends kan uw bedrijf sneller weloverwogen beslissingen nemen. 📊
We hebben drie onkostensjablonen in ClickUp geselecteerd om te laten zien hoe de gebruiksvriendelijke tools van ClickUp de documentatiemogelijkheden van de boekhouding een duwtje in de rug geven in vergelijking met statische Excel-sheets die geplaagd worden door problemen met versiebeheer.
Opmerking: vanaf hier geen slecht nieuws meer!
1. ClickUp sjabloon voor zakelijke uitgaven en rapporten
geschikt voor: Vervang strijd om naleving door uitvoerbare oplossingen_
Gebruik de tabelweergave van ClickUp om samen te werken aan onkostentaken met boekhoudpartners
De ClickUp sjabloon voor zakelijke uitgaven en rapporten en alle ClickUp sjablonen bevatten aanpasbare weergaven om configuraties voor rapporten, goedkeuringen, tags en meer te optimaliseren.
Als u niet bekend bent met weergaven in projectmanagementsoftware, zie het dan als verschillende mappen of verdelers in een archiefkast. Elke weergave groepeert samengebrachte informatie, maar geeft die anders weer om te voldoen aan specifieke criteria op basis van wat het belangrijkst is voor de persoon of het doel.
De uitgebreide aanpassingsmogelijkheden van deze sjabloon openen de deur naar teambrede samenwerking binnen het ClickUp platform. Boekhouding, Financiën en andere afdelingen hoeven geen extra rapporten te maken of informatie via e-mail na te jagen. 📥
In plaats daarvan vermindert ClickUp dubbel werk door het voor alle Workspace-leden gemakkelijker te maken om gedeelde informatie op één plaats te raadplegen. Een betere context betekent productieve gesprekken wanneer het tijd is om onkostendeclaraties te reconciliëren.
Situaties zoals beleidsovertredingen of veranderende budgetten worden sneller opgemerkt. Hierdoor hebben projectmanagers meer zicht op uitgavenpatronen, besparingsmogelijkheden en inconsistenties.
Paar deze sjabloon met de ClickUp sjabloon voor belastingvoorbereiding om belastingvoorbereiding te verbeteren met tijdregistratiemogelijkheden, tags, afhankelijkheidswaarschuwingen, e-mails en meer!
2. ClickUp sjabloon voor onkostendeclaraties voor kleine bedrijven
geschikt voor: Huishoudelijke taken en betalingstaken van leveranciers beheren_
Segmenteer reisgerelateerde uitgaven met subcategorieën in een ClickUp Doc
Vereenvoudiging van rapportage is slechts het oppervlakkige voordeel van de ClickUp sjabloon voor onkostendeclaraties voor kleine bedrijven . Breng projectbeheer en boekhouding op één lijn. Geïntegreerde tijdlijnen verbinden uitgaven met resultaten, klanten en facturen zodat u uw financiële en operationele efficiëntie maximaliseert.
Deze sjabloon is ontworpen voor bedrijfseigenaren en kleine teams en helpt bij het beheren van het leveranciersbeheer, zodat vragen om betalingen en wettelijke vereisten niet over het hoofd wordt gezien. 🔍
Al je tools zijn binnen handbereik op het platform:
- Invoer- en insluitfuncties voor Excel, Google Sheets en andere werkapps
- Task automation reminders voor het beheren van verlengingen en beoordelingen
- Dashboardrapporten voor een overzicht van de uitgaven tot nu toe
- Aangepaste velden om details van leveranciers bij te houden
Met deze functies en honderden andere samenwerkingstools en integraties in ClickUp kunnen kleine bedrijven moeiteloos interne en externe partnerschappen coördineren.
Paar deze sjabloon met boekhoudsjablonen om de activa, passiva en het eigen vermogen van je bedrijf bij te houden!
3. ClickUp Uitgaven Rapport Sjabloon
het meest geschikt voor: Controle houden over bedrijfsuitgaven_
Controleer leveranciers die met bepaalde betalingsmethoden worden betaald om ze nauwkeurig te kunnen volgen
Gevestigde bedrijven en kostenbewuste bureaus moeten de ClickUp Onkostenrapport Sjabloon om snel strategische financiële inzichten te leveren. Verkrijg het totaalbeeld en de overzichten per regel die nodig zijn om de uitgaven voor groei te optimaliseren. ⚡️
Probeer de ingebouwde tools om toekomstige budget- en resourcebehoeften te voorspellen op basis van prestaties uit het verleden. Integraties verbinden klantwerk met de uitgaven terwijl rapportagetools en workflows besparen projectmanagers tijd bij het opsporen van door de boekhouding gemarkeerde kosten.
Met tools om het onkostenoverzicht te vereenvoudigen en noodzakelijke taken uit te voeren, inclusief flexibele velden om begunstigden en bedragen te organiseren, hebben managers de mogelijkheid om het bijhouden van onkosten aan te passen aan hun workflows.
Paar deze sjabloon met de ClickUp sjabloon voor betalingsformulier om gebruiksvriendelijke online formulieren te maken!
Extra Excel-trainingen ontgrendeld
Hoewel deze gids zich richt op het maken van je eigen onkostendeclaratie, kan Excel ook andere zakelijke behoeften ondersteunen, mits op de juiste manier geïmplementeerd.
Gezien de dingen die we hebben onthuld die ClickUp aan bedrijven biedt, hebben we meer bronnen, tips en sjablonen om uw Excel-kennis aan te vullen. Bekijk deze extra gidsen en best practices voor wanneer Excel moet uitblinken! ✨
Tijdsbeheer en bijhouden
Leer hoe je Excel-kalenders, timesheets, planningen en meer maakt om je dagen te plannen en je werk bij te houden.
- Een kalender maken in Excel
- Tijd berekenen in Excel
- Een timesheet maken in Excel
- Een takenlijst maken in Excel
Gegevensvisualisatie en dashboards
Maak je Excel-gegevens indrukwekkend met deze diepgaande tutorials om je spreadsheetgegevens om te zetten in strakke visuals!
Projectbeheer
Maak burndowndiagrammen, Gantt-diagrammen, Kanban-borden en meer in Excel om werkstromen te plannen en te beheren.
- Een aflopende grafiek maken in Excel
- Een Kanban-bord maken in Excel
- Een planningstabel maken in Excel
- Hoe een Work Breakdown Structure weergeven in Excel
- Een projecttijdlijn maken in Excel
Organisatie
Organiseer bedrijfs- en werknemersinformatie met organisatorische hulpmiddelen in Excel.
Bonus: Bekijk de sjablonen voor onkostendeclaraties van Microsoft Excel!
Verbeter uw onkostennota's met ClickUp Views
Uiteindelijk gaat het erom transparantie, toegankelijkheid en nauwkeurigheid te garanderen bij onkostendeclaraties, zodat het geld precies zo wordt overgemaakt als de bedoeling was.
We hopen dat deze gids mogelijkheden heeft geïntroduceerd voor het upgraden van uitgavenbeheer workflows. Onkostendeclaratie is echt een teamprestatie en teams die willen voldoen aan de behoeften en voorkeuren van toezichthouders zouden niet beperkt moeten worden door Excel. 🧑💻
Of je nu kiest voor beproefde spreadsheets of nieuwere gecentraliseerde hubs, wij zeggen: "Waarom niet allebei?" Start een gratis werkruimte in ClickUp of uw spreadsheets importeren in een ClickUp-tabelweergave!