Ogni project manager sogna di lavorare con un cliente o uno stakeholder che dica cose come "Prenditi tutto il tempo che ti serve" e "I soldi non sono un problema".
Allo stesso tempo, ogni project manager sa che questi scenari sono solo sogni irrealizzabili. Purtroppo, la maggior parte si troverà ad affrontare vincoli di progetto che possono causare ripercussioni sul ciclo di vita del progetto.
Queste fastidiose limitazioni influenzano il modo in cui affronti i tuoi progetti, ciò che puoi realizzare, quando puoi realizzarlo e quale sarà la qualità dei risultati finali. Gestire i vincoli di un progetto è essenziale per pianificare un progetto di successo.
La buona notizia è che i vincoli di project management possono essere affrontati, risolti o prevenuti del tutto. Sono necessari strumenti e processi adeguati per garantire che tutto proceda nei tempi e nei limiti di budget previsti e che i risultati del progetto soddisfino le aspettative del client.
Vi guideremo attraverso i vincoli di progetto più comuni e condivideremo consigli e strumenti per gestirli, in modo che possiate preparare il vostro team per un esito positivo.
Cosa sono i vincoli del progetto?
I vincoli di progetto sono tutti quei fattori che limitano la capacità dei team leader o dei project manager di completare con successo il progetto. I tipi più comuni di vincoli di progetto riguardano:
- Tempistiche del progetto: è possibile completare il lavoro entro i tempi inizialmente previsti nel piano?
- Budget o costi del progetto : esiste la possibilità che il progetto superi il budget previsto?
- Qualità del lavoro: la qualità del lavoro varierà tra i membri del team?
- Ambito del progetto : il progetto può essere completato secondo quanto specificato?
- Obiettivi del progetto: gli obiettivi sono gli stessi di quando hai iniziato?
Questi vincoli sono interconnessi, il che significa che se ne modifichi uno, in genere questo influisce sugli altri. Ad esempio, ampliare l'ambito di un progetto può comportare un aumento del tempo e dei costi necessari per completarlo.
Comprendendo questi limiti, voi e i vostri project manager potrete fare scelte oculate per rimanere in linea con gli obiettivi.
Perché è importante bilanciare i vincoli del progetto
L'esito positivo di un progetto dipende dalla vostra capacità di gestire i vincoli e impedire che ostacolino il vostro lavoro. I project manager devono destreggiarsi tra molteplici variabili, ma basta poco per far deragliare un progetto.
Ad esempio, il tuo team potrebbe creare i migliori risultati del progetto di sempre. Ma se li consegni in ritardo e superi il budget, i tuoi stakeholder probabilmente non ricorreranno più ai tuoi servizi, e a ragione.
Durante il processo di pianificazione del progetto, è quindi necessario individuare i compromessi. Ciò contribuirà a garantire che il progetto sia completato entro i tempi e il budget prestabiliti e con le risorse disponibili.
A un certo punto, potrebbe essere necessario ispirare il tuo team a trovare un modo per completare il progetto senza incorrere in vincoli costosi o che richiedono molto tempo. Anche in questo caso, se un vincolo di progetto viene eliminato, ciò può influire su altri vincoli.
Non vorrei sembrare un uomo d'affari senza cuore in un film degli anni '80, ma il tempo è denaro! Un ritardo di due giorni in più significa due giorni in più di stipendi e risorse lavorative.
Il bilanciamento dei vincoli garantisce un esito positivo del progetto a livello finanziario, il che significa che la tua azienda potrà intraprendere nuovamente lavori di questo tipo. In sostanza, ti offre il percorso migliore per superare tutti i tuoi KPI di project management.
Analisi degli esempi più comuni di vincoli di progetto
Come abbiamo già detto, esistono diversi tipi di vincoli di progetto, ma il Project Management Institute li ha suddivisi in tre vincoli fondamentali del project management. Questi includono ambito, sequenza e budget.
A volte vengono chiamati triangolo del project management o triangolo di ferro , che sappiamo suonare come il nome dell'isola privata di un cattivo di James Bond. 🦹
Oltre ai tre vincoli principali, esistono altri tre vincoli comuni, ovvero risorse, rischio e standard di qualità. Ecco una panoramica dei sei vincoli comuni e del modo in cui influenzano il tuo progetto:
1. Ambito del progetto
L'ambito di un progetto delinea ciò che il progetto dovrebbe realizzare e la quantità di lavoro da fare. È necessario avere una chiara comprensione dei vincoli dell'ambito per determinare se gli altri vincoli del progetto, come la tempistica e il budget, sono ragionevoli.
Comprendere l'ambito del progetto può aiutarti a prevenire il temuto "scope creep ", ovvero l'aggiunta continua di nuove attività al tuo progetto.
Ad esempio, supponiamo che il tuo progetto sia quello di creare un sito web di 10 pagine e che improvvisamente il tuo cliente voglia aggiungere altre due pagine. Poiché ciò esula dall'ambito originale del progetto, sai che devi tornare dal cliente per discutere in che modo l'aggiunta di queste due pagine influirà sui controlli del progetto (o sulla Sequenza e sul budget del progetto).
Ecco perché documenti come il modello di ambito di lavoro ClickUp sono essenziali per registrare tutto ciò che riguarda il progetto. Tu e il tuo cliente dovreste concordare un documento sull'ambito del progetto, con la consapevolezza che qualsiasi modifica altererà altri vincoli principali del progetto.
2. Sequenza del progetto
La sequenza del progetto è il tempo a disposizione per completarlo. La sequenza deve tenere conto del tempo necessario per completare l'intero ciclo di vita del progetto, dall'avvio alla pianificazione, fino al completamento e alla chiusura. ⏰
A volte, gli stakeholder ti presenteranno una tempistica specifica. Altri invece potrebbero spiegarti l'ambito del progetto e chiederti di rivalutare la durata necessaria al tuo team per completarlo.
Quando pianifichi il calendario del tuo progetto, tieni presente le dipendenze. Alcune attività possono essere completate contemporaneamente, mentre altre devono essere completate prima di poter passare al passaggio successivo del flusso di lavoro.
3. Budget del progetto
Il budget di un progetto è la somma di denaro che puoi spendere per portare a termine il lavoro. Quando lavori all'allocazione del budget, tieni presente che gli stipendi dei membri del team fanno parte dei costi del progetto (e spesso ne costituiscono la parte più consistente). 💸
Allo stesso modo, se disponi di sottoscrizioni SaaS e strumenti che il tuo team utilizza per svolgere il proprio lavoro, potresti dover includere anche questi costi nel tuo budget. Per i project manager che lavorano in un ambiente con tutti gli stakeholder interni, potrebbe essere necessario verificare se gli stipendi dei dipendenti rientrano nel budget o meno.
Se vi viene assegnato un importo specifico per completare un progetto e non dovete tenere conto degli stipendi del team, potete destinare il budget alle attrezzature essenziali. Ma se dovete tenere conto degli stipendi, dovete considerare i costi di gestione in quella precisa Sequenza di tempo.
L'utilizzo del modello di project management con budget di ClickUp può aiutarti a tenere traccia delle tue spese e delle potenziali spese per evitare di incorrere in questo costoso vincolo.
4. Risorse del progetto
Le risorse includono tutto ciò che serve per completare il progetto, oltre al tempo e al denaro. Potrebbe trattarsi dei membri del team necessari per realizzare quel sito web di 10 pagine, anzi, di 12 pagine.
Potreste aver bisogno di uno sviluppatore, un designer e un copywriter, ma alcune risorse potrebbero essere impegnate in altri progetti attualmente o subito dopo il vostro nuovo progetto di sito web. Ciò pone molta enfasi sull'importanza di evitare i vincoli di risorse all'interno della sequenza del progetto.
Quindi, ciò di cui hai davvero bisogno è una vista dettagliata dei carichi di lavoro dei tuoi team, in modo da poter pianificare o apportare modifiche al volo. Fortunatamente, i project manager possono utilizzare strumenti di allocazione delle risorse per gestire i carichi di lavoro e il tempo dedicato alle varie attività, in modo da evitare di assegnare troppo o troppo poco lavoro.
5. Rischio del progetto
Alcuni progetti sono più rischiosi di altri, ma quasi tutti i progetti comportano dei rischi. Per il project management dei progetti di costruzione, i rischi possono includere infortuni sul posto di lavoro o perdita di attrezzature. Per il project management dei progetti relativi ai siti web, invece, i rischi possono essere il crash del sito, link non funzionanti, modifiche dell'ultimo minuto ai contenuti o perdita di entrate durante il periodo di inattività del sito.
Per garantire un esito positivo del tuo progetto, elabora una strategia di gestione dei rischi prima di iniziare.
È possibile mitigare i rischi in un cantiere edile assicurandosi che tutti i membri del team siano formati sui protocolli di sicurezza e che il cantiere sia assicurato. È inoltre possibile mitigare i rischi di una migrazione di un sito web apportando le modifiche nelle ore notturne, quando il traffico sul sito è minimo.
Anche se pensi che un progetto presenti pochi rischi, prenditi il tempo necessario per chiedere ai membri del team cosa pensano che potrebbe andare storto e prepara un piano di emergenza. Con il modello di lavagna online per l'analisi dei rischi di ClickUp, puoi iniziare a individuare potenziali problemi o vincoli di progetto in questo formato visivo.
Questo modello di vincoli di progetto consente inoltre di risparmiare tempo e lavoro richiesto in tutti i vostri progetti, garantendo che tutti i potenziali rischi siano valutati utilizzando gli stessi criteri. Ciò significa che potrete ottenere strategie di gestione dei rischi più efficaci e più rapide.
6. Qualità del progetto
L'ultimo vincolo è la qualità del progetto, ovvero il livello di esecuzione del progetto. I membri del team e gli stakeholder vorranno creare e vedere i migliori risultati in termini di qualità del progetto.
Tuttavia, tutti gli altri vincoli del progetto influiranno sulla qualità che potrai ottenere. In qualità di project manager, potresti dover decidere quali compromessi sei disposto ad accettare in termini di qualità del progetto per completarlo più rapidamente o con meno risorse.
Come gestire i vincoli di un progetto
Gestire i vincoli di un progetto è un continuo gioco di destrezza. (Non sappiamo perché continuiamo a ricorrere a queste analogie circensi, forse perché essere un project manager è un po' come essere il capobanda del circo dell'ufficio. ) 🎪
Ma con gli strumenti giusti, puoi lavorare entro i limiti del tuo progetto e consegnare un prodotto finale di altissima qualità. Ecco 10 strumenti di project management che ti aiuteranno a gestire i vincoli.
1. Comprendere l'intero ambito del progetto
Il documento che definisce l'ambito di lavoro deve delineare gli obiettivi esatti del progetto, l'ambito e i risultati attesi dagli stakeholder. Questo documento fungerà da riferimento durante tutto il progetto e ti aiuterà a prevenire lo scope creep.
2. Creare una carta del progetto
Una carta di progetto funge da riferimento rapido che delinea gli stakeholder, i membri del team, le risorse, gli obiettivi, l'ambito, i risultati finali, le attività cardine, i rischi e il processo di approvazione di un progetto. Fornirà a tutti i membri del tuo team una vista dettagliata e ti aiuterà a rimanere in linea con gli obiettivi.
Con il modello ClickUp Project Charter avrai accesso a un documento gratis e fondamentale per autorizzare formalmente l'esistenza di un progetto. Lavorando su questo modello, i project manager avranno la possibilità di creare e allocare risorse organizzative alle attività del progetto. 🛠️
🎯Per saperne di più: Come redigere una carta del progetto (con esempi)
3. Organizza una riunione iniziale
Una volta che hai una vista dettagliata del progetto, è il momento di riunire il tuo team. Una riunione iniziale ti permette di spiegare il progetto e i suoi vincoli a tutte le persone coinvolte. Puoi semplificare la tua lista di controllo con l'aiuto del modello di riunione iniziale di progetto di ClickUp.
I membri essenziali del team saranno in grado di segnalare i potenziali rischi del progetto o i problemi relativi alla tempistica o al budget, in modo da poterli affrontare con le parti interessate il prima possibile.
Bonus: dai un'occhiata ai nostri 10 migliori modelli per riunioni di avvio di progetto in documenti e PPT
4. Organizza una struttura di suddivisione del lavoro
Nella struttura di suddivisione del lavoro, organizzerai il tuo progetto in tutte le attività che il tuo team di progetto deve fare per completare i risultati finali. Questo ti aiuterà a iniziare a pianificare le attività e a costruire la tua Sequenza.
Le strutture di suddivisione del lavoro consentono di visualizzare le attività in un elenco, in una tabella di stato o in un diagramma di Gantt per visualizzare realmente come raggiungere l'esito positivo del progetto. Ciò impedirà che qualsiasi vincolo del progetto prenda il sopravvento sull'intero processo.
5. Crea il tuo piano di project management del progetto
Il tuo piano di progetto darà ufficialmente il via al tuo progetto. Inizia a pianificare le attività, aggiungi le dipendenze e monitora lo stato dei progressi come parte della tua strategia di gestione del tempo.
Puoi utilizzare il modello di piano di progetto ClickUp come esempio per iniziare o esplorare altri modelli che si adattano alle tue metodologie di project management preferite, da Agile a Waterfall a Kanban.
6. Elaborare una ripartizione del budget
Con una ripartizione del budget, puoi assegnare una parte del tuo budget a ciascuna attività del tuo piano di progetto. Quindi, effettua il monitoraggio della spesa man mano che il progetto procede per sapere se il tuo team sta rispettando il budget o sta spendendo troppo.
7. Eseguire un'analisi dei rischi
Inizia a gestire i rischi sin dall'inizio del tuo progetto. Questo ti consentirà di analizzare i potenziali rischi e di organizzarli in base alla loro gravità. In questo modo potrai creare un piano di emergenza e affrontare rapidamente i rischi più gravi.
8. Ottieni una panoramica del carico di lavoro
La gestione del lavoro è una componente essenziale della gestione delle risorse. Con la vista Carico di lavoro di ClickUp, puoi vedere immediatamente la disponibilità dei membri del tuo team in modo da evitare che siano sovraccarichi, il che può aiutare a prevenire il mancato rispetto delle scadenze o un lavoro di qualità inferiore.
9. Automatizza le attività ripetitive
Uno dei migliori strumenti di gestione del tempo a disposizione tua e del tuo team è l'automazione del flusso di lavoro. Automatizzando le attività ripetitive, puoi completare i progetti più rapidamente e liberare il tuo team per compiti più importanti.
10. Aggiungere controlli di qualità
Il modello di lista di controllo per il controllo qualità di ClickUp può aiutarti a consegnare risultati di qualità superiore. Ogni membro del tuo team può utilizzarlo per monitorare il proprio lavoro e i tuoi revisori possono assicurarsi che tutto sia conforme agli standard. In questo modo, quando il tuo progetto raggiungerà la fase di approvazione, tutto procederà senza intoppi. ⛵️
Ti senti limitato? Prova ClickUp
Il giusto software di project management può aiutarti a tenere sotto controllo tutti i vincoli del tuo progetto, dalla tempistica e dal budget ai rischi e ai controlli di qualità. In questo modo potrai gestire un progetto vincente. 🏆
ClickUp è lo strumento definitivo per i team di project management. Ti aiuta a organizzarti con dashboard di progetto, automazione e integrazioni con gli strumenti che già utilizzi. Inoltre, con migliaia di modelli tra cui scegliere, puoi pianificare e monitorare tutti i vincoli del tuo progetto.
Quindi, anche se il tuo stakeholder non è un eccentrico miliardario, ClickUp può farti sentire che il budget e i vincoli di tempo del tuo progetto non sono un problema.
E a proposito di budget, puoi iniziare a utilizzare ClickUp gratis. Questo sicuramente rientra nei vincoli del progetto.