Ogni project manager sogna di lavorare con un client o uno stakeholder che dica cose come "Prenditi tutto il tempo che ti serve" e "I soldi non sono un problema"
Allo stesso tempo, ogni project manager sa che questi scenari sono davvero un sogno irrealizzabile. Sfortunatamente, la maggior parte di loro si imbatte in vincoli di progetto che hanno la capacità di causare un'increspatura nel ciclo di vita del progetto.
Questi fastidiosi limiti influiscono sul modo in cui si affrontano i progetti, su ciò che si può consegnare, sui tempi di consegna e sulla qualità dei risultati. La gestione dei vincoli del progetto è essenziale per pianificare un progetto di esito positivo.
La buona notizia è che i vincoli del project management possono essere affrontati, risolti o evitati del tutto. Avete bisogno degli strumenti e dei processi giusti per garantire che tutto si svolga nei tempi e nei costi previsti e che i risultati del progetto soddisfino le aspettative del vostro cliente.
Vi illustreremo i vincoli di progetto più comuni e condivideremo suggerimenti e strumenti per gestirli, in modo da preparare il vostro team all'esito positivo.
Che cosa sono i vincoli del progetto?
I vincoli di progetto sono tutti i fattori che limitano i team leader o i project manager a completare con successo il progetto. I tipi più comuni di vincoli di progetto riguardano: Sequenza del progetto o il triangolo di ferro, che come sappiamo sembra il nome dell'isola privata di un cattivo di Bond. 🦹
Oltre ai vincoli tripli, esistono altri tre vincoli comuni del progetto, tra cui risorse, rischio e standard di qualità. Ecco una panoramica di tutti e sei i vincoli comuni e di come influiscono sul vostro progetto:
1. Ambito del progetto
L'ambito di un progetto delinea ciò che il progetto deve realizzare e quanto lavoro deve essere terminato. È necessario avere una chiara comprensione del vincolo dell'ambito per determinare se gli altri vincoli del progetto, come la Sequenza e il budget, sono ragionevoli.
La comprensione dell'ambito del progetto può aiutarvi a evitare la temuta insinuazione dell'ambito -quando al progetto vengono aggiunte sempre più attività.
Un documento sull'ambito di lavoro mantiene tutti allineati sugli obiettivi del progetto requisiti del progetto Ad esempio, supponiamo che il progetto preveda la costruzione di un sito web di 10 pagine e che improvvisamente il client voglia aggiungere altre due pagine. Poiché ciò non rientra nell'ambito del progetto originale, sapete di dover tornare dal client per discutere come l'aggiunta di quelle due pagine influirà sul progetto controllo del progetto (o la Sequenza e il budget del progetto).
Questo è il motivo per cui documenti come il Modello di ambito di lavoro ClickUp sono essenziali per registrare tutto ciò che riguarda il progetto. Voi e il vostro client dovreste concordare un documento sull'ambito del progetto, con la consapevolezza che qualsiasi modifica modificherà gli altri principali vincoli del progetto.
2. Sequenza del progetto
La Sequenza è il tempo a disposizione per completare un progetto. La vostra Sequenza deve tenere conto del tempo necessario per completare l'intero ciclo di vita del progetto, dall'avvio alla pianificazione, fino al completamento del progetto e alla sua chiusura. ⏰
A volte gli stakeholder si rivolgono a voi con in mente una sequenza temporale specifica. Altri, invece, vi spiegheranno la portata del progetto e vi chiederanno di rivalutare la durata stimata che servirà al vostro team per completarlo.
Utilizzate la vista Gantt di ClickUp per pianificare le attività, seguire lo stato di avanzamento dei progetti, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
Quando progettate la pianificazione del progetto, tenete presente le dipendenze. Mentre alcune attività possono essere completate contemporaneamente, altre potrebbero dover essere completate prima di poter passare al passaggio successivo del flusso di lavoro.
3. Bilancio del progetto
Il budget del progetto è l'importo che si può spendere per Da fare. Quando lavorate all'allocazione del budget, tenete presente che gli stipendi dei membri del team fanno parte dei costi del progetto (e spesso sono la parte più consistente). 💸
Allo stesso modo, se avete sottoscrizioni SaaS e strumenti che il vostro team usa per fare il proprio lavoro, potreste dover considerare anche questi costi nel vostro budget. Per i project manager che lavorano in un ambiente con tutti gli stakeholder interni, potrebbe essere necessario confermare se gli stipendi dei dipendenti rientrano o meno nel budget.
Ottenete una panoramica di alto livello del budget del progetto mentre gestite le attività e gli stati con il modello di Project Management di ClickUp
Se vi è stato assegnato un importo specifico per completare un progetto e non dovete tener conto degli stipendi del team, potreste destinare il budget alle attrezzature essenziali. Da fare, invece, se si deve tener conto degli stipendi, si devono considerare i costi di gestione del tempo in quella precisa Sequenza.
Utilizzando il Modello di project management con budget di ClickUp può aiutarvi a monitorare le spese e il potenziale di spesa per evitare di incorrere in questo costoso vincolo.
4. Risorse del progetto
Le risorse comprendono tutto ciò che serve per completare il progetto, oltre a tempo e denaro. Potrebbe trattarsi dei membri del team necessari per costruire quel sito web di 10 pagine, cioè 12 pagine.
Potreste aver bisogno di uno sviluppatore, di un designer e di un copywriter, ma alcune risorse potrebbero lavorare ad altri progetti al momento o subito dopo il progetto del nuovo sito web. Questo pone l'accento sulla necessità di evitare i vincoli delle risorse all'interno della Sequenza di un progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif vista Carico di lavoro ClickUp /$$$img/
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Ciò di cui avete bisogno è una vista dettagliata dei carichi di lavoro dei vostri team, in modo da poter pianificare o apportare modifiche al volo. Fortunatamente, i project manager possono usare l'allocazione delle risorse strumenti per gestire i carichi di lavoro e il tempo tra le attività, in modo da garantire che il lavoro non venga assegnato in eccesso o in difetto.
5. Rischio del progetto
Alcuni progetti sono più rischiosi di altri, ma quasi tutti i progetti presentano dei rischi. Per project management dell'edilizia i rischi potrebbero includere infortuni in cantiere o perdite di attrezzature. Ma per project management di siti web il rischio di crash del sito, di collegamenti non funzionanti, di modifiche dell'ultimo minuto o di perdita di entrate durante il periodo di inattività del sito è elevato.
Per garantire l'esito positivo del progetto, è necessario elaborare un programma di strategia di gestione del rischio prima di iniziare.
Potete ridurre i rischi di un cantiere assicurandovi che tutti i membri del team siano formati sui protocolli di sicurezza e che il cantiere sia assicurato. E potete mitigare i rischi di una migrazione di un sito web apportando le modifiche in tarda serata, quando il traffico sul sito è minimo.
Con il modello di lavagna online per l'analisi dei rischi di ClickUp è possibile ottenere una rappresentazione visiva dei rischi potenziali del progetto, in modo che il team possa collaborare alla mitigazione dei rischi
Anche se pensate che un progetto abbia pochi rischi, prendetevi il tempo di chiedere ai membri del team cosa pensano possa andare storto e di elaborare un piano di emergenza. Con il modello Modello di lavagna online per l'analisi dei rischi di ClickUp è possibile individuare in anticipo ogni potenziale problema o vincolo del progetto grazie a questo format visivo di lavagna online.
Questo modello di vincoli di progetto consente inoltre di risparmiare tempo e lavoro richiesto per tutti i progetti, assicurando che tutti i potenziali rischi di progetto siano valutati con gli stessi criteri. Ciò significa che si ottengono strategie di gestione del rischio più efficaci e più rapidamente.
6. Qualità del progetto
L'ultimo vincolo è la qualità del progetto, o il calibro del vostro esecuzione del progetto . I membri del team e gli stakeholder vorranno creare e vedere i migliori deliverable di qualità del progetto.
Ma tutti gli altri vincoli del progetto influenzeranno la qualità del progetto. E come project manager, potreste dover decidere quali compromessi siete disposti a fare sulla qualità del progetto in ordine a completare il progetto più velocemente o con meno soldi.
Come gestire i vincoli del progetto
La gestione dei vincoli del progetto è un gioco di prestigio costante. (Non sappiamo perché queste analogie con il circo continuino a caderci addosso: forse perché essere un project manager è come essere il capobanda del circo dell'ufficio) 🎪
Ma con gli strumenti giusti, potete lavorare rispettando i vincoli del progetto e consegnare un prodotto finale di alto livello. Ecco 10 strumenti per il project management per aiutarvi a gestire i vincoli.
1. Comprendere l'intera portata del progetto
Il vostro ambito di lavoro il documento deve delineare esattamente gli obiettivi del progetto, l'ambito e i risultati che il vostro stakeholder del progetto aspettarsi. Questo servirà come riferimento per tutto il progetto e vi aiuterà a prevenire lo scope creep.
2. Creare una Carta del progetto
La carta del progetto è un riferimento di alto livello che mostra le informazioni più importanti del progetto
Una carta di progetto serve come riferimento rapido per delineare gli stakeholder, i membri del team, le risorse, gli obiettivi, l'ambito, i risultati, le attività cardine, i rischi e il processo di approvazione di un progetto. Fornirà a tutti i membri del team una vista dettagliata e vi aiuterà a rimanere in carreggiata.
E con il Modello di Carta del progetto ClickUp si ottiene l'accesso a un documento gratuito e fondamentale per autorizzare formalmente l'esistenza di un progetto. Lavorando su questo modello, i project manager avranno la possibilità di costruire e assegnare le risorse organizzative alle attività del progetto. 🛠️
3. Organizzare una riunione d'avvio
Organizzate e pianificate una riunione d'avvio per ottenere il consenso del team del progetto
Una volta visualizzata una vista dettagliata del progetto, è il momento di riunire il team di progetto. Una riunione di avvio consente di spiegare il progetto e i suoi vincoli a tutti i partecipanti. È possibile semplificare la lista di controllo con l'aiuto di Modello di riunione d'avvio del progetto di ClickUp .
I membri essenziali del team saranno in grado di evidenziare i potenziali rischi del progetto o i problemi relativi alla Sequenza o al budget, in modo da poterli affrontare con gli stakeholder il prima possibile.
Bonus: Scopri la nostra top
10 Modelli di Kickoff del progetto per riunioni in documenti e PPT_
4. Organizzare una struttura di ripartizione del lavoro
Nella struttura di ripartizione del lavoro, organizzerete il progetto in tutte le attività che il team di progetto deve fare per completare i risultati. Questo vi aiuterà a programmare le attività e a costruire la vostra Sequenza.
Le strutture di ripartizione del lavoro consentono di visualizzare le attività in un elenco, in un quadro di stato o in un grafico Gantt, per visualizzare realmente come si raggiungerà l'esito positivo del progetto. In questo modo si evita che qualsiasi vincolo del progetto prenda il sopravvento sull'intero processo.
5. Creare il piano di project management
Un piano di progetto consente di iniziare ad assegnare le attività e a monitorare lo stato di avanzamento
Il piano di progetto mette ufficialmente in moto il progetto. Iniziate a pianificare le attività, aggiungete le dipendenze e monitorate lo stato di avanzamento come parte del tempo a disposizione strategia di gestione del tempo .
È possibile utilizzare l'opzione Modello di piano di progetto di ClickUp per iniziare o per esplorare altri modelli che si adattano alle metodologie di project management preferite, da Agile a Cascata a Kanban .
6. Costruire una ripartizione del budget
Con una ripartizione del budget, è possibile assegnare una parte del budget a ciascuna attività del piano del progetto. Poi, monitorate le spese man mano che il progetto procede per sapere se il team sta rispettando il budget o se sta sforando le spese.
7. Eseguire un'analisi dei rischi
Iniziate a gestire i rischi fin dall'inizio del progetto. Ciò consente di analizzare i rischi potenziali e di organizzarli in termini di gravità. In questo modo è possibile creare un piano di emergenza e affrontare rapidamente i rischi più gravi.
8. Ottenere una panoramica del carico di lavoro
La gestione del lavoro è una componente essenziale della gestione delle risorse. Con ClickUp la vista Carico di lavoro è possibile vedere immediatamente la larghezza di banda dei membri del team, in modo da evitare un sovraccarico di lavoro che può contribuire a evitare scadenze non rispettate o lavori di qualità inferiore.
9. Automazioni di attività ripetitive
Utilizzate ricette di automazione precostituite o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il team possa concentrarsi su ciò che conta di più
Una delle migliori strumenti di gestione del tempo a disposizione per voi e per il vostro team è automazioni del flusso di lavoro . Automatizzando le attività ripetitive, è possibile completare i progetti più velocemente e liberare il team per attività più importanti.
10. Aggiungere controlli di qualità
Una lista di controllo della qualità e un processo di approvazione assicurano il rispetto dei vincoli di qualità Il modello di lista di controllo della qualità di ClickUp può aiutarvi a consegnare prodotti di qualità superiore. Ogni membro del team può utilizzarlo per monitorare il proprio lavoro e i revisori possono assicurarsi che tutto sia conforme agli standard. In questo modo, quando il progetto arriverà al processo di approvazione, tutto filerà liscio come l'olio. ⛵️
Vi sentite costretti? Provate ClickUp
Il giusto software di project management può aiutarvi a tenere sotto controllo tutti i vincoli del progetto, dalla Sequenza al budget, dai rischi ai controlli di qualità. Così potrete gestire un progetto vincente. 🏆
ClickUp è lo strumento definitivo per i team che si occupano di project management . Vi aiuta a organizzarvi con dashboard di progetto, automazioni e integrazioni con gli strumenti che già utilizzate. Inoltre, grazie a migliaia di modelli tra cui scegliere, è possibile pianificare e monitorare tutti i vincoli del progetto.
Quindi, anche se il vostro stakeholder non è un miliardario eccentrico, ClickUp può farvi sentire come se il budget del progetto e il vincoli di tempo non sono un problema.
E a proposito di budget, potete iniziare a utilizzare ClickUp gratis. Questo rientra sicuramente nei vincoli del progetto.