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Immagina di aver appena ricevuto una telefonata da un potenziale cliente che ha espresso interesse per i tuoi servizi. Successivamente, leggi un'email di un altro cliente che ha delle domande e desidera ulteriori informazioni.
Passa una settimana e fai fatica a ricordare i dettagli di quella conversazione. E scorri all'infinito la tua finestra In arrivo, alla ricerca di quell'unica email. Che frustrazione! ?
E se avessi un modo semplice e organizzato per documentare ogni punto di contatto della comunicazione esterna? È qui che i modelli di registro delle chiamate tornano utili. Ti aiutano a mantenere un registro chiaro e completo delle tue telefonate, email e altre interazioni.
In questo articolo ci sarà una condivisione di 10 modelli gratuiti e stampabili di registri delle chiamate in Excel e ClickUp, in modo che tu possa semplificare la tua comunicazione, aumentare la tua produttività e assicurarti che nessuna informazione importante vada persa. Cominciamo! ?
⏰ Riassunto in 60 secondi
Ecco i 10 migliori modelli di registro delle chiamate per il monitoraggio delle comunicazioni in modo strutturato:
- Modello di registro delle chiamate commerciali ClickUp
- Modello di pipeline commerciale ClickUp
- Modello di modulo di contatto clienti ClickUp
- Modello di escalation del servizio clienti ClickUp
- Modello di gestione del servizio clienti ClickUp
- Modello ClickUp per l'identificazione dei clienti
- Modello di registro delle conversazioni ClickUp
- Modello di registro delle chiamate dei clienti Excel di Template Lab
- Modello di registro telefonico Docs Media di Template. Net
- Modello di registro chiamate giornaliero Word di Template. Net
Che cos'è un modello di registro delle chiamate?
Un modello di registro delle chiamate è un documento personalizzabile che consente di registrare e tenere traccia di varie forme di comunicazione, come telefonate, conversazioni faccia a faccia ed email. Sebbene possa essere utilizzato da chiunque, viene tipicamente utilizzato dai telemarketing, dai team commerciali e dal supporto clienti per tenere traccia delle loro comunicazioni in modo strutturato e organizzato.
I modelli di registro delle chiamate acquisiscono informazioni quali la data e l'ora dell'interazione, il nome del chiamante o del mittente, i suoi recapiti, lo scopo dell'interazione ed eventuali note rilevanti o azioni di follow-up. Questa accurata registrazione dei dati consente di consultare facilmente le discussioni passate, costruire relazioni più solide con i clienti e tenere sotto controllo attività e impegni importanti. ?
Cosa rende efficace un modello di registro delle chiamate?
Quando si tratta di registrare e gestire le tue interazioni esterne, avere un buon modello di registro delle chiamate aiuta a eseguire i progetti e a migliorare i flussi di comunicazione. Ma cosa rende esattamente "buono" un modello di registro delle chiamate? Esploriamo le qualità chiave da cercare:
- Layout ben strutturato: il modello dovrebbe avere un layout semplice e organizzato con sezioni chiaramente etichettate, che ti consentano di inserire e trovare facilmente le informazioni di cui hai bisogno.
- Acquisizione completa dei dati: il modello dovrebbe acquisire dettagli rilevanti quali informazioni di contatto, durata della chiamata, note ed eventuali azioni di follow-up richieste.
- Design intuitivo: cerca modelli che privilegiano la semplicità, la chiarezza e la navigazione fluida. In questo modo, potrai concentrarti sul monitoraggio delle tue interazioni, risparmiandoti frustrazioni e perdite di tempo.
- Flessibilità e personalizzazione: che si tratti di aggiungere campi extra o di apportare modifiche in linea con il tuo marchio, un buon modello dovrebbe offrirti la libertà e la flessibilità necessarie per personalizzarlo in base alle tue esigenze specifiche.
- Comodo accesso: un buon modello di registro delle chiamate dovrebbe essere facilmente accessibile ogni volta che ne hai bisogno. Che sia sul tuo computer, tablet o telefono, dovrebbe essere a portata di clic.
10 modelli di registro delle chiamate da utilizzare
Che tu voglia effettuare il monitoraggio delle chiamate in entrata e in uscita, delle richieste dei clienti o semplicemente registrare le tue conversazioni, avere il modello di registro delle chiamate giusto può fare la differenza.
Fortunatamente, non dovrai crearne uno da zero o passare ore e ore a cercare quello giusto. Il lavoro è stato terminato da noi, così non dovrai farlo tu! Ecco l'elenco dei 10 migliori modelli di registro delle chiamate da utilizzare quest'anno e oltre! ✨
1. Modello di registro delle chiamate commerciali ClickUp
Il pensiero di gestire le chiamate commerciali con una serie di fogli di calcolo, post-it sparsi e script smarriti ti fa venire il mal di testa? Se sì, allora questo modello di registro delle chiamate commerciali fa al caso tuo.
Il modello ClickUp Sales Calls è disponibile in una cartella con tutto il necessario per ottimizzare le tue chiamate di vendita. All'interno troverai due elenchi: il tracker delle chiamate di vendita e gli script delle chiamate. Il tracker delle chiamate di vendita ti consente di acquisire informazioni chiave sui clienti come nome, indirizzo, email, sito web e tipo di chiamata di vendita.
C'è anche la vista Calendario che ti assicura di non perdere mai nulla. Pianifica le prossime chiamate commerciali, le proposte e i follow-up senza intoppi e ricevi avvisi tempestivi all'avvicinarsi delle scadenze. ⏰
Oh, e abbiamo fatto una menzione della vista Mappa? Ti offre una panoramica completa di come le tue chiamate di vendita si distribuiscono in diverse località. È lo strumento perfetto se stai cercando di ottimizzare la pianificazione del territorio, allocare le risorse in modo efficace o identificare potenziali aree di espansione del mercato.
Ora parliamo di automazione, va bene? Ogni nuova voce o modifica dello stato triggera l'applicazione di uno script corrispondente dall'elenco degli script delle chiamate, eliminando la necessità di cercare manualmente gli script.
Come tutti i modelli ClickUp, anche questo modello è dotato di una guida utente ed è completamente personalizzabile, consentendoti di aggiungere, modificare o rimuovere funzionalità/funzioni in base alle tue esigenze. ?️
2. Modello di pipeline commerciale ClickUp
Il modello di pipeline di vendita di ClickUp è una versione più completa del modello precedente. Potrai gestire la tua pipeline di vendita e i tuoi account in un unico posto!
La sezione dedicata alla gestione della pipeline ti consente di acquisire nuovi lead utilizzando i moduli ClickUp e di raccogliere le risposte direttamente nella parte superiore della tua pipeline di vendita. Da qui, puoi spostare i nuovi lead lungo le varie fasi della tua pipeline. E se desideri ottimizzare questo processo, puoi passare alla vista Team per visualizzare la capacità lavorativa del tuo team e ridistribuire strategicamente il carico di lavoro.
Una volta acquisito un cliente, questo viene automaticamente spostato nella sezione di gestione degli account, dove viene abbinato ai membri del team addetto agli account.
Il team contabile può raggruppare e visualizzare i client attuali in base alla priorità (Bassa, Media e Alta), allo stato (Onboarding, Nurturing, Attenzione necessaria e Rinnovato) e al coinvolgimento (Attivo, Inattivo e A rischio). Ciò consente loro di stabilire strategicamente le priorità dei propri lavori richiesti e fornire un servizio eccezionale a ciascun client, in base alle sue esigenze specifiche. ?
E quando i clienti non rinnovano i loro servizi, vengono nuovamente spostati automaticamente nella sezione dei clienti passati.
Ma non è tutto! Puoi utilizzare la vista Documento per creare, condividere e collaborare in tempo reale sulle procedure operative standard (SOP) con il tuo team. Ciò garantisce una documentazione centralizzata e una condivisione delle conoscenze senza soluzione di continuità all'interno della tua azienda.
Trova la giusta cadenza di riunioni per il tuo team!
3. Modello di modulo di contatto clienti ClickUp
Gestire le richieste dei clienti provenienti dal tuo sito web, dalle email e dai social media può sembrare come cercare di radunare un branco di gatti. Il continuo avanti e indietro, i messaggi sparsi e il lavoro richiesto per rimanere al passo possono farti sentire sopraffatto ed esausto.
Fortunatamente, il modello di modulo di contatto clienti di ClickUp è progettato per mettere ordine in questo caos. Avrai a disposizione un modulo di contatto clienti da incorporare nel tuo sito web, effettuare la condivisione tramite email o persino effettuare la promozione sui social media.
Quando un cliente compila il modulo di contatto, i suoi dati vengono memorizzati nell'elenco di riepilogo dei contatti e gli viene assegnato lo stato Nuova richiesta. Da qui, puoi assegnare la richiesta a un membro del team e impostare una data di scadenza e un livello di priorità. Inoltre, puoi gestire e monitorare lo stato di ogni richiesta (Nuova richiesta, In revisione, Bloccata e Completa) utilizzando la vista Bacheca.
Utilizza questo modello per riprendere il controllo delle richieste dei tuoi clienti. Centralizza tutti i dettagli importanti sui tuoi utenti, lavora alla risoluzione dei problemi, migliora la qualità del servizio e potenzia la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). ?
4. Modello di escalation del servizio clienti ClickUp
Se la tua azienda riceve un volume elevato di richieste da parte dei clienti che spesso richiedono diversi livelli di assistenza, un semplice modello di modulo di contatto potrebbe non essere sufficiente.
È qui che entra in gioco il modello di escalation del servizio clienti di ClickUp. Il suo elemento centrale è un modulo di registro completamente personalizzato che consente ai tuoi clienti di segnalare i loro problemi e le loro preoccupazioni.
Le loro risposte vengono automaticamente registrate come ticket nel Livello 1. Puoi risolvere i problemi a questo livello o inoltrarli al Livello 2 per coinvolgere un team del supporto clienti dedicato. Per problemi più complessi, il Livello 3 ti consente di coinvolgere i team di prodotto, sviluppo o ingegneria, garantendo che gli aggiornamenti futuri risolvano tali problemi.
Una volta risolti i problemi, questi possono essere archiviati nell'elenco dei ticket chiusi per riferimento futuro. Abilitando le automazioni, puoi semplificare il movimento delle richieste attraverso diversi livelli di escalation, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
Per gestire in modo efficace il carico di lavoro del tuo team, il modello dispone di una vista Capacità del team. Con una rapida occhiata, puoi identificare quali membri del team potrebbero aver bisogno di assistenza e chi è in grado di gestire i ticket dei clienti, consentendoti di bilanciare il carico di lavoro in modo efficiente.
Elaborare le risposte ai clienti può richiedere molto tempo, ma con la funzionalità Risposte predefinite puoi risparmiarti lo stress. Il modello include 11 modelli di email predefiniti per coprire vari scenari, dal rivolgersi a un cliente insoddisfatto al notificargli la risoluzione di un ticket. Questi modelli ti faranno risparmiare tempo prezioso e garantiranno una comunicazione coerente e professionale con i tuoi clienti.
Nessuna richiesta dei clienti è troppo piccola o troppo grande e, indipendentemente dal volume, questo modello ti aiuterà a tenere la testa fuori dall'acqua e a offrire un servizio eccezionale e personalizzato a ciascuno dei tuoi clienti.
5. Modello di gestione del servizio clienti ClickUp
Con il modello di gestione del servizio clienti di ClickUp, ottieni il meglio di entrambi i mondi: la semplicità del modello di modulo di contatto e alcune funzionalità avanzate del modello di escalation del servizio.
Simile ai modelli precedenti, anche questo modello ha un modulo personalizzabile per registrare le richieste dei clienti e archiviarle in uno spazio centrale. Ciò che lo distingue è la varietà di visualizzazioni che offre per una gestione efficace. Puoi navigare rapidamente tra le richieste correlate passando alla visualizzazione Categorie.
Questo modello introduce una variante unica della vista Bacheca, con una speciale funzionalità "Assegnato a me". Quando i membri del team passano a questa vista, vedranno solo le attività loro assegnate nel flusso di lavoro, eliminando le distrazioni e consentendo un lavoro mirato.
Inoltre, la configurazione dell'automazione monitora le date di scadenza assegnate a ciascun ticket e richiede al membro del team assegnato di intraprendere le azioni necessarie per risolvere il ticket. Ciò garantisce un follow-up tempestivo e una gestione proattiva delle richieste dei clienti.
Utilizza questo modello per migliorare l'organizzazione, potenziare le capacità di monitoraggio e promuovere la collaborazione all'interno del team.
6. Modello ClickUp per la scoperta dei clienti
Quando si utilizza uno dei modelli di pipeline di vendita, un passaggio fondamentale è quello di qualificare i nuovi lead che hanno compilato un modulo o espresso interesse. Questo processo di qualificazione spesso comporta una chiamata al cliente.
Ma cosa dovresti dire esattamente? Come puoi assicurarti di non tralasciare nulla? E come puoi ricordarti tutto in seguito? Beh, non devi preoccuparti. Il modello ClickUp Client Discovery risolve questi problemi e semplifica il processo di qualificazione.
Dì addio ai silenzi imbarazzanti perché questo modello ha uno script di chiamata che ti dice esattamente cosa dire, parola per parola. Questo è integrato da una banca di domande che ti aiuta a conoscere meglio il tuo potenziale cliente: cosa gli serve, cosa lo motiva, cosa lo frena e come prende le decisioni. Inoltre, puoi duplicare la sezione della chiamata di scoperta per ogni lead e prendere note durante le tue chiamate.
Usa questo modello come punto di partenza per impressionare i tuoi potenziali clienti e non dimenticare mai nulla. Poiché è integrato in ClickUp Docs, puoi aggiornarlo continuamente in base a ciò che funziona e ciò che non funziona e personalizzarne la struttura in base alle tue preferenze o alle linee guida aziendali.
7. Modello di registro delle conversazioni ClickUp
Il modello di registro delle conversazioni di ClickUp integra il modello di scoperta dei clienti fungendo da strumento di registrazione di tutte le tue chiamate.
Mentre ti impegni in conversazioni qualificanti utilizzando il modello di scoperta del cliente, puoi utilizzare il modello di registro delle conversazioni per acquisire i dettagli chiave di ogni chiamata. Questi dettagli includono l'ora della chiamata, la persona con cui hai parlato, il suo numero di telefono, la durata della chiamata, le azioni da completare e le note chiave della conversazione.
Sfruttando entrambi i modelli all'interno di ClickUp, puoi passare senza soluzione di continuità dall'utilizzo del modello Client Discovery durante una chiamata alla compilazione del modello Conversation Log al termine della stessa.
In questo modo, potrai assicurarti di avere registrazioni dettagliate e accurate da consultare in futuro e per eventuali azioni di follow-up.
8. Modello di registro delle chiamate dei clienti in Excel di Template Lab
Questo modello Excel per il registro delle chiamate dei clienti è un semplice strumento di monitoraggio delle chiamate che si concentra sulla conservazione delle informazioni relative alle chiamate con i clienti.
Con questo modello Excel, puoi facilmente tenere traccia e organizzare i dettagli essenziali delle chiamate dei clienti: data, ora di inizio e di fine, durata totale, nome del cliente, numero di contatto, azioni da intraprendere e note.
Inoltre, questo foglio di lavoro ti consente di sfruttare le funzioni e le funzionalità di Excel per ulteriori analisi e reportistica commerciale. Puoi eseguire calcoli sui dati e creare grafici dai dati del tuo registro delle chiamate, consentendoti di prendere decisioni informate e ottimizzare le tue strategie di comunicazione.
9. Modello di registro telefonico Docs Media di Template. Net
Sebbene i modelli di registro delle chiamate siano progettati per il monitoraggio delle interazioni con i clienti, questo modello di registro delle chiamate multimediali di Template. Net è specificamente studiato per il monitoraggio e l'organizzazione delle comunicazioni relative ai media.
Puoi scaricare e modificare questo documento in vari formati, come Documenti Google, Fogli Google, Microsoft Word, Microsoft Excel e PDF. Ti aiuta a gestire le interazioni con contatti come giornalisti e mezzi di comunicazione. Il modello include campi per acquisire informazioni quali giornalista, mezzo di comunicazione, numero di telefono, email, data e ora della chiamata, natura della chiamata e commenti.
Questo foglio di registro garantisce che tutte le tue interazioni con i media siano documentate e organizzate. Contribuisce inoltre a perfezionare le tue tattiche di coinvolgimento dei media, a migliorare le relazioni con i contatti dei media e a ottimizzare le tue campagne di sensibilizzazione dei media.
10. Modello di registro chiamate giornaliero Word di Template. Net
Questo modello di registro chiamate giornaliero è un foglio di calcolo generico che può essere utilizzato per il monitoraggio e la registrazione di qualsiasi tipo di chiamata in entrata e in uscita.
I registri delle chiamate includono campi per data e ora, numero di telefono, persona di contatto, scopo, durata della chiamata e se l'obiettivo della chiamata è stato raggiunto o meno. Utilizza questo modello di registro dei contatti per organizzarti, tenere traccia del numero di chiamate e analizzare le metriche delle chiamate.
Semplifica le tue conversazioni con i modelli gratuiti di registro delle chiamate
Con questi 10 modelli gratis e stampabili di registro delle chiamate in Excel e ClickUp, avrai la possibilità di semplificare la tua comunicazione e organizzarti come mai prima d'ora. Immagina la tranquillità di sapere di avere un hub centrale in cui archiviare e recuperare tutti i tuoi registri delle chiamate. ?
Che tu faccia parte di un team del supporto clienti o commerciale, che tu sia un telemarketer, un call center o il titolare di una piccola impresa, o semplicemente qualcuno che vuole essere organizzato, questi modelli di registro delle chiamate telefoniche ti cambieranno la vita. Scarica un modello ClickUp gratis, personalizzalo a tuo piacimento e inizia a documentare le tue conversazioni e interazioni con facilità!