Immaginate di aver appena avuto una telefonata con un potenziale client che ha espresso interesse per i vostri servizi. Poi, più tardi, leggete un'email di un altro client che ha chiesto informazioni e vuole saperne di più.
Passa una settimana e fate fatica a ricordare i dettagli di quella conversazione. E scorrete all'infinito la finestra In arrivo, alla ricerca di quell'email. È una vera e propria frustrazione! 👀
E se aveste un modo semplice e organizzato per documentare ogni punto di contatto con la comunicazione esterna? È qui che i modelli di registro delle chiamate si rivelano utili. Vi aiutano a mantenere un registro chiaro e completo delle vostre telefonate, email e altre interazioni.
In questo articolo condivideremo 10 modelli di registro delle chiamate gratis e stampabili in Excel e ClickUp, in modo che possiate ottimizzare la comunicazione, aumentare la produttività e assicurarvi che nessuna informazione vitale vada persa. Tuffiamoci! 🚦
Che cos'è un modello di registro delle chiamate?
Un modello di registro delle chiamate è un documento personalizzabile che consente di registrare e monitorare vari moduli di comunicazione, come telefonate, conversazioni faccia a faccia ed email. Sebbene possa essere usato da chiunque, è tipicamente utilizzato da telemarketing, commerciali e team del supporto clienti per monitorare le loro comunicazioni in modo strutturato e organizzato.
I modelli di registro delle chiamate catturano informazioni come la data e l'ora dell'interazione, il nome del chiamante o del mittente, i suoi dettagli di contatto, lo scopo dell'interazione ed eventuali note o azioni di follow-up. Questa accurata registrazione consente di fare riferimento alle discussioni passate, di rafforzare le relazioni con i clienti e di tenere sotto controllo le attività e i commit più importanti. 🙌
Cosa rende un buon modello di registro delle chiamate?
Quando si tratta di registrare e gestire le interazioni con l'esterno, un buon modello di registro delle chiamate aiuta a eseguire i progetti e migliorare i flussi di comunicazione. Ma cosa rende esattamente "buono" un modello di registro delle chiamate? Vediamo le qualità chiave da ricercare:
- **Il modello deve avere un layout semplice e organizzato, con sezioni chiaramente etichettate, che permetta di inserire e trovare facilmente le informazioni necessarie
- Acquisizione dati estesa: Il modello deve acquisire dettagli rilevanti come le informazioni sul contatto, la durata della chiamata, le note e le eventuali azioni di follow-up richieste
- **Cercate modelli che diano priorità alla semplicità, alla chiarezza e alla navigazione fluida. In questo modo, potrete concentrarvi sul monitoraggio del tempo, evitando frustrazioni e perdite di tempo
- Flessibilità e personalizzazione: Che si tratti di aggiungere campi personalizzati o di apportare modifiche in linea con il vostro branding, un buon modello dovrebbe darvi la libertà e la flessibilità di personalizzarlo per adattarlo alle vostre esigenze specifiche
- **Un buon modello di registro delle chiamate deve essere facilmente accessibile ogni volta che se ne ha bisogno. Che sia sul computer, sul tablet o sul telefono, deve essere a portata di clic
10 Modelli di registro chiamate da usare nel 2024
Che si tratti di monitorare le chiamate in entrata e in uscita, le richieste dei client o semplicemente di tenere un registro delle conversazioni, il giusto modello di registro delle chiamate può fare la differenza.
Fortunatamente, non è necessario crearne uno da zero o trascorrere innumerevoli ore alla ricerca di quello giusto. Abbiamo terminato il lavoro, così non dovrete farlo voi! Ecco il nostro elenco curato dei 10 migliori modelli di registro delle chiamate da utilizzare quest'anno e oltre! ✨
1. Modello di registro delle chiamate commerciali di ClickUp
Il pensiero di dover gestire le chiamate commerciali con un mucchio di fogli di calcolo, note adesive sparse e copioni fuori posto vi fa venire il mal di testa? Se è così, questo modello di registro delle chiamate commerciali fa al caso vostro.
Il Modello di ClickUp per le chiamate commerciali viene fornito in una cartella con tutto il necessario per ottimizzare le chiamate commerciali. All'interno troverete due elenchi: il tracker delle chiamate commerciali e gli script delle chiamate. Il tracker delle chiamate commerciali consente di acquisire informazioni chiave sui client, come nome, indirizzo, email, sito web e tipo di chiamata commerciale.
C'è anche la visualizzazione del Calendario, che assicura che non si salti mai un colpo. Pianificate le prossime chiamate commerciali, le proposte e i follower senza soluzione di continuità e ricevete avvisi tempestivi all'avvicinarsi delle scadenze. ⏰
E abbiamo menzionato la vista Mappa? Vi permette di visualizzare a volo d'uccello come le vostre chiamate commerciali si estendono su diverse posizioni. È lo strumento perfetto per ottimizzare il piano territoriale, allocare le risorse in modo efficace o identificare potenziali aree di espansione del mercato.
Parliamo ora di Automazioni, che ne dite? Ogni nuova voce o cambiamento di stato attiva l'applicazione di uno script corrispondente dall'elenco degli script di chiamata, eliminando la necessità di cercare manualmente gli script.
Come tutti i modelli ClickUp, anche questo modello è corredato da una guida per l'utente ed è completamente personalizzabile, consentendovi di aggiungere, modificare o rimuovere funzionalità/funzione in base alle vostre esigenze. 🛠️
2. Modello di pipeline commerciale ClickUp
Il Modello di pipeline commerciale ClickUp è una versione più completa del modello precedente. Potrete gestire la vostra pipeline commerciale e i vostri account in un unico posto!
La sezione di gestione della pipeline vi consente di acquisire nuovi contatti utilizzando Moduli ClickUp e raccogliere le risposte proprio all'inizio della vostra pipeline commerciale. Da qui, è possibile spostare i nuovi contatti lungo le varie fasi della pipeline. E se volete ottimizzare questo processo, potete passare alla vista Team per visualizzare i vostri capacità di lavoro del vostro team e ridistribuire il carico di lavoro in modo strategico.
Una volta conquistato un cliente, questo viene automaticamente spostato nella sezione di gestione del team, dove viene abbinato a membri del team account.
Il team account può raggruppare e visualizzare i propri client attuali in base alla priorità (Bassa, Media e Alta), allo stato (Ingresso, Conservazione, Attenzione necessaria e Rinnovato) e all'impegno (Attivo, Inattivo e A rischio). Questo permette loro di dare priorità strategica al lavoro richiesto e di fornire un servizio eccezionale a ogni client, in base alle sue esigenze specifiche. 🤩
E quando i client non rinnovano i loro servizi, vengono di nuovo spostati automaticamente nella sezione dei clienti passati.
Ma non è tutto! È possibile utilizzare la vista Documento per creare, condividere e collaborare in tempo reale su procedure operative standard (SOP) con il team. Questo assicura una documentazione centralizzata e condivisione delle conoscenze senza soluzione di continuità all'interno della vostra azienda. Trovare la giusta cadenza delle riunioni per il vostro team !
3. Modello di modulo di contatto per clienti ClickUp
Destreggiarsi tra le richieste dei clienti provenienti dal vostro sito web, dalle email e dai moduli di contatto gestire le piattaforme dei social media può sembrare di cercare di radunare i gatti. Il continuo tira e molla, la dispersione dei messaggi e l'incessante lavoro richiesto per rimanere in carreggiata possono farvi sentire sopraffatti ed esausti.
Per fortuna, il Modello di modulo per il contatto con i clienti di ClickUp è stato progettato per portare ordine in questo caos. Avrete un modulo di contatto per i clienti da incorporare nel vostro sito web, da condividere via email o da promuovere sui social media.
Quando un cliente compila il modulo di contatto, i suoi dati vengono memorizzati nell'Elenco dei riepiloghi/riassunti e gli viene assegnato lo stato Nuova richiesta. Da qui è possibile assegnare la richiesta a un membro del team e impostare una data di scadenza e un livello di priorità. Inoltre, è possibile gestire e monitorare lo stato di ogni richiesta (Nuova richiesta, In revisione, Bloccata e Completata) utilizzando la vista Bacheca.
Utilizzate questo modello per riprendere il controllo sulle richieste dei clienti. Centralizzare tutte le importanti sui vostri utenti lavorare per risolvere i problemi, migliorare la qualità del servizio e incrementare la qualità del servizio la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). 📈
4. Modello di escalation del servizio clienti ClickUp
Se la vostra azienda riceve un elevato volume di richieste da parte dei clienti che spesso richiedono diversi livelli di supporto, un semplice modello di modulo di contatto potrebbe non essere sufficiente.
È in questo caso che il Modello di escalation del servizio clienti ClickUp viene fornito. Il suo cuore è un modulo di log completamente personalizzabile che consente ai vostri clienti di sollevare i loro problemi e le loro preoccupazioni.
Le loro risposte vengono automaticamente acquisite come ticket nel Livello 1. È possibile risolvere i problemi a questo livello o passare al livello 2 per coinvolgere un team dedicato del supporto clienti. Per i problemi più complessi, il livello 3 consente di coinvolgere i team di prodotto, di sviluppo o di ingegneria, assicurando che gli aggiornamenti futuri affrontino questi problemi.
Una volta risolti, i problemi possono essere archiviati nell'Elenco dei biglietti chiusi per riferimenti futuri. Attivando le automazioni, è possibile snellire il movimento delle richieste tra i diversi livelli di escalation, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
Per essere efficaci gestire efficacemente il carico di lavoro del team , il modello ha un'opzione di Capacità del team visualizzare. Con una rapida occhiata, è possibile identificare i membri del team che potrebbero avere bisogno di assistenza e quelli che possono gestire i ticket personalizzati, permettendo di bilanciare il carico di lavoro in modo efficiente.
La creazione di risposte ai clienti può richiedere molto tempo, ma con la funzionalità Risposte in scatola potete risparmiarvi lo stress. Il modello include 11 modelli di email pre-scritte per coprire vari scenari, dalla risposta a un cliente frustrato alla notifica di un ticket risolto. Questi modelli vi faranno risparmiare tempo prezioso e garantiranno una comunicazione coerente e professionale con i vostri clienti.
Nessuna richiesta da parte dei clienti è troppo piccola o troppo grande e, indipendentemente dal volume, questo modello vi aiuterà a mantenere la testa fuori dall'acqua e a offrire un servizio eccezionale e personalizzato a ciascuno dei vostri clienti.
5. Modello di gestione del servizio clienti ClickUp
Con il Modello di gestione del servizio clienti ClickUp il modello ClickUp per la gestione dell'assistenza clienti offre il meglio dei due mondi: la semplicità del modulo di contatto e alcune funzionalità/funzioni avanzate del modello di escalation del servizio.
Come i modelli precedenti, anche questo modello dispone di un modulo personalizzato per acquisire le richieste dei clienti e archiviarle in uno spazio centrale. Ciò che lo distingue è la varietà di visualizzazioni che offre per una gestione efficace. È possibile navigare rapidamente tra le richieste correlate passando alla visualizzazione delle categorie.
Questo modello introduce una variante unica della visualizzazione Bacheca, con uno speciale filtro "Assegnato a me". Quando i membri del team passano a questa visualizzazione, vedranno solo le attività a loro assegnate nel flusso di lavoro, eliminando le distrazioni e consentendo un lavoro mirato.
Inoltre, la configurazione dell'automazione tiene traccia delle date di scadenza assegnate a ciascun ticket e richiede al membro del team assegnato di intraprendere le azioni necessarie per risolvere il ticket. Questo garantisce un follower tempestivo e una gestione proattiva delle richieste dei clienti.
Utilizzate questo modello per migliorare l'organizzazione, le capacità di monitoraggio e la gestione dei clienti promuovere la collaborazione del team .
6. Modello di scoperta del cliente ClickUp
Quando si utilizza uno dei modelli di pipeline commerciale, un passaggio cruciale è la qualificazione dei nuovi lead che hanno compilato un modulo o espresso interesse. Questo processo di qualificazione spesso comporta una telefonata con il cliente.
Ma cosa bisogna dire esattamente? Da fare per non perdere nulla? E Da fare per ricordare tutto in seguito? Non c'è da preoccuparsi. Il Modello di scoperta del client di ClickUp risponde a queste preoccupazioni e snellisce il processo di qualificazione.
Dite addio ai silenzi imbarazzanti perché questo modello ha uno script di chiamata che vi dice esattamente cosa dire, parola per parola. A questo si aggiunge una banca di domande che vi aiuta a conoscere meglio il vostro potenziale cliente: Di cosa hanno bisogno, cosa li motiva, cosa li frena e come prendono le decisioni. Inoltre, è possibile duplicare la sezione della chiamata di scoperta per ogni lead e prendere note durante le chiamate.
Utilizzate questo modello come punto di partenza per impressionare i vostri clienti e non dimenticate nulla. Poiché è integrato in Documenti di ClickUp è possibile aggiornarlo continuamente in base a ciò che funziona e ciò che non funziona e personalizzare la struttura in base alle proprie preferenze o alle linee guida aziendali.
7. Modello di registro delle conversazioni ClickUp
Il Modello di registro delle conversazioni di ClickUp completa il modello per la scoperta del cliente, fungendo da strumento di registrazione per tutte le chiamate.
Quando si intraprendono conversazioni qualificate utilizzando il modello di scoperta del cliente, è possibile utilizzare il modello di registro delle conversazioni per catturare i dettagli chiave di ogni chiamata. Questi dettagli includono l'ora della chiamata, la persona con cui si è parlato, il numero di telefono, la durata della chiamata, le azioni da completare e le note chiave della conversazione.
Sfruttando entrambi i modelli all'interno di ClickUp, è possibile passare senza problemi dall'uso del Modello di scoperta del cliente durante una chiamata alla compilazione del Modello di registro delle conversazioni in seguito.
Il risultato è che potete assicurarvi di avere registrazioni dettagliate e accurate per riferimenti futuri e azioni di follow-up.
8. Modello di registro delle chiamate dei clienti in Excel by Template Lab
via Modello Lab
Questo modello di registro delle chiamate dei clienti in Excel è un semplice registro delle chiamate che si concentra sulla conservazione delle informazioni relative alle chiamate con i clienti.
Con questo modello Excel, potete facilmente tenere traccia e organizzare i dettagli essenziali delle chiamate dei clienti: data di inizio, ora di fine, tempo totale, nome del cliente, numero di contatto, elemento d'azione e note.
Inoltre, questo foglio di lavoro vi permette di sfruttare le funzioni e le funzioni di Excel per ulteriori analisi e per la creazione di un elenco di informazioni reportistica commerciale . È possibile eseguire calcoli e creare grafici a partire dai dati del registro chiamate, consentendo di prendere decisioni informate e di ottimizzare la propria attività strategie di comunicazione .
9. Modello di registro telefonico dei media da Template.Net
tramite Template.Net
Mentre i modelli di registro delle chiamate sono progettati per tracciare le interazioni con i client, questo documento Media Call Log Log di Template.Net è stato creato appositamente per il monitoraggio e l'organizzazione delle comunicazioni relative ai media.
È possibile scaricare e modificare questo documento in vari formati, come Documenti Google, Fogli Google, Microsoft Word, Microsoft Excel e PDF. Vi aiuta a gestire le interazioni con contatti quali giornalisti e media. Il modello include campi per catturare informazioni come il giornalista, l'organo di informazione, il numero di telefono, l'email, la data e l'ora della chiamata, la natura della chiamata e i commenti.
Questo registro assicura che tutte le interazioni con i media siano documentate e organizzate. Contribuisce inoltre a perfezionare le tattiche di coinvolgimento dei media e a migliorare le relazioni con i media contatti con i media e ottimizzare le campagne di sensibilizzazione dei media .
10. Modello di registro delle chiamate giornaliere in Word di Template.Net
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/Word-Daily-Call-Log-Template-by-Template.Net\_.jpg Modello di registro giornaliero delle chiamate telefoniche in Word da Template.Net /$$$img/
tramite Template.Net
Questo modello di registro delle chiamate giornaliere è un foglio di uso generale che può essere utilizzato per monitorare e registrare qualsiasi tipo di chiamata in entrata e in uscita.
I registri delle chiamate includono campi per la data e l'ora, il numero di telefono, la persona di contatto, lo scopo, la durata della chiamata e se l'oggetto della chiamata è stato raggiunto o meno. Utilizzate questo modello di registro dei contatti per essere organizzati, monitorare il numero di chiamate e analizzare le metriche delle chiamate.
Semplificate le vostre conversazioni con i modelli gratuiti di registro delle chiamate
Con questi 10 modelli di registro delle chiamate gratis e stampabili in Excel e ClickUp, avrete il potere di ottimizzare le vostre comunicazioni e di rimanere organizzati come mai prima d'ora. Immaginate la tranquillità di sapere di avere un hub centrale per archiviare e recuperare tutti i registri delle chiamate. 🌻
Se fate parte di un team di supporto clienti o commerciale, di un telemarketing, di un call center o di un titolare di una piccola azienda, o se volete essere sempre organizzati, questi modelli di registro delle chiamate telefoniche vi cambieranno le carte in tavola. Scarica gratis un modello di ClickUp , personalizzatelo a vostro piacimento e iniziate a documentare le vostre conversazioni e interazioni con facilità!