Siete stanchi di perdervi nel caos dei vostri nuovi progetti? Come project manager, desiderate rendere il vostro lavoro più organizzato ed efficiente? Siete alla ricerca di una soluzione che semplifichi le attività dei vostri team e garantisca che tutti siano sulla stessa pagina?
Non cercate oltre, perché i modelli di piano di lavoro vi aiuteranno a farlo. Essi fungono da piano d'azione durante tutto il progetto, vi aiuterà a vedere il quadro generale, le date di scadenza e le eventuali dipendenze che potrebbero impedirvi di raggiungere i vostri obiettivi.
In questo post parleremo di cosa sono i modelli di piano di lavoro e di cosa rende un buon modello. Poi condivideremo i nostri 10 migliori modelli per ClickUp, Microsoft e Google Docs. Siete pronti a ottimizzare i vostri piani di lavoro come mai prima d'ora? Tuffatevi!
Che cos'è un piano di lavoro nella gestione dei progetti?
Un modello di piano di lavoro è uno strumento che delinea i compiti e le attività specifiche necessarie per raggiungere determinati obiettivi. È una struttura che aiuta gli individui o i team a organizzare, pianificare, comunicare e dare priorità al loro lavoro in modo efficace. I modelli di piano di lavoro includono tipicamente sezioni come obiettivi del progetto e obiettivi, tempi di realizzazione, allocazione delle risorse , gli indicatori di performance e i potenziali ostacoli o rischi.
I modelli di piano di lavoro sono comunemente utilizzati nella gestione dei progetti, nella ricerca, nell'istruzione, negli affari e in molti altri settori. Possono essere personalizzati per le esigenze di diversi progetti o attività di grandi dimensioni e aiutano i singoli o i team a progettare obiettivi raggiungibili, creare fasi di azione, monitorare i progressi e apportare le modifiche necessarie per garantire il completamento con successo.
L'utilizzo di un modello di piano di lavoro può risparmiare tempo e fatica, in quanto fornisce un chiaro piano di progetto per il compito da svolgere. Inoltre, migliora la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, in quanto tutti possono vedere i compiti e le scadenze e hanno una comprensione condivisa di ciò che deve essere realizzato.
Un modello di piano di lavoro è un valido strumento di gestione del progetto che facilita la pianificazione e l'esecuzione efficace di compiti o progetti. Utilizzando un modello di piano di lavoro, i singoli o i team possono migliorare la produttività, l'efficienza e le prestazioni complessive.
Cosa rende un buon modello di piano di lavoro un progetto?
Un buon modello di piano di lavoro deve essere completo e adattato al progetto o al compito specifico. Deve includere tutte le fasi e le scadenze necessarie, nonché le responsabilità assegnate e le risorse necessarie per completare il compito. Dovrebbe inoltre consentire flessibilità e adattabilità in caso di transizioni o ostacoli imprevisti .
- **Deve essere facile da leggere, visivamente attraente e strutturato in modo logico. Questo migliora la comunicazione e assicura che i membri del team siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le tempistiche, gli obiettivi e le strategie.
- È inoltre essenziale mostrare come distribuire il tempo, il personale e i materiali. Un buon modello dovrebbe prevedere un tempo sufficiente per ogni attività e suddividere i compiti complessi in sottocompiti gestibili.
- **I progressi e le prestazioni devono essere valutati regolarmente rispetto al piano e le modifiche devono essere apportate di conseguenza. Questo aiuta a identificare gli ostacoli e le aree di miglioramento, garantendo il completamento del compito.
Un buon strumento di gestione del carico di lavoro dovrebbe essere completo, chiaro e strutturato, fornire risorse e tempistiche sufficienti ed essere aggiornato regolarmente per ottenere risultati ottimali.
10 Modelli ed esempi di piani di lavoro
Che siate manager, team leader o imprenditori, avere un piano di lavoro ben fatto è essenziale per il successo. Un buon piano di lavoro vi aiuterà a rimanere in carreggiata e a tenere organizzati i vostri progetti, consentendovi di prendere decisioni migliori su come allocare al meglio le risorse e gestire le tempistiche.
Ma creare piani efficaci da zero può richiedere tempo e difficoltà. Ecco perché abbiamo compilato questo elenco dei migliori modelli di piani di lavoro, in modo che, indipendentemente dal tipo di progetto o di impresa che avete in mente, ci sia una soluzione semplice a portata di mano.
Da semplici elenchi di cose da fare a roadmap più elaborate con tappe fondamentali, questi modelli offrono tutte le caratteristiche necessarie per una pianificazione efficiente senza alcuno sforzo o spesa aggiuntiva.
1. Modello di piano di lavoro ClickUp
Questo semplice modello di piano di lavoro vi aiuta a organizzare i compiti in gruppi, a stabilire priorità, scadenze e stati e a contrassegnare i team responsabili.
Quando si inizia a utilizzare i modelli come parte del processo di pianificazione del lavoro, a volte è meglio partire dalle basi. Questo è ciò che ci piace di Modello semplice di piano di lavoro di ClickUp .
Questo modello è il punto di partenza ideale quando si utilizza ClickUp per la prima volta per la pianificazione di un progetto. Aiuta a visualizzare facilmente le attività che devono essere svolte prima che il progetto sia considerato completo.
Si può scegliere di importare voci e date da un elenco esistente o di partire da zero. Ogni attività può essere contrassegnata con un diverso livello di priorità, e ci sono punti in cui inserire date di inizio e di scadenza, in modo che tutti possano vedere facilmente a cosa dare priorità e quando.
Questo modello include diversi campi personalizzabili, in modo che possiate costruire il giusto gestione del carico di lavoro struttura per i vostri progetti. La personalizzazione offerta da questo modello lo rende il punto di partenza perfetto per qualsiasi progetto o attività.
2. Modello di piano di lavoro annuale ClickUp
Questo modello vi aiuta a definire gli obiettivi a lungo termine, includendo i compiti chiave necessari per raggiungere ciascuno di essi.
Se siete amanti dell'espressione "Se non pianifichi, pianifichi di fallire" Modello di piano di lavoro annuale di ClickUp potrebbe essere il vostro nuovo migliore amico. Per assicurarvi che voi, il vostro team o la vostra azienda abbiate successo durante l'anno, avete bisogno di un approccio alla pianificazione a lungo termine incentrato sul processo, con numerose tappe fondamentali lungo il percorso.
Questo modello è composto da 5 sezioni che aiutano a guidare la definizione degli obiettivi a lungo termine e a tenere traccia dei progressi compiuti. Il modello aiuterà voi e il vostro team a mantenere la responsabilità degli obiettivi nel tempo. In questo modo, pianterete i semi del successo fin dall'inizio, portando a un successo tempestivo pietre miliari del progetto e raggiungere gli obiettivi a lungo termine.
3. Modello di piano di lavoro per progetti ClickUp
Il modello di piano di lavoro del progetto mostra un elenco di attività, ma aiuta anche a visualizzare i ritardi, il livello di impegno e i punti in cui il progetto è fuori strada.
A volte la gestione di un progetto è più complessa della semplice stesura di un elenco delle attività da completare e dello stato di avanzamento di ciascuna di esse. Quando è necessario un po' più di dettaglio, Modello di piano di lavoro per progetti di ClickUp può essere d'aiuto.
Considerate questo modello di piano di progetto come una versione ampliata del nostro modello Semplice piano di lavoro. Oltre ai campi standard come il nome dell'attività, la data di inizio e di scadenza e la durata, questo modello vi dà anche un'occhiata dettagliata al raggiungimento o meno delle pietre miliari da parte del vostro team.
I campi aggiuntivi di questo modello mostrano come il vostro team sta rispettando il programma stabilito.
- Ritardi (giorni): Traccia quali sono le pietre miliari che presentano punti di stallo;
- campo Schedule: Visualizza il verde (in linea con l'obiettivo), l'ambra (ritardi minori) o il rosso (ritardi significativi); e
- Sforzo: Mostra il livello di impegno per il completamento dell'attività, da 1 a 5.
I campi di pianificazione di questo modello lo rendono particolarmente utile quando si esamina un progetto retroattivamente per vedere se si è calcolato male il tempo o lo sforzo necessario per completare una determinata attività. In questo modo, è possibile modificare e creare una pianificazione più accurata per il progetto successivo. Scaricate questo modello
4. Modello di piano di lavoro a distanza ClickUp
Il modello di piano di lavoro a distanza aiuta i team remoti a rimanere in contatto mentre collaborano ai progetti.
I team remoti hanno caratteristiche uniche sfide quando si tratta di collaborare su progetti di gruppo. Modello di piano di lavoro a distanza di ClickUp solo per loro.
Senza lavorare a stretto contatto gli uni con gli altri, i team remoti devono essere più attenti a mantenere tutti sulla stessa pagina con la gestione dei progetti. Può anche essere difficile capire quali richieste di progetto sono importanti per l'azienda nel suo complesso e quali invece sono piacevoli da avere, ma non sono importanti nello schema generale delle cose. Per questo motivo è necessario trovare il giusto strumenti per il lavoro da casa fondamentali per il successo del team remoto.
Questo modello classifica ogni progetto in base al suo impatto organizzativo per mostrarne l'importanza per l'azienda.
- Progetti a bassa importanza: possono essere portati avanti o meno a seconda del carico di lavoro del team, poiché non hanno un impatto significativo sull'organizzazione.
- Progetti ad alta importanza: Devono essere portati avanti perché hanno un impatto significativo sull'organizzazione.
Il modello contiene anche uno spazio per scrivere l'obiettivo del progetto ("aumentare la partecipazione del team del 90%", oppure "generare 200 nuovi clienti", per esempio), il nome del progetto e il nome del progetto budget del progetto e il costo effettivo, il livello di impegno e un collegamento ai principali deliverable del progetto, in modo che ogni persona che lavora al compito abbia piena visibilità del contesto del lavoro e dei relativi file. Scarica questo modello
5. Modello di lavagna per piano di lavoro ClickUp
Il modello di lavagna per il piano di lavoro vi offre uno spazio di lavoro digitale per fare whiteboard con il vostro team, sia che siate nella stessa stanza o dall'altra parte del paese.
La lavagna bianca è un ottimo modo per visualizzare le idee, discutere le strategie e collaborare con i colleghi .
L'uso delle lavagne bianche durante le riunioni del team offre a tutti l'opportunità di annotare i propri pensieri e di risolvere i problemi insieme. Tuttavia, nei moderni ambienti di lavoro, il team non si trova sempre nello stesso luogo fisico per lavorare insieme alla lavagna, e potrebbe avere bisogno di accedere alle note della lavagna mentre è in viaggio. Ecco perché abbiamo creato Modello di lavagna per il piano di lavoro di ClickUp .
Fornisce un riferimento visivo pianificato per un progetto in formato digitale, ma proprio come una lavagna fisica, è possibile "appendere" note, annotare compiti e spostare incarichi.
La lavagna ha diverse funzioni che la rendono simile a una lavagna fisica, ma migliore!
- Strumenti per disegnare: Disegnare a mano libera con pennarelli di diversi colori e dimensioni, aggiungere forme e note adesive, testo, frecce, mappe mentali e persino caricare immagini e foto.
- Libreria di modelli: Inizia con 9 diversi modelli predefiniti per organizzare e aggiungere rapidamente alla tua lavagna.
- Compiti, documenti, persone ed elenchi: rilasciare o etichettare uno qualsiasi di questi elementi da altre lavagne o elenchi all'interno dell'area di lavoro di ClickUp.
- Collegamenti: Include percorsi cliccabili a file Figma, siti web, Google Docs, fogli e diapositive e Youtube.
Sia che si tratti di un brainstorming di idee o di una mappatura di processi complessi, questo modello di lavagna può essere uno strumento utile per portare il vostro lavoro al livello successivo.
Bonus:_
**Modelli di piano di comunicazione_ Scarica questo modello
6. Modello di piano ClickUp per 12 settimane
Utilizzate il modello di piano per 12 settimane per registrare tutti gli impegni, le date di scadenza, il destinatario e il livello di priorità.
Molte aziende si avvalgono di cicli trimestrali di 12 settimane ciascuno. Per coloro che utilizzano questo approccio, abbiamo creato Il modello di piano di 12 settimane di ClickUp per garantire che il prossimo trimestre sia ancora migliore del precedente. Ma il divertimento non finisce qui! Questo modello può essere utilizzato per gestire tutti gli aspetti della vostra vita, aiutandovi a bilanciare i vostri obiettivi personali e professionali con la massima efficienza piano di produttività possibile.
Il nostro modello di piano di progetto semplice di 12 settimane funziona come una gigantesca lista di cose da fare, in cui è possibile inserire una descrizione dettagliata del compito, aggiungere eventuali sottocompiti e creare liste di controllo. Il modello include anche due campi personalizzati:
- Pianificazione e monitoraggio dei progressi: Popolano automaticamente i campi che mostrano a che punto si è con il completamento dell'attività
- Categoria di attività: etichettare ogni categoria con un gruppo pertinente (ad esempio, personale, lavoro, famiglia o finanze)
Utilizzate questo modello per fare un "brain dump" di tutto ciò che dovete fare nelle prossime 12 settimane. Quindi, utilizzate i campi di ClickUp per assegnare le persone rilevanti alle attività, creare date di scadenza e stabilire le priorità dell'elenco in base a ciò che deve essere fatto e quando. Scarica questo modello
7. Modello di piano di processo ClickUp
Il nostro modello di piano di processo vi aiuta a organizzare le specifiche del vostro progetto, compresi i metodi, i criteri e le azioni di miglioramento necessarie.
Un piano di processo è essenzialmente una tabella di marcia passo dopo passo per raggiungere un risultato specifico.
Include i passi da compiere per raggiungere un obiettivo, le misure di qualità e di risposta da adottare ed eventuali piani di reazione. È il modo migliore per assicurarsi che le vostre aspettative (o quelle del vostro cliente) siano soddisfatte, ed è per questo che abbiamo creato Modello di piano di processo di ClickUp .
I piani di processo sono spesso richiesti a fini di conformità nei lavori in cui il prodotto o il servizio richiede ispezioni per garantirne la qualità. Questo documento offre campi per dettagliare le specifiche operazioni della vostra azienda.
- Sezione per elencare le azioni di miglioramento: Include una descrizione, gli input e gli output, i metodi utilizzati, i criteri e le azioni da intraprendere se i criteri non sono soddisfatti.
- Sezione per i dettagli della revisione del piano di processo: Include la data di revisione, la cronologia delle revisioni e un elenco delle persone che hanno approvato e riconosciuto il piano.
Sia che stiate lanciando un nuovo prodotto o implementando una nuova strategia di vendita, avere un piano di processo è fondamentale. Vi aiuterà a rimanere organizzati e vi garantirà di seguire le pratiche e i protocolli migliori per raggiungere il successo. Inoltre, avere un piano chiaro può darvi la certezza di poter realizzare la vostra visione. Scaricate questo modello
8. Modello di piano di lavoro in Microsoft Excel
Tramite Microsoft
Sebbene riteniamo che la libreria di modelli di ClickUp fornisca tutto ciò di cui un'azienda può avere bisogno per organizzarsi e rimanere organizzata, sappiamo che non è sempre possibile scegliere le soluzioni che si desidera utilizzare. Per le organizzazioni che richiedono l'uso di prodotti Microsoft e per coloro che preferiscono i fogli di calcolo ai documenti di Word, questi sono i modelli di ClickUp Modelli di piano di lavoro in Excel sono per voi.
Excel offre diversi modelli di piano di lavoro e di modelli di roadmap per aiutarvi a organizzare i vostri progetti.
- **Cronologia del progettoCreare una linea temporale per tracciarele pianificazioni del progettoche mostra in quale mese si svolgerà ogni attività. Include una tabella per il nome dell'attività, le date di inizio e fine. Excel fornisce tre tabelle dettagliatetimeline del progetto e un modello di quattro settimanemodello di linea temporale del progetto.
- Modello di piano di lavoro: Mostra i progetti in 4 fasi, includendo le attività necessarie in ciascuna di esse. I dati vengono inseriti in un altro foglio di lavoro e quindi popolati automaticamente nella roadmap visiva.
Questi modelli non sono stati creati appositamente per la gestione dei progetti, ma in caso di necessità consentono di organizzare le attività più urgenti del progetto e di presentarle visivamente. E se preferite i documenti ai fogli di calcolo, eccovi come creare una linea temporale con Word invece. Scarica questo modello
9. Microsoft Project Modello di timeline del piano di progetto
Tramite Microsoft
Se avete bisogno di mantenere la pianificazione del progetto all'interno della suite Microsoft, ma desiderate una soluzione più completa rispetto ai modelli di Excel, prendete in considerazione i seguenti modelli Modelli di piano di lavoro per progetti Microsoft .
Microsoft Project è un programma software che aiuta a pianificare, programmare e gestire progetti complessi. Con funzioni come Grafici di Gantt , gestione delle risorse microsoft Project semplifica l'organizzazione e il rispetto delle scadenze.
Project si integra anche con altri programmi Microsoft come Excel e Outlook, in modo da poter condividere facilmente le informazioni e collaborare con il proprio team. Che si tratti dell'organizzazione di un matrimonio, della costruzione di un edificio o del lancio di un nuovo prodotto, Microsoft Project può aiutarvi a mantenere la rotta e a portare a termine il lavoro.
Questi modelli di pianificazione del progetto possono aiutarvi a organizzare le attività e le tappe fondamentali in modo da poterle condividere con più membri del team e con le parti interessate. Per utilizzare questi modelli, però, è necessario iscriversi al servizio. Scaricate questo modello
10. eFinancial Models Google Sheets Modello semplice di pianificazione del progetto
Via eFinancial Models
Per coloro che non possono scegliere le proprie piattaforme di gestione dei progetti e le cui aziende utilizzano Google Workspace, c'è Modelli di piani di lavoro in Google Sheets anche per voi!
La buona notizia di Google Sheets è che se avete mai usato Microsoft Excel, vi sentirete a casa. È uno strumento di foglio di calcolo basato sul cloud che consente di creare, modificare e condividere cartelle di lavoro con altri in tempo reale. Google Sheets vi permette di collaborare con il vostro team in una posizione centralizzata, senza dover salvare e inviare file avanti e indietro.
Per la pianificazione del lavoro, è possibile utilizzare i Fogli Google per stabilire le scadenze, monitorare l'avanzamento del progetto, assegnare compiti e altro ancora. Sia che stiate lavorando a un progetto per più persone, a una presentazione o che abbiate semplicemente bisogno di organizzare la vostra lista di cose da fare ogni giorno, Google Sheets può aiutarvi a semplificare il processo e rendere la vostra vita lavorativa molto più semplice. Scarica questo modello
Ottimizzate il vostro flusso di lavoro con un modello di pianificazione del lavoro oggi stesso
Stabilire le priorità del vostro carico di lavoro e fare piani per portare a termine le vostre responsabilità è indispensabile per ottenere la migliore produzione possibile. Fortunatamente, sono disponibili molti software di gestione dei progetti per aiutarvi, sia che stiate cercando un modo per organizzare il lavoro annualmente, per progetto o per trimestre.
Forse siamo di parte, ma pensiamo che il modo più semplice per iniziare a pianificare il carico di lavoro sia usare ClickUp. L'area di lavoro di ClickUp vi permette di visualizzare facilmente i vostri compiti e i nostri modelli vi aiutano a organizzarli in modo rapido e intuitivo, sia che lavoriate da soli sia che facciate parte di un team più ampio. E quando è necessario collaborare con altri collaboratori, ClickUp semplifica il feedback.
Iniziare a lavorare con ClickUp è gratuito provateci oggi stesso per vedere come un po' di pianificazione iniziale possa massimizzare la vostra produzione nel lungo periodo.