Avete mai la sensazione di non riuscire a terminare abbastanza?
Come se foste sempre in ritardo e non riusciste a terminare abbastanza?
Se è così, potrebbe essere il momento di creare un piano di produttività. Un piano di produttività può aiutarvi ad affrontare l'elenco delle cose da fare, a organizzarvi e a mantenere i vostri livelli di produttività, il tutto senza creare ulteriore burnout. È la chiave per riuscire a fare di più in meno tempo senza sacrificare il vostro benessere.
Ma come si presenta un piano di produttività e come si fa a crearlo?
In questo articolo esploreremo il concetto di pianificazione della produttività e forniremo sette passaggi per creare un piano di produttività che funzioni per voi, in modo simile a come è stata creata la Tecnica del Pomodoro.
Alla fine, avrete una solida mappa che vi guiderà per migliorare la vostra produttività efficienza dei processi e meno burnout.
Cos'è un piano di produttività?
Quando la maggior parte delle persone è sopraffatta, affronta i propri elenchi di cose da fare senza riflettere o pianificare. Questo può funzionare per un breve periodo, ma alla fine porta al burnout.
Una ricerca di CNBC ha rilevato che il 50% dei lavoratori è esaurito e ritiene che la paranoia della produttività crei ulteriore stress per i dipendenti.
È qui che un piano di produttività può essere d'aiuto.
Un piano di produttività è un documento che delinea i passaggi da compiere per completare il proprio elenco di cose da fare e che comprende piano strategico con capacità organizzative e di gestione del tempo per garantire il raggiungimento di tutte le attività quotidiane e degli obiettivi generali.
Vi chiederà di mappare tutto ciò su cui dovete lavorare, di affrontare ogni potenziale ostacolo e di elaborare una strategia per affrontare ogni elemento. Inoltre, stabilisce le priorità delle attività e lavora con i vostri ritmi naturali di produttività per assicurarvi di terminare le cose più importanti.
Anche se una piano Business un piano di produttività organizzativa affronta tutte le aree che possono influenzare la produttività complessiva dell'azienda, comprese le aree tattiche, operative e di gestione piano strategico .
Tutti possono trarre beneficio dalla creazione di piani di produttività. Che siate titolari di un'azienda, studenti, genitori occupati o professionisti, un piano di produttività può aiutarvi a migliorare le vostre prestazioni, tempestività, energia e concentrazione e diventare più efficienti e produttivi senza sacrificare il proprio benessere.
Esploriamo tutti i vantaggi che potrete sperimentare una volta creato un solido piano di produttività.
I benefici del piano di produttività
Il piano di produttività può migliorare l'attenzione e la concentrazione, ridurre lo stress e aumentare la consapevolezza delle proprie abitudini di lavoro.
Inoltre, la creazione di un piano di produttività richiede di rallentare e riflettere sul proprio lavoro. Questo può portare ad approcci più ponderati e a una migliore capacità di risolvere i problemi.
Il risultato è che non solo riuscirete a terminare di più, ma riuscirete anche a farlo meglio.
Esaminiamo più da vicino ciascuno di questi vantaggi.
Migliore attenzione e concentrazione
Quando si è sopraffatti e non organizzati, è difficile concentrarsi su un'attività. La mente corre e si salta continuamente da una cosa all'altra. Questo può portare a errori, lavori di scarsa qualità e perdite di tempo.
Il piano di produttività vi aiuta a evitare tutto questo, mappando le attività da fare e stabilendo quando potete concentrare la vostra attenzione su una cosa alla volta. Ciò consente di migliorare l'attenzione, la concentrazione e la qualità complessiva del lavoro.
Meno stress
Il caos di un elenco di cose da fare non organizzato può essere stressante e può farvi sentire indietro e preoccupati di dimenticare qualcosa di importante. Questo tipo di stress può portare ad ansia, insonnia e persino a problemi di salute fisica.
Il piano di produttività aiuta a ridurre lo stress, fornendo un sistema chiaro per la gestione delle attività. Quando si dispone di un piano, ci si sente più in controllo e meno ansiosi di sapere cosa bisogna fare.
Potete anche evitare la fretta dell'ultimo minuto e lo stress che ne consegue raggruppando le attività simili e completarli in una sola seduta.
Maggiore consapevolezza di sé
Un altro vantaggio del piano di produttività è che vi aiuta a diventare più consapevoli delle vostre abitudini di lavoro. Questo processo vi richiederà di monitorare il vostro tempo analizzate i vostri modelli di produttività e sviluppate strategie per migliorare la vostra efficienza. Da fare, si otterranno preziose informazioni sulle proprie abitudini di lavoro.
Questa autoconsapevolezza può aiutarvi a identificare le aree che necessitano di miglioramenti. Per istanza, potreste rendervi conto che passate troppo tempo sui social media o che siete più produttivi al mattino che alla sera. Una volta identificati questi schemi, potrete modificare di conseguenza il vostro piano di produttività.
7 passaggi per creare un piano di produttività
Ora che conoscete tutti i vantaggi della pianificazione della produttività, è il momento di imparare a creare il vostro piano di produttività. La pianificazione della produttività non è difficile, ma da fare richiede tempo e lavoro. Seguite questi sei passaggi per creare un piano di produttività che funzioni per voi.
Passaggio 1: elencate tutte le vostre attività e i vostri obblighi
Il primo passaggio è quello di fare un elenco di azioni di tutte le attività e gli obblighi. Molte persone commettono l'errore di tenere l'elenco delle cose da fare in testa e non si preoccupano di scriverlo o organizzarlo, dimenticandolo o sentendosi sopraffatte.
È ora di lavorare in modo più intelligente e di creare sistemi migliori. Prendetevi il tempo di sedervi e scrivere tutto ciò che dovete fare, assicurandovi di includere sia le attività grandi che quelle piccole, e di notare anche eventuali scadenze o elementi sensibili al tempo. Una volta scritto tutto, potete iniziare a organizzarvi di conseguenza.
L'utilizzo di uno strumento di gestione delle attività come ClickUp può aiutarvi a gestire e tenere traccia di tutte le vostre attività in un unico posto. Offre diversi modi per elencare e visualizzare le attività Attività di ClickUp come le viste Elenco, Bacheca, Calendario e Sequenza, per aiutarvi a visualizzare le vostre attività nel modo più efficiente ed efficace.
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È inoltre possibile usufruire di Il modello di elenco giornaliero di ClickUp per gli impegni da fare -una semplice routine pianificatore digitale monitoraggio per aiutarvi a costruire la vostra abitudine e a mettere in atto i vostri piani. Scaricate il modello di Elenco giornaliero dei Da fare
Passaggio 2: Notate i vostri ostacoli e le vostre sfide
Ora che avete un elenco di tutte le vostre attività, è il momento di dare un'occhiata più da vicino a ciascuna di esse. Per ogni attività, notate i potenziali ostacoli o le sfide che potreste incontrare. Si può trattare di mancanza di risorse, scadenze impegnative o collaboratori difficili. È opportuno notare anche la mancanza di motivazione, che può avere un impatto significativo sulla produttività.
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Prendendo il tempo necessario per anticipare queste sfide, si possono sviluppare strategie per superarle. Per esempio, se sapete che dovrete affrontare una scadenza difficile, potete pianificare di iniziare a lavorare sull'attività prima. Oppure, se sapete che vi mancherà la motivazione, potete suddividere l'attività in passaggi più piccoli e gestibili.
Prima di delineare il vostro piano di produttività, dovete avere una visione chiara di come state impiegando il vostro tempo. Da fare, dovete monitorare il vostro tempo per almeno una settimana. Monitorate il tempo di ogni attività essenziale che completate in un giorno, comprese quelle lavorative e personali.
Passaggio 3: Monitoraggio del tempo
È anche una buona idea monitorare il tempo di tutte le attività che vi fanno perdere tempo, come l'uso dei social media. Questo vi aiuterà a comprendere meglio i vostri modelli di produttività e a capire come utilizzare il vostro tempo in modo saggio.
Ci sono alcuni modi diversi per monitorare il proprio tempo . Si può usare un semplice metodo con carta e penna, scrivendo l'ora in cui si è iniziato a lavorare, oppure si può usare una strumento di produttività con un timer per semplificare, automatizzare e mantenere sempre coerente il processo.
Monitoraggio del tempo, impostazione di stime, aggiunta di note e visualizzazione di reportistica da qualsiasi luogo con il Global Timer di ClickUp Strumento di monitoraggio del tempo globale di ClickUp è un'ottima opzione, perché è facile da usare e salva i reportistica del tempo monitorato.
Passaggio 4: Analizzare dove va il vostro tempo
Quanto tempo dedicate a queste attività? C'è un modo per limitare o eliminare queste attività dalla vostra giornata?
Dopo aver monitorato il vostro tempo per una settimana, è il momento di analizzare le informazioni. Guardate quanto tempo dedicate a ogni attività e come questo tempo si distribuisce nell'arco della giornata. Questo vi darà una buona idea dei vostri attuali modelli di produttività, comprese le attività e i comportamenti che fanno perdere tempo.
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Dovreste anche individuare eventuali cali di produttività durante la giornata. Da fare: tendete a perdere la concentrazione nel pomeriggio? Se sì, potete spostare le attività da completare in questo periodo a un'altra parte della giornata?
Passaggio 5: Sviluppare una strategia
Ora che avete una buona comprensione dei vostri modelli di produttività, è il momento di iniziare a sviluppare una strategia per migliorare la vostra produttività. Ci sono molti metodi da fare, quindi è importante trovare quello che funziona meglio per voi.
Per alcuni, la strategia consiste semplicemente nel concentrarsi su un'attività alla volta o nel fare tutto il lavoro in un determinato momento della giornata. Per altri, invece, la strategia prevede l'incorporazione di una tecnica di gestione del tempo o una tecnica di strumento per il project management .
Tecnica del Pomodoro
Uno dei metodi di gestione del tempo più diffusi è la tecnica del Tecnica del Pomodoro . Questa tecnica consiste nel lavorare su un'attività per 25 minuti e poi fare una pausa di cinque minuti. Dopo quattro sessioni di Pomodoro, si fa una pausa più lunga di 20-30 minuti. L'idea alla base di questa tecnica è che, facendo pause regolari, si possa rimanere concentrati ed evitare il burnout.
Per utilizzare questa tecnica, è necessario un timer per tenere traccia dei periodi di lavoro e di pausa. Esistono molti timer per il Pomodoro disponibili online, oppure si può utilizzare un semplice timer da cucina.
Matrice EisenhowerLa matrice di Eisenhower
è una tecnica di produttività che aiuta a stabilire le priorità delle attività in base al loro livello di importanza e urgenza. Questa tecnica è stata sviluppata dall'ex presidente Dwight D. Eisenhower ed è nota anche come matrice urgenza-importanza. È stata resa popolare dall'esperto di produttività Stephen Covey nel suo libro The 7 Habits of Highly Effective People e da allora è stata utilizzata da milioni di persone.
Per utilizzare questa tecnica, dovete innanzitutto identificare le vostre attività. Da fare, è possibile classificarli in uno dei seguenti quadranti:
Create la vostra matrice di Eisenhower e categorizzate le attività di ClickUp Whiteboards
🟢 Quadrante 1: urgente e importante (Da fare)
Queste attività devono essere completate immediatamente e sono della massima importanza. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono la riunione delle scadenze, lo spegnimento di incendi, ecc.
🔵 Quadrante 2: Importante ma non urgente (Decidere)
Si tratta di attività importanti ma che non devono essere completate immediatamente. Queste sono le attività su cui dovreste concentrarvi perché possono aiutarvi a evitare crisi in futuro. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono il piano, la strategia, ecc.
🟡 Quadrante 3: urgente ma non importante (delegato)
Si tratta di attività che devono essere completate immediatamente ma non sono importanti. In genere si tratta di distrazioni che possono aspettare e che non dovrebbero occupare molto tempo. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono controllare le email, rispondere alle telefonate, ecc.
🔴 Quadrante 4: Non urgente e non importante (Cancellare)
Si tratta di attività non urgenti e non importanti. In genere possono essere eliminati dall'elenco dei compiti da fare. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono navigare in Internet, guardare la TV, ecc.
Metodo Ivy Lee Il metodo Ivy Lee è una tecnica di produttività sviluppata all'inizio del XX secolo dall'esperta di efficienza Ivy Lee. È una tecnica molto semplice ma efficace che prevede di scrivere i sei compiti più importanti della giornata e di concentrarsi su un'attività alla volta fino a completarla.
Per utilizzare questa tecnica, è sufficiente scrivere le sei attività più importanti della giornata prima di andare a letto. Poi, al risveglio, iniziate a lavorare sulla prima attività e non passate a quella successiva finché la prima non è stata completata.
Questa può sembrare una tecnica semplice, ma in realtà è molto efficace per aiutarvi a concentrarvi e a terminare le cose. È possibile mettere in pratica questo metodo in ClickUp; utilizzare Il modello "Da fare" di ClickUp per fornirvi un quadro di riferimento da cui partire e personalizzarlo in base al vostro stile di lavoro e alle vostre preferenze personali.
Il Da fare e terminare (GTD) Il modello, basato sul sistema GTD di David Allen, aiuta a organizzare le attività e i progetti registrandoli e suddividendoli in elementi di lavoro attuabili. Per saperne di più Modelli GTD! Scaricate il modello "Da fare"
Passaggio 6: Sperimentare e rivedere se necessario
Indipendentemente dalla tecnica provata, è importante sperimentare e rivedere, se necessario, fino a trovare quella che funziona meglio per voi. Probabilmente non troverete subito la strategia perfetta, quindi è importante essere pazienti e continuare a provare cose nuove finché non troverete il piano di produttività che funziona meglio per voi.
Siate pazienti, perseveranti e continuate a sperimentare finché non troverete una strategia che aumenti la vostra efficienza e porti più equilibrio nella vostra vita.
Passaggio 7: Utilizzate strumenti di project management per mantenere le attività sempre visibili e organizzate
Per fortuna, al giorno d'oggi possiamo utilizzare strumenti di project management per migliorare la nostra produttività. Uno dei migliori strumenti di produttività è ClickUp, che può aiutarvi in tutti e sei i passaggi precedenti, dall'organizzazione degli elenchi di azioni a quella delle attività monitoraggio del tempo .
Gli strumenti di project management sono essenziali per tenere traccia delle attività e per assicurarsi di avere tutto sotto controllo. Utilizzando uno strumento come ClickUp, potete assicurarvi che le vostre attività siano sempre visibili e organizzate, il che renderà più facile la vostra produttività. Ora che sapete come essere più produttivi è il momento di mettere in pratica le vostre conoscenze.
Ad esempio, è possibile creare un programma di matrice di produttività 2×2 in ClickUp per aiutarvi a stabilire le priorità e a organizzare le attività. Se avete difficoltà a sviluppare o a rispettare il vostro piano di produttività, considerate la possibilità di utilizzare gli strumenti di produttività di ClickUp per aiutarvi.
Utilizzate la matrice di priorità 2×2 per aiutarvi a organizzare le attività in base alla loro importanza e al livello di priorità Scaricate il modello della matrice di priorità 2×2
Creare oggi un piano di produttività
Creare un piano di produttività è un ottimo modo per aumentare l'efficienza e ottenere più cose da fare in meno tempo. Dedicando del tempo allo sviluppo di un piano di produttività, potete aumentare la vostra concentrazione, ridurre i livelli di stress e imparare di più su chi siete come lavoratori.
Può essere necessario un po' di tempo e di sperimentazione per trovare un sistema di elenchi di cose da fare che funzioni per voi, ma una volta trovata e applicata la tecnica di produttività che funziona meglio, vi aiuterà a sentirvi più preparati, equilibrati e in controllo delle vostre giornate.
E con l'aiuto dei giusti strumenti di gestione delle attività e di un software per gli elenchi delle cose da fare come ClickUp e otterrete l'accesso gratuito a modelli gratuiti per aiutarvi a iniziare e a migliorare la produttività oltre a centinaia di funzionalità/funzione personalizzabili che vi permettono di configurare la piattaforma in modo da supportare al meglio il vostro flusso di lavoro. Strumenti come ClickUp possono aiutarvi a creare piani di produttività efficaci, a gestire le attività quotidiane e a migliorare la pianificazione operativa: l'elenco è lungo.
Non arrendetevi, continuate a provare cose nuove e alla fine troverete il piano di produttività più adatto a voi. Provate gratis ClickUp oggi stesso Scrittore ospite:_
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Dave-Lavinsky.jpeg Dave Lavinsky di Growthink /$$$img/ Dave Lavinsky è presidente e cofondatore di Growthink. Negli ultimi 20 anni,{\i} Growthink ha aiutato oltre 500.000 imprenditori e titolari ad avviare, far crescere e far uscire le loro aziende attraverso i nostri modelli di piani aziendali e i nostri servizi di consulenza