Ti capita mai di sentirti come se non riuscissi a terminare abbastanza cose?
Ti senti sempre in ritardo e non riesci a terminare tutto quello che dovresti fare?
Se sì, allora potrebbe essere il momento di creare un piano di produttività. Un piano di produttività può aiutarti ad affrontare la tua lista di cose da fare, organizzarti e mantenere i tuoi livelli di produttività, il tutto senza creare ulteriore stress. È la chiave per fare di più in meno tempo senza sacrificare il tuo benessere.
Ma come si presenta un piano di produttività e come si crea?
In questo articolo esploreremo il concetto di pianificazione della produttività e forniremo sette passaggi per creare il tuo piano di produttività personalizzato, simile a come è stata creata inizialmente la tecnica Pomodoro.
Alla fine, avrai una solida mappa che ti guiderà verso una maggiore efficienza dei processi e un minor stress.
Che cos'è un piano di produttività?
Quando la maggior parte delle persone si sente sopraffatta, affronta il proprio elenco di cose da fare senza riflettere troppo o fare un piano. Questo può funzionare per un breve periodo, ma alla fine porterà al burnout.
Una ricerca della CNBC ha rilevato che il 50% dei lavoratori è esausto e ritiene che la paranoia della produttività crei ulteriore stress per i dipendenti.
È qui che un piano di produttività può aiutarti.
Un piano di produttività è un documento che delinea i passaggi da seguire per completare l'elenco delle attività da fare e integra la pianificazione strategica con la gestione del tempo e le capacità organizzative per garantire il raggiungimento di tutti i tuoi obiettivi quotidiani e generali.
Dovrai mappare tutto ciò su cui devi lavorare, affrontare eventuali ostacoli e quindi elaborare una strategia per affrontare ogni elemento. Inoltre, ti consentirà di stabilire le priorità delle tue attività e di lavorare in sintonia con i tuoi ritmi naturali di produttività, assicurandoti di portare a termine le cose più importanti.
Mentre un piano Business concentra il lavoro richiesto dalla tua azienda, un piano di produttività organizzativa affronta tutte le aree che possono influire sulla tua produttività complessiva, compresa la pianificazione tattica, operativa e strategica.
Tutti possono trarre vantaggio dalla creazione di piani di produttività. Che tu sia un titolare d'azienda, uno studente, un genitore impegnato o un professionista, un piano di produttività può aiutarti a migliorare le tue prestazioni, la puntualità, l'energia e la concentrazione, e a diventare più efficiente e produttivo senza sacrificare il tuo benessere.
Scopriamo tutti i vantaggi che otterrai una volta creato un solido piano di produttività.
I vantaggi della pianificazione della produttività
Pianificare la produttività può aiutarti a migliorare la concentrazione, ridurre lo stress e aumentare la consapevolezza delle tue abitudini lavorative.
Inoltre, creare un piano di produttività richiede di rallentare e riflettere sul proprio lavoro. Questo può portare ad approcci più ponderati e migliori capacità di risoluzione dei problemi.
Come risultato, non solo riuscirai a fare di più, ma potrai anche farlo meglio.
Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di questi vantaggi.
Maggiore concentrazione e attenzione
Quando sei sopraffatto e disorganizzato, è difficile concentrarsi su un singolo compito. La tua mente corre e passi continuamente da un'attività all'altra. Questo può portare a errori, lavoro di scarsa qualità e perdita di tempo.
La pianificazione della produttività ti aiuta a evitare tutto questo fornendoti una tabella di marcia per le tue attività, mappando ciò che deve essere fatto e quando puoi concentrare la tua attenzione su una cosa alla volta. Ciò porta a una maggiore concentrazione, attenzione e qualità complessiva del lavoro.
Meno stress
Il caos di un elenco di cose da fare disorganizzato può essere stressante e può farti sentire in ritardo e preoccupato di dimenticare qualcosa di importante. Questo tipo di stress può portare ad ansia, insonnia e persino a problemi di salute fisica.
La pianificazione della produttività aiuta a ridurre lo stress fornendo un sistema chiaro per gestire le tue attività. Quando hai un piano, ti sentirai più in controllo e meno ansioso riguardo a ciò che devi fare.
Puoi anche evitare la fretta dell'ultimo minuto e lo stress che ne deriva raggruppando attività simili e completandole in una sola volta.
Maggiore consapevolezza di sé
Un altro vantaggio della pianificazione della produttività è che ti aiuta a diventare più consapevole delle tue abitudini lavorative. Questo processo richiederà il monitoraggio del tuo tempo, l'analisi dei tuoi modelli di produttività e lo sviluppo di strategie per migliorare la tua efficienza. Man mano che lo farai, acquisirai preziose informazioni sulle tue abitudini lavorative.
Questa consapevolezza di te stesso può aiutarti a identificare le aree che necessitano di miglioramento. Ad esempio, potresti renderti conto che dedichi troppo tempo ai social media o che sei più produttivo al mattino che alla sera. Una volta identificati questi schemi, potrai apportare le modifiche necessarie al tuo piano di produttività.
7 passaggi per creare un piano di produttività
Ora che conosci tutti i vantaggi della pianificazione della produttività, è il momento di imparare a creare il tuo piano di produttività. La pianificazione della produttività non è difficile, ma richiede tempo e lavoro richiesto. Segui questi sei passaggi per creare un piano di produttività adatto a te.
Passaggio 1: crea un elenco di tutte le tue attività e impegni
Il primo passaggio è creare un elenco di tutte le tue attività e i tuoi impegni. Molte persone commettono l'errore di tenere l'elenco delle cose da fare nella loro testa e non si preoccupano di scriverlo o organizzarlo, finendo per dimenticarlo o sentirsi sopraffatte.
È ora di lavorare in modo più intelligente e creare sistemi migliori. Prenditi il tempo necessario per sederti e scrivere tutto ciò che devi fare, assicurandoti di includere sia le attività grandi che quelle piccole, e annotando anche eventuali scadenze o elementi urgenti. Una volta che avrai scritto tutto, potrai iniziare a organizzarti di conseguenza.
L'utilizzo di uno strumento di gestione delle attività come ClickUp può aiutarti a gestire e tenere traccia di tutte le tue attività in un unico posto. Offre diversi modi per elencare e visualizzare le tue attività di ClickUp, come la vista Elenco, Bacheca, Calendario e Sequenza, per aiutarti a vedere le tue attività in modo più efficiente ed efficace.
Puoi anche sfruttare il modello di elenco delle cose da fare quotidiana di ClickUp, un semplice planner digitale che ti aiuta a costruire le tue abitudini e a mettere in atto i tuoi piani.
Passaggio 2: Prendi nota degli ostacoli e delle sfide
Ora che hai un elenco di tutte le tue attività, è il momento di esaminarle più da vicino. Per ogni attività, prendi nota di eventuali ostacoli o difficoltà che potresti incontrare. Questi possono includere la mancanza di risorse, scadenze impegnative o collaboratori difficili. Anche la mancanza di motivazione dovrebbe essere annotata, poiché può influire in modo significativo sulla tua produttività.
Prendendoti il tempo necessario per anticipare queste sfide, potrai sviluppare strategie per superarle. Ad esempio, se sai che dovrai affrontare una scadenza difficile, puoi pianificare di iniziare a lavorare sull’attività prima. Oppure, se sai che ti mancherà la motivazione, puoi suddividere l’attività in passaggi più piccoli e più gestibili.
Prima di abbozzare il tuo piano di produttività, devi avere una chiara comprensione di come stai attualmente impiegando il tuo tempo. Per farlo, dovrai effettuare il monitoraggio del tempo per almeno una settimana. Tieni traccia del tempo impiegato per ogni attività essenziale che completi in un giorno, comprese sia le attività lavorative che quelle personali.
Passaggio 3: Tieni traccia del tuo tempo
È anche una buona idea tenere traccia del tempo dedicato alle attività che ti fanno perdere tempo, come l'uso dei social media. Questo ti aiuterà a comprendere meglio i tuoi modelli di produttività e ti darà un'idea di come utilizzare il tuo tempo in modo intelligente.
Esistono diversi modi per il monitoraggio del tempo. Puoi usare un semplice metodo con carta e penna, annotando l'ora in cui hai iniziato, oppure utilizzare uno strumento di produttività con un timer per semplificare, automatizzare e mantenere il processo coerente in ogni momento.
Il Global Instrumento di monitoraggio del tempo di ClickUp è un'ottima opzione perché è facile da usare e salva i rapporti sul tempo che hai monitorato.
Passaggio 4: Analizza dove va a finire il tuo tempo
Quanto tempo dedichi a queste attività? C'è un modo per stabilire un limite o eliminare queste attività dalla tua giornata?
Dopo aver effettuato il monitoraggio del tempo per una settimana, è il momento di analizzare le informazioni. Guarda quanto tempo dedichi a ciascuna attività e come tale tempo è distribuito nell'arco della giornata. Questo ti darà un'idea chiara dei tuoi attuali modelli di produttività, comprese eventuali attività e comportamenti che ti fanno perdere tempo.
Dovresti anche cercare di individuare eventuali cali di produttività durante la giornata. Tendi a perdere la concentrazione nel pomeriggio? Se sì, puoi spostare le attività da completare in quel momento in un altro momento della giornata?
Passaggio 5: Sviluppa una strategia
Ora che hai una buona comprensione dei tuoi modelli di produttività, è il momento di iniziare a sviluppare una strategia per migliorarla. Ci sono molti metodi che puoi utilizzare per farlo, quindi è importante trovare quello più adatto a te.
Per alcuni, la strategia potrebbe semplicemente consistere nel concentrarsi su un'attività alla volta o svolgere tutto il lavoro in un determinato momento della giornata. Per altri, invece, potrebbe includere l'integrazione di una tecnica di gestione del tempo o di uno strumento di project management.
Tecnica Pomodoro
Uno dei metodi di gestione del tempo più diffusi è la tecnica Pomodoro. Questa tecnica consiste nel lavorare su un'attività per 25 minuti e poi fare una pausa di cinque minuti. Dopo quattro sessioni Pomodoro, si fa una pausa più lunga di 20-30 minuti. L'idea alla base di questa tecnica è che, facendo pause regolari, è possibile rimanere concentrati ed evitare il burnout.
Per utilizzare questa tecnica, avrai bisogno di un timer per tenere traccia dei tuoi periodi di lavoro e delle pause. Online sono disponibili molti timer Pomodoro, oppure puoi utilizzare un semplice timer da cucina.
Matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è una tecnica di produttività che ti aiuta a stabilire le priorità delle tue attività in base al loro livello di importanza e urgenza. Questa tecnica è stata sviluppata dall'ex presidente Dwight D. Eisenhower ed è anche conosciuta come matrice urgente-importante. È stata resa popolare dall'esperto di produttività Stephen Covey nel suo libro Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci e da allora è stata utilizzata da milioni di persone.
Per utilizzare questa tecnica, devi prima identificare le tue attività. Una volta terminato ciò, puoi classificarle in uno dei seguenti quadranti:
🟢 Quadrante 1: Urgente e importante (Da fare)
Queste attività devono essere completate immediatamente e sono della massima importanza. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono il rispetto delle scadenze, la risoluzione di problemi urgenti, ecc.
🔵 Quadrante 2: Importante ma non urgente (Decidere)
Si tratta di attività importanti, ma che non devono essere completate immediatamente. Questi sono i tipi di attività su cui dovresti concentrarti, poiché possono aiutarti a evitare crisi in futuro. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono il piano, la definizione di strategie, ecc.
🟡 Quadrante 3: Urgente ma non importante (Delegato)
Si tratta di attività che devono essere completate immediatamente ma che non sono importanti. In genere sono distrazioni che possono aspettare e non dovrebbero occupare molto del tuo tempo. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono controllare l’email, rispondere alle telefonate, ecc.
🔴 Quadrante 4: Non urgente e non importante (Elimina)
Si tratta di attività che non sono urgenti né importanti. In genere possono essere eliminate del tutto dall’elenco delle attività da fare. Esempi di attività che rientrano in questa categoria sono navigare in Internet, guardare la TV, ecc.
Metodo Ivy Lee
Il metodo Ivy Lee è una tecnica di produttività sviluppata all'inizio del XX secolo dall'esperto di efficienza Ivy Lee. Si tratta di una tecnica molto semplice ma efficace che consiste nello scrivere le sei attività più importanti della giornata e poi concentrarsi su un'attività alla volta fino a quando è completata.
Per utilizzare questa tecnica, devi semplicemente scrivere le sei attività più importanti della giornata prima di andare a letto. Poi, quando ti svegli, inizia a lavorare sulla prima attività e non passare alla successiva finché la prima non è stata completata.
Potrebbe sembrare una tecnica semplice, ma in realtà è molto efficace per aiutarti a concentrarti e portare a termine le cose. Puoi mettere in pratica questo metodo in ClickUp; usa il modello Get Things Done di ClickUp per avere una struttura da cui partire e personalizzarla in base al tuo stile di lavoro e alle tue preferenze personali.
Passaggio 6: Sperimenta e modifica secondo necessità
Indipendentemente dalla tecnica che provi, è importante sperimentare e modificare secondo necessità fino a trovare quella più adatta a te. Probabilmente non troverai subito la strategia perfetta, quindi è importante essere pazienti e continuare a provare cose nuove fino a trovare un piano di produttività che funzioni al meglio per te.
Sii paziente, sii perseverante e continua a sperimentare fino a trovare una strategia che aumenti la tua efficienza e porti più equilibrio nella tua vita.
Passaggio 7: utilizza strumenti di project management per mantenere le tue attività visibili e organizzate in ogni momento
Fortunatamente, al giorno d'oggi possiamo utilizzare strumenti di project management per migliorare la nostra produttività. Uno dei migliori strumenti di produttività è ClickUp. ClickUp può aiutarti in tutti e sei i passaggi precedenti, dall'organizzazione dell'elenco delle azioni al monitoraggio del tempo.
Gli strumenti di project management sono essenziali per tenere traccia delle tue attività e assicurarti di avere tutto sotto controllo. Utilizzando uno strumento come ClickUp, puoi assicurarti che le tue attività siano sempre visibili e organizzate, il che ti consentirà di rimanere più produttivo. Ora che sai come essere più produttivo, è il momento di mettere in pratica le tue conoscenze.
Ad esempio, puoi creare una matrice di produttività 2×2 in ClickUp per aiutarti a stabilire le priorità e organizzare le attività. Quindi, se hai difficoltà a sviluppare o rispettare il tuo piano di produttività, prendi in considerazione l'utilizzo degli strumenti di produttività di ClickUp per aiutarti.
Crea oggi stesso un piano di produttività
Creare un piano di produttività è un ottimo modo per aumentare la tua efficienza e fare di più in meno tempo. Prendendoti il tempo necessario per sviluppare un piano di produttività, potrai aumentare la tua concentrazione, ridurre i livelli di stress e imparare di più su chi sei come lavoratore.
Potrebbe volerci un po' di tempo e di sperimentazione per trovare un sistema di elenchi di cose da fare che funzioni per te, ma una volta trovata e applicata la tecnica di produttività più adatta, ti aiuterà a sentirti più preparato, equilibrato e in controllo delle tue giornate.
E con l'aiuto degli strumenti di gestione delle attività e dei software per le liste di cose da fare giusti, come ClickUp, avrai accesso a modelli gratuiti che ti aiuteranno a iniziare e a migliorare la produttività, oltre a centinaia di funzionalità personalizzabili che ti consentiranno di configurare la piattaforma nel modo più adatto al tuo flusso di lavoro. Strumenti come ClickUp possono aiutarti a creare piani di produttività efficaci, gestire le attività quotidiane e migliorare la pianificazione operativa... e l'elenco potrebbe continuare.
Quindi non arrenderti, continua a provare cose nuove e alla fine troverai il piano di produttività più adatto a te.
Autore ospite:
Dave Lavinsky è presidente e cofondatore di Growthink. Negli ultimi 20 anni, Growthink ha aiutato oltre 500.000 imprenditori e titolari di aziende ad avviare, far crescere e chiudere le loro attività grazie al nostro modello di piano Business e ai nostri servizi di consulenza.