Con l'aumento del lavoro da remoto durante la pandemia di COVID-19, che ha interessato il 24% dei lavoratori statunitensi nel 2019 e il 38% nel 2021, il lavoro da remoto e la comunicazione asincroni o "async" sono diventati la norma piuttosto che l'eccezione.
Alcuni dei vantaggi del lavoro asincrono, che si riferisce al lavoro completato secondo i propri tempi piuttosto che dalle 9 alle 17 o in concomitanza con i colleghi, includono una programmazione flessibile che ottimizza la produttività individuale.
I dipendenti possono dedicare blocchi di tempo al lavoro concentrato e approfondito su progetti complessi senza essere interrotti da riunioni eccessive. Le persone possono lavorare da qualsiasi luogo e a qualsiasi ora con una documentazione e una comunicazione complete.
Anche l'inserimento dei nuovi assunti migliora quando i messaggi registrati, i video informativi e i documenti condivisi sono prontamente disponibili affinché i dipendenti possano consultarli in qualsiasi momento.
La comunicazione asincrona, tuttavia, presenta anche degli svantaggi. Lavorare da casa significa essere raggiungibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e le persone soffrono di burnout a causa del sovraccarico di informazioni, poiché le comunicazioni arrivano a tutte le ore del giorno.
Il lavoro asincrono cambia inevitabilmente anche il modo in cui le persone collaborano, poiché non ci è possibile effettuare la condivisione degli stessi orari o della stessa posizione che consentono di organizzare riunioni giornaliere veloci o riunioni più lunghe.
ClickUp ha curato un elenco delle sfide comuni che si presentano negli ambienti di lavoro asincroni e di come possono essere superate. Continua a leggere per scoprire alcuni semplici trucchi per organizzare riunioni, flussi di lavoro e sequenze quando i lavoratori sono sparsi in tutto il paese o in tutto il mondo.
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È necessario riorganizzare riunioni, messaggistica e flussi di informazioni
Il lavoro asincrono dà il meglio di sé quando le attività cardine e lo stato dei progetti non dipendono da riunioni eccessive o dall'aspettativa di risposte immediate ai messaggi. Tuttavia, molti ambienti di lavoro da remoto si limitano a ricreare virtualmente la cultura tradizionale dell'ufficio, vanificando così i potenziali vantaggi del lavoro asincrono.
Un errore comune nella cultura del lavoro a distanza è quello di compensare i dipendenti remoti sovraccaricandoli di riunioni. Quando una persona media trascorre dal 35% al 50% del proprio tempo in riunioni virtuali e sincrone, è probabile che finisca per soffrire di affaticamento da Zoom.
Affinché il lavoro asincrono funzioni, è necessario riorganizzare le riunioni e il modo in cui i dipendenti comunicano le informazioni importanti. L'implementazione di strumenti e sistemi, come le bacheche delle attività, può aiutare a facilitare il flusso di informazioni e la trasparenza.
I dipendenti possono controllare gli aggiornamenti sullo stato dei progetti e collaborare in modo asincrono, invece di dover analizzare lunghe catene di email.
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La formazione, la documentazione e il project management sono di fondamentale importanza
Una collaborazione asincrona di successo richiede la creazione di sistemi specificamente progettati per ottimizzare la produttività del lavoro da remoto e ridurre i tempi di inattività. Una formazione adeguata e aspettative chiare, non una microgestione, sono necessarie per un lavoro asincrono produttivo e di successo.
Personalizzare gli strumenti di project management e di comunicazione può aiutare a ridurre il tempo dedicato alla documentazione o alle chiamate Zoom di aggiornamento e aumentare la velocità e la sintesi del lavoro da remoto. Stabilire regole relative alle email o alla messaggistica istantanea, registrare riunioni importanti e creare canali di progetto chiari può aiutare a semplificare la comunicazione e garantire che i lavoratori siano preparati per un esito positivo.
Il lavoro asincrono richiede un ripensamento dei ritardi nella messaggistica e nelle pianificazioni
Lavorare da casa rende i confini particolarmente difficili (e più importanti che mai) e la loro mancanza può essere un enorme svantaggio del lavoro asincrono. Adattare la tradizionale giornata lavorativa dalle 9 alle 17 a un ambiente virtuale asincrono richiede la definizione di aspettative con i colleghi.
Tuttavia, il monitoraggio degli orari di lavoro flessibili e la pianificazione di riunioni in tempo reale possono diventare complicati.
Slack o altre piattaforme di messaggistica istantanea come Microsoft Teams possono risolvere la confusione asincrona personalizzando i tempi di risposta e le notifiche, consentendo ai dipendenti di rivedere la cronologia dei messaggi per recuperare le conversazioni che potrebbero aver perso.
Nel frattempo, le app di calendario consentono ora ai collaboratori di vedere gli impegni dei propri colleghi e di tenere conto della loro disponibilità e dei loro ritmi di lavoro. Per i messaggi e le riunioni che non possono attendere, scegliete alcuni momenti condivisi con il resto del team da riservare alle riunioni con tutto il personale e alle discussioni importanti e urgenti.
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Il lavoro quotidiano e i progetti a lungo termine richiedono una sequenzialità e una tendenza alla comunicazione eccessiva
Le attività quotidiane e i progetti a lungo termine richiedono una sequenzialità. Il raggiungimento degli obiettivi del team lavorando in modo asincrono dipende da solide competenze di project management e da una comunicazione accurata.
L'impostazione di riunioni regolari su Zoom, Teams o Slack sostituisce le riunioni giornaliere in ufficio. I dipendenti possono fornire aggiornamenti sullo stato, sulle priorità e sui progetti in modo asincrono attraverso queste piattaforme online. È possibile programmare riunioni separate per il brainstorming creativo.
La necessità di aggiornamenti informativi approfonditi può avere come risultato una tendenza alla comunicazione eccessiva. La personalizzazione degli strumenti, che si tratti di hashtag speciali, emoji o altri simboli, impedisce una comunicazione eccessiva o ridondante perché trasmette informazioni preziose in modo più efficiente.
Ottenete di più insieme con la comunicazione asincrona
Sebbene possa essere difficile abituarsi all'approccio asincrono, può essere un ottimo modo per aumentare la produttività. Tuttavia, sono necessari gli strumenti e le tecniche giusti per garantire che il tuo team comunichi in modo efficace tra i suoi membri.
Utilizzando gli strumenti giusti per la gestione dei progetti e la comunicazione, i team possono rimanere facilmente in contatto senza bisogno di trovarsi nello stesso luogo. Mantieni i team organizzati e in connessione utilizzando software di project management, sistemi di chat e messaggistica per facilitare la comunicazione e app di registrazione dello schermo per aiutare a spiegare concetti complessi.
Fortunatamente per i team, esistono strumenti come ClickUp che offrono tutte le funzionalità sopra menzionate e molto altro ancora, fornendo al tuo team tutto ciò di cui ha bisogno per rendere il lavoro asincrono più produttivo, il tutto in un unico posto. Utilizza la vista Chat integrata, l'email, i documenti, le lavagne online, il registratore dello schermo e altri strumenti di collaborazione fondamentali per migliorare la comunicazione del tuo team.
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Autore ospite: Jane Allison Gunn