Come sostituire le sessioni di brainstorming su Zoom con ClickUp SyncUp

Sono le 9:30 del mattino e il tuo Calendario riporta "Brainstorming di team". Ti colleghi a Zoom con una tazza di caffè in mano, pronto a pensare in grande, ma invece passi i primi dieci minuti ad aspettare che tutti riattivino l'audio, effettuino la condivisione dello schermo o finiscano di "concludere un'altra chiamata".

Il brainstorming tradizionale non si adatta al modo in cui i team lavorano oggi. Le idee nascono in orari insoliti, i team sono distribuiti in diversi fusi orari e non tutti danno il meglio di sé nelle riunioni dal vivo.

Ecco perché il brainstorming in movimento con ClickUp SyncUps è semplicemente perfetto. Puoi proporre idee, reagire o registrare pensieri quando ti viene l'ispirazione (non quando lo suggerisce il link della riunione).

In questo post del blog ti mostreremo come sostituire le sessioni interne di brainstorming su Zoom con ClickUp SyncUp e trasformare quelle conversazioni in azioni concrete. 🏁

Il problema delle tradizionali chiamate di brainstorming

Il brainstorming tramite chiamate in diretta aveva senso quando i team condividevano gli stessi spazi e le stesse lavagne online. Tuttavia, i flussi di lavoro distribuiti di oggi richiedono un modo per scambiare e sviluppare idee senza rumori di fondo, attriti nella programmazione o perdita di slancio.

Ecco perché le tradizionali chiamate di brainstorming non sono sufficienti. 👇

1. Le voci contrastanti indeboliscono la discussione

In una chiamata dal vivo, solo una persona alla volta può parlare, il che porta a un collo di bottiglia cognitivo noto come blocco della produzione.

Mentre un membro del team parla, gli altri perdono il filo del discorso o esitano a interromperlo. Aggiungete personalità dominanti o voci autorevoli che guidano la discussione e il brainstorming diventa ripetitivo.

2. I ritardi nella pianificazione rallentano lo stato

Cercare di trovare un unico momento che vada bene per tutti i team, i fusi orari e i programmi creativi è un incubo. Questi ritardi nella programmazione spesso bloccano i progetti che richiedono input e iterazioni rapide.

E anche quando tutti partecipano, subentra la fatica da Zoom. Inoltre, le riunioni lunghe e consecutive lasciano le persone mentalmente esauste e prive di ispirazione. Invece di stimolare la creatività, finiscono per allungare le sequenze e ridurre lo slancio prima ancora che l'esecuzione del progetto abbia inizio.

3. La pressione e il conformismo sono limiti per la creatività

Le tradizionali chiamate di brainstorming tendono a soffocare la creatività piuttosto che usufruirne. Molti partecipanti si trattengono a causa dell'apprensione da valutazione (paura del giudizio), ovvero l'esitazione alla condivisione di idee audaci o non ancora mature davanti ai colleghi o ai superiori.

Altri semplicemente "approfittano" delle sessioni ( social loafing ), dando per scontato che gli altri contribuiranno in modo sufficiente. Con il passare del tempo, i team tendono a gravitare verso idee "sicure" e si instaura il pensiero di gruppo, in cui i primi suggerimenti dominano la discussione, lasciando poco spazio a una vera innovazione.

4. La mancanza di registrazioni compromette il follow-through

Una volta terminata la chiamata, la maggior parte delle intuizioni va persa. A meno che qualcuno non documenti manualmente ogni pensiero, non esiste un luogo centralizzato in cui le idee possano vivere o evolversi. Sebbene Zoom consenta di registrare le riunioni di base, questi file sono spesso sepolti in cartelle cloud e non dispongono di trascrizioni ricercabili o strumenti di follow-up utilizzabili.

Questa mancanza di visibilità porta a ripetizioni, disimpegno e scetticismo sul valore delle future chiamate di brainstorming.

Che cos'è ClickUp SyncUp e perché è un modo migliore per fare brainstorming?

ClickUp SyncUp è uno strumento di collaborazione e riunione basato sull'IA che ti consente di avviare chiamate audio o videochiamate istantanee all'interno della tua area di lavoro di ClickUp.

Puoi avviare un SyncUp da qualsiasi chat DM e canale ClickUp per discutere idee, effettuare la condivisione di aggiornamenti o finalizzare i passaggi successivi. Ogni registrazione rimane collegata al lavoro a cui si riferisce, in modo che le discussioni si trasformino in risultati chiari e tracciabili.

Ecco perché è il modo ideale per fare brainstorming. 👀

1. Fa la connessione tra le discussioni e i progetti e le attività

SyncUps ti consente di avviare una chiamata, registrare un aggiornamento o inserire un'idea direttamente nelle conversazioni del tuo spazio di lavoro (canali e messaggi diretti). In questo modo tutte le discussioni, le idee e i feedback rimangono nello stesso posto in cui si trova il tuo lavoro, così nulla va perso nel buco nero.

In questo modo, ogni conversazione è collegata a un'attività specifica e tutti coloro che "guardano" quel canale o "seguono" quell'attività hanno il contesto completo. Pertanto, se un leader vuole identificare l'ostacolo all'attività A, può accedere facilmente al thread. Non si perde tempo nemmeno per aggiornare tutti.

Per il brainstorming asincrono, salta le chiamate in diretta e registra un ClickUp Clip autonomo per presentare idee o effettuare la condivisione di feedback. Registra anche le tue sessioni di brainstorming, le tecniche di ideazione o gli aggiornamenti del team.

Puoi anche commentare direttamente sul video, aggiungere note con indicazione dell'ora e continuare la conversazione in modo asincrono. Quindi, puoi inserire la clip direttamente in Docs, Comments o Chat. Il tuo team riceve feedback quando lo desidera e tu recuperi ore preziose nella tua giornata.

2. Offre un supporto al pensiero profondo senza interruzioni

Il brainstorming tradizionale mette pressione alle persone affinché pensino velocemente e si esprimano. SyncUp ribalta questa dinamica. I membri del team possono esaminare le idee quando sono pronti, rispondere ai thread di SyncUp e successivamente convertire tali risposte in attività.

In questo modo, tutti potranno sviluppare le idee degli altri in modo asincrono.

Come migliore alternativa a Zoom, ClickUp offre ai pensatori introversi e analitici il tempo necessario per una riflessione più approfondita, eliminando i blocchi di produttività e la paura del giudizio. Tutti contribuiscono su un piano di parità e il risultato finale è un pool di idee più ricco e diversificato.

3. Capacità di fare riferimento alle discussioni e riflettere criticamente in un secondo momento

A differenza delle tradizionali chiamate Zoom, SyncUp mantiene il brainstorming attivo e accessibile anche molto tempo dopo la fine della chiamata. Una volta registrati, ogni video, nota e decisione vengono archiviati nello stesso spazio di lavoro in cui risiedono i tuoi progetti. In questo modo, viene sempre creato un archivio dei progressi creativi.

Invece di essere limitato a un unico slot di riunione programmato, il tuo team può continuare ad aggiungere idee, commenti e risposte man mano che l'ispirazione arriva.

💡 Suggerimento professionale: ClickUp Brain, l'assistente basato sull'IA della piattaforma, collega le tue attività, i tuoi documenti, le tue chat e le app collegate per garantire il contesto. La sua ricerca ClickUp AI ti consente di recuperare le informazioni in pochi secondi con semplici prompt in linguaggio naturale.

Ad esempio, se sei stato fuori sede per una settimana, puoi semplicemente chiedere a Brain di fornirti i dettagli delle riunioni e gli elementi da intraprendere dal SyncUp della settimana scorsa.

Come eseguire un brainstorming asincrono utilizzando ClickUp SyncUp?

I team creativi, di marketing e di prodotto stanno risentendo dello stress causato dalle riunioni in tempo reale che rallentano lo slancio, frammentano le decisioni e seppelliscono l'ispirazione in registrazioni che nessuno rivedrà mai.

È chiaro che il vecchio modello di brainstorming dal vivo non è in grado di soddisfare le esigenze di velocità e flessibilità dei team moderni. Ecco perché molti team stanno passando a ClickUp.

ClickUp è il primo AI Workspace convergente al mondo , che riunisce tutte le app di lavoro, i dati e i flussi di lavoro.

Con SyncUp, le idee non scompaiono dopo una riunione, ma rimangono disponibili insieme alle attività, ai documenti, ai commenti e ai riassunti generati dall'IA. Il risultato? Un flusso di lavoro più veloce, più chiaro e più creativo.

Alla fine della giornata, ClickUp elimina ogni forma di dispersione del lavoro per fornire un contesto completo e un unico luogo in cui persone e agenti possono lavorare insieme.

Se vuoi ridurre le riunioni, accelerare l'ideazione e rendere ogni aggiornamento attuabile, ecco come sostituire le tue sessioni interne di brainstorming su Zoom con ClickUp SyncUp. 🧩

Passaggio n. 1: crea un elenco di brainstorming in ClickUp

Inizia configurando un elenco ClickUp. Questo fungerà da hub delle idee, in cui ogni attività di ClickUp potrà rappresentare un nuovo concetto, una campagna o una funzionalità del prodotto. Qui, devi collegare un canale di chat prima di avviare SyncUp. Nell'angolo in alto a sinistra della schermata, clicca su Aggiungi canale.

Utilizza i campi personalizzati di ClickUp per classificare le idee per tema, priorità o obiettivo, aggiungi tag per un filtraggio rapido e assegna collaboratori in modo che tutti sappiano su cosa concentrarsi.

Ad esempio, puoi aggiungere:

🚀 Suggerimento utile: se il tuo team preferisce un formato visivo, apri una lavagna online ClickUp collegata allo stesso Elenco. Offre uno spazio condiviso e interattivo in cui tutti possono creare una bacheca delle idee per fare brainstorming in tempo reale, vedere le modifiche degli altri in tempo reale e contribuire con idee simultaneamente.

Utilizza strumenti di design thinking come forme, note adesive, connettori e disegni a mano libera per mappare chiaramente idee o flussi di lavoro. Qui puoi creare e collegare attività o documenti di ClickUp, convertendo forme o note in attività eseguibili senza uscire dalla tela.

Passaggio n. 2: avvia SyncUp per discutere le tue idee

Una volta che l'elenco di brainstorming o la tua lavagna online sono pronti, registra un SyncUp per effettuare la condivisione delle tue idee iniziali, della direzione creativa o delle spiegazioni del progetto con i tuoi colleghi.

Ecco come fare:

1. Avvia SyncUp direttamente da:

2. Premi l'icona di registrazione nella barra degli strumenti di SyncUp per registrare la tua sessione

Aggiungi partecipanti tramite la condivisione del link SyncUp o tramite l'invio di un invito dalla barra laterale se chiunque può partecipare o collaborare in tempo reale.

Passaggio n. 3: invita i team remoti a partecipare in modo asincrono

Ora che il tuo SyncUp è stato registrato, è il momento per il team di partecipare in modo asincrono, indipendentemente dal fuso orario o dal programma.

Ecco come puoi massimizzare la collaborazione asincrona:

1. Accedi alla registrazione (Clip) dall' Hub clip al termine della tua sessione SyncUp.

2. Copia il link pubblico della registrazione e effettua la condivisione nel tuo canale di chat, oppure tagga direttamente i tuoi colleghi. Chiunque abbia accesso potrà guardare la registrazione quando preferisce.

Teams potranno quindi:

Qui entra in gioco anche ClickUp Chat, che rende facile mantenere vive le idee, sia che il tuo team stia facendo brainstorming dal vivo o intervenendo ore dopo.

Ecco come Chat ti aiuta a rimanere connesso e organizzato:

E per rendere tutto più divertente, puoi aggiungere emoji personalizzate alle tue chat, conferendo personalità ed energia a ogni conversazione.

Passaggio n. 4: raggruppa le attività di ClickUp con tag o stati

Una volta che le idee iniziano ad arrivare, organizzale in modo che il tuo team possa identificare rapidamente le priorità e i passaggi successivi.

Applica gli stati personalizzati di ClickUp per definire la posizione di ogni idea nel tuo flusso di lavoro. Ogni attività ha un unico stato, offrendo al tuo team una chiara visione dei progressi compiuti.

Ad esempio:

🟢 Promettente: vale la pena approfondire

🟡 Da discutere: Richiede il contributo del gruppo

🔵 In corso: Selezionato per lo sviluppo

I tag delle attività di ClickUp aggiungono un ulteriore livello di contesto, aiutandoti a classificare le idee al di là della loro fase di flusso di lavoro. Sono perfetti per raggruppare le attività per tema, pubblico o priorità, ad esempio:

Passaggio n. 5: riepiloga i risultati con ClickUp Brain

Una volta terminato tutto, usa l'IA per il brainstorming. Le capacità di project management di ClickUp Brain aiutano a riepilogare i punti chiave, organizzare le idee e trasformare le discussioni creative in passi concreti da compiere.

Ad esempio, dopo un brainstorming, esegui un riepilogo/riassunto sulla tua "Lista di brainstorming" per vedere immediatamente quali idee sono state contrassegnate come "Promettenti" o "In corso".

E quando le idee hanno bisogno di un supporto visivo, descrivi un concetto nel testo e lascia che lo strumento di IA generi rapidamente dei mockup o delle immagini direttamente all'interno del tuo Task o documento. Ad esempio, il tuo team di marketing può fare brainstorming sugli slogan delle campagne e generare alcune varianti di immagini per i layout pubblicitari o i post sui social media per visualizzarli immediatamente.

Vantaggi della sostituzione dei brainstorming su Zoom con ClickUp SyncUp

Le ricerche dimostrano che i dipendenti attivano/disattivano le app 1200 volte al giorno, sprecando quasi 4 ore alla settimana solo per ritrovare la concentrazione.

E poiché meno del 28% degli strumenti è integrato, i team remoti spesso rifanno lo stesso lavoro su sistemi diversi. Piattaforme come Zoom, ottime per le chiamate, contribuiscono a questa proliferazione di strumenti. Dopo ogni nuova riunione su Zoom, ti ritrovi a destreggiarti tra note, attività e file su altre app, interrompendo il contesto.

Alcuni di noi hanno difficoltà a cambiare contesto, passando da una riunione all'altra e poi tornando al lavoro.

Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo di ClickUp SyncUp al posto di Zoom per migliorare la produttività del team:

Casi d'uso reali per il brainstorming asincrono in ClickUp

Ecco come diversi team possono mettere in pratica ClickUp:

1. Ideazione del team globale

Quando i tuoi colleghi sono distribuiti in diversi fusi orari, il brainstorming asincrono garantisce che nessuna voce vada persa. Crea un elenco condiviso in cui tutti possono inserire le proprie idee quando vengono colti dall'ispirazione.

Ad esempio, un team di prodotto che opera in APAC, EMEA e Stati Uniti può raccogliere richieste di funzionalità/funzioni 24 ore su 24 e esaminarle collettivamente in un secondo momento. L'utilizzo di stati personalizzati come "Promettente" o "In corso" aiuta a monitorare chiaramente lo stato delle idee.

2. Pianificazione dei contenuti e sviluppo delle campagne

Per i team di marketing e creativi, il brainstorming asincrono mantiene il flusso continuo delle idee. Utilizza ClickUp Elenchi per raccogliere temi di campagne, idee per blog o concetti per i social media. I membri del team possono taggare i contenuti per argomento o pubblico, aggiungere riferimenti o allegare immagini per contestualizzarli.

Successivamente, il team può utilizzare ClickUp Brain per riepilogare le discussioni e identificare i temi ricorrenti per pianificare la prossima campagna.

3. Retrospettive sprint e miglioramento dei processi

Le retrospettive asincrone offrono a tutti lo spazio per riflettere in modo onesto. Dopo uno sprint, i membri del team possono inserire note su ciò che ha funzionato bene, ciò che non ha funzionato e ciò che potrebbe essere migliorato in un elenco condiviso.

E quando è il momento del tuo retro IRL (in tempo reale), entra nel canale del tuo team per avviare SyncUp.

In tal caso, puoi anche affidarti all'affidabile ClickUp AI-Notetaker. Registra, trascrive e riepiloga le riunioni, estraendo gli elementi chiave e i passaggi successivi.

4. Collaborazione interfunzionale

Quando diversi reparti devono essere allineati, il brainstorming asincrono mantiene organizzati i contributi. Team come Commerciale, Assistenza e Prodotto possono utilizzare un Elenco condiviso per registrare i punti critici dei clienti o le richieste di funzionalità man mano che si presentano.

I tag e i campi personalizzati aiutano a raggruppare e dare priorità a queste idee in base all'urgenza, all'area di prodotto o al segmento di clientela. Successivamente, i responsabili delle decisioni possono filtrare i tag per determinare quali idee includere nella roadmap del prodotto.

Ecco cosa ha detto Ansh Prabhakar, analista per il miglioramento dei processi aziendali di Airbnb, riguardo a ClickUp:

ClickUp ha molto da offrire in un unico posto, come la project management, le opzioni di brainstorming, la gestione delle attività, la pianificazione dei progetti, la gestione della documentazione, ecc. Ha sicuramente reso la vita relativamente più facile, poiché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo stati in grado di gestire meglio il lavoro, effettuare il monitoraggio e la reportistica facilmente e, sulla base dello stato quotidiano, la pianificazione futura è stata facile.

5. Sfide innovative e hackathon

ClickUp può alimentare l'innovazione a livello aziendale in modo asincrono. Organizza un hackathon virtuale creando un elenco dedicato in cui i partecipanti pubblicano concetti, allegati prototipi e votano con reazioni emoji o commenti.

Ancora una volta, ClickUp Brain può riepilogare le idee migliori o generare brevi sintesi per aiutare gli organizzatori a selezionare gli invii. Tutti possono partecipare, indipendentemente dalla posizione o dal programma.

6. StandUp asincroni e avvio dei progetti

Non tutti i kickoff richiedono una chiamata Zoom. Avvia un nuovo progetto creando un thread di chat condiviso in cui i membri del team pubblicano i propri obiettivi, ostacoli e domande in modo asincrono.

Quindi, lascia che ClickUp Brain raccolga i temi comuni e gli obiettivi chiave, fornendoti un riepilogo/riassunto pronto per la tua prossima sincronizzazione di squadra.

Best practice per un brainstorming asincrono con esito positivo

Il brainstorming asincrono funziona al meglio quando c'è chiarezza, struttura e partecipazione aperta. ClickUp riunisce tutti gli strumenti giusti, ma è il modo in cui li usi a fare la differenza.

Ecco alcune best practice per aiutare il tuo team a collaborare al meglio:

La tua prossima grande idea inizia con SyncUp

Il brainstorming non deve necessariamente prosciugare le energie del tuo team o occupare spazio nel Calendario. Perché destreggiarsi tra Zoom e altre 10 app quando puoi fare tutto in ClickUp? Con ClickUp SyncUps, tutto ciò che ti serve per catturare, discutere e agire sulle idee è riunito sotto lo stesso tetto.

ClickUp Chat mantiene la collaborazione nel contesto. ClickUp Brain effettua il monitoraggio di ogni idea e trasforma le migliori in brief creativi. E ClickUp Clips ti consente di effettuare la condivisione di pensieri in modo asincrono senza un altro blocco di Calendario.

Quindi, prima che il tuo prossimo "brainstorming veloce su Zoom" si trasformi in un'altra riunione di due ore, registrati gratis su ClickUp e fai in modo che ogni idea conti. 💭

Domande frequenti (FAQ)

Sì. SyncUp consente ai team di fare brainstorming tramite videochiamate o chiamate audio istantanee all'interno di ClickUp, con ogni idea, nota e elemento di azione automaticamente collegato al canale o alla conversazione tramite messaggi diretti.

Puoi effettuare la condivisione dello schermo in SyncUp o condividere un link a una lavagna online ClickUp nel thread SyncUp. Guarda la registrazione della riunione o rivisita il thread per riferimento futuro.

Limitate la durata a meno di 30 minuti. Sessioni brevi e mirate aiutano i team a rimanere creativi senza affaticarsi, soprattutto quando le note asincrone e i follow-up continuano in ClickUp.

Converti le idee selezionate in attività di ClickUp, classificale in base alla priorità o al titolare e controlla lo stato delle attività tramite le visualizzazioni o i dashboard.

Sì. Puoi avviare una chiamata dalla vista Lavagna online o Documento aggiunta a un Elenco, una Cartella o uno Spazio associato a un Canale. Per associare un Canale, l'utente deve andare alla vista nell'Elenco, nella Cartella o nello Spazio e fare clic su Aggiungi canale in alto a sinistra.