Stai cercando di diventare un team più efficiente, quindi cosa devi fare per migliorare?
La mappatura dei processi potrebbe essere lo strumento di cui non sai ancora di aver bisogno.
Una mappa dei processi rende visibile ciò che accade all'interno di un'azienda, che si tratti delle operazioni, della gestione dei progetti, della configurazione dei sistemi di approvvigionamento o persino della gestione dei ticket di supporto clienti in arrivo.
È un modo infallibile per individuare le inefficienze, le lacune nei processi mentali e i colli di bottiglia risolvibili. Ma per creare una mappa dei processi che ti aiuti a migliorare è necessario acquisire familiarità con tutti gli aspetti della mappatura dei processi.
Una volta acquisita familiarità con i simboli di mappatura e le best practice, scoprirai quanto è facile creare mappe di processo pratiche da zero (o utilizzare un modello predefinito, che può essere davvero utile!). Allacciati le cinture e immergiti nel mondo della mappatura dei processi qui sotto.
Che cos'è la mappatura dei processi?
La mappatura dei processi è una rappresentazione visiva di un processo che aiuta a identificarne le componenti più importanti e le potenziali inefficienze. Fornisce una panoramica del processo, delineando la sequenza di eventi, attività e passaggi necessari per ottenere un determinato risultato.
Le aziende utilizzano questo approccio per identificare i colli di bottiglia nel loro flusso di lavoro e, in ultima analisi, migliorare i propri risultati. Le mappe dei processi dovrebbero essenzialmente funzionare come una bozza di come il vostro team porterà a termine i progetti.
6 esempi di mappatura dei processi
Le mappe di processo possono essere utilizzate in vari modi. Tutto dipende dagli obiettivi del team e dall'attuale struttura dei processi aziendali. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, esistono sei tipi comuni di mappe di processo. Diamo un'occhiata a ciascuno di essi e al loro funzionamento.
1. Diagrammi di flusso
In questa mappa di processo standard, le forme e i simboli rappresentano diverse attività ed eventi. La mappatura dei processi dall'inizio alla fine si basa in genere su diagrammi di flusso.
Quando si mappa l'intero processo, i diagrammi di flusso sono strumenti visivi utili per rappresentare una serie di passaggi. Tra i vari tipi di mappe di processo, questa chiarisce procedure o sistemi complessi e rende più facile identificare le aree da migliorare o ottimizzare.
Inoltre, è possibile utilizzare la funzionalità di lavagna online di ClickUp per facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, in particolare quando si lavora su progetti che richiedono più passaggi o coinvolgono più parti interessate.
2. Diagrammi a corsie
Le corsie in una mappa a corsie rappresentano le responsabilità dei diversi individui o reparti coinvolti nel processo. I diagrammi con corsie sono utili per mappare processi complessi che coinvolgono più reparti.
Utilizza il modello di diagramma di flusso ClickUp Swimlane per chiarire chi nel tuo team è responsabile di ogni passaggio, che si tratti di più persone o di interi team. Organizzando le informazioni per corsie, i diagrammi di flusso Swimlane rendono più facile individuare potenziali colli di bottiglia o ritardi, consentendoti di migliorare i tuoi processi aziendali con una mappa dettagliata dei processi.
3. Mappa delle attività di processo
Come suggerisce il nome, questa mappa fa esattamente ciò che dice. La mappa mostra quali attività in un processo hanno il maggiore impatto sui processi aziendali e quali hanno il minore. È utile per determinare quali attività forniscono il miglior ritorno sull'investimento per perfezionare il budget di conseguenza nella fase di mappatura dei processi.
4. Mappa del flusso di valore
Le mappe del flusso di valore sono note anche come mappature del flusso di materiali e informazioni. Esse delineano le fasi di un processo e le risorse utilizzate in ciascuna fase. Infatti, le mappe del flusso di valore visualizzano il modo in cui le informazioni e i materiali si muovono attraverso la mappatura dei processi dall'inizio alla fine.
Utilizza il modello di mappa del flusso di valore ClickUp per massimizzare l'efficienza delle tue operazioni e analizzare in modo approfondito il tuo stato attuale. Questo modello di mappa del flusso di valore ti aiuta a sviluppare un piano di implementazione ottimizzato, in modo da poter migliorare i tuoi processi e guidare la tua organizzazione verso un esito positivo.
Bonus: dai un'occhiata ai 10 migliori modelli di mappatura del flusso di valore per migliorare i processi del team
5. Diagramma di flusso del processo
Questo diagramma semplifica il processo decisionale. In altre parole, aiuta i team a promuovere miglioramenti perché delinea chiaramente come si svolgono i processi per ottenere i risultati desiderati, il che è ottimo per il project management. Consideratelo come una mappa mentale o una lavagna online su cui descrivere in dettaglio il flusso complessivo.
È possibile semplificare ulteriormente la creazione o l'aggiornamento del flusso di processo utilizzando un modello. Utilizza il modello di lavagna online per il flusso di processo ClickUp per visualizzare i flussi di lavoro del tuo progetto e migliorare le procedure di mappatura dei processi.
6. Diagramma SIPOC
Questo diagramma rappresenta fornitori, input, processi, output e clienti. Espone gli elementi chiave di un processo in un formato simile a un grafico di facile comprensione. Un diagramma SIPOC è una mappa utile quando si cerca di determinare l'ambito di un progetto.
E, ovviamente, ClickUp ha un modello che aiuta nella mappatura dei processi. Il modello SIPOC di ClickUp utilizza la vista Bacheca per descrivere facilmente gli aspetti importanti del processo, in modo che sia semplice da analizzare e comprendere.
Come creare una mappa dei processi
La creazione di una mappa dettagliata dei processi richiede una buona comprensione delle operazioni aziendali. Abbiamo suddiviso il processo in alcuni passaggi utili per aiutarti a muovere i primi passi nella mappatura dei processi.
Passaggio 1: Definire l'ambito del processo
In primo luogo, seleziona il processo che desideri analizzare e assicurati che abbia un impatto significativo sulle operazioni aziendali. È inoltre opportuno considerare l'ambito del processo: decidere se analizzare un singolo reparto, processi interfunzionali o persino processi che coinvolgono più sedi.
Ad esempio, potresti voler mappare il tuo processo commerciale, concentrandoti su come interagisce con i reparti marketing e supporto clienti.
Passaggio 2: Creare un team dedicato alla mappatura dei processi
Raduna un team! Più menti si uniscono per creare una mappa dei processi coerente, meglio è. Coinvolgi persone che hanno esperienza in diverse parti della procedura di mappatura dei processi.
Questo ti permette di avere una visione completa della situazione. Inoltre, è anche un modo per ottenere il consenso delle parti interessate. Incoraggia la comunicazione aperta e la collaborazione all'interno del team. 🤝
Passaggio 3: Raccogliere informazioni approfondite
È qui che si passa alla pratica. È il momento di effettuare una ricerca approfondita sul processo. Ciò può comportare interviste ai dipendenti, osservazione del processo in azione e revisione di documenti rilevanti come procedure operative standard, istruzioni di lavoro e metriche chiave di prestazione.
Cerca di comprendere chiaramente ogni passaggio del processo, insieme agli input, agli output e alle risorse necessarie per i passaggi del processo.
Passaggio 4: Identificare i punti di inizio e di fine
Dove inizia e dove finisce il processo? Assicurati che i confini del processo siano chiari. Stabilisci tutte le precondizioni, i trigger e le postcondizioni rilevanti per il processo.
Ad esempio, in un processo di evasione degli ordini, il punto di partenza potrebbe essere la ricezione dell'ordine, mentre il punto di arrivo potrebbe essere la spedizione dell'ordine o la consegna al cliente.
Fase 5: Suddividere i passaggi
Scomponi il processo nei suoi singoli passaggi. Identifica tutte le attività, le decisioni e gli eventi che si verificano dall'inizio alla fine del processo.
Siate il più dettagliati possibile, tenendo conto dei sottoprocessi, delle dipendenze e delle eccezioni che possono verificarsi durante il processo. In questo modo, creerete una mappa dei processi completa che mostra realmente la complessità dei processi aziendali. 💪
Fase 6: Sequenziare i passaggi e identificare i ruoli
Avete già definito i passaggi del vostro processo? Ora è il momento di disporli nell'ordine in cui si verificano e assegnare i ruoli o i reparti responsabili della verifica dell'accuratezza di ciascun passaggio.
Documenta tutti i passaggi di consegne o i punti di comunicazione tra ruoli o reparti per garantire un flusso di processo fluido. Ciò richiede collaborazione.
Ciò significa che avrai bisogno di strumenti collaborativi. Con ClickUp Whiteboards, i team possono facilmente disegnare mappe di processo, applicare etichette ai simboli e condividere le loro mappe con l'intera azienda in modo che tutti siano informati.
Passaggio 7: aggiungere simboli e annotazioni di processo
Utilizza simboli e notazioni di processo standard per rappresentare i diversi elementi del processo. La coerenza è fondamentale per facilitare la lettura e la comprensione.
Alcuni simboli comuni includono:
- Ovale: punto di inizio o di fine
- Rettangolo: attività o operazione
- Diamante: punto decisionale
- Freccia: direzione del flusso
- Cerchio: connettore o punto di continuazione
Ecco un suggerimento: aggiungi delle corsie alla mappa dei processi per rappresentare i ruoli o i reparti. Ti aiuterà a visualizzare la divisione delle responsabilità e le interazioni all'interno del processo.
Passaggio 8: Convalidare la mappa dei processi
Esamina la mappa dei processi con il team incaricato della mappatura dei processi e altre parti interessate. Il tuo obiettivo è verificarne l'accuratezza per assicurarti che riproduca fedelmente il tuo processo più aggiornato.
Incoraggiate il feedback e incorporate eventuali modifiche necessarie per perfezionare la mappa. Questo passaggio aiuta a creare una mappa dei processi che tutti i soggetti coinvolti concordano.
Passaggio 9: Ottimizzare il processo
Analizza la mappa dei processi per identificare le aree di miglioramento, come colli di bottiglia, ridondanze o inefficienze. È qui che i team possono utilizzare la mappa dei processi per facilitare le discussioni, semplificare i flussi di lavoro o automatizzare le attività ripetitive.
I vantaggi della mappatura dei processi per il tuo team
La mappatura dei processi offre numerosi vantaggi che aiutano le aziende a migliorare le loro operazioni e gli elementi chiave della gestione dei processi.
La mappatura dei processi consente di utilizzare le risorse in modo più efficiente.
Soprattutto se sei un project manager, devi assicurarti che il tuo team stia sfruttando al massimo le proprie risorse. Ciò significa meno tempo sprecato e più energia dedicata ad attività orientate ai risultati che garantiscono al tuo team il miglior ritorno sull'investimento.
Aspettative poco chiare sono un incubo per tutti i soggetti coinvolti. Il tuo team non sa a cosa mirare e le attività cardine rischiano di non essere raggiunte. La mappatura dei processi aiuta a risolvere questo problema allineando le aspettative tra i team.
Un diagramma di flusso dei processi migliora la comunicazione e la documentazione all'interno del team.
Le mappe dei processi garantiscono che i team lavorino sulla base di un'unica fonte di verità. Ciò riduce la confusione, le incomprensioni e il mancato rispetto delle scadenze. È fondamentale che i team siano allineati su aspetti fondamentali come i processi aziendali.
La creazione di un unico documento di processo che risiede in un'unica dashboard e che è facilmente condivisibile riduce al minimo gli errori e le opportunità mancate nella creazione della mappatura dei processi. I processi e i flussi di lavoro evolvono nel tempo con l'arrivo di nuovi dati, l'ingresso di nuove persone nel team o la necessità di affrontare progetti completamente nuovi.
Considera che documentare i processi passati aiuta nella creazione di quelli nuovi. Puoi anche aiutare i dipendenti a comprendere i loro ruoli e le loro responsabilità con una mappa dettagliata dei processi.
I dipendenti devono poter vedere come le loro attività si inseriscono nel quadro generale e comprendere in che modo il loro lavoro contribuisce al processo complessivo. La mappatura dei processi è un modo proattivo per migliorare la comunicazione tra i team dei vari reparti, compresi i partner esterni o i clienti.
Lavora con flussi di lavoro più agili
La mappatura dei processi consente alle aziende di diventare più agili, identificando le aree in cui è possibile applicare rapidamente dei cambiamenti.
Grazie a una chiara comprensione del processo, le aziende identificano le aree in cui ottimizzare le operazioni, implementare l'automazione delle attività o persino esternalizzare determinate attività. Rispondere in modo più efficace alle mutevoli condizioni di mercato o alle esigenze dei clienti diventa così molto più semplice. ⚙️
Migliori pratiche per la mappatura dei processi
Ecco alcuni suggerimenti che miglioreranno le vostre prossime iniziative di mappatura dei processi:
- Stabilisci obiettivi chiari fin dall'inizio: prima di iniziare, identifica gli obiettivi specifici che desideri raggiungere con la mappa dei processi. Questo ti aiuterà a mantenere l'attenzione su ciò che è importante e a ottenere miglioramenti significativi.
- Utilizza diversi livelli di granularità: crea mappe dei processi con diversi livelli di dettaglio per soddisfare le esigenze di diversi tipi di pubblico. Le mappe di alto livello per la pianificazione strategica e quelle più dettagliate per i miglioramenti operativi ti consentono di soddisfare tutte le esigenze del tuo team.
- Non abbiate paura di incorporare i dati: migliorate la vostra mappa dei processi aggiungendo dati rilevanti! Valutate la possibilità di aggiungere metriche sulle prestazioni dei processi, durata ciclo o anche metriche sull'utilizzo delle risorse. Ciò consente di prendere decisioni informate ed evidenzia le aree che potrebbero richiedere maggiore attenzione.
- Integra la documentazione dei processi: collega la mappa dei processi alla documentazione esistente, come le procedure operative standard o le istruzioni di lavoro. In questo modo si crea un'unica fonte di verità per il tuo team e si semplificano le modifiche future alla gestione dei processi.
- Cattura i criteri decisionali: quando mappare i punti decisionali, includi i criteri utilizzati per prendere le decisioni. È un modo per stabilire la coerenza e chiarire la logica alla base di ogni scelta.
- Visualizza le interazioni interfunzionali : utilizza corsie o altre tecniche visive per rappresentare le interazioni tra ruoli o reparti. Ciò evidenzia i potenziali punti di attrito e incoraggia la collaborazione.
Ottimizza i flussi di lavoro con le mappe dei processi
Creando una rappresentazione visiva di un processo, le aziende identificano potenziali inefficienze, riducono gli errori e migliorano la qualità. L'utilizzo di una piattaforma come ClickUp aiuta nella mappatura dei processi attraverso modelli, lavagne online interattive e persino strumenti di mappatura mentale per elaborare tutto ciò che serve al tuo team.
Creare una mappa dei processi che migliori le operazioni e aiuti i team a visualizzare le aree di miglioramento è semplice. La mappa dei processi non deve essere eccessivamente complicata, così come il software utilizzato per crearla.
Con questa guida dettagliata, sarete ben preparati per creare una mappa dei processi completa che aiuterà il vostro team a comprendere, analizzare e ottimizzare le operazioni aziendali cruciali.