Ci possono essere centinaia di processi coinvolti nella preparazione di un prodotto o servizio per il cliente: alcuni sono essenziali, mentre altri sono totalmente evitabili. La domanda fondamentale è: Come distinguere tra processi che aggiungono valore e processi che non aggiungono valore?
La mappatura del flusso di valore può aiutarti ad andare oltre le apparenze e a esaminare attentamente il tuo ciclo di consegna. Implementato per la prima volta da Toyota, questo strumento ti aiuta a creare un diagramma che descrive i flussi di materiali, informazioni e processi per individuare le aree non ottimizzate.
Si tratta di un'operazione complessa e faticosa, soprattutto se il ciclo di produzione è lungo e comprende molti componenti in movimento. Ecco perché i top manager si affidano ai modelli per visualizzare facilmente i flussi di processo.
In questo articolo vi presenteremo i migliori modelli di mappatura del flusso di valore per migliorare l'efficienza, ridurre gli sprechi e offrire un valore aggiunto ai vostri clienti. ?
Che cos'è un modello di mappatura del flusso di valore?
La mappatura del flusso di valore (VSM) è uno strumento visivo per analizzare i flussi di lavoro attuali che ti portano dall'ordine del prodotto alla consegna. Ciò comporta la rappresentazione del movimento di informazioni, materiali e processi all'interno della tua azienda utilizzando tecniche complesse di creazione di diagrammi di flusso.
Un modello di mappatura del flusso di valore semplifica l'esercizio di diagrammazione fornendo un quadro predefinito per illustrare, esaminare e migliorare i tuoi processi di produzione. L'idea è quella di identificare e ridurre al minimo gli sprechi di risorse o i passaggi inefficienti e ottimizzare la logistica di produzione per obiettivi quali una migliore resa, tempi di commercializzazione ridotti o una maggiore soddisfazione dei clienti.
Le mappe del flusso di valore sono adatte per visualizzare i processi su qualsiasi scala, sia che si tratti di prototipazione che di produzione di massa. Oltre a mettere a punto il tuo sistema di produzione, possono incoraggiare:
- Collaborazione interfunzionale
- Riduzione dei costi
- Processo decisionale basato sui dati
- Misure della soddisfazione dei clienti
Cosa rende efficace un modello di mappatura del flusso di valore?
Poiché sono disponibili migliaia di modelli di mappatura del flusso di valore, trovare quello giusto non è un gioco da ragazzi. Ecco alcune caratteristiche che un buon modello dovrebbe avere:
- Interfaccia intuitiva: un modello di qualità dovrebbe offrire un'interfaccia semplice che consenta agli utenti con diversi livelli di istruzione e competenze (product manager, tecnici, operatori, ecc.) di utilizzarlo.
- Opzioni di collaborazione: la mappatura del flusso di valore coinvolge in genere persone provenienti da diversi team che lavorano insieme. Il modello giusto dovrebbe offrire funzionalità di collaborazione che rendano possibile tutto ciò, tra cui lavagne online, modifica in tempo reale e strumenti per prendere appunti e inserire commenti.
- Strumenti visivi: il modello dovrebbe consentire di utilizzare forme specifiche per la mappatura del flusso di valore per visualizzare processi e flussi (come un'icona di fabbrica per fornitori o clienti e strisce per i processi di condivisione).
- Design drag-and-drop: dovrebbe avere connettori e un editor drag-and-drop per stabilire relazioni tra i diversi elementi nel diagramma di flusso.
- Supporto all'allocazione delle risorse: il modello dovrebbe offrire una visione chiara delle restrizioni di tempo, personale e budget per facilitare le decisioni di allocazione delle risorse basate sui dati.
10 modelli di mappatura del flusso di valore da utilizzare
Abbiamo esaminato centinaia di modelli di mappatura del flusso di valore e selezionato i 10 migliori di ClickUp, 24Slides e VisualParadigm, che offrono le funzionalità più complete. Dai un'occhiata e trova quello più adatto alle tue esigenze di mappatura del flusso di valore! ?
1. Modello di mappatura del flusso di valore ClickUp
È difficile non essere soggettivi quando si identificano gli sprechi nella propria azienda: si è abituati ai processi attuali e potrebbe non essere evidente la necessità di apportare modifiche. Il modello di mappatura del flusso di valore di ClickUp consente di ottenere una prospettiva obiettiva sui flussi di lavoro riunendo persone di più team e utilizzando supporti visivi.
Si tratta di un modello di lavagna online: pensatelo come una tela digitale su cui i vostri colleghi possono condividere le loro opinioni e lavorare insieme per visualizzare e risolvere i problemi. Le lavagne online di ClickUp dispongono di strumenti integrati per collegare le idee e collegarle ad attività, documenti e file per centralizzare il lavoro.
Con questo modello, ottieni una mappa pronta all'uso per analizzare lo stato attuale dei tuoi processi. La vista Lavagna online offre quattro sezioni codificate a colori: Definizione della famiglia di prodotti, Documentazione dello stato attuale, Progettazione dello stato futuro e Piano di implementazione. Personalizza i nodi di inizio e fine del processo (i rombi gialli indicano i punti finali del fornitore e del cliente) e definisci la Sequenza tra le varie fasi.
Lo strumento consente di lasciare note, allegare file e definire obiettivi per delineare la logistica di fornitura e consegna. È possibile creare e assegnare attività di miglioramento direttamente all'interno del modello.
Le lavagne online ClickUp sono dotate di funzionalità di monitoraggio delle attività e di reportistica, che facilitano l'assegnazione delle responsabilità per la risoluzione di una determinata inefficienza del processo di mappatura del flusso di valore. ?
2. Modello di lavagna online automatizzata per la mappatura del flusso di valore ClickUp
Vuoi identificare con precisione le opportunità di miglioramento ed eliminare le congetture dall'equazione della mappatura del flusso di valore? Affidati al modello di lavagna online automatizzata per la mappatura del flusso di valore di ClickUp per darti una mano!
Trattandosi di un modello di analisi della mappatura del flusso di valore simile all'opzione precedente, è ricco di funzionalità che incoraggiano la collaborazione e il lavoro di squadra. Opzioni come la modifica in tempo reale, l'inserimento di note e la connessione ad attività e documenti lasciano ampio spazio al brainstorming sui colli di bottiglia del processo.
Si tratta di un modello standard del settore con i normali simboli di mappatura del flusso di valore, blocchi di dati e connettori di flusso di informazioni e Sequenza per posizionare i tuoi processi end-to-end. Coinvolgi i tuoi responsabili operativi nell'utilizzo del modello per visualizzare e discutere gli ultimi elementi del tuo ciclo di elaborazione.
Per impostazione predefinita, il modello dispone di nove campi personalizzati per aggiungere attributi ai tuoi processi:
- Secondi disponibili
- Reparto
- Durata ciclo (minuti)
- Tempo di elaborazione (giorni)
- Tempo di valore aggiunto (minuti)
- Tempo di attività (%)
- Lavoratore
- Turni
- Variazione nel tempo (minuti)
Il modello ha due visualizzazioni: la visualizzazione Lavagna online per il brainstorming e la visualizzazione Processi per registrare e monitorare tutti i processi in corso in un unico posto.
3. Modello di lavagna online per la catena del valore ClickUp
Una rete della catena del valore rappresenta la progressione delle attività primarie e di supporto che apportano valore a un prodotto. Puoi farlo con il modello ClickUp Value Chain Lavagna online, che consente di microanalizzare processi come l'approvvigionamento, lo stoccaggio, le attività HR e persino il servizio post-vendita.
Il modello, opportunamente codificato con colori diversi, fornisce un quadro di riferimento per la creazione di una catena del valore completa. Utilizza i riquadri quadrati per definire le attività primarie e quelli rettangolari per quelle secondarie.
Il tuo compito è quello di raccogliere tutte le idee relative ai processi necessari per creare il tuo prodotto e ordinarle nella categoria corretta utilizzando dei post-it. Personalizza il flusso della catena del valore collegando i processi tra i vari reparti, come progettazione, produzione, distribuzione, marketing e assistenza clienti.
Una volta fatto ciò, esamina la mappa e individua le aree che non apportano un valore aggiunto alla tua azienda, come ad esempio una pubblicità inefficace, un programma obsoleto o costi di trasporto elevati. Documenta i risultati nella sezione Riassunto del modello.
Utilizza la vista Guida introduttiva per suggerimenti e consigli sull'uso del modello. Assicurati di aggiornare lo stato delle attività all'interno del modello per tenere informati i tuoi stakeholder ogni volta che implementi una modifica al processo.
4. Modello di matrice di rischio del valore ClickUp
Quando decidi se intraprendere un nuovo progetto o apportare un cambiamento significativo nella tua azienda, devi considerare i rischi insieme al potenziale valore aggiunto. Sfrutta il modello di matrice di rischio/valore di ClickUp per prendere decisioni intelligenti e dare priorità a progetti e attività relativamente a basso rischio e ad alto valore.
Il modello vanta una matrice di rischio del valore per definire il nesso tra il valore e la complessità delle attività di produzione. Passa dalla vista Elenco a quella Bacheca per organizzare le tue iniziative a basso e alto rischio.
La vista Elenco principale delinea tutte le tue idee sotto forma di attività. Aggiungi un assegnatario a ogni attività utilizzando uno dei campi personalizzati di categoria denominati Dipendente, Prodotto, Amministratore, Aziendale e Cliente. Determina i livelli di valore, rischio e priorità per classificare le tue attività.
Utilizza le altre due viste Elenco, Elenco a basso valore e Elenco ad alto valore, per ordinare le tue idee dalla vista precedente. Sono utili quando si lavora con decine di attività.
La vista Bacheca è una lavagna Kanban che mostra le attività sotto forma di schede e le ordina in base alla loro categoria. È possibile utilizzare altri criteri per raggruppare le schede selezionando il campo Raggruppa per nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Una volta delineate tutte le attività, tracciali nella matrice per ottenere una chiara panoramica delle attività con maggiore priorità e dell'ordine preferibile in cui devono essere eseguite.
5. Modello ClickUp per l'audit e il miglioramento dei processi
Man mano che la tua attività si evolve, i flussi di lavoro che in passato erano efficienti potrebbero diventare obsoleti. Se desideri rivalutare i processi in termini di efficienza dei costi e produttività, inizia a condurre audit con il modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp.
Con questo strumento potrai condurre un'analisi obiettiva dei tuoi processi attuali, individuare gli svantaggi e le ridondanze che riducono l'efficienza o la redditività e introdurre misure correttive.
Il modello suddivide il piano di audit in quattro sezioni:
- Analisi CATWOE: acronimo di Customer, Actor, Transformation, Worldview, Titolare, Environment (Cliente, Attore, Trasformazione, Visione del mondo, Titolare, Ambiente), viene utilizzata per semplificare le prospettive degli stakeholder in scenari conflittuali.
- Concezione del modello: definisce il piano di audit
- Analisi dei processi: elenco dei processi che verificherai e dei criteri guida.
- Gestione del cambiamento: delinea gli approcci (metodi e modalità) che utilizzerai per passare a processi migliori.
Ogni sezione consente di creare attività, aggiungere assegnatari e impostare le date di scadenza e le priorità. Utilizza i campi personalizzati di ClickUp per aggiungere categorie di processi o attività in base al tuo settore di attività. È possibile monitorare le modifiche proposte attraverso nove tag di stato: Non iniziato, In corso, Completato, Da fare, Approvato, Rifiutato, In sospeso, Annullato, e Archiviato.
6. Modello di carta del progetto di miglioramento dei processi aziendali ClickUp
Per i project manager, il miglioramento continuo dei processi è fondamentale per stare al passo con la concorrenza e migliorare le strategie di successo dei clienti. Il modello di carta dei progetti per il miglioramento dei processi aziendali di ClickUp ti fornisce un documento organizzato per pianificare e implementare flussi di lavoro perfezionati.
Questo modello ha un formato tabellare essenziale. Avvia una nuova iniziativa fornendo dettagli sull'organizzazione, sul progetto e sui responsabili. Sono disponibili tabelle dedicate per definire i ruoli e le responsabilità dei tuoi stakeholder e del team di progetto.
Il cuore di questo modello di carta del progetto è la sezione Panoramica. Qui potrai includere l'ambito del progetto, i rischi e i problemi dei processi, le metriche di avanzamento, i risultati attesi e le attività cardine.
Per l'ottimizzazione dei processi, puoi approfondire dettagli quali durata ciclo, tassi di errore o feedback dei clienti per identificare i punti critici che ostacolano la tua efficienza. Documentare queste complessità renderà più facile per il tuo team decisionale suggerire miglioramenti realistici.
Se stai gestendo dipendenze di progetto complesse, ti consigliamo di utilizzare le viste Calendario o Gantt in ClickUp per tracciare una sequenza strutturata delle iniziative di miglioramento attraverso le mappe del flusso di valore.
7. Modello di mappatura dei processi ClickUp
Il modello di mappatura dei processi ClickUp è la tua scorciatoia per ridurre i costi, migliorare l'efficienza e ridurre gli sprechi. Questo modello ti offre informazioni dettagliate sulla relazione tra i diversi passaggi che compongono i tuoi processi, aiutandoti a individuare e risolvere i colli di bottiglia. ✔️
Questo modello di attività è essenzialmente un elenco di cose da fare composto da 22 attività secondarie. Ciascuna di esse rappresenta un obiettivo di mappatura dei processi e fornisce brevi istruzioni su come raggiungerlo. Ad esempio, la prima attività secondaria seleziona il processo che necessita di miglioramenti, mentre la seconda richiede l'identificazione dei lavoratori coinvolti nella consegna.
Puoi lasciare note informative, aggiungere allegati e creare un elenco di azioni per te e il tuo team. Sfrutta i seguenti cinque campi personalizzati per strutturare il tuo processo e le tue mappe del flusso di valore:
- Tasso di completamento
- Tipo di mappa di processo
- Programma dei processi
- Link alla mappa dei processi collegata
- Persona/e responsabile/i
Il vantaggio di questo modello è che supporta le dipendenze delle attività: con pochi clic è possibile garantire che un'attività specifica non possa essere avviata o completata prima di un'altra.
Qualsiasi tipo di mappatura di processi o concetti è difficile senza una struttura visiva. Prova la vista Bacheca in ClickUp per creare ricche rappresentazioni visive delle relazioni tra concetti, processi e idee.
8. Modello di carta dei progetti di miglioramento dei processi ClickUp
I progetti di mappatura del flusso di valore operativo e produttivo possono rapidamente degenerare nel caos senza una documentazione adeguata. Ma non quando hai il modello di carta del progetto di miglioramento dei processi ClickUp a supportarti! ?
Questo semplice modello serve a specificare chi deve fare cosa e a misurare l’esito positivo attraverso metriche prestabilite. Vediamo come.
Prendiamo ad esempio un produttore di alimenti per cani che deve affrontare frequenti casi di contaminazione della carne. Il miglioramento del processo in questo caso consiste nell'installare una stazione per il lavaggio delle mani per gli addetti alla manipolazione della carne e lavorare sul miglioramento del flusso d'aria.
In questo caso, il manager (chiamiamolo Tim) utilizzerà il modello per definire innanzitutto gli stakeholder, quali investitori, fornitori, operatori macchinari, ingegneri della qualità alimentare e autisti addetti alle consegne. Tim proporrà quindi la soluzione, descrivendo le metriche di successo, l'ambito di lavoro e i risultati attesi.
Il modello aiuta a elencare le attività cardine per il raggiungimento progressivo degli obiettivi. Nel nostro esempio, la prima attività cardine può essere l'ottimizzazione dei tempi di fornitura della carne per ridurre al minimo l'impatto ambientale. Tim può stabilire chi è responsabile del processo all'interno del modello per mantenere la trasparenza del team.
Indipendentemente dal settore in cui operi, valuta la possibilità di includere nella carta scenari ipotetici e potenziali rischi di implementazione. Attiva la funzionalità Attività ricorrenti di ClickUp per effettuare controlli regolari e assicurarti che i processi proposti stiano prendendo forma come previsto.
9. Modello di mappatura del flusso di valore di 24Slides
Stai cercando una struttura semplice che ti consenta di visualizzare i processi necessari per portare il tuo prodotto al cliente finale? Questo modello per la mappatura del flusso di 24Slides è proprio quello che ti serve.
Questo modello PowerPoint non vanta strumenti avanzati di collaborazione e comunicazione, ma può essere più che sufficiente per visualizzare i tuoi flussi e identificare i colli di bottiglia durante una presentazione.
Il modello è composto da otto diapositive, ciascuna delle quali presenta una mappa del flusso di valore che rappresenta diversi aspetti dei tuoi processi. Crea delle Sequenze per definire il tempo necessario per consegnare il tuo prodotto, visualizza i miglioramenti in percentuale e determina quali processi apportano il maggior valore.
Questo modello è interamente personalizzabile. Modifica l'ordine delle diapositive, modifica la tavolozza dei colori, cambia il font e aggiungi componenti visive accattivanti per adattare la presentazione al tuo pubblico.
10. Modello di mappa del flusso di valore di VisualParadigm
Migliorare l'efficienza dei tuoi processi non è un'impresa facile: devi esaminare attentamente i tuoi flussi di lavoro e monitorare minuziosamente ogni dettaglio, che si tratti degli ordini di forniture o della posizione della tua struttura. Il modello di VisualParadigm per creare una mappa del flusso di valore ti consente di farlo senza partire da zero.
Il modello include mappe del flusso di valore colorate e predefinite che consentono di visualizzare i processi semplicemente aggiungendo le informazioni corrette nella Box appropriata. È possibile ottenere una panoramica su un unico foglio dei processi critici, delle aree di risorse e delle stime di produzione.
Questo modello è sufficientemente versatile da adattarsi a tutti i settori. L'editor online offre numerose opzioni di personalizzazione: modifica le forme, i colori, i font e le frecce per adattare il layout alle tue esigenze.
Una volta terminato, puoi salvare il modello in vari formati, tra cui JPG, PDF, PNG e SVG.
Modelli di mappatura del flusso di valore: il diavolo si nasconde nei dettagli
Considera la mappatura del flusso di valore come l'osservazione dei tuoi processi al microscopio: osservi ogni piccolo dettaglio per individuare irregolarità e inefficienze e capire come correggerle. I modelli che abbiamo discusso offrono una solida base per regolare e migliorare i tuoi processi con un approccio realistico.
L'analisi dei processi richiede altri strumenti, come diagrammi di flusso e modelli di piani di lavoro: li puoi trovare su ClickUp, che offre oltre 1.000 modelli per vari reparti! ?