Man mano che i team adottano più strumenti per migliorare la produttività, le organizzazioni spesso si ritrovano con una rete intricata di app SaaS sovrapposte, sottoutilizzate o non controllate.
Ma gestire la proliferazione del SaaS non significa soffocare l'innovazione; significa affrontare la mancanza di visibilità su ciò che è in uso, ciò che aggiunge valore e ciò che sta silenziosamente prosciugando il tuo budget.
Significa sapere cosa viene utilizzato, cosa aggiunge valore e cosa sta silenziosamente prosciugando il tuo budget.
In questo blog scoprirai cosa significa la proliferazione del SaaS per la tua organizzazione: quali sono le cause, perché è un problema e come individuarlo tempestivamente.
Che cos'è la proliferazione del SaaS?
La proliferazione del SaaS si riferisce alla rapida crescita delle applicazioni basate sul cloud all'interno di un'organizzazione, che supera la sua capacità di monitorarle, gestirle o proteggerle in modo efficace.
Succede quando i team continuano ad aggiungere strumenti, spesso con buone intenzioni. Ma senza una supervisione, questi strumenti si moltiplicano, si sovrappongono e diventano difficili da gestire.
Ma come succede? Anche le migliori decisioni tecnologiche possono portare al caos se non sono coordinate. La proliferazione del SaaS si verifica o inizia quando un team si registra a uno strumento per risolvere un problema rapido. Poi un altro team fa lo stesso. In poco tempo, nessuno ha una visione completa di ciò che viene utilizzato o del perché.
Ecco alcune delle cause principali della proliferazione del SaaS:
- L'assenza di visibilità centralizzata significa che gli strumenti scaduti, duplicati o inutilizzati passano inosservati
- I reparti acquistano strumenti in modo indipendente, spesso senza l'approvazione dell'IT o della direzione finanziaria
- È troppo facile registrarsi e ancora più facile dimenticarsi dei rinnovi automatici
- Più strumenti di produttività fanno lo stesso lavoro, creando silos di dati e sprecando denaro
- Lo Shadow IT si insinua quando i dipendenti utilizzano strumenti non approvati per lavorare più velocemente
E proprio così, il tuo stack SaaS si trasforma in un groviglio disordinato, costoso, rischioso e inefficiente.
⭐ Modello in primo piano
Desideri un modo più rapido per gestire il tuo stack tecnologico SaaS e mantenerlo snello e conforme? Il modello ClickUp per la gestione delle modifiche alle applicazioni SaaS ti offre un processo strutturato e ripetibile per organizzare la gestione delle risorse, controllare i costi, evitare la proliferazione del SaaS e l'IT ombra e tenere a bada le preoccupazioni relative alla sicurezza dei dati.
👀 Lo sapevi? Il 56% delle app SaaS non è gestito dall'IT nelle aziende in forte crescita. Ciò significa che i team o i singoli individui acquistano la maggior parte degli strumenti direttamente. Questo numero sale al 68% nelle piccole aziende in rapida crescita, rendendo la proliferazione del SaaS una norma piuttosto che un'eccezione.
Perché la proliferazione del SaaS è un problema
La proliferazione del SaaS non è solo un grattacapo per l'IT, ma può portare a gravi violazioni dei dati che incidono sui budget, sulla sicurezza, sulla produttività e sull'esperienza dei dipendenti. Si tratta di un problema aziendale serio che incide sui budget, sulla sicurezza, sulla produttività e sull'esperienza dei dipendenti.
Secondo un rapporto, oggi un'azienda media spende 49 milioni di dollari all'anno in applicazioni SaaS, con un aumento del 9,3% rispetto agli anni precedenti. Eppure, gran parte di questa spesa è sprecata.
Analizziamo le conseguenze reali dell'utilizzo non gestito del SaaS:
1. Aumento dei costi
Molte aziende non si rendono conto di quanto denaro perdono in software finché non è troppo tardi. Il rapporto rivela che un'organizzazione media spreca circa 21 milioni di dollari all'anno in licenze SaaS inutilizzate.
Questo approccio frammentato causa sottoscrizioni duplicate, rinnovi mancati e costose sovrapposizioni nelle funzionalità del software.
🌻 Esempio calzante: molte organizzazioni si ritrovano a utilizzare diversi strumenti di IA ogni giorno, ad esempio Claude per la scrittura, Gemini tramite Google Workspace per il brainstorming e altri per la ricerca o l'automazione. È facile ritrovarsi con un mosaico di sottoscrizioni e strumenti, ciascuno con i propri costi e la propria curva di apprendimento.
Se ti suona familiare, non sei il solo! Molti team sono alla ricerca di modi per riunire queste funzionalità in un unico posto, semplificando il lavoro e riducendo i costi aggiuntivi. Esplorare piattaforme che combinano più funzionalità/funzioni IA può aiutarti a semplificare il flusso di lavoro e rendere la collaborazione molto più facile.
Brain MAX di ClickUp pone fine alla proliferazione del SaaS riunendo tutti i tuoi strumenti di lavoro essenziali (IA, ricerca e automazione) in un'unica app desktop unificata. Invece di destreggiarti tra più app e piattaforme scollegate, si connette al tuo software esistente e centralizza tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto.
Questo significa:
- Comandi vocali per una produttività a mani libere
- Un'unica interfaccia per cercare in tutte le tue app e i tuoi file
- Assistenza IA unificata che lavora in modo contestuale, indipendentemente dallo strumento che stai utilizzando
- Flussi di lavoro automatizzati che abbracciano più piattaforme senza dover cambiare scheda
2. Rischi per la sicurezza e la conformità
Con il 33,6% degli strumenti SaaS che entra nelle organizzazioni tramite shadow IT, spesso a causa di approvvigionamenti decentralizzati, c'è poca visibilità o controllo sui dati che fluiscono attraverso le nuove app SaaS. Questo approccio decentralizzato all'approvvigionamento SaaS aumenta le sfide alla sicurezza, mette a rischio i dati sensibili e aumenta la non conformità.
3. Produttività ridotta
Quando gli strumenti si accumulano senza un piano, il lavoro diventa complicato. Il rapporto rileva inoltre che le organizzazioni aggiungono, in media, quasi 92 nuove applicazioni SaaS ogni anno.
Il passaggio frequente da un sistema all'altro senza una governance proattiva riduce la concentrazione dei dipendenti, che finiscono per adottare nuove soluzioni SaaS.
4. Esperienza utente scadente
Uno stack SaaS disordinato significa che gli utenti perdono tempo ad accedere, cercare file o navigare in interfacce sconosciute.
Man mano che la frustrazione cresce, i dipendenti ricorrono a strumenti SaaS non autorizzati che soddisfano meglio le loro esigenze. Infatti, la spesa IT ombra generata dai dipendenti è aumentata dell'11,1%, un chiaro segno che il tuo attuale ecosistema SaaS potrebbe non funzionare per loro.
👀 Lo sapevate? Mentre il 68% delle aziende investe nella formazione sulla sicurezza SaaS, solo il 51% allinea la comunicazione tra i team di sicurezza e i team titolari delle app. Ancora più preoccupante è il fatto che solo il 33% monitora attivamente metà del proprio stack SaaS. In breve, la maggior parte dei team protegge ciò che può vedere, ma non può vedere molto.
Come identificare la proliferazione del SaaS nella tua organizzazione
Identificare e combattere tempestivamente la proliferazione del SaaS è fondamentale per riprendere il controllo. Utilizza questa lista di controllo per rendere operativi i tuoi audit SaaS e superare le sfide del posto di lavoro digitale. Trova una piattaforma di gestione SaaS per rimanere aggiornato sulle molteplici applicazioni SaaS utilizzate dalla tua organizzazione.
| Categoria | Attività | Passaggi concreti | Perché è importante |
| 🔍 Audit: Operativo | Traccia tutte le spese relative al SaaS | Esamina le schede aziendali e i registri dei rimborsi Controlla i budget dei reparti per individuare elementi vaghi | Il reparto finanziario spesso acquista i servizi SaaS prima dell'IT: questo passaggio rivela sottoscrizioni nascoste e spese non registrate |
| Identifica gli strumenti acquistati al di fuori del processo di approvvigionamento | Analizza le spese contrassegnate come sottoscrizioni o addebiti ricorrenti | Cattura gli strumenti non autorizzati o nascosti acquisiti senza approvazione centralizzata o visibilità | |
| 🔍 Audit: tecnico | Utilizza i registri delle identità per individuare gli strumenti attivi | Estrai i dati di utilizzo SSO | Mostra gli strumenti utilizzati in tutta l'organizzazione |
| Individua le integrazioni non autorizzate | Controlla le app connesse tramite API di strumenti interni | Controlla le app connesse tramite OAuth o API di strumenti interni | |
| Controlla i dati di accesso e di attività | Identifica gli utenti inattivi e le licenze mancanti | Metti in luce le inefficienze e i rischi per la sicurezza legati agli account inutilizzati o orfani | |
| 🔍 Audit: Operativo | Intervista i team sull'utilizzo degli strumenti | Chiedi ai team leader quali strumenti utilizzano e perché | I team spesso adottano strumenti per necessità: questo aiuta a comprendere le esigenze legittime e i punti critici |
| Documenta tutti gli strumenti utilizzati dal team | Crea un inventario con: nome dello strumento, titolare, caso d'uso, utenti, fatturazione, data di rinnovo | Crea un database centralizzato e dinamico di tutti gli strumenti per una strategia di governance SaaS a lungo termine | |
| 🔍 Strumenti di scoperta | Implementa strumenti di scoperta | Utilizza CASB, plugin per browser o integrazioni delle spese | Colma le lacune delle verifiche, in particolare per le versioni di prova gratuite, gli strumenti basati su browser o le app al di fuori dell'SSO |
| Imposta avvisi per l'adozione di nuovi strumenti | Abilita avvisi via email o Slack per registrazioni, attivazioni di versioni di prova o autorizzazioni alla condivisione dei dati | Ti tiene informato quando nuovi strumenti entrano nell'ambiente prima che diventino incontrollabili | |
| 🔍 Controllo della ridondanza | Confronta gli strumenti in base alla funzione | Raggruppa le app in base al caso d'uso (PM, messaggistica, condivisione di file, analisi) | Aiuta a identificare le sovrapposizioni tra strumenti con lo stesso scopo, consentendo il consolidamento |
| Identifica gli strumenti non più in linea con le esigenze aziendali | Esamina i rinnovi imminenti e cancella gli strumenti di scarso valore | Evita di pagare per strumenti che non supportano più le priorità attuali | |
| 🔍 Revisione dello Shadow IT | Segmenta gli strumenti in base al rischio aziendale | Categorizza: Alto rischio / Alto valore / Basso valore | Non tutto lo shadow IT è ugualmente rischioso; questo passaggio aiuta a dare priorità alle risposte in base al potenziale impatto |
| Interagisci con i titolari di strumenti shadow di alto valore | Invita a formalizzare l'utilizzo e valuta per il lancio ufficiale | Invece di bloccare, crea soluzioni insieme ai team che stanno già ottenendo valore da strumenti non autorizzati |
Una volta identificate le app ridondanti, il passaggio successivo consiste nel mitigare la proliferazione del SaaS.
Esploriamo quattro strategie comprovate che vanno oltre i normali audit SaaS e costruiamo un piano di gestione SaaS a lungo termine.
Strategie per ridurre la proliferazione del SaaS
Ridurre la proliferazione del SaaS non significa solo ridurre il numero di strumenti, ma anche affrontare le cause alla radice: approvvigionamento frammentato, dati isolati e processi decisionali scollegati.
Un approccio più intelligente, supportato da un sistema di approvvigionamento centralizzato, apporta struttura, visibilità e intenzionalità al modo in cui adotti e gestisci le applicazioni SaaS. Ecco come farlo in modo efficace:
1. Consolida il tuo stack
Inizia con un audit dell'utilizzo attuale del SaaS.
Mappa tutti gli strumenti del tuo stack per categoria ( project management, spazio di archiviazione file e comunicazione) e individua le funzioni che si sovrappongono.
Queste aree sono le candidate ideali per il consolidamento SaaS. Invece di costringere i team ad abbandonare gli strumenti su cui fanno affidamento, crea linee guida chiare per l'adozione del SaaS che rispettino le loro esigenze riducendo al contempo le applicazioni ridondanti.
Consolidando il nostro set di strumenti con ClickUp, abbiamo eliminato Jira, Confluence, gli strumenti PMO, Salesforce e Trello. Questo ha reso le nostre giornate molto più semplici!
Consolidando il nostro set di strumenti con ClickUp, abbiamo eliminato Jira, Confluence, gli strumenti PMO, Salesforce e Trello. Questo ha reso le nostre giornate molto più semplici!
2. Stabilisci una governance
Senza regole chiare, la proliferazione del SaaS continuerà a crescere. Crea un quadro trasparente e coerente per la richiesta, l'approvazione e il rinnovo di nuovi strumenti. Ad esempio:
- Utilizza un flusso di lavoro di approvvigionamento centralizzato che valuta ogni app in termini di sicurezza, costi, conformità e potenziale di integrazione
- Crea moduli standardizzati come "Richiesta nuovo strumento" o "Lista di controllo per il rinnovo" per guidare il processo decisionale
La governance dovrebbe essere vista come un fattore abilitante, non come un ostacolo all'uso responsabile del SaaS.
3. Migliora la visibilità e la reportistica
Un audit annuale non è sufficiente. Le applicazioni SaaS cambiano continuamente, quindi la visibilità deve essere continua. Implementa strumenti di monitoraggio in tempo reale che mostrano l'utilizzo delle licenze, le sequenze di rinnovo e la titolarità dei reparti.
- Configura dashboard per visualizzare costi e modelli di utilizzo
- Pianifica report automatici per gli stakeholder per monitorare la spesa SaaS e l'attività contrattuale
- Configura avvisi per utilizzo ridotto, rinnovi a sorpresa o registrazioni non approvate
Questo offre al tuo team un controllo proattivo e impedisce la proliferazione prima che abbia inizio.
⚡️Archivio modelli: Il Modello di modulo d'ordine software di ClickUp è una soluzione completa per la gestione dell'approvvigionamento di software in qualsiasi organizzazione. *
Utilizza questo modello per creare una dashboard con widget personalizzati per monitorare il numero di invii, i tassi di approvazione, l'utilizzo del budget e le analisi dei fornitori, ottenendo una panoramica di alto livello dell'intero processo di approvvigionamento del software.
4. Formare i team
Gestire la proliferazione del SaaS significa anche gestire la mentalità. Cambia la percezione da "più strumenti = meglio" a "gli strumenti giusti = meglio"
Formare i tuoi team li aiuterà a comprendere il valore dei sistemi centralizzati e i rischi di un'adozione incontrollata delle app. Inoltre, rafforza la fiducia tra il reparto IT, quello finanziario e i singoli team. Per gestire la proliferazione del software, puoi:
- Offri un catalogo interno di strumenti SaaS approvati con chiari casi d'uso e dettagli sulle licenze
- Organizza workshop periodici in cui i reparti possono esaminare il proprio stack tecnologico, identificare le sovrapposizioni e razionalizzare insieme l'utilizzo degli strumenti
📮 ClickUp Insight: I team con prestazioni scarse sono 4 volte più propensi a destreggiarsi tra più di 15 strumenti, mentre i team con prestazioni elevate mantengono l'efficienza limitando il proprio kit di strumenti a 9 o meno piattaforme. Ma che ne dici di utilizzare una sola piattaforma?
Come app completa per il lavoro, ClickUp riunisce attività, progetti, documenti, wiki, chat e chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. Pronto a lavorare in modo più intelligente? ClickUp funziona per ogni team, rende il lavoro visibile e ti consente di concentrarti su ciò che conta, mentre l'IA si occupa del resto.
Come ClickUp aiuta a combattere la proliferazione del SaaS
La proliferazione del SaaS inizia con la diffusione incontrollata di strumenti multipli come strumenti di IA per riepilogare/riassumere documenti, strumenti di project management, bot di copywriting e dashboard di reportistica e analisi. In poco tempo, ti ritrovi ad attivare/disattivare una mezza dozzina di app senza una gestione centralizzata.
ClickUp risolve questo problema essendo l'app per tutto il lavoro. Aiuta le organizzazioni a riprendere il controllo sulle applicazioni SaaS frammentate consolidando gli strumenti essenziali in un'unica piattaforma. Sostituisce più strumenti non autorizzati, semplifica i flussi di lavoro e consente una supervisione centralizzata dell'intero panorama SaaS.
Il project management di ClickUp centralizza le funzioni aziendali principali (attività, documenti, obiettivi, dashboard, monitoraggio del tempo e chat) in un'unica piattaforma, il tutto alimentato da un'intelligenza artificiale avanzata.
I team possono gestire progetti, collaborare su documenti, impostare e monitorare obiettivi, visualizzare dati, comunicare con altri team e porre domande all'IA su qualsiasi argomento, il tutto senza passare da un'app all'altra.
Utilizza l'IA per collegare gli anelli mancanti nella tua proliferazione SaaS e automatizzare le attività ripetitive
Inoltre, ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, è in grado di riepilogare/riassumere istantaneamente lunghe discussioni, garantendo che tutte le parti interessate rimangano allineate senza dover leggere l'intera cronologia delle chat.
Supponiamo che i tuoi team IT e finanziario stiano discutendo un report sull'IT ombra. Possono collegare la chat all'attività di audit correlata o riepilogare/riassumere la discussione con ClickUp Brain.
Brain è la prima rete neurale nativa dell'area di lavoro che comprende il contesto, le attività, gli strumenti e i documenti della tua organizzazione. Mentre altri strumenti richiedono prompt manuali e operazioni di copia e incolla, ClickUp Brain è integrato direttamente nei tuoi flussi di lavoro.
Risponde alle tue domande come un motore IA profondamente integrato e sensibile al contesto per il project management.
Puoi utilizzare ClickUp Brain per:
- Dite "Riepiloga/riassumi i nostri recenti rinnovi SaaS per reparto" e otterrete un riepilogo pronto per i dirigenti, estratto da attività, documenti e aggiornamenti
- Chiediti "Quali sono gli strumenti più utilizzati dal team di marketing?" e ottieni un elenco classificato in base ai dati di attività
- Crea messaggi per i fornitori ("Ciao, stiamo valutando il tuo utilizzo e vorremmo un preventivo per la cancellazione")
Per generare contenuti, puoi anche passare da Claude, ChatGPT e altri LLMS all'interno di ClickUp Brain.
Oltre alla generazione di contenuti, puoi automatizzare gli strumenti esistenti con l'aiuto delle Automazioni di ClickUp.
Elimina completamente il lavoro manuale consentendoti di creare regole che attivano azioni nell'area di lavoro senza bisogno di codici. Se non sei sicuro di come configurarlo, comunica a ClickUp Brain cosa desideri automatizzare. Creerà il flusso di lavoro per te.
Puoi utilizzare le automazioni di ClickUp per:
- Assegna automaticamente le recensioni degli strumenti ai responsabili degli acquisti 30 giorni prima del rinnovo
- Modifica lo stato delle attività quando l'utilizzo scende al di sotto di una soglia
- Attiva notifiche quando arrivano nuove richieste SaaS tramite i moduli ClickUp
- Esegui liste di controllo trimestrali per la riconciliazione delle licenze con flussi di lavoro ricorrenti
Traccia le richieste e le approvazioni dei software tramite attività dedicate
Con le attività di ClickUp, puoi suddividere i progetti in attività concrete. Queste attività possono essere personalizzate con campi personalizzati, categorie, priorità e tag per adattarsi a qualsiasi flusso di lavoro. Puoi automatizzare gli incarichi, gli aggiornamenti di stato e le notifiche, garantendo che il lavoro proceda in modo efficiente.
Le attività ti consentono di pianificare, assegnare e monitorare il lavoro in un unico posto, eliminando la necessità di app separate per la gestione delle attività.
💡 Suggerimento per esperti: utilizza le relazioni di ClickUp per collegare le attività tra i team. Ad esempio, collega un'attività di valutazione dei fornitori alla relativa revisione della sicurezza, alla lista di controllo legale e alla decisione di rinnovo, in modo che le parti interessate abbiano sempre il contesto.
Documenta le linee guida e le best practice utilizzando una documentazione centralizzata
Quando si tratta di documentazione, tutti i tuoi dati scritti vengono ordinati e archiviati su ClickUp Docs.
Docs consente ai team di creare, organizzare e collaborare sui contenuti direttamente all'interno della piattaforma. Supporta una formattazione avanzata, liste di controllo, banner e persino la generazione di testo basata sull'IA. Puoi visualizzare la cronologia dei documenti, aggiungere immagini di copertina, proteggere i documenti sensibili e utilizzare modelli per garantire la coerenza.
I documenti possono essere collegati alle attività, raggruppati per funzione o reparto, citati in altri documenti ed esportati per la condivisione. Questa integrazione garantisce che le conoscenze siano facilmente accessibili e utilizzabili, migliorando la produttività e la collaborazione.
Definisci i tuoi obiettivi di SaaS Sprawl e monitora lo stato di avanzamento end-to-end
La tua strategia può essere potenziata con ClickUp Obiettivi, dove gli obiettivi di alto livello vengono suddivisi in traguardi misurabili, che si tratti di monitorare l'adozione degli strumenti SaaS, la dismissione o le attività cardine relative alla conformità.
Gli obiettivi vengono aggiornati in tempo reale man mano che le attività connesse procedono e possono essere visualizzati sui dashboard per una visibilità completa.
A proposito, ClickUp Dashboards offre schede personalizzabili che forniscono visualizzazioni in tempo reale delle metriche dei progetti, dell'utilizzo degli strumenti SaaS, delle date di rinnovo e delle informazioni sui costi. I team operativi e di approvvigionamento possono utilizzare queste visualizzazioni per monitorare l'efficacia degli strumenti e il costo medio per utente e aggiungere o rimuovere candidati a colpo d'occhio.
Ad esempio, durante una revisione trimestrale, puoi utilizzare una dashboard ClickUp che mostra il portfolio SaaS del team di marketing con i 10 strumenti principali, le date di rinnovo e i dati dell'ultimo accesso, a seconda dei registri di utilizzo.
Per migliorare ulteriormente la responsabilità e la gestione del budget, ClickUp Time Tracking, disponibile in modo nativo, consente ai team di registrare le ore, gestire il tempo fatturabile e creare report sull'efficienza operativa, il tutto senza uscire dall'area di lavoro di ClickUp.
Semplifica la collaborazione con la chat integrata
Sapevi che puoi ridurre la proliferazione del SaaS eliminando anche le app di messaggistica e IA? ClickUp ti offre entrambe le cose contemporaneamente.
Innanzitutto, ClickUp Chat è progettato appositamente per aiutare le organizzazioni a eliminare gli strumenti di messaggistica scollegati. La comunicazione è completamente integrata nella piattaforma, consentendo ai team di collaborare dove si svolge il lavoro.
Con la chat in tempo reale, puoi eseguire standup, registrare elementi di azione e organizzare conversazioni per progetto o argomento, senza cambiare app.
La collaborazione contestuale è disponibile anche tramite commenti e @menzioni su attività, documenti e dashboard, mentre i commenti assegnati aiutano a convertire il feedback in lavoro concreto. I team possono persino gestire i thread delle email direttamente all'interno di ClickUp, mantenendo tutte le comunicazioni centralizzate e tracciabili. Ogni thread di messaggi può anche essere trasformato in un'attività con un solo clic.
📮 Approfondimento ClickUp: il 21% delle persone afferma di dedicare oltre l'80% della propria giornata lavorativa ad attività ripetitive. Un altro 20% sostiene che le attività ripetitive occupano almeno il 40% della propria giornata.
Quasi la metà della settimana lavorativa (41%) è dedicata ad attività che non richiedono molto pensiero strategico o creatività (come le email di follow-up 👀).
Gli agenti ClickUp AI aiutano a eliminare questa routine. Pensa alla creazione di attività, promemoria, aggiornamenti, note di riunioni, bozze di email e persino alla creazione di flussi di lavoro end-to-end! Tutto questo (e molto altro) può essere automatizzato in un attimo con ClickUp, la tua app completa per il lavoro.
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente che utilizza le automazioni di ClickUp, con un aumento del 12% dell'efficienza lavorativa.
Consolida i flussi di lavoro frammentati utilizzando un'unica super app
Le integrazioni di ClickUp aiutano a gestire la proliferazione del SaaS connettendo oltre 1.000 applicazioni SaaS, come Salesforce, HubSpot e Jira, in un flusso di lavoro centralizzato. Sincronizza i dati, attiva le automazioni ed elimina le app ridondanti senza interrompere il tuo ambiente SaaS esistente.
Una nuova opportunità Salesforce, ad esempio, può creare automaticamente un'attività con i dettagli CRM precompilati. Grazie a strutture di team flessibili, controlli di accesso granulari e dashboard in tempo reale, l'IT può monitorare l'utilizzo del SaaS, ridurre i rischi di conformità e sicurezza e gestire lo stack SaaS in modo più efficiente in un'unica piattaforma.
Esempio reale di prevenzione della proliferazione del SaaS con ClickUp
RevPartners, un'azienda di servizi professionali in rapida crescita con un team completamente remoto, aveva troppi strumenti ma mancava di coesione.
Il loro team ha bilanciato piattaforme di project management scollegate, strumenti di documentazione e app di comunicazione del team, ognuna delle quali risolveva un problema ma ne creava di nuovi.
Sono passati a ClickUp ed ecco cosa è cambiato:
- Abbiamo sostituito diversi strumenti con il software all-in-one ClickUp, che combina project management, documentazione e comunicazione
- Gestisci più progetti e l'onboarding dei client collegando attività, documenti, obiettivi e lavagne online in un unico posto
- Creazione di automazioni del flusso di lavoro per i processi interni, riducendo la necessità di continui cambi di contesto
- Visibilità in tempo reale grazie a un dashboard di progetto, che rende più efficienti la comunicazione e le riunioni sullo stato dei progetti
Ecco cosa hanno ottenuto:
- consegna dei progetti dei client più veloce del 64
- riduzione dell'83% dei tempi di pianificazione dei progetti
- risparmio del 50% sui costi eliminando funzionalità e strumenti sovrapposti
- riunioni sullo stato dei lavori più efficienti del 36
Matt Bolian, cofondatore di RevPartner, afferma
Con ClickUp, possiamo accedere a tutte le funzionalità di cui abbiamo bisogno in un unico posto, il che è fondamentale per noi. Il nostro obiettivo è l'adozione e senza una piattaforma davvero facile da usare che lo consenta, sarebbe impossibile promuovere l'adozione da parte di tutti i team e i client.
Con ClickUp, possiamo accedere a tutte le funzionalità di cui abbiamo bisogno in un unico posto, il che è fondamentale per noi. Il nostro obiettivo è l'adozione e senza una piattaforma davvero facile da usare che la renda possibile, sarebbe impossibile promuovere l'adozione da parte di tutti i team e i client.
Contenete il sovraccarico SaaS con ClickUp
La proliferazione del SaaS non avviene perché i team vogliono più software. Accade perché hanno bisogno di più funzionalità e non riescono a trovarle su una piattaforma all-in-one.
Con ClickUp, ottieni project management, documenti, chat, dashboard, automazioni e IA tutto insieme. Ciò significa meno app, zero flussi di lavoro scollegati e un ambiente SaaS più pulito.
Se sei pronto a ridurre i costi, far risparmiare tempo al tuo team e controllare la proliferazione del SaaS, inizia qui.