Tradizionalmente, i project manager sono alla ricerca di approcci strategici da adottare per semplificare il lavoro. Qualsiasi approccio che riduca il tempo necessario per completare un progetto è sempre stato considerato un aspetto positivo.
L'obiettivo finale di tali approcci è sempre stato quello di completare il progetto nei tempi previsti, ridurre i costi del progetto ed eliminare le spese superflue.
Tra questi approcci alla gestione dei progetti, la suddivisione del lavoro in attività più piccole sembra una tecnica comune che ha sempre svolto un ruolo chiave nel promuovere la produttività del progetto. Suddividere il lavoro in attività più piccole lo rende più gestibile e accessibile.
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Che cos'è un modello di struttura di suddivisione del lavoro (WBS)?
Una struttura di suddivisione del lavoro è una rappresentazione visiva degli elementi gerarchici di un progetto, con l’obiettivo finale di realizzare i risultati attesi del progetto. Questo utile diagramma consente ai project manager di visualizzare gli aspetti più critici del proprio progetto mentre lavorano per raggiungere gli obiettivi desiderati.
La disponibilità di modelli di struttura di suddivisione del lavoro è una funzionalità/funzione molto utile, poiché garantisce che i project manager non debbano perdere tempo a preparare i propri modelli WBS. In qualità di project manager, puoi ottenere rapidamente un modello gratis di struttura di suddivisione del lavoro che soddisfi i requisiti del tuo progetto.
Un modello di struttura di suddivisione del lavoro è una rappresentazione gerarchica o visiva dei passaggi da seguire per portare a termine le attività delineate nel progetto. Ciò significa che non dovrai perdere tempo a creare un elenco di tutte le attività cardine del tuo progetto.
❗️Non tutti i nuovi progetti richiedono la creazione di una nuova WBS partendo da zero.
I team in crescita che creano una WBS per ogni singolo progetto stanno ricostruendo una struttura che dovrebbe già esistere. Questa guida illustra i sistemi operativi ripetibili che si adattano a ogni progetto man mano che la tua azienda cresce. 👇🏼
6 modelli gratuiti di struttura di suddivisione del lavoro in Excel, Sheets e ClickUp
Conoscere l’esistenza dei modelli di struttura di suddivisione del lavoro non è sufficiente. È necessario conoscere maggiori dettagli sui possibili modelli di struttura di suddivisione del lavoro e sugli esempi che potete prendere in considerazione per il vostro progetto. In questo modo, vi sarà più facile decidere quali modelli prendere in considerazione per i vostri prossimi progetti.
Ecco alcuni modelli ed esempi relativi alla struttura di suddivisione del lavoro che dovresti prendere in considerazione.
1. Modello di lavagna online per la struttura di suddivisione del lavoro (WBS) di ClickUp
I team di prodotto apprezzeranno questo modello di lavagna online ClickUp per la struttura di suddivisione del lavoro, che consente di visualizzare facilmente l’ambito di un progetto suddividendo il lavoro in piccoli risultati parziali. In questo modo sarà più facile effettuare il monitoraggio dei risultati del progetto in ogni fase!
Inoltre, la nostra funzionalità Lavagna online consente di effettuare modifiche, aggiungere o rimuovere facilmente elementi visivi per adattarla alle esigenze specifiche del tuo team. Non perdere mai di vista tutte le parti in movimento del tuo prossimo progetto!
2. Modello di struttura di suddivisione del lavoro di ClickUp
Il modello di struttura di suddivisione del lavoro (WBS) di ClickUp è la soluzione efficiente per gestire con facilità progetti complessi. Con questo modello, puoi suddividere le attività in sezioni ben definite, ottimizzare la collaborazione del team e monitorare lo stato di avanzamento del progetto con aggiornamenti in tempo reale. Il tutto in un formato intuitivo e di facile utilizzo che non richiede competenze di programmazione né conoscenze specifiche di software.
Utilizzando il modello WBS, ti assicuri che il tuo progetto venga completato nei tempi previsti e nel rispetto del budget. Ti aiuta a definire e organizzare i risultati attesi e gli obiettivi del progetto, migliorando la comunicazione all'interno del team, chiarendo i ruoli e aumentando l'efficienza complessiva del progetto.
Modello di budget di progetto ClickUp (con struttura di suddivisione del lavoro)
Con il modello di struttura di suddivisione del lavoro per il budget di progetto di ClickUp, puoi tenere sotto controllo tutti gli elementi in movimento del tuo progetto e, soprattutto, il tuo budget. Come già sai, tenere traccia di un progetto complesso è una sfida.
Anche i migliori project manager possono perdere di vista alcuni elementi essenziali, ma quando i budget sono già stati definiti, anche piccoli errori possono rivelarsi estremamente costosi. Fortunatamente, questo modello di budget di progetto (WBS) ti aiuta a effettuare il monitoraggio dei risultati attesi in ogni fase del progetto in modo più gestibile.
4. Modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp
La gestione del carico di lavoro del proprio team è fondamentale per determinare il successo del progetto. È importante che al proprio team vengano assegnati compiti e responsabilità in ogni momento. Ciò garantirà la massima produttività tra tutti i collaboratori, il che rappresenta un risultato positivo per qualsiasi organizzazione.
Con il modello "Carico di lavoro dei dipendenti" di ClickUp, puoi gestire in modo efficiente il carico di lavoro del tuo team, assegnare i compiti in base alla capacità e pianificare i progetti futuri. Questo modello ti permette di visualizzare il lavoro assegnato a ciascun membro del team, un aspetto fondamentale in ogni processo di project management.
5. Modello di piano d'azione di ClickUp
L'aspetto più critico nella gestione di ogni progetto è il piano d'azione. Un piano d'azione è un piano dettagliato che delinea tutte le fasi e le azioni necessarie per raggiungere obiettivi specifici. Ciò significa che un piano d'azione contiene tutte le fasi o attività necessarie che devono essere svolte affinché un determinato obiettivo venga raggiunto.
Il modello di piano d’azione è uno strumento efficace per gestire tutte le attività e i ruoli necessari da svolgere nel proprio progetto. L’obiettivo è mantenere l’attenzione concentrata sugli obiettivi del progetto.
Con il modello di piano d'azione di ClickUp, sarà più facile comprendere i risultati attesi del progetto e prendere le decisioni giuste.
❗️Un modello sbagliato può compromettere un progetto prima ancora che abbia inizio
Aggiungi questa guida ai segnalibri se il tuo lavoro è ancora in evoluzione, soggetto a influenze politiche o pieno di dipendenze. Ti mostra quando la WBS mantiene i team allineati e quando, invece, li fa andare fuori rotta.
6. Modello WBS per Fogli Google ed Excel di Vertex42
Questa struttura di suddivisione del lavoro in Excel di Vertex42 è un ottimo strumento per organizzare progetti complessi. Offre una panoramica del progetto, consentendo di identificare e gestire le attività e le dipendenze in modo più efficiente.
Il modello utilizza una struttura gerarchica, con rientri per le sottoattività, in modo da facilitare il monitoraggio di ciò che deve essere fatto.
3 tipi di esempi di struttura di suddivisione del lavoro per il project management
È qui che entra in gioco la struttura di suddivisione del lavoro, che facilita il processo di suddivisione di progetti complessi in attività semplici e gestibili. Nello specifico, una struttura di suddivisione del lavoro è uno strumento progettato per aiutare a realizzare le attività del progetto integrando gli elementi fondamentali relativi all’ambito, ai costi e alla tempistica del progetto.
Lo scopo finale di questo strumento è garantire che vi sia un allineamento tra tutti i piani di progetto. Tradizionalmente, esistono tre tipi di strutture di suddivisione del lavoro:
1. Struttura di suddivisione del lavoro basata sui risultati finali
In una struttura di suddivisione del lavoro basata sui risultati finali, esiste una chiara relazione tra i risultati finali o gli esiti del progetto e l’ambito del progetto stesso. Ciò significa che il lavoro da fare svolge un ruolo fondamentale nel raggiungimento del risultato desiderato.
Ad esempio, nella costruzione di una casa, esiste una relazione diretta tra le fondamenta e lo scavo. Il modello di lavagna online "Ambito del progetto" di ClickUp è un ottimo modo per fornire visibilità a tutto il team sull'ambito dell'intero progetto.
2. Struttura di suddivisione del lavoro basata sulle fasi
In una struttura di suddivisione del lavoro basata su fasi, non esiste una relazione diretta tra un risultato atteso e l’altro. Sebbene sia necessario portare a termine più elementi affinché il progetto funzioni come previsto, è essenziale sottolineare che ciascun elemento non influisce sugli altri risultati attesi nell’intero processo. Un progetto può essere facilmente gestito in fasi, con un intervallo di tempo significativo tra una fase e l’altra.
3. Struttura di suddivisione del lavoro basata sul tempo
Nel corso degli anni, i project manager hanno utilizzato strutture di suddivisione del lavoro basate sul tempo nel project management. Tuttavia, a questo approccio è stata prestata pochissima attenzione poiché non tiene conto dei risultati finali, ma solo del fattore tempo.
Tuttavia, si tratta di una struttura di suddivisione del lavoro essenziale. Un team di progetto può utilizzare questo approccio per pianificare e definire in dettaglio la fase del progetto in esame.
Cosa rende valido un modello di struttura di suddivisione del lavoro?
Come già sapete, i progetti complessi richiedono approcci strategici per evitare possibili rischi in contesti dinamici. Ecco perché è essenziale elaborare o scegliere un buon modello di struttura di suddivisione del lavoro (WBS) per aumentare le possibilità di raggiungere i risultati attesi del progetto. È difficile trovare un buon modello di WBS sul mercato. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti che contraddistinguono un buon modello di struttura di suddivisione del lavoro.
È orientata ai risultati
In qualità di project manager, il tuo obiettivo finale è ottenere risultati positivi nel tuo progetto. Il tuo successo dipenderà dai risultati che otterrai nel progetto. Pertanto, la tua struttura di suddivisione del lavoro dovrebbe essere fondamentalmente un sistema orientato ai risultati finali.
Ciò significa che la rappresentazione visiva del progetto deve concentrarsi sui risultati finali piuttosto che sulle attività specifiche necessarie per raggiungerli. Di norma, nel modello di WBS è fondamentale descrivere gli elementi utilizzando sostantivi anziché verbi.
Il modello contiene elementi che si escludono a vicenda
È sempre una sfida, ma è fondamentale assicurarsi che i risultati attesi del progetto non si sovrappongano. Il modello di struttura di suddivisione del lavoro dovrebbe garantire che ogni livello sia mutuamente esclusivo.
È importante evitare che i vari risultati attesi del progetto si sovrappongano, poiché ciò potrebbe avere un impatto negativo sul progetto nel suo complesso, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei rischi. In qualsiasi project management, garantire l’esclusività reciproca è fondamentale per ridurre le incomprensioni e la duplicazione del lavoro.
Mostrano gli elementi gerarchici
Ogni progetto deve seguire un approccio cronologico ben definito, in cui la gerarchia è essenziale. Ogni attività “figlia” nel diagramma di flusso finale del progetto deve avere una relazione gerarchica con l’attività principale.
Ciò significa che, aggiungendo tutti gli elementi "figli" necessari, si ha una maggiore probabilità di ottenere un quadro chiaro dell'elemento "principale" o del risultato finale del progetto.
Segue la regola del 100%
Tradizionalmente, le strutture di suddivisione del lavoro assumono forme e configurazioni diverse. Alcune sono personalizzate per soddisfare i requisiti specifici di un determinato progetto, mentre altre sono generiche.
Tuttavia, sebbene ogni struttura di suddivisione del lavoro sembri leggermente diversa, è fondamentale sottolineare che tutte seguono la regola del 100%. Ciò significa che ogni livello della struttura di suddivisione del lavoro deve costituire il 100% del livello principale e, al contempo, avere almeno due elementi “figli”.
Le responsabilità del team sono ben definite
L'assegnazione delle attività di progetto è una delle operazioni più complesse nel project management. I project manager hanno spesso difficoltà ad assegnare compiti e responsabilità ai vari membri del team.
Questo spiega perché alcune mansioni e responsabilità si sovrappongono, causando una bassa produttività. Un buon modello di WBS dovrebbe assegnare le mansioni a un team specifico o a un singolo individuo, evitando così sovrapposizioni e altri aspetti indesiderati del progetto.
Esistono 3 livelli di dettaglio
Un modello di WBS dettagliato è fondamentale perché garantisce che ogni aspetto del progetto sia stato affrontato in modo approfondito. È meglio evitare una struttura di suddivisione del lavoro che contenga informazioni scarse. È invece necessario disporre di tutti i dettagli necessari per facilitare l’esecuzione delle attività del progetto.
Ecco perché troverai molti modelli di struttura di suddivisione del lavoro con tre livelli di dettaglio. Ad esempio, alcuni rami della WBS saranno suddivisi in modo più dettagliato rispetto ad altri, il che significa che l’ambito del tuo progetto risulterà molto dettagliato.
Quando utilizzare un modello di WBS
Un modello di struttura di suddivisione del lavoro potrebbe sembrare un lusso per la maggior parte dei professionisti del project management. Questi potrebbero ritenere che un progetto di grandi dimensioni possa funzionare senza aggiungere elementi superflui alle proprie operazioni. Tuttavia, un modello di struttura di suddivisione del lavoro risulta utile in vari aspetti del project management. Ecco alcune delle aree fondamentali in cui il ruolo di un modello di struttura di suddivisione del lavoro è indiscutibile.
1. Definizione delle dipendenze del progetto
Nel project management, è fondamentale comprendere le dipendenze del progetto, in modo da facilitare ai project manager il processo decisionale. Di solito, in ogni progetto sono presenti moltissime dipendenze.
Ecco perché la gestione di un progetto complesso è impegnativa, soprattutto quando il project manager ha difficoltà a comprendere le varie dipendenze e le relazioni tra di esse.
Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) definisce le relazioni tra le varie dipendenze del progetto. In qualità di project manager, è fondamentale comprendere chiaramente ogni elemento del proprio progetto, e la WBS aiuta proprio in questo.
2. Stima dei costi del progetto
Il costo è un aspetto fondamentale di ogni progetto. In qualità di project manager, devi disporre di un budget preciso relativo a quanto il progetto potrebbe comportare in termini di spesa.
Le difficoltà sorgono quando il costo stimato del progetto supera il piano previsto. Si tratta di un problema che tutti i project manager di spicco desiderano evitare. Tuttavia, grazie a un modello di struttura di suddivisione del lavoro, è possibile ottenere informazioni dettagliate sui costi dei vari progetti.
È possibile stimare facilmente tutti i costi che il progetto richiederà per raggiungere i risultati attesi. Le stime dei costi effettivi consentono di completare il progetto dall’inizio alla fine senza le consuete difficoltà legate ai costi che i project manager devono affrontare.
3. Definizione della sequenza e dei programmi del progetto
Oltre ai costi di progetto, la definizione delle sequenze di project management ha sempre rappresentato una sfida significativa per i project manager. Ogni project manager vorrebbe disporre di tempo sufficiente per portare a termine i propri progetti. Tuttavia, non è sempre così. Ogni progetto deve essere completato entro un determinato periodo di tempo per soddisfare le esigenze dei vari stakeholder.
In qualità di project manager, un modello di struttura di suddivisione del lavoro è lo strumento fondamentale per definire le tempistiche e i programmi del progetto. Grazie a questo modello, sarà più facile stabilire il tempo necessario per completare ciascuna attività all'interno del progetto.
Ciò contribuirà a garantire che il progetto venga completato entro i tempi stabiliti, a vantaggio dei vari soggetti coinvolti nel progetto.
4. Identificazione dei rischi del progetto
Ogni progetto viene realizzato in un contesto dinamico, pertanto è probabile che diversi elementi fondamentali subiscano variazioni, influenzando i risultati attesi del progetto. In qualità di project manager, è necessario essere consapevoli dei possibili rischi e delle incertezze del progetto per affrontare tali sfide man mano che si presentano.
Un modello di WBS non solo definisce gli elementi del progetto e le relazioni tra di essi, ma evidenzia anche i possibili rischi e le incertezze che i project manager possono dover affrontare. Questo modello di base è indispensabile perché ti aiuterà a individuare i possibili rischi del progetto e ad affrontarli prima che possano compromettere i risultati attesi.
5. Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
In qualità di project manager, è importante comprendere lo stato di avanzamento quotidiano del proprio progetto. Comprendere lo stato di avanzamento del progetto è fondamentale, soprattutto per valutare se il progetto rientra nei tempi e nei costi previsti. Con un modello di WBS, potrai comprendere rapidamente ogni passaggio del tuo progetto e apportare le modifiche necessarie per rispettare i requisiti di tempistica e di costo quando necessario.
Organizza i tuoi progetti in un modello di struttura di suddivisione del lavoro
In qualità di project manager, vorrai prendere le decisioni giuste nel tuo prossimo progetto. Pertanto, devi assicurarti di disporre di una struttura di suddivisione del lavoro chiara e concisa che ti aiuti nella gestione dei tempi, nel controllo del progetto e nell’assegnazione dei compiti.
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