Come si fa a finire per affidarsi a innumerevoli strumenti software?
Si inizia in piccolo: un'app per l'analisi, un'altra per la collaborazione, qualcosa per il monitoraggio dei progetti. Prima che te ne accorga, ti ritrovi a destreggiarti tra decine di strumenti SaaS, a cambiare continuamente scheda e a pagare per funzionalità/funzioni sovrapposte che usi a malapena.
Il tuo team passa più tempo a navigare nel software che a lavorare effettivamente, l'IT è alle prese con i rischi per la sicurezza e i costi continuano a salire.
Questo è il proliferare del SaaS. Se non viene controllato, può ridurre la produttività, rallentare il processo decisionale e intaccare il budget.
La soluzione: il consolidamento SaaS, un approccio più intelligente e semplificato che riunisce i tuoi strumenti essenziali sotto un unico tetto, riduce i costi inutili e aiuta il tuo team a lavorare in modo più veloce ed efficiente.
Analizziamo perché il consolidamento è il futuro e come la tua azienda può effettuare il passaggio.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Il consolidamento SaaS è il processo di riduzione del numero di strumenti software autonomi integrandoli o sostituendoli con piattaforme meno numerose e più complete
- Aiuta le aziende a ridurre i costi, migliorare l'efficienza, rafforzare la sicurezza, semplificare la collaborazione e ridurre il cambio di contesto tra i team
- Se stai cercando di consolidare i tuoi strumenti SaaS e migliorare l'efficienza organizzativa, inizia controllando i tuoi strumenti attuali, valutando una soluzione all-in-one, migrando e integrando senza interruzioni, automatizzando i flussi di lavoro e ottimizzando per la scalabilità
- ClickUp è l'app che fa tutto per il lavoro (un perfetto cambio di passo rispetto al destreggiarsi tra più aziende e strumenti SaaS), che combina gestione dei progetti, documenti, obiettivi, automazioni e chat in un'unica piattaforma basata sull'IA
Che cos'è il consolidamento SaaS?
Il consolidamento SaaS è il processo di riduzione del numero di applicazioni SaaS (Software-as-a-Service) autonome utilizzate a livello aziendale, integrandole o sostituendole con piattaforme più complete e meno numerose.
Invece di gestire decine di strumenti specializzati, ognuno con la propria sottoscrizione, login e curva di apprendimento, è possibile consolidare lo stack tecnologico in soluzioni centralizzate che coprono più funzioni.
All'interno di un'organizzazione, il consolidamento SaaS significa:
- Per i titolari di aziende: costi inferiori, meno strumenti ridondanti e un processo decisionale migliore con dati centralizzati
- *per i responsabili IT: maggiore sicurezza, migliore conformità e gestione semplificata dei fornitori
- Per i team: meno affaticamento da app, meno cambi di contesto e flussi di lavoro più fluidi e produttivi
🔍 Lo sapevi?
Secondo la Harvard Business Review, il lavoratore della conoscenza medio attiva/disattiva app e siti web 1.200 volte al giorno, accumulando ben quattro ore di perdita di produttività alla settimana.
Ogni anno si spreca un mese di lavoro solo per passare da una scheda all'altra, con conseguenti:
- Affaticamento mentale: il cambio di contesto non necessario prosciuga concentrazione ed energia
- Processo decisionale più lento: i dati critici sono sparsi tra diversi strumenti, rendendo più difficile agire rapidamente
- Tassi di errore più elevati: il continuo passaggio da un'app all'altra porta a errori e comunicazioni errate
Perché le aziende si stanno orientando verso il consolidamento SaaS
- riduzione dei costi*: nessuno vuole pagare per una pila di strumenti che usa a malapena. Le aziende stanno abbandonando le app ridondanti e i fornitori SaaS per risparmiare denaro e ottenere più valore dal loro software
- *l'efficienza ne risente: quando ogni attività richiede un'app diversa, il lavoro richiede più tempo, le decisioni vengono ritardate e i dati si perdono nella confusione
- *i team IT sono oberati di lavoro: gestire più contratti software, rischi per la sicurezza e problemi di conformità è un lavoro a tempo pieno (e non è divertente)
- *la produttività sta precipitando: passi continuamente da un'app all'altra? Questa "tassa di attivazione/disattivazione" si somma, riducendo la concentrazione e facendo perdere ore ogni settimana
- Le operazioni SaaS sono più difficili da gestire: i team IT e operativi hanno difficoltà a monitorare l'utilizzo delle app, automatizzare i flussi di lavoro e tenere traccia di chi ha accesso a cosa (ecco come funzionano le operazioni SaaS migliori)
- La collaborazione ha bisogno di un aggiornamento: strumenti sparsi significano conversazioni sparse. Portare tutto su un'unica piattaforma mantiene i team allineati e il lavoro in movimento
- Maggiore sicurezza: Il consolidamento SaaS rafforza la sicurezza riducendo la superficie di attacco, rendendo più difficile l'accesso non autorizzato e le violazioni dei dati
📮ClickUp Insight: Il cambio di contesto sta intaccando silenziosamente la produttività del tuo team. La nostra ricerca mostra che il 42% delle interruzioni sul lavoro deriva dal destreggiarsi tra le piattaforme, gestire le email e saltare da una riunione all'altra. E se potessi eliminare queste costose interruzioni?
ClickUp unisce i flussi di lavoro (e la chat) in un'unica piattaforma semplificata. Avvia e gestisci le tue attività tramite chat, documenti, lavagne online e altro ancora, mentre le funzionalità/funzioni basate sull'IA mantengono il contesto connesso, ricercabile e gestibile!
Strategie efficaci di consolidamento SaaS
Troppi strumenti possono rallentare i team invece di renderli più efficienti. Per evitare ciò, ecco alcune strategie per consolidare SaaS senza interrompere i flussi di lavoro:
- Scopri gli strumenti nascosti: esegui un audit SaaS completo per identificare gli strumenti ridondanti, sottoutilizzati o dimenticati. Probabilmente troverai più app che risolvono lo stesso problema o sottoscrizioni che nessuno ricorda di aver effettuato
- *collegare ogni strumento a un obiettivo aziendale: determinare se una piattaforma contribuisce a incrementare le entrate, l'efficienza o la sicurezza. In caso contrario, deve essere eliminata
- *massimizza gli investimenti esistenti: valuta se il tuo stack attuale può soddisfare le tue esigenze prima di introdurre un nuovo strumento. Il mercato SaaS è pieno di piattaforme multifunzionali che spesso sostituiscono la necessità di app standalone (come ClickUp)
- *eliminare le licenze inutilizzate: ridurre se uno strumento ha 50 postazioni ma solo 15 utenti attivi. Molti fornitori nel panorama SaaS spingono per contratti più grandi, ma i dati di utilizzo dovrebbero dettare la vostra decisione
- Semplificare gli acquisti: Implementare un chiaro processo di approvazione per i nuovi servizi SaaS. Quando ogni team sceglie i propri strumenti, si creano duplicazioni, problemi di integrazione e sprechi di budget
- Ridurre la sovrapposizione dei fornitori: Consolidare i provider di software ove possibile. Un singolo provider che offre più soluzioni spesso risulta in prezzi migliori, meno rischi per la sicurezza e un'integrazione più fluida
- *investire in piattaforme interfunzionali: dare la priorità agli strumenti che servono più team e reparti, quando possibile. Le piattaforme centralizzate riducono la frammentazione, migliorano la collaborazione e semplificano la gestione IT
💡 Suggerimento: creare una matrice "SaaS Value Score" prima di prendere decisioni di consolidamento. Per ogni strumento, calcolare un punteggio semplice: (% del team che lo utilizza settimanalmente × valutazione dell'impatto aziendale [1-5]) ÷ costo mensile. Questa metrica aiuta a identificare quali strumenti offrono il massimo valore in relazione al costo.
Passaggi per consolidare il tuo stack SaaS
Consolidare il tuo stack SaaS significa ridurre la ridondanza e migliorare l'efficienza.
Ecco una guida passo passo per aiutarti 👇
1. Controlla i tuoi attuali strumenti
Prima di apportare qualsiasi modifica, è necessario avere un quadro chiaro di ciò che si ha a disposizione. L'ultima cosa che si vuole è accumulare inconsapevolmente app SaaS ridondanti o sottoutilizzate, che comportano costi inutili e investimenti in tecnologie inefficienti.
Azioni chiave:
✅ Creare un inventario completo: Questo vale per tutti gli strumenti SaaS utilizzati in ogni reparto: IT, commerciale, marketing, risorse umane, finanza, ecc. (La maggior parte dei team non si rende conto di quanti strumenti possiedono effettivamente)
✅ Analizzare i dati di utilizzo: con quale frequenza vengono utilizzati questi strumenti? Chi li utilizza? Le funzionalità/funzioni chiave vengono effettivamente sfruttate o i team le utilizzano per funzioni di base già coperte da un altro strumento?
✅ Rivedere i rischi di sicurezza, conformità e governance: tutti gli strumenti riuniscono i requisiti normativi e di sicurezza? Gli acquisti di IT ombra creano lacune nella sicurezza? I provider SaaS dovrebbero allinearsi ai tuoi standard di conformità per evitare rischi
📌 Esempio: se il tuo team di marketing utilizza Slack per la comunicazione, Google Drive per l'archiviazione dei documenti e Notion per la pianificazione delle campagne, il consolidamento in un'unica piattaforma (come ClickUp ) con chat, documenti e project management integrati può semplificare la collaborazione, ridurre il cambio di strumenti e tagliare le spese SaaS.
Leggi di più: Modelli di project management gratis per tutti i tipi di progetti
2. Valutare una soluzione all-in-one
I prodotti SaaS gonfiati sono sufficienti a rallentare i team. Invece di mettere insieme più strumenti, le aziende si stanno rivolgendo a software all-in-one che consolidano i flussi di lavoro senza sacrificare le funzioni.
Domande da porsi prima di effettuare il passaggio:
✅ Può sostituire più strumenti senza perdere funzionalità/funzioni critiche? Una vera piattaforma all-in-one dovrebbe gestire il project management, la collaborazione documentale, le automazioni e la reportistica, senza bisogno di componenti aggiuntivi
✅ Si integra facilmente con i sistemi esistenti? Il cambio di strumenti non dovrebbe compromettere l'efficienza operativa. Una piattaforma solida dovrebbe garantire una connessione perfetta con i sistemi CRM, ERP e gli strumenti di comunicazione per mantenere la continuità del flusso di lavoro
✅ Da fare per migliorare la sicurezza e la governance? La gestione degli accessi attraverso soluzioni SaaS frammentate aumenta il rischio. Autorizzazioni basate sul ruolo, audit trail e sicurezza a livello aziendale dovrebbero diventare standard per una migliore sicurezza dei dati
✅ Si adatterà alla crescita della tua azienda? Se la piattaforma non è in grado di supportare l'aumento di utenti, flussi di lavoro ed esigenze di automazione, una soluzione a breve termine diventa un problema a lungo termine. Rendere il tuo stack a prova di futuro evita costose migrazioni in seguito
La perdita di traccia delle conversazioni e la gestione di dati scollegati è da tempo un problema nel settore SaaS.
Il concetto di bundling si è evoluto da questa esigenza. Tuttavia, il bundling è principalmente una strategia di prezzo in cui più prodotti o servizi sono confezionati e venduti a un prezzo combinato. L'attenzione è rivolta al valore monetario piuttosto che alla creazione di un'esperienza unificata per l'utente. Il bundling non significa necessariamente che i prodotti siano profondamente integrati o progettati per funzionare insieme come un sistema coeso.
📌 Esempio: Microsoft Office offre Word, Excel e PowerPoint come suite, ma ogni strumento funziona in modo indipendente.
Le affermazioni di essere "tutto in uno" sono spesso imprecise per i prodotti in bundle perché mancano dell'integrazione profonda e dell'esperienza senza soluzione di continuità che definiscono la vera convergenza.
È qui che una super app può essere rivoluzionaria. Non è solo una raccolta di strumenti; si tratta di progettazione del prodotto ed è il risultato della convergenza. Combina molteplici funzionalità in un'unica piattaforma integrata.
📌 Esempio: ClickUp (che combina attività, documenti, chat, obiettivi e altro in un'unica piattaforma).
bonus: * Come implementare efficacemente il controllo dei costi nel project management
3. Migrazione e integrazione
Scegliere la piattaforma giusta è solo metà della battaglia. Una migrazione fluida determina se la transizione migliora l'efficienza o interrompe le operazioni.
Per garantire questo:
✅ Dare priorità agli strumenti ad alto impatto: Iniziare con le applicazioni utilizzate più frequentemente, in genere project management, comunicazione e spazio di archiviazione dei documenti, poiché hanno il maggiore impatto sui flussi di lavoro quotidiani
✅ Mappare le dipendenze dei dati prima della migrazione: Identificare quali strumenti si basano su origini dati condivise (ad esempio, CRM, piattaforme di analisi) e garantire che queste connessioni siano preservate o migliorate dopo la migrazione
✅ Esportare, pulire e importare i dati in modo strategico: Rimuovere i file obsoleti, i record duplicati e i flussi di lavoro inutilizzati. Passare gradualmente da un reparto all'altro invece di cambiare tutto in una volta
✅ Imposta le integrazioni con i sistemi esistenti: Identifica le integrazioni indispensabili e configurale correttamente per mantenere la continuità del flusso di lavoro
📌 Esempio: Nel 2008 Netflix ha incontrato un grosso ostacolo: un guasto al database che ha messo offline il servizio per tre giorni. Invece di aggiustare le cose e sperare per il meglio, hanno fatto una mossa coraggiosa: migrare al cloud. Ma non hanno fatto le cose di fretta.
Hanno pianificato, scalato gradualmente e nel 2015? Gestivano 1000 volte più ore di streaming e avevano 8 volte più abbonati.
💡 Il punto? Le migrazioni possono distruggere il tuo business o prepararti a una crescita massiccia.
Leggi di più: Il miglior software di project management gratis
4. Ottimizzare e scalare
L'adozione non è automatica e le inefficienze non si risolvono da sole. Il vero lavoro inizia ora.
Elementi da monitorare:
✅ I team lo stanno effettivamente utilizzando? Monitoraggio dei tassi di adozione. Se le persone si aggrappano a vecchi strumenti, scopri il perché: mancanza di formazione, funzionalità/funzioni mancanti o semplicemente abitudine?
✅ Ascolta il tuo team. Chiedi cosa funziona e cosa è frustrante. Piccole modifiche, come una nuova integrazione o una migliore automazione, possono rendere l'adozione perfetta
✅ Assicurati che cresca con te. Ciò che funziona per un team di 50 persone potrebbe non funzionare con 500. Verifica se la tua piattaforma è in grado di gestire la crescita, che si tratti di più utenti, più flussi di lavoro o integrazioni più profonde
📌 Esempio: se il nuovo sistema include funzionalità/funzioni di automazione del flusso di lavoro, ottimizza i processi come l'assegnazione delle attività, le approvazioni e la reportistica per eliminare le attività manuali ripetitive.
Come ClickUp aiuta con il consolidamento SaaS
Il tuo stack SaaS probabilmente assomiglia a un armadio in disordine. Hai iniziato con uno strumento, poi ne hai aggiunto un altro perché aveva una "funzionalità/funzione mancante", poi un altro per la collaborazione e prima che te ne accorgessi avevi cinque strumenti solo per gestire un progetto.
È disordinato. È costoso. E, peggio ancora, ti rallenta.
Ma c'è una soluzione a questi problemi giganteschi. Entra in ClickUp, l'app tuttofare per il lavoro. Invece di destreggiarti tra più progetti e strumenti, immagina di avere un'unica piattaforma che combina gestione delle attività e delle conoscenze, chat, documenti, obiettivi e automazioni in un'area di lavoro senza soluzione di continuità, il tutto basato sull'IA.
ClickUp ti aiuta a:
1. Centralizza il tuo lavoro in un unico posto
Un ottimo project management inizia quando hai tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto. La soluzione di project management di ClickUp è progettata per i team che desiderano piena visibilità, collaborazione senza soluzione di continuità e un'unica fonte di verità per tutto il loro lavoro.
Otterrai:
- *gestione delle attività: utilizza attività personalizzabili con attività secondarie annidate e liste di controllo per suddividere progetti complessi, garantendo chiarezza e organizzazione
- Viste multiple: scegli tra oltre 15 viste personalizzate, tra cui Elenco, Bacheca, Calendario e grafici Gantt, per visualizzare i progetti in modo che si adattino al flusso di lavoro del tuo team
- Dashboard e reportistica: crea dashboard personalizzabili con oltre 50 widget per monitorare KPI, attività cardine e capacità del team
- Monitoraggio del tempo: monitora la produttività e gestisci i budget in modo efficace con il monitoraggio del tempo di ClickUp, che consente una registrazione precisa delle ore e la valutazione del tempo fatturabile
- *gestione delle risorse: ottimizzare il carico di lavoro del team visualizzando in tempo reale la capacità, consentendo una distribuzione equilibrata delle attività
Vuoi ottimizzare il project management con l'aiuto dell'IA? Usa ClickUp Brain:
Ora che la soluzione per il team è in atto, è il momento di passare alla definizione dell'esito positivo. A cosa stiamo lavorando? Come misuriamo i progressi?
Ci rivolgiamo a ClickUp Obiettivi.
✅ Definisci obiettivi di alto livello e suddividili in traguardi misurabili. Invece di vaghe ambizioni come "migliorare l'esperienza del cliente", crea traguardi specifici, ad esempio "Aumentare il punteggio NPS da 40 a 60 entro 6 mesi". ClickUp ti consente di definire obiettivi basati su numero, valuta, vero/falso e attività, rendendo lo stato attuabile
✅ Collega il lavoro quotidiano direttamente agli obiettivi. Obiettivi ti consente di allegare attività a obiettivi specifici, aggiornando automaticamente i progressi man mano che il lavoro viene terminato. Ciò significa che i membri del team sanno sempre perché il loro lavoro è importante e come i loro contributi guidano gli obiettivi dell'azienda
✅ Organizza gli obiettivi in cartelle strutturate per i diversi team e iniziative. Mantieni gli obiettivi di marketing, commerciali, di prodotto e operativi ben categorizzati, assicurandoti che ogni reparto sappia cosa significa per loro un esito positivo
Ma senza un luogo centrale per la documentazione, i team perdono tempo a cercare dettagli, ripetere domande e perdere informazioni essenziali.
ClickUp Docs risolve questo problema mantenendo la conoscenza di dove avviene il lavoro.
Andando oltre i documenti statici, ClickUp Docs è progettato per l'azione. È possibile collegarli direttamente alle attività in modo che tutto, dai piani di progetto e documenti strategici alle linee guida dei processi, rimanga connesso all'esecuzione.
Questo hub centrale di documentazione, come tutto ciò che è contenuto in ClickUp, è alimentato da ClickUp Brain. Semplifica il lavoro creando, organizzando, riassumendo e aggiornando le informazioni in pochissimo tempo. Puoi chiedere a Brain di generare una descrizione del progetto, riassumere una riunione, creare attività secondarie, assegnare attività o perfezionare un documento strategico.
ClickUp Brain ti consente anche di scegliere tra più LLM come ChatGPT e Claude per portare a termine il lavoro. In pochi istanti, avrai un documento pronto per la spedizione da collegare direttamente alla dashboard del tuo progetto in modo che le informazioni chiave rimangano visibili e utilizzabili.
Leggi anche: Modelli gratis per il piano di comunicazione del progetto: Excel, Word e ClickUp
2. Migrazione e integrazione senza interruzioni
Ora che i tuoi progetti e obiettivi sono strutturati all'interno di ClickUp, il passaggio successivo consiste nel trasferire il lavoro esistente senza interrompere i flussi di lavoro.
ClickUp facilita la transizione da altri strumenti senza perdere dati essenziali dei clienti o slancio.
Con le importazioni native, puoi importare progetti, attività e flussi di lavoro da piattaforme come Asana, Trello, Monday. com, Jira e altre con pochi clic.
È inoltre possibile importare dati da documenti all'interno dell'ecosistema di Google Workspace e Microsoft.
Inoltre, le oltre 1000 integrazioni di ClickUp assicurano che il flusso di informazioni sia continuo tra le piattaforme.
3. Automazione dei flussi di lavoro
Una volta definiti i progetti, gli obiettivi e le integrazioni, il passaggio finale consiste nell'eliminare il lavoro manuale e gli strumenti extra che non servono più.
Con ClickUp Automazioni, puoi:
- Assegnazione automatica delle attività in base allo stato del progetto, alla priorità o al carico di lavoro (niente più delega manuale)
- *trigger notifiche e aggiornamenti di stato nel momento in cui viene fatto un progresso, così nessuno deve inseguire i follow-up
- sposta automaticamente le attività attraverso i flussi di lavoro*, dalle approvazioni alle consegne, il lavoro continua a fluire senza intoppi
- monitoraggio di ogni automazione in un registro di controllo* per sapere sempre cosa succede dietro le quinte
4. Migliorare la collaborazione in tempo reale tra i team
Anche con tutto consolidato, la maggior parte dei team fa ancora affidamento su app separate per chattare e discutere del lavoro. È un'altra app tra cui passare, un altro posto in cui le informazioni vanno perse e un'altra fattura SaaS da pagare.
ClickUp ha risolto la questione con ClickUp Chat.
Ora, invece di saltare da uno strumento all'altro, puoi:
- Discutere i dettagli chiave del progetto in tempo reale, proprio dove avviene il lavoro
- Trasforma i messaggi in attività di ClickUp in modo che gli elementi da trattare non vadano mai persi in thread infiniti
- Usa ClickUp Brain mentre chatti per ottenere risposte immediate, assegnare attività, generare riepiloghi o anche abbozzare risposte senza lasciare la conversazione
- Tieni tutto in contesto poiché i thread delle chat, i collegamenti alle attività e la documentazione si trovano tutti nella stessa area di lavoro
Semplificare, ottimizzare e scalare con la Super App
Il consolidamento SaaS consiste nel creare un modo più intelligente ed efficiente di lavorare.
Con ClickUp, puoi tagliare i costi, eliminare la fatica delle app e portare tutto (attività, documenti, obiettivi, automazioni e IA) in un'unica potente piattaforma. Niente più passaggio da un'app all'altra o flussi di lavoro scollegati: solo un'area di lavoro all-in-one senza soluzione di continuità, costruita per la velocità e l'efficienza.
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