Hai presente quella sensazione quando la tua lista da fare è lunghissima, ma sembra che non riesci a portare a termine nulla? Il problema, spesso, non è il carico di lavoro, ma il modo in cui è strutturato. Le attività di grandi dimensioni possono essere opprimenti, rendendo difficile capire da dove iniziare o come procedere.
Suddividendoli in passaggi più piccoli e realizzabili, potrai rimanere in monitoraggio e ottenere stato concreto.
In questo post del blog esploreremo come utilizzare le attività e le attività secondarie per organizzare il tuo lavoro e rendere l'intero processo più efficiente e trasparente.
Trasformiamo quell'elenco disordinato da fare in un flusso di lavoro organizzato! 📜
cosa sono le attività e le attività secondarie?*
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un'attività rappresenta una singola unità di lavoro realizzabile*. In genere è l'obiettivo principale che deve essere completato all'interno di un progetto.
Al contrario, un'attività secondaria è un'azione più piccola e specifica che contribuisce a completare un'attività più ampia. Suddividere le attività in attività secondarie rende il lavoro complessivo più gestibile e definisce chiaramente i passaggi necessari per raggiungere l'obiettivo finale.
Nella project management, le attività e le attività secondarie sono elementi fondamentali che aiutano a organizzare, delegare e a effettuare il monitoraggio dello stato del lavoro. Comprendere la relazione tra attività e attività secondarie è essenziale per gestire efficacemente i progetti complessi.
Inoltre, suddividere un'attività principale in sottoattività aiuta a evitare di sentirsi sopraffatti e migliora la concentrazione. Ciò è particolarmente utile nei progetti di grandi dimensioni che coinvolgono più collaboratori. In definitiva, le sottoattività consentono un approccio granulare, garantendo che nessun dettaglio venga trascurato.
🧠 Curiosità: La Grande Piramide di Giza è uno dei più antichi esempi di "progetto" con attività e sottoattività. Si ritiene che abbia richiesto una pianificazione meticolosa, l'allocazione delle risorse e il lavoro di squadra.
Importanza delle attività e delle attività secondarie
Le attività e le attività secondarie sono la spina dorsale del project management, poiché suddividono obiettivi complessi in passaggi strutturati e attuabili. Il loro ruolo va oltre le semplici liste da fare, influenzando l'efficienza, la responsabilità e l'ottimizzazione del flusso di lavoro in vari settori.
Ecco perché le attività e le attività secondarie sono importanti nel project management:
- Crea una roadmap chiara del progetto: Ottieni una visione d'insieme e comprendi al contempo i passaggi dettagliati necessari per completare un progetto. In questo modo tutti sapranno cosa devono fare e in quale ordine
- Riduce il carico cognitivo: Evita il sovraccarico suddividendo i progetti di grandi dimensioni in parti più piccole e gestibili, consentendo ai membri del team di concentrarsi su compiti più semplici piuttosto che perdersi in un mare di responsabilità
- Previene lo scope creep: stabilisci confini chiari con attività e attività secondarie ben definite, evitando aggiunte inutili che possono compromettere le Sequenza e i budget dei progetti
Casi d'uso di attività e attività secondarie in diversi scenari di progetto:
📌 Sviluppo software: Organizzare gli sprint in fasi di sviluppo, test e implementazione garantisce efficienza e rilasci privi di bug
📌 Campagne di marketing: Strutturare una campagna in ricerca, creazione di contenuto, progettazione, approvazioni e distribuzione garantisce un'esecuzione senza intoppi
📌 Pianificazione di eventi: la gestione di attività come la prenotazione delle sedi e la definizione degli elenchi degli ospiti garantisce che nessun dettaglio venga trascurato
📌 Progetti di costruzione: Pianificare gli acquisti, i permessi e l'esecuzione in fasi chiare aiuta a prevenire i ritardi
Differenziare attività e attività secondarie
Le attività e le attività secondarie aiutano a suddividere il lavoro in unità gestibili, ma hanno scopi diversi. Ecco una tabella che evidenzia le differenze chiave tra attività e attività secondarie:
| Funzionalità/ funzione | Attività | Attività secondarie |
| Definizione | Elementi di lavoro autonomi con obiettivi chiari | Piccoli passaggi all'interno di un'attività più grande |
| Ambito | Copre un'ampia gamma di risultati | Si concentra su un'azione specifica all'interno dell'attività |
| Assegnatari | Assegnati a singoli individui o team | Può essere assegnato a chiunque, indipendentemente dall'assegnatario dell'attività principale (a meno che non sia privato) |
| Dipendenze | Può dipendere da altre attività | Possono avere dipendenze proprie e sono spesso collegati all'attività principale |
| Monitoraggio | Stato monitorato separatamente | I stati contribuiscono a completare le attività |
Capire quando utilizzare ciascun componente garantisce una migliore organizzazione ed efficienza nel project management.
Quando utilizzare le attività
Le attività dovrebbero essere utilizzate quando si gestiscono risultati distinti o obiettivi più ampi. Funzionano al meglio quando:
- L'elemento di lavoro è indipendente e non richiede ulteriori suddivisioni
- Più persone o team devono collaborare su diversi aspetti
- È necessario stabilire scadenze e priorità per gli obiettivi di alto livello
- L'attività rappresenta una fase di un progetto
Quando utilizzare le attività secondarie
Le attività secondarie sono ideali per suddividere un'attività complessa in passaggi attuabili. Dovrebbero essere utilizzate quando:
- Un'attività prevede diversi passaggi che richiedono un monitoraggio individuale
- I diversi aspetti di un'attività richiedono assegnatari separati
- Un passaggio all'interno di un'attività ha una scadenza o una dipendenza specifica
- Eseguire l'attività in questione come un unico passaggio è troppo complesso
📌 Esempio: se l'attività esistente è "Sviluppare il prototipo", le attività secondarie potrebbero includere "Creare wireframe", "Costruire un modello iniziale", "Condurre test" e "Raccogliere feedback"
💡 Suggerimento professionale: organizza competizioni sane e divertenti tra i membri del team utilizzando la gamification per coinvolgerli e assegna punti o badge alle attività completate.
Vantaggi dell'utilizzo delle attività secondarie
Mentre le attività definiscono ciò che deve essere fatto, le attività secondarie apportano struttura ed efficienza all'esecuzione. L'implementazione delle attività secondarie nei tuoi progetti e negli obiettivi più ampi offre diversi vantaggi, rendendo i flussi di lavoro più fluidi e i risultati più prevedibili.
Maggiore organizzazione e chiarezza
Le attività secondarie offrono un modo strutturato per suddividere le attività di grandi dimensioni in passaggi più piccoli e più gestibili. Questa suddivisione rende più facile il monitoraggio dello stato, riducendo la confusione e impedendo che le attività risultino troppo vaghe o opprimenti.
Migliore gestione delle attività e definizione delle priorità
Le attività secondarie aiutano i team a stabilire le priorità in modo efficace, distinguendo le azioni ad alto impatto dai dettagli minori.
Le attività secondarie eliminano l'onere di affrontare un intero progetto in una sola volta. Consentono un approccio a passaggio, in cui le azioni urgenti o in dipendenza hanno la precedenza. Ciò garantisce che i team si concentrino su ciò che conta di più e allocano le risorse in modo efficiente.
Miglioramento della collaborazione e della comunicazione all'interno del team
Quando le attività vengono suddivise in attività secondarie, diventa più facile la distribuzione delle responsabilità tra i membri del team. Le attività secondarie definiscono ruoli specifici, evitando confusione e sovrapposizioni di lavoro richiesto.
Migliorano anche la comunicazione offrendo aggiornamenti chiari sui contributi individuali, rendendo i check-in più produttivi e riducendo il micro-management.
🧠 Curiosità: esiste una giornata dedicata ai project manager! L'International Project Management Day viene celebrato in tutto il mondo il primo giovedì di novembre di ogni anno.
Come utilizzare in modo efficace le attività e le attività secondarie
Ottimizzare le attività principali e tutte le sottoattività garantisce che il lavoro proceda secondo i piani e che le scadenze vengano rispettate. Ecco come strutturare le attività in modo efficace per massimizzare la produttività e la responsabilità.
Passaggio n. 1: identifica l'obiettivo principale
Prima di suddividere un'attività nuova in attività secondarie, definisci l'obiettivo generale. Un'attività vaga o definita in modo approssimativo porta a confusione e inefficienza.
Esempio, un'attività più chiara rispetto a "Migliorare le prestazioni del sito web" sarebbe "Ottimizzare la velocità di caricamento del sito web a meno di due secondi"
Obiettivi ClickUp
ClickUp Obiettivi semplifica la definizione degli obiettivi consentendoti di creare obiettivi tracciabili e strutturati in linea con il tuo lavoro. Ti permette di collegare attività ed elenchi direttamente ai tuoi obiettivi, in modo che lo stato venga aggiornato automaticamente man mano che le attività vengono completate.
💡 Suggerimento professionale: usa le notifiche sonore, esempio un allegro ding, per aggiungere un senso di soddisfazione quando un'attività viene completata.
Passaggio n. 2: suddividi l'attività in sottoattività
Una volta definita l'attività principale, suddividila in attività secondarie gestibili. Un'attività ben strutturata previene i colli di bottiglia e garantisce che tutti i passaggi necessari siano accountati.
Ad esempio, se l'attività è "Lanciare una nuova campagna di email marketing", le attività secondarie potrebbero includere:
- Crea una strategia di campagna
- Progetta modelli di email
- Scrivi l'oggetto e il testo del messaggio
- Configura flussi di lavoro di automazione
- Esegui test A/B
- Pianifica e monitora le prestazioni delle email
Attività di ClickUp
Attività di ClickUp offre un'interfaccia intuitiva che ti aiuta a creare attività secondarie all'interno di ogni attività. Puoi organizzare le azioni da intraprendere in un formato lista di controllo o come elementi separati con date di scadenza e assegnatari.
Le attività secondarie spesso si sovrappongono tra team diversi. Per risolvere questo piccolo ostacolo, ClickUp ti consente di aggiungere attività secondarie a più elenchi, assicurando che un'attività secondaria di progettazione, esempio, appaia sia nel flusso di lavoro del team di marketing che in quello del team creativo senza duplicare il lavoro richiesto.
🧠 Curiosità: La Stazione Spaziale Internazionale (ISS) è considerata uno dei progetti più grandi e complessi mai intrapresi, che coinvolge la collaborazione tra agenzie di cinque paesi: Stati Uniti, Russia, Canada, Giappone ed Europa.
Passaggio n. 3: assegnare le responsabilità
Una chiara titolarità è fondamentale per garantire la responsabilità. Ogni attività e attività secondaria dovrebbe avere un titolare assegnato e delle scadenze per garantire il corretto svolgimento delle operazioni.
Esempio, se l'attività principale è sviluppare una nuova funzionalità/funzione per un'app, puoi assegnare attività secondarie ai membri del team in base alla loro esperienza:
- UX designer per creare wireframe
- Sviluppatore per implementare modifiche front-end
- Tester QA per eseguire test e reportistica bug
- Responsabile del progetto per esaminare e approvare le modifiche
*clickUp Assegnatari multipli e commenti di assegnazione
La funzione "Assegnatari multipli " consente di assegnare un'attività a diversi membri del team, garantendo che tutte le parti responsabili rimangano coinvolte.
Inoltre, ClickUp Assign Comments trasforma le discussioni in elementi attuabili. Invece di setacciare lunghe catene di commenti, i membri del team possono effettuare il monitoraggio, risolvere o riassegnare i commenti direttamente, mantenendo la comunicazione chiara e i flussi di lavoro efficienti.
Passaggio n. 4: aggiungi le dipendenze
Le attività spesso dipendono l'una dall'altra e l'impostazione delle dipendenze garantisce che vengano completate nell'ordine corretto. Senza dipendenze, i team potrebbero perdere tempo aspettando che venga avviato un lavoro che non è ancora stato avviato.
Ad esempio, se l'attività è "Pubblica un post sul blog", le dipendenze potrebbero essere:
- Scrivi il contenuto (da completare prima) ➡️ Modifica e correggi
- Modifica e correzione (da completare prima) ➡️ Progetta l'immagine in primo piano
- Progetta l'immagine in primo piano (deve essere completata prima) ➡️ Pubblica il post
Dipendenza ClickUp
ClickUp Dependencies ti consente di impostare dipendenze "Bloccanti" e "In attesa", assicurando che i membri del team lavorino nella sequenza corretta. Ciò evita ritardi inutili e mantiene fluidi i flussi di lavoro.
Passaggio n. 5: monitorare e aggiornare lo stato
Monitorare i progressi in tempo reale aiuta a identificare ritardi e potenziali ostacoli prima che si aggravino. Senza aggiornamenti regolari, le attività possono facilmente subire ritardi senza che nessuno se ne accorga.
Dashboard ClickUp
I dashboard di ClickUp offrono un modo completamente personalizzabile per visualizzare il lavoro, monitorare lo stato e gestire i team, tutto in un unico posto. Grazie alle informazioni in tempo reale, puoi tenere traccia del completamento delle attività, dei rischi e degli ostacoli in tutti i progetti.
Inoltre, potrai visualizzare chi sta lavorando su cosa, potrai effettuare il monitoraggio delle attività in ritardo e individuare i colli di bottiglia prima che rallentino lo stato.
Ad esempio, se un designer è sovraccarico di lavoro mentre gli sviluppatori sono disponibili, puoi ridistribuire il lavoro per bilanciare il carico.
Caso di studio e scenari
Tag Expert, un'agenzia di analisi web, ha semplificato la project management dei propri progetti sfruttando le funzionalità/funzione di ClickUp relative alle attività e alle attività secondarie. L'agenzia aveva bisogno di un modo per automatizzare la creazione delle attività e gestire in modo efficiente i flussi di lavoro ripetitivi.
Ecco cosa hanno fatto:
- suddivisione delle attività: *Le attività sono state suddivise in attività secondarie più piccole e gestibili. A ciascuna attività secondaria sono stati assegnati dettagli specifici, come liste di controllo per i campi obbligatori
- Sfrutta le automazioni: utilizzando l'automazione del flusso di lavoro fornita da ClickUp, le attività sono state create automaticamente in base a trigger relativi a prodotti o eventi, generando attività secondarie correlate senza input manuali
Questo approccio ha migliorato significativamente l'efficienza, poiché le attività secondarie hanno garantito che tutti i passaggi fossero coperti, consentendo di risparmiare tempo. Inoltre, l'automazione ha ridotto gli errori umani e il team si è concentrato maggiormente sull'esecuzione.
🔍 Lo sapevi? Il 65% dei project manager utilizzerà molto probabilmente l'IA durante le fasi di implementazione ed esecuzione dei progetti.
Analisi dello scenario: trasformare un'attività in attività secondarie per maggiore chiarezza ed efficienza
Il team di marketing di un'agenzia digitale deve lanciare una nuova campagna per un client. Il progetto include la creazione di contenuto, l'approvazione e la pianificazione. Inizialmente, il progetto era gestito come un'unica attività, ma la complessità e i numerosi passaggi coinvolti hanno portato a confusione e mancato rispetto delle scadenze.
🔗 Prima:
Il team di marketing aveva un'unica attività, "Lanciare la campagna", ma non era chiaro chi fosse titolare di cosa. Passaggi chiave, come la definizione dell'ambito, la revisione del contenuto e l'approvazione, sono stati trascurati o ritardati a causa della mancanza di chiarezza sulla titolarità.
🔗 Trasformazione:
Il progetto è stato suddiviso in attività secondarie specifiche:
- creazione di contenuti: *Assegnazione degli autori e definizione di scadenze chiare
- Processo di approvazione: Definizione di una sequenza per le revisioni dei client
- Pianificazione: assegnazione dei membri del team per pianificare la pubblicazione dei contenuti
🔗 Risultati:
- Chiarezza: ruoli e responsabilità chiari
- Efficienza: le attività erano gestibili con scadenze specifiche
- Monitoraggio: i progressi sono stati facilmente monitorati
- Collaborazione: Il team ha effettuato la sincronizzazione su ogni attività secondaria
Pertanto, trasformare un'attività in attività secondarie dettagliate ha aiutato il team a ottenere chiarezza, migliorare la comunicazione e aumentare l'efficienza del progetto. Le attività secondarie hanno garantito che ogni passaggio fosse preso in considerazione, riducendo errori e ritardi e portando a un lancio della campagna più fluido e con esito positivo.
🔍 Lo sapevi? Si prevede che la dimensione globale dei software di project management passerà da 7,36 miliardi di dollari nel 2023 a 15,06 miliardi di dollari entro il 2032.
*strumenti di project management per attività e attività secondarie
Una gestione efficace dei progetti dipende dalla capacità di organizzare in modo efficiente le attività e le attività secondarie. Diversi strumenti di project management semplificano questo processo, offrendo ciascuno funzionalità uniche per migliorare la produttività. Ecco una rapida panoramica dei migliori strumenti:
- *asana: nota per la sua interfaccia intuitiva, Asana consente ai team di creare attività, assegnarle ai membri e impostare scadenze. Le attività secondarie aiutano a suddividere le attività più grandi, ma le limitate capacità di monitoraggio del tempo della piattaforma potrebbero richiedere strumenti aggiuntivi per un monitoraggio completo del progetto
- *smartsheet: combinando fogli di calcolo con funzionalità di project management, Smartsheet offre supporto per la creazione, l'assegnazione e il monitoraggio delle attività. Sebbene includa le dipendenze, ti limita a una singola griglia, il che rende difficile la gestione di progetti di grandi dimensioni su più schede
🔍 Lo sapevi? Il primo software di project management in assoluto si chiamava "PERT" (Program Evaluation Review Technique). Fu sviluppato dalla Marina degli Stati Uniti negli anni '50 per il progetto missilistico Polaris.
ClickUp si distingue come un'app tutto per il lavoro, fornendo una soluzione unificata per gestire in modo efficiente più progetti, monitorare le attività e collaborare con i team. Ciò che rende ClickUp unico è la sua capacità di adattarsi a vari flussi di lavoro e settori.
Ecco alcune funzionalità/funzioni che aiutano i team a gestire con precisione le attività e le attività secondarie. 👇
Personalizza gli elenchi delle attività, gli stati e le priorità in base al tuo flusso di lavoro
Visualizza Elenco ClickUp
ClickUp ti consente di personalizzare gli elenchi delle attività, gli stati e le priorità in base alle esigenze specifiche del tuo team. Ad esempio, puoi utilizzare la visualizzazione elenco di ClickUp per creare elenchi separati per le diverse fasi del progetto, i reparti o i risultati finali dei client, mantenendo tutto organizzato man mano che il progetto cresce.
Per aiutare il tuo team a rimanere concentrato, puoi sfruttare ClickUp Task Priorities per assegnare livelli di priorità alle attività, come "Urgente", "Normale" o "Basso", assicurandoti che le attività più critiche vengano affrontate per prime.
Inoltre, puoi impostare stati personalizzati delle attività di ClickUp come "Da fare", "In corso" e "Completato" o adattarli per allinearli meglio alle esigenze specifiche del tuo progetto. In questo modo, ogni attività rimane organizzata e procede senza intoppi.
Gestisci progetti complessi con una gerarchia di attività flessibile
La gerarchia dei progetti di ClickUp semplifica l'organizzazione delle attività e dei team per progetti complessi con più parti in movimento. Ti offre il controllo a ogni livello, dall'ampio area di lavoro di ClickUp alla più piccola lista di controllo.
Puoi iniziare creando uno spazio di lavoro per l'intera organizzazione, quindi suddividere le attività in spazi, cartelle, elenchi e persino singole attività con attività secondarie e lista di controllo. Questa flessibilità ti aiuta a risparmiare tempo e a tenere sotto controllo ogni dettaglio, consentendo al tuo team di rimanere produttivo ed efficiente.
Mantieni i team allineati con la collaborazione in tempo reale
Una comunicazione efficace è la chiave per instaurare un rapporto di fiducia e ClickUp la rende facile grazie ai suoi strumenti di collaborazione in tempo reale.
Chattare ClickUp
Funzionalità come ClickUp Chat e Assign Comments assicurano che le conversazioni avvengano proprio dove si svolge il lavoro, sia attraverso commenti diretti alle attività, chat di gruppo o chiamate audio e video. Ciò significa che il feedback è sempre chiaro, tempestivo e facile da mettere in pratica, mantenendo tutti in sincronizzazione.
Rendi più intelligente la gestione delle attività con ClickUp Brain
ClickUp Brain porta la collaborazione a un livello superiore fornendo un'assistenza basata sull'intelligenza artificiale che allinea senza sforzo i team. È in grado di riassumere istantaneamente gli aggiornamenti delle attività, generare elementi da intraprendere dalle discussioni e suggerire i passaggi successivi in base allo stato di avanzamento del progetto.
Aumenta la produttività con ClickUp Brain Max
🧠 ClickUp Brain Max porta la funzione di conversione da voce a testo direttamente sul desktop, rendendo semplicissimo catturare idee, attività e aggiornamenti senza perdere slancio. Invece di digitare ogni dettaglio, basta parlare e guardare Brain Max trasformare le tue parole in attività o note strutturate. Per i team che gestiscono progetti complessi, questo elimina il cambio di contesto e garantisce che ogni dettaglio venga catturato in tempo reale.
Automatizza i flussi di lavoro con gli agenti ClickUp AI
🤖 Gli agenti AI di ClickUp AI ti sollevano dai compiti ripetitivi del progetto, funzionando in background e agendo in base ai trigger che definisci. Che si tratti di assegnare attività secondarie, inviare promemoria o segnalare rischi, gli agenti AI mantengono i tuoi flussi di lavoro in movimento senza supervisione manuale. Il risultato: maggiore concentrazione per il tuo team, meno tempo sprecato in lavori amministratori.
ottimizza i flussi di lavoro con le integrazioni*
ClickUp si integra perfettamente con vari strumenti, tra cui Slack, Google Drive e Zoom, migliorando la produttività grazie al consolidamento dei flussi di lavoro. Questa integrazione consente ai tuoi team di lavorare all'interno di una piattaforma unificata, riducendo la necessità di passare da un'applicazione all'altra.
Ottimizza l'organizzazione delle attività con i modelli
Una gestione efficace delle attività è essenziale per ogni team ad alte prestazioni.
Il modello di gestione delle attività di ClickUp " " è stato creato per supportare tutti i tipi di team, progetti e flussi di lavoro. Visualizza immediatamente chi è stato assegnato a quale attività, quando sono previste le scadenze e quanto tempo richiederanno, oppure aggiungi nuovi campi personalizzati come budget, URL o allegati.
Questo modello di gestione delle attività " " ti aiuta a:
- Visualizza e organizza le attività in base allo stato, alla priorità o al reparto
- Traccia e ottimizza i flussi di lavoro in base alla larghezza di banda e allo stato di avanzamento delle attività
- Collabora tra i team per pianificare, assegnare e completare le attività in modo efficiente
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Le attività e le attività secondarie sono la spina dorsale di un progetto ben organizzato. Suddividere gli obiettivi significativi in passaggi più piccoli e gestibili ti offre chiarezza, garantisce la responsabilità e mantiene il tuo team sulla strada giusta.
Con ClickUp, creare attività, aggiungere attività secondarie e assegnare titolarità non è mai stato così facile. Dall'impostazione delle dipendenze al monitoraggio dei progressi in tempo reale con i dashboard, tutto ciò che ti serve per garantire un'efficiente gestione delle attività è a portata di mano.
Quindi, se sei pronto a prendere il controllo dei tuoi progetti e vedere il quadro generale prendere vita, ClickUp ha gli strumenti che ti servono.
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