Sistema GTD per migliorare la produttività e l'organizzazione: Una guida pratica

Vi è mai capitato di sentirvi annegare in un mare di attività e di responsabilità per tenere il passo con il lavoro, la famiglia e tutto ciò che la vita vi propone? Succede anche ai migliori di noi. Ma c'è una via d'uscita: il sistema Getting Things Terminato (GTD). 🛟

Il sistema GTD, creato dal guru della produttività David Allen, si prefigge di ridurre lo stress e l'incertezza che derivano dall'incessante mole di attività. Offre un approccio strutturato alla gestione delle attività, consentendo di migliorare la produttività e la gestione del tempo, di snellire i flussi di lavoro e di trasformare i pensieri sparsi in piani attuabili.

In questa guida completa, illustreremo i principi semplici ma potenti del GTD, in modo che possiate conquistare il vostro elenco di cose da fare e prendere il controllo del vostro tempo e della vostra vita. Vi mostreremo anche come implementare i fondamenti del GTD usando ClickUp , una piattaforma leader nella produttività e nel project management.

Sistema GTD: Le origini

Le origini del sistema GTD risalgono ai primi anni '80, quando David Allen, oggi importante consulente per la produttività, iniziò a insegnare a organizzazioni e individui come migliorare l'efficienza e ridurre lo stress.

Allen si rese conto che molti individui non riuscivano a gestire il moderno ambiente di lavoro, caratterizzato da continue interruzioni, carichi di lavoro crescenti e priorità mutevoli. Ha notato che la crescente complessità e il volume di informazioni nella vita personale e professionale delle persone stavano avendo un impatto sul loro benessere fisico e mentale. Tra gli effetti più evidenti osservati da Allen vi sono:

Stress e sovraccarico: Gli individui trovavano sempre più difficilemonitoraggio delle attivitàe delle idee, con conseguenti sentimenti di ansia e riduzione della produttività
Problemi di definizione delle priorità: Esigenze contrastanti e priorità mutevoli hanno reso difficile per gli individui decidere su cosa concentrarsi successivamente
Mancanza di chiarezza: le tecniche e gli strumenti tradizionali di organizzazione e gestione del tempo, come gli elenchi multipli di cose da fare e le note adesive, spesso creavano confusione e inefficienza

Per risolvere la difficoltà di gestire una vita piena di impegni in un mondo sempre più complesso, Allen ha sviluppato un approccio innovativo alla gestione del lavoro e della vita privata: il sistema GTD. Introdotto per la prima volta nel 2001, questo modello enfatizza la registrazione di tutte le attività e le idee, l'organizzazione delle attività in categorie gestibili, l'aggiornamento regolare degli elenchi di attività e l'adozione di azioni basate sulle priorità.

Fondata sull'autodisciplina, la metodologia GTD consente di alleggerire il carico di lavoro e di evitare il rimpianto di non riuscire a terminare le cose, con conseguente maggiore produttività e realizzazione. Approfondiamo i suoi principi fondamentali.

Lettura bonus: Avete problemi di autodisciplina? Scoprite alcuni esempi e consigli che possono aiutarvi a costruire abitudini migliori .

Cos'è il sistema GTD (Getting Things Terminato)?

Il sistema GTD è un metodo pratico per affrontare attività e responsabilità con efficienza e facilità. È un approccio strutturato alla gestione delle attività che alleggerisce il peso mentale del monitoraggio degli elenchi di cose da fare personali e professionali.

Questo sistema di produttività si basa sul principio di spostare le attività dalla mente a un sistema esterno. Questo libera le risorse cognitive, permettendovi di concentrarvi sull'attività da svolgere piuttosto che preoccuparvi di quella successiva.

Il flusso di lavoro GTD prevede cinque passaggi chiave. Ecco una breve panoramica di ciascuna di esse:

Si inizia catturando tutte le attività e le idee che vengono in mente. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da una riunione aziendale a un elenco della spesa. Catturateli esternamente, ad esempio in uno strumento digitale,software di gestione delle attivitào in un taccuino, assicura che non sfugga nulla 🗒️
Chiarite le attività, suddividendole, se necessario, in passaggi attuabili. Per esempio, se siete un project management, potreste decidere diche cosa deve essere terminato per far avanzare ogni deliverable
Si organizzano le attività assegnando etichette e tag o suddividendole in progetti. Questo aiuta a gestire il carico di lavoro e a dare priorità alle attività in modo efficace
impegnarsi con i compiti, concentrandosi su un'attività alla volta. Questo non solo migliora la produttività, ma garantisce anche la qualità del lavoro
Infine, la riflessione consiste nel rivedere regolarmente l'elenco delle attività e dei progetti per assicurarsi che il sistema funzioni correttamente. In questo modo è possibile tenere sotto controllo i propri commit, rivalutare le priorità e apportare le modifiche necessarie

Lettura suggerita: Da fare terminato di David Allen

Per una comprensione più approfondita del sistema GTD, il fondamentale libro di David Allen libro sulla produttività Da fare: The Art of Stress-Free Productivity, è una risorsa fondamentale. È la guida definitiva sul metodo GTD, ricca di approfondimenti e consigli pratici dell'autore stesso. È stata concepita per aiutarvi a gestire la complessità della vita lavorativa moderna, fornendovi strategie per gestire in modo efficiente le vostre attività e i vostri commit.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Getting-Things-Done-The-Art-of-Stress-Free-Productivity-by-David-Allen-ClickUp.jpg Da fare: L'arte di una produttività senza stress di David Allen /$$$img/

Da fare: L'arte di una produttività senza stress di David Allen

Allen approfondisce gli aspetti psicologici della produttività, spiegando perché i tradizionali elenchi di cose da fare e le tecniche di gestione del tempo spesso falliscono. Il suo approccio si concentra sul liberare la mente, consentendo di rimanere sull'attività da svolgere e di essere più creativi. Lo stile di scrittura è colloquiale e coinvolgente e rende accessibili concetti complessi.

Non lasciatevi però scoraggiare dalla complessità iniziale del sistema GTD. Il libro suddivide il processo in parti gestibili, guidandovi attraverso ogni passaggio con consigli pratici e spiegazioni chiare. È una risorsa che potrete consultare più volte per scoprire nuovi spunti di riflessione che vi aiuteranno a a raggiungere i vostri obiettivi di produttività .

Bonus: Le anime più curiose possono esplorare altre libri su cui concentrarsi qui .

5 passaggi del sistema GTD

In Getting Things Done, David Allen condivide la saggezza di Mark Twain: il segreto per andare avanti è iniziare. Il segreto per iniziare consiste nel suddividere le attività complesse e opprimenti in attività piccole e gestibili, e poi iniziare con la prima"_

Questa filosofia è alla base dell'essenza del sistema GTD e dei suoi cinque passaggi chiave. Esaminiamo ciascuna di esse più da vicino.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/GTD-system-steps.png Passaggi del sistema GTD /$$$img/

Via: Scoutups.com

Passaggio 1: cattura

Ogni volta che vi viene in mente qualcosa, che si tratti di un'attività lavorativa, di un evento, di un'idea o di un libro consigliato, il primo passaggio del sistema GTD vi chiede di catturarlo. Ciò significa memorizzare prontamente l'informazione in un sistema esterno, che Allen chiama la finestra In arrivo. 📥

La finestra In arrivo può essere un qualsiasi repository fisico o digitale di input, purché non conserviate le informazioni nel vostro cervello (secondo le parole di Allen, "la vostra testa è un ufficio di merda").

Come dice David Allen: "La vostra mente è fatta per avere idee, non per tenerle". Pertanto, scrivete tutto ciò che vi passa per la testa, dalle attività alle idee, in un sistema affidabile, sia che si tratti di carta e penna tradizionale o di un computer app GTD digitale . E non preoccupatevi se le vostre note sono destrutturate e caotiche: le sistemerete nel passaggio successivo.

Allen consiglia di iniziare a catturare i pensieri Da fare con quella che lui chiama "l'indagine mentale dei cicli aperti", cioè cercare attivamente nella mente le idee che potrebbero richiedere un'azione in futuro, anche se non ci si sta pensando attivamente.

L'obiettivo di catturare i pensieri? Liberare spazio mentale per un lavoro mirato, documentando tutto ciò che attira la vostra attenzione non appena si presenta. Secondo Allen: il grande segreto degli obiettivi e delle visioni non è il futuro che descrivono, ma il cambiamento nel presente che generano"

Passaggio 2: Chiarire

Una volta scritto tutto, il passaggio successivo di GTD è quello di chiarirlo. Ciò significa esaminare ogni elemento della finestra In arrivo creata nel passaggio precedente e dargli un senso e una struttura.

Soprattutto, dovete decidere se gli elementi sono azionabili.

Se l'elemento è azionabile, potete considerarlo un'attività e determinare il passaggio successivo per portarlo avanti: ecco come:

L'attività richiede meno di due minuti per essere completata: **Da fare subito
L'attività può essere delegata: Assegnarlo a qualcun altro
L'attività deve essere terminata, ma non immediatamente: Imposta una data di scadenza
L'attività comporta più di un passaggio: Creare un progetto per questo compito

D'altra parte, se l'elemento non è perseguibile, si può scegliere di cestinarlo, incubarlo per una potenziale azione futura o archiviarlo come riferimento. 🗑️

Questo processo di chiarificazione vi aiuta a fare ordine nella confusione, a identificare le attività veramente importanti e a scartare quelle che non valgono il vostro tempo.

Passaggio 3: Organizzare

L'organizzazione viene in genere terminata contemporaneamente alla chiarificazione e serve a predisporre la strada per l'effettiva esecuzione delle attività catturate e chiarite nei due passaggi precedenti. Quanto meglio si organizzano le attività, tanto più facile sarà eseguire il passaggio successivo (Engage).

Allen consiglia di organizzare le attività in varie categorie gerarchiche come aree di interesse, progetti ed elenchi di attività. Potete classificare le vostre attività in base alle varie etichette e tag che gli attribuite. È possibile raggruppare le attività in base alla data di scadenza, all'urgenza, alla priorità o anche alla quantità di tempo richiesta. Tutto sta nel creare un sistema che funzioni per voi.

La coerenza è fondamentale in questo passaggio. Se vi attenete al metodo di organizzazione che avete scelto, le attività vi sembreranno più gestibili. Inizierete a vedere lo stato di avanzamento e a provare un senso di realizzazione.

Ricordate le parole di Allen: Puoi fare tutto, ma non tutto.

Passaggio 4: Impegnarsi

Impegnarsi significa fare il lavoro. Avete già gettato una solida base, quindi è il momento di fidarsi del sistema e di agire. L'obiettivo dei passaggi precedenti è stato quello di fornire costantemente una risposta alla domanda: da fare?

Considerate il vostro contesto, il tempo a disposizione, il livello di energia e la priorità delle attività . Non buttatevi a capofitto nell'attività più attraente. Siate strategici, seguite il vostro sistema e lasciatevi guidare da esso.

Come ha detto Allen: quando sono stati compiuti un numero sufficiente di passaggi giusti, si sarà creata una situazione che corrisponde alla vostra immagine iniziale del risultato abbastanza da poterla definire terminata"

Passaggio 5: revisione

La fase di revisione del sistema GTD è una difesa strategica contro il caos, per garantire che nulla vada perso. Questo passaggio richiede di rivedere regolarmente l'elenco delle attività, ordinandole e riorganizzandole se necessario, per mantenere il sistema aggiornato. 🌸

È l'occasione per assicurarsi che tutto sia al posto giusto e che ci si stia concentrando sulle cose giuste. Potreste scoprire che alcune attività non sono più rilevanti, mentre altre sono diventate improvvisamente urgenti. Questo è anche il momento di rivalutare i vostri obiettivi, allineando le attività alle vostre priorità.

Il sistema GTD prevede due tipi di revisione:

Riprese giornaliere: Si tratta di rapidi check-in terminati ogni giorno, all'inizio o alla fine. Date un'occhiata al calendario e all'elenco delle azioni successive per vedere cosa c'è da fare quel giorno
Revisioni settimanali: Questa è la spina dorsale del GTD e non è negoziabile. Dedicate 1-2 ore ogni fine settimana per liberare la mente e assicurarvi di aver catturato e cancellato tutte le attività e le idee in arrivo. Esaminate i vostri progetti, i piani dei progetti attivi, l'elenco delle prossime azioni, l'elenco delle cose da fare e l'elenco dei "forse/quasi"

David Allen considera la revisione settimanale un "fattore critico di esito positivo" perché riconsiderare regolarmente il vostro sistema vi assicura che non siete solo impegnati, ma anche concentrati sulle attività giuste.

Uso popolare del sistema GTD

Subito dopo l'introduzione del sistema GTD da parte di Allen nel 2001, il sistema è diventato uno dei metodi di produttività più popolari e discussi, soprattutto tra la crescente schiera di professionisti della tecnologia e della conoscenza negli Stati Uniti.

Le idee di Allen sono state oggetto di funzionalità/funzione e discussioni costanti nelle principali riviste degli anni 2000 e 2010. In un'intervista a articolo del 2005 wired ha definito il sistema GTD come il nuovo culto per l'era dell'informazione, mentre La rivista Time nel 2007 lo ha definito il libro aziendale di auto-aiuto più importante del suo tempo.

Inoltre, il sistema GTD è stato menzionato frequentemente nei blog più popolari di internet dell'epoca, come ad esempio Lifehacker e l'ormai defunto The Simple Dollar. È stato promosso anche da personalità pubbliche come il conduttore radiofonico Howard Stern e il blogger e podcaster Merlin Mann. Nel frattempo, numerose multinazionali, come General Mills, e i loro amministratori delegati hanno implementato i suoi principi nelle loro attività.

Anche se il sistema GTD non è più così popolare come due decenni fa e si è addirittura riunito con delle critiche ma la sua semplicità e versatilità ne fanno ancora un metodo di gestione del tempo e delle attività principali molto diffuso tra professionisti, studenti e genitori casalinghi.

Suggerimento bonus: Iniziate a implementare i passaggi del sistema GTD con questi suggerimenti modelli gratuiti di flusso di lavoro !

Esempio di sistema per Da fare terminato

Immaginiamo di essere un responsabile marketing che supervisiona un'ambiziosa campagna di marketing. Ecco come potreste applicare il sistema GTD per migliorare la gestione del tempo e produttività, conquistare le attività e completare il progetto con esito positivo:

Cogliere le attività, le idee e le responsabilità relative alla campagna. Potrebbero essere idee interessanti per i post sui social media, impressioni dall'ultima riunione con i client o un'email importante. In ogni caso, spostate questi elementi dalla vostra testa a una inbox esterna
Chiarite ogni elemento della finestra In arrivo decidendo se è perseguibile o meno. In caso affermativo, stabilite i passaggi successivi. Ad esempio, rispondere a un'email richiede di solito meno di due minuti e va terminato immediatamente. Nel frattempo, potreste decidere di programmare o delegare attività come "Creare immagini per i post sui social media", che sono importanti ma non devono essere completate subito
Organizzare le attività in diverse categorie di contesti. Ad esempio, "Creare immagini per i post sui social media" potrebbe rientrare in "Creazione di contenuti", mentre "Coordinarsi con il team di progettazione" rientrerebbe in "Collaborazione con il team" Una categoria speciale di attività potrebbe essere quella delle cosiddette attività una tantum. Richiedono più di due minuti, ma non costituiscono un intero progetto o richiedono passaggi multipli, come l'approvazione di un visual per i social media
Impegnatevi nelle attività che avete chiarito e organizzato, seguendo la procedura dipiano di produttività sviluppato con il metodo GTD
Rivedere periodicamente l'elenco delle attività per modificare le priorità e assicurarsi che ci si stia muovendo nella giusta direzione

Sfide dell'utilizzo del sistema Da fare terminato

Sebbene il sistema GTD possa migliorare significativamente la produttività professionale e personale, non è esente da sfide da affrontare. Alcune delle più importanti sono:

Configurazione iniziale: L'impostazione del sistema GTD richiede tempo e lavoro, oltre a un periodo di adattamento a nuovi flussi di lavoro e abitudini
Consistenza: L'applicazione del sistema è un processo continuo che richiede disciplina e dedizione, cosa che potrebbe non essere possibile durante i periodi di lavoro intenso o di emergenza
Complessità: Potreste sentirvi sopraffatti dal volume di attività che dovete acquisire, elaborare e organizzare
Mancanza di flessibilità: GTD è una struttura predeterminata, quindi potrebbe essere troppo limitante e non sempre in grado di adattarsi a cambiamenti improvvisi o attività inaspettate
Cambio di contesto : Un sistema GTD prevede il raggruppamento delle attività in base al contesto, come la posizione dell'attività o gli strumenti necessari. Il continuo passaggio da un tipo di attività all'altro e agli strumenti necessari per gestirli può distrarre e ridurre la produttività

Fortunatamente, esistono altri metodi di produttività e di gestione delle attività che possono essere utilizzati in alternativa o come strumenti complementari al sistema GTD. Tra questi, i più importanti sono:

La matrice di Eisenhower : A differenza del sistema GTD, questo metodo categorizza intrinsecamente le attività in base all'urgenza e all'importanza. Si tratta di uno strumento visivo che divide le attività in quattro quadranti
Tecnica del Pomodoro : Consiste nel suddividere il lavoro in intervalli chiamati Pomodori, tipicamente della durata di 25 minuti e separati da brevi pause
Kanban : Permette di visualizzare le attività come schede su un tabellone, dove colonne diverse rappresentano fasi diverse dell'attività, come Da fare, In corso e Da fare. È sufficiente spostare le schede su colonne diverse per cambiare lo stato delle attività

E se vi dicessimo che potete ancora usare il sistema GTD senza accontentarvi dei suoi limiti o ricorrere ad alternative? Buone notizie! Non ci sono compromessi con ClickUp, una piattaforma di produttività all-in-one che vi permette di utilizzare qualsiasi metodo per gestire le vostre attività e il vostro tempo come un professionista!

Come implementare il sistema GTD con ClickUp

Con oltre 1.000 modelli pronti per l'uso vari strumenti di collaborazione e di gestione del tempo e 15+ visualizzazioni personalizzabili per tenere sotto controllo le attività e i progetti, ClickUp offre tutto ciò che serve per usufruire di una produttività senza precedenti. 💪

Se siete alle prime armi con il sistema GTD e avete bisogno di uno scorciatoia per impostare tutto, apprezzerete ClickUp Modelli GTD . Forniscono una struttura preconfezionata per catturare, elaborare e completare le attività. Ecco i nostri migliori modelli:

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/ClickUp-Gettiing-Things-Done-Template-1400x922.png Modello ClickUp per Da Fare Terminato /$$$img/

Il modello GTD (Getting Things Terminato) vi aiuta a organizzare tutte le idee in una posizione centrale

Vediamo come utilizzare ClickUp per implementare in modo efficace ciascuno dei cinque passaggi del sistema GTD: 👇

Passaggio 1: catturare tutto

Non preoccupatevi di organizzare o dettagliare tutto; il primo passaggio è far uscire i pensieri dalla testa e portarli in una posizione centralizzata e facilmente accessibile.

ClickUp vi permette di catturare pensieri e idee senza sforzo grazie al suo Funzionalità/funzione blocco note . È perfetto per annotare promemoria veloci, note per le riunioni o qualsiasi altra cosa vi venga in mente. Basta fare clic sull'icona del blocco note in basso a destra dello schermo e il gioco è fatto. Ogni nota ha il suo titolo e la sua data e si può anche espandere o aggiungere in seguito.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-126.png Immagine del cruscotto del blocco note di ClickUp /$$$img/

Catturate note, idee e promemoria veloci con ClickUp Notepad

Se volete portare le vostre note a un livello superiore, usate il programma Documenti di ClickUp . È l'editor di testi e il sistema di gestione dei documenti della piattaforma che consente di creare, modificare e collaborare ai documenti in tempo reale.

Aggiungendo collegamenti, immagini, segnalibri e tabelle ai documenti, è possibile aggiungere maggiore profondità e contesto ai propri pensieri per catturare meglio i cicli aperti di cui abbiamo parlato prima. È anche possibile creare sottopagine annidate, collegare i documenti tra loro e creare categorie per facilitare l'accesso e la ricerca.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Subpages-Simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Sottopagine dei documenti semplificate /$$$img/

Visualizzate rapidamente tutte le sottopagine e le relazioni collegate a ClickUp Docs per rimanere organizzati e mantenere il lavoro in connessione

Passaggio 2: chiarire le cose

Con le idee, i pensieri, le immagini e i collegamenti catturati e ordinatamente archiviati nel blocco note e nei documenti, è il momento di decidere Da fare. Se si stabilisce che un particolare elemento è perseguibile, creare un'attività per esso utilizzando Attività di ClickUp , l'onnipotente suite di gestione delle attività della piattaforma.

All'interno di ogni attività di ClickUp, è possibile descrivere ciò che deve essere terminato, suddividere l'attività in attività secondarie più piccole , assegnare i commenti per voi stessi o per il vostro team per ulteriori informazioni o per aggiungere promemoria.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Assigned-comments-in-Tasks.png ClickUp 3.0 Commenti assegnati nelle attività di ClickUp /$$$img/

Assicuratevi che i vostri commenti vengano visualizzati assegnando i commenti agli utenti direttamente nelle attività e visualizzando rapidamente i commenti assegnati in una Lista di controllo

Questa funzionalità/funzione consente di chiarire ogni attività nei minimi dettagli, aggiungendo immagini, collegamenti o interi documenti come materiale di riferimento. È anche possibile allegare liste di controllo e elenchi di Da fare e impostare delle date di scadenza per le attività più complesse che non si possono finire subito.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-view-Due-dates.png ClickUp 3.0 Attività di ClickUp Date di scadenza /$$$img/

Impostare facilmente e rapidamente le date di inizio e di scadenza all'interno di un'attività o utilizzare impostazioni condizionali per far sì che le date si ripetano o per creare una nuova attività dopo il completamento

ClickUp vi permette anche di aggiungere livelli di priorità alle attività per determinare rapidamente l'ordine di esecuzione, che è una componente essenziale del sistema GTD. Esistono quattro livelli: Urgente, Alto, Normale e Basso, ognuno dei quali è contrassegnato da un codice di priorità di colore per una facile identificazione.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-443.png Immagine del dashboard della funzionalità/funzione ClickUp Priority /$$$img/

Impostare le priorità in ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare

Passaggio 3: organizzarsi

Ora che avete aggiunto quanti più dettagli possibili alle vostre attività, è il momento di organizzarle e raggrupparle in base ai criteri definiti in precedenza, come la complessità, il contesto, il livello di lavoro richiesto, la priorità e altro ancora.

Se avete bisogno di ulteriori criteri per filtrare e ordinare le attività, potete etichettarle con Tag delle attività o creare Campi personalizzati per aggiungere un ulteriore livello di organizzazione. Creando relazioni e dipendenze è possibile passare rapidamente da un'attività all'altra e stabilire un ordine chiaro di esecuzione.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Create-Custom-Tags-in-ClickUp-Views.gif Creare tag personalizzati nelle visualizzazioni di ClickUp /$$$img/

Migliorate l'organizzazione delle attività aggiungendo tag personalizzati e utilizzate le opzioni di filtro nelle viste Elenco e Bacheca per identificare con precisione le attività a più alta priorità

Con Funzionalità/funzione di gerarchia di ClickUp consente di abbracciare pienamente il metodo GTD, organizzando le attività in modo da poterle rifinire e agire. La funzione consente di organizzare le attività con attributi condivisi in elenchi, mentre più elenchi correlati possono formare una Cartella. È possibile raggruppare più cartelle in uno Spazio, che è l'unità organizzativa più ampia all'interno di un'area di lavoro di ClickUp.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-1.gif Funzionalità/funzione della gerarchia dei progetti di ClickUp /$$$img/

Organizzate le attività di ClickUp e localizzatele più velocemente grazie alle funzionalità di gerarchia dei progetti

ClickUp dispone di un'altra funzionalità/funzione unica per il raggruppamento e il monitoraggio di attività correlate Obiettivi ClickUp . Utilizzate ClickUp Goals per impostare traguardi misurabili e limitati nel tempo per completare progetti e oggetti a lungo termine e per monitorare lo stato di avanzamento grazie al monitoraggio automatico dei progressi. È anche possibile creare cartelle separate per gli obiettivi personali e di team più importanti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-24.gif Obiettivi di ClickUp /$$$img/

Mantenete gli obiettivi e gli OKR organizzati in cartelle facili da usare in ClickUp Obiettivi

Passaggio 4: impegnarsi e passare all'azione

Il passaggio Engage è quello in cui ci si rimbocca le maniche e si affrontano le attività a testa alta. Con la mente cancellata e tutto organizzato, tutto ciò che resta da fare è, beh, fare le cose.

ClickUp può aiutarvi in questo passaggio del sistema GTD con la sua collaborazione in tempo reale e con il suo sistema di funzionalità/funzione di gestione del tempo che semplificano i flussi di lavoro e aumentano la produttività. Ecco i nostri preferiti:

Lavagne online : Queste tele infinite sono eccellenti per il brainstorming collaborativo e l'ideazione. È possibile passare dalle idee all'azione in pochi secondi, convertendo gli oggetti delle Lavagne online in attività
Mappe mentali : Usarle per tracciare connessioni tra idee e attività per facilitare il piano e l'esecuzione
Monitoraggio del tempo del progetto : Registra il tempo dedicato alle attività, imposta stime di durata e aggiunge note da qualsiasi dispositivo
Visualizzazione della chat **Lo strumento di comunicazione nativo di ClickUp vi permette di condividere gli aggiornamenti e di collaborare in tempo reale con il vostro team

Passaggio 5: revisione del processo

Controllare lo stato di avanzamento è fondamentale per far funzionare il sistema GTD. Rivedere e aggiornare regolarmente il vostro elenco di attività vi assicura che vi state muovendo nella giusta direzione. Vi permette di reagire ai cambiamenti improvvisi, di identificare le aree di miglioramento e di riflettere sul vostro lavoro.

Le visualizzazioni personalizzabili di ClickUp consentono di visualizzare e monitorare le attività e i progetti da ogni possibile angolazione, in modo da tenere sotto controllo lo stato di avanzamento. Le seguenti visualizzazioni sono utili nel contesto del sistema GTD:

Vista Bacheca : Una Bacheca in stile Kanban che offre una panoramica completa di tutte le attività e dei loro stati
Vista Carico di lavoro : Illustra la quantità di lavoro per membro del team in un periodo specifico
Vista Gantt : Visualizza e pianifica lo stato di avanzamento del progetto, gestisce le risorse e identifica le attività cardine e i fattori di blocco
Sequenza: visualizza la sequenza dei progetti : Consente di programmare e visualizzare le attività in una vista lineare
Visualizzazione del calendario : Consente di gestire la Sequenza, programmare le attività e rivedere rapidamente i dettagli del lavoro

/$$$img/ : consente di gestire le scadenze e di rivedere rapidamente i dettagli del lavoro https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif Esempio di tutte le diverse visualizzazioni di ClickUp /$$$img/

Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni team

ClickUp: La soluzione definitiva per la padronanza di GTD

Sebbene il metodo GTD sia eccellente nel riordinare la mente e strutturare le attività, non aggiunge magicamente ore alla giornata. Se siete sovraccarichi di attività, è necessario gestire efficacemente il vostro tempo.

Come sottolinea David Allen, questo è il momento giusto per "prendere il controllo di ciò che possiamo, con le persone giuste e al momento giusto"

Grazie alle funzionalità/funzione versatili di ClickUp e ai suoi modelli, l'implementazione del sistema GTD diventa più accessibile che mai. Iscrivetevi gratis oggi stesso per prendere il controllo del tuo tempo e fare le cose con facilità! 👏