Il project management è un'attività complessa che richiede competenze, comprensione di risultati complessi e gestione delle persone. Se il project management può essere paragonato a una nave che naviga in acque tempestose, allora un project manager è il capitano della nave.
I project manager devono gestire le aspettative dei clienti, amministrare le risorse e rispettare le scadenze. I project manager tracciano il percorso del progetto, anticipano e gestiscono le crisi, affrontano le complessità e istruiscono e motivano il team per portare avanti il progetto.
In breve, una giornata nella vita di un project manager è a dir poco un'avventura emozionante. Quindi, continua a leggere se sei curioso di saperne di più su cosa fanno i project manager, su una loro giornata tipo e sulle sfide che affrontano quotidianamente.
Condivideremo anche alcuni consigli pratici e trucchi per i project manager e un elenco di strumenti utili per garantire che la tua spedizione proceda secondo i piani e raggiunga i suoi obiettivi!
Che cos'è un project manager?
Un project manager è un professionista responsabile della pianificazione, dell'esecuzione, della gestione e della chiusura dei progetti. In quanto tale, il project manager svolge un ruolo fondamentale durante l'intero ciclo di vita del progetto, in particolare assicurandosi che il progetto non si discosti dall'ambito, dal budget e dalla tempistica previsti.
Ruoli e responsabilità di un project manager
I ruoli e le responsabilità di un project manager possono variare a seconda della natura del progetto, del settore, della struttura organizzativa e di altre variabili simili. Detto questo, si occupano prevalentemente di:
Pianificazione del progetto
Sviluppa un piano di progetto completo che delinei le proposte, le attività, le attività secondarie, le sequenze e le risorse. Consulta le parti interessate chiave per finalizzare i dettagli, documentandoli in un piano di progetto completo che comprenda ambito, obiettivi, budget e risultati attesi
Leadership del team
Crea un team di progetto per affrontare il progetto. Assegna i team leader e delega loro il lavoro e le responsabilità. Inoltre, affronta le questioni più generali a livello di progetto e mantieni il team motivato a raggiungere gli obiettivi aziendali
Comunicazione
Assicurate una comunicazione fluida ed efficace tra i membri del team, gli sponsor del progetto e le altre parti interessate. Condividete aggiornamenti regolari sullo stato del progetto, sui progressi, sulle attività cardine e sugli ostacoli incontrati
Gestione dei rischi
Identifica potenziali rischi o problemi e sviluppa strategie di mitigazione dei rischi per affrontarli o superarli; anticipa i cambiamenti e implementa un piano di gestione del cambiamento fluido per garantire che non causi alcuna interruzione
Gestione del budget
Sviluppa un budget dettagliato per il progetto con margini e riserve adeguati; abbina le risorse al budget assegnato e monitora le spese per evitare spese eccessive o inutili
Garanzia di qualità
Identifica le metriche di rendimento o formula linee guida per standardizzare la qualità dei risultati del progetto; conduci controlli di valutazione della qualità regolari e periodici per garantire che i risultati del progetto rispettino i parametri stabiliti e concordati
Gestione della sequenza
Sviluppa un programma di progetto a livello di progetto e di attività; identifica le dipendenze e il percorso critico per eliminare ritardi evitabili. Mantieni questo programma e coordina le attività per garantire che tutte le attività siano completate in tempo
Coinvolgimento degli stakeholder
Identifica e coinvolgi gli stakeholder chiave interni ed esterni; affronta eventuali preoccupazioni o soddisfa le richieste ragionevoli degli stakeholder per migliorare i livelli di soddisfazione
Risoluzione dei problemi
Risolvi i problemi che potrebbero sorgere durante il ciclo di vita del progetto; adotta una mentalità innovativa e orientata alla risoluzione dei problemi per identificare strategie in grado di aumentare il valore del progetto
Test e valutazione
Testare il progetto per verificare se soddisfa gli standard o le specifiche prescritti; colmare eventuali lacune.
Documentazione
Documenta ogni fase del processo di sviluppo del progetto, dall'inizio alla fine; effettua la condivisione di file, documenti, liste di controllo, note delle riunioni quotidiane sui progressi, ecc. con le parti interessate; prepara un caso di studio dettagliato dei punti salienti e degli insegnamenti appresi al termine del progetto
Chiusura e consegna
Assicuratevi una chiusura regolare del progetto. Ciò include qualsiasi passaggio di consegne o trasferimento di conoscenze durante la consegna del progetto al titolare
Una giornata tipo nella vita di un project manager
Poiché i ruoli e le responsabilità di un project manager variano da un'organizzazione all'altra, le attività quotidiane differiscono in modo significativo da un project manager all'altro.
Ad esempio, una giornata tipo nella vita di un project manager che lavora da remoto sarà molto diversa da quella di un manager che lavora in ufficio.
Allo stesso modo, un project manager IT nel settore dello sviluppo software seguirà principi di project management diversi rispetto a uno che lavora nell'industria manifatturiera. Non esistono due giorni uguali per un project manager.
Una giornata tipo nella vita di un project manager durante la fase di pianificazione sarà molto diversa dalla sua routine quotidiana durante la fase di controllo qualità. La prima fase prevede il team building, il processo decisionale strategico e il coordinamento, mentre la seconda potrebbe comportare test di prestazione meticolosi e la valutazione dei risultati finali del progetto.
Con queste premesse, ecco una panoramica di una giornata tipo nella vita di un project manager:
Routine mattutina
La prima parte della giornata di un project manager ruota principalmente attorno all'impostazione del programma delle attività quotidiane, all'organizzazione dei compiti o delle attività, al briefing del team e all'aggiornamento sulle comunicazioni relative al progetto.
Pertanto, la tua routine mattutina comprenderà:
- Controllare tutti i messaggi e le email che potreste aver ricevuto al di fuori dell'orario di lavoro. Leggere tali comunicazioni e agire di conseguenza: inviare risposte, aggiungerle al programma della giornata, inoltrarle ai team leader o al senior management, ecc. , e dare priorità agli elementi da intraprendere in base all'impatto e all'urgenza.
- Esamina il programma, le attività in sospeso e gli escalation del giorno precedente. Utilizza tali informazioni per preparare o ricalibrare il programma della giornata. La roadmap giornaliera per i membri del team contiene un elenco cronologico delle attività, dei risultati attesi o delle attività cardine e altro ancora.
- Conduci riunioni di controllo del team, riunioni di sincronizzazione e riunioni quotidiane sui progressi compiuti per avere un'idea dei progressi realizzati, degli ostacoli e degli obiettivi realisticamente realizzabili. Potrebbero anche essere necessarie alcune attività di team building se ci sono lacune nella coesione del team.
- Preparare una strategia per la giornata o la settimana e ottenere il consenso dei team leader o dei membri del team. Comunicare tutte queste informazioni alle parti coinvolte in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dall'inizio della giornata
Questo momento della giornata è dedicato alla pianificazione, all'organizzazione e alla comunicazione. Tuttavia, poiché la mattina è il momento in cui si è più energici e concentrati, prendete in considerazione la possibilità di programmare il lavoro più impegnativo durante questa sessione.
Faccende di mezzogiorno
Con l'avvicinarsi di mezzogiorno, il frenetico ritmo delle attività rallenta gradualmente. Ciò non significa che nel pomeriggio tutto si fermi. Questo momento di calma coincide semplicemente con il passaggio del project manager a un ruolo manageriale, in cui si occupa di monitorare e coordinare tutte le attività.
Ecco cosa succede:
- Gestisci l'implementazione delle attività, offri assistenza e indicazioni quando necessario e partecipa alle attività del team.
- Assicurati che le attività procedano secondo la tabella di marcia proposta per la giornata; conduci revisioni dello stato di avanzamento e intervieni con eventuali interventi e allocazioni di risorse a supporto dei team del supporto.
- Partecipare a riunioni con membri del team, team leader, sponsor di progetto, titolari di progetto, fornitori o altre parti interessate; comunicare decisioni chiave o feedback ai team o alle persone interessate
- Modifica dell'elenco delle attività, degli obiettivi o delle attività cardine in base allo stato delle attività, agli stati di avanzamento, ai cambiamenti di priorità o a qualsiasi altra modifica; aggiornamento della documentazione, come il grafico burndown, il portfolio progetti o il diagramma di Gantt, in base alle modifiche o agli sviluppi
Nel frattempo, non dimenticare di pranzare e fare una pausa per ricaricare le energie. Sfrutta questo tempo per rafforzare il tuo benessere mentale e fisico.
Routine serale
La routine serale è più simile a una conclusione delle attività della giornata. È il momento in cui rifletti tranquillamente e mediti sui punti di forza, i punti deboli, le opportunità, gli ostacoli e il potenziale non realizzato.
In questa fase, ti occuperai principalmente di:
- Riferisci lo stato del progetto al senior management e agli stakeholder esterni. Oltre a raccogliere feedback, comunicare aggiornamenti e confermare decisioni, essenzialmente tutte le attività di outreach.
- Esamina i progressi compiuti durante la giornata e confronta i risultati raggiunti con gli obiettivi prefissati, prendendo nota delle sfide affrontate e delle soluzioni adottate.
- Prendi nota delle carenze della giornata e riportale al giorno successivo; delinea queste attività; elabora strategie per colmare le lacune e assegna loro delle priorità
- Se necessario, prepara la documentazione o la reportistica di fine giornata e assicurati della condivisione con i partecipanti
- Prepara un piano per il giorno successivo e effettua la condivisione con i team
Concludi gradualmente le attività di lavoro in modo da poter staccare la spina e mantenere un sano equilibrio tra vita professionale e vita privata. Esci dalla tua casella di email di lavoro e dagli altri canali di comunicazione e concentrati sullo sviluppo personale o professionale.
Sebbene abbiamo cercato di coprire tutte le attività critiche di una giornata tipo nella vita di un project manager, tieni presente che questo programma è puramente indicativo e non è immutabile. Come già detto, il programma è soggetto allo stato del progetto, ai requisiti del settore e alle preferenze personali. Quindi, mantieni la flessibilità necessaria per diventare un ottimo project manager.
Sfide comuni del project management
Sebbene la posizione di project manager sia dinamica ed entusiasmante, comporta anche una serie di sfide. Ecco una rapida panoramica di alcune delle sfide più comuni che ostacolano il project management efficace:
Scope creep
Lo scope creep è l'espansione incontrollata, non regolamentata e non autorizzata dell'ambito di un progetto. Può derivare da un improvviso cambiamento dei requisiti del progetto, da limitazioni di budget o da un adeguamento delle sequenze. In ogni caso, gestire lo scope creep è una delle sfide più difficili per un project manager, ma è anche una delle più inevitabili, visto che il 33-37% dei progetti subisce uno scope creep.
Limiti delle risorse
La mancanza o la limitatezza di risorse quali tempo, budget o membri del team (talento) può rappresentare un grave ostacolo al soddisfacimento delle esigenze del progetto secondo il programma desiderato
Gestire le aspettative dei clienti
Oltre ai limiti delle risorse, i project manager devono anche bilanciare questi aspetti con le aspettative dei clienti. Devono rimanere sufficientemente flessibili per accogliere richieste di modifica ragionevoli, ma non troppo flessibili per evitare che si trasformino in un aumento eccessivo dell'ambito di lavoro.
Gestione del tempo
I project manager devono svolgere un doppio ruolo: devono essere manager influenti e abili gestori del tempo. Tuttavia, gestire le risorse umane rispetto alle scadenze e ai programmi dei progetti può essere difficile, soprattutto quando sorgono dipendenze o problemi imprevisti
Comunicazione costante
Come ormai è evidente, il project management è un lavoro che richiede un alto livello di interazione. Implica una comunicazione costante con gli stakeholder interni ed esterni e richiede di essere quasi sempre operativi. Qualsiasi interruzione nella comunicazione può avere conseguenze catastrofiche.
Burnout
Dover implementare metodologie di miglioramento continuo dei processi, sostenere le comunicazioni, garantire la conformità normativa e legale, mantenere la collaborazione e fornire indicazioni può mettere a dura prova chiunque, anche i migliori project manager, causando loro un esaurimento
Mancanza di autorità
Sebbene il project manager sia al timone di tutte le attività, i membri del team potrebbero non considerarlo realmente un'autorità a causa di una visione ristretta delle cose. Tale resistenza può rendere più difficile per lui esercitare il controllo, l'influenza e la leadership sui membri del team
Strumenti e tecnologie
Adottare il giusto software di project management e promuoverlo in tutta l'organizzazione può essere difficile. Da un lato, sul mercato sono disponibili diverse opzioni e scegliere quella giusta può essere complicato. Dall'altro, la fase post-implementazione richiede una formazione approfondita e l'adozione della piattaforma, senza contare i tempi di inattività associati alla curva di apprendimento.
Bonus: esempi di curriculum per project manager!
Alcuni consigli per sopravvivere alla giornata di un project manager
Per sopravvivere e avere successo come project manager occorrono un piano efficace, una comunicazione intenzionale e un'agilità dinamica. Oltre ai consigli di routine sul project management per i manager, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti quotidiani per una gestione organizzata dei progetti:
- Inizia la giornata con un piano chiaro in mente e delle priorità ben definite. Più sarai bravo a farlo, più la tua giornata sarà produttiva, poiché ti concentrerai su ciò che è veramente importante o richiede attenzione immediata.
- Mantieni un margine adeguato per la giornata, in modo da poter far fronte a eventuali cambiamenti dovuti a priorità mutevoli o nuove informazioni
- Metti in pratica tecniche come il time blocking, soprattutto quando svolgi lavori che richiedono concentrazione, in modo da rispettare le fasce orarie prestabilite e ottenere la massima produttività
- Completa le tue competenze di gestione delle attività con una comunicazione chiara, aperta e bidirezionale per coinvolgere attivamente i membri del tuo team e gli stakeholder durante tutto il ciclo di vita del progetto
- Segui i trucchi come la regola dei due minuti per evitare di procrastinare e affrontare i problemi tempestivamente, prima ancora che si trasformino in potenziali problemi o escalation
- Delega attività e responsabilità in base alle competenze, al talento, alle capacità e al carico di lavoro dei membri del team. Concedi loro il potere e l'autorità di assumersi la titolarità delle proprie attività
- Utilizza modelli per le diverse fasi del project management, dai modelli di avvio dei progetti ai modelli di gestione dei cambiamenti, per gestire efficacemente tali sfide
- Fai delle pause durante la giornata. Approfitta di questi momenti per ricaricarti allontanandoti dalla scrivania e praticando mindfulness, meditazione o anche esercizi fisici leggeri
- Dai priorità alla cura di te stesso per gestire lo stress. Dormi a sufficienza, non saltare i pasti e mantieni dei confini sani per bilanciare la tua vita personale e professionale
- Non esitare a festeggiare le attività cardine raggiunte, anche se piccole. Riconoscere il lavoro richiesto e i risultati del tuo team mantiene alto il morale e aiuta i membri del team a visualizzare i propri contributi
- Ottieni feedback a fine giornata dal tuo team e dalle parti interessate per rafforzare l'allineamento tra i tuoi obiettivi e le tue azioni. Questo approccio sviluppa anche una mentalità orientata all'apprendimento continuo e al miglioramento
Strumenti e tecniche utilizzati dai project manager per le attività quotidiane
Data la diversità delle responsabilità, i project manager possono utilizzare una serie di strumenti per svolgere un'ampia gamma di attività. Questi strumenti e piattaforme includono
Task tracker
Per sviluppare una roadmap di sviluppo del progetto, compila un elenco di attività, assegna i compiti e segna lo stato delle attività. Tieni un registro del tempo dedicato a ciascuna attività per una gestione efficace del tempo e un'allocazione efficiente delle risorse
Gestione del calendario
Pianifica le routine quotidiane ora per ora, seguite da un programma settimanale, mensile o annuale. Offre una vista dettagliata delle scadenze e aiuta a gestirle
Strumenti di comunicazione
Per interagire con gli stakeholder interni ed esterni. Tale comunicazione deve avvenire in modo sincrono e asincrono
Piattaforma di collaborazione e condivisione di documenti
Le piattaforme di condivisione dei documenti, preferibilmente basate su cloud, facilitano la collaborazione e la condivisione dei file tra i membri del team
Dashboard del progetto
Per ottenere una visualizzazione completa dell'intero progetto e delle metriche sottostanti. Tali dashboard dovrebbero presentare i dati in modo visivo come tabelloni Kanban o diagrammi di Gantt e aggiornarsi in tempo reale
Strumenti di controllo delle modifiche
Per effettuare il monitoraggio di tutte le richieste di modifica e formalizzare il processo di revisione e approvazione di tali richieste
Sondaggi e feedback
Per raccogliere feedback dai membri del team e da altri stakeholder chiave
Un buon project manager utilizzerà una serie di strumenti di questo tipo per ottimizzare il project management. Tuttavia, un project manager eccezionale scarterà sistemi così disparati e opterà per un software di project management che comprenda tutto quanto sopra e molto altro ancora.
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Semplificare il project management: un giorno alla volta
I project manager di successo non nascono tali. Sono il risultato di una pianificazione diligente seguita da un'attuazione scrupolosa.
Puoi ottenere la maggior parte dei risultati seguendo un programma organizzato e strutturato per le tue attività quotidiane. Una giornata tipo nella vita di un project manager di successo dovrebbe iniziare con la lettura di tutte le email e i messaggi, la pianificazione delle attività e dei risultati giornalieri e il confronto con il proprio team.
Quindi, lascia che svolgano il loro lavoro in modo autonomo e intervieni quando necessario. Pur rimanendo disponibile e accessibile in background per fornire supporto e assistenza, coordina tutte le attività principali.
Documenta i risultati, lo stato e le conclusioni della tua giornata al termine della stessa. Collabora, comunica e controlla quando e come necessario.
Naturalmente, nulla di tutto ciò sarebbe possibile senza gli strumenti giusti. Anziché optare per un buffet di strumenti e tecnologie, che sono inefficienti e costosi, prendete in considerazione l'idea di consolidare tutto.
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