Il project management è un'attività complessa che richiede capacità, comprensione di complessi prodotti da consegnare e la gestione delle persone. Se il project management può essere paragonato a una nave che naviga in acque tempestose, il project manager è il capitano della nave.
I project manager devono gestire le aspettative dei client e allo stesso tempo gestire le risorse e rispettare le scadenze. I project manager tracciano la rotta del progetto, anticipano e gestiscono le crisi, affrontano le complessità, istruiscono e motivano il team per portare avanti il progetto.
In breve, un giorno nella vita di un project manager è un'avventura entusiasmante. Continuate a leggere se siete curiosi di saperne di più su cosa fanno i project manager, su una loro giornata tipo e sulle sfide che affrontano quotidianamente.
Condivideremo anche alcuni consigli e trucchi pratici per i project manager e un elenco di strumenti utili per garantire che la vostra spedizione mantenga la rotta e raggiunga gli oggetti!
**Che cos'è un Project Manager?
Un project manager è un professionista responsabile della pianificazione, dell'esecuzione, della gestione e della chiusura dei progetti. In quanto tale, il project manager svolge un ruolo fondamentale durante l'intero ciclo di vita del progetto, in particolare nel garantire che il progetto non si allontani dal suo scopo, dal budget e dalla Sequenza.
Ruoli e responsabilità di un project manager
I ruoli e le responsabilità di un project manager possono variare a seconda della natura del progetto, del settore, della struttura organizzativa e di altre variabili simili. Detto questo, essi sono prevalentemente coinvolti in:
Piano del progetto
Sviluppare un progetto completo di piano del progetto che delinea il proposte , attività, attività secondarie, Sequenza e risorse. Consultarsi con le principali parti interessate per finalizzare i dettagli, documentandoli in un piano di progetto completo che comprenda scopo, obiettivi, budget e risultati
Leader del team
Costituire un team di progetto per affrontare il progetto. Assegnare i team leader e delegare loro il lavoro e le responsabilità. Inoltre, si occupa di questioni più ampie a livello di progetto e mantiene il team motivato a raggiungere gli obiettivi aziendali
Comunicazione
Garantire una comunicazione fluida ed efficace tra i membri del team, gli sponsor del progetto e le altre parti interessate. Condividere aggiornamenti regolari sullo stato del progetto, sui progressi, sulle attività cardine e sulle battute d'arresto
Gestione dei rischi
Identificare i rischi o i problemi potenziali e sviluppare un piano d'azione strategie di mitigazione del rischio per affrontarli o superarli; anticipare i cambiamenti e implementare un piano di gestione dei cambiamenti per garantire che non causino interruzioni
Gestione del budget
Sviluppare un piano dettagliato di bilancio del progetto con buffer e margini adeguati; far corrispondere le risorse al budget assegnato e monitorare le spese per evitare spese eccessive o sprechi
Assicurazione della qualità
Identificare metriche di performance o formulare linee guida per standardizzare la qualità dei servizi dei prodotti del progetto condurre controlli di routine e regolari di valutazione della qualità per garantire che i prodotti del progetto aderiscano ai parametri stabiliti e concordati
Gestione della Sequenza
Sviluppare una schedulazione del progetto a livello di progetto e di attività; identificare le dipendenze e la percorso critico per eliminare i ritardi evitabili. Mantenere questo programma e orchestrare le attività per garantire che tutte le attività siano completate in tempo
Gestite e organizzate i progetti e programmate le attività nella flessibile visualizzazione Calendario per mantenere i team in sincronizzazione
Impegno delle parti interessate
Identificare e coinvolgere i principali stakeholder interni ed esterni; rispondere a qualsiasi preoccupazione o soddisfare le richieste ragionevoli degli stakeholder per migliorare i livelli di soddisfazione
Risoluzione dei problemi
Risolvere i problemi che possono emergere durante il ciclo di vita del progetto; adottare una mentalità innovativa e di risoluzione dei problemi per identificare strategie che possano aumentare il valore del progetto
Test e valutazione
Testare il progetto per verificare se soddisfa gli standard o le specifiche prescritte; colmare le eventuali lacune
Documentazione
Documentare ogni fase del progetto sviluppo del progetto processo, dall'inizio alla fine; condivisione di tali file e documenti, liste di controllo , le note delle riunioni giornaliere sullo stato di avanzamento, ecc. con gli stakeholder interessati; preparare un caso di studio dettagliato dei punti chiave e degli apprendimenti alla chiusura del progetto
Chiusura e consegna
Assicurare una chiusura del progetto senza intoppi. Ciò include qualsiasi passaggio di consegne o trasferimento di conoscenze durante la consegna del progetto al titolare
Un giorno nella vita di un project manager
Poiché i ruoli e le responsabilità di un project manager variano da un'organizzazione all'altra, le attività quotidiane differiscono notevolmente da project manager a project manager.
Per esempio, la giornata di un project manager che lavora da remoto è molto diversa da quella di un manager che lavora in ufficio.
Allo stesso modo, un project manager IT nel settore dello sviluppo del software seguirà attività diverse da quelle di un project manager che lavora in remoto principi del project management di uno che lavora nell'industria manifatturiera. Non esistono due giornate uguali per un project manager.
Un giorno nella vita di un project manager durante la fase di pianificazione differirà significativamente dalla sua vita quotidiana durante il controllo qualità. La prima implica la creazione di team, la presa di decisioni strategiche e il coordinamento, mentre la seconda potrebbe comportare un meticoloso test delle prestazioni e la valutazione dei risultati del progetto.
Con queste premesse, ecco una panoramica di una tipica giornata nella vita di un project manager:
Routine mattutina
le mattine sono principalmente orientate a recuperare o ad aggiornare gli altri_
La prima parte della giornata di un project manager ruota principalmente intorno all'impostazione di un programma per le attività della giornata, all'organizzazione dei compiti o delle attività, al briefing del team e al recupero delle comunicazioni relative al progetto.
Per questo motivo, la routine mattutina comprende:
- Controllare tutti i messaggi e le email che avete ricevuto al di fuori dell'orario di lavoro. Leggere tali comunicazioni e agire di conseguenza: inviare risposte, aggiungerle all'agenda del giorno, inoltrarle ai gestori del team o all'alta dirigenza, eccelementi d'azione derivati a seconda dell'impatto e dell'urgenza
- Rivedere il programma del giorno precedente, le pendenze e le escalation. Utilizzando tali input per preparare o ricalibrare il programma della giornata. La roadmap giornaliera per i membri del team contiene un elenco cronologico delle attività, dei risultati attesi o delle attività cardine e altro ancora
- Effettuare check-in del team, riunioni di sincronizzazione e relazioni giornaliere sullo stato di avanzamento per farsi un'idea dei progressi compiuti, degli ostacoli e degli obiettivi concretamente realizzabili. Può anche comportare alcune attività di team-building se ci sono lacune nella coesione del team
- Preparare una strategia per la giornata o la settimana e ottenere il consenso dei leader o dei membri del team. Comunicare tutte queste informazioni alle parti coinvolte, in modo che tutti siano sulla stessa pagina fin dall'inizio della giornata
Questo momento della giornata è dedicato al piano, all'organizzazione e alla comunicazione. Tuttavia, poiché la mattina è il momento in cui si è più energici e concentrati, si può pensare di programmare un lavoro profondo durante questa sessione.
Lavori di mezzogiorno
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La mattinata di un Project Manager di solito comprende il piano, l'organizzazione e la comunicazione.
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la routine pomeridiana è incentrata sulla funzione autonoma e sulla lotta agli incendi
Quando il giorno passa a mezzogiorno, il turbinio di attività si attenua lentamente. Questo non significa che tutto cada in una fase di stasi pomeridiana. Questo plateau coincide semplicemente con la transizione del ruolo del project manager in un ruolo manageriale in cui controlla o orchestra tutte le attività.
Ecco cosa succede:
- Gestisce l'attuazione delle attività, offre indicazioni e direttive quando necessario e partecipa alle attività del team.
- Assicurarsi che le attività siano in corso secondo la tabella di marcia proposta per la giornata; condurre revisioni dello stato ed effettuare eventuali interventi eallocazione delle risorse per supportare i team.
- Partecipare alle riunioni con i membri del team, i team leader, gli sponsor del progetto, i titolari del progetto, i fornitori o altre parti interessate; comunicare le decisioni chiave o i feedback ai team o alle persone interessate
- Adattare l'elenco delle attività, gli obiettivi o le attività cardine in dipendenza dello stato delle attività, dello stato di avanzamento, del cambiamento di priorità o di qualsiasi altro cambiamento; aggiornare la documentazione come il grafico di burndown, portfolios del progettoo il grafico di Gantt, in base ai cambiamenti o agli sviluppi
Nel frattempo, non dimenticate di prendere il pranzo e di fare una pausa per ricaricarvi. Utilizzate questo tempo per rafforzare il vostro benessere mentale e fisico.
Routine serale
la sera è riservata alla riflessione e al riesame
La routine serale è più che altro una conclusione delle attività della giornata. È il momento di contemplare con calma e riflettere sui punti di forza, le debolezze, le opportunità, i ritardi e il potenziale non realizzato.
In questa fase, si tratta principalmente di:
- Riferire lo stato del progetto al senior management e agli stakeholder esterni. Inoltre, raccoglierete feedback, trasmetterete aggiornamenti e confermerete le decisioni: in sostanza, tutte le attività di sensibilizzazione.
- Esaminare lo stato di avanzamento della giornata e confrontare i risultati ottenuti con gli obiettivi prefissati, prendendo nota delle sfide incontrate e delle soluzioni adottate.
- Notare le carenze della giornata e riportarle al giorno successivo; delineare queste attività, studiare soluzioni per colmare le lacune e assegnare loro delle priorità
- Se necessario, preparare la documentazione o la reportistica di fine giornata e condividerla con i partecipanti
- Elaborare un piano per il giorno successivo e condividerlo con i team
Iniziare a concludere gradualmente le attività lavorative in modo da poter staccare la spina e mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Disconnettersi dall'email di lavoro e da altri canali di comunicazione e concentrarsi sullo sviluppo personale o professionale.
Anche se abbiamo cercato di coprire tutte le attività critiche di una giornata nella vita di un project manager, Da fare è notare che questo calendario è puramente indicativo e non è definitivo. Come menzionato, il calendario è soggetto allo stato del progetto, ai requisiti del settore e alle preferenze personali. Quindi, mantenete la flessibilità per diventare un ottimo project manager.
Le sfide più comuni dell'essere un project manager
Sebbene la posizione di project manager sia dinamica ed entusiasmante, comporta una buona dose di sfide. Ecco una rapida panoramica di alcune delle sfide comuni che ostacolano un project management efficace:
Scope creep
Lo scope creep è l'espansione non mitigata, non regolamentata e non autorizzata dell'ambito di un progetto. Può risultare da un cambiamento improvviso dei requisiti del progetto, da limiti di budget o da un adeguamento delle sequenze. In ogni caso, la gestione dell'ampliamento dell'ambito è una delle sfide più difficili per un project manager, eppure è una delle più inevitabili, visto che il progetto è stato realizzato con un'unica soluzione il 33-37% dei progetti sperimenta lo scope creep
Costrizioni delle risorse
La mancanza o i limiti di risorse come tempo, budget o membri del team (talento) possono rappresentare un grave handicap nella riunione delle richieste del progetto secondo la tabella di marcia desiderata
Gestione delle aspettative del cliente
Oltre ai vincoli delle risorse, i project manager devono trovare un equilibrio anche con le aspettative dei clienti. Devono essere sufficientemente flessibili per accogliere le richieste di modifica ragionevoli, ma non troppo, per evitare che si evolva in un'espansione dell'ambito
Gestione del tempo
I project manager devono svolgere un duplice ruolo: devono essere influenti gestori di persone e abili gestori del tempo. Tuttavia, la gestione delle risorse umane a fronte di scadenze e scadenze del progetto può essere difficile, soprattutto quando si verificano dipendenze o problemi imprevisti
Comunicazione costante
Come forse è già evidente, il project management è un lavoro ad alto contatto. Comporta una comunicazione costante con le parti interessate interne ed esterne, e bisogna essere quasi sempre in uno stato di "always-on". Qualsiasi interruzione della comunicazione può avere conseguenze catastrofiche
Burnout
Dover implementare una comunicazione continua metodologie di miglioramento dei processi sostenere le comunicazioni, garantire la conformità normativa e legale, mantenere la collaborazione e fornire la direzione può richiedere un tributo a chiunque, anche ai migliori project manager, causando il burnout
Mancanza di autorevolezza
Sebbene il project manager sia al timone di tutti gli affari, i membri del team potrebbero non considerarlo un'autorità a causa di una visione ristretta delle cose. Questa resistenza può rendere più difficile l'esercizio del controllo, dell'influenza e della leadership sui membri del team
Strumenti e tecnologie
Adottare il giusto software per il project management e promuoverlo in tutta l'organizzazione può essere difficile. In primo luogo, sul mercato sono disponibili diverse opzioni e impegnarsi a sceglierne una può essere difficile. Allo stesso tempo, la post-implementazione comporta un'estensione della formazione e dell'onboarding sulla piattaforma, per non parlare dei tempi di inattività associati durante la curva di apprendimento
Bonus: esempi di curriculum per project manager !
Qualche consiglio per sopravvivere alla giornata come project manager
un piano intelligente può rendere produttivo ogni giorno_
Sopravvivere e prosperare come project manager richiede un piano efficace, una comunicazione intenzionale e un'agilità dinamica. Oltre alla routine consigli di project management per i manager abbiamo raccolto alcuni consigli quotidiani per un project management organizzato:
- Iniziate la giornata con un piano chiaro in mente e delle priorità stabilite. Da fare, la produttività della giornata sarà tanto maggiore quanto più si riuscirà a concentrarsi su ciò che è veramente importante o che richiede un'attenzione immediata
- Mantenere un buffer adeguato per la giornata, per far fronte a eventuali cambiamenti in base alle priorità o a nuove informazioni
- Esercitate tecniche come il blocco del tempo, soprattutto quando svolgete lavori profondi, in modo da poter rispettare le fasce orarie prescritte per ottenere la massima produttività
- Completate il vostro le abilità di gestione delle attività con una comunicazione chiara, aperta e bidirezionale per coinvolgere attivamente i membri del team e gli stakeholder durante tutto il ciclo di vita del progetto
- Seguite trucchi come la regola dei due minuti per evitare la procrastinazione e per affrontare i problemi in anticipo, anche prima che si traducano in potenziali problemi o escalation
- Delegare attività e responsabilità in base alle competenze, al talento, alle capacità e ai carichi di lavoro dei membri del team. Date loro il potere e la titolarità delle attività da svolgere
- Utilizzate dei modelli per le diverse fasi del project management, da modelli per il kickoff del progetto ai modelli per la gestione del cambiamento, per gestire efficacemente tali sfide
- Fate delle pause occasionali durante la giornata. Utilizzate questo tempo per ricaricarvi passando dalla scrivania e praticando la mindfulness, la meditazione o anche una leggera attività fisica
- Date priorità alla cura di voi stessi per gestire lo stress. Dormite a sufficienza, non saltate i pasti e mantenete dei limiti sani per bilanciare la vostra vita personale e professionale
- Non esitate a celebrare le attività cardine, anche se piccole. Riconoscere i lavori richiesti e i risultati ottenuti dal team mantiene alto il morale e aiuta i membri del team a visualizzare i loro contributi
- Ottenere un feedback a fine giornata dal team e dalle parti interessate per garantire l'allineamento tra obiettivi e azioni. Inoltre, sviluppa una mentalità di apprendimento e perfezionamento continuo
Strumenti e tecniche utilizzati dai project manager per le attività quotidiane
Data la diversità delle responsabilità, i project manager possono utilizzare una serie di strumenti per svolgere un ampio intervallo di attività. Questi strumenti e piattaforme includono
Task tracker
Per sviluppare una tabella di marcia per lo sviluppo del progetto, compilare un elenco di attività, assegnarle e segnarne lo stato. Mantenere un registro del tempo trascorso su un'attività per una gestione efficace del tempo e un'allocazione efficiente delle risorse
Gestione del calendario
Per pianificare la routine giornaliera ora per ora, seguita da un programma per la settimana, il mese o l'anno. Offre una vista dettagliata delle scadenze e aiuta a gestirle
Strumenti di comunicazione
Per comunicare con gli stakeholder interni ed esterni. La comunicazione deve avvenire in modo sincrono e asincrono
Piattaforma di collaborazione e condivisione di documenti
Le piattaforme di condivisione dei documenti, preferibilmente basate su cloud, facilitano la collaborazione e la condivisione dei file tra i membri del team
Dashboard di progetto
Per visualizzare l'intero progetto e le metriche sottostanti. Tali dashboard devono presentare visivamente i dati come Bacheca o Grafico Gantt e aggiornarsi in tempo reale
Strumenti di controllo del cambiamento
Per tenere traccia di tutte le richieste di modifica e formalizzare il processo di revisione e approvazione di tali richieste
Sondaggi e feedback
Acquisire il feedback dei membri del team e delle altre parti interessate chiave
Un buon project manager utilizzerà un assortimento di questi strumenti per ottimizzare il project management. Tuttavia, un project manager eccezionale scarterà questi sistemi disparati e opterà per un software di project management che racchiude tutti questi elementi e altri ancora.
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