Prima di iniziare qualsiasi progetto, una delle prime cose che i manager stabiliscono è una scadenza, ovvero il giorno entro il quale il progetto deve essere consegnato. La scadenza, nota anche come data di consegna, funge da punto di riferimento per il progetto.
In uno studio condotto sui product manager, Gartner ha rilevato che il 45% dei lanci subisce un ritardo di almeno un mese! A prescindere dal progetto, dal reparto, dall’organizzazione o dall’area geografica, il mancato rispetto delle scadenze è piuttosto comune per vari motivi.
In questo articolo del blog analizziamo perché rispettare le scadenze è fondamentale, quali sfide devi affrontare e come aumentare le tue possibilità di rispettare le scadenze nei tuoi progetti.
L'importanza di rispettare le scadenze durante le riunioni
Quando firmano il contratto, i team di progetto si impegnano a rispettare una scadenza. Questo impegno è di per sé un motivo sufficiente per rispettarla. Ma c’è di più.
Credibilità: Rispettare le scadenze che ti sei impegnato a rispettare è il segno distintivo fondamentale della credibilità. Dimostra che sei affidabile e degno di fiducia.
Eccellenza operativa: consegnare un progetto nei tempi previsti dimostra le tue competenze, le tue capacità e la tua eccellenza operativa. Dimostra che sei in grado di stimare i tempi, pianificare e portare a termine un progetto.
Prudenza finanziaria: a volte i contratti prevedono clausole penali in caso di ritardi nella consegna, il che significa che potresti perdere denaro se non rispetti le scadenze del progetto. Completare il progetto in tempo ti garantisce di ricevere il compenso concordato.
Libertà di pianificare in anticipo: quando sai che un progetto sarà completato in tempo, puoi programmare il prossimo con sicurezza. Ciò favorisce la continuità operativa e, di conseguenza, la redditività.
Sebbene sia ovvio che rispettare le scadenze sia il minimo indispensabile da fare a livello professionale, non è sempre facile.
Sfide comuni nelle riunioni per il rispetto delle scadenze
Le organizzazioni spesso incontrano difficoltà nel rispettare le scadenze che si sono impegnate a rispettare. Alcune delle più comuni sono le seguenti.
Assunzione di impegni eccessivi: il team commerciale potrebbe aver promesso una scadenza troppo ambiziosa, che i team dei progetti faticano a rispettare.
Sottovalutazione: i team di progetto spesso sottovalutano il lavoro richiesto, impegnandosi a rispettare una scadenza impossibilmente serrata.
Pianificazione irrealistica: i team di progetto hanno bisogno di tempo per comprendere i requisiti e avviare il lavoro richiesto. Pianificando le attività fin dal primo giorno, i project manager mettono se stessi e i propri team nella condizione di non riuscire a rispettare le scadenze.
Errata definizione delle priorità: le attività presentano gerarchie e dipendenze. Se non vengono classificate correttamente in base alle priorità, i team finiranno nel caos e nella confusione, arrivando infine a non rispettare le scadenze.
Mancanza di collaborazione: quando i membri del team non comunicano regolarmente tra loro, è probabile che alcune informazioni vadano perse. Ciò comporta risultati al di sotto degli standard, che devono essere rielaborati, posticipando ulteriormente le scadenze.
La buona notizia è che migliaia di organizzazioni hanno già affrontato queste sfide in passato e hanno sviluppato strategie collaudate e best practice per superarle. Prendiamo ispirazione da loro!
10 strategie collaudate per rispettare le scadenze durante le riunioni
Affinché una scadenza sia realizzabile, deve essere realistica, ovvero il lavoro deve poter essere ragionevolmente completato entro quel lasso di tempo.
Prima di fissare le scadenze di un progetto, è importante comprenderne chiaramente l’ambito. Definisci le attività, pianifica la composizione del team, stima le ore-persona necessarie e definisci il calendario di consegna. Impegnati a rispettare tali scadenze solo se il progetto ti sembra realizzabile.
Ora che ti sei impegnato a rispettare una scadenza realistica, ecco dieci strategie collaudate per raggiungerla.
1. Suddividi il progetto in attività e sottoattività
Roma non è stata costruita in un giorno; lo stesso vale per il tuo progetto. Quindi, suddividi il tuo progetto in parti gestibili, costituite da attività più piccole.
- Chiarire gli obiettivi del progetto
- Stabilisci una chiara gerarchia di attività e sottoattività, assicurandoti che ciascuna sia il risultato della precedente
- Scrivi brief dettagliati/user story per ogni attività per assicurarti che i membri del team capiscano cosa devono fare
- Definisci delle attività cardine che segnino il completamento di fasi specifiche del progetto
- Assegnare utenti e supervisori a ciascuna attività per garantire una distribuzione equa del carico di lavoro
- Includere liste di controllo per garantire che l’attività venga completata secondo gli standard previsti
- Stabilisci le date di inizio e le date di scadenza per ogni attività
- Stabilisci con attenzione le priorità delle attività e delle sottoattività
Non dimenticare le attività operative, come le riunioni StandUp, le retrospettive, la reportistica, ecc.
2. Utilizza un software di project management
Lo scopo principale di un software di gestione delle attività è quello di alleggerire il carico operativo su di te e sul tuo team. Gli strumenti di project management come ClickUp possono offrirti i seguenti vantaggi:
Visibilità: tutti i membri del team possono vedere quali attività sono pianificate, cosa si sta facendo, cosa resta da fare e altro ancora. Questo aiuta tutti a comprendere il contesto e a contribuire in modo olistico.
Accesso: tutte le informazioni relative al progetto sono raccolte in un unico posto, accessibili a chiunque ne abbia bisogno in qualsiasi momento. In questo modo, tutti sono letteralmente sulla stessa pagina.
Collaborazione: hai una domanda per un collega? Basta lasciare un commento sotto l’attività e taggare il collega. Riceverà una notifica e ti risponderà nel contesto giusto, in tempo.
Connessioni: un progetto è molto più di un semplice insieme di attività. Comprende documentazione, flussi di lavoro, conversazioni e altre conoscenze istituzionali. Uno strumento come ClickUp può rendere queste connessioni accessibili a ogni membro del team.
Stima: se hai già gestito un progetto simile su ClickUp in passato, disponi già di tutti i dati operativi necessari. In questo modo, puoi stimare rapidamente il lavoro richiesto e pianificare il piano per rispettare le scadenze.
Pianificazione giornaliera: ClickUp può anche fungere da app per la pianificazione giornaliera, offrendoti una visione chiara del lavoro che tu e il tuo team dovete svolgere ogni giorno.
Con gli aspetti relativi al "project management" curati da ClickUp, i membri del tuo team possono concentrarsi sulle proprie attività.
3. Presta attenzione alle dipendenze
Un modo sicuro per non rispettare le scadenze è dare per scontato che le attività siano isolate e possano essere completate in modo indipendente. In realtà, la maggior parte delle attività in qualsiasi progetto ha una dipendenza da altre attività.
Ad esempio, il team di sviluppo può iniziare a lavorare sulla home page solo quando il team di progettazione ha completato l’interfaccia utente. Affinché l’interfaccia utente possa essere progettata, il redattore deve aver scritto il testo. E può farlo solo quando il team aziendale gli ha fornito un brief.
Un ritardo in qualsiasi fase può comportare uno slittamento della scadenza finale o esercitare una pressione eccessiva su chi sta lavorando ai passaggi finali. Sebbene disporre di un programma dettagliato sia d’aiuto, gestirlo è tutta un’altra cosa.
Presta attenzione alle dipendenze mentre imposti le attività. Le attività di ClickUp ti consentono di assegnare scadenze a ciascuna attività e sottoattività. Riunisci il team e discuti con i membri le dipendenze. Ottieni il loro impegno a rispettare le scadenze nell’interesse del progetto.
Mappa queste dipendenze utilizzando le priorità delle attività di ClickUp, in modo che tutti i membri del team siano consapevoli delle conseguenze dei propri ritardi.
Se hai dubbi su come stabilire le priorità tra le attività e le dipendenze, dai un'occhiata ai modelli di ClickUp dedicati alla definizione delle priorità per ricevere assistenza.
4. Utilizza la curva a S
Una curva a S è un grafico matematico che rappresenta i dati cumulativi sugli assi X e Y. Un progetto tipico ha la forma della lettera S, da cui il nome.
Supponiamo che tu stia sviluppando un software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Prima di poter iniziare a scrivere il codice, devi comprendere il settore, il tipo di clienti che avrai, le informazioni che dovrai raccogliere e così via. All’inizio questo richiede tempo.
Se pianifichi le attività di programmazione solo a partire dal primo giorno, non riuscirai a rispettare le scadenze e andrai incontro a ritardi per tutto il tempo.
Tracciare l’andamento del tempo e dei progressi sotto forma di curva a S ti aiuta a partire con calma e ad accelerare il completamento delle attività col passare del tempo.
Utilizza le date di inizio e di scadenza di ClickUp per ogni attività per assicurarti di pianificare il lavoro in modo ottimale. In questo modo, avrai un po’ di respiro all’inizio del progetto e potrai acquisire slancio quando ti sentirai più sicuro.
5. Prevedere un margine di tempo
Uno degli errori più gravi che commettono i project manager è quello di fissare scadenze troppo strette e poi concentrare le attività critiche in un arco di tempo troppo breve. Ciò crea due problemi specifici.
- Questo crea un senso di urgenza, eliminando ogni spazio per l’innovazione o per concentrarsi sulla qualità
- Non lasciare spazio a circostanze inevitabili, come un’emergenza personale di un membro del team
Quando pianifichi un progetto, prevedi un po’ di tempo di margine nella tua app per la gestione del lavoro. Concedi ai membri del tuo team un po’ di spazio per dare spazio alla creatività, invece di limitarsi a rincorrere il completamento delle attività.
Le funzionalità di gestione del tempo di ClickUp possono aiutarti! Una volta impostate le attività, le sottoattività e le dipendenze, utilizza la vista Calendario di ClickUp per avere una visione d’insieme.
Se le scadenze sono troppo ravvicinate, trascinale su un altro giorno. In questo modo verranno riprogrammate automaticamente anche le attività dipendenti a valle.
Ma ricorda la Legge di Parkinson, secondo cui il lavoro tende ad espandersi fino a riempire tutto il tempo a disposizione per il suo completamento. Evita di concederti troppo margine di tempo per non procrastinare. Le scadenze comunicano l’urgenza con cui il progetto deve essere completato.
6. Evitare lo "scope creep"
Si parla di “scope creep” quando il cliente o il committente del progetto apporta modifiche o integrazioni agli obiettivi originali di un progetto. Lo “scope creep” finisce in genere per aumentare il lavoro da fare, inserire nuove attività a progetto già avviato e compromettere il rispetto delle scadenze.
In qualità di project manager, è tua responsabilità evitare lo "scope creep". Puoi farlo raccogliendo requisiti chiari fin dall’inizio. I modelli di documento dei requisiti di prodotto (PRD) di ClickUp sono un ottimo punto di partenza.
In alternativa, è possibile riprogrammare il progetto fissando una nuova scadenza per adattarlo al nuovo ambito di lavoro.
7. Tieni traccia dello stato
Ti è mai capitato di trovarti in una situazione in cui la scadenza è proprio oggi e sei ancora ben lontano dal completare il progetto? Questo accade soprattutto quando si gestiscono più progetti contemporaneamente.
Per evitare di trovarti sopraffatto l'ultimo giorno, tieni regolarmente sotto controllo lo stato di avanzamento dei lavori.
- Consulta la dashboard di ClickUp per visualizzare i grafici burn-up e burn-down
- Consulta la vista "Carico di lavoro" per scoprire chi è in anticipo o in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Offri aiuto a chi ha difficoltà
- Utilizza la vista Kanban per ordinare le attività in base allo stato
- Utilizza il grafico Gantt per visualizzare le attività imminenti e le loro dipendenze
- Utilizza la visualizzazione del calendario per visualizzare le attività future per giorno, settimana o mese
8. Gestire il tempo in modo efficace
Uno dei fattori fondamentali per un esito positivo nella realizzazione di un progetto è la gestione del tempo. Puoi assicurarti di rimanere in linea con gli obiettivi monitorando, tracciando e gestendo il tempo del tuo team. Inoltre, puoi anche garantire che nessuno sia sovraccarico di lavoro o costretto a lavorare per ore e ore senza sosta. E non li metti in una situazione in cui non riescono a rispettare scadenze serrate.
Sebbene sul mercato siano disponibili diversi strumenti di gestione del tempo, quello più adatto alle tue esigenze è uno progettato per sfruttare il monitoraggio del tempo a vantaggio dell'esito positivo dei progetti.
La funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp fa proprio questo. Il tuo team può utilizzare ClickUp per monitorare il tempo da qualsiasi dispositivo. I membri del team possono avviare e interrompere il timer mentre svolgono un'attività oppure aggiungere il tempo trascorso in modo retroattivo tramite il monitoraggio manuale.
È possibile aggiungere note alle voci temporali per indicare esattamente a cosa è stato dedicato il tempo. È inoltre possibile stabilire le priorità delle attività utilizzando la matrice di gestione del tempo direttamente all’interno di ClickUp.
In qualità di project manager, puoi accedere a tabelle orarie dettagliate e alla durata stimata e al monitoraggio del tempo. Utilizza queste informazioni per comprendere le prestazioni di ciascun membro del team e fornire loro l’aiuto di cui hanno bisogno.
9. Automatizza ciò che puoi
Ogni giorno è necessario completare decine di attività minori e ripetitive relative al project management. I project manager utilizzano spesso app con liste di controllo giornaliere per assicurarsi che tali attività vengano completate.
Tuttavia, non è necessario fare tutto manualmente. Automatizza il più possibile per liberare tempo da dedicare alla risoluzione dei problemi e all’assistenza al tuo team. ClickUp Automations offre oltre 100 flussi di lavoro predefiniti per ogni tipo di scenario di progetto, come ad esempio:
- Aggiungi un assegnatario al cambio di stato
- Invia una notifica all’utente in caso di modifica della priorità
- Crea attività ricorrenti in date specifiche
- Aggiungi un osservatore quando la scadenza è trascorsa
- Avvisare il responsabile quando il tempo registrato supera la durata stimata
Non conosci ancora l’automazione? Ci pensiamo noi. Ecco la nostra guida all’automazione con esempi pratici!
10. Comunicare in modo proattivo con tutte le parti interessate
Nonostante il tuo lavoro richiesto, a volte non è possibile rispettare una scadenza a causa di fattori al di fuori del tuo controllo. Ad esempio, la pandemia globale o la guerra in Ucraina hanno creato problemi irrisolvibili nella catena di approvvigionamento che hanno posticipato le scadenze di diverse organizzazioni.
Quando si rischia di non rispettare una scadenza, tieni informate le parti interessate. Fai sapere al committente o al client che sono previsti dei ritardi. Parla con il team di progetto per vedere se è possibile fare qualcosa per completare il progetto il più vicino possibile alla scadenza.
Non perdere mai più una scadenza
Fare una promessa e mantenerla sono i tratti distintivi della professionalità. Proprio come una promessa, anche le scadenze sono fondamentali.
Sebbene sia ampiamente riconosciuto che a volte le scadenze possano non essere rispettate, il ritardo rispetto alla tabella di marcia non dà un'immagine positiva delle tue capacità di project management.
Migliora il project management e non mancare mai una scadenza con ClickUp. Devi pianificare il tuo progetto? Usa le attività. Devi programmarlo? Usa date e orari. Sei preoccupato per le dipendenze tra le attività? Collega facilmente le attività.
Non sei sicuro che le tue scadenze siano realistiche? Usa le visualizzazioni del calendario o della vista Carico di lavoro per capire cosa è fattibile. Vuoi tenere sotto controllo lo stato di avanzamento? Usa la dashboard. Devi gestire più progetti contemporaneamente? Niente di più facile!
ClickUp è progettato con tutti gli strumenti necessari per rimanere in linea con gli obiettivi. Non sei convinto? Verificalo tu stesso.