Quando più menti si avvicinano a un unico problema, si ottengono soluzioni che funzionano.
In un'organizzazione molto impegnata che si occupa di molti problemi, pensate a quanto sarebbe potente se tutti lavorassero insieme per trovare soluzioni.
Tra i tanti approcci, quello che funziona bene è l'esercizio Start-Stop-Continue. Perché è importante?
Per tre motivi: dovete iniziare ad applicare approcci innovativi, interrompere lo spreco di risorse in processi inefficienti e continuare le pratiche con esito positivo per raggiungere gli oggetti dell'organizzazione.
Se avete problemi di piano, innovazione, efficienza operativa, coinvolgimento dei dipendenti o risposta alle crisi, la risposta sta nel fare un brainstorming e rispondere a queste tre domande.
Sembra abbastanza facile? Beh, è un po' più di questo, e noi entreremo nei dettagli del significato, degli elementi, dei benefici e dei modi giusti per implementare il quadro Start-Stop-Continue.
**Che cos'è il quadro Start-Stop-Continue?
Il framework Start-Stop-Continue (SSC) è uno strumento semplice ma efficace, utilizzato in vari campi come quello aziendale, dello sviluppo personale, del project management e degli esercizi di team building. È stato progettato per aiutare gli individui o i team a riflettere sulle loro azioni, comportamenti, processi o strategie, classificandoli in tre aree principali: cose da fare, cose da smettere di fare e cose da continuare a fare.
Raccogliere feedback non è solo una formalità: è un modo per dimostrare ai dipendenti il valore delle loro opinioni e idee. Ma i risultati migliori si ottengono se si tratta di un lavoro richiesto dal gruppo. È qui che lo schema Start-Stop-Continue è utile. Esso riunisce il team e consente a tutti di dare il proprio contributo per affrontare tre aspetti:
- **Identificare le attività che si allineano perfettamente con gli obiettivi. In questo modo si imposta la fase delle iniziative proattive che contribuiscono all'esito positivo complessivo
- Cosa fermare? Mettere in pausa le attività che non apportano più valore. Questa decisione strategica libera spazio per le attività che contano davvero
- Infine, cosa continuare? Identificare le azioni che silenziosamente vincono anche sulle attività più impegnative. Si tratta di riconoscere e amplificare ciò che sta già lavorando
Creare una forza lavoro prospera e più felice con questi tre elementi. Si tratta di un linguaggio condiviso, che rende facile per i leader e i membri del team analizzare e migliorare le prestazioni.
Elementi del modello di retrospettiva Start-Stop-Continue
Ora che vi abbiamo spiegato perché dovreste iniziare, fermarvi e continuare, rendiamo questi elementi più semplici:
INIZIO
Iniziate identificando nuove iniziative, pratiche o processi da introdurre per aumentare la produttività o affrontare le sfide emergenti. Si tratta di aspetti sia tecnici che comportamentali.
Per esempio, la delega del lavoro potrebbe essere migliorata nella vostra organizzazione. C'è molta confusione e spesso le scadenze non vengono rispettate. Questo è lo spunto per incorporare software di project management per migliorare la comunicazione e il monitoraggio delle attività. Supponiamo che più membri del team lavorino su aspetti diversi del progetto.
aiutano a creare uno spazio centralizzato per i progetti in cui definire chiaramente ogni attività, assegnarla ai membri responsabili e assegnare una scadenza. Questo approccio si rivela particolarmente utile quando si gestiscono progetti più significativi, come un evento aziendale, in cui la delega è fondamentale.
Efficienza al massimo con le attività di ClickUp: visualizzate le vostre attività come volete e spostatele per organizzarle
Considerate il seguente esempio, in cui assegnate i compiti ai membri interessati e categorizzate i problemi in base al loro stato: quelli attualmente in fase di revisione, quelli in corso e le attività completate e pronte per l'avvio.
Sul fronte comportamentale, avviate regolarmente esercizi di team building che aiutino a organizzare una forza lavoro collaborativa e con un morale più alto.
STOP
Successivamente, eliminare le attività o i processi ritenuti inefficaci, ridondanti o che ostacolano lo stato. Ciò consente ai team di eliminare gli elementi che potrebbero ostacolarli.
Ad esempio, l'intero team segue un processo di generazione manuale di report che richiede molto tempo. La chiave è interromperlo del tutto e passare a un sistema automatizzato. Tuttavia, non è solo la generazione di report che richiede automazione.
È fondamentale razionalizzare tutte le attività di routine aziendali che consumano molte ore. Per istanza, regolare manualmente lo stato dei progetti, assegnare le attività o applicare i tag diventa macchinoso, soprattutto quando si ha a che fare con un team numeroso.
aiuta ad automatizzare queste attività e si integra perfettamente con strumenti essenziali come Dropbox e Slack. Da fare è solo la selezione delle azioni/attività che si desidera automatizzare.
Le Automazioni di ClickUp consentono di automatizzare le attività ripetitive in modo da non doverle tenere costantemente sotto controllo
Per garantire che il vostro carico di lavoro manuale diventi minimo, abbiamo oltre 100 automazioni in vostro soccorso. Scommettiamo che non tornerete più a perdere ore per attività di routine!
CONTINUA
In questo passaggio del quadro Start-Stop-Continue, si riconoscono e si rafforzano le pratiche esito positivo ed efficaci per rendere il processo più semplice. Si tratta di sostenere le attività che contribuiscono positivamente agli obiettivi e ai risultati dell'organizzazione.
Ad esempio, un canale di comunicazione specifico ha contribuito in modo significativo a tenere informati tutti i membri del team. Fornisce visibilità in tempo reale sui progetti e tiene tutti informati. Anche i nuovi assunti lo trovano incredibilmente facile da usare.
È possibile aggiornare lo stato delle attività, condividere file importanti e fornire commenti dettagliati. In questo modo, tutti sono informati sullo stato attuale delle attività, delle attività cardine e degli ostacoli.
Dovete continuare a usarlo perché offre trasparenza e collaborazione. Allo stesso modo, se si tratta di un'attività specifica metodologie di gestione dei processi hanno dato risultati coerenti, è possibile applicare le stesse nei progetti futuri.
Benefici dell'uso delle retrospettive Start-Stop-Continue
Condurre regolarmente valutazioni di Start-Stop-Continue consente al team di rimanere agile e reattivo all'evoluzione del progetto
e i cambiamenti del settore.
La chiave è la coerenza, che porta ai seguenti vantaggi:
Beneficio n. 1: Estrazione di feed utilizzabili
Cosa c'è di meglio di un feedback secco, noioso e ridondante?
Il feedback azionabile che migliora i processi fondamentali
Consideriamo uno scenario in cui la vostra azienda è alle prese con un elevato turnover di nuovi assunti. In una situazione del genere, chi è meglio da consultare se non i dipendenti che hanno scelto di restare?
Supponiamo che suggeriscano di migliorare il manuale di onboarding con una serie di video. Oppure di sostituire le sessioni registrate con programmi di mentorship e di impostare le giuste obiettivi di comunicazione .
Se implementate questi cambiamenti, noterete che incorporare i dipendenti nella cultura aziendale è più facile che mai. E se la raccolta di feedback è spesso una seccatura per voi, prendete in considerazione l'utilizzo di un sistema di modello di feedback come mostrato di seguito.
Utilizzate la vista Bacheca nella sezione
modello per organizzare gli elementi e spostare facilmente le schede tra le fasi di valutazione
Valutate il vostro attuale processo di onboarding e date suggerimenti per migliorarlo con questo modello. In questo modo è più facile mantenere intatto il feedback e utilizzarlo per altri scopi.
Una volta raccolto e archiviato il feedback, Da fare per raggiungere i vostri obiettivi, eliminare i comportamenti e le azioni che non vi aiutano e continuare a fare ciò che vi porta più vicino ai vostri traguardi.
In questo modo si raggiungono gli oggetti immediati e si coltiva una mentalità in cui i team perfezionano costantemente i loro approcci.
Beneficio n. 2: Identificare e lavorare sulle aree di miglioramento
Le valutazioni periodiche di Start-Stop-Continue forniscono al team una lente acuta per identificare aree specifiche di miglioramento all'interno dei processi.
Ad esempio, consideriamo uno scenario in cui il team si affida molto alle comunicazioni via email. Da una prospettiva di leadership, potreste percepire questo come un modo efficiente di diffondere le informazioni.
Tuttavia, attraverso una valutazione Start-Stop-Continue, un membro del team potrebbe esprimere preoccupazione per i ritardi e i potenziali malintesi causati dall'uso delle email, soprattutto per le questioni urgenti. Ecco come un membro del team potrebbe evidenziare questa lacuna utilizzando lo schema Start-Stop-Continue:
- Iniziare a usare una piattaforma collaborativa che offre aggiornamenti frequenti
Feedback: "Ho notato che gli aggiornamenti importanti e i messaggi urgenti spesso rimangono sepolti nei thread delle email. Sarebbe più efficace utilizzare una piattaforma collaborativa come ClickUp, Slack o Microsoft Teams. Questi strumenti forniscono un feed in tempo reale in cui i messaggi urgenti non vengono persi e il team rimane aggiornato senza dover passare al setaccio numerose email"
- Smettete di usare le email per le comunicazioni urgenti
Feedback: "Le email non sono il mezzo migliore per le questioni urgenti. È facile che i messaggi importanti vengano trascurati o persi in una finestra In arrivo affollata. Dovremmo considerare di interrompere l'uso delle email per le comunicazioni urgenti e incoraggiare il team a usare la messaggistica istantanea sulla piattaforma collaborativa per le questioni sensibili al tempo"
- Continuare a condurre riunioni regolari del team per una maggiore chiarezza sui progetti
Feedback: "Apprezzo le nostre riunioni regolari del team; forniscono uno spazio per le discussioni e la chiarezza sui progetti. Continuiamo questa pratica perché assicura che tutti siano sulla stessa pagina. Tuttavia, possiamo utilizzare queste riunioni per affrontare le sfide che si presentano a causa della comunicazione via email ed esplorare i modi per rendere più fluida la transizione a una piattaforma collaborativa"
Questo è solo un esempio di come il framework Start-Stop-Continue aiuti
ottimizzare il flusso di lavoro
. Con questo quadro di riferimento, è possibile affrontare tecnologie obsolete o sottoutilizzate, lacune nel servizio clienti, strategie di sviluppo dei prodotti, ecc.
Motivare team e individui a migliorare i flussi di lavoro
Il modello Start-Stop-Continue incoraggia i team a identificare nuove pratiche o comportamenti che migliorano i flussi di lavoro. Che si tratti dell'adozione di nuovi strumenti, dell'implementazione di tecniche innovative o dell'introduzione di
questo approccio motiva il team a trovare modi migliori per svolgere le attività.
Progettare una mappa mentale in ClickUp
da zero in modalità Vuoto e conversione dei nodi in attività di ClickUp
Vediamo un altro scenario per capire meglio:
un team di marketing si trova costantemente ad affrontare problemi di riunione delle scadenze dei progetti e nota un declino nell'efficacia delle proprie campagne sui social media
Utilizzando un processo Start-Stop-Continue, è possibile:
- Incorporare uno strumento per i social media per migliorare il piano e l'esecuzione
- Riconoscere che l'eccessivo tempo dedicato all'analisi manuale dei dati ostacola l'efficienza e interrompere questa pratica
- Optare per uno strumento di analisi automatizzato per risparmiare tempo e concentrarsi su un processo decisionale più strategico
- Riconoscere l'esito positivo delle sessioni settimanali di brainstorming e impegnarsi a continuare questo approccio collaborativo
Come risultato di questi aggiustamenti, i membri del team si sentono motivati a iniziare. Il nuovo strumento di pianificazione dei social media che decidono di incorporare alleggerisce il loro carico di lavoro e si allinea alle best practice del settore.
Come implementare un framework Start-Stop-Continue
Per garantire che il vostro team raccolga i benefici dei suddetti esercizi di start-stop-continue, ecco un processo semplice di implementazione del framework Start-Stop-Continue.
Passo 1: Iniziare con una chiara impostazione degli obiettivi
Quando si implementa il modello Start-Stop-Continue, è necessario avere una direzione chiara per identificare le nuove pratiche, dei punti di riferimento per valutare le pratiche esistenti che devono essere interrotte e una base per rafforzare le pratiche con esito positivo.
L'impostazione di obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART) è di grande aiuto.
Invece di un obiettivo ampio come l'aumento delle vendite, concentratevi su un particolare prodotto o servizio. Quindi, dedicatevi alla quantificazione di questi oggetti per una valutazione precisa. Durante questo processo, coinvolgete tutte le parti interessate chiave, come i rappresentanti commerciali e i team di marketing.
Ad esempio, ecco come potrebbe apparire un oggetto ben definito:
Identificare le azioni da avviare, interrompere o continuare nella nostra strategia di marketing digitale per ottenere un aumento del 25% delle vendite del prodotto X entro la fine del trimestre.
Impostazione di obiettivi specifici
per aiutare i team a migliorare continuamente nel raggiungerli. E se
monitoraggio degli obiettivi
è qualcosa con cui il vostro team ha spesso difficoltà, allora il Obiettivi ClickUp funzionalità/funzione di aiuto.
Utilizzate le attività cardine quantificabili di ClickUp Obiettivi per monitorare lo stato di diversi traguardi che comprendono numeri, finanze, risultati binari e obiettivi orientati alle attività dei team
Una volta identificate le aree di miglioramento (Start), le azioni da interrompere (Stop) e le pratiche da continuare (Continue), ClickUp Obiettivi consente di tradurre queste intuizioni in specifici obiettivi del team.
Ad esempio, se "migliorare i canali di comunicazione" è stata identificata come un'iniziativa iniziale, in ClickUp è possibile impostare un obiettivo per migliorare l'efficacia della comunicazione del team.
Inoltre, consente di visualizzare e monitorare più obiettivi in un'unica dashboard. Tenete sotto controllo tutti gli obiettivi cruciali con traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato.
Passaggio 2: Scelta di un modello Start-Stop-Continue
Ora che avete fissato obiettivi specifici, è il momento di raccogliere il feedback del vostro team con chiarezza.
Sebbene possiate destreggiarvi con fogli Excel e documenti Word, vi suggeriamo di esplorare alcuni dei modelli di migliori modelli di avvio-arresto-continua per categorizzare, analizzare e assegnare le attività. E non dimentichiamo la rappresentazione visiva che rende più facile il feedback e la comprensione di ogni area.
Il grafico Start-Stop-Continue aiuta i team a stabilire le priorità dei lavori
Ma l'essenziale è scegliere il modello Start-Stop-Continue giusto, concentrandosi su quanto segue:
- Rappresentazione cancellata utilizzando righe, categorie ed elementi come le note adesive
- Design facile da usare per i principianti, per garantire che il team si adatti facilmente al modello di feedback
- Adattabilità a vari scenari aziendali, dall'eliminazione dei colli di bottiglia al miglioramento della comunicazione e all'inserimento di nuovi dipendenti
- Design intuitivo che facilita la creazione di piani d'azione e l'assegnazione delle attività
- Capacità di trasformare i dati raccolti in risorse preziose, come ad esempio le guide alle operazioni da svolgere
Anche se si possono trovare molte opzioni che soddisfano una o l'altra area, Il modello Start-Stop-Continue di ClickUp copre tutto ciò che è stato menzionato sopra e molto di più!
Con un solo sguardo all'intera Bacheca, potrete capire cosa è utile e cosa no. Questo modello va oltre le basi, fornendo una visualizzazione completa delle attività principali del team attraverso dati preziosi.
Prendiamo uno scenario in cui si prevede di migliorare la strategia di creazione di contenuti e di marketing. Utilizzando il modello, identificate e menzionate quanto segue:
- Iniziare a esplorare la creazione di contenuti video: In risposta alla crescente tendenza al consumo di video, iniziare a implementare i contenuti video nella vostra strategia. Questo suggerimento porta a pensare a un'idea di video contenuto orientato all'azione o a un breve video. Prima che ve ne rendiate conto, avrete molte note adesive con idee creative
- Smettere di usare una parola chiave specifica: Se notate che una particolare parola chiave non risuona più con il vostro pubblico di riferimento o non ottiene buoni risultati nei motori di ricerca, potrebbe essere il momento di smettere di enfatizzarla. Allo stesso tempo, verranno fuori altre frasi o parole chiave che non attirano l'attenzione. Quando si fa un esercizio di team, si ottengono tutti questi risultati più velocemente.
- Continuate a sfruttare i post coinvolgenti del blog: Se il vostro team ha prodotto costantemente contenuti per il blog che ricevono un feedback positivo, è essenziale continuare questa strategia di esito positivo. Per continuare, i membri del team potrebbero anche suggerire argomenti che raccolgono un coinvolgimento costante. In questo modo saprete quali altri contenuti devono essere prodotti e pubblicati
Come abbiamo visto sopra, il modello non si limita a far circolare le idee, ma offre al team lo spazio per pensare e costruire sulle idee degli altri.
Passo 3: condurre una sessione di brainstorming per compilare il modello
Il modello Start-Stop-Continue è più di un semplice sondaggio condotto per raccogliere feedback. L'obiettivo è raccogliere input dalla discussione collettiva e migliorare le prestazioni del team
È qui che è utile organizzare una sessione di brainstorming in cui i diversi team visualizzano il loro punto di vista per giungere a una conclusione comune.
Ad esempio, alcuni membri esperti del personale potrebbero essere contenuti con gli strumenti esistenti, sia che si tratti di
analisi dei dati o altre attività. Tuttavia, gli altri membri del team, in particolare i nuovi assunti, potrebbero avere difficoltà ad afferrare questi strumenti in modo efficace.
E se questi problemi non vengono portati direttamente alla vostra attenzione? Invece di lasciare l'organizzazione in silenzio, è essenziale incoraggiare i dipendenti a esprimere i loro pensieri. La raccolta di feedback vi aiuta a esplorare alternative migliori o a implementare la formazione per semplificare le attività.
Anche se le sale riunioni e Google Meets sono adatte per raccogliere feedback, avere uno strumento che comunichi visivamente, coordini e colleghi i team virtuali e quelli in ufficio è fondamentale, soprattutto quando lo scenario del lavoro da remoto continua a crescere.
offre una tela perfetta per la creazione di un'immagine fluida e in tempo reale
e discussioni sulle idee.
Supponiamo che il vostro team stia lavorando alla progettazione di una nuova campagna di marketing. Utilizzate questo spazio per raccogliere idee e visualizzare la strategia della campagna. Vi piacerà il modo in cui i vari membri del team possono abbozzare i concetti, aggiungere note adesive con i loro pensieri e costruire in modo collaborativo le idee degli altri.
Disegnare connessioni tra qualsiasi forma o supporto della lavagna online per costruire il diagramma di flusso in ClickUp
Quindi, se i vostri migliori esperti di marketing sono dall'altra parte del mondo, non c'è bisogno di preoccuparsi. Raccogliete e implementate rapidamente le vostre idee migliori con gli strumenti giusti.
Passo 4: Piano d'azione dopo l'analisi del feedback
Ora che avete i punti chiave, è il momento di fare un piano d'azione pratico
per affrontare il feedback. Da fare in modo efficace, definiamo chiaramente i punti critici della sessione di brainstorming: sfide, opportunità o tendenze.
Ecco alcuni esempi per capire meglio:
Inizio
Feedback: I membri del team vogliono avviare sessioni regolari di brainstorming per migliorare la collaborazione.
Piano d'azione: Programmate riunioni settimanali di brainstorming per incoraggiare la condivisione delle idee e la collaborazione. Per garantire che il team esprima le proprie idee migliori, è necessario disporre di uno strumento che consenta loro di fare brainstorming in modo efficace da qualsiasi luogo.
è uno spazio che invita alla creatività. Con le note adesive e i connettori, si garantisce che ogni idea riceva lo spazio e l'attenzione di cui ha bisogno. Se presentate correttamente, le idee vengono eseguite come dovrebbero.
Trasformando le idee in piani attuabili, la lavagna online di ClickUp favorisce la collaborazione tra i team
Inoltre, siamo onesti: è un modo divertente di discutere le idee rispetto alle sessioni di routine di Google Meet a cui il team partecipa a malincuore. (Spoiler: la telecamera è spenta, così come le loro menti)
Stop
Feedback: Utilizzando un particolare
sta causando confusione e ostacolando la collaborazione.
Piano d'azione: Cessate di usare l'attuale strumento di comunicazione. Cercate una piattaforma che vi aiuti a comunicare con trasparenza. Taggate i singoli o i team per assicurarvi di dare le giuste indicazioni con funzionalità come @ menzione.
Delegare attività e collaborare in tempo reale utilizzando le funzionalità/funzione dinamiche di ClickUp
Sebbene le discussioni in chat siano incredibili, è necessaria una rappresentazione visiva del lavoro per garantire che il team lo segua. ClickUp Dashboard fornisce una visualizzazione completa di tutto ciò che accade sul posto di lavoro.
Le schede personalizzabili vi aiutano inoltre a fornire il tipo di informazioni di cui avete bisogno. Quando lo stato è monitorato correttamente, indovinate cosa ne consegue: la collaborazione.
Navigate con facilità tra i vostri progetti utilizzando le dashboard personalizzabili di ClickUp: ottenete informazioni in tempo reale e monitorate lo stato di avanzamento
Tuttavia, prima di passare a un altro strumento, i responsabili aziendali devono attuare un periodo di prova e raccogliere il feedback del team.
Continua
Feedback: I membri del team apprezzano gli aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento attualmente in corso.
Piano d'azione: Mantenere la pratica di fornire aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento. Considerare la possibilità di migliorare il format sulla base di suggerimenti specifici per rendere gli aggiornamenti più informativi e coinvolgenti.
Utilizzare una modello di reportistica settimanale evidenziando l'attività, il reparto e il tipo di attività. Ricordate che è sempre più facile analizzare con delle immagini davanti agli occhi. Quindi, eccone uno che ci aiuta:
Organizzate, date priorità e comunicate le vostre attività settimanali con il modello di reportistica settimanale di ClickUp
Tenuto conto di ciò, ecco come si presenterà il vostro piano a breve, medio e lungo termine:
- Azioni immediate: Iniziare a programmare sessioni settimanali di brainstorming e comunicare il cambiamento negli strumenti di comunicazione
- Azioni a medio termine: Raccogliere il feedback sul nuovo strumento di comunicazione dopo un mese e apportare le modifiche necessarie. Implementare miglioramenti al format degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento
- Azioni a lungo termine: monitorare l'impatto dei cambiamenti nel corso del prossimo trimestre, sollecitare un feedback continuo e adeguare le strategie di conseguenza
Assicuratevi di monitorare costantemente lo stato di avanzamento dei vostri piani d'azione. Ma il semplice monitoraggio non è sufficiente. A
vi aiuterà a documentare e analizzare gli esiti positivi e i fallimenti del progetto in ogni momento.
Migliorate i progetti futuri con il nostro modello di Project Management Lessons Learned per organizzare facilmente le intuizioni e aumentare i risultati
Eseguire gli esercizi Start-Stop-Continue con ClickUp
Dalla discussione precedente emerge chiaramente una cosa: l'esecuzione degli esercizi Start-Stop-Continue richiede molto tempo.
È necessario:
- fissare degli obiettivi,
- fare un brainstorming di idee con il team,
- compilare il modello Start-Stop-Continue,
- creare piani d'azione e
- seguire gli stati di avanzamento
È sufficiente un modello per eseguire questi esercizi con esito positivo? Forse. Ma il vostro lavoro fluirà come mai prima d'ora se implementerete una soluzione all-in-one come ClickUp, che vi aiuterà con l'impostazione degli obiettivi, il brainstorming, il monitoraggio degli stati e, non dimentichiamolo, il nostro modello Start-Stop-Continue.
- ClickUp Obiettivi vi aiuterà a cancellare gli obiettivi per i vostri esercizi Start-Stop-Continue. In questo modo vi assicurate che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda lo scopo e i risultati desiderati della valutazione
- Poi viene la Lavagna online di ClickUp per il brainstorming creativo del progetto
- Per aiutarvi a riassumere tutto in modo ordinato, abbiamo il nostro modello di Start-Stop-Continue per completare i dettagli durante l'esercizio
- Usate le lavagne online durante l'esercizio Start-Stop-Continue per presentare visivamente idee, feedback e piani d'azione
- E alla fine, tenere traccia delle vostre prestazioni, il tutto all'interno di ClickUp
Se siete incuriositi e volete saperne di più su come ClickUp vi aiuta a ottimizzare i vostri processi, contattate il nostro team oggi stesso!